5 retos al gestionar equipos remotos (y cómo solucionarlos)
Si bien existen muchos grandes beneficios del trabajo remoto tanto para las empresas como para las personas que emplean, sé por mis propias experiencias que también hay desafíos al liderar empleados a distancia. He liderado equipos distribuidos en oficinas, gestionado personas en diferentes zonas horarias y experimentado de primera mano los retos de manejar la diversidad cultural y demográfica.
Durante ese tiempo, aprendí mucho sobre cómo liderar equipos remotos, cómo las personas responden de distintas maneras al trabajo remoto y cómo crear una sensación de comunidad y pertenencia en un equipo distribuido.
En este artículo, te ayudaré a descubrir cómo gestionar empleados remotos de manera más efectiva repasando cinco desafíos que enfrentarás y cómo puedes superarlos.
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5 Desafíos de Gestionar Equipos Remotos
...y cómo superarlos
Desafío #1: Confianza
La confianza es la base sobre la cual se construye todo trabajo remoto exitoso. En mi experiencia, construir confianza también es uno de los mayores desafíos de la gestión de empleados remotos porque el pensamiento tradicional, anticuado, es que no puedes asegurar la productividad si no trabajas en la misma oficina y puedes en realidad ver a las personas trabajando.
Me viene a la mente un fundador y director general mayor que conozco, quien instaló cámaras de seguridad en toda su planta de producción para poder vigilar a sus empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Si no veía a alguien haciendo exactamente lo que él pensaba que debía estar haciendo en ese momento, lo llamaba y “hacía sonar el látigo”. Está de más decir que “confianza” no sería una palabra que usaría para describir la cultura empresarial de su compañía.
Para liderar efectivamente a trabajadores remotos, necesitas confiar en que pueden ser igual de exitosos trabajando desde su casa u oficina remota que trabajando en la sede corporativa y que están haciendo lo correcto para su equipo y la organización.
En una entrevista con Victor Tam, cofundador de la marca de equipaje D2C Monos, Tam comenta sobre cómo abordan la confianza con su gente:
"Existe la confianza de que tienen los intereses de la empresa en las decisiones que toman y confianza entre unos y otros; confiar en tus compañeros de equipo sabiendo que ellos también van a dar lo mejor de sí."
Cómo superar problemas de confianza y construirla en equipos remotos
Construir confianza no es fácil y requiere tiempo, paciencia y persistencia. Profundizar en todas las formas de desarrollar la confianza daría para un artículo propio, pero normalmente comienza por asumir una intención positiva.
Executive Coaching Network describe cómo “Asumir una intención positiva significa actuar bajo el supuesto de que la persona con la que te reúnes es confiable y un jugador de equipo; que comparte tu deseo por el mejor resultado posible para la organización. Actúas como si fueran a comportarse de manera efectiva y positiva.”
Este es un cambio de mentalidad necesario para iniciar el ciclo de la confianza con los miembros del equipo remoto. Si puedes asumir una intención positiva, algunas actividades confiables para fomentar la confianza son:
- Crea un acuerdo de confianza vivo y normas de equipo.
- Establece objetivos SMART y OKR (objetivos y resultados clave) a los que los empleados puedan comprometerse y hacerles seguimiento.
- Sé abierto y transparente, muestra vulnerabilidad y está dispuesto a admitir tus propios errores.
- Comunica desde los niveles más altos de la organización que confías en tus empleados, como hizo Brian Chesky, cofundador y director general de Airbnb, en su correo a los empleados.
Desafío #2: Comunicación
Cuando yo era gerente remoto, contratamos trabajadores internacionales en Alemania y Japón así que a menudo comenzaba mi día temprano para conectar con el equipo alemán y terminaba tarde para reunirme con personas en Japón.
Las conexiones por videoconferencia podían ser irregulares, el idioma muchas veces era un reto y en ocasiones era difícil que las personas mantuvieran sus horarios y calendarios actualizados para permitir conversaciones espontáneas.
La comunicación puede ser un gran desafío en la gestión de empleados remotos debido a todos los diferentes aspectos del trabajo remoto que pueden verse afectados por ella, como:
- Comunicación individual: ¿Cómo deberías conectar con las personas de forma individual? ¿Qué impacto tienen las zonas horarias y el idioma en la comunicación? ¿Cómo permites conversaciones improvisadas?
- Comunicación en equipo: ¿Cómo deberías organizar y liderar reuniones remotas de equipo? ¿Cómo puedes comunicar la información organizacional (por ejemplo, nuevas políticas de RR. HH.) o de equipo (por ejemplo, nuevos miembros) de una manera consistente para todos?
- Gestión de proyectos: ¿Cómo gestionas las prioridades de trabajo entre los miembros del equipo? ¿Cómo aseguras una gestión de proyectos efectiva y el cumplimiento de los compromisos?
Cómo superar los retos de la comunicación con empleados remotos
La comunicación tiene muchos aspectos, cada uno con sus propios desafíos y formas de superarlos. Aquí tienes algunas ideas para considerar:
- Pide a los miembros de tu equipo remoto que se aseguren de que sus calendarios en línea estén actualizados para facilitar la programación de reuniones periódicas, puntuales o improvisadas para todos.
- Usa el software de videoconferencia adecuado (por ejemplo, Google Meet) que se ajuste a la forma de trabajo de tu equipo.
- Establece directrices de comunicación claras sobre cuándo y cómo los empleados remotos deben usar la mensajería instantánea, el correo electrónico, el teléfono o la videoconferencia.
- Utiliza una plataforma adecuada de software de intranet (por ejemplo, Microsoft Teams) que permita compartir de manera efectiva los recursos de trabajo y la información.
- Elimina la burocracia y la tramitación excesiva que resulta en comunicaciones innecesarias (hay aplicaciones de RR. HH. que pueden ayudarte a hacerlo).
- Como señala Zack McGill en un artículo sobre gestión de equipos remotos de ventas, "Aunque las reuniones semanales durante el horario laboral son más fáciles de coordinar, las reuniones sociales mensuales pueden ser un desafío. Tener una fecha ‘fija’ cada mes, por ejemplo, el tercer miércoles, ayuda."
Un excelente pódcast para optimizar tu comunicación interna: Cómo mejorar las operaciones empresariales a través de la comunicación interna.
Desafío #3: Comunidad y sentido de pertenencia
Uno de los mayores retos de gestionar empleados remotos es replicar la misma sensación de comunidad y pertenencia que puede existir en los lugares de trabajo físicos. Supervisar equipos distribuidos requiere abordar posibles problemas de aislamiento que pueden surgir entre los miembros del equipo.
Con una plantilla remota, es más difícil interactuar de manera informal con las personas durante el almuerzo en la sala de descanso o al detenerse para charlar en el pasillo. Este tipo de actividades para construir relaciones son importantes para crear y mantener la cultura de tu empresa.
Algunos de los mejores comentarios de los empleados que he recibido nunca han surgido de una charla ocasional tomando un café o de un paseo al aire libre.
El trabajo remoto también dificulta organizar eventos y celebraciones que pueden mejorar la cultura de tu empresa, especialmente si has decidido externalizar la función de RR. HH..
Con la ayuda de plataformas de eventos virtuales, estos eventos son partes sumamente importantes para fomentar un fuerte sentido de comunidad y pertenencia dentro de tu organización.
¿Cómo superar los retos de fomentar el sentido de comunidad y pertenencia con trabajadores remotos?
La mejor manera de responder a esta pregunta es observar cómo algunas empresas de renombre la están abordando, en especial porque crear un sentido de pertenencia suele volverse más complicado a medida que la organización crece.
El equipo musical de Spotify habla de la importancia de la pertenencia como parte de su programa "Trabaja Desde Cualquier Lugar":
“Queremos que todos los que trabajan aquí sientan que pertenecen, ya sea que pasen la mayor parte de su tiempo en casa o en la oficina. Hemos adaptado la manera en la que trabajamos en este aspecto, pasando de eventos presenciales a experiencias virtuales que crean oportunidades para la comunidad y el sentido de pertenencia y celebran diferentes momentos culturales a lo largo del año.”
En un anuncio reciente, la compañía de viajes compartidos Lyft habla sobre cómo apoyan a sus empleados remotos con un lugar de trabajo completamente flexible:
“Nuestras políticas de gastos apoyarán los viajes hacia y desde las reuniones de equipo aproximadamente una vez por trimestre. Aunque la asistencia física es opcional, esperamos que muchos miembros del equipo esperen con entusiasmo la oportunidad de colaborar, intercambiar ideas y celebrar en persona en estos momentos y más.”
Aquí tienes algunas ideas más para fomentar el sentido de pertenencia y comunidad dentro de tu equipo de trabajo remoto:
- Transmite por video todas las reuniones generales o asambleas y solicita activamente preguntas y comentarios de los empleados remotos mediante sesiones virtuales de preguntas y respuestas
- Apoya la asistencia presencial siempre que sea posible en eventos de la empresa, celebraciones, reuniones generales, etc.
- Crea mecanismos de retroalimentación específicamente para los empleados remotos que les permitan compartir sus ideas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Desafío #4: Productividad
La objeción clásica al trabajo remoto—una objeción que yo mismo he escuchado de personas para las que he trabajado anteriormente—es: “¿Cómo sé si mis empleados están haciendo su trabajo si no puedo verlos?”.
Las preocupaciones sobre la productividad y la percepción de que la gente no está realmente trabajando desde casa, sino relajándose en sus piscinas infinitas (otro ejemplo real), pueden ser un reto al considerar implementar un programa de trabajo remoto o al gestionar empleados remotos.
¿Cómo superar el desafío de gestionar la productividad de empleados remotos?
En su correo electrónico a los empleados sobre el trabajo remoto, Brian Chesky, cofundador y CEO de AirBnB, dijo lo siguiente:
"Para lograr este nivel de flexibilidad, necesitamos una estructura y coordinación suficientes. Sin ellas, todo se volvería un caos. La columna vertebral de nuestro funcionamiento seguirá siendo nuestro calendario único de empresa con nuestra hoja de ruta plurianual. Está centrado en torno a dos grandes lanzamientos de producto al año: uno en mayo y otro en noviembre. Aunque no todos trabajen directamente en estos lanzamientos, estamos organizando todo nuestro calendario en torno a ellos para mantener la alineación en toda la empresa. Nuestras sesiones de colaboración, actividades fuera de la oficina, eventos sociales y descansos se planificarán con anticipación y estarán diseñados en función de este calendario."
En estos comentarios se encuentran algunas ideas excelentes sobre cómo asegurar la productividad, una coordinación eficaz y una colaboración positiva con empleados remotos, entre ellas:
- Implementa el modelo de liderazgo CRA para ayudar a los empleados remotos a alinearse con una visión y un propósito claro que guíen metas y entregables específicos.
- Utiliza un calendario compartido único, herramientas de colaboración virtual o software de gestión móvil de la fuerza laboral para mantener la alineación entre equipos remotos (este es uno de los muchos beneficios del software de gestión móvil de la fuerza laboral).
- Realiza reuniones regulares 1:1 con tu equipo que les permitan tener visibilidad de las actividades entre sí, pero sin caer en el micromanagement. Para ayudarte, consulta mi guía para reuniones 1:1 con plantilla.
- Utiliza el método de metas en cascada de Liz Lockhart Lance para ayudarte a definir objetivos alcanzables y medibles.
También es importante aclarar las expectativas de productividad para tus empleados remotos desde el inicio de su empleo, especialmente durante el proceso de onboarding remoto. Esto ayuda a establecer el tono, dándoles métricas de productividad claras y medibles por las que esforzarse.
Desafío #5: Diversidad Cultural
Por último, pero sin duda no menos importante, en la lista de desafíos al gestionar empleados remotos está la diversidad cultural.
Los servicios de empleador registrado han hecho que incorporar empleados internacionales a la organización sea más sencillo, pero todavía queda mucho por hacer para que realmente se sientan parte valiosa de la cultura.
¿Cómo superar la gestión de las diferencias culturales en equipos remotos diversos?
He experimentado los desafíos de gestionar empleados de diferentes culturas, desde un equipo de personas en Japón hasta un baby boomer de 62 años trabajando desde su casa en Oregón.
Al igual que sus culturas, cada desafío es único y diferente, pero se pueden superar utilizando algunos principios generales de liderazgo:
- Sé curioso, sensible y abierto al aprendizaje cuando se trate de nuevas culturas y diferentes formas de hacer las cosas.
- Ajusta tu estilo de comunicación para adaptarte a distintas culturas, especialmente al proporcionar retroalimentación a los empleados o dar instrucciones.
- Lleva a cabo capacitaciones interculturales para ayudar a los miembros del equipo remoto a comprenderse mejor.
- Evita los estereotipos y suposiciones, como asumir que todos los baby boomers temen a la tecnología o que todos los asiáticos son buenos con los números.
- Aprovecha a cualquier socio, como un empleador de registro, para obtener una visión sobre las diferencias culturales.
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