La Fuerza Impulsora Detrás del RTO es la Búsqueda de Colaboración
¿Es tu oficina un crisol de ideas colaborativas o una fuente de conflicto y enfado? Tu respuesta a esta pregunta podría determinar el futuro del enfoque corporativo hacia la colaboración en la oficina y el trabajo desde casa.
El impulso de regresar a los entornos de oficina está impulsado principalmente por el deseo de reavivar la esencia de la colaboración y la comunidad entre los equipos. Profundamente arraigada en la creencia de que las herramientas de colaboración virtuales solo pueden llegar hasta cierto punto y que las interacciones presenciales tienen un valor especial, la orden de volver a la oficina se ha expandido a través de variadas industrias.
¿Por qué las empresas están regresando a la oficina?
Un informe de VTS, que analizó las respuestas de más de 400 líderes empresariales, destaca fuertemente este movimiento. La razón principal para ordenar el retorno a la oficina, mencionada por el 36% de los encuestados, era la búsqueda de la colaboración presencial y el fomento del sentido de comunidad.
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De manera similar, el Eptura Workplace Index, que abarcó el análisis de más de 2.6 millones de escritorios en más de 8,000 empresas e incluyó respuestas de 6,714 empleados, encontró que, al preguntarles qué valoraban más al ir a la oficina, tanto los altos directivos como los mandos intermedios colocaron la colaboración con los colegas como el mayor beneficio.
En mis propias experiencias como consultor ayudando a empresas a definir sus estrategias para regresar a la oficina, he observado esta creencia de primera mano.
Los clientes con los que he trabajado expresan constantemente un tema en común: existe una "magia" innegable en las interacciones físicas que simplemente no se puede duplicar a través de plataformas virtuales.
Ya sea el intercambio espontáneo de ideas durante una pausa para el café o las sesiones dinámicas de lluvia de ideas en las salas de reuniones, estas experiencias presenciales son vistas como vitales para nutrir la creatividad y construir equipos fuertes y cohesionados.
Esta creencia colectiva tiene una base sólida y es algo que generalmente comparto y apoyo. Los estudios han señalado durante mucho tiempo los beneficios de la presencia física para fomentar la confianza, la comprensión y un sentido compartido de propósito entre los miembros del equipo.
Se trata de los matices de la comunicación no verbal, la energía de un espacio compartido y los momentos fortuitos de colaboración que a menudo conducen a avances e innovaciones.
Comprobando la realidad sobre el valor del retorno: Conflicto en medio de la colaboración
Desafortunadamente, el regreso a la oficina, que se imaginaba como un camino hacia una mayor colaboración, ha traído consigo su propio conjunto de complejidades. Si bien el aumento esperado en los esfuerzos colaborativos ha tenido lugar, también ha venido acompañado de un compañero inesperado: el conflicto.
Esta realidad sugiere que la dinámica del trabajo en la oficina implica más que la simple facilitación del trabajo en equipo. También conlleva el reto de navegar por cuestiones interpersonales que son menos frecuentes en los entornos remotos.
He presenciado este fenómeno en diferentes organizaciones. Mis clientes, ansiosos por reestablecer la oficina como centro de colaboración, han tenido que hacer frente a un aumento de los conflictos entre los miembros del equipo. Los problemas van desde simples malentendidos hasta desacuerdos más profundos, lo que pone de manifiesto la complejidad de las interacciones humanas en un espacio físico compartido.
Para medir el alcance de este problema más allá de mi círculo profesional inmediato, realicé una encuesta en LinkedIn, dirigida a un grupo diverso de profesionales. Los resultados fueron reveladores.
De 302 encuestados, el 57% indicó experimentar más problemas relacionados con las personas al trabajar en la oficina. En contraste, solo el 12% señaló una mayor aparición de estos problemas al trabajar de manera remota.
Cabe mencionar que el 31% de los votantes no observó ninguna diferencia notable en la frecuencia de los problemas entre ambos entornos.
Los datos sobre el retorno a la oficina resaltan un aspecto fundamental: el regreso a la oficina no es solo un cambio logístico, sino también una transición cultural y social.
El aumento de los conflictos y los problemas entre personas en la oficina, evidenciado por mis experiencias y los resultados de la encuesta, señala la necesidad de una mayor comprensión y una gestión proactiva de las dinámicas laborales.
Sugiere que aunque la ubicación física puede de hecho fomentar la colaboración, también requiere un enfoque renovado en las habilidades de comunicación, la resolución de conflictos y la inteligencia emocional para mantener relaciones laborales positivas.
Formación en etiqueta para las nuevas normas
Para abordar estos retos entre nuestros clientes, introdujimos programas de formación centrados en las normas de colaboración en la oficina y la etiqueta para el personal.
Esta iniciativa tenía como objetivo dotar a los empleados de las habilidades y el entendimiento necesarios para desenvolverse en las complejidades de las interacciones en el espacio físico de trabajo.
Una encuesta realizada por ResumeBuilder.com, que involucró a 1,548 líderes empresariales, reveló que estos problemas son generalizados en todo el sector corporativo estadounidense y que ya se están tomando medidas al respecto.
El estudio encontró que el 45% de las empresas ya ha implementado clases de etiqueta, y un 18% adicional planea ofrecer este tipo de capacitación en el próximo año. La respuesta a estas clases ha sido abrumadoramente positiva, ya que dos tercios de las organizaciones que actualmente las ofrecen reportan altos niveles de éxito.
¿Quién necesita esto?
Podrías pensar que solo los segmentos más jóvenes de la fuerza laboral, que pasaron poco tiempo en la oficina después de graduarse de la universidad, requieren este tipo de capacitación. Sin embargo, eso no fue lo que encontraron mis clientes: la misma historia se reflejó en la encuesta de ResumeBuilder.com, donde solo el 10% de las empresas que planean o actualmente ofrecen estas clases se dirigen exclusivamente a la Generación Z y a los recién graduados universitarios.
En cambio, el 60% de estas empresas ha reconocido la importancia de este tipo de formación para toda su base de empleados, sin importar la edad o el nivel de experiencia.
La implementación de la capacitación en etiqueta como respuesta al regreso a la oficina indica un reconocimiento más amplio dentro del mundo corporativo de que las habilidades necesarias para una colaboración presencial exitosa han evolucionado. O al menos, que todos perdieron práctica en estas habilidades durante el periodo obligatorio de trabajo remoto.
A medida que la naturaleza del trabajo continúa transformándose, estos programas de capacitación se volverán herramientas cada vez más esenciales para que las organizaciones aseguren que sus equipos puedan interactuar de manera productiva y armoniosa, sin importar el entorno en el que trabajen.
Por ejemplo, los sistemas modernos de gestión de oficinas pueden mejorar la colaboración al centralizar los recursos y las herramientas de comunicación para todos los empleados.
Enfrentar los retos de diversidad e inclusión
Una preocupación particular en varias de las organizaciones de mis clientes involucraba desafíos notables relacionados con quejas de empleados pertenecientes a minorías. Estas quejas a menudo giraban en torno a experiencias de microagresiones, discriminación y una sensación general de exclusión dentro del entorno de oficina.
Desafortunadamente, estos problemas no son incidentes aislados, sino que reflejan una tendencia más amplia observada ampliamente durante las transiciones de regreso a la oficina.
Anticipamos algunos retos de DEI según investigaciones previas. Por ejemplo, un estudio realizado por Future Forum antes del regreso generalizado a las oficinas reveló una marcada disparidad en las preferencias de los empleados de raza negra respecto a sus pares blancos. Solo el 3% de los trabajadores del conocimiento negros expresó un deseo de volver a trabajar en la oficina a tiempo completo, en marcado contraste con el 21% de sus colegas blancos.
Como respuesta a estos desafíos, trabajé con los clientes para revisar sus programas de capacitación. Nuestro objetivo fue abordar y mitigar las instancias de microagresiones y discriminación en el lugar de trabajo en el contexto del trabajo híbrido.
La formación se centró en generar conciencia y reconocimiento de las microagresiones, comprender el impacto de los sesgos inconscientes y desarrollar estrategias para una comunicación inclusiva, equilibrando las interacciones remotas y presenciales.
Perspectivas desde la neurociencia sobre el valor del regreso a la oficina
Aunque los resultados han mejorado notablemente, los programas de capacitación no han eliminado por completo la realidad de los problemas humanos. Como resultado, existe una tendencia creciente a reevaluar la cantidad de tiempo que los empleados pasan en la oficina.
Este cambio de mentalidad está alineado con la investigación realizada por el HabLab de Slalom y la Iniciativa de Neurociencia de Wharton de la Universidad de Pensilvania.
En un experimento, empleados de HabLab vieron varios videos mientras usaban bandas de monitoreo cerebral. Una de las observaciones clave fue que los empleados que se consideraban colegas cercanos mostraban patrones de actividad cerebral similares y compartían sentimientos comparables sobre su entorno laboral.
De manera sorprendente, la investigación descubrió que estos patrones de actividad cerebral se mantenían consistentes, ya fuera que los empleados interactuaran en persona o de manera virtual.
Según Natalie Richardson, directora del HabLab de Slalom, “Demostramos a través de nuestra investigación que se pueden crear amistades virtuales que son tan fuertes en el cerebro como las amistades presenciales.”
Esta afirmación representa una promesa importante para las organizaciones que navegan por las complejidades del trabajo híbrido y remoto. Desafía la creencia tradicional de que las relaciones laborales sólidas y significativas requieren presencia física.
El cerebro necesita un descanso
Los investigadores también arrojaron luz sobre el impacto de ajustes aparentemente menores en un entorno de trabajo virtual.
Los empleados de HabLab recibieron auriculares de monitoreo cerebral para usar durante su jornada laboral. El estudio se centró en dos escenarios: días con reuniones consecutivas de 30 minutos o más, y días en que los empleados tenían la opción de tomar al menos un descanso de 10 minutos entre reuniones.
No es sorprendente que los investigadores hayan encontrado señales de actividad cerebral significativamente mayores asociadas con niveles de estrés más bajos y un pensamiento creativo mejorado en los días en los que los empleados tomaban descansos regulares. Esto resalta la importancia de estructurar la jornada laboral virtual para incluir descansos, mejorando tanto el bienestar como la productividad de los empleados.
La tecnología al rescate
Otro estudio, una colaboración entre Jabra y el Behavioural Lab de la London School of Economics, profundizó en el impacto de la tecnología en la calidad de las reuniones.
La investigación reveló que el uso de auriculares y cámaras web profesionales por parte de los participantes remotos mejoró significativamente la percepción de calidad de las reuniones. En especial, los equipos remotos experimentaron un incremento del 22% en los niveles de confianza hacia otros participantes remotos que utilizaban equipos profesionales similares.
Mientras tanto, los participantes presenciales en reuniones híbridas calificaron a los participantes remotos como un 32% más expresivos y con un aporte de calidad un 25% mayor cuando utilizaban equipos profesionales.
El estudio también destacó que los participantes en la sala calificaron a los remotos que usaban tecnología profesional de audio y video como casi el doble de comprometidos (84%) respecto a aquellos que solo usaban el hardware estándar de sus laptops.
Cuando tanto los participantes presenciales como los remotos utilizaban tecnología, los participantes remotos reportaron un aumento del 56% en la calidad del aporte de quienes estaban en la sala, junto con una calificación de confianza un 11% mayor.
Estos hallazgos apuntan a una conclusión clara: la clave para una colaboración remota exitosa reside en el uso estratégico de la tecnología y la adopción de prácticas de trabajo virtual eficaces.
Al invertir en el software de videoconferencia adecuado y siendo conscientes de la estructura y el ritmo de las interacciones virtuales, las organizaciones pueden mejorar significativamente la eficacia y satisfacción de la colaboración remota.
Importancia de lo presencial
Eso no significa que las oficinas no tengan un caso de uso para el trabajo presencial. Si bien la mayoría de mis clientes adoptaron un modelo híbrido como prioridad, dos optaron por un modelo totalmente remoto. Aun así, incluso estos clientes ofrecen espacios de oficina para equipos que deseen reunirse ocasionalmente para fortalecer vínculos y tratar temas estratégicos. Aquí, puedes utilizar una plataforma de gestión de espacios de oficinas para reservar espacios según sea necesario, en lugar de establecer escritorios fijos diarios.
La investigación respalda estos beneficios. Por ejemplo, Atlassian, una empresa con enfoque virtual, tiene algunas oficinas en todo el mundo y alienta a los equipos a reunirse allí varias veces al año, enfocándose en la cohesión y el compañerismo.
Su investigación indica que estas reuniones aumentan la conexión del equipo en un 27%, y este impulso dura entre 4 y 5 meses. En promedio, los nuevos empleados experimentan el mayor incremento en conexión de equipo tras una reunión presencial. Estos datos coinciden con los hallazgos de otros de mis clientes.
Valor de la Colaboración Presencial: Muchas empresas están impulsando el regreso al trabajo presencial para mejorar la colaboración y el sentido de comunidad entre los equipos. Los estudios y experiencias resaltan los beneficios únicos de las interacciones en persona, como los intercambios espontáneos de ideas y las sesiones dinámicas de lluvia de ideas, que son difíciles de replicar virtualmente.
Retos del Regreso a la Oficina: Si bien la colaboración incrementada es un beneficio clave, el regreso a los entornos de oficina también ha generado más conflictos interpersonales. Abordar estos conflictos requiere mejorar las habilidades de comunicación, la resolución de conflictos y la inteligencia emocional entre los empleados.
Importancia de la Capacitación en Etiqueta e Inclusión: Implementar normas de colaboración en la oficina y capacitaciones en etiqueta se ha vuelto esencial. La capacitación ayuda a los empleados a desenvolverse en las interacciones del espacio físico, abordando temas como las microagresiones y asegurando una comunicación inclusiva. Esto es fundamental para mantener un ambiente de oficina armonioso y productivo, especialmente en plantillas diversas.
Reevaluando el Tiempo en la Oficina: A pesar de los beneficios del trabajo presencial, existe una tendencia creciente a reevaluar la cantidad de tiempo que los empleados pasan en la oficina. Investigaciones indican que las relaciones virtuales sólidas pueden ser tan efectivas como las presenciales, lo que sugiere que el trabajo remoto también puede fomentar conexiones y colaboración significativas.
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