5 pasos sencillos para gestionar a un empleado con bajo rendimiento
Un empleado con bajo rendimiento es alguien que no cumple con las expectativas claras en el trabajo, ya sea porque no respeta los plazos, su calidad es insuficiente o constantemente llega tarde.
En este artículo, te mostraré cómo identificar el bajo rendimiento, por qué es importante abordarlo y te guiaré por cinco pasos sencillos para ayudar a gestionar y apoyar a los empleados que no están alcanzando el nivel esperado.
¿Cuáles son tus opciones para tratar con un empleado de bajo rendimiento?
Existen muchos ejemplos de bajo rendimiento, o situaciones en las que un empleado no cumple con los estándares de rendimiento o expectativas, tales como:
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- Poca calidad en el trabajo
- Incapacidad para cumplir metas o plazos
- Conflictos interpersonales continuos
- Mala gestión del tiempo
- Ausentismo o tardanzas excesivas
- Insubordinación.
Abordar el bajo rendimiento de forma efectiva requiere adoptar métodos claros de mejora del rendimiento para orientar a los empleados hacia la mejora y sacar el máximo provecho de tus herramientas de gestión del rendimiento. Cuando un miembro del equipo está demostrando un bajo rendimiento en algún ámbito de su trabajo, puedes:
- Ignorar el problema: meter la cabeza bajo la tierra y esperar que el bajo rendimiento se solucione milagrosamente solo.
- Despedir al empleado: terminar la relación laboral de tu colaborador y contratar a alguien nuevo.
- Hacer el trabajo por el empleado: intervenir y asumir aquellas partes de su trabajo en las que no está rindiendo correctamente.
- Cambiarlo a otro puesto: no está rindiendo bien en su puesto actual, pero quizá podría hacerlo mejor en otro diferente.
- Corregir el problema de rendimiento: implementar un proceso estructurado de mejora del rendimiento, que puede incluir formación y desarrollo adicional.
Si bien el enfoque de este artículo está en la opción ‘5’ anterior, ya que generalmente es la mejor alternativa para explorar primero, no siempre es la opción adecuada.
Por qué es importante abordar el bajo rendimiento
Gestionar los problemas con miembros difíciles del equipo es crucial al tratar de abordar y mejorar el bajo rendimiento en el lugar de trabajo. A la hora de decidir entre las opciones mencionadas anteriormente, ten en cuenta lo siguiente:
- Costos de la rotación de empleados: según Benefit News, una sola renuncia puede costarle a una empresa hasta un tercio del salario anual del empleado. Dos tercios de este coste pueden provenir de la disminución de la productividad y la formación de un nuevo empleado, mientras que el otro tercio proviene de costos "duros" como el reclutamiento.
- Impacto en la moral del equipo: a menos que el empleado de bajo rendimiento trabaje completamente aislado, lo más probable es que su bajo rendimiento afecte negativamente a sus compañeros de alguna manera. Esto también se verá reflejado en las evaluaciones del rendimiento del equipo. Ignorar el problema o hacer cosas por él no transmite el mensaje correcto al resto del equipo ni establece una cultura de alto rendimiento.
- Respeto por los empleados: despedir a alguien puede parecer a veces el camino más fácil, pero si eres “demasiado rápido para sacar conclusiones”, especialmente si se trata de un problema que podría corregirse con un poco de esfuerzo, tu equipo puede verlo como una falta de respeto hacia las personas que tienes a tu cargo y puede minar la sensación de seguridad psicológica.
- Costos de corregir el rendimiento: en ocasiones, conseguir que un empleado de bajo rendimiento mejore puede resultar demasiado caro, consumir mucho tiempo o ser imposible por otros motivos. En estos casos, tal vez debas tomar la difícil decisión de dejarlo ir o moverlo a otro puesto.
Los directivos dependen de una combinación de herramientas de gestión de casos de RR. HH. y software especializado en gestión del desempeño para dar seguimiento al avance respecto a los planes de mejora de empleados que presentan dificultades.
Ahora, la gestión del rendimiento en tiempo real que aprovecha al máximo las herramientas de analítica impulsadas por IA tiene el potencial de reducir errores de toma de decisiones por parte de líderes y prevenir que los problemas de desempeño lleguen a convertirse en un problema.
Cómo saber cuándo un empleado está bajo rendimiento
En el caso de mi impuntualidad habitual, el problema quedó claro para mi gerente cuando finalmente llegué tarde a una reunión importante. Sin embargo, no siempre es tan evidente.
Recuerdo haber trabajado con un miembro del equipo, un gerente, que creía que estaba haciendo un buen trabajo. Cumplía con sus objetivos de desempeño, había recibido comentarios positivos de otros gerentes y los clientes estaban satisfechos con él.
Sin embargo, cuando hablé con las personas que dependían de él, me enteré de que había problemas. Esto me llevó a iniciar un proceso de mejora de desempeño.
Implementar OKRs para RRHH ayuda a crear planes de desempeño estructurados para abordar el bajo rendimiento de los empleados.
A continuación se presentan algunos de los muchos sistemas de control y equilibrio que puedes implementar para tener una alerta temprana sobre problemas reales o potenciales de desempeño.
- Establece objetivos SMART o OKRs: estos proporcionan una base sólida que tú y tu colaborador pueden usar para comprobar el progreso. Por ejemplo, si ambos acuerdan el objetivo de “lograr ventas semanales de $10,000” y tu empleado solo logra cerrar $5,000 por semana, esto podría indicar un bajo rendimiento.
- Revisiones periódicas y reuniones uno a uno: ya sean virtuales o presenciales, las 1:1 son una parte fundamental para evaluar cómo está desempeñándose un empleado. Puedes ponerte al día con tu empleado, escuchar de él en qué está trabajando, conocer su progreso hacia los objetivos y comprender cualquier problema que pueda estar afectando su rendimiento.
- Sistemas de retroalimentación de empleados: Aprendí sobre el bajo rendimiento de mi colaborador gracias a reuniones con un nivel intermedio que tuve con los miembros de su equipo. Las encuestas a empleados, las evaluaciones de desempeño 360° y las conversaciones informales con los compañeros de trabajo de tu empleado también son métodos útiles para captar posibles problemas de desempeño.
- Feedback de partes interesadas externas: además de la retroalimentación interna, es importante obtener comentarios de personas fuera de la organización, como clientes, socios y proveedores. Los datos provenientes de reseñas de clientes, Net Promoter Score y encuestas de satisfacción pueden aportar información valiosa sobre cómo impulsar el desempeño individual.
- Software de gestión del desempeño: la mayoría de los controles que he listado arriba pueden implementarse usando un buen software de gestión del desempeño. Esto te permite recopilar datos de desempeño individuales, de equipo y de la organización. Muchos paquetes de software también ofrecen analítica de datos, informes y automatización para facilitar el proceso.
- Revisiones de productividad: Evalúa la eficiencia y eficacia del empleado para completar tareas y alcanzar objetivos dentro de un plazo determinado. Supervisar y ofrecer retroalimentación sobre esto ayuda a identificar fortalezas, áreas de mejora y oportunidades para potenciar el rendimiento general.
Métodos avanzados para medir el desempeño
Mejorar la objetividad de las evaluaciones de los empleados garantizará valoraciones de desempeño justas y precisas, así como una mejor aceptación del feedback por parte de los colaboradores. Dos métodos muy usados para mejorar la objetividad de la evaluación son la Escala de Valoración Anclada en Conductas (BARS) y los Centros de Evaluación.
BARS
BARS combina evaluaciones cuantitativas con descripciones cualitativas de comportamientos específicos, proporcionando un marco más objetivo para evaluar el desempeño.
En lugar de basarse en criterios vagos o subjetivos, BARS define comportamientos clave asociados con diferentes niveles de rendimiento. Por ejemplo, un puesto de atención al cliente puede tener comportamientos como “resuelve eficazmente las quejas de los clientes” calificados en una escala de insatisfactorio a sobresaliente.
Este método asegura que las evaluaciones se basen en conductas observables y relevantes para el puesto, reduciendo el sesgo y la interpretación personal.
Centros de Evaluación
Este enfoque evalúa integralmente a los empleados situándolos en situaciones simuladas relacionadas con el puesto. Estas simulaciones pueden incluir:
- Juegos de roles
- Ejercicios de resolución de problemas
- Tareas grupales diseñadas para evaluar competencias como liderazgo, comunicación y toma de decisiones.
Varios evaluadores observan y puntúan estas actividades, lo que ayuda a minimizar el sesgo individual de los evaluadores. El uso de ejercicios variados y un equipo de evaluadores permite una evaluación más objetiva de las habilidades de un empleado, especialmente en roles complejos donde las evaluaciones de un solo método pueden quedarse cortas.
Tanto BARS como los Assessment Centers proporcionan enfoques estructurados y basados en el comportamiento para la evaluación, reduciendo el sesgo subjetivo y ofreciendo retroalimentación más clara y procesable para los empleados.
Cumplimiento legal y de RRHH en la gestión del desempeño
Desde la perspectiva del cumplimiento, tu objetivo es alinear los pasos de la gestión del desempeño con las políticas de RRHH, involucrando a tu equipo legal. Esto te ayudará a crear procesos transparentes y a generar autoridad en la forma en que gestionas estas situaciones.
Creación del PIP y colaboración con RRHH
A nadie le gusta diseñar o implementar un Plan de Mejora del Desempeño (PIP). Demasiadas veces no funcionan o los empleados los ven como un preludio al despido.
No tiene por qué ser así si mejoras continuamente tu enfoque de gestión del desempeño.
En el caso de un PIP, su creación debe ser una colaboración entre el gerente, representantes de RRHH y el equipo legal. Esta colaboración asegura que el PIP cumpla con las leyes laborales y las políticas de la empresa, manteniendo la equidad.
RRHH puede ayudar a estructurar el plan con objetivos claros y alcanzables, mientras que el equipo legal asegura que ninguna acción pueda ser interpretada como discriminatoria o injusta, reduciendo el riesgo de desafíos legales.
Documentación de la retroalimentación y cumplimiento
La documentación adecuada es un elemento clave para el cumplimiento. Los gerentes deben documentar minuciosamente todas las conversaciones de retroalimentación, revisiones de desempeño y cualquier paso tomado para abordar el bajo rendimiento.
Estos registros no solo ayudan a los empleados a comprender su progreso, sino que también sirven de protección legal en caso de que surjan disputas.
5 pasos que puedes seguir para corregir el desempeño
Uno de tus sistemas de alerta temprana te ha ayudado a identificar un problema de desempeño con uno de tus empleados, y has decidido intentar corregir el problema. Genial, ¿y ahora qué?
Los pasos que tomes variarán ligeramente según la naturaleza exacta del problema de desempeño, pero los que se describen a continuación aplican a la mayoría de las situaciones en las que es solo un aspecto del desempeño del empleado el que es un problema (por ejemplo, la impuntualidad).
Si es el caso raro en que no está rindiendo en ninguna área, puede valer la pena considerar trasladar al empleado a otro puesto o sacarlo de la organización por completo.
Paso #1: Revisa tus hechos y realiza una investigación
Antes de hablar con el empleado, investiga a fondo para comprender la causa raíz del problema de desempeño. Revisa métricas objetivas como quejas de clientes, retroalimentación de pares y entregables individuales para precisar si el problema radica en el trabajo del empleado o en factores externos, como compañeros de equipo con bajo rendimiento o expectativas poco realistas.
Utilizar el análisis de causas raíz puede ayudar a descubrir problemas subyacentes y asegurarte de que tienes el panorama completo antes de iniciar cualquier conversación. Puede que descubras que el empleado está teniendo problemas en otra área de su vida y podría beneficiarse del apoyo de la organización en lugar de una crítica.
Pequeños detalles como hacer chequeos periódicos y brindar recursos pueden marcar una gran diferencia para asegurar que esos problemas no afecten el desempeño.
Paso #2: Reevalúa tus estándares de desempeño
Tómate un momento para reevaluar si tus estándares de desempeño son razonables y claros. Si tus expectativas son poco realistas o no se comunican adecuadamente, puede que sea más un problema de gestión que del empleado.
Antes de hablar con tu empleado con bajo desempeño, analiza detenidamente tus expectativas sobre su rendimiento y hazte estas preguntas:
- ¿Han cambiado recientemente mis estándares de desempeño, por ejemplo, se han vuelto más altos?
- ¿Mi empleado ha cumplido alguna vez con estos estándares desde que están vigentes?
- ¿Otros miembros del equipo han logrado alcanzar los mismos estándares?
- ¿He agregado nuevas responsabilidades que puedan estar interfiriendo con su desempeño?
- ¿He proporcionado a los miembros del equipo toda la formación y recursos que necesitan para cumplir mis expectativas?
Paso #3: Realiza una conversación de gestión del desempeño
Una vez que hayas hecho tu investigación, revisado tus expectativas de rendimiento y estés razonablemente seguro de que existe una brecha de rendimiento legítima, es momento de hablar con tu empleado.
En mi experiencia, las conversaciones sobre el rendimiento son una forma de arte. No existe una receta sobre cómo llevar a cabo una, ya que cada asunto es diferente y cada persona recibe la retroalimentación de manera diferente.
Sin embargo, existen algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a realizar mejores evaluaciones de desempeño. Por un lado, realiza la conversación en presencia de Recursos Humanos con el gerente liderando la charla. Esto ayudará con la transparencia, la supervisión y proveerá una mano orientadora para que tu PIP esté alineado con las políticas de RR.HH.
Además de esas prácticas, intenta lo siguiente:
- Sé conciso: no andes con rodeos; ve directo al grano explicando de la forma más concisa y objetiva posible cuál es el problema desde tu perspectiva, y que el propósito de la reunión es conocer su opinión y elaborar un plan de acción.
- Sé claro: puede que no estén cumpliendo los estándares de rendimiento simplemente porque no comprenden por qué son importantes o cómo impactan a su equipo o a la organización.
- Sé honesto: está bien decirle si su bajo desempeño te hace sentir decepcionado, avergonzado o incluso enojado. De igual manera, si el problema es tan serio que están a punto de ser despedidos, también deben saberlo.
- Sé respetuoso: la honestidad nunca es excusa para ser grosero o degradante con un empleado. Es bueno comunicar mensajes duros siempre que lo hagas con calma y respeto.
- Sé empático: intenta imaginar cómo va la conversación desde su perspectiva. ¿Será una gran sorpresa para ellos? ¿Se sienten abrumados o ansiosos? ¿Están lidiando con problemas personales?
- Sé curioso: asegúrate de solicitar sus pensamientos y opiniones, y haz muchas preguntas abiertas. Esto te ayudará a obtener una visión completa, les ayudará a darse cuenta de que existe un problema (si están a la defensiva o son desafiantes) y hará que se involucren en la solución. Por ejemplo:
- ¿Cómo te sientes respecto a tu progreso hacia los hitos de tu proyecto?
- ¿Qué apoyo estás recibiendo de ingeniería para construir esa nueva funcionalidad?
- ¿Por qué piensas que no cumplimos con la fecha límite de ese cliente?
7. Sé solidario: explícales cómo estás dispuesto a apoyarlos, ya sea con formación y desarrollo adicional, cambios en su trabajo o simplemente apoyo emocional.
Evalúa cómo va la conversación sobre el desempeño antes de decidir si pasar directamente al siguiente paso de desarrollar el plan de mejora del desempeño o posponerlo para una reunión posterior.
Con las herramientas adecuadas de evaluación de desempeño, los gerentes pueden ofrecer orientación basada en datos para ayudar a los empleados a mejorar.
En algunos casos, tu empleado puede estar emocionalmente alterado y no estar en el estado mental adecuado para discutir un plan de acción, o el problema puede ser más complejo y requerir un trabajo más profundo para resolverlo.
Paso #4: Desarrolla un plan de mejora del desempeño
Una vez que tú y el empleado están de acuerdo en que hay un problema de desempeño y ambos están comprometidos a resolverlo, es momento de crear un plan de mejora del desempeño. Esto normalmente incluirá:
- Descripción del estándar de desempeño: describe los aspectos del desempeño del empleado en los que está trabajando, por ejemplo, cumplimiento de metas de ventas, comunicación con compañeros de trabajo, etc., y el estándar específico que intenta alcanzar, por ejemplo, ventas semanales de $XX.
- Plan de acción con objetivos SMART: detalla los "pequeños pasos" específicos que el empleado puede dar para alcanzar el estándar de desempeño que has establecido, por ejemplo, realizar un curso de ventas estratégicas antes del XX, contactar a YY prospectos en LinkedIn antes del ZZ, etc.
- Período de evaluación: define cuánto tiempo tiene el empleado para corregir su desempeño y con qué frecuencia harás revisiones. Los planes típicos van de 1 a 6 meses dependiendo del problema de desempeño.
Por último, señala cualquier recurso disponible, como programas de formación o mentoría, que pueda apoyar su desarrollo. Definir el período de evaluación es clave, así como explicar la importancia del estándar de desempeño y las posibles consecuencias si no hay mejora.
Paso #5: Revisa el progreso y reconoce los resultados
Con todo claro y tu plan de mejora de desempeño en marcha, es momento de apoyar a tu empleado en su ejecución.
Una parte fundamental de esta ejecución es proporcionar regularmente retroalimentación de que están avanzando en la dirección correcta (o no). Las herramientas de seguimiento de desempeño pueden ser de gran ayuda aquí para facilitar la retroalimentación en tiempo real sobre el desempeño.
Realiza reuniones individuales regulares para revisar su progreso y, siempre que sea posible, reconoce y recompensa los resultados positivos. También puedes usar estas reuniones para hacer correcciones de rumbo, ayudarlos a superar cualquier obstáculo que impida su avance y ajustar el plan si es necesario.
Prácticas de comunicación para generar confianza
Parece una afirmación obvia, pero vale la pena repetirlo. La comunicación abierta y efectiva es una parte importante de la gestión de un empleado con bajo rendimiento. Fomenta la confianza, garantiza la seguridad psicológica y ayuda a mantener la transparencia y a abordar la retroalimentación con empatía.
Algunos aspectos a tener en cuenta incluyen:
Frecuencia de la comunicación
Las reuniones regulares ofrecen puntos de contacto que permiten a los gerentes brindar retroalimentación oportuna, abordar inquietudes y proporcionar orientación.
Una comunicación consistente evita malentendidos y tranquiliza al empleado al demostrarle que su progreso está siendo monitoreado con imparcialidad y atención.
Enfoca la retroalimentación hacia el crecimiento
Presentar la retroalimentación como una oportunidad para el desarrollo profesional, en lugar de una mera crítica, puede aumentar considerablemente la moral del empleado y su compromiso con la mejora.
Cuando los gerentes enmarcan la retroalimentación como una herramienta de crecimiento, el enfoque pasa de los errores del pasado al potencial futuro. Esta mentalidad orientada al crecimiento ayuda a los empleados a ver el proceso como un camino para perfeccionar sus habilidades y su carrera, y no solo como una reacción frente al bajo desempeño.
Al enfatizar que el objetivo es la mejora a largo plazo, los gerentes pueden fomentar una actitud más positiva y proactiva para abordar los problemas de desempeño.
Un último consejo
¡Si has llegado hasta aquí, felicidades! Como pequeño gesto de agradecimiento, permíteme dejarte un último consejo que he adoptado cuando se trata de gestionar empleados con bajo rendimiento: siempre asume buenas intenciones.
En mi experiencia, la mayoría de las personas quieren hacer bien su trabajo y se sienten orgullosas cuando logran buenos resultados.
A nadie le gusta sentir o darse cuenta de que no está haciendo bien su labor, así que, hasta que no se demuestre lo contrario, asume que tu colaborador querrá corregir su desempeño tanto como tú. Esto puede allanar el camino hacia una gran colaboración y ayudar a encaminar las cosas de nuevo.
Como siempre, ¡mucho éxito! Y suscríbete al boletín de People Managing People para recibir artículos y recursos escritos por expertos que te ayudarán en tu camino de liderazgo.
