Recursos Humanos Ágiles: Cómo Gestionar Programas de Talento Como Equipos de Producto
Durante las últimas dos décadas, las metodologías ágiles han transformado fundamentalmente la comunidad tecnológica, permitiendo a las organizaciones aumentar la velocidad de lanzamiento de soluciones al mercado, la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Estas mismas metodologías ahora se consideran habilitadoras no solo para los departamentos de TI y Digital, sino también para operaciones, marketing y, sí, incluso para las prácticas de RR. HH. La implementación de la estrategia de RR. HH. en la Gestión Ágil de Recursos Humanos permite enfoques flexibles y adaptativos ante las necesidades de la fuerza laboral y los cambios organizacionales.
Entonces, ¿cómo pueden aplicarse los mismos principios ágiles que revolucionaron el mundo tecnológico a la función de recursos humanos?
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¿Qué Significa Exactamente la Gestión Ágil de Recursos Humanos?
La Gestión Ágil de Recursos Humanos es una metodología de entrega de soluciones que utiliza principios de desarrollo iterativo para priorizar la velocidad de entrega, la experimentación y la satisfacción del cliente.
La gestión ágil de RR. HH. es más que simples procesos. Comienza con una mentalidad y una cultura que buscas desarrollar.
Muchas organizaciones grandes/establecidas están plagadas de burocracia, procesos complicados y trámites innecesarios. Esto conduce a la estancación, la disminución de la implicación de los empleados y, en última instancia, a una pobre satisfacción del cliente.
Una mentalidad y cultura ágil en RR. HH. consiste en derribar estas barreras para adoptar valores ágiles como la satisfacción del cliente (ya sea interno o externo), la simplicidad, la rapidez y la innovación.
Por Qué RR. HH. Debería Ser Ágil
Para entender el futuro ágil de los recursos humanos, es útil mirar sus orígenes.
En 1901, como resultado de la Revolución Industrial, la rápida innovación y las presiones de la sindicalización y los conflictos laborales a gran escala, National Cash Register fundó lo que se creía que era el primer departamento de RR. HH. llamado «Personal».
Principalmente un brazo administrativo del negocio, el área de Personal se centraba en tareas asociadas con el reclutamiento, la contratación, las quejas de los empleados, gestión de nóminas e incluso el bienestar del empleado.
A lo largo del siguiente siglo, impulsados por leyes que fortalecían los derechos de los empleados, los equipos de RR. HH. se volvieron cada vez más administrativos y orientados al cumplimiento. La rápida globalización y los avances tecnológicos como los sistemas de información de recursos humanos acabaron provocando que las funciones de RR. HH. fueran recortadas, externalizadas y aún más centradas en la administración.
Sin embargo, en muchos casos, el péndulo se había movido demasiado y el enfoque en el bienestar de los empleados que tenía el equipo de Personal de National Cash Register había quedado en el olvido. Como Namely describe: “Los departamentos de RR. HH. de antaño se han caracterizado como anticuados, rígidos y meros departamentos de quejas. Hay una razón por la que los organizadores pueden llenar conferencias enteras hablando sobre la necesidad de ‘redefinir los RR. HH.’”
Hoy en día, las responsabilidades de RR. HH. se extienden mucho más allá de las relaciones laborales. Las personas exigen más de sus empleadores y los profesionales de RR. HH. han pasado a ser socios estratégicos en la aceleración de los resultados empresariales.
Sin embargo, con el aumento del alcance y la responsabilidad estratégica, surge la necesidad de que los recursos humanos se adapten y estén a la altura del desafío. Aquí es donde entra la gestión ágil de RR. HH.
Los modelos tradicionales de entrega en RR. HH. pueden carecer de la velocidad, la atención al cliente y la innovación necesarias para satisfacer las expectativas y necesidades de tus empleados.
La agilidad permite a los equipos de RR. HH. crear rápidamente productos/equipos de productos y adoptar un enfoque centrado en las personas al diseñar nuevas iniciativas.
| RR. HH. Tradicionales | RR. HH. Ágiles |
|---|---|
| Centrado en procesos | Centrado en el cliente |
| Holístico | Iterativo |
| Prescriptivo | Experimental |
| Formal | Flexible |
| Perfección | Progreso |
Consejo: Utilizar plataformas de RR. HH. de código abierto puede apoyar enfoques de RR. HH. Ágil ofreciendo herramientas flexibles adaptables a medida que evolucionan los equipos.
Cómo Convertirse en Ágil
Entonces, ¿cómo puede un área de RR. HH. volverse ágil? La agilidad suele considerarse como un proceso o metodología, pero en realidad es mucho más que eso. Me gusta pensar que la gestión ágil de RR. HH. se compone de tres elementos principales:
- Mentalidad y cultura ágiles
- Procesos ágiles
- Diseño organizacional y entrega ágiles.
En primer lugar, cualquiera tiene la capacidad de ser ágil, sin importar el tamaño de la empresa ni los recursos disponibles. Las plataformas de RR. HH. para pequeñas empresas pueden respaldar un enfoque de RR. HH. Ágil al ofrecer herramientas adaptables para la toma de decisiones rápida y una gestión básica del cambio.
Mentalidad y cultura ágil
La satisfacción del empleado primero
Los procesos ágiles se centran en poner a las personas primero y asegurar la satisfacción del cliente. En este caso, tus clientes son los empleados y líderes de tu organización que aprovecharán los productos (es decir, beneficios, herramientas de desarrollo de talento, aprendizaje y desarrollo, etc.) que tu equipo de RRHH les entrega.
Adoptar un enfoque centrado en las personas, por ejemplo, co-creando tus soluciones como una colaboración entre el equipo de RRHH y los líderes del negocio, es una excelente manera de asegurarte de satisfacer las necesidades de tus clientes/usuarios finales. Más allá de la co-creación, también puedes aprovechar encuestas, grupos focales o entrevistas para recopilar retroalimentación. Lo clave es que tu proceso de retroalimentación debe ser oportuno para informar el desarrollo iterativo de tus soluciones de RRHH.
Crear simplicidad, aumentar la velocidad
Uno de los principales principios de una cultura ágil es la tendencia a la simplicidad para posibilitar la velocidad en la entrega. Aunque es común que en el mundo corporativo digamos que no hay que "hervir el océano", la realidad es que esta es una trampa en la que las organizaciones de RRHH caen continuamente. Con demasiada frecuencia, los procesos se sobre-diseñan o se idean pensando más en la simplicidad de los integrantes del equipo de RRHH que en la del usuario final.
Procesos simples tanto para RRHH como para el usuario final no solo incrementan la velocidad con la que se pueden ofrecer nuevos servicios a tus colegas, sino también la probabilidad de que los empleados adopten y aprovechen tus nuevas soluciones de RRHH.
Productos mínimos viables (MVP)
En algún momento de tu carrera, sin duda has escuchado "no dejes que la perfección se interponga en el progreso". Es natural que seamos perfeccionistas, sobre todo con el trabajo que nos apasiona y que sentimos como propio.
El concepto de MVP deja el perfeccionismo de lado. El enfoque aquí debe ser crear soluciones que cumplan con los requisitos mínimos necesarios establecidos para empezar a aportar valor a tu organización lo antes posible. A partir de ahí, puedes recopilar retroalimentación continua de los empleados e iterar.
Procesos ágiles
Aprovecha la retroalimentación para el desarrollo iterativo
La ventaja de emplear el enfoque MVP que discutimos anteriormente para la entrega de soluciones de RRHH es que aceleras la obtención de un producto utilizable para los líderes, evitas sobre-ingenierizar la solución accidentalmente y recopilas retroalimentación significativa en tiempo real para perfeccionar el proceso.
Desarrollar tus productos de manera iterativa significa sencillamente que continuarás perfeccionando y relanzando con el tiempo, basándote en la retroalimentación de empleados y líderes. Esto puede suceder más al principio cuando tus procesos de RRHH son completamente nuevos en la organización, pero es esencial que con el tiempo sigas recolectando comentarios y realizando ajustes para garantizar su eficacia y efectividad en el futuro.
Pensamiento de diseño
Como mencioné antes, poner al usuario final en primer lugar es uno de los principios fundamentales de la gestión ágil de RRHH. Una de las formas más sencillas de asegurarte de cumplir este principio es formalizar prácticas de pensamiento de diseño dentro de tu función de RRHH.
Pensamiento de diseño es simplemente "un proceso para resolver problemas priorizando por encima de todo las necesidades del consumidor". En el ámbito de RRHH, esto significa aplicar estos mismos principios centrados en las personas para resolver problemas complejos y crear la mejor experiencia posible para los empleados.
Todos los nuevos desafíos, problemas y soluciones que intentes implementar como función de RRHH deben comenzar con un paso formal de diseño centrado en las personas.
Descomponer procesos complejos
Ágil, en el ámbito tecnológico, descompone magistralmente soluciones complejas en piezas más pequeñas y manejables que se pueden desarrollar e implementar a lo largo del tiempo. Esto permite a los equipos de producto ágiles mejorar los productos incrementalmente de forma mucho más rápida que creando una solución compleja y grande de una sola vez.
La gestión ágil de RRHH no es diferente. Tienes la capacidad de mejorar notablemente la velocidad con la que puedes optimizar la experiencia de tus empleados si adoptas un enfoque similar. Como parte de tu planificación de proyectos, divide los desafíos complejos de RRHH en componentes más simples y fáciles de implementar. Cada componente debe contribuir al panorama general/meta final de lo que deseas lograr.
Un ejemplo sencillo de esto sería implementar un nuevo programa híbrido de regreso al trabajo. En lugar de tratar de construir un enfoque integral para traer de vuelta a todos tus empleados a la oficina, divide tu estrategia en pasos lógicos.
Por ejemplo, primero podrías considerar que tu grupo ejecutivo regrese a la oficina como mecanismo para que sirvan de ejemplo. O, si tienes varias oficinas, podrías pensar en que los empleados vuelvan primero a una ubicación central clave.
Esto te brinda además el beneficio añadido de poder corregir el rumbo a lo largo del proceso utilizando un ciclo de retroalimentación en tiempo real para seguir iterando sobre tu enfoque conforme llevas tu visión final a la realidad.
Rituales de comunicación
La comunicación es un arte en un mundo ágil. La velocidad a la que trabajan los equipos exige mayores niveles de comunicación, pero también es esencial asegurar que tus equipos de entrega no se vean sobrecargados con reuniones que les impidan ejecutar.
Agile tiene esto resuelto. Las reuniones se reducen y se aprovechan ‘rituales’ clave para eliminar barreras y mantener a los equipos enfocados en sus tareas inmediatas. Un par de rituales que recomiendo considerar son los ‘stand-ups’ y las ‘retrospectivas’.
Los stand-ups están diseñados para ser reuniones rápidas de trabajo en equipo que resuelven actualizaciones de progreso, desafíos y eliminan obstáculos.
El enfoque más sencillo para esto es que cada miembro del equipo cubra:
(1) Qué han logrado desde la última vez que se reunieron
(2) En qué están trabajando actualmente
(3) Qué obstáculos enfrentan.
Cualquier obstáculo identificado durante la reunión debe ser asignado a alguien para abordarlo y asegurar que el progreso continúe. Tradicionalmente, los stand-ups se realizan a diario, pero puedes ajustar la frecuencia según tus necesidades.
Las retrospectivas tienen menos que ver con actualizaciones de progreso y más con lecciones aprendidas. La intención de una retrospectiva es crear un espacio seguro para alinear lo que salió bien, lo que no tanto, y usar esto como un ciclo de retroalimentación para la mejora continua.
Esto tradicionalmente sucedería semanalmente, pero, nuevamente, puedes ajustarlo según lo que tenga sentido para tus equipos de entrega de soluciones.
Diseño y entrega organizacional ágiles
Diseño organizacional ágil
Tu diseño organizacional es un aporte imperativo en tu camino ágil. Sin embargo, la composición de tu equipo ágil de RRHH puede variar drásticamente según el tamaño de tu organización, la madurez de tus procesos ágiles y el alcance de lo que estés entregando.
Independientemente de las necesidades específicas de tu organización, existen algunos principios inherentes a cualquier equipo ágil de RRHH: un propósito claro, enfoque en el cliente, autonomía/toma de decisiones llevada al nivel más bajo posible y decisiones basadas en datos obtenidos por retroalimentación.
Según la escala de tu organización ágil, puede que también necesites implementar nuevos roles ágiles como Agile Coaches, Scrum Masters y Product Owners.
Equipos de producto ágiles y multifuncionales
Independientemente del diseño organizacional que elijas, la entrega ágil se basa en la capacidad de tu organización para formar equipos de producto ágiles que sean flexibles y multifuncionales. Esto implica reunir a un equipo diverso de personas de distintas áreas de RRHH/negocio, cada una con habilidades únicas y complementarias necesarias para sacar adelante tu producto de RRHH.
Los equipos de producto se agrupan en torno a productos o proyectos específicos y asumen la responsabilidad del proyecto desde el inicio hasta la entrega o implementación.
La multifuncionalidad es clave en un equipo ágil de productos de RRHH. La diversidad de pensamiento, experiencia y especialización incorporadas directamente al equipo aseguran que el equipo de producto sea autosuficiente y cuente con la experiencia interna necesaria para asumir la plena propiedad y la responsabilidad de impulsar el producto.
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Sprints
Los equipos ágiles generalmente utilizan los sprints como mecanismos para impulsar el rápido avance en el diseño, desarrollo y entrega de nuevas soluciones. Los sprints son periodos cortos, dedicados y delimitados en el tiempo durante los cuales se deben completar entregables específicos dentro de un producto ágil.
Aquí es donde el concepto de desarrollo iterativo se encuentra con la realidad de la entrega ágil. Cada sprint se centra en un conjunto específico de entregables, lo cual permite al equipo aportar valor más rápidamente, recopilar retroalimentación y seguir avanzando hacia los objetivos más amplios de entrega de soluciones de RRHH.
Reuniendo Todo—Un Caso de Estudio de Desarrollo Ágil de Talento
Empezar con RRHH ágil puede ser mucho más sencillo de lo que imaginas. Quiero proporcionarte un caso real de cómo he utilizado los principios de RRHH ágiles para ofrecer soluciones de desarrollo de talento de alta calidad.
Mi equipo supervisa un programa de desarrollo de liderazgo de alto potencial que ofrecemos a una de nuestras unidades de negocio. Lo desarrollamos siguiendo los mismos principios ágiles que mencioné anteriormente:
- Equipos ágiles multifuncionales - Comenzamos nuestro viaje reuniendo un equipo ágil multifuncional formado por empleados con habilidades y roles diversos. Esto incluía miembros del equipo de gestión de talento, Socios de Negocio de RRHH, líderes empresariales y diseñadores centrados en las personas. Este equipo especializado contaba con la diversidad de pensamiento y habilidades necesarias para ofrecer la solución y fue facultado por nuestro equipo de liderazgo ejecutivo para tener la autonomía necesaria para impulsar el producto sin burocracia, trámites innecesarios ni aprobaciones adicionales.
- Rituales de comunicación - El equipo encargado de la entrega del producto aprovechó los rituales de comunicación ágiles tradicionales. Nos reuníamos dos veces por semana para reuniones rápidas (standups) y una vez a la semana para una retrospectiva, lo que nos permitía reducir la velocidad para examinar lo que funcionaba bien o no tan bien y ajustar en consecuencia. Por ejemplo, pudimos identificar rápidamente barreras con un proveedor específico que estábamos utilizando para el contenido de formación. Esto nos permitió cambiar nuestro enfoque y ajustar las expectativas con el proveedor para futuras colaboraciones.
- Satisfacción de los empleados primero y pensamiento de diseño - Comenzamos aprovechando el trabajo de un par de diseñadores centrados en las personas (un rol que se encuentra dentro de nuestra organización de tecnología y que normalmente apoya el diseño de productos digitales) para llevar a cabo una cantidad significativa de investigación de usuarios (entrevistas con líderes ejecutivos, participantes anteriores de otros programas de desarrollo de liderazgo, clientes internos de la unidad de negocio que apoyaba el programa y candidatos de alto potencial dentro del programa) para informar el diseño del programa y asegurarnos de que cubriera las necesidades de todos los clientes.
- Simplicidad y desarrollo iterativo - En lugar de diseñar/desarrollar todo el programa de principio a fin antes de presentarlo a los usuarios finales, optamos por un enfoque donde desglosamos la visión en partes más pequeñas. Esto generó simplicidad y nos permitió adoptar un enfoque de desarrollo iterativo. Así, aunque diseñamos una visión global para todo el programa, desarrollamos y entregamos fases/iteraciones a lo largo del tiempo. Esto aumentó nuestra “velocidad de salida al mercado” y nos permitió recopilar retroalimentación continua de los participantes, la cual informaba el diseño/desarrollo de las futuras fases.
Como puedes ver, esto no requirió transformar toda nuestra organización de RRHH. Solo tuvimos que cohesionarnos en torno a los principios que mencioné antes, reunir un equipo de producto empoderado y organizar nuestra gestión de proyectos de manera que permitiera la simplicidad, velocidad y mejora continua.
Los resultados hablaron por sí mismos: creamos el programa de desarrollo mejor valorado según las puntuaciones de satisfacción de los empleados en el que he participado.
Cómo impulsar tu transformación ágil en RRHH
No temas adoptar un enfoque ágil para la implementación ágil en RRHH. Da pasos pequeños hacia la implementación de tu visión ágil más amplia, recopila retroalimentación, itera y experimenta.
Permite que tus colegas co-desarrollen el enfoque ágil que mejor funcione para tu organización, y asegúrate de dividir tu enfoque en partes fáciles de aplicar que puedas lanzar en el tiempo mientras trabajas para transformar por completo tu función de RRHH hacia el modelo ágil. Una vez que sepas qué funciona para tu equipo, puedes escalar aquello que funcione y crear una verdadera transformación ágil.
Mi recomendación es empezar primero por la cultura y la mentalidad que deseas establecer, antes de pasar a los procesos formales ágiles.
Como indica Agile HR Community, la gestión ágil de RRHH “consiste en salir verdaderamente de la tradición de seguir lo que se considera mejor práctica en RRHH y adoptar un enfoque de prueba y aprendizaje para aportar valor, un valor que es validado por nuestra gente y su experiencia laboral. Solo cuando RRHH adopte esta mentalidad, la profesión podrá adoptar exitosamente herramientas y prácticas ágiles en nuestros propios equipos y proyectos.”
Algunos recursos adicionales:
- La transformación ágil de RRHH: una evolución gradual
- People Ops como producto
- El tan necesario auge de People Ops
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