10 funciones de los sistemas HRIS que debes conocer
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un software que te ayuda a gestionar tareas fundamentales de RR. HH., como nóminas, beneficios, datos de empleados y contratación, en un solo lugar. En este artículo, descubrirás exactamente cuáles son las funciones de un HRIS, cómo funcionan y cómo pueden hacer que tus procesos diarios de RR. HH. sean más sencillos y eficientes.
¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un tipo de software de RR. HH. que utilizan las organizaciones para almacenar y gestionar los datos de los empleados.
Funciona como un repositorio central de los registros de los empleados y ayuda a automatizar y optimizar diversas tareas de RR. HH.
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Beneficios de un HRIS
Los HRIS son componentes clave de la transformación digital de RR. HH. Incluso las pequeñas empresas emergentes pueden beneficiarse de un HRIS básico, y son imprescindibles para las organizaciones más grandes. Entre los principales beneficios de utilizar un HRIS se incluyen:
- Datos centralizados: Proporciona una única ubicación para todos los sistemas de bases de datos de contratación, lo que mejora la accesibilidad y la organización.
- Mayor eficiencia: Automatiza tareas de RR. HH., como introducir información de los empleados, lo que reduce el trabajo manual y ahorra tiempo.
- Mayor precisión: Minimiza los errores humanos en las nóminas, el control de asistencia y el mantenimiento de registros.
- Mejor toma de decisiones: Proporciona datos e informes para fundamentar las estrategias de gestión del talento.
- Autoservicio para empleados: Permite a los empleados acceder a su propia información y gestionarla, lo que reduce la carga de trabajo de RR. HH.
- Ayuda para el cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar que la organización cumpla los requisitos legales y normativos.
- Ahorro de costes: Reduce los costes administrativos al optimizar los procesos de RR. HH. y disminuir el papeleo.
- Escalabilidad: Ayuda a las organizaciones a adaptarse al crecimiento mediante módulos flexibles.
- Mayor compromiso de los empleados: Mejora la satisfacción de los empleados gracias al fácil acceso a su información personal y a los servicios de RR. HH.
10 funciones clave de un HRIS
Veamos cómo un HRIS puede beneficiar a tu empresa mediante estas 10 funciones clave.
1. RR. HH. fundamental
Las funciones fundamentales de RR. HH. hacen referencia a las funciones básicas que lleva a cabo el departamento de RR. HH. relacionadas con la información de los empleados:
- Datos personales
- Datos del puesto de trabajo
- Contratos
- Visados, permisos de trabajo y formularios I-9 (en EE. UU.).
- Historial de formación y certificaciones.
Un HRIS ahorra tiempo a los profesionales de RR. HH. al almacenar toda la información de los empleados en una ubicación central y de fácil acceso (tu base de datos de RR. HH.), y permite ahorrar aún más tiempo gracias al autoservicio para empleados (estos pueden actualizar su propia información, reservar vacaciones, etc.).
Un analista de HRIS (hablaremos más sobre esto adelante) puede generar diversos informes para obtener información sobre la gestión de la plantilla, las tendencias empresariales y las necesidades futuras mediante el análisis de datos fundamentales de RR. HH., como datos demográficos, tasas de rotación, requisitos de los puestos e incluso habilidades.
2. Programación de empleados
Un HRIS permite a los responsables crear, ajustar y compartir horarios teniendo en cuenta la disponibilidad de los empleados, las ausencias y la normativa laboral.
Entre las funciones clave suelen incluirse herramientas para intercambiar turnos, alertas de conflictos, actualizaciones en tiempo real e integraciones con sistemas de control del tiempo para garantizar una programación y una gestión de la plantilla precisas.
3. Nóminas
HRIS puede ayudar con el procesamiento de nóminas mediante la automatización de los cálculos y garantizando la precisión y el cumplimiento normativo.
Integra los datos de tiempo y asistencia, como las horas trabajadas, las horas extra y las deducciones, para agilizar los cálculos salariales y el cumplimiento tributario.
Además, reduce los errores, permite realizar depósitos directos y proporciona informes detallados de nómina para una gestión financiera eficiente.
4. Administración de beneficios
El software HRIS ofrece opciones de autoservicio para que los empleados consulten la información sobre sus beneficios y agiliza los períodos de inscripción abierta.
Los trabajadores pueden realizar cambios aprobados en la información de sus beneficios cuando se producen cambios en su vida.
Esta función también permite a los empleados consultar información sobre sus beneficios cuando tienen preguntas acerca de aspectos como:
- Cobertura médica
- Seguro de vida
- Beneficios por discapacidad
- Información sobre los beneficios de las personas dependientes.
5. Formación y desarrollo
Los módulos de formación de HRIS ayudan a crear y difundir la formación obligatoria y a realizar un seguimiento de las cualificaciones, certificaciones y habilidades de los miembros del equipo.
Las funciones de formación de HRIS también permiten distribuir rápidamente las políticas y los procedimientos actualizados.
Soluciones como Lattice, que aparece a continuación, permiten crear itinerarios de desarrollo del liderazgo y facilitan el lanzamiento de planes individuales de desarrollo profesional vinculados a una gestión continua del desempeño.
Además, las herramientas pueden integrarse con un (sistema de gestión del aprendizaje) para centralizar la formación disponible y los expedientes académicos en un único lugar de fácil acceso.
6. Gestión del desempeño
Las necesidades de gestión del desempeño, como el establecimiento de objetivos, las autoevaluaciones y las encuestas anónimas, son opciones disponibles a través de un HRIS.
Estas funciones permiten a los equipos realizar evaluaciones del desempeño, compartir comentarios y establecer objetivos.
Aunque es importante mantener reuniones de evaluación participativas con el personal, algunas áreas de las evaluaciones del desempeño pueden ser completadas por el propio empleado: una forma eficaz de fomentar la reflexión sincera y una mayor participación.
Además, esto te ahorra tiempo y agiliza el proceso.
Para adoptar un enfoque más integral de la gestión de recursos humanos, consulta nuestra lista seleccionada de plataformas de software de RR. HH. que pueden integrarse perfectamente con tu HRIS.
7. Seguimiento del tiempo y gestión de permisos
El software HRIS permite realizar un seguimiento fácil y preciso del tiempo y de la cantidad de permisos utilizados.
Esta función proporciona una mayor autonomía. Los miembros del equipo introducen sus propias solicitudes de permisos para su aprobación y se ahorra tiempo al reducir la necesidad de intercambiar correos electrónicos, realizar llamadas telefónicas y atender solicitudes presenciales.
8. Contratación
La implementación de un HRIS supone un cambio decisivo en la contratación gracias a la búsqueda de candidatos y las funciones de seguimiento de candidatos:
- Crear anuncios de empleo y publicarlos automáticamente en múltiples bolsas de trabajo
- Aplicar estándares de selección a las solicitudes recibidas
- Recopilar currículums y datos de candidatos
- Hacer seguimiento del progreso de los candidatos a través del proceso de contratación
- Crear una base de datos de candidatos para futuras contrataciones.
Las funciones del software de contratación hacen que el software HRIS sea especialmente beneficioso para las empresas con altas tasas de rotación porque puedes mejorar tus prácticas de contratación y tus expectativas respecto a los estándares de los empleados sin tener que invertir mucho tiempo y recursos.
9. Incorporación
Un HRIS agiliza el proceso de incorporación al automatizar la recopilación de documentos, lo que permite a las nuevas contrataciones completar formularios y documentos en línea.
Facilita flujos de trabajo de incorporación coherentes, ayuda a hacer seguimiento del progreso y garantiza que todas las tareas necesarias, como las verificaciones de antecedentes y la formación, se completen oportunamente.
El sistema también proporciona a los nuevos empleados acceso a las políticas y los recursos esenciales de la empresa, lo que mejora su comprensión de su función y de la cultura empresarial.
10. Cumplimiento
Un HRIS ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo de RR. HH. al proporcionar actualizaciones sobre los cambios normativos, mantener a la organización informada sobre los nuevos requisitos y generar informes detallados para las auditorías.
Además, el HRIS realiza un seguimiento de las certificaciones, la formación y la documentación legal para garantizar que los empleados cumplan con las cualificaciones necesarias y los estándares de seguridad.
Elegir un HRIS
Las soluciones HRIS ofrecen opciones basadas en las necesidades específicas de tu empresa. Para ayudarte a elegir la mejor solución HRIS para ti, querrás considerar aspectos como el precio de los HRIS y hacer preguntas como:
- ¿Cuántos empleados tienes? Quizás un HRIS para pequeñas empresas sea una mejor opción.
- ¿Cuáles son las necesidades de tu empresa, por ejemplo, ahorrar tiempo en tareas administrativas y ofrecer una mejor experiencia al empleado? Esto te ayudará a definir tu lista de funciones
- ¿Cuáles son tus planes de crecimiento?
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué retorno de la inversión (ROI) esperarías obtener?
- ¿Quién utilizará la nueva herramienta? ¿Tendrá que abarcar varias jurisdicciones?
- ¿Qué herramientas de tu ecosistema tecnológico de RR. HH. sustituirá el software o con cuáles tendrá que integrarse?
Puedes consultar el proceso completo en nuestro artículo sobre la selección de software de RR. HH. o profundizar en las diferencias entre los sistemas HRIS, HRMS y HCM para comprender mejor cuál es el mejor tipo de software de gestión de RR. HH. para tus necesidades.
Además, obtener una certificación HRIS puede prepararte para aprovechar plenamente las capacidades de los sistemas HRIS.
10 Lista de los mejores sistemas HRIS
Esta es una lista de los mejores sistemas HRIS para optimizar tus funciones básicas de RR. HH., de las 30 opciones que revisé:
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Consejo principal: Si tus requisitos son complejos o aún los estás definiendo, quizá quieras considerar la creación de una solicitud de propuesta (RFP) para un HRIS que te ayude a definir los requisitos y obtener mejores ofertas de los proveedores.
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