10 funciones de un HRIS que debes conocer
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un software que te ayuda a gestionar tareas fundamentales de RRHH como la nómina, los beneficios, los datos de los empleados y el reclutamiento en un solo lugar. En este artículo, descubrirás exactamente qué funciones tiene un HRIS, cómo funcionan y cómo pueden facilitar y hacer más eficientes tus procesos diarios de recursos humanos.
¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un tipo de software de RRHH utilizado por las organizaciones para almacenar y gestionar datos de empleados.
Sirve como un repositorio central para los registros de empleados y ayuda a automatizar y optimizar varias tareas de RRHH.
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Beneficios de un HRIS
Los HRIS son componentes clave de la transformación digital de RRHH. Incluso las pequeñas startups pueden beneficiarse de un HRIS básico y son imprescindibles para organizaciones más grandes. Los beneficios clave de usar un HRIS incluyen:
- Datos centralizados: Proporciona un único lugar para todos los sistemas de bases de datos de reclutamiento, mejorando el acceso y la organización.
- Eficiencia mejorada: Automatiza tareas de RRHH como la introducción de información de los empleados, reduciendo el trabajo manual y ahorrando tiempo.
- Mayor precisión: Minimiza errores humanos en nómina, asistencia y gestión de registros.
- Mejora en la toma de decisiones: Proporciona datos e informes para informar estrategias de gestión del talento.
- Autoservicio para empleados: Permite a los trabajadores acceder y gestionar su propia información, reduciendo la carga de trabajo del área de RRHH.
- Soporte de cumplimiento: Ayuda a garantizar que la organización cumpla con los requisitos legales y regulatorios.
- Ahorro de costos: Reduce los costos administrativos al optimizar los procesos de recursos humanos y disminuir el uso de papel.
- Escalabilidad: Ayuda a que las organizaciones se adapten al crecimiento con módulos flexibles.
- Mayor compromiso de los empleados: Mejora la satisfacción de los trabajadores al facilitar el acceso a su información personal y a los servicios de RRHH.
10 funciones clave de un HRIS
Veamos cómo un HRIS puede beneficiar a tu empresa con estas 10 funciones principales.
1. RRHH básicos
RRHH básicos se refiere a las funciones básicas realizadas por el departamento de RRHH relacionadas con la información de los empleados:
- Datos personales
- Detalles del puesto
- Contratos
- Visados, permisos de trabajo y formularios I-9 (en EE. UU.).
- Historial de formación y certificaciones.
Un HRIS ahorra tiempo a los profesionales de RRHH al almacenar toda la información de los empleados en un solo lugar central y de fácil acceso (tu base de datos de RRHH), y aún más tiempo con la opción de autoservicio para empleados (los empleados pueden actualizar su propia información, reservar vacaciones, etc.).
Un analista de HRIS (más sobre esto más adelante) puede ejecutar varios informes para obtener información sobre la gestión de la plantilla, tendencias empresariales y necesidades futuras analizando datos básicos de RRHH como demografía, tasas de rotación, requisitos de los puestos e incluso competencias.
2. Programación de empleados
Un HRIS permite que los responsables creen, ajusten y compartan horarios teniendo en cuenta la disponibilidad de los empleados, ausencias y regulaciones laborales.
Las características clave a menudo incluyen herramientas para intercambio de turnos, alertas de conflictos, actualizaciones en tiempo real e integraciones con sistemas de control horario para garantizar una programación precisa y una gestión efectiva del personal.
3. Nómina
Un HRIS puede ayudar con el procesamiento de nómina al automatizar los cálculos y garantizar la precisión y el cumplimiento.
Integra datos de tiempo y asistencia, como horas trabajadas, horas extra y deducciones, para agilizar los cálculos salariales y el cumplimiento fiscal.
Además, reduce errores, permite depósitos directos y proporciona informes detallados de nómina para una gestión financiera eficiente.
4. Administración de beneficios
El software HRIS proporciona opciones de autoservicio para que los empleados revisen su información de beneficios y agiliza los periodos de inscripción abierta.
Los empleados tienen la capacidad de realizar cambios aprobados en su información de beneficios cuando ocurren cambios en su vida personal.
Esta función también permite a los empleados consultar información sobre beneficios cuando tienen preguntas sobre temas como:
- Cobertura médica
- Seguro de vida
- Prestaciones por discapacidad
- Información de beneficios para dependientes.
5. Formación y desarrollo
Los módulos de formación de HRIS ayudan a crear y difundir la capacitación requerida, así como a controlar las cualificaciones, certificaciones y habilidades de los miembros del equipo.
Las funciones de formación de HRIS también permiten la distribución rápida de políticas y procedimientos actualizados.
Soluciones como Lattice, que se muestra a continuación, permiten crear trayectorias de desarrollo de liderazgo y facilitan el lanzamiento de planes de desarrollo profesional individual asociados a la gestión continua del desempeño.
Además, las herramientas pueden integrarse con un (sistema de gestión del aprendizaje) para centralizar la formación disponible y los historiales en un solo lugar de fácil acceso.
6. Gestión del desempeño
Las necesidades de gestión del desempeño como establecer objetivos, autoevaluaciones y encuestas anónimas son opciones disponibles a través de un HRIS.
Estas funciones permiten a los equipos realizar evaluaciones de desempeño, compartir comentarios y establecer objetivos.
Aunque es importante tener reuniones de evaluación comprometidas con tu personal, algunas áreas de las evaluaciones de desempeño pueden ser completadas por el propio empleado – una manera efectiva de fomentar la reflexión honesta y aumentar la participación.
Además, esto te ahorra tiempo y agiliza el proceso.
Para un enfoque más integral a la gestión de recursos humanos, explora nuestra lista seleccionada de plataformas de software de RRHH que pueden integrarse perfectamente con tu HRIS.
7. Control de tiempo y gestión de ausencias
El software HRIS permite que el control de horas y el seguimiento de ausencias sea sencillo y preciso.
Esta función promueve la autosuficiencia. Los miembros del equipo ingresan sus propias solicitudes de ausencia para su aprobación y se ahorra tiempo al reducir la necesidad de correos, llamadas telefónicas y solicitudes presenciales.
8. Reclutamiento
La implementación de un HRIS es un cambio radical en reclutamiento con búsqueda de candidatos y funcionalidades de seguimiento de postulantes:
- Crea anuncios de empleo y publícalos automáticamente en múltiples portales de empleo
- Aplica criterios de selección a las solicitudes recibidas
- Recopila currículums y datos de los candidatos
- Haz seguimiento del progreso de los candidatos a lo largo del proceso de reclutamiento
- Crea una base de datos de candidatos para futuras contrataciones.
Las funcionalidades del software de reclutamiento hacen que el software HRIS sea especialmente beneficioso para empresas con altas tasas de rotación porque puedes mejorar tus prácticas de contratación y las expectativas sobre los estándares de los empleados sin tener que invertir mucho tiempo y recursos.
9. Incorporación
Un HRIS agiliza el proceso de incorporación automatizando la recogida de documentos y permitiendo que los nuevos empleados completen formularios y papeleo en línea.
Facilita flujos de trabajo de integración consistentes, ayuda a hacer seguimiento del progreso y asegura que todas las tareas necesarias, como verificaciones de antecedentes y capacitaciones, se completen a tiempo.
El sistema también proporciona a los nuevos empleados acceso a políticas esenciales de la empresa y recursos, mejorando su comprensión de su función y la cultura de la organización.
10. Cumplimiento
Un HRIS ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento de recursos humanos proporcionando actualizaciones sobre cambios regulatorios, manteniendo a la organización informada de nuevos requisitos y generando informes detallados para auditorías.
Además, el HRIS realiza el seguimiento de certificaciones, capacitaciones y documentación legal para asegurarse de que los empleados cumplan con las cualificaciones y estándares de seguridad necesarios.
Cómo elegir un HRIS
Las soluciones HRIS ofrecen opciones basadas en las necesidades específicas de tu empresa. Para ayudarte a elegir la mejor solución HRIS para ti, querrás considerar aspectos como el precio de HRIS y preguntarte cosas como:
- ¿Cuántos empleados tienes? Tal vez un HRIS para pequeñas empresas sea una mejor opción.
- ¿Cuáles son las necesidades de tu empresa, por ejemplo, ahorrar tiempo en tareas administrativas y proporcionar una mejor experiencia al empleado? Esto te ayudará a definir tu lista de funcionalidades
- ¿Cuáles son tus planes de crecimiento?
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué tipo de retorno de inversión (ROI) esperas ver?
- ¿Quién va a utilizar la nueva herramienta? ¿Necesitará cubrir varias jurisdicciones?
- ¿Qué herramientas de tu ecosistema tecnológico de RR.HH. sustituirá o con cuáles necesitará integrarse el software?
Puedes ver el proceso completo en nuestro artículo sobre selección de software de RR.HH. o profundizar en las diferencias entre los sistemas HRIS, HRMS y HCM para tener una mejor idea del tipo de software de gestión de RR.HH. que mejor se adapta a tus necesidades.
Además, obtener una certificación en HRIS puede capacitarte para aprovechar al máximo las capacidades de los sistemas HRIS.
10 Mejor lista resumida de sistemas HRIS
Aquí tienes una lista resumida de los mejores sistemas HRIS para optimizar tus funciones principales de RR.HH., de las 30 opciones que he revisado:
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Consejo principal: Si tus requerimientos son complejos o aún los estás definiendo, quizá te interese crear una RFP de HRIS para ayudarte a definir requisitos y obtener mejores propuestas de los proveedores.
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