5 desafíos al gestionar equipos remotos (y cómo solucionarlos)
Aunque el trabajo remoto ofrece muchos beneficios tanto para las empresas como para las personas que emplean, sé por mis propias experiencias que también existen desafíos al liderar empleados remotos.
He dirigido equipos distribuidos en oficinas, gestionado personas en diferentes zonas horarias y experimentado de primera mano los retos que supone gestionar la diversidad cultural y demográfica. Hubo un momento en que gestionaba oficinas en cinco países diferentes, además de personas repartidas por todo el mundo trabajando desde casa.
Durante ese tiempo, aprendí mucho sobre liderar equipos remotos, cómo las personas responden de manera diferente al trabajo remoto y cómo crear un sentido de comunidad y pertenencia dentro de un equipo distribuido.
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En este artículo, te ayudaré a descubrir cómo gestionar empleados remotos de forma más eficaz, explicando cinco desafíos que enfrentarás y cómo puedes superarlos.
5 desafíos de gestionar equipos remotos
...y cómo superarlos
Desafío n.º 1: Confianza
La confianza es la base sobre la que se construye todo trabajo remoto exitoso. Por mi experiencia, generar confianza también es uno de los mayores retos al gestionar empleados remotos, porque el pensamiento tradicional y de la vieja escuela es que no puedes garantizar la productividad si no estás en la misma oficina y puedes realmente ver a las personas trabajando.
Me viene a la mente un fundador y CEO de edad avanzada que conozco, quien instaló cámaras de seguridad por toda su planta de fabricación para poder vigilar a sus empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Si no veía a alguien haciendo exactamente lo que pensaba que debía estar haciendo en ese momento, los llamaba y “les apretaba las tuercas”. Está de más decir que “confianza” no sería una palabra que usaría para describir la cultura de su empresa.
Para liderar eficazmente a trabajadores remotos, necesitas confiar en que pueden tener tanto éxito trabajando desde casa o una oficina remota como lo tendrían trabajando desde la sede corporativa, y en que están haciendo lo correcto por su equipo y la organización.
En una entrevista con Victor Tam, cofundador de la marca de equipaje D2C Monos, Tam comenta cómo abordan la confianza con su gente:
"Existe la confianza en que tienen en cuenta los intereses de la empresa en las decisiones que toman y también la confianza entre ellos; confiar en tus compañeros de equipo y saber que ellos también van a dar lo mejor de sí."
Cómo superar los problemas de confianza y generar confianza en equipos remotos
Generar confianza no es fácil y requiere tiempo, paciencia y persistencia. Entrar en detalle sobre todas las formas de generar confianza es un artículo en sí mismo, pero normalmente todo empieza por asumir una intención positiva.
La Executive Coaching Network describe cómo “Asumir una intención positiva significa actuar bajo la suposición de que la persona con la que te reúnes es confiable y juega en equipo; que comparte tu deseo por el mejor resultado posible para la organización. Actúas ‘como si’ esa persona fuese a comportarse de manera efectiva y positiva.”
Este es un cambio de mentalidad necesario para comenzar el ciclo de confianza con los miembros de un equipo remoto. Si puedes asumir la intención positiva, algunas actividades confiables para construir confianza son:
- Crea un acuerdo vivo de confianza y normas de equipo.
- Establece objetivos SMART y OKR (objetivos y resultados clave) a los que los empleados puedan comprometerse y cumplir.
- Sé abierto y transparente, muestra vulnerabilidad y dispuesto a admitir tus propios errores.
- Comunica desde los niveles más altos de la organización que confías en tus empleados, tal como hizo Brian Chesky, cofundador y CEO de Airbnb, en su correo a los empleados.
Desafío n.º 2: Comunicación
Cuando era gerente remoto, contratamos trabajadores internacionales en Alemania y Japón, así que a menudo empezaba mi día temprano para contactar con el equipo alemán y luego acababa tarde para reunirme con personas de Japón.
Las conexiones de videoconferencia podían ser inestables, el idioma era a menudo un desafío y, en ocasiones, a las personas les costaba mantener sus agendas y calendarios actualizados, lo que dificultaba las conversaciones espontáneas.
La comunicación puede ser un gran desafío al gestionar empleados remotos debido a todos los diferentes aspectos del trabajo a distancia que pueden verse afectados por ella, tales como:
- Comunicación individual: ¿Cómo deberías conectar con las personas de manera 1:1? ¿Qué impacto tienen las zonas horarias y el idioma en la comunicación? ¿Cómo permites conversaciones espontáneas o ad-hoc?
- Comunicación de equipo: ¿Cómo deberías organizar y liderar reuniones de equipo a distancia? ¿Cómo puedes comunicar información organizacional (p. ej. nuevas políticas de RRHH) o del equipo (p. ej. nuevos miembros del equipo) de manera consistente para todos?
- Gestión de proyectos: ¿Cómo gestionas las prioridades laborales entre los miembros del equipo? ¿Cómo aseguras una gestión de proyectos y cumplimiento de compromisos efectiva?
Cómo superar los retos de la comunicación con empleados remotos
Existen muchos aspectos de la comunicación, cada uno con sus propios desafíos y maneras de superarlos. Aquí tienes algunas ideas para considerar:
- Pide a los miembros de tu equipo remoto que mantengan sus calendarios en línea actualizados para facilitar la programación de reuniones recurrentes, puntuales o ad-hoc para todos.
- Utiliza el software de videoconferencia adecuado (p. ej. Google Meet) que se adapte a la forma de trabajo de tu equipo.
- Establece directrices de comunicación claras para cuándo y cómo los trabajadores remotos deben usar la mensajería instantánea, el correo electrónico, el teléfono o la videoconferencia.
- Utiliza una plataforma de intranet adecuada (p. ej. Microsoft Teams) que permita un intercambio efectivo de recursos laborales e información.
- Elimina la burocracia y los trámites innecesarios que generan comunicación innecesaria (hay aplicaciones de RRHH que pueden ayudar con esto).
- Como señala Zack McGill en un artículo sobre gestionar equipos de ventas remotos, "Aunque es más fácil sincronizar reuniones semanales durante el horario laboral, los encuentros sociales mensuales pueden ser un reto. Tener una fecha "fija" cada mes, como el tercer miércoles, ayuda."
Un gran pódcast para optimizar tu comunicación interna: Cómo mejorar las operaciones empresariales mediante la comunicación interna.
Desafío #3: Comunidad y sentido de pertenencia
Uno de los mayores desafíos al gestionar empleados remotos es replicar la misma sensación de comunidad y pertenencia que puede existir en los lugares de trabajo físicos. Supervisar equipos distribuidos requiere abordar los posibles problemas de aislamiento que pueden surgir entre los miembros del equipo.
Con una plantilla remota, es más difícil interactuar informalmente con las personas durante el almuerzo en la sala de descanso o detenerse a charlar en el pasillo. Este tipo de actividades para construir relaciones son importantes para crear y mantener la cultura de tu empresa.
Algunos de los mejores comentarios de empleados que he recibido han surgido de una charla informal con café o un paseo al aire libre.
El trabajo remoto también dificulta más la organización de eventos y celebraciones que pueden mejorar la cultura de tu empresa, especialmente si has optado por externalizar la función de RRHH.
Con la ayuda de plataformas de eventos virtuales, estos eventos son partes sumamente importantes para fomentar un fuerte sentido de comunidad y pertenencia en tu organización.
¿Cómo superar los retos de fomentar el sentido de comunidad y pertenencia con trabajadores remotos?
La mejor manera de responder a esta pregunta es observando cómo algunas grandes empresas lo están abordando, especialmente porque crear un sentido de pertenencia puede resultar todavía más complicado a medida que la organización crece.
La gente de Spotify habla sobre la importancia de la pertenencia como parte de su programa “Work From Anywhere”:
“Queremos que todos los que trabajen aquí sientan que pertenecen, pasen la mayor parte del tiempo en casa o en la oficina. Hemos adaptado nuestra forma de trabajar en esta área, cambiando el enfoque de los eventos presenciales a experiencias virtuales que crean oportunidades para la comunidad y la pertenencia, y celebran diferentes momentos culturales a lo largo del año.”
En un anuncio reciente, la empresa de transporte Lyft habla de cómo apoya a sus empleados remotos con un entorno de trabajo totalmente flexible:
“Nuestras políticas de gastos respaldarán los viajes hacia y desde las reuniones de equipo aproximadamente una vez al trimestre. Aunque la asistencia física es opcional, esperamos que muchos miembros del equipo esperen con entusiasmo la oportunidad de colaborar, intercambiar ideas y celebrar en persona estos momentos y muchos más.”
Aquí tienes algunas ideas adicionales para fomentar un sentido de pertenencia y comunidad dentro de tu plantilla remota:
- Transmitir en vídeo las reuniones generales o de ayuntamiento y solicitar activamente preguntas y comentarios de los empleados remotos a través de preguntas y respuestas virtuales
- Apoyar la asistencia presencial siempre que sea posible en los eventos de la empresa, celebraciones, reuniones generales, etc.
- Crear mecanismos de retroalimentación para empleados especialmente para los trabajadores remotos, que les permitan compartir sus opiniones en cualquier momento y lugar.
Desafío #4: Productividad
La objeción clásica al trabajo remoto —una objeción que yo mismo he escuchado de personas para las que he trabajado antes— es: “¿Cómo sé si mis empleados están haciendo su trabajo si no puedo verlos?”.
Las preocupaciones sobre la productividad y la percepción de que la gente realmente no está trabajando desde casa, sino descansando en sus piscinas infinitas (otro ejemplo real), pueden ser un reto cuando se considera un programa de trabajo remoto o al gestionar empleados remotos.
¿Cómo superar el reto de gestionar la productividad de los empleados remotos?
En su correo a los empleados sobre el trabajo remoto, el cofundador y CEO de AirBnB, Brian Chesky, comentó lo siguiente:
"Para lograr este nivel de flexibilidad, necesitamos mucha estructura y coordinación. Sin ello, todo sería un caos. La columna vertebral de nuestro funcionamiento seguirá siendo nuestro calendario empresarial único con nuestra hoja de ruta plurianual. Este está organizado en torno a dos grandes lanzamientos de productos cada año: uno en mayo y otro en noviembre. Aunque no todos trabajen directamente en estos lanzamientos, organizamos todo nuestro calendario a su alrededor para mantener la alineación en toda la empresa. Nuestras sesiones de colaboración, reuniones fuera de la oficina, eventos sociales y descansos serán planificados con antelación y diseñados en torno a este calendario."
En estos comentarios están incorporadas algunas ideas excelentes sobre cómo garantizar la productividad, la coordinación efectiva y la colaboración positiva con los empleados remotos, como por ejemplo:
- Implementa el modelo CRA de liderazgo para ayudar a los trabajadores remotos a unirse en torno a una visión y propósito claro que impulse objetivos y entregables específicos.
- Ten un único calendario compartido, herramientas de colaboración virtual o software de gestión de plantilla móvil para mantener la alineación entre equipos remotos (esto es uno de los muchos beneficios del software de gestión de plantilla móvil).
- Realiza revisiones periódicas individuales (1:1) con tu gente para tener visibilidad de las actividades mutuas, pero sin microgestionar. Para ayudar, consulta mi guía para reuniones 1:1 con plantilla.
- Utiliza el marco de objetivos en cascada de Liz Lockhart Lance para ayudarte a establecer metas alcanzables y medibles.
También es importante especificar claramente tus expectativas de productividad para los empleados remotos al principio de su relación laboral, especialmente durante el proceso de onboarding remoto. Esto ayuda a establecer el tono, brindándoles métricas claras y medibles de productividad a las que aspirar.
Desafío #5: Diversidad Cultural
Por último, pero ciertamente no menos importante, en la lista de retos al gestionar empleados remotos está la diversidad cultural.
Los servicios de employer of record han facilitado la incorporación de empleados internacionales a la organización, pero aún queda mucho trabajo por hacer para que se sientan parte valiosa de la cultura.
¿Cómo superar la gestión de diferencias culturales entre empleados remotos diversos?
He experimentado los retos de gestionar empleados de diferentes culturas, desde un equipo en Japón hasta un baby boomer de 62 años trabajando desde su casa en Oregón.
Al igual que sus culturas, cada reto es único y diferente, pero puede superarse aplicando algunos principios generales de liderazgo:
- Sé curioso, sensible y abierto al aprendizaje cuando se trata de nuevas culturas y formas diferentes de hacer las cosas.
- Ajusta tu estilo de comunicación para acomodar distintas culturas, especialmente al proporcionar retroalimentación a empleados o dar instrucciones.
- Lleva a cabo capacitaciones interculturales para ayudar a los miembros del equipo remoto a comprenderse mejor entre sí.
- Evita los estereotipos y suposiciones, como asumir que todos los baby boomers temen la tecnología o que todos los asiáticos son buenos con los números.
- Aprovecha cualquier socio como un empleador de registro para obtener una visión de las diferencias culturales.
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