Cómo automatizar la gestión del desempeño en 5 pasos
Para automatizar las tareas de gestión del desempeño, céntrate en agilizar los pasos repetitivos —como hacer seguimiento de los objetivos, recopilar comentarios y programar las evaluaciones— mediante la tecnología. En este artículo descubrirás qué partes de la gestión del desempeño son más fáciles de automatizar, por qué es importante la automatización y una lista de comprobación práctica para aligerar con confianza la carga de trabajo de RR. HH. y reducir el agotamiento.
Beneficios de los sistemas automatizados de gestión del desempeño
La automatización, incluido el uso cada vez mayor de la IA en la gestión del desempeño, ofrece varias ventajas para los profesionales de RR. HH., como mejorar los flujos de trabajo, reducir las exigencias de la gestión del tiempo y simplificar los procesos.
A continuación, se presentan 4 beneficios importantes de automatizar las tareas de tu programa de gestión del desempeño.
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Mayor eficiencia y precisión
Las tareas como introducir datos o generar informes pueden consumir mucho tiempo y ser propensas a errores de los empleados. Al automatizarlas, los profesionales de RR. HH. pueden eliminar la carga administrativa de estas tareas, reducir los errores y disponer de más tiempo para centrarse en un trabajo más estratégico.
Coherencia y estandarización
Para automatizar las tareas tradicionales de gestión del desempeño, la tecnología de automatización requiere que los procesos sigan reglas y criterios coherentes.
Integrar esto en el proceso de gestión del desempeño puede reducir el riesgo de sesgo o discriminación, garantizando la adopción de un enfoque más justo y equitativo para las evaluaciones del desempeño de los empleados.
Las soluciones de evaluación de empleados respaldan los comentarios continuos, convirtiendo la gestión del desempeño en un proceso permanente.
Comentarios en tiempo real
La automatización puede activar comentarios casi instantáneos para empleados y responsables en tiempo real, lo que les permite hacer un seguimiento continuo de su progreso respecto a los objetivos.
Esto ayudará a los empleados a identificar cuándo han perdido de vista sus objetivos o prioridades y ayudará a los responsables a comunicar qué se debe hacer para corregirlo de manera oportuna.
Para lograr una ejecución fluida, la automatización de las tareas de gestión del desempeño requiere herramientas HRMS con funcionalidades clave sólidas. Entre las funcionalidades clave para automatizar los comentarios se incluyen el seguimiento de objetivos en tiempo real, los recordatorios de comentarios y los paneles de análisis del desempeño.
Mayor compromiso de los empleados
Las tareas automatizadas de gestión del desempeño permiten incorporar funciones como el seguimiento de objetivos y los planes de aprendizaje y desarrollo para los empleados. Esto permite a los empleados crear su propia estrategia de desarrollo, impulsando así la motivación y el compromiso a un nuevo nivel.
“Los objetivos anuales no funcionan en nuestra era actual”, afirmó Liz Lockhart Lance, directora de personal de Performica. “Los objetivos trimestrales encajan mejor, pero deben centrarse en los resultados y estar conectados con lo más importante en el nivel más alto. Si las personas pueden conectar su trabajo con los resultados deseados de alto nivel de la organización, pueden ver cómo sus esfuerzos contribuyen y encontrar sentido a su trabajo.”
Qué automatizar
Una vez que hayas definido claramente por qué quieres automatizar, puedes comenzar el proceso de establecer objetivos, determinar qué procesos y tareas vas a automatizar dentro de ellos y pensar en qué herramientas de gestión del desempeño elegir.
A continuación, se presentan cuatro aspectos de la gestión del desempeño especialmente adecuados para la automatización.
Evaluaciones del desempeño
Automatizar la programación, distribución y recopilación de los materiales implicados en el proceso de evaluación del desempeño puede ahorrar tiempo y simplificar considerablemente la organización de dichos materiales.
También puede ayudarte a perfeccionar tu ciclo de evaluación para mantener los objetivos de gestión del talento.
Recurso: Cómo realizar una mejor evaluación del desempeño
Establecimiento y seguimiento de objetivos
Un sistema automatizado para la creación y el seguimiento de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos) ayudará a los responsables y empleados a mantenerse alineados con los objetivos de la empresa. Pero SMART es solo un modelo de establecimiento de objetivos.
Otros incluyen el modelo OKR (objetivos y resultados clave) o el Modelo de objetivos en cascada. Tendrás que determinar cuál funciona mejor para tu organización y cómo podrás automatizar los procesos relacionados.
Orientación y comentarios
La instauración de una cultura de comentarios continuos puede verse favorecida por mecanismos automatizados que proporcionen información periódica a los empleados para ayudarles a mantenerse en el buen camino, mejorar su rendimiento, reconocer hitos y crecer profesionalmente.
Pero los comentarios funcionan en ambas direcciones. También querrás crear un mecanismo que invite a los empleados a darte su opinión cuando las cosas no funcionen.
«Un enfoque práctico del cambio implica accionar dos palancas al mismo tiempo», afirmó Lauren Scholtz, responsable de Aprendizaje y Desarrollo en intelliHR. «Si habláramos de un barco, se trataría de deshacerse de las anclas y desplegar las velas; necesitamos ambas cosas para poder avanzar rápido. Crear una cultura de comentarios continuos es un gran ejemplo de esto en acción. Estas son las anclas que hacen que parezca que las cosas avanzan con dificultad. Puede haber problemas importantes, como que un empleado sienta que no tiene todo lo que necesita para desempeñar su función o que el proceso anual de evaluación del rendimiento consuma mucho tiempo y no sea útil. Abrir un canal para que las personas compartan esto contigo puede ayudarte a desplegar esas velas».
Recurso útil: Frases clave para la evaluación del rendimiento
Análisis de datos
Automatizar el análisis de datos con herramientas de gestión del rendimiento basadas en IA ayudará a identificar tendencias de rendimiento, así como áreas de mejora. Puede ayudar a prevenir narrativas falsas, proporcionar un mayor contexto sobre la influencia que tiene el empleado en los objetivos empresariales más amplios y contribuir al proceso de toma de decisiones para futuros ejercicios de establecimiento de objetivos y promociones.
Pasos para implementar la automatización de la gestión del rendimiento
Automatizar la gestión del rendimiento teniendo en cuenta la experiencia del empleado requiere comprender todos los puntos de contacto y variables implicados.
Esto requiere un proceso paso a paso para garantizar que la automatización respalde la experiencia del empleado que deseas ofrecer y contribuya a tus esfuerzos de retención y compromiso.
Paso 1: Evaluación
Para comprender cómo pueden mejorar las iniciativas de gestión del rendimiento, primero debes tener una imagen clara del proceso actual.
Todos los pasos implicados deben documentarse para identificar los puntos problemáticos y las oportunidades de mejorar la eficiencia, así como para definir cuál es el objetivo de la automatización.
Como parte de este proceso, también querrás crear una lista de tareas eficaces de gestión del rendimiento, considerar cuáles podrían automatizarse y realizar un análisis de costes y beneficios de la automatización.
Paso 2: Análisis y selección de herramientas
Comprender qué herramientas pueden ayudarte a automatizar la gestión del rendimiento y realizar una auditoría de tu infraestructura actual te ayudará a establecer qué funcionalidades faltan actualmente y si tu conjunto de herramientas tecnológicas de RR. HH. es capaz de respaldar la automatización de las tareas que has identificado.
Parte del proceso consiste en comprender para qué no necesitas nuevas herramientas y con qué herramientas ya trabajan tus empleados. Sunder Nookala, cofundador y director ejecutivo de Huminos, habla de ello cuando aborda las experiencias laborales sin fricciones.
«Lo único que podemos hacer de forma práctica para construir un mundo laboral mejor es replantearnos los procesos desde la contratación hasta la jubilación y simplificarlos, de modo que el trabajo pueda adaptarse al lugar preferido de cada trabajador, en vez de obligarlo a recorrer múltiples sistemas para completar su trabajo», afirmó Nookala.
«Por ejemplo, examinemos los procesos de establecimiento de objetivos y evaluación del rendimiento: los sistemas modernos de inteligencia como Huminos permiten completar tareas cotidianas como las comprobaciones del progreso, la programación de conversaciones individuales y el envío o la recepción de comentarios de reconocimiento y desarrollo, entre otras, dentro de Slack o Microsoft Teams, sin cambiar a otra aplicación de software».
Como punto de partida, consulta nuestra selección del mejor software de gestión del rendimiento.
Paso 3: Consideraciones sobre los datos
Cumplir con las normativas de seguridad y privacidad de los datos es solo la punta del iceberg en lo que respecta a las consideraciones relacionadas con los datos que conlleva la automatización.
Comprender qué tipos de datos se pueden recopilar, qué indicadores clave de rendimiento (KPIs) pueden respaldar y cómo pueden utilizarse y por quién son factores que determinarán cómo la recopilación y el análisis de datos mejorarán el proceso de gestión del desempeño de los empleados.
También querrás planificar con tu equipo de TI cómo la migración de datos desde los sistemas existentes a las nuevas soluciones tecnológicas creará una transición fluida entre los procesos que tienes ahora y los nuevos que vas a crear.
Paso 4: Personalización
Los flujos de trabajo, las jerarquías y las estructuras de informes de cada organización son diferentes. Independientemente de las herramientas de evaluación y los procesos que elijas, deben personalizarse para adaptarse a las necesidades y los objetivos de tu organización, además de integrarse con tu HRIS para agilizar la recopilación y el análisis de datos.
Los programas piloto para probar la viabilidad y la eficacia de la automatización a menor escala pueden ayudarte a perfeccionar aún más las herramientas y los procesos, así como a crear un plan de gestión del cambio que aborde las preocupaciones de los empleados sobre lo que la automatización podría significar para su trabajo.
Paso 5: Formación
La formación integral de los equipos de RR. HH. y los directivos desempeñará un papel importante en la adopción satisfactoria de la automatización.
Incorporar los comentarios de las partes interesadas que participan en un programa de formación puede ayudarte a perfeccionar los procesos y la experiencia de usuario de tus soluciones tecnológicas antes de la implementación a gran escala.
Medición del impacto de la automatización de la gestión del desempeño
El impacto de tus esfuerzos de automatización puede manifestarse en varios ámbitos, desde los comentarios de los empleados hasta las encuestas sobre su experiencia y una variedad de métricas que ayudarán a los responsables de RR. HH. a obtener una imagen más clara.
Algunas métricas destacadas para realizar un seguimiento del desempeño son:
- Tiempo ahorrado
- Reducción de errores
- Satisfacción de los empleados
- Precisión y tasas de finalización de cada paso del proceso de gestión del desempeño
- Resultados generales del desempeño.
Estos datos son importantes para calcular el rendimiento de la inversión (ROI) de la automatización y desarrollar con el tiempo tu análisis de costes y beneficios.
¿Quieres saber más sobre cómo mejorar tu enfoque de la gestión del desempeño? Lee nuestro artículo sobre los tipos de sistemas de gestión del desempeño y las mejores prácticas para implementarlos.
