Cómo hacer la nómina usted mismo: una guía completa
Para encargarte tú mismo de la nómina, debes gestionar los salarios, las deducciones y la presentación de impuestos de forma precisa y puntual, además de conservar registros para cumplir con la normativa. Ahorrarás dinero, pero también necesitarás un software de nómina fiable que automatice las partes tediosas y evite errores. Esta guía te muestra exactamente cómo funciona la nómina de principio a fin, con consejos prácticos para que todo el proceso sea eficiente, fluido y sin estrés.
Cómo encargarte tú mismo de la nómina: un proceso de 3 fases
Gestionar por tu cuenta todo el proceso de nómina puede resultar abrumador debido a la cantidad de detalles que debes controlar.
Una forma sencilla de mantenerte organizado es dividir el proceso en tres fases claras:
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- La configuración previa al lanzamiento
- El cálculo de salarios y deducciones, y el pago a los empleados
- El depósito y la presentación de impuestos (mensual / trimestral / anual).
Para avanzar por cada etapa con confianza, sigue esta guía paso a paso.
Fase 1: Configuración previa al lanzamiento (antes de tu primera ejecución de nómina)
1.1 Obtén un Número de identificación del empleador (EIN)
Si aún no lo tienes, solicita un EIN. Este número es necesario para presentar impuestos y otros documentos ante el IRS.
Puedes solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS.
1.2 Crea una cuenta de Servicios empresariales en línea de la SSA (BSO)
Crea una cuenta de BSO para poder presentar electrónicamente los formularios W-2 (los W-2 deben presentarse ante la SSA y entregarse a los empleados antes del 31 de enero).
1.3 Regístrate en tu estado
Normalmente necesitarás cuentas estatales para la retención del impuesto sobre la renta y para el desempleo estatal (SUTA).
Encuentra los portales tributarios y de desempleo de tu estado a través del directorio de la Federación de Administradores Tributarios y del sitio web laboral de tu estado (los nombres exactos y los portales varían según el estado).
1.4 Comprende las normas laborales y de horas extra
Aunque todos tus empleados reciban un salario fijo, debes conocer la diferencia entre las clasificaciones de empleados exentos y no exentos según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
Los empleados no exentos tienen derecho al pago de horas extra, normalmente 1.5× de su tarifa habitual por las horas trabajadas que superen las 40 horas semanales.
Algunos estados tienen normas más estrictas, como el pago de horas extra por día o tarifas especiales para los días festivos. Comprender estas normas desde el principio evita costosas disputas salariales y problemas de cumplimiento.
1.5 Recopila la información de los empleados
Obtener de antemano los formularios correctos es la base para gestionar la nómina sin problemas. Esto es lo que deberás recopilar de tus empleados antes de poder pagarles correctamente:
Formularios federales
- Formulario W-4 (certificado de retenciones del empleado): Indica cuánto impuesto federal sobre la renta debes retener del salario del empleado. Todo empleado nuevo debe completarlo al incorporarse.
- Formulario I-9 (verificación de elegibilidad laboral): Es obligatorio para todos los empleados de EE. UU. con el fin de confirmar su identidad y autorización para trabajar. Debes conservar este formulario en tus archivos, pero no enviarlo al Gobierno salvo que te lo solicite.
Formularios estatales
- Formulario estatal de retenciones: Muchos estados tienen su propia versión del W-4 para la retención del impuesto estatal sobre la renta. No todos los estados lo exigen (por ejemplo, los estados sin impuesto sobre la renta), así que consulta las normas de tu estado.
- Notificación estatal de nuevas contrataciones: Los empleadores deben informar de todas las nuevas contrataciones al directorio de su estado (normalmente en un plazo de 20 días). A menudo esto se hace a través de un portal en línea, pero el formulario exacto y el plazo varían según el estado.
Formularios de configuración de depósito directo y nómina
- Formulario de autorización de depósito directo: Si planeas pagar a los empleados mediante depósito directo, necesitarás sus números de cuenta bancaria y de ruta bancaria, además de su consentimiento firmado.
- Información de contacto de emergencia (opcional, pero recomendada): Es útil para los registros de RR. HH. y de los empleados.
Otros formularios posibles (según la situación)
- Formularios de inscripción en beneficios: Si ofreces seguro médico, planes de jubilación u otros beneficios.
- W-9 (para contratistas, no empleados): Si contratas a contratistas independientes en lugar de empleados, recopilarás un W-9 en vez de un W-4/I-9 y emitirás un 1099-NEC al final del año.
Dedica tiempo a clasificar a tu fuerza laboral como contratistas independientes o empleados, ya que esto afecta la forma en que retienes los impuestos y es un error común de nómina.
1.6 Elige un calendario de nómina
Tu elección debe equilibrar las expectativas de los empleados, los requisitos de la legislación estatal y el flujo de caja de tu empresa.
Por ejemplo, algunos estados exigen períodos de pago al menos quincenales, así que consulta tus normas de cumplimiento.
Elegir un calendario con anticipación garantiza la coherencia y te ayuda a planificar con mayor facilidad los depósitos de impuestos sobre la nómina.
La mayoría de las empresas pagan a sus empleados cada dos semanas; sin embargo, también puedes optar por pagos semanales, mensuales o quincenales.
Además, configura un sistema para registrar las horas de los empleados a fin de poder calcular sus ingresos con precisión. Recuerda también tener en cuenta factores como las bonificaciones, las horas extra y las deducciones.
1.7 Configura el mantenimiento de registros y las plantillas de nómina
El IRS y el Departamento de Trabajo exigen un buen mantenimiento de registros, y esperan que conserves los registros de nómina durante al menos cuatro años.
Configurar una hoja de cálculo, una herramienta de software o un sistema de archivo organizado te ayuda a registrar de forma coherente las horas, los salarios, las deducciones y los impuestos.
Esta preparación facilita la presentación de los impuestos sobre la nómina y te protege en caso de una auditoría de nómina.
Fase 2: Cada período de pago (o cada fecha de pago)
Cada período de pago sigue un proceso repetible para garantizar que los empleados reciban su pago de forma precisa y puntual.
Sigue estos sencillos pasos para reducir los errores y mantener satisfechos tanto a tu equipo como a las agencias tributarias.
2.1 Recopila las horas y los datos de trabajo
Antes de poder procesar la nómina, necesitas registros precisos del tiempo y los ingresos de cada empleado.
Para los empleados por hora o no exentos, recopila las hojas de horas o los informes del reloj de control para registrar las horas trabajadas.
Para los empleados asalariados, confirma la parte fija de su pago correspondiente a ese período.
No olvides incluir las bonificaciones, comisiones, tiempo libre remunerado u otros pagos especiales que deban añadirse a este cheque de pago.
- Por hora: hojas de horas o fecha de entrada y salida
- Asalariados: salario fijo o parte correspondiente a cada período de pago
- Extras: bonificaciones, comisiones y pagos de tiempo libre remunerado
2.2 Calcula el salario bruto
El salario bruto es el punto de partida antes de aplicar cualquier deducción. Para los empleados por hora, multiplica las horas trabajadas por su tarifa por hora, incluidas las horas extra cuando corresponda.
Para los empleados asalariados, divide su salario anual entre el número de períodos de pago del año (por ejemplo, 24 para pagos quincenales).
Siempre añade cualquier compensación especial, como bonificaciones, comisiones o diferenciales por turno.
- Por hora = tarifa × horas + horas extra
- Con salario = salario ÷ períodos de pago
- Añade extras como bonificaciones, comisiones y diferenciales
2.3 Aplica las deducciones y retenciones
Aquí es donde restas los impuestos y otros importes obligatorios del salario bruto. Comienza con las deducciones antes de impuestos, como las contribuciones al plan 401(k) o las primas del seguro médico.
Después, retén el impuesto federal sobre la renta (según el formulario W-4 del empleado), el Seguro Social, Medicare y cualquier impuesto estatal o local sobre la renta.
También puede ser necesario contabilizar conceptos después de impuestos, como los embargos salariales. Como empleador, también deberás pagar tu parte del Seguro Social, Medicare y los impuestos de desempleo.
- Antes de impuestos: 401(k), seguro médico
- Retención federal: W-4 + tablas del IRS
- FICA: 6.2% de Seguro Social, 1.45% de Medicare
- 0.9% adicional de Medicare para salarios superiores a $200k
- Retención estatal/local si es obligatoria
- Después de impuestos: Embargos salariales, contribuciones Roth
- Empleador: Seguro Social, Medicare, FUTA, SUTA
2.4 Calcula el salario neto
Una vez aplicadas las deducciones y retenciones, lo que queda es el salario neto del empleado, o «salario neto recibido».
Este es el importe que realmente entregarás al empleado en cada día de pago. Es fundamental revisar las operaciones para asegurarte de que los empleados reciban el pago correcto y confíen en tu proceso.
- Salario neto = salario bruto – deducciones – retenciones
2.5 Realiza los pagos a los empleados
Ahora es el momento de pagar a tus empleados el salario neto que has calculado. El depósito directo suele ser la mejor opción porque es rápido, preciso y deja un registro de auditoría claro.
Si lo prefieres, puedes emitir cheques en papel o tarjetas de pago. Proporciona siempre un recibo de nómina, en papel o electrónico, que muestre el salario bruto, las deducciones y el salario neto.
- Preferido: depósito directo
- Alternativas: cheques en papel, tarjetas de pago
- Emite siempre recibos de nómina para garantizar la transparencia
2.6 Reserva los fondos de impuestos retenidos y del empleador
Los importes que retienes de los cheques de pago de los empleados no son tuyos para gastar; deben enviarse al IRS y a las agencias estatales.
Para mantener la organización, reserva estos fondos en la cuenta bancaria de tu empresa hasta que llegue el momento de realizar los depósitos.
Haz un seguimiento de todos los importes adeudados por el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social, Medicare, FUTA y cualquier impuesto estatal de desempleo o retención.
- Reserva por separado los impuestos retenidos
- Haz un seguimiento de las obligaciones con el IRS, estatales y de desempleo
2.7 Corrige los errores de inmediato
Los errores pueden ocurrir, y de hecho ocurren, en la nómina; la clave es abordarlos rápidamente. Si descubres un cálculo incorrecto o que faltan horas, realiza las correcciones en la siguiente nómina o emite un pago de ajuste.
Muchos propietarios de pequeñas empresas advierten que retrasar las correcciones solo genera problemas mayores con las declaraciones de impuestos y la confianza de los empleados. Conserva siempre un registro escrito de lo que estaba mal y de cómo se corrigió.
- Corrige los errores lo antes posible
- Realiza ajustes compensatorios en la siguiente ejecución si es necesario
- Documenta todas las correcciones para garantizar el cumplimiento
Fase 3: Presenta los impuestos sobre la nómina
Ahora llega una parte especialmente delicada. Advertencia: los depósitos tardíos pueden generar sanciones del 2%–15%; pagar en papel o en el lugar equivocado puede causar una sanción del 10% si estabas obligado a utilizar EFTPS. ¡Guarda esos números de rastreo de EFT!
3.1 Deposita los impuestos federales (mensual o dos veces por semana)
Después de cada ejecución de nómina, debes depositar tanto los impuestos que retuviste de los empleados como tu parte del Seguro Social y Medicare.
Estos depósitos se realizan a través de EFTPS, y la frecuencia depende de si estás clasificado como depositante mensual o dos veces por semana.
La mayoría de las pequeñas empresas comienzan como depositantes mensuales, lo que significa que pagan todo antes del día 15 del mes siguiente.
- Depositar el impuesto federal sobre la renta retenido a los empleados
- Agregar las partes del Seguro Social y Medicare correspondientes al empleador y al empleado
- Pagar a través de EFTPS según el calendario asignado (mensual o quincenal)
- Los depósitos mensuales vencen el día 15 del mes siguiente
3.2 Presentar el formulario 941 trimestral
Cada trimestre, debe presentar el formulario 941 ante el IRS para informar los salarios de los empleados, el impuesto sobre la renta retenido y las contribuciones FICA tanto del empleado como del empleador.
Esta presentación garantiza que sus depósitos se concilien con los registros del IRS y evita discrepancias que podrían generar avisos. QuickBooks destaca la importancia de conciliar sus registros de nómina con sus depósitos antes de presentar el formulario, para que todo coincida correctamente.
Las fechas límite son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero para cada trimestre.
- Presentar el formulario 941 trimestralmente ante el IRS
- Informar los salarios, las retenciones y las contribuciones del empleador
- Conciliar los registros de nómina antes de presentar el formulario
- Fechas límite: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero
3.3 Presentar la declaración anual de FUTA (formulario 940)
Como empleador, también debe presentar el formulario 940 cada año para informar el impuesto federal de desempleo (FUTA).
A diferencia de otros impuestos sobre la nómina, el FUTA lo paga únicamente el empleador; no se retiene de los cheques de pago de los empleados.
La declaración anual vence el 31 de enero, aunque tiene plazo hasta el 10 de febrero si ha realizado todos los depósitos a tiempo.
Aunque muchas pequeñas empresas deben pagar muy poco FUTA, es fundamental no pasar por alto esta presentación.
- Presentar anualmente el formulario 940 para el FUTA
- Impuesto exclusivo del empleador (no se retiene a los empleados)
- Vence el 31 de enero (o el 10 de febrero si los depósitos están al día)
- No omitirlo, incluso si la obligación tributaria es pequeña
3.4 Presentar declaraciones y realizar pagos de impuestos estatales sobre la nómina
Además de las obligaciones federales, su estado exigirá la presentación de declaraciones y el pago de impuestos sobre la nómina. Por lo general, esto incluye la retención del impuesto estatal sobre la renta (si corresponde) y las contribuciones al seguro estatal de desempleo (SUTA).
La frecuencia de presentación varía según el estado: algunos exigen informes mensuales, mientras que otros los requieren trimestral o anualmente.
Cada estado tiene su propio portal en línea, así que asegúrese de conocer los calendarios específicos y los requisitos de inicio de sesión correspondientes a su ubicación.
- Retener y remitir el impuesto estatal sobre la renta (si es obligatorio)
- Presentar y pagar el impuesto estatal de desempleo (SUTA)
- La frecuencia varía: mensual, trimestral o anual
- Presentar los formularios a través del portal designado para empleadores de su estado
3.5 Completar los informes de nómina de fin de año
Al final del año, deberá gestionar la nómina de fin de año mediante la entrega de formularios W-2 a los empleados y la presentación de un resumen W-3 ante la Administración del Seguro Social.
Muchos estados también exigen una conciliación anual de las retenciones y el envío de copias de los formularios W-2.
Estos formularios deben distribuirse y presentarse antes del 31 de enero, lo que convierte a enero en un mes de mucho trabajo para los administradores de nómina.
Mantenerse al día con estos requisitos garantiza que los empleados tengan lo necesario para la temporada tributaria y mantiene a su empresa en cumplimiento.
- Entregar los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero
- Presentar el formulario W-3 ante la SSA antes del 31 de enero
- Presentar las conciliaciones estatales anuales (si son obligatorias)
- Comprobar que los totales coincidan con las declaraciones trimestrales y anuales.
Resumen: su lista de verificación de nómina perfeccionada
A continuación, encontrará una lista de verificación concisa pero completa que combina todo lo anterior:
- Obtener EIN(s) y registros estatales
- Recopilar los formularios W-4 y formularios fiscales de los empleados
- Comprender las normas laborales y de horas extra
- Elegir el calendario de pagos
- Configurar el mantenimiento de registros y las plantillas de nómina
- Registrar las horas y los datos de trabajo
- Calcular el salario bruto, las deducciones y el salario neto
- Pagar a los empleados (preferiblemente mediante depósito directo)
- Reservar los fondos retenidos
- Depositar los impuestos según el calendario (los federales mediante EFTPS y los estatales a través del portal)
- Presentar los formularios requeridos (941, 940 y estatales)
- Emitir los formularios W-2 y las declaraciones de fin de año
- Mantener los registros y hacer copias de seguridad de todo
- Hacer una prueba, supervisar los errores y actualizarse ante los cambios legislativos
- Evaluar si seguir haciéndolo por cuenta propia sigue teniendo sentido (si el tiempo o el riesgo son demasiado altos)
9 mejores prácticas de nómina
Gestionar la nómina por cuenta propia implica una curva de aprendizaje, pero no tienes que aprenderlo todo por las malas.
He recopilado algunas mejores prácticas de nómina para que puedas gestionar la nómina con mayor fluidez y menos dolores de cabeza.
1. Comienza con un margen o una prueba
Antes de gestionar tu primera nómina, considera hacer una «prueba en seco» en la que calcules todo sin emitir realmente los pagos.
Esto te ayuda a detectar errores en tu proceso —como las tasas impositivas, la configuración de las deducciones o errores de introducción de datos— cuando las consecuencias todavía son menores.
Muchos usuarios de Reddit dijeron que esto les dio confianza antes de pulsar «enviar» en un día de pago real. Es mucho más fácil corregir un pequeño error de prueba que un pago atrasado.
2. Automatiza cuando sea posible (pero mantén la supervisión)
Aunque las hojas de cálculo o los cálculos manuales pueden funcionar al principio, la mayoría de las pequeñas empresas acaba cambiándose a un software de nómina.
Herramientas como Gusto o QuickBooks ayudan a reducir los errores humanos y gestionan automáticamente las declaraciones.
Pero la automatización no significa «configurar y olvidarse»: aun así, debes verificar los importes y conciliar los informes con regularidad.
3. Documenta todo minuciosamente
Un buen mantenimiento de registros no es opcional: es tu red de seguridad. Conserva copias de las horas trabajadas, los ajustes, los recibos de nómina y cualquier corrección realizada.
En las auditorías, poder mostrar registros organizados puede marcar la diferencia entre una resolución rápida y meses de estrés.
No dependas de la memoria: anótalo todo.
4. No trates los impuestos retenidos como si fueran tu dinero
El dinero que retienes de los cheques de los empleados pertenece al IRS y a tu estado, no a tu empresa.
Varias pequeñas empresas con las que hemos hablado admitieron que gastaron estos fondos cuando el efectivo escaseaba y luego se apresuraron a cubrir los depósitos de impuestos más tarde.
Esto es arriesgado: los depósitos atrasados o no realizados conllevan sanciones e intereses, e incluso a veces responsabilidad personal.
Buena práctica: mantén los impuestos retenidos en una cuenta separada para que no se utilicen hasta el momento del pago.
5. Mantente al día con los cambios en las leyes y las tasas
Las normas de nómina no son estáticas: las bases salariales del Seguro Social, las tasas estatales de desempleo y las tasas impositivas locales pueden cambiar cada año. Olvidar actualizar estas cifras puede provocar pagos insuficientes y sanciones costosas.
Crear un sistema de recordatorios (como una alerta en el calendario en diciembre) garantiza que siempre estés alineado con las nuevas normas al comienzo del año.
6. Mantén una reserva de efectivo para los impuestos sobre la nómina
La nómina no consiste únicamente en pagar a los empleados: también implica pagar al Gobierno. Varios propietarios de pequeñas empresas advirtieron que las fechas límite de los impuestos sobre la nómina llegan rápidamente.
Contar con una reserva de efectivo específica garantiza que siempre puedas cubrir los depósitos, incluso durante los meses de menor actividad.
Como dijo un usuario de Reddit: «La nómina es divertida hasta el día de pago de impuestos; asegúrate de tener siempre el dinero preparado».
7. Comprueba todo dos veces antes de presentar la declaración
Un hábito sencillo pero eficaz consiste en verificarlo todo dos veces antes de presentar una declaración o realizar un depósito. Comprueba los nombres, los números del Seguro Social, el salario bruto, las deducciones y los importes de los depósitos con tus registros.
Incluso los pequeños errores tipográficos pueden causar grandes problemas al tratar con el IRS o con las agencias estatales. Una revisión final de cinco minutos puede evitar semanas de trabajo de corrección.
8. Cuenta con una persona o un proceso de respaldo
Es arriesgado que los conocimientos sobre nómina estén únicamente en la cabeza de una persona. Las vacaciones, las enfermedades o las emergencias pueden dejar a tu equipo sin cobrar o provocar retrasos en las declaraciones.
Documenta tu proceso de nómina y capacita al menos a una persona de respaldo que pueda intervenir si es necesario. Esto aporta resiliencia a tu empresa y evita puntos únicos de fallo.
9. Incorpora la nómina a tu rutina
Trata la nómina como una factura programada, no como algo secundario. Establecer recordatorios recurrentes para los días de pago, las fechas límite de los depósitos y las fechas de presentación crea constancia.
Una rutina sólida reduce los errores y el estrés, especialmente a medida que crece tu empresa. La nómina es mucho más manejable cuando se convierte en un proceso predecible y repetible
Ventajas y desventajas de gestionar la nómina por tu cuenta
Gestionar la nómina por tu cuenta puede ser una buena opción para algunos propietarios de pequeñas empresas, pero también implica ciertas desventajas. Estas son las principales ventajas y desventajas que debes tener en cuenta:
Ventajas de hacerlo por tu cuenta:
- Ahorra dinero en servicios de nómina: Evitas los costes recurrentes del software o de los proveedores externos, que pueden acumularse rápidamente en un equipo pequeño.
- Control y conocimiento completos de la nómina: Gestionar la nómina por tu cuenta te permite comprender directamente cómo se calculan los salarios, las deducciones y los impuestos, lo que te ayuda a mantenerte informado sobre las finanzas de tu empresa.
Desventajas de hacerlo por tu cuenta:
- Requiere mucho tiempo: Gestionar la nómina manualmente exige prestar mucha atención a los detalles, lo que puede restarte tiempo necesario para hacer crecer tu empresa.
- Es fácil cometer errores, lo que puede provocar sanciones: Los cálculos incorrectos o las declaraciones tardías pueden resultar en multas del IRS o de tu estado, incluso si los errores no son intencionados.
- Debes mantenerte al día con los cambios en las leyes fiscales: Las normas fiscales federales, estatales y locales pueden cambiar anualmente, por lo que debes actualizar tu proceso para seguir cumpliendo la normativa.
En general, gestionar la nómina por tu cuenta es una buena opción para empresas muy pequeñas con tan solo unos pocos empleados, especialmente si todos tienen un salario fijo y las prestaciones son sencillas.
En esta situación, los cálculos son sencillos y el tiempo necesario es manejable. También es una opción inteligente si quieres comprender plenamente cómo funciona la nómina antes de invertir en un servicio.
- Menos de 5 empleados
- Solo personal asalariado (horas extra y ajustes mínimos)
- Pocos beneficios o ninguno que administrar
- El propietario se siente cómodo usando hojas de cálculo y llevando registros
A medida que tu empresa crece, la nómina se vuelve más complicada y aumentan los riesgos de errores.
Si tienes varios tipos de remuneración, deducciones de beneficios o empleados en más de un estado, externalizar la gestión puede ahorrarte tiempo y reducir los riesgos de incumplimiento.
Muchos propietarios de pequeñas empresas también optan por externalizar esta tarea a un contador o una empresa de nóminas simplemente para tener tranquilidad, sabiendo que las declaraciones y los depósitos se gestionan automáticamente.
- 5 empleados o más, o crecimiento rápido
- Trabajadores por hora con horas extra u horarios complejos
- Ofrecer beneficios como seguro médico o un plan 401(k)
- Operar en varios estados o contar con empleados remotos
- Querer dedicar tiempo al crecimiento de la empresa en lugar de a tareas administrativas
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