Cómo Realizar Una Revisión Del Talento En 5 Pasos
Una revisión de talento es un proceso estructurado en el que los líderes evalúan el desempeño de los empleados, detectan brechas de capacidades y planifican para roles futuros. Ayudan a identificar empleados de alto potencial, fortalecer la planificación de sucesión y mantener actualizados los datos de talento, para que tu organización siempre esté lista para afrontar nuevos desafíos. Aprenderás qué es una revisión de talento, los beneficios que aporta y cómo implementarla eficazmente.
¿Qué es una revisión de talento?
La revisión de talento es el proceso mediante el cual los líderes de tu organización evalúan su talento basándose tanto en su desempeño como en su potencial. Este es un proceso crucial que contribuye a tu estrategia general de talento y que ayuda a brindar una visión clara de:
- Lo que tienes hoy desde la perspectiva del talento
- Qué capacidades necesitarás a medida que avances hacia el futuro
- Cualquier brecha que debas cubrir.
¿Quién debe realizar una revisión de talento?
Como socios estratégicos del negocio, los profesionales de Recursos Humanos suelen desempeñar un papel de habilitación para los líderes con los que colaboran. Así es como se debe considerar el proceso de Revisión de Talento.
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Para tener éxito, las revisiones de talento no pueden verse como "otra cosa más de RRHH". Esencialmente, tu proceso de revisión de talento debe ser facilitado por RRHH, pero liderado y asumido por los líderes del negocio.
Esto significa que los líderes del negocio son responsables de:
- Promover/comunicar el valor del proceso
- Asegurarse de que los líderes participantes sean responsables de contribuir plenamente al proceso (preparación, reunión de Revisión de Talento, tareas de seguimiento)
- Liderar y participar activamente en las reuniones de revisión de talento
- Aprovechar los resultados de la revisión de talento para activar la estrategia de talento (por ejemplo, desarrollar talento específico, buscar habilidades/competencias externas, etc.).
Tu equipo de RRHH/Gestión del Talento debe ser responsable de lo siguiente:
- Definir el proceso
- Crear herramientas/recursos/otros materiales necesarios para ejecutar el proceso
- Formar a los líderes en el proceso y en el uso de las herramientas
- Ayudar a facilitar las sesiones de revisión de talento lideradas por los líderes
- Colaborar con el equipo de liderazgo para crear planes de desarrollo para el talento clave y refinar la estrategia de talento para asegurar el éxito futuro de la organización
- Desafiar a los líderes a pensar de manera crítica y calificar a sus empleados sobre la base de criterios definidos.
¿Por qué realizar una revisión de talento?
El objetivo principal de realizar revisiones de talento es obtener una comprensión más profunda de tu cartera de talento. Esto permite múltiples beneficios para tu organización, entre ellos:
- Comprender las prioridades críticas a las que se enfrenta tu organización y asegurar que tienes el talento adecuado para satisfacer las necesidades actuales y futuras del negocio
- Obtener una visión más profunda de quiénes son tus colegas de alto potencial (también llamados HiPo), lo que te permite desarrollar de manera focalizada a estos empleados de alto potencial y ubicarlos donde aportarán mayor valor a tu organización.
- Mitigar riesgos futuros de talento desarrollando una sólida cantera interna de talento y, al mismo tiempo, entendiendo qué talento necesitas ‘comprar’ externamente.
En resumen, las revisiones de talento son fundamentales para garantizar que cuentas con el talento necesario para satisfacer las necesidades continuas de tu negocio.
¿Qué debe incluir una revisión de talento?
Un proceso maduro de revisión de talento debe lograr lo siguiente:
- Evaluar tu talento en función del desempeño y del potencial
- Identificar y reconocer empleados de alto potencial dentro de tu organización
- Identificar sucesores para roles críticos (por lo general, todas las posiciones de liderazgo y otras habilidades críticas o en riesgo)
- Dar impulso al desarrollo del talento clave definiendo los próximos pasos de desarrollo para dicho talento.
Cómo realizar una revisión de talento
Antes de entrar en cómo llevar a cabo una revisión de talento, una palabra sobre la frecuencia.
Si es posible, intenta reunirte una vez por trimestre para analizar tu talento. Esto mantendrá tus datos actualizados, las conversaciones sobre talento en primer plano y, en general, te brindará más flexibilidad y oportunidades.
Sin embargo, dependiendo de las necesidades de tu organización, reuniones semestrales o, como mínimo, anuales de talento también serán suficientes.
1. Define y comunica tu proceso de revisión de talento
A menos que ya tengas un proceso de revisión de talento existente que puedas desempolvar y usar como punto de partida, tu primer paso será definir y educar a tus líderes sobre tu nuevo proceso de revisión de talento.
Considera lo siguiente, que necesitarás definir:
¿Cómo evaluarás a tu talento?
Cómo define tu organización "rendimiento" y "potencial" es la base sobre la que evaluarás a tus colegas a través del proceso de revisión de talento.
Presumiblemente, tu organización ya cuenta con un proceso de gestión del rendimiento bien establecido.
No quieres reinventar la rueda: tu proceso de revisión de talento debe integrarse fácilmente en todos tus procesos de RR. HH..
Lo más recomendable es ser coherente con la forma en que tu organización ya define el rendimiento a través de las evaluaciones/rendimiento o tu proceso de gestión del rendimiento.
Definir el potencial es algo más intangible y puede ser un poco más poético de describir. Organizaciones como Korn Ferry han realizado una amplia investigación sobre el potencial en la que puedes apoyarte.
El modelo de Korn Ferry incluye 18 cualidades que son fuertes indicadores de potencial, como rasgos de liderazgo, capacidad de aprendizaje y aptitud para la resolución de problemas.
Cómo definas el potencial en tu organización será una decisión personal basada en las complejidades y necesidades particulares de tu empresa.
Sin embargo, te animaría a considerar dos cosas como parte de tu definición:
(1) Promovilidad. ¿Cree el equipo de liderazgo que una persona tiene la capacidad de ser promovida a puestos de alto nivel?
(2) Preparación. ¿Cuán pronto estará una persona lista para su siguiente movimiento? ¿Está lista ahora (literalmente podría asumir el puesto si quedara vacante)? ¿Estará lista pronto (en el próximo año a tres años)? ¿O tomará tiempo prepararla para futuras oportunidades (requerirá más de tres años para desarrollarla hacia ese puesto)?
¿Cuál es tu enfoque para las listas de sucesión?
Documentar formalmente tu sucesión es esencial para ayudarte a entender a quién necesitas desarrollar para estar preparado en caso de que alguien deje su puesto.
Además, esto te da una visibilidad clara de las brechas que debes trabajar para cerrar.
La mejor práctica para las listas de sucesión es contar con un plan de sucesión para todos los puestos críticos en tu organización.
Según mi experiencia, esto incluye:
- Todos los puestos de liderazgo
- Cualquier otro puesto que sea crítico para el negocio donde necesitaríamos un plan para mitigar la disrupción si el titular deja el puesto
- Cualquier posición de nicho/difícil de cubrir.
¿Quién está dentro del alcance?
Aunque la mejor práctica sería incluir toda tu organización en la revisión de talento, esto puede que no sea práctico según el tamaño o las limitaciones de la organización.
Si necesitas ser selectivo sobre cuáles audiencias están incluidas en la revisión, asegúrate de comunicar claramente a los participantes quiénes están considerados para la revisión.
¿Qué herramientas vas a utilizar?
La forma en que captures esta información variará según las herramientas a tu disposición. Muchos sistemas de información de recursos humanos o sistemas de gestión del talento ofrecen herramientas diseñadas para apoyar tus procesos de revisión del talento y planificación de la sucesión.
Si no cuentas con una solución tecnológica de RRHH que pueda asistir, no hay problema en apoyarte en Excel, PowerPoint u otra solución sencilla para documentar esta información crítica.
Una de las herramientas más utilizadas para apoyar la revisión del talento es la matriz de 9 casillas. Esta herramienta, simple pero efectiva, proporciona un marco útil para calificar a los colegas según su desempeño y potencial.
Esto crea un lenguaje común que tus líderes pueden aprovechar al calibrar sus equipos.
Una vez que tu proceso ha sido definido, es esencial que comuniques esto claramente a todos los líderes que participarán en el proceso.
Recuerda, la revisión del talento debe ser responsabilidad de los líderes de negocio, facilitada por RRHH. Esto significa que es fundamental educar a tus líderes sobre el proceso, la frecuencia de las revisiones, las definiciones clave, etc., para que puedan asumir la responsabilidad.
Y ten en cuenta que la tecnología ha avanzado mucho, especialmente a medida que la inteligencia artificial se ha involucrado más en los procesos de gestión del desempeño.
Las herramientas modernas pueden ayudarte a automatizar tareas dentro de tu proceso de revisión del desempeño para que nada se pierda.
2. Haz que tus líderes hagan sus tareas
Parte de tu enfoque de comunicación incluirá las expectativas acerca de tus líderes mientras se preparan para asistir a las reuniones de revisión del talento en vivo.
Por lo general, se espera que los líderes califiquen a todos sus colegas en función de las definiciones de desempeño/potencial que has comunicado y preparen viñetas o puntos clave que ayuden a justificar sus calificaciones. Esto puede incluir algo como una revisión del talento en 9 casillas u otro formato que brinde estructura.
Además, deben identificar si tienen sucesores que podrían ocupar su puesto si dejaran su posición y qué tipo de desarrollo necesitarían estos sucesores para estar preparados y asumir el cargo de inmediato.
3. Realiza reuniones de revisión del talento
Por lo general, las reuniones de revisión del talento avanzan por la jerarquía de liderazgo, comenzando con reuniones con líderes de menor nivel y avanzando hacia el nivel de liderazgo ejecutivo.
La mejor práctica para la revisión del talento sería realizar sesiones en vivo con todos los gestores que informan a un líder de negocio.
Esto permite que el equipo de liderazgo:
- Colabore en cómo califican a sus empleados
- Reciban retroalimentación entre ellos para obtener perspectivas adicionales, y
- Discutan cómo aprovechar mejor el talento del equipo para cumplir con las necesidades del negocio.
Facilitando reuniones de revisión del talento
Hay muchas formas de abordar estas reuniones, pero el enfoque más sencillo que he encontrado es dar a cada líder un momento para destacar a su equipo.
Otro enfoque es discutir a los colegas según el nivel de puesto o la categoría salarial. Esta es una excelente manera de asegurarse de que estés calibrando correctamente a los empleados en comparación con sus pares que tienen expectativas similares.
Cualquiera de los dos enfoques, o una combinación de ambos, puede ser adecuado. En caso de duda, deja que el líder del grupo decida qué es lo que mejor le funciona.
Algo para lo que debes estar preparado como facilitador de una revisión del talento es la pasión que los líderes tienen por su gente.
He visto más de un debate acalorado y contencioso sobre cómo se califica a los empleados durante el proceso.
Como facilitador, debes tanto retar a los participantes a pensar objetivamente sobre sus colegas como animarles a discrepar de forma respetuosa para asegurar un diálogo transparente y saludable.
4. Analiza tus datos (pero evita la parálisis por análisis)
Tómate el tiempo de recopilar y analizar tus datos. Esta información proporcionará a tu equipo ejecutivo valiosas perspectivas sobre el estado actual del talento en su organización.
El enfoque de tu análisis debe ser garantizar que cuentas con la calidad y cantidad de talento necesarias para cumplir los objetivos empresariales. Esto permite que tu equipo ejecutivo perfeccione tanto sus estrategias de talento como las de negocio.
¡Pero evita caer en la trampa de la parálisis por análisis!
Una vez finalizadas tus reuniones de revisión de talento, ahora tienes una gran cantidad de datos ricos sobre tu talento a mano. Sin embargo, estos datos no aportan valor a menos que actúes en consecuencia.
Evitando la trampa de la parálisis
Aquí tienes algunas recomendaciones para evitar caer en la trampa de la parálisis por análisis:
- Márcate una fecha límite para informar a la dirección. Sin una fecha límite definida, es fácil perderse en el análisis. Comprometerte a una fecha para informar a la dirección te obliga a actuar y te evita pasar demasiado tiempo sobreanalizando los datos.
- Limita el alcance de tu informe inicial. Focalizarte es una gran manera de evitar que la perfección obstaculice el progreso. Prueba enfocarte en ciertos grupos demográficos primero; quizá un segmento de negocio, un nivel de liderazgo que sea prioridad actualmente, u otro grupo que requiera apoyo extra. Siempre podrás volver y profundizar más en los datos con el tiempo.
- Pide ayuda. Si no sabes dónde enfocar tu tiempo y energía, ¡no dudes en preguntar a tus clientes (el equipo directivo de la empresa)! Solicitar la opinión de tus líderes sobre lo que es más importante para alcanzar sus objetivos empresariales es una gran forma de acotar tu alcance y centrar tu atención en lo que realmente importa.
Los sistemas de adquisición de talento desempeñan un papel fundamental en la evaluación de los empleados actuales y en la planificación del crecimiento futuro de la organización.
5. Crea planes de acción significativos y orientados a resultados
Los líderes y profesionales de RRHH deben aprovechar los datos para crear planes de desarrollo específicos y orientados a resultados para sus colaboradores.
Esto puede incluir (pero no se limita a) planes específicos para los empleados con oportunidades de desarrollo tales como
- Asignaciones desafiantes para desarrollar nuevas habilidades
- Nuevos roles para asegurarnos de que nuestro mejor talento enfrente los mayores y más complejos retos organizativos
- Oportunidades de mentoría para hacer networking y desarrollarse a través del aprendizaje social
- Oportunidades formales de aprendizaje y desarrollo como cursos o programas de formación.
Mejores prácticas para la revisión de talento
Echemos un vistazo a algunas mejores prácticas que puedes emplear tanto en el desarrollo como la implementación de tu revisión de talento.
Vincula tu revisión con tu estrategia de talento
Si has leído alguno de mis otros artículos para People Managing People, quizá hayas notado que soy un fanático de la estrategia de talento.
Como toda solución de RRHH, tu proceso de revisión de talento debe contribuir a tus objetivos estratégicos de talento. Esto garantiza que todos tus procesos de revisión de talento funcionen en sintonía con otros procesos relacionados con el talento.
Antes de lanzar tu revisión de talento, siempre vale la pena hacer una reflexión para asegurarte de que los esfuerzos que estás realizando realmente impulsarán tu estrategia general. Prueba haciendo preguntas como:
- ¿Qué imperativos de negocio críticos debemos cumplir? ¿Cómo permitirá nuestro proceso de revisión de talento alcanzar estos imperativos esenciales?
- ¿Qué competencias, habilidades, comportamientos y valores queremos fomentar en nuestra organización? ¿Qué mentalidad o comportamientos de liderazgo queremos impulsar? ¿Nuestros empleados/líderes de alto potencial identificados en la revisión de talento evidencian estos rasgos clave que valoramos?
- ¿Existen grupos demográficos subrepresentados entre nuestros empleados y/o líderes? ¿Cómo podemos aprovechar el proceso de revisión de talento para impulsar nuestros esfuerzos de DEI?
Si tu revisión de talento no está ayudando a abordar cuestiones clave como estas, merece la pena volver al tablero de dibujo para asegurarte de que todo lo que hagas se vincule cuidadosamente con tu estrategia de talento.
Sé ágil
A pesar de los detractores, las metodologías ágiles pueden mejorar considerablemente la entrega de soluciones de RRHH.
Te animo a considerar los siguientes principios ágiles cuando comiences el proceso de revisión de talento de tu organización.
Co-desarrolla junto al negocio
Desarrollar en colaboración con los líderes empresariales, quienes utilizarán tus evaluaciones de talento, ayuda a garantizar que incorpores sus deseos y necesidades en el proceso.
En ágil, la satisfacción del cliente viene primero y esta es una excelente manera de asegurarte de que tus clientes (los líderes que utilizarán el proceso) se comprometan y adopten tu nuevo proceso de evaluación de talento.
Crea simplicidad
Los procesos ágiles se centran en crear simplicidad, lanzar productos mínimos viables (MVP) y asegurar que satisfaces las necesidades de tu cliente y entregas rápidamente. No dejes que tu necesidad de perfección obstaculice el entregar de manera ágil algo excelente para tu organización.
Desarrollo iterativo
Desarrollar de forma iterativa tu proceso de evaluación de talento incrementa tu 'velocidad de salida al mercado' y te permite recolectar retroalimentación y hacer ajustes para asegurar su eficacia y eficiencia en el futuro.
Evita sesgos y datos de talento obsoletos
Nunca podrás obtener una visión clara de tu talento si tus datos están llenos de sesgos. Entonces, ¿cómo puedes evitar sesgos en tu proceso de revisión? Aquí van algunos consejos:
Comparte sesgos comunes con tus gerentes
Una de las formas más sencillas de contrarrestar los sesgos es simplemente llamar la atención de tus líderes sobre los sesgos que existen.
Incluso tus mejores líderes también son humanos y tendrán sesgos inherentes.
Dar a los participantes del proceso una visión sobre los sesgos que podrían afectar su evaluación antes de que valoren su talento puede ayudarles a dar un paso atrás y afrontar una evaluación de talento sin prejuicios.
Ten un proceso claro y definiciones precisas
Un proceso claramente definido, con definiciones explícitas de lo que significa ser de alto rendimiento y potencial, es fundamental para asegurar una ejecución consistente de las evaluaciones de talento.
No debe existir ambigüedad en el proceso y debe comunicarse claramente a todas las partes involucradas para garantizar que todos los líderes de tu organización apliquen el mismo criterio al evaluar a su personal.
Colabora
Hacer que los equipos de liderazgo trabajen juntos para evaluar a su personal es un mecanismo clave para asegurar la coherencia en cómo se evalúan tus empleados.
Por eso recomiendo encarecidamente organizar reuniones periódicas de revisión de talento con tu equipo de liderazgo. Discutir esta información en vivo permite que los gerentes comprendan la lógica que se aplica a otros y establezcan coherencia.
Esto también permite a los gerentes dar retroalimentación a sus colegas sobre sus experiencias trabajando con los empleados de los demás.
Mantén los datos actualizados
Que un empleado haya sido calificado altamente en años anteriores no significa que tenga pase libre cuando repitas el proceso, y lo mismo aplica si ha sido un desempeño intermedio que necesita mejorar.
Los datos de talento son altamente dinámicos y deben considerarse como vivos y en constante cambio. Eliminar sesgos y revisar tu talento con una nueva perspectiva ayuda a garantizar que no te veas afectado por datos antiguos que pueden frenar tus objetivos de talento en general.
Aprovecha la tecnología para escalar tus procesos
Aunque es posible salir adelante sin soporte tecnológico, las organizaciones grandes y en crecimiento se beneficiarán especialmente de soluciones tecnológicas diseñadas para ayudar a tu proceso de revisión de talento.
Busca una herramienta que:
- Te ayude a recopilar datos de talento durante todo el año
- Fomente la colaboración y discusión continua entre líderes
- Ofrezca una visión en tiempo real de todo tu grupo de talento
- Te enseñe las mejores prácticas para el desarrollo del talento.
Mi recomendación es seguir el enfoque ágil que mencioné anteriormente. Comienza con un proceso simple y obtén claridad en el camino.
Una vez que hayas definido un enfoque que funcione para tu organización, puedes refinarlo aún más examinando qué tipo de soluciones tecnológicas existen disponibles para ayudarte a optimizar el proceso.
Las evaluaciones de talento te ayudan a mantenerte competitivo
Recuerdo de mi último ciclo de evaluación de talento a un vicepresidente de TI muy motivado que decía: “Centrarme en el talento es una de las cosas más impactantes que puedo hacer como líder dentro de nuestra organización”, ¡y no podría estar más de acuerdo!
Siempre es bueno comenzar un nuevo año con introspección, y el proceso de revisión de talento es una excelente manera de hacerlo en tu organización. Sin embargo, como mencioné anteriormente, lo ideal es apuntar a una frecuencia trimestral.
Las revisiones de talento cumplen un papel importante en la identificación y el desarrollo de tu mejor talento. Como compartió recientemente Emily Rose McRae, quien supervisa el área de Futuro del Trabajo y Analítica de Talento en Gartner, en una entrevista con CNBC:
“La escasez de talento de la que hablamos durante todo 2022 no ha desaparecido”, dice McRae. “Así que te encuentras en una situación donde es más difícil conseguir personal, y tienes una necesidad desesperada de talento.”
Con la competencia tan feroz, no puedes permitirte que los empleados de alto rendimiento pasen desapercibidos y se vayan con un rival.
Hay muchas herramientas en tu caja al momento de gestionar el talento—te animaría a asegurarte de que el proceso de Revisión de Talento sea una de las que utilices.
