El embudo de reclutamiento: una guía completa
De muchos, uno. La contratación consiste en lanzar la red lo más ampliamente posible para encontrar un grupo de candidatos lo más grande y diverso posible.
El embudo de contratación es una forma práctica de pensar en cómo lanzar esa red y, a medida que los candidatos avanzan por el embudo, ir determinando quién encaja mejor y convencerlo para que se incorpore.
¿Qué es el embudo de contratación?
El embudo de contratación es un modelo que utilizan los reclutadores y los profesionales de RR. HH. para describir las etapas por las que pasa un candidato, desde el conocimiento inicial hasta convertirse en un empleado contratado. Ayuda a visualizar el proceso de contratación y a gestionarlo de forma más eficiente.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Si imaginas la contratación como si fueran ventas, donde el producto es un puesto en tu organización, entonces es muy similar al embudo de marketing que utilizan los equipos de marketing.
¿Por qué es importante el embudo de reclutamiento?
El embudo de contratación es una herramienta útil para ayudar a gestionar el flujo de candidatos desde el conocimiento inicial hasta que aceptan un puesto en la organización.
La contratación es un proceso conocido por ser caótico, pero utilizar el embudo ayuda a los equipos de contratación a organizarse en torno a diferentes tareas y a utilizar los datos para identificar mejoras en las distintas etapas del embudo.
Por ejemplo, la velocidad del embudo de contratación es una métrica de reclutamiento habitual que permite controlar la duración del proceso de contratación y cuánto tiempo pasan los candidatos en cada etapa.
Si los candidatos pasan demasiado tiempo en la etapa de entrevistas, ¿por qué ocurre? ¿No están dispuestos a realizar una evaluación que les has preparado? Tal vez la están completando, pero tienen que esperar demasiado para recibir comentarios.
Etapas del embudo de contratación
Conocimiento
Toda organización tiene dos marcas: la marca general (producto, servicio al cliente, tono de comunicación) y la marca del empleador marca (la forma en que se la percibe como empleador).
Tu marca del empleador tiene un impacto significativo en tu capacidad para atraer (y retener) talento, así que, si todavía no has reflexionado sobre ella, es hora de hacerlo.
La base de tu marca del empleador es tu propuesta de valor para el empleado (EVP), es decir, lo que ofreces a alguien a cambio de sus servicios. Esto incluye el propósito, la misión y la visión, los valores, la compensación total, las oportunidades de desarrollo, la cultura, la forma en que tratas a las personas, etc.
Una vez que tengas una EVP sólida, puedes combinarla con todos los elementos externos, como logotipos y recursos visuales, que conforman una marca.
Crear una marca del empleador sólida ayudará a generar conocimiento sobre tu idoneidad como empleador y hará que encontrar y retener talento sea mucho más fácil.
Puedes empezar a dar a conocer tu marca mediante publicidad, redes sociales y tus activos digitales, como la página de empleo de tu sitio web.
Atracción
Con una marca clara y sólida, puedes empezar a darte a conocer y a publicitar un poco más tu organización junto con puestos específicos.
Este proceso, denominado marketing de contratación, incluye actividades como:
- Redactar y publicar ofertas de empleo claras y atractivas
- Crear una página de empleo atractiva
- Contactar con candidatos, es decir, realizar búsqueda de candidatos
- Iniciar un programa de recomendación de empleados para incentivar y fomentar las recomendaciones.
- Crear perfiles en plataformas de contratación
- Mantener una presencia activa en las redes sociales, es decir, realizar reclutamiento en redes sociales.
Es una oportunidad para divertirte un poco y mostrar aquello que te hace único. Sin embargo, a veces puedes optar por trabajar con empresas de contratación para ayudar a encontrar más candidatos o candidatos mejores y cubrir puestos difíciles de cubrir.
Tecnologías como el software de marketing de contratación y los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) pueden ayudar a crear páginas de empleo y publicar ofertas de empleo.
Presentación de la candidatura
Esta etapa es el punto intermedio entre el momento en que un candidato decide presentar su candidatura y el momento en que envía formalmente una solicitud.
Es importante asegurarse de que el proceso de solicitud sea fluido, elimine las duplicidades, pueda completarse rápidamente y solo plantee preguntas relevantes (que quizá no sean las mismas para todos los puestos). Desviarse en este punto puede dejar a los candidatos exhaustos y hacer que la empresa ahuyente el talento.
En palabras del experto en selección Liam Reese:
"La única información que realmente necesitas en este momento es la cantidad mínima de información necesaria para decidir si entrevistar o no al candidato, además de los datos de contacto para comunicarte con él; no necesitas nada más, así que no pidas nada más."
Los ATS pueden ayudar en este punto al estandarizar ciertos aspectos del proceso de solicitud y garantizar que se recopile la información de cada candidato para poder hacer un seguimiento y responderle.
Otra interesante función de los ATS es poder programarlos para rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplan determinados criterios, como la ubicación o el estado del visado, y enviar información sobre los siguientes pasos a quienes sí los cumplan.
Cribado
El cribado de candidatos es el proceso de evaluar las solicitudes y decidir quién pasará a una entrevista con el responsable de contratación.
El proceso de cribado de candidatos consiste en revisar la información del candidato que tienes disponible (currículum, carta de presentación, perfil de LinkedIn, etc.) y decidir si podría encajar bien.
Las empresas que utilizan herramientas de cribado de currículums suelen experimentar ciclos de contratación más rápidos y una mayor calidad de los candidatos.
Si parece prometedor, el proceso también suele incluir una llamada inicial entre el candidato y alguien de Recursos Humanos, conocida como «llamada de cribado», para profundizar un poco más y hablar sobre el puesto.
En este punto, quizá solo haya una persona involucrada en el proceso, pero probablemente eso cambiará.
A medida que se involucran otras personas, no es mala idea disponer de un diagrama de flujo del proceso de selección que puedan seguir y de un único punto de contacto con el que el candidato pueda interactuar durante todo el proceso, normalmente la persona que realiza el cribado inicial. Esto se denomina reclutamiento de ciclo completo.
Entrevistas y evaluaciones
Ahora entramos en la parte central del embudo de selección, en la que probablemente participe el mayor número de personas.
Entrevistamos a los candidatos y les asignamos tareas para determinar sus cualificaciones, habilidades de comunicación y motivaciones, al tiempo que verificamos la exactitud de su solicitud.
Por otro lado, los solicitantes de empleo pueden demostrar sus capacidades, comprender mejor el puesto y crear una relación de confianza con posibles empleadores.
Ambas partes pueden aclarar expectativas, negociar las condiciones y tomar decisiones informadas sobre cómo seguir adelante.
En última instancia, mediante las entrevistas y las evaluaciones, queremos analizar a fondo las habilidades, conductas y motivaciones necesarias, y crear una experiencia positiva para el candidato, independientemente del resultado.
Es importante contar con una estructura clara para las entrevistas. En su excelente artículo sobre cómo entrevistar a alguien, Mariya Hristova recomienda estructurar las entrevistas como un embudo: empezar en las primeras etapas con las habilidades imprescindibles y avanzar hacia las opcionales en las siguientes.
Ejemplo:
- Primera etapa: Profundizar en su experiencia mediante preguntas específicas, priorizando primero la experiencia imprescindible y avanzando después hacia la opcional.
- Segunda etapa: Entrevista «técnica», que quizá incluya una tarea, en la que se evalúen las habilidades imprescindibles y, potencialmente, se obtenga una idea (basada en el rendimiento del candidato durante la primera entrevista) de sus habilidades deseables.
- Tercera etapa: Centrarse en el valor añadido a la cultura y el encaje conductual.
¡Recomiendo encarecidamente leer el artículo para profundizar en el tema!
Oferta
Aunque la oferta de empleo es el final del proceso de contratación, lograr que los candidatos acepten (es decir, asegurarse de que acepten la oferta) comienza desde el momento en que hablas con ellos por primera vez y sus datos entran en tu software de contratación.
Las acciones que llevas a cabo en cada etapa del embudo ayudan a llevarlos a un estado mental «dispuesto a aceptar», «¡Sí, quiero trabajar en la empresa!» (o hacen lo contrario y consiguen que se autoexcluyan).
Crear una relación de confianza con el candidato es crucial, ya que esto mantendrá alta tu tasa de aceptación de ofertas (OAR) (por lo general, se considera que una buena OAR es de aproximadamente el 90 %).
A medida que avancen en el proceso, descubrirás más cosas sobre el candidato que después podrás utilizar para convencerlo en la etapa de negociación.
Por ejemplo, si un desarrollador quiere adquirir más experiencia con una determinada tecnología y esto es algo que puedes ofrecerle realmente, entonces es algo que debes destacar.
Para obtener más información, consulta el excelente artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de empleo.
Cómo crear un embudo de contratación
Este es un proceso rápido que te ayudará a crear un embudo de contratación:
- Desarrolla tu EVP y tu marca empleadora
- Define tus objetivos de contratación
- Define tu candidato ideal
- Crea plantillas de correo electrónico para cada etapa del embudo de contratación con el fin de optimizar la comunicación con los candidatos.
- Redacta y publica algunas descripciones de puestos
- Busca y selecciona candidatos
- Desarrolla un proceso de entrevistas
- Hazles una oferta que no puedan rechazar
- Desarrolla métricas de contratación útiles que te ayuden a optimizar tu embudo.
Consejo profesional: las herramientas gratuitas de contratación ayudan a visualizar y perfeccionar tu embudo de contratación para obtener mejores resultados en la selección.
Métricas del embudo de contratación
Hay un viejo dicho que dice: «Lo que se mide se gestiona», lo que significa que supervisar la eficacia de algo mediante métricas claras es esencial para mejorarlo.
En lo que respecta a medir la eficacia del embudo de contratación, hay bastantes métricas entre las que elegir:
Las métricas del embudo de contratación son cruciales para evaluar la eficacia y agilizar tu proceso de contratación.
Estas son algunas métricas clave que debes tener en cuenta:
- Tiempo para cubrir el puesto: Mide el número de días que se tarda en cubrir un puesto desde el momento en que se publica la oferta hasta que se acepta la oferta.
- Tiempo de contratación: Mide el número de días desde que un candidato entra en el proceso (por ejemplo, presenta su candidatura o es contactado) hasta que acepta la oferta de empleo.
- Fuente de contratación: Registra de dónde proceden los candidatos (por ejemplo, bolsas de empleo, redes sociales, recomendaciones de empleados y agencias de contratación).
- Tasa de finalización de solicitudes: Mide el porcentaje de candidatos que completan el proceso de solicitud después de iniciarlo.
- Proporción entre selección y entrevista: Mide el número de candidatos seleccionados en comparación con el número de candidatos entrevistados.
- Proporción entre entrevistas y ofertas: Mide el número de candidatos entrevistados en comparación con el número de ofertas de empleo realizadas.
- Tasa de aceptación de ofertas: Mide el porcentaje de ofertas de empleo aceptadas por los candidatos.
Por suerte, puedes apoyarte en tu sistema de contratación para realizar un seguimiento de estas métricas, ya que muchos sistemas cuentan con informes integrados para estas métricas (o con informes que puedes personalizar según tus necesidades específicas).
Buenas prácticas para el embudo de contratación
Sigue estas buenas prácticas para crear y optimizar tu embudo de contratación:
- Haz que la marca esté siempre presente: Tu marca es valiosa, guíate por tus valores y protégela a toda costa.
- Desarrolla perfiles de candidatos: Crea perfiles detallados de tus candidatos ideales, incluyendo sus habilidades, experiencia y adaptación cultural, para orientar tus esfuerzos de búsqueda y selección.
- Aprovecha a los empleados actuales: Aprovecha a los empleados actuales para que recomienden candidatos y participen en tus esfuerzos de marketing de contratación.
- Implementa un ATS: Cuando tu contratación alcance un volumen suficiente, utiliza un ATS para gestionar y agilizar el proceso de solicitud, hacer seguimiento de los candidatos y mantener registros organizados. Esta es nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
- Comunicación y colaboración frecuentes: La contratación debe ser un esfuerzo colaborativo entre los responsables de selección y los responsables de contratación.
- Un grupo diverso de candidatos y un equipo de entrevistadores: Es importante para aportar nuevas ideas y perspectivas a ambos lados de la mesa de entrevistas.
- Estandariza los procesos de selección y entrevistas: Desarrolla criterios de selección y preguntas de entrevista coherentes para garantizar la equidad y la objetividad, y asegúrate de que los entrevistadores estén formados en las mejores prácticas para realizar entrevistas eficaces e imparciales.
- Sé transparente y honesto: Ser abierto y honesto abre la puerta a una variedad de preguntas que te permitirán evaluar si la persona es una buena candidata para el puesto.
Puedes optimizar tu embudo de contratación aprovechando sistemas de contratación para pequeñas empresas que automatizan estos procesos clave.
Suscríbete al boletín de People Managing People
Para obtener más ayuda sobre todo lo relacionado con la adquisición y la gestión del talento, suscríbete a nuestro boletín semanal para líderes de RR. HH. y de empresas. Recibirás todos nuestros contenidos más recientes para ayudarte a crecer profesionalmente y generar un mayor impacto en tu organización.
