Die 10 besten Mitarbeiterinformationssysteme im Test 2026
10 Beste Mitarbeiterinformationssysteme Auswahlliste
Die Verwaltung von HR-Aufgaben kann wirklich anstrengend sein – vor allem, wenn Sie zahllose Tabellen und Papierkram jonglieren müssen. Sie brauchen eine Lösung, die Zeit spart und Ihre Daten organisiert hält. Hier kommt ein Mitarbeiterinformationssystem ins Spiel.
Als unabhängiger Software-Tester habe ich erlebt, wie sehr diese Tools den Arbeitsalltag erleichtern können. Sie helfen Ihnen, Mitarbeiterdaten zu verwalten, Leistung nachzuverfolgen und die Lohnabrechnung problemlos zu erledigen. Ich habe den Markt durchforstet, um die besten Optionen zu finden.
In diesem Artikel finden Sie meine Top-Empfehlungen für Mitarbeiterinformationssysteme. Ich stelle die wichtigsten Funktionen, Vorteile und Besonderheiten vor. Finden wir gemeinsam die beste Lösung für die Anforderungen Ihres Teams.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Management-Software seit 2019. Da wir selbst HR-Expert:innen sind, wissen wir, wie kritisch und schwierig die Wahl der richtigen Software ist. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserem Publikum bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen.
Wir haben über 2.000 Tools für unterschiedliche HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben und werfen Sie einen Blick auf unsere Bewertungsmethodik für Software.
Beste Mitarbeiterinformationssysteme Zusammenfassung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Mitarbeiterinformationssysteme zusammen, um Ihnen die Wahl passend zu Ihrem Budget und Geschäft zu erleichtern.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet, um Daten für globale Teams zu zentralisieren | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Aktivitätsverfolgung & Verhaltensanalysen | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $6.67/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für einfaches Onboarding | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $104/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Am besten für Remote-Teams | Kostenlose 30-Tage-Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab £5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 5 | Beste Anpassbarkeit | 30 Tage kostenlos testen + Gratis-Version verfügbar | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für mittelständische US-Unternehmen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Open-Source-Anforderungen | Kostenlose Testversion + kostenloser Download verfügbar | Ab $50/Monat (unbegrenzte Nutzer) | Website | |
| 8 | Am besten für Integrationsmöglichkeiten geeignet | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $1.25/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten für Zeiterfassung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für Lohn- und Gehaltsabrechnung | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $500/Monat | Website |
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Paycom
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Justworks
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HiBob
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Beste Mitarbeiterinformationssysteme im Test
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Mitarbeiterinformationssysteme, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Die Bewertungen geben detaillierte Einblicke in die wichtigsten Funktionen, Vorteile & Nachteile, Integrationen und optimalen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Deel HR
Am besten geeignet, um Daten für globale Teams zu zentralisieren
Deel ist eine globale Plattform für Gehaltsabrechnung und Compliance, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Remote-Teams in verschiedenen Ländern beschäftigen. Sie hilft Unternehmen, internationale Gehaltsabrechnungen, Verträge und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften effizient zu verwalten.
Warum ich Deel ausgewählt habe: Deel ist auf Unternehmen zugeschnitten, die globale Compliance-Herausforderungen meistern müssen. Es bietet Funktionen wie die automatische Vertragserstellung, damit Ihr Team stets die richtigen rechtlichen Dokumente hat.
Die Plattform übernimmt die internationale Gehaltsabrechnung und erleichtert es, Mitarbeiter weltweit einfach per Direktüberweisung zu bezahlen. Deels Compliance-Tools sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen lokalen Vorschriften entspricht und so das Risiko rechtlicher Probleme reduziert wird.
Hauptfunktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Verwaltungssystem für Auftragnehmer, mit dem Sie freiberufliche Mitarbeitende einfach an Bord holen und verwalten können. Die Plattform bietet anpassbare Vertragsvorlagen, sodass Sie Vereinbarungen entsprechend Ihrer konkreten Anforderungen erstellen können. Deel unterstützt außerdem mehrere Zahlungsmethoden und gibt Ihrem Team so Flexibilität bei der Auszahlung.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, BambooHR, Gusto, Workday, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Vertragserstellung
- Effiziente internationale Gehaltsabrechnung
- Anpassbare Vertragsvorlagen
Cons:
- Erfordert etwas juristisches Wissen
- Gelegentliche Verzögerungen beim Support
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Payroll, HR, and IT Capabilities
Deel adds real-time payroll, workforce planning and AI-enabled HR tools, plus device, endpoint security, and access management capabilities. These updates help global teams manage payroll, workforce operations, and IT from a connected system. For more information, visit Deel’s official site.
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Controlio ist ein cloudbasiertes Mitarbeiterinformationssystem, das Ihnen hilft, die Produktivität Ihres Teams zu verfolgen, zu analysieren und zu verbessern. Es kombiniert Echtzeit-Aktivitätsüberwachung mit Verhaltensanalysen, um Ihnen einen klaren Überblick darüber zu geben, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Büro und im Homeoffice nutzen. Als Mitarbeiterinformationssystem trägt Controlio dazu bei, Compliance und Transparenz in hybriden Teams sicherzustellen.
Warum ich Controlio ausgewählt habe: Ich habe Controlio ausgewählt, weil es durch Echtzeit-Aktivitätsverfolgung und Verhaltensanalysen detaillierte Einblicke in die Produktivität der Mitarbeitenden bietet. Sie sehen, wie Ihr Team Zeit über verschiedene Anwendungen und Websites hinweg nutzt, was Sie bei datenbasierten Entscheidungen zu Arbeitslast und Effizienz unterstützt.
Mir gefällt außerdem, dass Controlio die DSGVO- und HIPAA-Compliance unterstützt, was beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten zusätzliche Sicherheit gibt.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Produktivitätsscores, die produktive und ablenkende Aktivitäten messen, kontinuierliche Bildschirmaufzeichnung für umfassende Überwachung und anpassbare Verhaltensregeln für Alarme bei bestimmten Nutzeraktionen. Die Echtzeitüberwachung ermöglicht das Anzeigen von Live-Desktops und das Nachverfolgen laufender Anwendungen, um die Transparenz der Arbeitsabläufe sicherzustellen.
Integrationen sind derzeit von Controlio nicht gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt DSGVO- und HIPAA-Compliance
- Kontinuierliche Echtzeit-Bildschirmaufzeichnung
- Präzises System zur Produktivitätsbewertung
Cons:
- Kann für Mitarbeitende als übergriffig empfunden werden
- Videosuche besitzt keine OCR-Tools
HR Partner ist eine HR- und Recruiting-Software, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde und sich darauf konzentriert, HR-Aufgaben wie Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen und das Veröffentlichen von Stellenangeboten zu vereinfachen. Sie bietet Funktionen, die das Urlaubsmanagement, Onboarding und die Nachverfolgung von Bewerbungen unterstützen.
Warum ich HR Partner ausgewählt habe: HR Partner überzeugt mit einem reibungslosen Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeitende. Die Onboarding-Checklisten und elektronischen Unterschriften vereinfachen den Prozess und machen ihn für Ihr Team weniger umständlich.
Die Integration von HR Partner mit Lohnabrechnungssystemen sorgt für effiziente HR-Prozesse. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die Einhaltung der DSGVO heben die Software für Unternehmen hervor, die einfache Lösungen für das Onboarding suchen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die detaillierte Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen, sodass alle Mitarbeiterinformationen organisiert bleiben. Das Urlaubsmanagement ermöglicht es Ihrem Team, Abwesenheitsanträge mühelos zu bearbeiten. Die Funktion für Leistungsbeurteilungen bietet eine strukturierte Möglichkeit, die Mitarbeiterleistung zu erfassen und zu bewerten.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Gusto, Deputy, Slack, Zapier, Google Calendar, Microsoft Outlook, BambooHR und Paychex.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Onboarding-Checklisten
- Effizientes Urlaubsmanagement
- DSGVO-konforme Sicherheit
Cons:
- Kann gelegentlich träge sein
- Kein Offline-Zugriff
Sage HR ist eine Personalmanagement-Software, die für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert wurde und sich auf zentrale Personalverwaltungsfunktionen wie Urlaubsverwaltung, Leistungsbeurteilungen und Schichtplanung konzentriert. Sie ist besonders vorteilhaft für Remote-Teams, die effiziente Kommunikations- und Verwaltungstools benötigen.
Warum ich Sage HR gewählt habe: Sage HR ist aufgrund seiner starken Kommunikations- und Planungsfunktionen ideal für Remote-Teams. Die Urlaubsverwaltung ermöglicht es Ihrem Team, Abwesenheitsanträge effizient zu bearbeiten und so einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Die Leistungsbeurteilung hilft Ihnen, den Fortschritt und die Ziele der Mitarbeitenden im Blick zu behalten. Die Schichtplanung sorgt dafür, dass Ihr Remote-Team organisiert bleibt und seine Aufgaben kennt.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Self-Service-Portal, das Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Informationen und Leistungsanträge selbst zu verwalten. Das Arbeitszeiterfassungssystem erlaubt Ihrem Team, Arbeitsstunden aufzuzeichnen und die Lohnabrechnung effizient zu verwalten. Das Recruiting-Modul hilft dabei, den Einstellungsprozess zu optimieren und Bewerberdaten zu verwalten.
Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, G Suite, Xero, QuickBooks, BambooHR, Dropbox, Zapier, LinkedIn und Indeed.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Schichtplanung
- Umfassende Urlaubsverwaltung
- Leistungsstarke Beurteilungs-Tools
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- Erfordert anfängliche Schulung
OrangeHRM ist eine HR-Management-Software, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde und anpassbare HR-Lösungen bietet. Sie übernimmt Aufgaben wie Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung sowie Anwesenheitskontrolle und Recruiting.
Warum ich OrangeHRM gewählt habe: OrangeHRM überzeugt durch individuell anpassbare Lösungen, die den unterschiedlichsten Geschäftsanforderungen gerecht werden. Die Funktion zur Verwaltung von Abwesenheiten/Urlaub ermöglicht es Ihrem Team, Fehlzeiten effektiv mit konfigurierbaren Workflows zu verwalten.
Die Zeit- und Anwesenheitserfassung von OrangeHRM lässt sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zuschneiden. Das Recruiting-Modul bietet Flexibilität bei der Steuerung Ihrer Einstellungsprozesse und stellt sicher, dass diese auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Leistungsmanagementsystem, das Ihnen dabei hilft, Mitarbeiterziele und deren Fortschritt zu verfolgen. Das Mitarbeiter-Self-Service-Portal ermöglicht es Ihrem Team, persönliche Informationen und Anfragen eigenständig zu verwalten. Das Trainingsmanagement hilft Ihnen, Weiterbildungsprogramme für Mitarbeitende zu organisieren und zu überwachen.
Integrationen umfassen ADP, QuickBooks, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, G Suite, Slack, Salesforce, BambooHR und LinkedIn.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbare Workflows
- Skalierbar für verschiedene Unternehmensgrößen
- Umfassendes Trainingsmanagement
Cons:
- Gelegentliche Leistungsprobleme
- Begrenzte mobile Funktionalität
Namely ist eine All-in-One-HCM-Plattform, die speziell für mittelständische Unternehmen in den Vereinigten Staaten entwickelt wurde und Lösungen für Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Talentmanagement anbietet. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre HR-Anforderungen effizient zu verwalten, indem sie Werkzeuge für Mitarbeiterbindung und Compliance bereitstellt.
Warum ich Namely gewählt habe: Namely ist auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen in den USA zugeschnitten. Es bietet Funktionen wie die Lohnabrechnung, die für genaue und pünktliche Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter sorgt.
Das Modul zur Verwaltung von Sozialleistungen erleichtert Ihrem Team die Steuerung der Mitarbeiterleistungen. Die Compliance-Tools von Namely sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen im Einklang mit den lokalen Vorschriften bleibt und bieten somit Sicherheit.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Leistungsmanagementsystem, mit dem Sie Ziele festlegen und den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter verfolgen können. Die Mitarbeiterdatenbank hält alle Informationen Ihres Teams organisiert und zugänglich. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihrem Team, die geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen und Überstunden effektiv zu verwalten.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, OneLogin, Okta, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Workato und Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Speziell für mittelständische US-Unternehmen entwickelt
- Effiziente Verwaltung von Sozialleistungen
- Umfassende Lohnverarbeitung
Cons:
- Erfordert etwas technisches Know-how
- Gelegentliche Updates stören den Arbeitsablauf
ERPNext ist eine Open-Source-ERP-Software, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde und eine breite Palette von Geschäftsbereichen wie Buchhaltung, Personalverwaltung und Projektmanagement abdeckt. Sie bietet Flexibilität und Skalierbarkeit und eignet sich somit für Unternehmen, die anpassbare Lösungen benötigen.
Warum ich ERPNext ausgewählt habe: ERPNext ist ideal für Unternehmen, die nach Open-Source-Lösungen suchen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden können. Es bietet Funktionen wie anpassbare Workflows, detaillierte Berichte und eine modulare Architektur.
Diese Möglichkeiten erlauben es Ihrem Team, die Software auf Ihre Geschäftsprozesse abzustimmen. Der Open-Source-Charakter von ERPNext bedeutet, dass Sie den Quellcode entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen anpassen können.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Aufgaben und Termine effizient verfolgen können. Das Buchhaltungsmodul bietet umfassende Möglichkeiten für das Finanzmanagement. Die Lagerverwaltung sorgt dafür, dass Sie Bestände und Abläufe in der Lieferkette im Blick behalten.
Integrationen umfassen Shopify, Amazon, WooCommerce, Magento, Google Kalender, Slack, PayPal, Stripe, Dropbox und G Suite.
Pros and Cons
Pros:
- Modulare Architektur
- Open-Source-Flexibilität
- Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
Cons:
- Hohe Lernkurve
- Gelegentliche Fehler und Störungen
Zoho People ist eine cloudbasierte HRMS-Lösung, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde und Funktionen wie Anwesenheitsverwaltung, Urlaubsverfolgung und Mitarbeiter-Self-Service bietet. Ziel ist es, HR-Prozesse zu optimieren und das Engagement der Mitarbeitenden durch effizientes Datenmanagement zu verbessern.
Warum ich Zoho People ausgewählt habe: Zoho People ist bekannt für seine Integrationsmöglichkeiten, wodurch es einfach ist, mit anderen Tools, die Ihr Team eventuell nutzt, zu verbinden. Die Software bietet Funktionen wie Anwesenheitsverwaltung, mit denen die Arbeitszeiten und Anwesenheiten der Mitarbeitenden genau nachverfolgt werden.
Die Urlaubsverfolgung ist unkompliziert, sodass Ihr Team Abwesenheitsanträge effizient bearbeiten kann. Self-Service-Portale geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Daten selbst zu aktualisieren und Urlaub zu beantragen – ganz ohne HR-Einmischung.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Leistungsbeurteilungen, die Ihnen helfen, die Mitarbeitenden durch strukturierte Bewertungen einzuschätzen. Mit Arbeitszeittabellen kann Ihr Team Projektstunden erfassen und die Produktivität über individuelle Mitarbeiter-IDs verwalten. Die HR-Analysefunktionen liefern Einblicke in die Personaldaten und unterstützen bessere Entscheidungen.
Integrationen umfassen Zoho CRM, Zoho Books, QuickBooks, G Suite, Microsoft Office 365, Slack, Zapier, Xero, Adobe Sign und DocuSign.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Integrationsmöglichkeiten
- Flexible Urlaubsverfolgung
- Mitarbeiter-Self-Service-Optionen
Cons:
- Komplexer Einrichtungsprozess
- Gelegentliche Systemverzögerungen
nettime solutions bietet eine Zeiterfassungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter benötigen. Sie richtet sich an Organisationen, die ihr Zeitmanagement optimieren und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen wollen.
Warum ich nettime solutions gewählt habe: nettime solutions überzeugt durch präzise Zeiterfassungsfunktionen, die für Unternehmen, die genaue Aufzeichnungen benötigen, unerlässlich sind. Die Echtzeit-Berichtsfunktionen ermöglichen Ihrem Team den Zugriff auf aktuelle Anwesenheitsdaten.
Die Software bietet zudem anpassbare Benachrichtigungen für Überstunden und vergessene Stempelungen, was die Einhaltung von Arbeitsgesetzen unterstützt. Dank ihrer Benutzerfreundlichkeit ist sie auch für Teams ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse leicht zugänglich.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen mobilen Zugriff, womit Ihr Team von überall aus ein- und ausstempeln kann, was die Flexibilität erhöht. Die Geofencing-Funktion stellt sicher, dass sich Mitarbeiter beim Stempeln im vorgesehenen Bereich befinden. Anpassbare Berichte und Benachrichtigungen liefern Einblicke in Anwesenheitsmuster und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.
Integrationen umfassen ADP, QuickBooks, Paychex, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Gusto, Workday, BambooHR und Kronos.
Pros and Cons
Pros:
- Präzise Zeiterfassung
- Anpassbare Benachrichtigungen
- Mobiler Zugriff verfügbar
Cons:
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
- Begrenzte Offline-Funktionalität
Keka HR ist eine HR-Softwarelösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie konzentriert sich auf Lohnabrechnung, Anwesenheit und Leistungsmanagement. Sie bietet Werkzeuge zur Optimierung von HR-Aufgaben und gewährleistet eine präzise Gehaltsabrechnung.
Warum ich Keka HR ausgewählt habe: Keka HR glänzt im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bietet Funktionen wie automatisierte Lohnverarbeitung, wodurch pünktliche und korrekte Gehaltsauszahlungen sichergestellt werden.
Das Anwesenheitsmanagementsystem der Software integriert sich nahtlos in die Lohnabrechnung und reduziert so die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler. Zudem helfen die Tools für das Leistungsmanagement, die Mitarbeiterleistungen zu verfolgen und zu bewerten und diese mit Gehaltsanpassungen in Einklang zu bringen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen das Onboarding von Mitarbeitenden, das den Einstieg neuer Teammitglieder vereinfacht. Das Abwesenheitsmanagementsystem erleichtert die Nachverfolgung und Genehmigung von Urlaubsanträgen. Ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende befähigt dein Team, eigene Daten und Anfragen selbst zu verwalten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Tally, SAP, Zoho, Microsoft Dynamics, Oracle, FreshBooks, Slack und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Lohnabrechnungsfunktionen
- Integriertes Anwesenheitsmanagement
- Effektive Leistungsüberwachung
Cons:
- Die erstmalige Einrichtung kann komplex sein
- Gelegentliche Systemverlangsamungen
Weitere Mitarbeiterinformationssysteme
Hier sind einige weitere Optionen für Mitarbeiterinformationssysteme, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, die aber dennoch einen Blick wert sind:
- Factorial
Am besten für KMU in Europa geeignet
- PeopleWorks
Am besten geeignet für die Automatisierung von HR-Prozessen
- SkyHive
Am besten für kompetenzbasiertes Workforce-Planning
Wie ich Mitarbeitenden-Informationssysteme bewerte
Ich teile jede Bewertung in zwei Ebenen: grundlegende Anforderungen wie Mitarbeitendenakten und Self-Service-Portale sowie Unterscheidungsmerkmale, die einen guten von dem richtigen Anbieter abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss mindestens 65 % der Gesamtpunktzahl erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Mitarbeitendenakten-Verwaltung: Ich prüfe, ob das System benutzerdefinierte Felder, Änderungen mit Wirksamkeitsdatum und vollständige Prüfpfade unterstützt – Funktionen, die Sie benötigen, wenn Sie den beruflichen Werdegang abteilungsübergreifend nachverfolgen wollen.
- Mitarbeitenden-Self-Service-Portal: Mitarbeitende sollen ihre eigene Adresse, Steuerdaten oder Notfallkontakte selbst aktualisieren können, ohne für jede Änderung ein Ticket an die Personalabteilung zu eröffnen.
- Organigramm & Verzeichnis: Ich achte auf automatisch generierte Organigramme und durchsuchbare Verzeichnisse, die aktuelle Berichtsstrukturen abbilden und keine starren Tabellen, die niemand mehr pflegt.
- Dokumentenmanagement & Compliance: Das System sollte Verträge, Ausweise und Zertifikate speichern – mit rollenbasiertem Zugriff und Ablaufhinweisen, damit Ihre Unterlagen auditbereit bleiben.
- Automatisierung von Life-Cycle-Workflows: Ich bewerte, wie jedes Tool Onboarding, Rollenwechsel und Offboarding unterstützt – ob es konfigurierbare Aufgabenabläufe gibt oder nur grundlegende manuelle Checklisten.
- Berichtswesen & Analysen: Über Standardberichte hinaus achte ich auf individuelle Berichtsgeneratoren, mit denen Sie Personalbestand nach Standort, Dienstzeiten oder Fluktuation analysieren können, ohne auf Excel-Exporte angewiesen zu sein.
Habe ich eine Liste von Tools, die die Mindestkriterien erfüllen, prüfe ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Globale Datenunterstützung ist wichtig, wenn das Team mehrere Länder umfasst – ich achte auf lokalisierte Felder, Währungen und Compliance-Einstellungen, die sich pro Rechtsprechung anpassen lassen. Ein No-Code-Workflow-Builder ist genauso wertvoll, insbesondere für Teams, die eigene Freigabeprozesse für Beförderungen oder Versetzungen gestalten möchten, ohne auf den Anbieter warten zu müssen. Ebenso wichtig ist eine mobile Nutzererfahrung, da Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz Zugriff per Smartphone benötigen. Eine Zeitachsen-Ansicht verknüpft all das, indem sie der Personalabteilung eine chronologische Historie jeder Positionsänderung und jedes Meilensteins liefert.
Mehr als Funktionen
Die Tiefe des Integrationsökosystems ist eines meiner ersten Prüfkriterien – das Mitarbeitenden-Informationssystem muss sich mit Lohnabrechnung, Bewerbermanagement und Identitätsdienstleistern wie Okta oder Azure Active Directory ohne manuelle Dateneingabe verknüpfen lassen. Zertifizierungen für Compliance und Datensicherheit wie SOC 2 Typ II und ISO 27001 signalisieren, dass ein Anbieter mit sensiblen Mitarbeitendendaten verantwortungsvoll umgeht. Außerdem beurteile ich die Skalierbarkeit, insbesondere ob eine Plattform Mehrfirmenstrukturen unterstützt, um Unternehmen beim Wachstum über Regionen hinweg oder beim Hinzufügen neuer Geschäftsbereiche zu begleiten.
Wie Sie das richtige Mitarbeiterinformationssystem auswählen
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie beim Softwareauswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:
| Faktor | Worauf zu achten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Überlegen Sie, ob es eine steigende Anzahl von Mitarbeitenden und wachsende Geschäftsanforderungen bewältigen kann, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob das System sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools wie Lohnabrechnungs-, HR- und Buchhaltungssoftware einbinden lässt. Eine reibungslose Integration spart Zeit und reduziert Fehler. |
| Anpassbarkeit | Suchen Sie nach Systemen, die es Ihnen ermöglichen, Arbeitsabläufe und Berichte individuell auf Ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden. Anpassungen stellen sicher, dass die Software zu Ihren einzigartigen Geschäftsprozessen passt. |
| Benutzerfreundlichkeit | Wählen Sie ein benutzerfreundliches System, das eine minimale Einarbeitung erfordert. Eine intuitive Oberfläche fördert die Akzeptanz im Team. |
| Budget | Bewerten Sie die Gesamtkosten, einschließlich eventueller versteckter Gebühren. Stellen Sie sicher, dass die Lösung in Ihr Budget passt und trotzdem alle Anforderungen erfüllt. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Stellen Sie sicher, dass das System über robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten verfügt. Achten Sie auf Merkmale wie Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheits-Updates. |
| Support | Berücksichtigen Sie den Umfang des angebotenen Kundensupports. Zugriff auf einen 24/7-Support und umfassende Ressourcen kann während der Implementierung und darüber hinaus entscheidend sein. |
| Compliance | Überprüfen Sie, ob das System die branchenspezifischen Vorschriften wie DSGVO oder HIPAA einhält. Die Einhaltung sorgt für rechtlichen Schutz und Datenintegrität. |
Trends bei Mitarbeiterinformationssystemen
Für meine Recherche habe ich zahlreiche Produktneuheiten, Pressemitteilungen und Releaselogs verschiedener Anbieter von Mitarbeiterinformationssystemen ausgewertet. Hier sind einige der aktuellen Entwicklungen, die ich besonders beobachte:
- KI-gestützte Analysen: Immer mehr Systeme setzen Künstliche Intelligenz ein, um Erkenntnisse aus Personaldaten zu gewinnen. Das unterstützt Teams bei fundierten Entscheidungen zu Einstellung, Mitarbeiterbindung und Produktivität. Anbieter wie Zoho People haben begonnen, KI-Funktionen für bessere Datenanalysen zu integrieren.
- Unterstützung für Remote-Arbeit: Da Remote-Arbeit immer häufiger wird, statten Systeme vermehrt Funktionen für verteilte Teams aus. Dazu gehören Tools für virtuelles Onboarding und die Erfassung der Anwesenheit aus der Ferne. Deel ist eine Plattform, die den Fokus besonders auf Remote-Work-Lösungen legt.
- Tools zur Förderung des Mitarbeiterwohlbefindens: Systeme integrieren zunehmend Module für Wohlbefinden und Gesundheitsmanagement der Mitarbeitenden. Diese Funktionen zielen darauf ab, die Zufriedenheit und Produktivität insgesamt zu erhöhen. Sage HR hat entsprechende Features eingeführt, um diesen Bedarf zu adressieren.
- Verbesserter Datenschutz: Mit steigenden Datenschutzanforderungen rücken Systeme verstärkt den Schutz von Daten in den Fokus. Dazu gehören erweiterte Verschlüsselungsmechanismen und die Einhaltung internationaler Standards wie der DSGVO. OrangeHRM ist bekannt für seinen ausgeprägten Fokus auf Datensicherheit.
- Module zur Kompetenzentwicklung: Ein wachsendes Augenmerk liegt auf der Förderung von Mitarbeitenden durch Weiterbildung und Kompetenzentwicklung. Systeme bieten zunehmend Funktionen, um kontinuierliches Lernen und Karrierefortschritt zu unterstützen. SkyHive gilt hier als Vorreiter bei der Integration von Weiterbildungsfunktionen.
Was ist ein Mitarbeiterinformationssystem?
Ein Mitarbeiterinformationssystem (EIS) ist eine Software, die darauf ausgelegt ist, Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen und HR-Aufgaben zu verwalten und zu organisieren. Personalverantwortliche, Manager und Teamleiter nutzen diese Tools in der Regel, um die Datenintegrität zu verbessern und die Mitarbeitendenverwaltung zu optimieren. Funktionen wie Zeiterfassung, Compliance-Berichte und Lohnabrechnungsprozesse helfen, manuelle Fehler zu reduzieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Insgesamt bieten diese Tools Unternehmen effiziente und zuverlässige Wege zur Verwaltung ihrer Personaldaten.
Funktionen eines Mitarbeiterinformationssystems
Achten Sie bei der Auswahl eines Mitarbeiterinformationssystems auf folgende wichtige Funktionen:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Mit dieser Funktion können Sie alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort speichern und organisieren, sodass Sie einfach auf die Daten zugreifen und sie aktualisieren können.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisiert die Berechnung und Auszahlung von Mitarbeitergehältern, reduziert Fehler und spart Zeit für das HR-Team.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Überwacht die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeitenden, um eine korrekte Lohnabrechnung und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.
- Urlaubsverwaltung: Erleichtert das Anfordern und Genehmigen von Abwesenheiten, was zur Erhaltung des Gleichgewichts und der Produktivität im Team beiträgt.
- Compliance-Berichte: Erstellt Berichte, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Branchenvorschriften und Standards einhält, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.
- Anpassbare Workflows: Ermöglicht die individuelle Anpassung der Software an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und erhöht so die betriebliche Effizienz.
- Leistungsmanagement: Erfasst und bewertet die Leistung der Mitarbeitenden, um individuelle Ziele mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit anderen Tools und Software, um einen nahtlosen Datenfluss und eine höhere Produktivität zu ermöglichen.
- Sicherheitsmaßnahmen: Schützt sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheits-Updates und gewährleistet Datenschutz.
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Das Helpdesk ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre eigenen Informationen und Anfragen zu verwalten und reduziert so den administrativen Aufwand für die Personalabteilung.
Vorteile eines Mitarbeiter-Informationssystems
Die Implementierung eines Mitarbeiter-Informationssystems bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Datenqualität: Zentrale Datenverwaltung reduziert Fehler und stellt sicher, dass Mitarbeiterinformationen stets aktuell sind.
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse wie Lohnabrechnung und Anwesenheitsnachverfolgung verschaffen Ihrem HR-Team mehr Zeit für strategische Aufgaben.
- Höhere Compliance: Compliance-Berichte halten Ihr Unternehmen im Einklang mit branchenspezifischen Regelungen und minimieren rechtliche Risiken.
- Gesteigerte Produktivität: Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Leistungsbewertung helfen dabei, ein ausgewogenes Team zu erhalten und Mitarbeitendenziele mit Unternehmenszielen abzustimmen.
- Bessere Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf Analyse- und Berichtstools liefert wertvolle Einblicke in Trends der Belegschaft und ermöglicht fundierte Entscheidungen.
- Stärkung der Mitarbeitenden: Self-Service-Portale ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Daten eigenständig zu verwalten, und reduzieren den administrativen Aufwand für das HR-Team.
- Skalierbarkeit: Die Möglichkeit, Workflows individuell anzupassen und mit anderen Systemen zu integrieren, stellt sicher, dass die Software mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
Kosten und Preise von Mitarbeiter-Informationssystemen
Bei der Auswahl eines Mitarbeiter-Informationssystems ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzmodulen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Leistungsmerkmale von Lösungen für Mitarbeiter-Informationssysteme zusammen:
Tarifvergleich für Mitarbeiter-Informationssysteme
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0/user/month | Grundlegende Verwaltung von Mitarbeiterdaten, eingeschränkte Berichte und einfache Urlaubsverwaltung. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/user/month | Mitarbeiterdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsverarbeitung, Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung sowie grundlegende Compliance. |
| Geschäftstarif | $20-$40/user/month | Erweiterte Berichte, individuelle Workflows, Integrationsmöglichkeiten und Leistungsmanagement. |
| Enterprise-Tarif | $50-$100/user/month | Volle Anpassbarkeit, erweiterte Analysen, dedizierter Support und zusätzliche Sicherheitsfeatures. |
Häufig gestellte Fragen zum Mitarbeiterinformationssystem
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Mitarbeiterinformationssystem:
Wie stelle ich die Datensicherheit in einem Mitarbeiterinformationssystem sicher?
Die Sicherung von Mitarbeiterdaten ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass das gewählte System über starke Verschlüsselung verfügt und den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO entspricht. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Informationen auf autorisiertes Personal und aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter sowie Sicherheitsprotokolle, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Kann ein Mitarbeiterinformationssystem mit anderen Tools integriert werden?
Ja, die meisten Systeme können mit anderen HR- und Business-Tools integriert werden. Prüfen Sie, ob das System Integrationen mit Ihrer vorhandenen Software wie Lohnabrechnung, Buchhaltung und Kommunikationsplattformen unterstützt. Das gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss, reduziert manuelle Dateneingaben, spart Zeit und minimiert Fehler.
Worauf sollte ich beim Benutzersupport achten?
Zuverlässiger Benutzersupport ist für einen reibungslosen Ablauf wichtig. Achten Sie auf Systeme, die rund um die Uhr Kundensupport über verschiedene Kanäle wie Chat, E-Mail und Telefon anbieten. Der Zugang zu einer umfassenden Wissensdatenbank und ein reaktionsschnelles Support-Team helfen dabei, Probleme schnell und effizient zu lösen.
Wie oft sollte ich das System aktualisieren?
Regelmäßige Updates sind notwendig, um das System reibungslos und sicher zu betreiben. Die meisten Anbieter stellen Aktualisierungen zur Verfügung, um Funktionalität und Sicherheit zu verbessern. Legen Sie einen Zeitplan fest, um diese Updates zu prüfen und zu implementieren, sodass Ihr System stets auf dem neuesten Stand und geschützt bleibt.
Kann ich das System an meine Bedürfnisse anpassen?
Ja, viele Mitarbeiterinformationssysteme bieten anpassbare Funktionen. Sie können Arbeitsabläufe, Berichte und Dashboards individuell auf Ihre Geschäftsprozesse zuschneiden. Diese Flexibilität ermöglicht es, das System eng an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen und die Produktivität zu erhöhen.
Wie messe ich den Return on Investment (ROI) eines Mitarbeiterinformationssystems?
Um den ROI zu messen, bewerten Sie die Zeit- und Kostenersparnis, die das System bietet. Berücksichtigen Sie die Verringerung manueller Aufgaben, verbesserte Datenqualität und höhere Compliance. Vergleichen Sie diese Vorteile mit den Systemkosten, um den Gesamtwert für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
Wie geht es weiter?
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