10 Liste der besten Software zur Anwesenheitserfassung
Die beste Software zur Anwesenheitserfassung hilft Ihnen dabei, geleistete Arbeitsstunden genau zu erfassen, Abwesenheiten und Urlaub zu verwalten und die Lohnabrechnung zu optimieren – und bietet dabei unterschiedliche Stärken in den Bereichen Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und Compliance, damit sie den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.
Je nach Teamgröße, Komplexität der Einsatzplanung oder gewünschtem Umfang an Berichten und Kontrollmöglichkeiten können bestimmte Plattformen eine bessere Übersicht, Flexibilität oder langfristige Skalierbarkeit bieten.
Auf Grundlage meiner praktischen Erfahrung mit Dutzenden Systemen zur Anwesenheitserfassung in Teams jeder Größe habe ich die besten heute verfügbaren Optionen geprüft und verglichen. In diesem Leitfaden finden Sie herausragende Tools mit wichtigen Funktionen, praktischen Anwendungsfällen und übersichtlichen Preisen, damit Sie selbstbewusst die Software zur Anwesenheitserfassung auswählen können, die zu Ihrer Belegschaft und Ihren Arbeitsabläufen passt.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Softwarelösungen zur Anwesenheitserfassung
Diese Vergleichstabelle fasst die wichtigsten Details zu jeder meiner besten Softwarelösungen zur Anwesenheitserfassung zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für integrierte Gehaltsabrechnung und HR-Unterstützung geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat + $50/Monat Grundgebühr | Website | |
| 2 | Am besten für GPS-basiertes Anwesenheitstracking | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $47/Monat/bis zu 50 Benutzer | Website | |
| 3 | La mejor opción de IA para empresas | Demostración gratuita disponible | Desde $8/usuario/mes | Website | |
| 4 | Beste Anwesenheitserfassungssoftware mit zusätzlichen Überwachungsdiensten für Remote-Teams | Kostenlose Testversion und Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Beste kostenlose Software zur Anwesenheitsverwaltung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab 2 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 6 | Am besten für die Verwaltung von Urlaubsanträgen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $29.99/Monat/bis zu 4 Benutzer | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für detaillierte Anwesenheitsberichte | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet zur Erfassung von Offline-Aktivitäten neben den Arbeitszeiten | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab 6.42 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für integrierte HR-Anwesenheitserfassung | 14-tägige kostenlose Testversion | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für Zeiterfassungs- und Stempelfunktionen | 21 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2,93/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website |
Tests der besten Software zur Anwesenheitserfassung
Hier finden Sie eine kurze Beschreibung des besten Anwendungsfalls und der bemerkenswerten Funktionen jeder Lösung zur Anwesenheitserfassung. Außerdem habe ich Screenshots hinzugefügt, damit Sie auch einen Eindruck von der Benutzeroberfläche erhalten:
Am besten für integrierte Gehaltsabrechnung und HR-Unterstützung geeignet
Justworks ist eine All-in-One-Plattform für HR, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung, die Teams dabei unterstützt, Dienstpläne, Urlaubsanträge, Compliance und Bezahlung in einer einzigen Softwareumgebung zu verwalten.
Für wen ist Justworks am besten geeignet?
Kleine und mittelständische Unternehmen in den USA, die eine integrierte Lösung für HR, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung suchen.
Warum habe ich Justworks ausgewählt?
Ich habe Justworks als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die integrierte Zeiterfassung nutze, um Arbeitszeiten und PTO direkt mit der Gehaltsabrechnung zu synchronisieren. Außerdem kann ich HR-Support direkt vom Dashboard aus für knifflige Compliance-Fragen abrufen.
Wichtige Funktionen von Justworks
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende können sich ein- und ausstempeln, Dienstpläne einsehen und Gehaltsdaten an einem Ort abrufen.
- Automatisierte Überstundenberechnung: Das System berechnet Überstunden basierend auf den konfigurierten Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen.
- Anpassbare PTO-Regelungen: Individuelle Urlaubsrichtlinien festlegen und die Ansammlung von Urlaub, Krankenstand und anderen Abwesenheitsarten automatisieren.
- Auditfähige Anwesenheitsprotokolle: Pflegen Sie sichere, exportierbare Protokolle der Anwesenheitsdaten zur Unterstützung interner Audits oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Justworks Integrationen
Justworks bietet über 20 Integrationen, unter anderem mit QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Greenhouse, JazzHR, Lever, 15Five, Leapsome, Carta, Brex und Vanta.
Pros and Cons
Pros:
- Erzwingt standortgebundene Stempeluhr-Einträge via Geofencing
- Sendet proaktive Mahlzeiten- und Pausenhinweise
- Zugriff auf HR- und Compliance-Berater
Cons:
- Zeiterfassung erfordert kostenpflichtiges Add-on
- Berichtsoptionen sind weniger anpassbar
Am besten für GPS-basiertes Anwesenheitstracking
Connecteam ist eine mobile, zuerst entwickelte Anwesenheitstracking-Plattform, die für Unternehmen mit Außendienstteams konzipiert ist, um Zeiterfassung, Einsatzplanung und Teamkommunikation an einem Ort zu verwalten.
Für wen ist Connecteam am besten geeignet?
Connecteam eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Unternehmen in Branchen wie Bauwesen, Einzelhandel und Gastgewerbe, die stündlich oder schichtbasiert arbeitende Mitarbeitende managen müssen.
Warum habe ich Connecteam ausgewählt?
Connecteam verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste aufgrund seiner starken GPS-basierten Anwesenheitserfassung und Abwesenheitsverwaltung für Teams, die an mehreren Standorten arbeiten. Ich finde es gut, dass Manager geofence-basierte Einzugsbereiche für das Ein- und Ausstempeln festlegen können, sodass Mitarbeitende nur vor Ort einstempeln können – keine Freundschaftseintragungen oder manuellen Korrekturen nötig. Zudem ermöglicht der integrierte Chat von Connecteam, einzelne Personen oder ganze Schichtgruppen direkt in der App zu kontaktieren, wodurch kommunikationsbezogene An- und Abwesenheitsinformationen zentral bleiben und nicht auf viele Textnachrichten und E-Mails verteilt werden.
Connecteam Hauptfunktionen
- Drag-and-drop-Schichtplanung: Erstellen und veröffentlichen Sie Mitarbeitereinsatzpläne visuell mit der Möglichkeit, Schichten nach Rolle, Standort oder Verfügbarkeit zuzuweisen.
- Digitale Stundenzettel: Automatische Erstellung von Stundenzetteln aus Einstempel- und Ausstempeldaten, die Vorgesetzte vor der Lohnabrechnung prüfen und freigeben können.
- Verwaltung von Abwesenheiten: Mitarbeitende können Urlaubsanträge direkt in der App einreichen, und Führungskräfte können diese per Fingertipp genehmigen oder ablehnen.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben können einzelnen Mitarbeitenden oder Teams mit Fristen, Checklisten und integriertem Status-Tracking zugeordnet werden.
Connecteam Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Wix, Lightspeed, PrismHR, Square, BambooHR und Accu-Time Systems.
Pros and Cons
Pros:
- Geozäune verhindern Ausstempeln außerhalb der Einsatzorte
- Kioskmodus unterstützt Fotoanhänge
- Automatisches Ausstempeln beim Verlassen des Standorts
Cons:
- Keine integrierten Lohnabrechnungsfunktionen
- Keine Offline-Zeiterfassung möglich
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Expands Break and Timesheet Controls
Connecteam adds flexible break thresholds, personalized policies, auto-end options, a centralized exceptions report, and improved timesheet issue visibility to help teams manage breaks and timesheets more effectively. For more information, visit Connecteam’s official site.
La mejor opción de IA para empresas
Factorial es una plataforma de RR. HH. y empresarial impulsada por IA que gestiona el control de asistencia, la programación de turnos, la gestión de permisos y los informes de personal en diferentes equipos y ubicaciones.
¿Para quién es más adecuado Factorial?
Factorial funciona bien para propietarios de pequeñas y medianas empresas y responsables de RR. HH. que quieren una única plataforma impulsada por IA para gestionar el registro de horas, la programación y las operaciones diarias del personal.
Por qué elegí Factorial
Elegí Factorial como una de las mejores opciones porque su enfoque de IA para empresas va más allá del simple registro de horas: el agente de IA de Factorial, One, puede generar informes de asistencia, responder a las preguntas de los empleados sobre las políticas de permisos y ayudar a planificar horarios sin intercambios manuales constantes. También me gusta que los equipos puedan fichar a través de la web, la aplicación móvil, un código QR o la geolocalización, con etiquetas de ubicación de trabajo (oficina, casa o viaje de negocios) que aparecen directamente en las hojas de horas y las exportaciones.
Características principales de Factorial
- Programación de turnos: Asigna días y horas de trabajo, establece políticas de turnos y gestiona turnos automatizados, masivos y rotativos en todo tu equipo.
- Portal de autoservicio para empleados: Permite a los empleados consultar los saldos de permisos, enviar solicitudes de ausencia, intercambiar turnos y fichar desde ubicaciones externas.
- Integración con terminales ZKTeco: Sincroniza las entradas, los descansos y las salidas registradas en terminales físicos ZKTeco directamente con Factorial.
- Flujo de aprobación de hojas de horas: Los responsables pueden revisar y aprobar las hojas de horas, con un bloqueo de nómina que impide editar la asistencia una vez iniciado el procesamiento.
Integraciones de Factorial
Factorial ofrece integraciones en su mercado de aplicaciones con ZKTeco, Primavera, DATEV LODAS, Sage 200, SAP Business One y Microsoft Power BI para flujos de trabajo de asistencia, nóminas e informes. También proporciona una API pública, webhooks y SDK, además de conectividad con Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Los evaluadores elogian el fichaje móvil para equipos remotos
- Los usuarios valoran disponer de visibilidad conjunta de la asistencia y las ausencias
- El personal puede solicitar permisos y consultar sus saldos
Cons:
- Las nóminas todavía requieren comprobaciones manuales de las horas extra
- Los informes ofrecen opciones de personalización y detalles de alertas limitados
Beste Anwesenheitserfassungssoftware mit zusätzlichen Überwachungsdiensten für Remote-Teams
Insightful ist eine Workforce-Analytics-Plattform, die für HR-Teams und Unternehmensleiter entwickelt wurde, die Anwesenheit nachverfolgen, Produktivität überwachen und Remote- oder Hybrid-Teams mit detaillierten Berichten und Automatisierung verwalten müssen.
Für wen ist Insightful am besten geeignet?
Insightful ist besonders geeignet für mittelständische bis große Unternehmen, die verteilte oder Remote-Belegschaften managen und Einblick sowohl in Anwesenheit als auch in die tägliche Mitarbeiteraktivität benötigen.
Warum ich Insightful gewählt habe
Insightful steht auf meiner Auswahlliste, weil es über die reine Erfassung von Kommen- und Gehen-Zeiten hinausgeht und Remote-Teams echte Transparenz darüber bietet, wie Arbeit tatsächlich abläuft. Mir gefällt, dass es automatisiertes Anwesenheitstracking mit Echtzeitaktivitätsüberwachung kombiniert, sodass ich nicht nur sehe, wann jemand eingeloggt ist, sondern auch, welche Apps und Webseiten während der Arbeitszeit genutzt werden. Die Funktion zur Aufnahme von Screenshots und zur Kennzeichnung der Produktivität ermöglicht es mir, Aktivitäten als produktiv, neutral oder unproduktiv zu kategorisieren, wodurch Anwesenheitsdaten bedeutungsvoll ergänzt werden. Diese Kombination macht es zu einem der wenigen Tools, das die Aufsichtslücke beim Management verteilter Teams wirklich schließt.
Wichtige Funktionen von Insightful
- Automatisierte Stundenzettel: Insightful erstellt automatisch Stundenzettel auf Basis der erfassten Arbeitssitzungen, sodass manueller Zeitnachtrag entfällt.
- Schichtplanung: Schichten von Mitarbeitenden können direkt in der Plattform festgelegt und verwaltet werden, um das Anwesenheitstracking mit den geplanten Arbeitszeiten abzugleichen.
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Erfassen und überwachen Sie Abwesenheiten, verspätete Ankünfte und Urlaubsanträge zusammen mit Anwesenheitsdaten.
- Individuelle Berichte: Erstellen und exportieren Sie Berichte über Anwesenheit und Produktivität – gefiltert nach Team, Person oder Zeitraum.
Insightful-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Jira, Trello, Asana, Aha, ClickUp, Zoho BugTracker, Azure DevOps, Basecamp, BitBucket und GitHub.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Screenshots der Mitarbeiteraktivitäten
- Überwacht Protokolle zur Nutzung von Webseiten und Anwendungen
- Einfache Einrichtung für schnelles Onboarding
Cons:
- Keine mobile App
- Hohe Kosten pro Nutzerplatz für Startups
New Product Updates from Insightful
Insightful Expands MCP and HRIS Integrations
Insightful adds OAuth connections for ChatGPT and Microsoft Copilot Studio through its MCP Server, while HRIS integrations gain manager scope syncing in Beta. These updates expand AI access and automate permission management. For more information, visit Insightful’s official site.
Beste kostenlose Software zur Anwesenheitsverwaltung
Vacation Tracker hilft Teams und kleinen Unternehmen dabei, Anwesenheit, Urlaubsanträge und Abwesenheiten direkt in Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace zu verwalten, sodass Teams Abwesenheiten nachverfolgen und alle auf dem gleichen Stand halten können.
Für wen ist Vacation Tracker am besten geeignet?
Vacation Tracker eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Teams, die ihre tägliche Arbeit bereits in Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace erledigen.
Warum ich mich für Vacation Tracker entschieden habe
Ich habe Vacation Tracker in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es einen wirklich gut nutzbaren kostenlosen Tarif bietet, der den grundlegenden Anforderungen an die Anwesenheitsverwaltung der meisten kleinen Teams gerecht wird. Im kostenlosen Tarif erhalten Sie Urlaubsverwaltung, einen gemeinsamen Abwesenheitskalender und grundlegende Genehmigungsabläufe, ohne dass eine Bezahlschranke greift. Mir gefällt außerdem, dass der kostenlose Tarif keine abgespeckte Demo ist – Teams können damit verschiedene Abwesenheitsarten nachverfolgen und von Anfang an die Sichtbarkeit auf Abteilungsebene einrichten. Eine solche sofort einsatzbereite Funktionalität ist in dieser Kategorie kostenlos selten.
Die wichtigsten Funktionen von Vacation Tracker
- Automatisierung des Urlaubsanspruchs: Berechnet und aktualisiert PTO-Guthaben automatisch auf Grundlage Ihrer konfigurierten Regeln für den Urlaubsanspruch, sodass keine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.
- Stundenbasierte Urlaubsverwaltung: Erfasst Abwesenheiten in Stundenintervallen statt in ganzen Tagen und ermöglicht Teams mit flexiblen Arbeitszeiten genauere Anwesenheitsaufzeichnungen.
- Regeln für den Übertrag: Wendet Ihre Übertragungsrichtlinien am Ende jedes Zeitraums automatisch an, sodass ungenutzte Urlaubsguthaben ohne manuelle Anpassungen übertragen werden.
- Anpassbare Abwesenheitsarten: Ermöglicht Ihnen, mehrere Abwesenheitskategorien zu erstellen und zu konfigurieren – beispielsweise Krankheitsurlaub, Remote-Arbeit oder unbezahlten Urlaub – jeweils mit individuellen Regeln.
Integrationen von Vacation Tracker
Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif unterstützt unbegrenzt viele Benutzer
- Automatisiert die Berechnung des PTO-Anspruchs
- Synchronisierung mit externen Unternehmenskalendern
Cons:
- Keine Funktionen zur stundenweisen Schichtverfolgung
- Keine mobile Anwendung verfügbar
Am besten für die Verwaltung von Urlaubsanträgen
Buddy Punch ist eine cloudbasierte Plattform zur Anwesenheitserfassung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die einfache und flexible Werkzeuge zur Verwaltung von Mitarbeiterzeiten, Dienstplänen und Abwesenheiten für Teams vor Ort, im Homeoffice oder im hybriden Modell benötigen.
Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?
Buddy Punch eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, Anwesenheiten zu erfassen und Arbeitszeiten zu verwalten – ohne lange Einarbeitungszeiten.
Warum ich Buddy Punch gewählt habe
Ich habe Buddy Punch als eines der besten Tools ausgewählt, weil es Urlaubsanträge äußerst übersichtlich vom Einreichen bis zur Genehmigung abwickelt. Mitarbeitende können ihre Anträge direkt über die App stellen, und Vorgesetzte erhalten sofortige Benachrichtigungen zur schnellen Genehmigung oder Ablehnung – ganz ohne E-Mail- oder Tabellen-Chaos. Mir gefällt außerdem, dass genehmigte Abwesenheiten automatisch mit dem Dienstplan synchronisiert werden, sodass keine Lücken oder Doppelbuchungen manuell angepasst werden müssen. Die integrierte Nachverfolgung der PTO-Anhäufung sorgt dafür, dass mein Team immer genau weiß, wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, bevor ein Antrag eingereicht wird.
Wichtige Funktionen von Buddy Punch
- GPS-Tracking: Überprüfen Sie Mitarbeiterstandorte beim Ein- und Ausstempeln mithilfe von GPS-Koordinaten oder Geofencing.
- Gesichtserkennung beim Einchecken: Mitarbeitende stempeln sich mit Gesichtserkennung ein und verhindern so das sogenannte „Buddy Punching“.
- Drag-and-Drop-Planung: Erstellen und passen Sie Dienstpläne visuell an, indem Sie Schichten einfach auf den Kalender ziehen.
- Überstundenwarnungen: Legen Sie individuelle Überstunden-Schwellen fest und erhalten Sie automatische Benachrichtigungen, wenn Mitarbeitende sich den Grenzen nähern oder diese überschreiten.
Buddy Punch Integrationen
Zu den Integrationen zählen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paycor, Paylocity, Workday, Rippling und Justworks.
Pros and Cons
Pros:
- Flexible Stempelmöglichkeiten unterstützen verschiedene Arbeitsumgebungen
- Urlaubsanträge werden direkt an Vorgesetzte zur schnellen Freigabe weitergeleitet
- GPS und Geofencing verringern Probleme beim Ein- und Ausstempeln außerhalb des Firmengeländes
Cons:
- Kein integrierter Dienstplan im Vergleich zu einigen Mitbewerbern
- Individuelle Integrationen erfordern ein separates Zapier-Abonnement
Am besten geeignet für detaillierte Anwesenheitsberichte
Workable HR bietet HR-Teams und Geschäftsführern eine zentrale Plattform, um Anwesenheiten zu verfolgen, Mitarbeitendenpläne zu verwalten und Abwesenheitsanträge zu bearbeiten. So hilft die Lösung Unternehmen, korrekte Aufzeichnungen zu führen und die Übersicht über die Belegschaft zu verbessern.
Für wen ist Workable HR am besten geeignet?
Workable HR eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine All-in-One-HR-Plattform benötigen, um sowohl die Einstellung als auch die Anwesenheit der Mitarbeitenden an einem Ort zu verwalten.
Warum ich mich für Workable HR entschieden habe
Workable HR steht auf meiner Favoritenliste, weil die Plattform sehr detaillierte Anwesenheitsberichte bietet. Mir gefällt, dass man Anwesenheitsdaten nach Abteilung, Standort oder einzelnen Mitarbeitenden aufschlüsseln kann. So lassen sich Muster wie chronische Verspätungen oder häufige, ungeplante Fehlzeiten leicht erkennen. Mein Team nutzt auch die Funktionen zur Urlaubsverfolgung, um genehmigte Abwesenheiten mit den tatsächlichen Anwesenheitsaufzeichnungen abzugleichen, sodass keine Diskrepanzen übersehen werden. Diese Berichtstiefe macht Workable HR besonders nützlich für HR-Teams, die mehr als nur eine einfache Kopfzählung benötigen.
Wichtige Funktionen von Workable HR
- Ein- und Ausstempeln mit Geolokalisierung: Erfassen Sie die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden mit ortsgebundenen Ein- und Ausstempel-Werkzeugen über die Workable Mobile App.
- Schichtverwaltung: Anzeigen und Verwalten von Mitarbeitendenplänen, Arbeitsorten und Arbeitszeiten in einem einzigen Arbeitskalender.
- Individuelle Urlaubsrichtlinien: Konfigurieren Sie mehrere Urlaubsrichtlinien mit Ansparzyklen, Genehmigungs-Workflows und Saldenverfolgung – für verschiedene Mitarbeitendentypen oder Standorte.
- Lohnberichterstattung auf Knopfdruck: Erstellen Sie individuelle Lohnberichte für verschiedene Abrechnungszeiträume und exportieren Sie diese direkt zu Lohnabrechnungsanbietern.
Workable HR Integrationen
Integrationen umfassen ADP, Xero, BambooHR, Greenhouse, Lever, Namely, Rippling, Sapling und Zenefits.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfacht die Erstellung von Lohnberichten
- Unterstützt individuelle Arbeitszeitmodelle
- Zentralisiert alle wichtigen HR-Daten
Cons:
- Keine Kiosk- oder biometrischen Einbuchungsoptionen
- Hohe Kosten für Zusatzmodule
DeskTime
Am besten geeignet zur Erfassung von Offline-Aktivitäten neben den Arbeitszeiten
DeskTime ist eine Plattform zur automatischen Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung, die Arbeitszeiten protokolliert, die Nutzung von Apps und URLs erfasst, die Abwesenheiten von Mitarbeitenden verwaltet und die Schichtplanung übernimmt.
DeskTime wurde für Teams entwickelt, die eine automatische Zeiterfassung benötigen. Das Tool zur Anwesenheitsverfolgung umfasst die Überwachung des Ein- und Ausstempelns, die Abwesenheitsverwaltung, die Schichtplanung und die Zeiterfassung für Projekte.
DeskTime kombiniert die automatische Anwesenheitserfassung mit Produktivitätsüberwachung und verschafft Ihnen Einblick in Arbeitszeiten, die Nutzung von Apps und URLs, Offline-Zeit, Mitarbeiterpläne und Abwesenheitsaufzeichnungen.
Für wen eignet sich DeskTime am besten?
DeskTime eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Teams, die eine unkomplizierte, automatische Anwesenheits- und Zeiterfassung ohne komplexe Einrichtung benötigen.
Warum ich DeskTime ausgewählt habe
Ich habe DeskTime aufgrund der gelungenen Erfassung von Offline-Zeit neben computergestützten Arbeitszeiten in meine Top-Auswahl aufgenommen. Die meisten Tools zur Anwesenheitsverfolgung erfassen nur, was auf dem Bildschirm passiert. Mit der manuellen Zeiterfassung von DeskTime können Mitarbeitende jedoch auch die in Besprechungen, bei Telefonaten oder an externen Standorten verbrachte Zeit protokollieren. Diese Einträge lassen sich als produktiv, unproduktiv oder neutral kennzeichnen, sodass sie in dieselbe Produktivitätsberechnung einfließen wie die erfassten Computeraktivitäten. Dadurch bleiben Ihre Anwesenheits- und Leistungsdaten vollständig, auch wenn die Arbeit nicht am Schreibtisch stattfindet.
Wichtige Funktionen von DeskTime
- Abwesenheitskalender: Erfassen und verwalten Sie verschiedene Abwesenheitsarten von Mitarbeitenden, einschließlich Urlaub, Krankheitstagen und benutzerdefinierten Abwesenheitskategorien, in einer gemeinsamen Teamansicht.
- Schichtplanung: Legen Sie die erwarteten Arbeitszeiten für Mitarbeitende fest und vergleichen Sie die geplante Zeit mit den tatsächlichen Ein- und Ausstempeldaten.
- Erkennung von Inaktivität: Zeiträume ohne Aktivität werden automatisch gekennzeichnet, damit Anwesenheitsaufzeichnungen die tatsächliche Arbeitszeit und nicht nur die Anmeldezeit widerspiegeln.
- IP-Standortverfolgung: Ermittelt, ob Mitarbeitende sich von genehmigten Bürostandorten aus einstempeln oder remote arbeiten.
DeskTime-Integrationen
DeskTime bietet eine kleine Auswahl nativer Integrationen, darunter Google Kalender, Outlook-Kalender, Trello, GitLab, Asana und Jira, und lässt sich mit Zapier verbinden. Für benutzerdefinierte Integrationen ist außerdem eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Die automatische Erfassung beginnt beim Einschalten des Computers
- Kategorisiert Apps als produktiv oder unproduktiv
- Erfasst die Standorte von Mitarbeitenden im Homeoffice und im Büro
Cons:
- Die mobile App bietet nur eingeschränkte Erfassungsfunktionen
- Erfasst gelegentlich die Offline-Arbeit am Schreibtisch nicht
Sloneek
Am besten für integrierte HR-Anwesenheitserfassung
Sloneek ist eine HR-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Anwesenheit, Abwesenheiten und Arbeitszeiten verwalten möchten und diese Aufzeichnungen mit umfassenderen HR-Prozessen und Dokumentationen verbinden wollen.
Für wen ist Sloneek am besten geeignet?
Sloneek eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Anwesenheitserfassung als Teil eines umfassenderen HR-Systems wünschen und nicht als eigenständiges Tool verwalten möchten.
Warum ich Sloneek gewählt habe
Sloneek hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die Anwesenheitserfassung nicht isoliert vom Rest des HR-Bereichs stattfindet – sie ist direkt in dieselbe Plattform integriert, auf der auch Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und die Lohnvorbereitung verwaltet werden. Mir gefällt, dass das Anwesenheitsmodul automatisch mit den Abwesenheitsdaten synchronisiert wird: Wenn jemand einen Urlaubsantrag einreicht und dieser genehmigt wird, wird das sofort im Anwesenheitskalender angezeigt, ohne dass eine manuelle Abgleichung erforderlich ist. Die Monatsabschluss-Funktion finde ich besonders praktisch: Nachdem ein Manager den Monat abgeschlossen hat, sind die Anwesenheitsdaten eingefroren und können direkt für die Gehaltsabrechnung genutzt werden – das reduziert kurzfristige Streitigkeiten und Korrekturen. Außerdem bieten GPS-Geolokalisierung und optional Gesichtserkennung am Terminal flexible Möglichkeiten zum Ein- und Ausstempeln, egal ob Ihr Team im Büro, im Schichtsystem oder remote arbeitet.
Sloneek Hauptfunktionen
- Abwesenheitsverwaltung: Überwachen und genehmigen Sie Mitarbeiterabwesenheiten mit einer konfigurierbaren Kalenderansicht, Unterstützung für Anhänge und detaillierter Berichterstattung.
- Team-Anwesenheitskalender: Sehen Sie alle Ankünfte, Abgänge und Anwesenheitsstatus des Teams in einer gemeinsamen Kalenderansicht.
- Mobile Anwesenheitserfassung: Mitarbeitende können sich direkt über die Sloneek Mobile App ein- und ausstempeln, Abwesenheiten verwalten und ihre Anwesenheitsdaten einsehen.
- Lohnabrechnungsberichte: Erstellen Sie unterstützende Dokumente für die Gehaltsabrechnung basierend auf Anwesenheit, Abwesenheiten und geleisteten Stunden, mit direktem Zugang für Buchhalter zu den Berichten.
Sloneek-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Asana, Trello, Jira, Zapier, Okta, Personio und eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Der Anwesenheitskalender bietet eine klare Wochen- und Monatsübersicht
- Individuelle Urlaubsrichtlinien sorgen für Konsistenz im gesamten Team
- Nützliche Analysen helfen, Abwesenheitsmuster frühzeitig zu erkennen
Cons:
- Keine integrierte GPS- oder Geolokalisierungsfunktion für Außendienst-Teams
- Begrenzte native Lohnabrechnungs-Integrationen können manuellen Export erfordern
Agendrix
Am besten geeignet für Zeiterfassungs- und Stempelfunktionen
Agendrix ist eine Plattform für Dienstplanerstellung und Anwesenheitsverfolgung, die Unternehmen mit stundenbasierten Teams dabei unterstützt, die Schichtplanung zu vereinfachen, die Anwesenheit zu überwachen und Urlaubsanträge zentral zu verwalten.
Für wen ist Agendrix am besten geeignet?
Agendrix eignet sich hervorragend für Führungskräfte im Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, die Teams im Schichtbetrieb betreuen und zuverlässige Werkzeuge zur Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende benötigen.
Warum ich Agendrix gewählt habe
Agendrix steht auf meiner Auswahlliste wegen seiner umfangreichen Funktion zur Zeiterfassung. Mir gefällt, dass Mitarbeiter sich auf verschiedene Arten einstempeln können – über ein Tablet-Terminal, die mobile App, ein Festnetztelefon oder einen biometrischen Leser – sodass man nicht auf eine einzelne Methode beschränkt ist. Erfasste Arbeitsstunden werden automatisch in die Stundenzettel übernommen, sodass mein Team die Stempeldaten am Ende jedes Abrechnungszeitraums nicht manuell mit den geplanten Schichten abgleichen muss. Agendrix unterstützt außerdem standortbasierte Zeiterfassung, sodass Sie über die mobile App überprüfen können, ob sich Mitarbeitende tatsächlich vor Ort einstempeln.
Wichtige Funktionen von Agendrix
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Mitarbeitende können Urlaubsanträge direkt in der App einreichen, und Führungskräfte genehmigen oder lehnen diese in derselben Oberfläche ab.
- Echtzeit-Übersicht des Dienstplans: Sie sehen jederzeit über ein Live-Anwesenheitsdashboard, wer eingestempelt, verspätet oder abwesend ist.
- Automatische Stundenzettelgenerierung: Geplante und tatsächlich geleistete Stunden werden automatisch zu Stundenzetteln zusammengeführt, die direkt für die Lohnabrechnung exportiert werden können.
- Werkzeuge zur Schichtvertretung: Führungskräfte können offene Schichten ausschreiben, die von Mitarbeitenden übernommen werden, um den Aufwand für kurzfristige Vertretungen zu reduzieren.
Agendrix-Integrationen
Integrationen umfassen ADP Workforce Now, Ceridian und Sage; eine API ermöglicht benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Erkennt Konflikte bei der Einsatzplanung frühzeitig
- Berechnet Zuschläge für Schichten automatisch
- Unterstützt Stempeluhren über das Festnetz
Cons:
- Unflexible Bearbeitung sich wiederholender Schichten
- Begrenzte Lohnabrechnungsintegrationen von Drittanbietern
Weitere Software zur Anwesenheitserfassung
Hier sind einige weitere lohnenswerte Optionen, die es nicht in die Liste der besten Software zur Anwesenheitserfassung geschafft haben:
- When I Work
Am besten für flexible Zeiterfassung
- Clockify
Am besten für Zeiterfassung über mehrere Apps hinweg geeignet
- Jibble
Am besten geeignet für die Anwesenheitserfassung mit Gesichtserkennung
- ClockShark
E Software zur Anwesenheitserfassung für Mitarbeitende oder Dienste im Außeneinsatz
- edays
Am besten für anpassbare Abwesenheitsarten
- Ubeya
Es Workforce-Management für die Eventbranche
- Deltek Replicon Time
Globale Zeiterfassung & Anwesenheit, Schichtpläne, Arbeitsrechtskonformität & Lohnabrechnung
- Sage HR
Am besten geeignet für Anwesenheitserfassung in einer vollwertigen HR-Management-Plattform
- Arcoro
Am besten für Bauunternehmen geeignet
- ExakTime
Am besten geeignet für die Anwesenheitserfassung von Außendienstteams
- Google Meet Attendance Tracker
Am besten geeignet zur Überwachung der Anwesenheit in Google Meet
- Nowsta
E Software zur Anwesenheitserfassung für Organisationen mit eventbasierter Personalplanung
- Synerion
E Anwesenheitserfassungssoftware zur Automatisierung der Compliance-Überwachung
- Rippling
E Software zur Anwesenheitsnachverfolgung mit Selfie-Check-in-Funktionen für Außendienstmitarbeitende oder Remote-Beschäftigte
- Deel HR
E Zeiterfassung in einem globalen Mitarbeitermanagement-System
Verwandte Tests von HR-Software
Falls Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:
- HR-Software
- Software für die Lohnabrechnung
- Recruiting-Software
- Employer-of-Record-Dienste
- Bewerbermanagementsysteme
- Software für das Personalmanagement
Wie ich Anwesenheitsverfolgungssoftware bewerte
Ich bewerte Anwesenheitsverfolgungssoftware in zwei Schichten: Kernfunktionen, die jedes Tool haben muss—wie Zeiterfassung und Abwesenheitsverfolgung—und die Unterscheidungsmerkmale, die die einzelnen Optionen voneinander abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen dienen als Aufnahmekriterien für meine Liste:
- Zeiterfassung: Ich prüfe verschiedene Stempelmethoden—wie mobil, Web, Terminal und Ausweis—damit Teams vor Ort und im Außendienst von überall aus einstempeln können.
- Stundenzettelverwaltung: Automatisch erstellte Stundenzettel mit Freigabeworkflows sind hier besonders wichtig, insbesondere für Lohnbuchhalter, die pro Abrechnungszeitraum Hunderte von Einträgen prüfen müssen.
- Urlaubs- & Abwesenheitsverfolgung: Ich achte auf konfigurierbare Urlaubsarten, Ansparungsregeln sowie Antrags- und Freigabeworkflows, die bezahlten Urlaub, Krankheitstage und unbezahlten Urlaub zentral verwalten.
- Anwesenheitsberichte & Analysen: Exportierbare Berichte zu Unpünktlichkeit, Fehlzeiten und Überstunden helfen mir einzuschätzen, ob Führungskräfte mit den im Tool gewonnenen Daten auch tatsächlich arbeiten können.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben & Richtlinienumsetzung: Ich achte auf automatisierte Überstundenerfassung, Pausenregelungen und Prüfprotokolle, die Teams dabei unterstützen, im Einklang mit Arbeitsgesetzen zu bleiben.
Ich bewerte jeden Anbieter anhand einer Skala von 0 (bietet diese Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jedes Kriterium.
Alle Anbieter müssen einen Mindestdurchschnitt erreichen, um überhaupt in meine Liste aufgenommen zu werden. Anschließend prüfe ich, wodurch sich jede Plattform abhebt.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche ich die verschiedenen Anbieter folgendermaßen:
Besondere Funktionen
Geofencing und GPS-basierte Stempelungen sind für Teams mit verteilten oder mobilen Arbeitskräften besonders nützlich, während biometrische Verifizierung in Umgebungen mit Betrugsrisiko beim Zeiterfassen unerlässlich ist. Ich prüfe auch, wie tief die Schichtplanung mit den Anwesenheitsprozessen verknüpft ist—nahtlose Integration bedeutet weniger Fehler für Manager, die komplexe Dienstpläne koordinieren müssen. Echtzeit-Benachrichtigungen und ein Self-Service-Mitarbeiterportal ermöglichen es Mitarbeitern wie Vorgesetzten, Stempelprobleme und Urlaubsanträge direkt zu bearbeiten.
Mehr als nur Funktionen
Das Integrationsökosystem ist für mich entscheidend—ich prüfe, ob eine Plattform nahtlos mit Lohnabrechnungs- und HRIS-Tools verbunden werden kann, die Ihr Team bereits nutzt, denn manuelle Datenübertragungen stehen dem Zweck entgegen. Compliance und Datenschutz sind ebenso wichtig, besonders für Teams, die biometrische Daten erfassen oder in mehreren Rechtsräumen tätig sind. Außerdem bewerte ich, wie gut ein Tool zu den spezifischen Arbeitsmodellen passt, seien das schichtbasierte Verkaufsteams, mobile Baustellenmannschaften oder hybride Angestellte an mehreren Standorten.
So wählen Sie Software zur Anwesenheitserfassung aus
Software zur Anwesenheitserfassung kann Ihnen dabei helfen, die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeitenden genau zu überwachen und Trends bei den Fehlzeiten zu erkennen. Um herauszufinden, welche Software zur Anwesenheitserfassung am besten zu Ihren Anforderungen passt, müssen Sie zunächst Ihre wichtigsten Benutzergruppen identifizieren und deren spezifische Herausforderungen dokumentieren.
Berücksichtigen Sie bei der Durchführung Ihres individuellen Auswahlprozesses für Software die folgenden Punkte:
- Welches Problem möchten Sie lösen - Beginnen Sie damit, die Herausforderungen zu identifizieren, die Sie bewältigen möchten. Dadurch können Sie die Funktionen und Möglichkeiten konkretisieren, die die Software zur Anwesenheitserfassung bieten muss.
- Wer muss die Software nutzen - Um Kosten und Anforderungen zu bewerten, sollten Sie berücksichtigen, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Bei einer Software zur Anwesenheitserfassung werden Sie den Administratorzugriff wahrscheinlich auf Ihre Personaladministratoren beschränken wollen, mit einer separaten Zugriffsebene für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter. Sobald dies geklärt ist, ist es außerdem sinnvoll, die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Benutzer zu priorisieren, um die wichtigsten Anforderungen für Ihre Power-User, Führungskräfte und Mitarbeiter zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie alle erfüllt werden.
- Mit welchen anderen Tools muss sie funktionieren - Klären Sie, welche Tools Sie ersetzen, welche bestehen bleiben und in welche Tools Sie integrieren müssen, beispielsweise Personalverwaltungssysteme, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, Systeme für Leistungsmanagement sowie Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams. Sie müssen entscheiden, ob die Tools miteinander integriert werden müssen oder ob Sie alternativ mehrere Tools durch eine umfassende Plattform für das Workforce-Management ersetzen können.
- Welche Ergebnisse sind wichtig - Überprüfen Sie, welche Fähigkeiten Sie erwerben oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Vielleicht möchten Sie beispielsweise einen manuellen Abstimmungsprozess zwischen Ihren aktuellen Anwesenheits- und Lohnabrechnungssystemen abschaffen oder einfach einen papierbasierten beziehungsweise auf Excel basierenden Prozess zur Anwesenheitserfassung digitalisieren. Sie könnten die Softwarefunktionen vergleichen, bis Sie kein Ende mehr sehen, aber wenn Sie nicht über die Ergebnisse nachdenken, die Sie erreichen möchten, könnten Sie viel wertvolle Zeit verschwenden.
- Wie sie innerhalb Ihrer Organisation funktionieren würde - Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl gemeinsam mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Bewerten Sie, was gut funktioniert, und identifizieren Sie die Bereiche, die Probleme verursachen und in denen Handlungsbedarf besteht.
Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist — gehen Sie nicht davon aus, dass ein System zur Anwesenheitserfassung für Ihre Organisation geeignet ist, nur weil es beliebt ist.
Trends bei Software zur Anwesenheitserfassung
Tools für das Anwesenheitsmanagement sind immer ausgefeilter und funktionsreicher geworden. Dahinter stehen die Notwendigkeit, sich an veränderte Arbeitsbedingungen anzupassen, sowie der Wunsch, neue technologische Entwicklungen in die Benutzererfahrung zu integrieren. Hier sind einige aktuelle Trends, die die Zukunft des Anwesenheitsmanagements von Mitarbeitern prägen:
- Mobiler Zugriff und Geofencing: Die rasante Entwicklung mobiler Apps mit Geofencing-Funktionen unterstreicht die Nachfrage nach Flexibilität bei der Anwesenheitserfassung. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, remote oder im Außendienst tätige Mitarbeiter effektiver zu verwalten, genaue Anwesenheitsdaten sicherzustellen und Mitarbeitern gleichzeitig den komfortablen mobilen Zugriff zu ermöglichen.
- Integration tragbarer Geräte: Systeme zur Anwesenheitserfassung sind zunehmend mit tragbaren Geräten kompatibel. Dadurch wird eine flexiblere und genauere Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern ermöglicht, insbesondere in dynamischen oder nicht traditionellen Arbeitsumgebungen.
- Gesichtserkennung und biometrische Funktionen: Die Nutzung von Gesichtserkennung und biometrischen Daten zur Anwesenheitserfassung gehört zu den innovativsten Trends. Diese Technologie bietet eine äußerst genaue, berührungslose Methode zur Erfassung der Anwesenheit und verringert das Risiko von Arbeitszeitbetrug und dem sogenannten Buddy Punching.
- KI-gestützte Erkennung von Anomalien: Einige Systeme zur Anwesenheitserfassung verfügen inzwischen über eine KI-gestützte Erkennung von Anomalien, die ungewöhnliche Anwesenheitsmuster erkennt und Führungskräfte benachrichtigt. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um potenziellen Problemen wie Burnout oder nicht genehmigten Überstunden vorzubeugen.
Diese Trends verdeutlichen mehrere fortschrittliche Technologien, die am modernen Arbeitsplatz neue Maßstäbe für Effizienz, Genauigkeit und fortschrittliche Datenanalyse setzen.
Was ist Software zur Anwesenheitserfassung?
Software zur Anwesenheitserfassung ist ein digitales Tool, das von Unternehmen zur Erfassung und Verwaltung der Anwesenheit von Mitarbeitern eingesetzt wird. Sie automatisiert die Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaub und unterstützt dadurch eine genaue Lohnabrechnung sowie die Einhaltung von Arbeitszeitplänen und Richtlinien.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Integration einer Zeituhr zur präzisen Zeiterfassung, die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub zur Erfassung von Fehlzeiten, die Erstellung von Dienstplänen zur Organisation von Arbeitsschichten, die Überwachung der Anwesenheit in Echtzeit, Tools für Berichte und Analysen, die mobile Kompatibilität für den Fernzugriff sowie die Integration in Lohnabrechnungssysteme.
Manchmal ist Software zur Anwesenheitserfassung ein eigenständiges Programm, manchmal finden sich dieselben Funktionen auch in einer größeren Softwaresuite, beispielsweise in einem umfassenden Personalverwaltungssystem (HRIS, HCM, HRMS) oder einem Lohnabrechnungssystem. Sie können die Anwesenheit auch mithilfe mobiler Apps zur Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung überwachen.
Funktionen
Hier sind die wichtigsten Funktionen, über die jede gute Software zur Anwesenheitserfassung verfügen sollte:
- Echtzeitverfolgung: Anwesenheitssoftware erfasst die An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden sofort – unabhängig davon, ob sie über mobile Apps, Kiosksysteme oder Desktop-Geräte erfolgen. Die Echtzeitübersicht gewährleistet genaue Arbeitszeitaufzeichnungen und unterstützt eine reibungslose und fristgerechte Lohnabrechnung.
- Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung: Integrierte Werkzeuge vereinfachen die Beantragung, Genehmigung und Erfassung von Abwesenheiten. Führungskräfte können Urlaubsgründe überprüfen und Abwesenheitstrends erkennen, wodurch sich Personalengpässe vermeiden und die Personalplanung verbessern lassen.
- Mitarbeiterplanung: Viele Anwesenheitssysteme umfassen Planungsfunktionen, mit denen Führungskräfte Schichten erstellen, zuweisen und anpassen können. Eine präzise Planung hilft, Unterbesetzung, Abdeckungslücken und unerwartete Personalengpässe zu vermeiden.
- Anpassbare Richtlinien: Flexible Anwesenheitssysteme ermöglichen es Unternehmen, Regeln für Überstunden, Pausen, verspätetes Erscheinen und Sanktionen bei Verstößen gegen Anwesenheitsvorgaben anzupassen. Maßgeschneiderte Richtlinien stellen sicher, dass die Software Ihre internen Standards widerspiegelt und lokale Arbeitsgesetze einhält.
- Überwachung der Regelkonformität: Anwesenheitswerkzeuge helfen sicherzustellen, dass die Arbeitspläne der Mitarbeitenden mit arbeitsrechtlichen Vorschriften, branchenspezifischen Arbeitszeitlimits und Dienstgütevereinbarungen übereinstimmen. Dies reduziert Risiken durch Verstöße und gewährleistet eine einheitliche Betriebsführung.
- Selbstbedienung für Mitarbeitende: Ein Selbstbedienungsportal ermöglicht es Mitarbeitenden, Anwesenheitsaufzeichnungen und Arbeitspläne einzusehen, Abwesenheiten zu beantragen und persönliche Informationen zu aktualisieren – und reduziert so wiederkehrende administrative Aufgaben der Personalabteilung.
- Warnungen & Benachrichtigungen: Automatisierte Warnungen weisen auf verspätetes Erscheinen, vergessene Stempelungen, ungeplante Abwesenheiten oder mögliche Verstöße gegen Richtlinien hin. Führungskräfte erhalten rechtzeitig Aktualisierungen, um Probleme zu beheben, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen.
- Unterstützung mobiler Geräte: Für Mobilgeräte optimierte Anwesenheitssysteme ermöglichen es Mitarbeitenden, sich von jedem Ort aus an- und abzumelden. Damit eignen sie sich ideal für hybride Teams, Remote-Mitarbeitende und Außendienstkräfte.
- GPS-Verfolgung + geografische Abgrenzung (optional): Diese Werkzeuge überprüfen, ob sich Mitarbeitende bei der Anmeldung innerhalb autorisierter Arbeitsorte befinden. Dies hilft, Zeitbetrug zu verhindern und die Genauigkeit der Anwesenheitsdaten sicherzustellen.
- Biometrische Erfassung (optional): Technologien wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung verhindern das Einstempeln durch Kollegen und stellen sicher, dass alle Anwesenheitsaufzeichnungen sicher, authentisch und manipulationsgeschützt sind.
Häufige KI-Funktionen von Software zur Anwesenheitsverfolgung
Viele Plattformen zur Anwesenheitserfassung umfassen inzwischen KI, um Genauigkeit, Regelkonformität und Automatisierung zu verbessern, zum Beispiel:
- KI-gestützte Anomalieerkennung: KI erkennt ungewöhnliche Anwesenheitsmuster – etwa wiederholtes Zuspätkommen, unregelmäßige Arbeitszeiten oder vergessene Stempelungen – und benachrichtigt Führungskräfte frühzeitig.
- Prädiktive Erkenntnisse zu Abwesenheiten: KI analysiert historische Anwesenheitsdaten, um Abwesenheitstrends, Zeiträume mit besonders vielen Urlaubsanträgen und Planungsrisiken vorherzusagen, sodass Führungskräfte proaktiv planen können.
- Automatisierte Optimierung der Arbeitsplanung: KI erstellt oder passt Arbeitspläne anhand der Verfügbarkeit, Arbeitshistorie, Leistung und Regeln zur Regelkonformität der Mitarbeitenden an, um Konflikte und Personalengpässe zu minimieren.
- Algorithmen zur Betrugsprävention: KI überwacht biometrische Daten, GPS-Daten und Anmeldedaten, um verdächtige Aktivitäten wie gefälschte Standorte, gemeinsam genutzte Zugangsdaten oder versuchte Stellvertretungsbuchungen zu erkennen.
- Intelligente Überwachung der Regelkonformität: KI überprüft die Anwesenheitsaktivitäten fortlaufend anhand von Überstundenregeln, Pausenanforderungen und arbeitsrechtlichen Vorschriften und warnt Sie vor möglichen Verstößen.
- Werkzeuge zur Unterstützung natürlicher Sprache: KI-Assistenten helfen Mitarbeitenden, Arbeitspläne zu prüfen, Abwesenheiten zu beantragen oder ihre Anwesenheitshistorie mithilfe einfacher dialogbasierter Befehle einzusehen.
- KI-gestützte Analysen: KI erweitert Berichtsdashboards um detailliertere Erkenntnisse und identifiziert Produktivitätsengpässe, Zusammenhänge mit der Anwesenheit und Personaltrends, die Führungskräften ansonsten möglicherweise entgehen würden.
- Automatisierte Erinnerungen an Arbeitsabläufe: KI löst Erinnerungen zu Genehmigungen von Arbeitszeitnachweisen, Aktualisierungen von Arbeitsplänen, fehlenden Stempelungen oder Bestätigungen von Richtlinien aus und sorgt so für reibungslose Abläufe.
Häufige KI-Funktionen von Software zur Anwesenheitsverfolgung
Viele moderne Anwesenheitssysteme integrieren KI-Funktionen, um Genauigkeit, Effizienz und Regelkonformität zu verbessern, zum Beispiel:
- KI-gestützte Anomalieerkennung: KI erkennt ungewöhnliches Verhalten wie wiederholtes Zuspätkommen, fehlende Stempelungen, uneinheitliche Arbeitszeiten oder unerwartete Standortaktivitäten und hilft Führungskräften, frühzeitig einzugreifen.
- Prädiktive Erkenntnisse zur Anwesenheit: KI analysiert historische Anwesenheitsmuster, um Zeiträume mit hohem Abwesenheitsrisiko vorherzusagen, Überstundentrends zu prognostizieren und die Arbeitsplanung zu optimieren.
- Intelligente Automatisierung der Arbeitsplanung: KI erstellt oder passt Schichtpläne anhand der Verfügbarkeit, Qualifikationen und Regeln zur Regelkonformität der Mitarbeitenden sowie der erwarteten Arbeitsauslastung an und reduziert dadurch den manuellen Zeitaufwand für die Planung.
- KI-gestützte Betrugsprävention: Durch die Überwachung biometrischer Muster, GPS-Daten und des Einstempelverhaltens mit KI kann das System verdächtige Aktivitäten erkennen – etwa mögliches Buddy-Punching, gefälschte Standorte oder den Missbrauch von Geräten.
- Automatisierte Zeiteinstufung: KI kann Arbeitsstunden automatisch als reguläre Arbeitszeit, Überstunden, Zuschläge oder Feiertagsvergütung einstufen, basierend auf lokalen Vorschriften und individuellen Unternehmensrichtlinien.
- Unterstützung für Mitarbeitende in natürlicher Sprache: KI-Chatbots helfen Mitarbeitenden, sofort und ohne Einschaltung der Personalabteilung Dienstpläne zu prüfen, Urlaub zu beantragen, ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren oder Fragen zur Anwesenheit zu klären.
- Compliance-Warnungen: KI überwacht kontinuierlich Änderungen im Arbeitsrecht, Arbeitszeitgrenzen und Pausenanforderungen und warnt Arbeitgeber vor möglichen Verstößen, bevor sie auftreten.
- KI-gestützte Berichterstattung: KI fasst Anwesenheitsanalysen zusammen, hebt Trends hervor und liefert umsetzbare Empfehlungen, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern und Fehlzeiten zu reduzieren. Sie unterstützt faire Arbeitspraktiken und trägt zur Gesamtproduktivität der Belegschaft bei.
Vorteile
Software zur Anwesenheitszeiterfassung ist ein modernes Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Anwesenheit von Mitarbeitenden zu überwachen, Abwesenheiten zu verwalten und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Sie eine deutlich höhere betriebliche Effizienz erreichen und die Möglichkeit von Fehlern ausschließen.
Wenn Sie in die beste Software zur Anwesenheitszeiterfassung für Ihre spezifischen Anforderungen investieren, können Sie mit den folgenden Vorteilen rechnen:
- Höhere Genauigkeit: Durch die Automatisierung der Anwesenheitszeiterfassung können Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden korrekt erfasst werden. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler, die zu Unstimmigkeiten bei der Lohnabrechnung und zu Streitigkeiten führen können. Darüber hinaus kann die Verbindung mit Cloud-HR-Plattformen die Anwesenheitsverwaltung vereinfachen, indem sie direkt in Lohnabrechnungs- und Leistungstools integriert wird.
- Höhere Produktivität: Die Automatisierung der Anwesenheitserfassung von Mitarbeitenden entlastet Personal- und Managementteams, sodass sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Dadurch steigt die Gesamtproduktivität in Ihrer Organisation.
- Verbesserte Compliance: Software zur Anwesenheitszeiterfassung kann so konfiguriert werden, dass sie die Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze, regulatorischer Anforderungen und Organisationsrichtlinien überwacht. Dies hilft Unternehmen, rechtliche Strafen zu vermeiden und einen fairen Arbeitsplatz zu gewährleisten.
- Bessere datengestützte Entscheidungsfindung: Mit umfassenden Analyse- und Berichtsfunktionen bieten diese Systeme Einblicke in Anwesenheitsmuster, Trends und Auffälligkeiten. Dies hilft Führungskräften, Probleme wie chronische Fehlzeiten oder eine zu geringe Personalbesetzung zu erkennen und proaktiv anzugehen, was zu einer besseren Personalverwaltung und -planung führt.
- Mehr Selbstbestimmung für Mitarbeitende: Die meisten Systeme zur Anwesenheitszeiterfassung verfügen über ein Self-Service-Portal, in dem Mitarbeitende ihre Anwesenheitsaufzeichnungen prüfen, Urlaub beantragen oder Abwesenheiten melden können. Dies stärkt Mitarbeitende, indem sie direkten Zugriff auf ihre Anwesenheitsdaten erhalten, und erhöht die Datentransparenz.
Wie Sie sehen, bietet Software zur Anwesenheitszeiterfassung zahlreiche Vorteile, die über die bloße Aufzeichnung von Daten hinausgehen. Für Organisationen, die ihre Personalverwaltung und betriebliche Effizienz optimieren möchten, ist die Investition in eine leistungsfähige Lösung zur Anwesenheitszeiterfassung ein strategischer Schritt, der erhebliche Erträge bringen kann.
Kosten und Preise
Manchmal läuft alles auf die Kosten hinaus. Deshalb ist es wichtig, ein realistisches Verständnis Ihres Budgets zu entwickeln, bevor Sie zu viel Zeit mit der Suche nach Software zur Anwesenheitsverwaltung verbringen.
Software zur Anwesenheitszeiterfassung bietet in der Regel eine Reihe von Tarifen, um den unterschiedlichen Anforderungen und Größen von Organisationen gerecht zu werden – von Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Geschäftsinhaber kleiner Teams können möglicherweise einen Freemium-Tarif nutzen. Bezahlte Tarife bieten Ihnen jedoch immer eine bessere Rendite, wenn Sie sich einen solchen leisten können.
Im Folgenden habe ich die gängigen Tarifoptionen aufgeschlüsselt, einschließlich einer kostenlosen Option für grundlegende Anforderungen, damit Sie Ihre Auswahl leichter und klarer treffen können.
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Anwesenheitszeiterfassung
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Anwesenheitszeiterfassung, eingeschränkte Berichte und Zugriff für eine begrenzte Anzahl von Nutzern |
| Basis | $10 - $20 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Anwesenheitszeiterfassung, Berichte in Echtzeit, Unterstützung mehrerer Standorte und E-Mail-Support |
| Standard | $20 - $40 pro Nutzer/Monat | Alle Basisfunktionen sowie Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung, mobiler Zugriff und telefonischer Support |
| Premium | $40 - $60 pro Nutzer/Monat | Alle Standardfunktionen sowie erweiterte Analysen, API-Zugriff, personalisiertes Onboarding und Support rund um die Uhr |
Die Wahl des richtigen Softwaretarifs erfordert, die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation mit Ihrem Budget in Einklang zu bringen. Bevor Sie sich zum Abschluss eines Vertrags verpflichten, sollten Sie zunächst versuchen, eine kostenlose Testversion zu erhalten. So können Sie aus erster Hand erfahren, wie die Software funktioniert, bevor Sie sie für den Rest Ihrer Belegschaft implementieren.
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Sie möglicherweise zur Software zur Anwesenheitserfassung und ihrer Funktionsweise haben:
Warum ist die Anwesenheitserfassung wichtig?
Laut dem U.S. Bureau of Labor Statistics sind an einem beliebigen Tag rund 3 % der Belegschaft eines Arbeitgebers abwesend. Das bedeutet, dass Unternehmen häufig unter ihrer optimalen Kapazität arbeiten und Wachstumschancen verpassen, weil ihnen nicht genügend personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.
Abwesenheiten können auf unzählige verschiedene Gründe zurückzuführen sein, etwa gesundheitliche Probleme, persönliche Schwierigkeiten, Stress oder geplante Urlaubszeiten. Mithilfe einer Software zur Anwesenheitserfassung können Unternehmen die Anwesenheit ihrer Mitarbeitenden überwachen und erwartete von unerwarteten Abwesenheiten besser unterscheiden.
Welche Aspekte der Mitarbeiteranwesenheit sollte ich überwachen?
Die wichtigsten Aspekte der Überwachung der Mitarbeiteranwesenheit, die Sie erfassen sollten, sind:
- Jede Art von Arbeitsabwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub, Trauerurlaub, Urlaub aus familiären Gründen usw.)
- Wiederkehrende Abwesenheitsmuster (z. B. Hinweise, die Muster hervorheben, etwa wenn ein Mitarbeiter jeden Montag krankheitsbedingt fehlt)
- Beginn und Ende der Arbeitszeit von Mitarbeitenden, insbesondere bei Beschäftigten mit Stundenlohn oder bei Unternehmen, die abrechenbare Stunden in Rechnung stellen
- Compliance-Anforderungen, etwa Begrenzungen der Anzahl aufeinanderfolgender Stunden, die ein Mitarbeiter arbeiten darf, oder der Anzahl aufeinanderfolgender Tage, an denen ein Mitarbeiter arbeiten darf
Unterscheidet sich Software zur Anwesenheitserfassung von Zeiterfassungssoftware?
Auf den ersten Blick unterscheiden sich Anwesenheitserfassung und Zeiterfassung. Erstere erfasst im reinsten Sinne, ob Mitarbeitende täglich zur Arbeit erscheinen oder nicht, während Letztere die genaue Arbeitszeit (und manchmal auch die genauen Aufgaben) erfasst. Sie werden jedoch feststellen, dass die meisten Softwaresysteme diese Funktionen zu umfassenden “Modulen zur Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung” integriert haben, die beide Zwecke innerhalb derselben Benutzeroberfläche erfüllen.
Je nach Komplexität Ihrer Unternehmensstruktur und Arbeitsaufgaben benötigen Sie möglicherweise keine komplizierte Lösung zur Anwesenheitserfassung. Wenn Sie lediglich Arbeitstage gegenüber jeder Art von Abwesenheit erfassen müssen, reicht wahrscheinlich eine einfache und kostengünstige Lösung aus. Für die meisten Unternehmen ist jedoch vermutlich eine Lösung mit etwas mehr Funktionsumfang sinnvoll. Zu den erweiterten Funktionen, die Anwesenheits- und Zeiterfassungssoftware miteinander verbinden, gehören eine detaillierte Aufgabenverfolgung, die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden sowie erweiterte Funktionen zum Ein- und Ausstempeln (z. B. biometrische Erfassung, Selfie, GPS oder Geofencing).
Warum ist mobile Zugänglichkeit bei Software zur Anwesenheitserfassung wichtig?
Mitarbeitende arbeiten häufig nicht im Büro. Stattdessen arbeiten sie möglicherweise remote, in einer Fabrik, im Außendienst oder in mobilen serviceorientierten Positionen. Deshalb ist es wichtig, eine Software zur Anwesenheitserfassung in Betracht zu ziehen, die mobile Apps oder zumindest mobilfreundliche Funktionen bietet.
Die Softwaresysteme in dieser Liste bieten mobile Apps für Android- und iOS-Geräte (Mac), zudem sind desktopbasierte Versionen in der Cloud verfügbar. Einige bieten auch erweiterte Funktionen wie Kioskmodi (ideal für Lagerhäuser und andere Einsatzorte vor Ort), das Einstempeln per Gesichtserkennung oder Selfie oder Funktionen zur Anwesenheitserfassung per GPS und Geofencing.
Kann Software zur Anwesenheitserfassung bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften helfen?
Absolut, Software zur Anwesenheitserfassung kann ein echter Verbündeter bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sein. Sie führt präzise Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub und Abwesenheiten und erleichtert dadurch die Einhaltung von Vorschriften zu Mindestlohn, Überstundenvergütung und vorgeschriebenen Pausen.
Durch die Automatisierung der Erfassung und Berichterstellung verringert sie das Risiko menschlicher Fehler und von Verstößen. Außerdem verfügt sie häufig über Funktionen, die Sie auf potenzielle Compliance-Probleme hinweisen, bevor diese problematisch werden. Es ist, als hätten Sie eine aufmerksame Compliance-Beauftragte in Ihre Software integriert, die für Sie stets die Uhr und den Kalender im Blick behält.
Wie gehen diese Softwaresysteme mit unterschiedlichen Zeitzonen für globale Teams um?
Einige Tools zur Anwesenheitserfassung wurden speziell für globale und verteilte Teams entwickelt. Die meisten dieser Lösungen verfügen über Funktionen, mit denen sich unterschiedliche Zeitzonen effektiver verwalten lassen. Mitarbeitende können sich entsprechend ihrer lokalen Zeitzone ein- und ausstempeln, während Führungskräfte diese Aufzeichnungen zentral und bei Bedarf in einer einheitlichen Zeitzone anzeigen und verwalten können.
Diese Flexibilität gewährleistet eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten über Kontinente hinweg und hilft dabei, Teampläne, Fristen und Besprechungen effektiver zu koordinieren. Es ist, als gäbe es eine universelle Uhr, die alle synchron hält, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden.
Welche Möglichkeiten zur Selbstbedienung für Mitarbeitende bieten diese Systeme?
In Software zur Anwesenheitserfassung sind Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeitende sehr nützlich, da sie die Belastung von Administrations- und Personalabteilungen verringern. Mitarbeitende können über die Selbstbedienungsportale typischerweise Aufgaben wie die folgenden erledigen:
- Ein- und ausstempeln
- Urlaub beantragen
- Ihre Arbeitspläne anzeigen
- Ihre Urlaubssalden prüfen
Es ist, als hätten Sie die Personalabteilung in Ihrer Tasche. Diese Selbstständigkeit stärkt nicht nur die Mitarbeitenden, sondern verringert auch den Verwaltungsaufwand für die Personalteams und macht alles effizienter. Außerdem bleiben alle auf dem Laufenden und sorgen für Transparenz auf ganzer Linie.
