Regreso a la Oficina: Ventajas, Desventajas y Consejos para el Éxito
PWC anunció recientemente que, a partir de enero de 2025, comenzará a monitorizar desde dónde trabajan sus empleados. La razón, se cree pero no está oficialmente confirmada, es garantizar el cumplimiento de su política de regreso a la oficina (RTO) de 3 días en la oficina por semana.
Es una historia similar en otras organizaciones como Dell y EY, que utilizan tarjetas de acceso para registrar las horas en la oficina y reprender a los trabajadores que no cumplen con sus obligaciones.
La conclusión es que, en muchos casos, los empleados están mostrando resistencia a volver a la oficina. Algunos incluso van, pero solo se quedan un corto periodo de tiempo, una práctica conocida como “coffee badging”.
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Está claro que los trabajadores no están encantados de verse obligados a regresar, pero muchas organizaciones—especialmente grandes corporaciones—lo exigen de todos modos.
¿Entonces qué se puede hacer? ¿Cuáles son los posibles beneficios y retos del regreso a la oficina y cómo puede implementarse con éxito el regreso a la oficina (RTO)?
¿Cómo es el regreso a la oficina hoy en día?
Han pasado algunos años desde que la pandemia obligó al trabajo remoto y hemos visto a bastantes organizaciones retractarse de su palabra respecto a esta opción.
Según un informe sobre trabajo híbrido de Gallup, publicado en mayo de 2024, el 27% de las organizaciones trabajan ahora de forma remota, el 53% de manera híbrida y el 21% totalmente presencial.
Como puede observarse en el gráfico a continuación, cada vez más organizaciones exigen que los empleados regresen a la oficina bajo un modelo híbrido. Además, una reciente encuesta de KPMG a 1.500 CEOs descubrió que el 64% de ellos prevé un regreso completo a la oficina para 2026.
La pregunta es, ¿por qué?
Posibles beneficios de regresar a la oficina
Las organizaciones realmente quieren que los empleados vuelvan a la oficina, señalando la mayor colaboración y una cultura más sólida como razones principales.
¿Pero están justificadas estas afirmaciones? ¿Qué dice la investigación sobre los beneficios del regreso a la oficina?
Colaboración interdisciplinaria mejorada
- Estudio del MIT: Un estudio del MIT encontró que los académicos que trabajan en estrecha proximidad aumentaron las investigaciones interdisciplinarias en artículos y patentes.
- Estudio de la Universidad de Stanford: Investigaciones de Stanford concluyen que, aunque el trabajo remoto aumenta la productividad en algunas tareas, puede reducir la colaboración e innovación en comparación con el trabajo presencial donde las conversaciones espontáneas se producen con mayor facilidad.
- Universidad de Chicago: Un estudio de la UoC observó que los empleados redujeron sus esferas de comunicación y interactuaron con menos personas y unidades de negocio, tanto dentro como fuera de la empresa.
Mejores reuniones para grupos grandes
- CEPR: Un estudio del CEPR halló que, en general, el trabajo remoto es muy eficiente para equipos pequeños, mientras que las reuniones presenciales son mejores para grupos numerosos.
- Análisis MRFR: Se espera que el mercado de software de reserva de salas de reuniones crezca de 1.1 mil millones de dólares estadounidenses en 2023 a 2.51 mil millones para 2032, lo que indica que más personas organizarán encuentros presenciales en conjunto.
Los trabajadores jóvenes valoran cierto tiempo presencial
- Seramount: Investigaciones recientes de Seramount muestran que el 74% de los encuestados de la Generación Z prefieren algún tipo de modalidad híbrida frente al 52% de otros grupos de empleados. Solo el 11% de los Gen Z prefieren trabajar completamente en remoto, en comparación con el 34% de los demás empleados.
Aumento de oportunidades de mentoría
- Proyecto de Investigación sobre el Trabajo desde Casa (WFH): Un estudio realizado por el Proyecto de Investigación sobre el Trabajo desde Casa (WFH) encontró que los empleados que trabajan en la oficina dedican casi un 40% más de tiempo a guiar a los miembros del equipo que aquellos que trabajan desde casa.
Conexiones más fuertes
- Atlassian: Los equipos de Atlassian se reúnen en una de sus oficinas aproximadamente tres veces al año para estrechar vínculos y avanzar en proyectos importantes. Sus investigaciones muestran que estas reuniones deliberadas de equipo conducen a un aumento del 27% en la sensación de conexión, especialmente entre los recién graduados y nuevos empleados, y que este efecto dura entre 4 y 5 meses.
Desafíos de volver a la oficina
Por otro lado, ¿cuáles son los posibles desafíos de implementar el retorno a la oficina (RTO)?
Descontento laboral
- Pérdida de flexibilidad: Muchas personas se han acostumbrado a la flexibilidad del trabajo remoto. Según una investigación de FlexJobs, el 95% de los trabajadores quieren alguna forma de trabajo remoto.
- Desplazamiento: Otra encuesta de FlexJobs encontró que el 79% de los encuestados consideraron evitar el trayecto diario como la principal razón para preferir el trabajo remoto.
Reducción de la productividad para algunos empleados
- Distracciones en la oficina: No todos los empleados trabajan mejor en ambientes de oficina. Algunos pueden considerar las distracciones de la oficina (como el ruido, interrupciones frecuentes). Investigaciones de Pew encontraron que el 56% de los trabajadores dicen que trabajar desde casa les ayuda a cumplir con su trabajo y los plazos.
Desafíos legales
- Demandas judiciales: Los empleados contratados como trabajadores completamente remotos podrían tener derecho a demandar si son despedidos por negarse a volver a la oficina. La validez de la reclamación depende de si pueden ser despedidos a voluntad o por causa justificada.
- Protecciones legales al trabajo remoto: En algunas jurisdicciones, los empleados pueden contar con protecciones legales que respaldan su derecho a seguir trabajando de forma remota bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, en países como Alemania, existen regulaciones que protegen a los empleados de ser obligados a regresar a la oficina a menos que el empleador demuestre una necesidad empresarial convincente.
- Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA): Bajo la ADA en EE.UU., los empleados con condiciones de salud que los pongan en mayor riesgo frente a COVID-19 u otras preocupaciones sanitarias pueden solicitar adaptaciones razonables para seguir trabajando de forma remota.
Aumento de problemas relacionados con las personas
- Incremento de conflictos: Al investigar su artículo sobre colaboración frente a conflicto en el retorno a la oficina, Gleb Tsipursky descubrió que el 57% de los encuestados reportaron experimentar más problemas entre personas mientras trabajaban en la oficina. En contraste, solo el 12% indicó una mayor incidencia de dichos problemas trabajando de forma remota.
Diferentes políticas de retorno a la oficina
Entonces, si estás considerando implementar el regreso a la oficina (RTO), ¿cuáles son tus opciones?
RTO opcional
El RTO opcional permite a los empleados elegir si trabajan desde la oficina o de forma remota, lo que ofrece la máxima flexibilidad. Algunas personas pueden elegir ir todos los días, otras una o dos veces por semana, y algunas rara vez.
Los posibles beneficios incluyen retención de talento, reclutamiento y productividad.
Modelo híbrido
A los empleados se les exige acudir un número determinado de días por semana. Aun así existe la posibilidad de ofrecer cierta flexibilidad, por ejemplo: cuántos días, qué días o durante cuánto tiempo cada día.
Entre los beneficios potenciales se incluyen una mayor colaboración interdisciplinaria y vínculos de equipo más sólidos.
RTO a tiempo completo
Todos los empleados están obligados a regresar a la oficina a tiempo completo, con pocas excepciones. Honestamente, mirando la investigación y hablando con personas reales, no estoy seguro de cuáles son los posibles beneficios en comparación con un modelo híbrido, excepto quizás un mayor control sobre cómo las personas pasan su tiempo en la oficina. Una forma amable de decirlo sería tener visibilidad total sobre lo que la gente está haciendo en todo momento (no es un ambiente en el que a este editor le gustaría trabajar).
6 consejos para una estrategia exitosa de regreso a la oficina
Sigue estas mejores prácticas para el regreso a la oficina (RTO) y alcanza el impacto que deseas:
1. Comunica con claridad y transparencia
No debe haber ambigüedad en cuanto al plan de regreso a la oficina. Esto significa proporcionar información detallada, incluyendo cronogramas, horarios y expectativas.
Además, es importante ser transparente sobre los motivos detrás de la decisión. Como destaca Matt Erhard, socio gerente en Summit Search Group: “Lo primero que debes hacer, antes de comenzar a elaborar tu política de regreso a la oficina, es aclarar específicamente por qué deseas que los empleados regresen.”
La razón de esto es doble. Primero, es más probable que los trabajadores entiendan y acepten el mandato de regresar a la oficina si está respaldado por una razón clara y, en consecuencia, si compartes esa razón y el "por qué" de tu decisión con ellos.
La segunda razón es que es fundamental para mantener el compromiso de los empleados durante esta transición y para elaborar tu política de manera que estos objetivos declarados no solo se cumplan, sino que sean el foco central de los cambios.
Por ejemplo, si dices que llevas a las personas de vuelta a la oficina para que puedan colaborar mejor, entonces tu plan de regreso debe procurar que los miembros de un mismo equipo que trabajen en proyectos estén en la oficina al mismo tiempo.
Si no muestras cómo estar en la oficina va alineado con tus objetivos para el mandato, entonces tu razonamiento parecerá una excusa vacía y poco sincera para los empleados, y probablemente perderás a algunos miembros del equipo como resultado.”
Otro consejo es dar a los empleados suficiente tiempo para adaptarse a los nuevos requisitos, especialmente si necesitan hacer arreglos personales, como el cuidado de niños o el transporte. Amazon, por ejemplo, ha dado a los empleados al menos tres meses completos para planificar su regreso a tiempo completo.
2. Fomenta el diálogo abierto y la retroalimentación
Crea canales de escucha al empleado como software de encuestas internas para que los empleados expresen sus preocupaciones o preferencias respecto al regreso a la oficina.
Por ejemplo, American Express se apoyó ampliamente en encuestas a empleados para diseñar y perfeccionar su programa híbrido Amex Flex.
3. Apoya la transición y la adaptación
Como descubrió Gleb Turpinsky, ¡algunas personas han olvidado lo que es trabajar en una oficina y algunos jóvenes quizás nunca lo han hecho!
Por eso es conveniente ofrecer recursos o formación para ayudar a los empleados a readaptarse al entorno de oficina, como talleres en gestión del tiempo, desarrollo de habilidades de comunicación presencial, resolución de conflictos y relaciones laborales.
Si has contratado empleados de forma remota, considera un programa especial de integración usando software de onboarding para ayudarles a aclimatarse a la cultura y el entorno de la oficina.
Algunas organizaciones también ofrecen beneficios adicionales como el pago de estacionamiento o gastos de transporte público que ayudan a los empleados a compensar los costes de desplazarse al trabajo.
Además, los sistemas de gestión de oficinas permiten a las compañías mantener entornos laborales seguros mientras se acomoda la reincorporación del personal presencial.
4. Predica con el ejemplo
Como siempre, los líderes deben predicar con el ejemplo en lo referente al regreso a la oficina. Esto implica asegurar que la dirección también esté presente en la oficina, dando ejemplo al resto de la organización.
Además, es importante que todos los líderes y gerentes estén alineados en su mensaje sobre el regreso a la oficina, mostrando una postura unificada.
5. Considera las necesidades y situaciones individuales
Con posibles implicaciones legales en mente, hay que reconocer que algunos empleados pueden tener razones válidas para preferir o necesitar seguir trabajando de forma remota (por ejemplo, cuestiones de salud, responsabilidades de cuidado, etc.).
Adecúa tu enfoque según los roles y responsabilidades de los diferentes equipos o individuos. Por ejemplo, los roles que equilibran una profunda concentración y la colaboración pueden beneficiarse de mantener la flexibilidad.
Como destaca Gevorg Nazaryan, CTO y cofundador de Docus, “Hemos comprobado que la asistencia a la oficina es necesaria únicamente para actividades críticas y colaborativas como los sprints de diseño de producto. Para el resto, se emplean herramientas digitales para conectar con el equipo global”.
6. Mejora la oficina
Para aprovechar al máximo el espacio de oficina y potencialmente ahorrar en costes inmobiliarios, algunas organizaciones implementan escritorios compartidos (hotdesking) o hoteling para fomentar el uso flexible.
Estos métodos utilizan software de reservas de escritorios compartidos o software de gestión de espacios de oficina para proporcionar flexibilidad a los empleados sobre dónde trabajar dentro de la oficina.
Al igual que las políticas RTO efectivas, una planificación eficaz del espacio de oficina se enfoca en las necesidades de los empleados y de la organización.
Por ejemplo, la firma de arquitectura HUB utilizó la opinión de los empleados y datos de uso de la oficina para diseñar nuevas oficinas híbridas con la combinación adecuada de espacios de trabajo en línea con su proceso de diseño.
Punto de vista del editor
Puedo ver algunos beneficios en un modelo híbrido, pero uno muy flexible. Como trabajador remoto el 90% del tiempo, el ocasional tiempo presencial resulta útil para entablar conversaciones con colegas de diferentes equipos, abordar proyectos complejos y fortalecer vínculos. Sé por conversaciones con colegas que ellos también lo sienten así.
Además, estar en la oficina ayuda a combatir el aislamiento social, tomar descansos y crear límites entre la vida personal y profesional. Por estas razones, algunos de mis compañeros que pueden ir a la oficina lo hacen casi todos los días.
Personalmente, encuentro que un trayecto corto, preferiblemente una caminata o paseo en bici de 20-30 minutos, puede ser bastante agradable y ayuda a separar el trabajo de la vida personal.
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