Die 10 besten Mitarbeiterinformationssysteme im Test 2026
10 Beste Auswahlliste für Mitarbeiterinformationssysteme
Die Verwaltung von HR-Aufgaben kann eine echte Belastung sein, insbesondere wenn Sie mit endlosen Tabellen und Papierkram jonglieren. Sie benötigen eine Lösung, die Zeit spart und Ihre Daten organisiert hält. Genau hier kommt ein Mitarbeiterinformationssystem ins Spiel.
Als unabhängiger Software-Tester habe ich gesehen, welchen Unterschied diese Werkzeuge machen können. Sie helfen Ihnen dabei, Mitarbeiterdaten zu verwalten, Leistungen zu verfolgen und die Lohnabrechnung problemlos abzuwickeln. Ich habe den Markt durchforstet, um die besten verfügbaren Optionen zu finden.
In diesem Artikel finden Sie meine besten Empfehlungen für Mitarbeiterinformationssysteme. Ich erläutere ihre Funktionen und Vorteile sowie die Aspekte, die sie voneinander unterscheiden. Finden wir die passende Lösung für die Anforderungen Ihres Teams.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Mitarbeiterinformationssysteme
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Auswahl an Mitarbeiterinformationssystemen zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet, um Daten für globale Teams zu zentralisieren | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Aktivitätsverfolgung & Verhaltensanalysen | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $6.67/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für einfaches Onboarding | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $104/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Beste Anpassbarkeit | 30 Tage kostenlos testen + Gratis-Version verfügbar | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für mittelständische US-Unternehmen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Remote-Teams | Kostenlose 30-Tage-Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab £5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Open-Source-Anforderungen | Kostenlose Testversion + kostenloser Download verfügbar | Ab $50/Monat (unbegrenzte Benutzer) | Website | |
| 8 | Am besten für Integrationsmöglichkeiten geeignet | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $1.25/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten für Zeiterfassung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für Lohn- und Gehaltsabrechnung | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $500/Monat | Website |
Test der besten Mitarbeiterinformationssysteme
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Mitarbeiterinformationssysteme, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Testberichte bieten einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Werkzeugs, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Deel HR
Am besten geeignet, um Daten für globale Teams zu zentralisieren
Deel ist eine globale Plattform für Gehaltsabrechnung und Compliance, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Remote-Teams in verschiedenen Ländern beschäftigen. Sie hilft Unternehmen, internationale Gehaltsabrechnungen, Verträge und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften effizient zu verwalten.
Warum ich Deel ausgewählt habe: Deel ist auf Unternehmen zugeschnitten, die globale Compliance-Herausforderungen meistern müssen. Es bietet Funktionen wie die automatische Vertragserstellung, damit Ihr Team stets die richtigen rechtlichen Dokumente hat.
Die Plattform übernimmt die internationale Gehaltsabrechnung und erleichtert es, Mitarbeiter weltweit einfach per Direktüberweisung zu bezahlen. Deels Compliance-Tools sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen lokalen Vorschriften entspricht und so das Risiko rechtlicher Probleme reduziert wird.
Hauptfunktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Verwaltungssystem für Auftragnehmer, mit dem Sie freiberufliche Mitarbeitende einfach an Bord holen und verwalten können. Die Plattform bietet anpassbare Vertragsvorlagen, sodass Sie Vereinbarungen entsprechend Ihrer konkreten Anforderungen erstellen können. Deel unterstützt außerdem mehrere Zahlungsmethoden und gibt Ihrem Team so Flexibilität bei der Auszahlung.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, BambooHR, Gusto, Workday, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Vertragserstellung
- Effiziente internationale Gehaltsabrechnung
- Anpassbare Vertragsvorlagen
Cons:
- Erfordert etwas juristisches Wissen
- Gelegentliche Verzögerungen beim Support
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Stablecoin Wallet to 80+ Countries
Deel expands its Stablecoin Wallet to 80+ countries with dollar-backed balances and optional rewards. This gives eligible contractors more ways to hold and manage earnings inside Deel. For more information, visit Deel’s official site.
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Controlio ist ein cloudbasiertes Mitarbeiterinformationssystem, das Ihnen hilft, die Produktivität Ihres Teams zu verfolgen, zu analysieren und zu verbessern. Es kombiniert Echtzeit-Aktivitätsüberwachung mit Verhaltensanalysen, um Ihnen einen klaren Überblick darüber zu geben, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Büro und im Homeoffice nutzen. Als Mitarbeiterinformationssystem trägt Controlio dazu bei, Compliance und Transparenz in hybriden Teams sicherzustellen.
Warum ich Controlio ausgewählt habe: Ich habe Controlio ausgewählt, weil es durch Echtzeit-Aktivitätsverfolgung und Verhaltensanalysen detaillierte Einblicke in die Produktivität der Mitarbeitenden bietet. Sie sehen, wie Ihr Team Zeit über verschiedene Anwendungen und Websites hinweg nutzt, was Sie bei datenbasierten Entscheidungen zu Arbeitslast und Effizienz unterstützt.
Mir gefällt außerdem, dass Controlio die DSGVO- und HIPAA-Compliance unterstützt, was beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten zusätzliche Sicherheit gibt.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Produktivitätsscores, die produktive und ablenkende Aktivitäten messen, kontinuierliche Bildschirmaufzeichnung für umfassende Überwachung und anpassbare Verhaltensregeln für Alarme bei bestimmten Nutzeraktionen. Die Echtzeitüberwachung ermöglicht das Anzeigen von Live-Desktops und das Nachverfolgen laufender Anwendungen, um die Transparenz der Arbeitsabläufe sicherzustellen.
Integrationen sind derzeit von Controlio nicht gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt DSGVO- und HIPAA-Compliance
- Kontinuierliche Echtzeit-Bildschirmaufzeichnung
- Präzises System zur Produktivitätsbewertung
Cons:
- Kann für Mitarbeitende als übergriffig empfunden werden
- Videosuche besitzt keine OCR-Tools
Am besten für einfaches Onboarding
HR Partner ist eine HR- und Recruiting-Software, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde und sich darauf konzentriert, HR-Aufgaben wie Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen und das Veröffentlichen von Stellenangeboten zu vereinfachen. Sie bietet Funktionen, die das Urlaubsmanagement, Onboarding und die Nachverfolgung von Bewerbungen unterstützen.
Warum ich HR Partner ausgewählt habe: HR Partner überzeugt mit einem reibungslosen Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeitende. Die Onboarding-Checklisten und elektronischen Unterschriften vereinfachen den Prozess und machen ihn für Ihr Team weniger umständlich.
Die Integration von HR Partner mit Lohnabrechnungssystemen sorgt für effiziente HR-Prozesse. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die Einhaltung der DSGVO heben die Software für Unternehmen hervor, die einfache Lösungen für das Onboarding suchen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die detaillierte Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen, sodass alle Mitarbeiterinformationen organisiert bleiben. Das Urlaubsmanagement ermöglicht es Ihrem Team, Abwesenheitsanträge mühelos zu bearbeiten. Die Funktion für Leistungsbeurteilungen bietet eine strukturierte Möglichkeit, die Mitarbeiterleistung zu erfassen und zu bewerten.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Gusto, Deputy, Slack, Zapier, Google Calendar, Microsoft Outlook, BambooHR und Paychex.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Onboarding-Checklisten
- Effizientes Urlaubsmanagement
- DSGVO-konforme Sicherheit
Cons:
- Kann gelegentlich träge sein
- Kein Offline-Zugriff
Beste Anpassbarkeit
OrangeHRM ist eine HR-Management-Software, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde und anpassbare HR-Lösungen bietet. Sie übernimmt Aufgaben wie Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung sowie Anwesenheitskontrolle und Recruiting.
Warum ich OrangeHRM gewählt habe: OrangeHRM überzeugt durch individuell anpassbare Lösungen, die den unterschiedlichsten Geschäftsanforderungen gerecht werden. Die Funktion zur Verwaltung von Abwesenheiten/Urlaub ermöglicht es Ihrem Team, Fehlzeiten effektiv mit konfigurierbaren Workflows zu verwalten.
Die Zeit- und Anwesenheitserfassung von OrangeHRM lässt sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zuschneiden. Das Recruiting-Modul bietet Flexibilität bei der Steuerung Ihrer Einstellungsprozesse und stellt sicher, dass diese auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Leistungsmanagementsystem, das Ihnen dabei hilft, Mitarbeiterziele und deren Fortschritt zu verfolgen. Das Mitarbeiter-Self-Service-Portal ermöglicht es Ihrem Team, persönliche Informationen und Anfragen eigenständig zu verwalten. Das Trainingsmanagement hilft Ihnen, Weiterbildungsprogramme für Mitarbeitende zu organisieren und zu überwachen.
Integrationen umfassen ADP, QuickBooks, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, G Suite, Slack, Salesforce, BambooHR und LinkedIn.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbare Workflows
- Skalierbar für verschiedene Unternehmensgrößen
- Umfassendes Trainingsmanagement
Cons:
- Gelegentliche Leistungsprobleme
- Begrenzte mobile Funktionalität
Namely
Am besten für mittelständische US-Unternehmen geeignet
Namely ist eine All-in-One-HCM-Plattform, die speziell für mittelständische Unternehmen in den Vereinigten Staaten entwickelt wurde und Lösungen für Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Talentmanagement anbietet. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre HR-Anforderungen effizient zu verwalten, indem sie Werkzeuge für Mitarbeiterbindung und Compliance bereitstellt.
Warum ich Namely gewählt habe: Namely ist auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen in den USA zugeschnitten. Es bietet Funktionen wie die Lohnabrechnung, die für genaue und pünktliche Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter sorgt.
Das Modul zur Verwaltung von Sozialleistungen erleichtert Ihrem Team die Steuerung der Mitarbeiterleistungen. Die Compliance-Tools von Namely sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen im Einklang mit den lokalen Vorschriften bleibt und bieten somit Sicherheit.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Leistungsmanagementsystem, mit dem Sie Ziele festlegen und den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter verfolgen können. Die Mitarbeiterdatenbank hält alle Informationen Ihres Teams organisiert und zugänglich. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihrem Team, die geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen und Überstunden effektiv zu verwalten.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, OneLogin, Okta, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Workato und Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Speziell für mittelständische US-Unternehmen entwickelt
- Effiziente Verwaltung von Sozialleistungen
- Umfassende Lohnverarbeitung
Cons:
- Erfordert etwas technisches Know-how
- Gelegentliche Updates stören den Arbeitsablauf
Sage HR
Am besten für Remote-Teams
Sage HR ist eine Personalmanagement-Software, die für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert wurde und sich auf zentrale Personalverwaltungsfunktionen wie Urlaubsverwaltung, Leistungsbeurteilungen und Schichtplanung konzentriert. Sie ist besonders vorteilhaft für Remote-Teams, die effiziente Kommunikations- und Verwaltungstools benötigen.
Warum ich Sage HR gewählt habe: Sage HR ist aufgrund seiner starken Kommunikations- und Planungsfunktionen ideal für Remote-Teams. Die Urlaubsverwaltung ermöglicht es Ihrem Team, Abwesenheitsanträge effizient zu bearbeiten und so einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Die Leistungsbeurteilung hilft Ihnen, den Fortschritt und die Ziele der Mitarbeitenden im Blick zu behalten. Die Schichtplanung sorgt dafür, dass Ihr Remote-Team organisiert bleibt und seine Aufgaben kennt.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein Self-Service-Portal, das Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Informationen und Leistungsanträge selbst zu verwalten. Das Arbeitszeiterfassungssystem erlaubt Ihrem Team, Arbeitsstunden aufzuzeichnen und die Lohnabrechnung effizient zu verwalten. Das Recruiting-Modul hilft dabei, den Einstellungsprozess zu optimieren und Bewerberdaten zu verwalten.
Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, G Suite, Xero, QuickBooks, BambooHR, Dropbox, Zapier, LinkedIn und Indeed.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Schichtplanung
- Umfassende Urlaubsverwaltung
- Leistungsstarke Beurteilungs-Tools
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- Erfordert anfängliche Schulung
ERPNext ist eine Open-Source-ERP-Software für Unternehmen jeder Größe und bietet eine breite Palette an Geschäftsfunktionen wie Buchhaltung, Personalwesen und Projektmanagement. Sie bietet Flexibilität und Skalierbarkeit und eignet sich daher für Unternehmen, die anpassbare Lösungen benötigen.
Warum ich ERPNext ausgewählt habe: ERPNext ist ideal für Unternehmen, die nach Open-Source-Lösungen suchen, die an ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden können. Es bietet Funktionen wie anpassbare Workflows, detaillierte Berichte und eine modulare Architektur.
Diese Funktionen ermöglichen es Ihrem Team, die Software an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen. Der Open-Source-Charakter von ERPNext bedeutet, dass Sie den Quellcode an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Zu den Funktionen gehören Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Aufgaben und Fristen effizient verfolgen können. Das Buchhaltungsmodul bietet umfassende Funktionen für das Finanzmanagement. Die Bestandsverwaltung stellt sicher, dass Sie Lagerbestände und Lieferkettenabläufe im Blick behalten.
Zu den Integrationen gehören Shopify, Amazon, WooCommerce, Magento, Google Calendar, Slack, PayPal, Stripe, Dropbox und G Suite.
Pros and Cons
Pros:
- Modulare Architektur
- Flexibilität durch Open Source
- Detaillierte Berichtsoptionen
Cons:
- Steile Lernkurve
- Gelegentliche Fehler und Störungen
Zoho People ist eine cloudbasierte HRMS-Lösung, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde und Funktionen wie Anwesenheitsverwaltung, Urlaubsverfolgung und Mitarbeiter-Self-Service bietet. Ziel ist es, HR-Prozesse zu optimieren und das Engagement der Mitarbeitenden durch effizientes Datenmanagement zu verbessern.
Warum ich Zoho People ausgewählt habe: Zoho People ist bekannt für seine Integrationsmöglichkeiten, wodurch es einfach ist, mit anderen Tools, die Ihr Team eventuell nutzt, zu verbinden. Die Software bietet Funktionen wie Anwesenheitsverwaltung, mit denen die Arbeitszeiten und Anwesenheiten der Mitarbeitenden genau nachverfolgt werden.
Die Urlaubsverfolgung ist unkompliziert, sodass Ihr Team Abwesenheitsanträge effizient bearbeiten kann. Self-Service-Portale geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Daten selbst zu aktualisieren und Urlaub zu beantragen – ganz ohne HR-Einmischung.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Leistungsbeurteilungen, die Ihnen helfen, die Mitarbeitenden durch strukturierte Bewertungen einzuschätzen. Mit Arbeitszeittabellen kann Ihr Team Projektstunden erfassen und die Produktivität über individuelle Mitarbeiter-IDs verwalten. Die HR-Analysefunktionen liefern Einblicke in die Personaldaten und unterstützen bessere Entscheidungen.
Integrationen umfassen Zoho CRM, Zoho Books, QuickBooks, G Suite, Microsoft Office 365, Slack, Zapier, Xero, Adobe Sign und DocuSign.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Integrationsmöglichkeiten
- Flexible Urlaubsverfolgung
- Mitarbeiter-Self-Service-Optionen
Cons:
- Komplexer Einrichtungsprozess
- Gelegentliche Systemverzögerungen
nettime solutions bietet eine Zeiterfassungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter benötigen. Sie richtet sich an Organisationen, die ihr Zeitmanagement optimieren und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen wollen.
Warum ich nettime solutions gewählt habe: nettime solutions überzeugt durch präzise Zeiterfassungsfunktionen, die für Unternehmen, die genaue Aufzeichnungen benötigen, unerlässlich sind. Die Echtzeit-Berichtsfunktionen ermöglichen Ihrem Team den Zugriff auf aktuelle Anwesenheitsdaten.
Die Software bietet zudem anpassbare Benachrichtigungen für Überstunden und vergessene Stempelungen, was die Einhaltung von Arbeitsgesetzen unterstützt. Dank ihrer Benutzerfreundlichkeit ist sie auch für Teams ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse leicht zugänglich.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen mobilen Zugriff, womit Ihr Team von überall aus ein- und ausstempeln kann, was die Flexibilität erhöht. Die Geofencing-Funktion stellt sicher, dass sich Mitarbeiter beim Stempeln im vorgesehenen Bereich befinden. Anpassbare Berichte und Benachrichtigungen liefern Einblicke in Anwesenheitsmuster und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.
Integrationen umfassen ADP, QuickBooks, Paychex, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Gusto, Workday, BambooHR und Kronos.
Pros and Cons
Pros:
- Präzise Zeiterfassung
- Anpassbare Benachrichtigungen
- Mobiler Zugriff verfügbar
Cons:
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
- Begrenzte Offline-Funktionalität
Keka HR
Am besten geeignet für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Keka HR ist eine HR-Softwarelösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie konzentriert sich auf Lohnabrechnung, Anwesenheit und Leistungsmanagement. Sie bietet Werkzeuge zur Optimierung von HR-Aufgaben und gewährleistet eine präzise Gehaltsabrechnung.
Warum ich Keka HR ausgewählt habe: Keka HR glänzt im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bietet Funktionen wie automatisierte Lohnverarbeitung, wodurch pünktliche und korrekte Gehaltsauszahlungen sichergestellt werden.
Das Anwesenheitsmanagementsystem der Software integriert sich nahtlos in die Lohnabrechnung und reduziert so die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler. Zudem helfen die Tools für das Leistungsmanagement, die Mitarbeiterleistungen zu verfolgen und zu bewerten und diese mit Gehaltsanpassungen in Einklang zu bringen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen das Onboarding von Mitarbeitenden, das den Einstieg neuer Teammitglieder vereinfacht. Das Abwesenheitsmanagementsystem erleichtert die Nachverfolgung und Genehmigung von Urlaubsanträgen. Ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende befähigt dein Team, eigene Daten und Anfragen selbst zu verwalten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Tally, SAP, Zoho, Microsoft Dynamics, Oracle, FreshBooks, Slack und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Lohnabrechnungsfunktionen
- Integriertes Anwesenheitsmanagement
- Effektive Leistungsüberwachung
Cons:
- Die erstmalige Einrichtung kann komplex sein
- Gelegentliche Systemverlangsamungen
Weitere Mitarbeiterinformationssysteme
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für Mitarbeiterinformationssysteme, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, die sich aber dennoch lohnen:
- Factorial
Am besten für KMU in Europa geeignet
- PeopleWorks
Am besten geeignet für die Automatisierung von HR-Prozessen
- SkyHive
Am besten für kompetenzbasiertes Workforce-Planning
Wie ich Mitarbeitenden-Informationssysteme bewerte
Ich teile jede Bewertung in zwei Ebenen: grundlegende Anforderungen wie Mitarbeitendenakten und Self-Service-Portale sowie Unterscheidungsmerkmale, die einen guten von dem richtigen Anbieter abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss mindestens 65 % der Gesamtpunktzahl erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Mitarbeitendenakten-Verwaltung: Ich prüfe, ob das System benutzerdefinierte Felder, Änderungen mit Wirksamkeitsdatum und vollständige Prüfpfade unterstützt – Funktionen, die Sie benötigen, wenn Sie den beruflichen Werdegang abteilungsübergreifend nachverfolgen wollen.
- Mitarbeitenden-Self-Service-Portal: Mitarbeitende sollen ihre eigene Adresse, Steuerdaten oder Notfallkontakte selbst aktualisieren können, ohne für jede Änderung ein Ticket an die Personalabteilung zu eröffnen.
- Organigramm & Verzeichnis: Ich achte auf automatisch generierte Organigramme und durchsuchbare Verzeichnisse, die aktuelle Berichtsstrukturen abbilden und keine starren Tabellen, die niemand mehr pflegt.
- Dokumentenmanagement & Compliance: Das System sollte Verträge, Ausweise und Zertifikate speichern – mit rollenbasiertem Zugriff und Ablaufhinweisen, damit Ihre Unterlagen auditbereit bleiben.
- Automatisierung von Life-Cycle-Workflows: Ich bewerte, wie jedes Tool Onboarding, Rollenwechsel und Offboarding unterstützt – ob es konfigurierbare Aufgabenabläufe gibt oder nur grundlegende manuelle Checklisten.
- Berichtswesen & Analysen: Über Standardberichte hinaus achte ich auf individuelle Berichtsgeneratoren, mit denen Sie Personalbestand nach Standort, Dienstzeiten oder Fluktuation analysieren können, ohne auf Excel-Exporte angewiesen zu sein.
Habe ich eine Liste von Tools, die die Mindestkriterien erfüllen, prüfe ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Globale Datenunterstützung ist wichtig, wenn das Team mehrere Länder umfasst – ich achte auf lokalisierte Felder, Währungen und Compliance-Einstellungen, die sich pro Rechtsprechung anpassen lassen. Ein No-Code-Workflow-Builder ist genauso wertvoll, insbesondere für Teams, die eigene Freigabeprozesse für Beförderungen oder Versetzungen gestalten möchten, ohne auf den Anbieter warten zu müssen. Ebenso wichtig ist eine mobile Nutzererfahrung, da Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz Zugriff per Smartphone benötigen. Eine Zeitachsen-Ansicht verknüpft all das, indem sie der Personalabteilung eine chronologische Historie jeder Positionsänderung und jedes Meilensteins liefert.
Mehr als Funktionen
Die Tiefe des Integrationsökosystems ist eines meiner ersten Prüfkriterien – das Mitarbeitenden-Informationssystem muss sich mit Lohnabrechnung, Bewerbermanagement und Identitätsdienstleistern wie Okta oder Azure Active Directory ohne manuelle Dateneingabe verknüpfen lassen. Zertifizierungen für Compliance und Datensicherheit wie SOC 2 Typ II und ISO 27001 signalisieren, dass ein Anbieter mit sensiblen Mitarbeitendendaten verantwortungsvoll umgeht. Außerdem beurteile ich die Skalierbarkeit, insbesondere ob eine Plattform Mehrfirmenstrukturen unterstützt, um Unternehmen beim Wachstum über Regionen hinweg oder beim Hinzufügen neuer Geschäftsbereiche zu begleiten.
So wählen Sie ein Mitarbeiterinformationssystem aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der individuellen Auswahl Ihrer Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:
| Faktor | Was ist zu beachten? |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Prüfen Sie, ob es eine steigende Mitarbeiterzahl und wachsende geschäftliche Anforderungen bewältigen kann, ohne dass die Leistung nachlässt. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob sich das System in Ihre bestehenden Werkzeuge wie Lohnabrechnungs-, HR- und Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Eine nahtlose Integration kann Zeit sparen und Fehler reduzieren. |
| Anpassbarkeit | Achten Sie auf Systeme, mit denen Sie Arbeitsabläufe und Berichte an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Die Anpassbarkeit stellt sicher, dass die Software zu Ihren individuellen Geschäftsprozessen passt. |
| Benutzerfreundlichkeit | Wählen Sie ein benutzerfreundliches System, das nur eine minimale Schulung erfordert. Eine intuitive Benutzeroberfläche kann die Akzeptanz in Ihrem Team erhöhen. |
| Budget | Bewerten Sie die Gesamtkosten einschließlich möglicher versteckter Gebühren. Stellen Sie sicher, dass die Lösung in Ihr Budget passt und gleichzeitig alle Ihre Anforderungen erfüllt. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Stellen Sie sicher, dass das System über robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten verfügt. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates. |
| Unterstützung | Berücksichtigen Sie den Umfang der angebotenen Kundenunterstützung. Der Zugang zu einer rund um die Uhr verfügbaren Unterstützung und umfassenden Ressourcen kann während der Implementierung und darüber hinaus entscheidend sein. |
| Einhaltung von Vorschriften | Überprüfen Sie, ob das System Branchenvorschriften wie die DSGVO oder HIPAA erfüllt. Die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet rechtlichen Schutz und Datenintegrität. |
Aktuelle Entwicklungen bei Mitarbeiterinformationssystemen
Bei meiner Recherche habe ich unzählige Produktupdates, Pressemitteilungen und Versionsprotokolle verschiedener Anbieter von Mitarbeiterinformationssystemen ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte:
- KI-gestützte Analysen: Immer mehr Systeme nutzen KI, um Erkenntnisse aus Mitarbeiterdaten zu gewinnen. Dies hilft Teams, fundierte Entscheidungen über Einstellung, Mitarbeiterbindung und Produktivität zu treffen. Anbieter wie Zoho People haben damit begonnen, KI-Funktionen zu integrieren, um die Datenanalyse zu verbessern.
- Unterstützung für Remote-Arbeit: Da Remote-Arbeit immer verbreiteter wird, fügen Systeme Funktionen zur Unterstützung verteilter Teams hinzu. Dazu gehören virtuelle Werkzeuge für die Einarbeitung und die Erfassung der Anwesenheit im Homeoffice. Deel ist ein Beispiel für eine Plattform, die den Fokus auf Funktionen für Remote-Arbeit legt.
- Werkzeuge für das Wohlbefinden der Mitarbeiter: Systeme integrieren Module für das Wohlbefinden, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu erfassen. Diese Werkzeuge sollen die allgemeine Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Sage HR hat Funktionen für das Wohlbefinden eingeführt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
- Verbesserter Datenschutz: Angesichts zunehmender Datenschutzbestimmungen konzentrieren sich Systeme auf einen besseren Datenschutz. Dazu gehören fortschrittliche Verschlüsselung und die Einhaltung internationaler Standards wie der DSGVO. OrangeHRM ist für seinen starken Fokus auf Datensicherheit bekannt.
- Module zur Kompetenzentwicklung: Die Weiterentwicklung von Mitarbeitern durch Schulungen und Kompetenzentwicklung rückt zunehmend in den Fokus. Systeme fügen Funktionen hinzu, die kontinuierliches Lernen und beruflichen Aufstieg erleichtern. SkyHive gilt als Vorreiter bei der Integration von Werkzeugen zur Kompetenzentwicklung.
Was ist ein Mitarbeiterinformationssystem?
Ein Mitarbeiterinformationssystem (EIS) ist eine Software, die zur Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Personalaufgaben entwickelt wurde. Personalverantwortliche, Manager und Teamleiter nutzen diese Werkzeuge im Allgemeinen, um die Datengenauigkeit und das Personalmanagement zu verbessern. Funktionen wie Zeiterfassung, Berichte zur Einhaltung von Vorschriften und die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen helfen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Insgesamt bieten diese Werkzeuge Unternehmen effiziente und zuverlässige Möglichkeiten zur Verwaltung ihrer Personaldaten.
Funktionen eines Mitarbeiterinformationssystems
Achten Sie bei der Auswahl eines Mitarbeiterinformationssystems auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Mit dieser Funktion können Sie alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort speichern und organisieren, sodass sich Datensätze einfach abrufen und aktualisieren lassen.
- Verarbeitung von Gehaltsabrechnungsdaten: Automatisiert die Berechnung und Auszahlung von Mitarbeitergehältern, reduziert Fehler und spart Personalteams Zeit.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Überwacht die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter, um eine korrekte Gehaltsabrechnung und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.
- Urlaubsverwaltung: Erleichtert die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten und trägt dazu bei, ein ausgewogenes und produktives Personal zu gewährleisten.
- Berichte zur Einhaltung von Vorschriften: Erstellt Berichte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Branchenvorschriften und -standards einhält und rechtliche Risiken minimiert.
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Ermöglicht es Ihnen, die Software an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anzupassen und dadurch die betriebliche Effizienz zu steigern.
- Leistungsmanagement: Erfasst und bewertet die Leistung der Mitarbeiter und hilft dabei, individuelle Ziele mit den Unternehmenszielen abzustimmen.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit anderen Werkzeugen und Softwarelösungen und ermöglicht so einen nahtlosen Datenfluss sowie eine höhere Produktivität.
- Sicherheitsmaßnahmen: Schützt vertrauliche Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates und gewährleistet so den Datenschutz.
- Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal: Der Servicedesk ermöglicht es Mitarbeitern, ihre eigenen Informationen und Anfragen zu verwalten, und reduziert dadurch den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.
Vorteile eines Mitarbeiterinformationssystems
Die Einführung eines Mitarbeiterinformationssystems bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Datengenauigkeit: Eine zentrale Datenverwaltung reduziert Fehler und stellt sicher, dass Mitarbeiterinformationen stets aktuell sind.
- Zeiteinsparungen: Automatisierte Prozesse wie Gehaltsabrechnung und Anwesenheitserfassung schaffen Ihrem Personalteam mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
- Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Berichte zur Einhaltung von Vorschriften helfen Ihrem Unternehmen, die Branchenvorschriften einzuhalten, und minimieren das Risiko rechtlicher Probleme.
- Höhere Produktivität: Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Leistungsüberwachung tragen dazu bei, ein ausgewogenes Personal zu gewährleisten und Mitarbeiterziele mit den Unternehmenszielen abzustimmen.
- Bessere Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf Analyse- und Berichtswerkzeuge liefert wertvolle Einblicke in Personaltrends und ermöglicht fundierte Entscheidungen.
- Mehr Eigenständigkeit für Mitarbeiter: Selbstbedienungsportale ermöglichen es Mitarbeitern, ihre eigenen Informationen zu verwalten, und reduzieren den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.
- Skalierbarkeit: Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe anzupassen und andere Systeme zu integrieren, stellt sicher, dass die Software mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wächst.
Kosten und Preise eines Mitarbeiterinformationssystems
Die Auswahl eines Mitarbeiterinformationssystems erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische Funktionen von Mitarbeiterinformationssystem-Lösungen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Mitarbeiterinformationssysteme
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0/Benutzer/Monat | Grundlegende Verwaltung von Mitarbeiterdaten, eingeschränkte Berichterstattung und grundlegende Urlaubsverwaltung. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnung, Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit sowie grundlegende Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften. |
| Geschäftstarif | $20-$40/Benutzer/Monat | Erweiterte Berichterstattung, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, Integrationsmöglichkeiten und Leistungsmanagement. |
| Unternehmenstarif | $50-$100/Benutzer/Monat | Umfassende Anpassungsmöglichkeiten, erweiterte Analysen, persönliche Unterstützung und erweiterte Sicherheitsfunktionen. |
Häufig gestellte Fragen zum Mitarbeiterinformationssystem
Hier finden Sie Antworten auf einige häufige Fragen zum Mitarbeiterinformationssystem:
Wie stelle ich die Datensicherheit in einem Mitarbeiterinformationssystem sicher?
Der Schutz von Mitarbeiterdaten ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte System über eine starke Verschlüsselung verfügt und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einhält. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Informationen ausschließlich auf autorisierte Personen und aktualisieren Sie Passwörter sowie Sicherheitsprotokolle regelmäßig, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Kann ein Mitarbeiterinformationssystem in andere Werkzeuge integriert werden?
Ja, die meisten Systeme können in andere Personal- und Geschäftswerkzeuge integriert werden. Prüfen Sie, ob das System Integrationen mit Ihrer bestehenden Software unterstützt, beispielsweise mit Lohnabrechnungs-, Buchhaltungs- und Kommunikationsplattformen. Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss, reduziert die manuelle Dateneingabe, spart Zeit und minimiert Fehler.
Worauf sollte ich bei der Benutzerunterstützung achten?
Zuverlässige Benutzerunterstützung ist für reibungslose Abläufe wichtig. Achten Sie auf Systeme, die rund um die Uhr Kundensupport über mehrere Kanäle wie Chat, E-Mail und Telefon anbieten. Der Zugriff auf eine umfassende Wissensdatenbank und ein reaktionsschnelles Unterstützungsteam kann dabei helfen, Probleme schnell und effizient zu lösen.
Wie oft sollte ich das System aktualisieren?
Regelmäßige Aktualisierungen sind notwendig, damit das System reibungslos und sicher funktioniert. Die meisten Anbieter stellen Aktualisierungen zur Verbesserung der Funktionalität und Sicherheit bereit. Legen Sie einen Zeitplan für die Prüfung und Installation dieser Aktualisierungen fest, damit Ihr System mit den neuesten Funktionen und Schutzmaßnahmen auf dem aktuellen Stand bleibt.
Kann ich das System an meine Anforderungen anpassen?
Ja, viele Mitarbeiterinformationssysteme bieten anpassbare Funktionen. Sie können Arbeitsabläufe, Berichte und Übersichten an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht eine enge Ausrichtung des Systems an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und steigert die Gesamtproduktivität.
Wie messe ich die Kapitalrendite (ROI) eines Mitarbeiterinformationssystems?
Um die ROI zu messen, bewerten Sie die Zeit- und Kosteneinsparungen, die das System bietet. Berücksichtigen Sie die Verringerung manueller Aufgaben, die höhere Datengenauigkeit und die verbesserte Einhaltung von Vorschriften. Vergleichen Sie diese Vorteile mit den Kosten des Systems, um seinen Gesamtwert für Ihre Organisation zu bestimmen.