Regreso a la oficina: Ventajas, desventajas y consejos para el éxito
PWC anunció recientemente que, a partir de enero de 2025, comenzará a monitorear desde dónde trabajan sus empleados. La razón, según se cree aunque no está oficialmente confirmada, es garantizar el cumplimiento de su política de regreso a la oficina (RTO) de 3 días presenciales a la semana.
En resumidas cuentas, en muchos casos los empleados están demorando su regreso a la oficina. Es evidente que no están encantados con la idea de ser obligados a volver, pero muchas organizaciones—especialmente las grandes corporaciones—lo exigen de todas formas.
¿Entonces, qué se puede hacer? ¿Cuáles son los posibles beneficios y desafíos de que los trabajadores regresen a la oficina y cómo puede implementarse con éxito el RTO?
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¿Cómo luce hoy el regreso a la oficina?
Han pasado algunos años desde que la pandemia obligó a trabajar en remoto, y hemos visto varias organizaciones retractarse respecto a esta opción.
Según un informe sobre trabajo híbrido de Gallup, publicado en mayo de 2024, el 27% de las organizaciones trabajan de forma remota, el 53% de manera híbrida y el 21% totalmente presencial.
Como puedes ver en el gráfico a continuación, cada vez más organizaciones exigen a sus empleados volver a la oficina en un modelo híbrido. Además, una encuesta reciente de KPMG a 1.500 directores generales reveló que el 64% de ellos prevén un regreso total a la oficina para 2026.
La pregunta es, ¿por qué?
Posibles beneficios de regresar a la oficina
Las organizaciones ciertamente están interesadas en que los empleados regresen a la oficina, citando como razones principales una mayor colaboración y una cultura más sólida.
¿Pero están fundamentadas estas afirmaciones? ¿Qué dice la investigación sobre los posibles beneficios de que los empleados vuelvan a la oficina?
Colaboración interdisciplinaria mejorada
- Estudio del MIT: Un estudio del MIT descubrió que los académicos que trabajan en estrecha proximidad impulsaron la investigación interdisciplinaria en artículos y patentes.
- Estudio de la Universidad de Stanford: Investigaciones de la Universidad de Stanford encontraron que, si bien el trabajo remoto puede aumentar la productividad para algunas tareas, puede reducir la colaboración y la innovación en comparación con el trabajo presencial donde las conversaciones espontáneas ocurren con mayor facilidad.
- Universidad de Chicago: Investigaciones de la Universidad de Chicago descubrieron que los empleados restringieron sus esferas de comunicación e interactuaron con menos personas y departamentos, tanto dentro como fuera de la empresa.
Mejores reuniones para grandes grupos
- CEPR: Investigaciones del CEPR encontraron que, en general, el trabajo remoto resulta muy eficiente para equipos pequeños, mientras que las reuniones presenciales son mejores para grandes grupos de personas.
- Análisis de MRFR: Se espera que el sector de software para reserva de salas de reuniones crezca de $1.1 mil millones (USD) en 2023 a $2.51 mil millones (USD) para 2032, lo que indica que se espera que más personas se organicen presencialmente, en conjunto.
Los trabajadores jóvenes valoran cierto tiempo presencial
- Seramount: Una investigación reciente de Seramount reveló que el 74% de los encuestados de la Generación Z prefieren algún tipo de modalidad híbrida frente al 52% de otros empleados. Solo el 11% de la Generación Z prefirió trabajar completamente en remoto, frente al 34% de los demás trabajadores.
Mayores oportunidades de mentoría
- Proyecto de Investigación sobre el Trabajo desde Casa (WFH): Un estudio realizado por el Proyecto de Investigación sobre el Trabajo desde Casa (WFH) descubrió que los empleados que trabajan en la oficina dedican casi un 40% más de tiempo a orientar a los miembros del equipo que quienes trabajan desde casa.
Conexiones más fuertes
- Atlassian: Los equipos de Atlassian se reúnen en una de sus oficinas aproximadamente tres veces al año para fortalecer lazos y avanzar en proyectos importantes. Su investigación muestra que estos encuentros intencionales generan un incremento del 27% en el sentimiento de conexión, especialmente entre recién graduados y nuevas contrataciones, y que este aumento dura aproximadamente entre 4 y 5 meses.
Desafíos de regresar a la oficina
Por otro lado, ¿cuáles son los posibles desafíos de implementar el regreso a la oficina?
Descontento de los trabajadores
- Pérdida de flexibilidad: Muchas personas se han acostumbrado a la flexibilidad del trabajo remoto. Según una investigación de FlexJobs, el 95% de los trabajadores desea alguna forma de trabajo remoto.
- Desplazamientos: Otra encuesta de FlexJobs encontró que el 79% de los encuestados consideró evitar el traslado como la principal razón para preferir el trabajo remoto.
Reducción de la productividad para algunos trabajadores
- Distracciones en la oficina: No todos los empleados rinden mejor en entornos de oficina. Algunos pueden encontrar distracciones en la oficina (por ejemplo, ruido, interrupciones frecuentes). Una investigación de Pew encontró que el 56% de los trabajadores afirma que el trabajo desde casa les ayuda a realizar sus tareas y cumplir plazos.
Desafíos legales
- Demandas: Los empleados que fueron contratados para trabajar completamente en remoto pueden tener derecho a presentar demandas si son despedidos por negarse a regresar a la oficina. La viabilidad de la reclamación del empleado depende de si puede ser despedido "a voluntad" o "por causa justificada".
- Protecciones del trabajo remoto: En algunas jurisdicciones, los empleados pueden contar con protecciones legales que respaldan su derecho a seguir trabajando de forma remota bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, en países como Alemania existen regulaciones que protegen a los trabajadores de ser forzados a regresar a la oficina a menos que el empleador pueda demostrar una necesidad empresarial convincente.
- Americans with Disabilities Act (ADA): Bajo la ADA en EE.UU., los empleados con condiciones de salud que los expongan a un mayor riesgo por COVID-19 u otros problemas de salud pueden solicitar adaptaciones razonables para continuar trabajando en remoto.
Aumento de los problemas relacionados con las personas
- Mayor conflicto: Al investigar su artículo sobre la colaboración versus conflicto en el RTO, Gleb Tsipursky descubrió que el 57% de los encuestados informó haber experimentado más problemas relacionados con las personas al trabajar en la oficina. En contraste, solo el 12% indicó un mayor número de este tipo de problemas trabajando de forma remota.
Diferentes políticas de regreso a la oficina
Entonces, si estás considerando implementar el regreso a la oficina, ¿cuáles son tus opciones?
RTO opcional
El RTO opcional permite a los empleados elegir si quieren trabajar en la oficina o de forma remota, brindando la máxima flexibilidad. Algunas personas pueden elegir ir todos los días, otras una o dos veces por semana, y otras rara vez.
Los beneficios potenciales incluyen la retención de empleados, el reclutamiento y la productividad.
Modelo híbrido
Se exige a los empleados que asistan un número determinado de días por semana. Aún se puede ofrecer algo de flexibilidad, por ejemplo: cuántos días, qué días, o cuánto tiempo cada día.
Entre los beneficios potenciales se incluyen una mayor colaboración entre distintas disciplinas y la consolidación de los equipos.
RTO a tiempo completo
Todos los empleados están obligados a regresar a la oficina a tiempo completo, con pocas excepciones. Honestamente, al observar la investigación y hablar con personas reales, no estoy seguro de cuáles son los posibles beneficios frente al modelo híbrido, salvo quizás un mayor control sobre cómo las personas utilizan su tiempo en la oficina. Una forma elegante de decirlo sería tener visibilidad completa de lo que la gente está haciendo en todo momento (no es un entorno en el que a este editor le gustaría trabajar).
6 consejos para una estrategia exitosa de regreso a la oficina
Sigue estas mejores prácticas para una estrategia de regreso a la oficina (RTO) y logra el impacto deseado:
1. Comunica de forma clara y transparente
Debería existir poca ambigüedad respecto al plan de RTO. Esto significa proporcionar información detallada, incluyendo cronogramas, horarios y expectativas.
Además, es importante ser transparente respecto a las razones detrás de la decisión. Como Matt Erhard, Socio Director en Summit Search Group, destaca: “Lo primero que debe hacerse, antes de empezar a elaborar su política de RTO, es aclarar específicamente por qué desea que los empleados regresen a la oficina.
La razón de esto es doble. Primero, es más probable que los trabajadores comprendan y acepten la obligación de regresar a la oficina si se apoya en una explicación clara y, junto con esto, si comparte ese razonamiento y el "por qué" de su decisión con ellos.
La segunda razón es que es fundamental para mantener el compromiso de los empleados durante esta transición y diseñar su política de manera que estos objetivos declarados no solo se cumplan, sino que sean el enfoque principal de los cambios.
Por ejemplo, si dice que está trayendo a la gente de vuelta a la oficina para que puedan colaborar mejor, entonces su plan de RTO debe asegurarse de que los miembros del equipo que trabajan juntos en proyectos estén en la oficina al mismo tiempo.
Si no demuestra cómo estar en la oficina ayudará a cumplir sus objetivos para la obligación, entonces su razonamiento se percibirá como una excusa vacía y poco sincera para los empleados, y probablemente perderá a algunos miembros del equipo como resultado.”
Otro consejo es dar a los empleados tiempo suficiente para adaptarse a los nuevos requisitos, especialmente si necesitan hacer arreglos personales, como cuidado de niños o transporte. Amazon, por ejemplo, al menos ha dado a sus trabajadores un plazo completo de 3 meses para planificar su regreso a tiempo completo a la oficina.
2. Fomenta el diálogo abierto y la retroalimentación
Crea canales de escucha activa para empleados como software de encuestas para empleados para que puedan expresar sus inquietudes o preferencias respecto al regreso a la oficina.
Por ejemplo, American Express se apoyó fuertemente en encuestas a empleados para diseñar y perfeccionar su programa híbrido Amex Flex.
3. Brinda apoyo en la transición y adaptación
Como descubrió Gleb Turpinsky, ¡algunas personas han olvidado lo que es trabajar en una oficina y algunos trabajadores jóvenes quizá nunca lo hayan hecho!
Por eso es recomendable ofrecer recursos o formación para ayudar a los empleados a readaptarse al entorno de oficina, como talleres sobre gestión del tiempo o restablecimiento de habilidades de comunicación presencial, resolución de conflictos y relaciones laborales.
Si has contratado empleados de forma remota, considera un programa especial de incorporación usando software de onboarding para ayudarles a integrarse a la cultura y entorno de oficina.
Algunas organizaciones también ofrecen beneficios adicionales como gastos de estacionamiento y transporte público que ayudan a los empleados a compensar los costes de desplazarse al trabajo.
Además, los sistemas de gestión de oficinas permiten a las empresas mantener entornos de trabajo seguros mientras acomodan el regreso del personal presencial.
4. Predica con el ejemplo
Como siempre, los líderes deben predicar con el ejemplo respecto al RTO. Esto significa asegurar que la directiva también esté presente en la oficina, dando ejemplo al resto de la organización.
Además, es importante que todos los líderes y directivos estén alineados en sus mensajes sobre el regreso a la oficina, presentando un frente unificado.
5. Considera necesidades y situaciones individuales
Teniendo en cuenta las posibles repercusiones legales, reconoce que algunos empleados pueden tener razones válidas para preferir o necesitar seguir trabajando a distancia (por ejemplo, problemas de salud, responsabilidades de cuidado).
Adapta tu enfoque según los roles y responsabilidades de los diferentes equipos o personas. Por ejemplo, los roles que requieren equilibrar la concentración profunda con la colaboración pueden beneficiarse de una flexibilidad continua.
Como destaca Gevorg Nazaryan, CTO y cofundador de Docus: “Hemos comprobado que la asistencia a la oficina es necesaria solo para actividades críticas y colaborativas como los sprints de diseño de producto, y nada más. Para el resto, se utilizan herramientas digitales para conectar con el equipo global.”
6. Mejora la oficina
Para aprovechar mejor el espacio de oficina y, potencialmente, ahorrar en costes inmobiliarios, algunas organizaciones implementan hotdesking o hoteling para fomentar el uso eficiente.
Estas prácticas utilizan software de reserva de escritorios o software de gestión de espacios de oficina para ofrecer a los trabajadores flexibilidad sobre dónde trabajar dentro de la oficina.
Al igual que las políticas ROT efectivas, una planificación del espacio de oficina eficaz se centra en las necesidades de los trabajadores y la organización.
Por ejemplo, la firma de arquitectura HUB utilizó el feedback de los empleados y datos de uso de la oficina para diseñar nuevas oficinas híbridas con una combinación adecuada de espacios de trabajo alineada con su proceso de diseño.
Opinión del editor
Puedo ver algunos beneficios en un modelo híbrido, pero uno muy flexible. Como persona que trabaja un 90% en remoto, el tiempo presencial ocasional me resulta útil para iniciar conversaciones con compañeros de diferentes equipos, avanzar en proyectos complejos y formar lazos. Sé por conversaciones con mis colegas que sienten lo mismo.
Además, estar en la oficina ayuda a combatir el aislamiento social, tomar descansos y crear límites entre la vida personal y profesional. Por estas razones, algunos de mis compañeros que pueden ir a la oficina lo hacen casi todos los días.
Personalmente, considero que un trayecto corto, preferiblemente de 20-30 minutos caminando o en bicicleta, puede ser muy agradable y ayuda a separar la vida laboral de la personal.
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