Formación de trabajadores remotos: 5 estrategias para el éxito en 2026
El cambio hacia el trabajo híbrido y completamente remoto ha requerido que los equipos de capacitación inviertan su tiempo, presupuesto y energía en diseñar, desarrollar y ofrecer experiencias de formación modernas y pensadas para entornos virtuales, con el fin de capacitar a los nuevos empleados.
Como líder de L&D con experiencia tanto en grandes empresas como en compañías tecnológicas de rápido crecimiento, he visto de primera mano la importancia de proporcionar desarrollo profesional a los trabajadores remotos a través de la formación online para involucrar, desarrollar y retener el talento.
En este artículo, compartiré mis perspectivas y estrategias para crear programas integrales de formación virtual que maximicen el potencial de tus trabajadores remotos y desarrollen sus habilidades.
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Identificando las necesidades específicas de formación de los trabajadores remotos
Empecemos por reconocer que las formaciones antiguas, genéricas y adaptadas de un formato presencial dirigido por instructor no resultarán especialmente efectivas ni impactantes para una plantilla remota. ¡Tus materiales de aprendizaje deben transformarse para ser eficientes!
Los trabajadores remotos tienen necesidades y brechas de habilidades únicas que difieren de los empleados que no trabajan en remoto. Por ello, es fundamental comenzar por comprender las competencias clave que los empleados remotos necesitan en tu organización.
A continuación, se presentan algunas consideraciones específicas para las necesidades de los equipos remotos al comenzar a construir tu programa de formación a distancia.
Evaluar la alfabetización digital
¿Qué es la alfabetización digital? Según Microsoft, es "la capacidad de navegar por nuestro mundo digital utilizando la lectura, la escritura, habilidades técnicas y el pensamiento crítico. Es usar la tecnología, como un smartphone, ordenador, libro electrónico y más, para encontrar, evaluar y comunicar información."
Esta habilidad es crucial para cualquier trabajador remoto, y la identificación de brechas en esta área debe ser una prioridad.
Si bien puede esperarse que la mayoría de los trabajadores remotos posean conocimientos básicos de alfabetización digital, o al menos los desarrollen con la experiencia, no se debe asumir que esto es así para todos.
El nivel de habilidades digitales puede evaluarse fácilmente mediante encuestas, grupos focales y entrevistas con los principales interesados o con una selección aleatoria de trabajadores remotos.
Ofrecer capacitación para la pila tecnológica en constante crecimiento
El auge del trabajo remoto ha traído consigo un aumento paralelo en el uso de herramientas virtuales para organizaciones con modelo remoto. Por ejemplo, la empresa promedio adoptó 58 nuevas aplicaciones o herramientas en 2015, mientras que en 2022 esa cifra aumentó a 89. En grandes empleadores, esa cantidad llega a 187 (¡según un reciente pódcast de Freakonomics!)
Este tipo de inversión en herramientas virtuales requiere una inversión similar de tiempo y recursos en la formación sobre cómo usarlas de manera efectiva, lo que ayuda a impulsar la adopción y la tasa de uso al implementar una nueva herramienta. El desarrollo de habilidades en este aspecto es especialmente importante para los nuevos empleados que no están familiarizados con el trabajo en entornos remotos.
Fomentar habilidades de colaboración remota
Los trabajadores remotos enfrentan retos únicos de colaboración debido a que suelen estar en diferentes zonas horarias, comunicarse de manera asincrónica, tener menos puntos de contacto con compañeros a lo largo del día y tener que comunicarse principalmente por correo electrónico, mensajería instantánea o videollamadas.
Por lo tanto, la formación para trabajadores remotos debe centrarse en los siguientes conjuntos de habilidades para ayudar a establecer y mantener procesos y normas de comunicación efectivos en un entorno de trabajo remoto:
- Directrices de comunicación: proporciona estructura sobre temas como qué canales de comunicación (es decir, Slack vs correo electrónico) utilizar para diferentes tipos de comunicación, cuál debe ser el tiempo de respuesta en los distintos canales y en qué horario estás disponible para reuniones, por ejemplo. Esto también puede ayudar a establecer expectativas y reforzar las mejores prácticas de comunicación que se deben seguir.
- Herramientas de colaboración: los discos compartidos, el software de gestión de proyectos, los calendarios compartidos, los productos de design thinking y las plataformas de mensajería pueden ayudar a los trabajadores remotos a compartir información fácilmente entre ellos, permitiéndoles mantenerse conectados y colaborar en el trabajo desde cualquier parte del país o del mundo. Cuando las herramientas son valiosas para el equipo, deberían utilizarse siempre que sea posible, ya que pueden potenciar la colaboración.
- Fomentar la inclusión: una forma de practicar la inclusión para los trabajadores remotos es asegurarse de que todos los materiales de capacitación puedan adaptarse a personas con discapacidad, por ejemplo, ofreciendo subtítulos en los videos formativos. Además, las personas en entornos virtuales deben ser más intencionales a la hora de animar a todos a compartir sus perspectivas. Establecer procesos claros sobre cómo la gente puede compartir sus pensamientos, ideas y comentarios de manera asincrónica es una forma de garantizar que todas las voces sean escuchadas. Esto debería comenzar desde el primer día, durante la incorporación, para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos incluso cuando están revisando materiales de aprendizaje.
Creando una estrategia de formación remota
Tras cualquier evaluación inicial sobre las necesidades de los trabajadores remotos, es momento de definir claramente cuáles serán tus prioridades de formación remota y cómo las vas a alcanzar.
Si utilizas un tercero para gestionar empleados, como una organización profesional de empleadores o un servicio de Employer of Record, deberás comunicarte y coordinarte con ellos en lo que respecta a formaciones relacionadas con el cumplimiento normativo.
Delimitar tu plan de acción es esencial para generar una visión y sentido de propósito que impulse la urgencia de participar en estas sesiones de formación.
Existen muchos elementos que conforman una estrategia de formación exitosa, pero algunos aspectos clave a tener en cuenta para los trabajadores remotos son:
Competencias clave y áreas de enfoque
Indica de manera clara cuáles son las carencias de habilidades que se identificaron, la importancia de esos conjuntos de capacidades y cómo la formación en esas áreas contribuirá a la estrategia de la empresa o beneficiará de alguna manera a los trabajadores remotos. Esto debe reflejar el propósito y el valor de este enfoque, no solo los conocimientos en sí.
Por ejemplo, si has detectado la necesidad de mejorar las habilidades de los miembros del equipo en cuanto a priorización y gestión del tiempo trabajando desde casa, es importante explicar cómo estas capacidades ayudarán a los empleados a gestionar mejor y de manera más eficiente su carga de trabajo, reduciendo así el estrés y aumentando la productividad en toda la empresa.
Si esta competencia también está alineada con un objetivo estratégico más amplio, como el "Año de la Eficiencia” de Meta, por ejemplo, asegúrate de resaltar cómo esta formación específica puede contribuir al avance de esa estrategia.
Vincular tu iniciativa de mejora de habilidades con un objetivo estratégico de la empresa ayudará a impulsar el uso y la adopción de los conocimientos que deseas que mejoren.
Modalidades de aprendizaje
¿Cómo accederán los trabajadores remotos a tu contenido? ¿Cómo los alcanzarás? ¿Ofrecerás solo talleres virtuales en vivo, soluciones combinadas o quizás formación asincrónica mediante e-learning y otros materiales de aprendizaje en línea? ¿Qué herramientas tienes a tu disposición?
Responder a estas preguntas te ayudará a planificar cómo desarrollarás la capacitación y cómo podrán acceder a ella los trabajadores remotos.
Los equipos de formación suelen contar con una o más herramientas de autoría de contenidos y pueden apoyarse en software de formación, como un Learning Management System (LMS), u otras plataformas de gestión del conocimiento, para alojar su contenido de capacitación virtual.
Comunicación
Contar con directrices claras sobre cómo y cuándo pueden enviarse comunicaciones a gran escala ayudará a que tus mensajes sobre la formación sean lo más efectivos posible, sin abrumar a los empleados remotos con demasiados mensajes poco efectivos.
Tu estrategia debe especificar qué canales de comunicación deben usarse para cada tipo de mensaje.
Por ejemplo, el correo electrónico solo debe usarse para anuncios dirigidos a toda la empresa o a departamentos completos, y solo una o dos veces por trimestre, mientras que tus mensajes de alcance deben enviarse por herramientas como Slack y Teams. Si los materiales de aprendizaje se comparten directamente, ¿qué canales tienen más sentido?
Además, estos mensajes deben ser lo suficientemente atractivos como para destacar en una plataforma de mensajería virtual mientras compiten con todas las distracciones que trae el trabajo remoto.
Por ejemplo, comenzar con una estadística, una historia o una pregunta para captar la atención hacia tu capacitación es más efectivo que simplemente iniciar con tu material de aprendizaje.
Comenzar un mensaje con, “¡Nuevo entrenamiento de Priorización y Gestión del Tiempo!” es muy diferente a iniciar con, “¿Te cuesta concentrarte en el trabajo? ¿Te sientes abrumado por prioridades que compiten entre sí? Nosotros te ayudamos…”
Plan de Implementación
Define exactamente qué tipo de materiales o recursos de aprendizaje se producirán y cuándo, así como su método de entrega y cronograma, para que los profesionales del aprendizaje tengan un plan claro a seguir.
Partes de este plan, como tu calendario de formación, pueden ayudar a los trabajadores remotos a tener visibilidad sobre sus opciones de capacitación, lo que fomenta la participación en tus ofertas.
Esto es especialmente importante para los nuevos empleados que están pasando por el proceso de incorporación. Se beneficiarán enormemente al tener un plan claro delineado para ellos mientras empiezan a sumergirse en sus materiales de aprendizaje.
Apoyo Continuo
¿Cómo se reforzará y apoyará cualquier capacitación a largo plazo? Mientras que la formación presencial generalmente consiste en eventos de un día completo y de mayor duración, los trabajadores remotos no pueden permanecer concentrados en un entorno virtual durante tanto tiempo.
Por ello, el contenido que antes se ofrecía en largas sesiones debe desglosarse y convertirse en microaprendizaje que se ofrece de forma continua como una manera de seguir respaldando el proceso de aprendizaje de una persona. Un flujo constante de microaprendizaje puede ayudar
Además, las herramientas virtuales ofrecen un sinfín de opciones para automatizar este proceso. Por ejemplo, muchos LMS tienen la capacidad de enviar recursos programados después de que alguien ha completado un curso de e-learning.
Evaluación y Métricas
¿Cómo se medirá el impacto de tus iniciativas de formación? Es importante definir claramente los resultados esperados de tu capacitación online, redactar los objetivos y especificar dónde se rastrearán estas métricas y cómo se compartirán.
Este es un paso final fundamental en tu estrategia.
Por ejemplo, priorizar la capacitación en gestión del tiempo puede ayudar a mejorar ciertos resultados de encuestas de compromiso o la producción medible de un departamento. A medida que los nuevos empleados adquieren nuevas competencias, debemos considerar el impacto que esto tendrá.
Incluso puedes decidir apoyarte en software de seguimiento del trabajo para obtener datos más claros.
Además, los objetivos pueden usarse como una forma de fomentar la participación en tu capacitación. Si un líder senior expresa su apoyo a esta formación, la vincula con la estrategia de la empresa y anuncia como meta que el 75% de los empleados participen, entonces la tasa de asistencia probablemente será mayor que si esto no se hubiera comunicado.
Capacitación de Empleados Remotos: Mejores Prácticas en Acción
La formación remota más efectiva será diseñada e implementada de modo que permita y motive a los trabajadores remotos a poner en práctica las habilidades recién aprendidas después de que la capacitación haya finalizado.
Exploremos algunas buenas prácticas para asegurar que esto suceda con cada iniciativa de capacitación que lances.
Considera el Camino
La formación remota no debe ser un evento único, sino una serie de recursos bien seleccionados (artículos, pódcast, videos, libros, ayudas de trabajo, etc.) complementados por uno o varios pequeños eventos de capacitación a lo largo del proceso.
Por ejemplo, ¿por qué no inscribir a tu equipo remoto de RRHH en un taller digital de nómina? Busca conferencias, eventos y presentaciones en línea para impulsar estrategias continuas de aprendizaje y desarrollo para trabajadores remotos.
Los profesionales del aprendizaje están dejando de ofrecer una sola experiencia de aprendizaje para invertir en varias experiencias de aprendizaje interactivas repartidas a lo largo de un periodo determinado.
Cuando capacites a trabajadores remotos, no solo los formes y luego te retires. Más bien, diseña un plan sobre cómo vas a formarlos, apoyarlos y reforzarlos a lo largo del proceso. Esto permite la práctica y la reflexión, lo que conduce al desarrollo real de habilidades.
Por ejemplo, en lugar de utilizar un método intensivo de formación durante tres días completos, podrías estructurar un nuevo programa de capacitación en el que ofrezcas una única sesión al inicio de la semana, complementada con contenido autodidacta durante los siguientes días, y concluir con una sesión de coaching grupal a través de Zoom u otra plataforma de videoconferencia para impulsar la aplicación de lo aprendido antes de pasar al siguiente tema la semana siguiente.
Hazlo accesible
La formación para trabajadores remotos debe ser fácilmente accesible y siempre debe incluir algún componente disponible bajo demanda para ayudar cuando sea necesario, en el momento justo.
Si bien esto puede ser cierto para todos los trabajadores, como se mencionó antes, la creciente pila tecnológica que permite la colaboración entre trabajadores remotos suele dificultar la búsqueda de información.
Tus ofertas de formación autodidacta y recursos adicionales deberían concentrarse en un solo lugar tanto como sea posible. Si los aprendices remotos tienen que saltar de una herramienta de formación a otra para encontrar la información o el contenido que necesitan, esto creará barreras innecesarias.
Formación en el flujo de trabajo
Los sistemas y herramientas que utilizamos se desarrollan a tal ritmo que ahora es posible integrar la formación directamente en el flujo de trabajo de una persona, facilitando mucho el acceso cuando sea necesario.
Cuando se trata de métodos de capacitación para miembros del equipo que tendrán que utilizar un nuevo sistema, aplicación o plataforma para su trabajo diario, existen productos como WalkMe que pueden ayudar a impulsar la adopción digital.
Brindar soporte a problemas comunes del flujo de trabajo en el momento puede ayudar a mejorar la eficiencia, reducir la frustración y disminuir la cantidad de veces que se llama al soporte informático por supuestos problemas que en realidad son errores humanos.
Además, tareas comunes en las que todos participan, como las evaluaciones de desempeño, por ejemplo, también pueden recibir soporte directo en la propia herramienta.
Si alguien tiene dificultades para redactar una autorreflexión, en lugar de que deba salirse de lo que está haciendo, el soporte sobre cómo escribir una autorreflexión efectiva puede integrarse directamente o enlazarse desde la propia herramienta, para que se acceda a la información en el mismo momento en que se realiza la tarea.
En la medida de lo posible, quienes diseñan la formación deberían pensar en cómo integrar su contenido directamente dentro de las herramientas en las que las personas realizan su trabajo.
Sé breve
Los eventos de aprendizaje presenciales de día completo que se realizaban en el sitio no pueden trasladarse directamente a un entorno virtual y esperar los mismos resultados.
A menudo resulta más difícil mantener la atención de las personas en línea por más de un par de horas (90 minutos es lo ideal), incluso con suficientes pausas y actividades. Por eso, tener contenido accesible y conciso a lo largo del proceso de aprendizaje suele ser más efectivo que intentar dominarlo todo de una sola vez.
Gran parte de lo que antes debía enseñarse en persona ahora puede rediseñarse en otros formatos y asignarse como trabajo previo, invirtiendo el aula.
Se puede motivar a los trabajadores remotos a leer o ver contenido antes de cualquier sesión en vivo, lo que ahorra tiempo en dicha sesión para actividades con compañeros, participación en debates y práctica de habilidades reales en lugar de limitarnos a aprender sobre ellas.
Fomenta la conexión
La formación virtual es una excelente oportunidad para que los trabajadores remotos se reúnan y pasen tiempo juntos aprendiendo, lo que lleva a una mejor comunicación, mayor intercambio de conocimientos y mejor colaboración una vez finalizada la capacitación.
Por ello, toda capacitación virtual en vivo debe incluir intencionadamente momentos para la conexión entre los participantes. Como existen menos puntos de contacto naturales en su día laboral, se debe asignar tiempo suficiente para actividades específicamente diseñadas para reunir a las personas.
La formación para trabajadores remotos siempre debe aportar el beneficio secundario de fomentar la conexión. Por ejemplo, los programas de mentoría son una excelente manera de propiciar el vínculo entre los trabajadores remotos mientras los desarrollas y creas una cultura de aprendizaje.
Resumiendo todo
Brindar una capacitación adecuada es uno de los retos de gestionar una plantilla remota.
Pero, una vez que comprendas claramente cuáles son sus necesidades, puedes asegurarte de que dispongan de las habilidades y conocimientos exactos para rendir de forma efectiva en su puesto.
Con la formación adecuada, los trabajadores pueden estar completamente preparados con las competencias necesarias para desempeñarse al máximo sin las frustraciones comunes que surgen al trabajar en remoto.
Además, la formación también puede contribuir a aumentar el compromiso y la retención, generando un impacto positivo en tu organización. Tal vez un sencillo curso sobre trabajo remoto sea lo único necesario al principio.
En general, invertir en la formación de los trabajadores remotos, cuando se hace correctamente, puede tener un gran impacto en la maximización del potencial de la fuerza laboral remota de una organización.
Recursos adicionales para ayudar a maximizar la eficacia de la formación:
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