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Operaciones de RRHH

Externalización de Recursos Humanos: Beneficios, Estrategias y Consideraciones

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Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen

Externalizar las funciones de recursos humanos puede ahorrar a tu organización tiempo, dinero y recursos, mientras amplía tus capacidades al mismo tiempo.

La subcontratación de RRHH es popular entre las empresas, especialmente las más pequeñas, y por buenas razones.

A medida que la gestión de las funciones de recursos humanos se vuelve más compleja y consume más tiempo—especialmente si las plantillas crecen internacionalmente—es rentable contar con profesionales que ofrecen conocimientos y flexibilidad que no se tienen internamente.

Utiliza esta guía para entender los beneficios y qué servicios de subcontratación de RRHH están disponibles.

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¿Qué es la subcontratación de RRHH?

La subcontratación de RRHH es el proceso de contratar a un tercero, generalmente una persona especializada o una empresa, para ejecutar algunas o todas las funciones de recursos humanos de tu empresa.

Muchas empresas están recurriendo a empresas RPO para complementar sus funciones de RRHH subcontratadas, especialmente para la gestión del reclutamiento. Suele ser el punto medio perfecto entre no tener un departamento de RRHH y tener un equipo interno dedicado.

Tipos de subcontratación de RRHH

Las organizaciones pueden optar por subcontratar algunas o todas sus funciones de RRHH:

Organización profesional de empleadores (PEO)

Una PEO se asocia con una empresa para ofrecer servicios integrales de RRHH, como nómina, administración de beneficios, cumplimiento normativo y gestión de empleados. 

La PEO actúa como coempleador, lo que significa que tanto la empresa como la PEO comparten ciertas responsabilidades legales sobre los empleados.

Para más información, consulta nuestra selección de las mejores PEOs.

Empleador de Registro (EOR)

Un EOR es una organización externa que asume toda la responsabilidad legal sobre los empleados, incluyendo nómina, impuestos y cumplimiento de las leyes laborales.

A diferencia de una PEO, un EOR se convierte en el empleador oficial según la legislación, algo que suele utilizarse para contratar en mercados extranjeros.

Para más información, consulta nuestra selección de los mejores EORs.

Agencias de empleo temporal

Centrados en trabajadores temporales o por contrato, los proveedores de aumento de personal gestionan el reclutamiento, la incorporación y la nómina para puestos temporales. Se pueden utilizar para cubrir vacantes rápidamente sin contratar personal permanente.

Agencias de reclutamiento

Especialistas en encontrar y ubicar talento, estas empresas de reclutamiento se ocupan del proceso de contratación para puestos permanentes, incluyendo la búsqueda de candidatos, la realización de entrevistas y, a veces, la gestión de partes del proceso de incorporación.

Existen varias maneras de colaborar para subcontratar el reclutamiento, incluyendo agencias de personal temporal, contratistas que trabajan a comisión por cada contratación y contratistas que trabajan con un pago fijo según los puestos abiertos y el plazo de las necesidades de contratación.

Para más información, consulta nuestro artículo sobre las mejores empresas de subcontratación de procesos de reclutamiento.

RRHH fraccionado

Contratar a un profesional de RRHH con experiencia, normalmente de manera parcial o cuando se necesite, para gestionar funciones específicas de RRHH en tu organización.

En lugar de subcontratar RRHH a un proveedor de servicio completo, en esencia "alquilas" una parte del tiempo de un experto en RRHH, lo que puede ser una solución más flexible y rentable para pequeñas y medianas empresas que no necesitan un equipo de RRHH a tiempo completo.

Proveedores de servicios gestionados (MSP)

Normalmente utilizados para la gestión de plantillas eventuales, los MSP se encargan del reclutamiento, la administración y la supervisión de trabajadores temporales y contratistas en distintos lugares o proyectos. Son especialmente útiles para la contratación masiva.

Empresas de consultoría

Las empresas de consultoría en RRHH ofrecen conocimientos especializados en áreas específicas como cumplimiento normativo, desarrollo de liderazgo, diseño organizacional y gestión del cambio.

Ofrecen asesoramiento estratégico o gestionan proyectos específicos en lugar de funciones operativas del día a día de RRHH.

Para más información, consulta nuestra selección de las mejores empresas de consultoría en RRHH o las mejores empresas de consultoría en RRHH de Reino Unido.

Proveedores de nómina

Empresas especializadas en procesamiento de nómina y cumplimiento, incluyendo la presentación y deducciones de impuestos sobre la nómina.

Empresas de aprendizaje y desarrollo

Estas empresas ofrecen programas de formación, desarrollo de liderazgo y mejora de habilidades para empleados. Externalizar a un proveedor especializado puede asegurar que los equipos tengan acceso a capacitaciones consistentes y de alta calidad.

Empresas de administración de beneficios

Estas firmas se especializan en la gestión de beneficios para empleados, incluyendo seguros de salud, planes de jubilación e iniciativas de bienestar, a menudo proporcionando mejor acceso a beneficios gracias a economías de escala.

Proveedores de verificación de antecedentes

Empresas especializadas en servicios de verificación de antecedentes pueden ayudar con controles previos al empleo, como búsquedas de antecedentes penales, verificación laboral y comprobaciones de crédito.

¿Qué empresas necesitan externalizar RR. HH.?

La externalización de RR. HH. puede ser una decisión estratégica en diversas situaciones. Aquí tienes algunos escenarios comunes donde puede ser beneficiosa:

  1. Recursos internos limitados: Si tu empresa es pequeña o carece de un equipo interno de RR. HH., la externalización puede encargarse de funciones esenciales como la nómina, la administración de beneficios y el cumplimiento normativo.
  2. Crecimiento acelerado: Durante períodos de rápido crecimiento o expansión a nuevos mercados, gestionar las tareas de RR. HH. internamente puede ser abrumador. Externalizar ayuda a manejar el reclutamiento, la incorporación y el cumplimiento de manera más eficiente (especialmente útil en nuevos mercados).
  3. Navegar por normativas complejas: Al operar en varios países o industrias con regulaciones estrictas, externalizar a un socio de RR. HH. familiarizado con leyes locales puede minimizar riesgos de cumplimiento.
  4. Eficiencia de costos: Para organizaciones más pequeñas, los costes de crear un departamento de RR. HH. pueden superar los beneficios. La externalización puede ser más rentable, proporcionando acceso a profesionales experimentados sin los costos generales.
  5. Enfocarse en las actividades principales del negocio: Si las tareas de RR. HH. consumen demasiado tiempo y recursos, externalizar permite que tu equipo se concentre en iniciativas estratégicas en lugar de tareas administrativas.
  6. Acceso a expertos: Externalizar funciones de RR. HH. como relaciones laborales, gestión del desempeño o beneficios puede proporcionar acceso a conocimiento especializado y mejores prácticas que quizás no estén disponibles internamente.
  7. Necesidades temporales o estacionales: Durante temporadas altas o para proyectos cortos, externalizar RR. HH. puede ayudar a gestionar la contratación y administración de personal temporal de manera eficiente.
  8. Mejorar los procesos de RR. HH.: Si los procesos internos de RR. HH. están desactualizados o son ineficientes, la externalización puede introducir herramientas modernas, tecnología y procedimientos que aumenten la productividad.

¿Con qué funciones puede ayudar la externalización de RR. HH.?

Los proveedores de externalización de RR. HH. ofrecen servicios para ayudar con una variedad de funciones, incluyendo:

Ventajas y desventajas de la externalización de RR. HH.

Como la mayoría de las cosas en los negocios y la vida, la externalización de RR. HH. tiene sus ventajas y desventajas.

Ventajas de la externalización de RR. HH.

  1. Ahorro de costos: Externalizar funciones de RRHH puede reducir los costos generales, como los salarios del personal interno de RRHH, el acceso a sistemas avanzados o evitar sanciones o multas.
  2. Acceso a experiencia: Ofrece acceso a profesionales de RRHH experimentados con conocimientos especializados en áreas como reclutamiento, aprendizaje y desarrollo, gestión de compensaciones y relaciones laborales.
  3. Mejora del cumplimiento normativo: Las empresas de externalización de RRHH tienen amplios conocimientos de leyes y normativas laborales, ayudando a reducir el riesgo de incumplimiento y las sanciones asociadas.
  4. Enfoque en el negocio principal: Libera recursos internos, permitiendo que tu equipo se enfoque en actividades estratégicas que contribuyen directamente al crecimiento del negocio.
  5. Mayor eficiencia: Las firmas de externalización utilizan avanzadas tecnologías y procesos de RRHH, optimizando funciones como nómina, beneficios y gestión del desempeño.
  6. Escalabilidad: Ajusta fácilmente los servicios de RRHH en función de las necesidades cambiantes de la organización, especialmente útil durante períodos de rápido crecimiento o reducción de personal.
  7. Beneficios para empleados: La externalización puede proporcionar acceso a mejores y más rentables beneficios para empleados, debido a la capacidad de la empresa outsourcing para negociar con los proveedores de beneficios.

Contras de la externalización de RRHH

  1. Pérdida de control: Externalizar significa ceder cierto control sobre los procesos de RRHH. Una posible preocupación aquí es que usar un proveedor externo puede no ser tan ágil al abordar preocupaciones inmediatas de RRHH como lo sería un equipo interno.
  2. Servicio menos personalizado: Los proveedores externos podrían no comprender completamente la cultura de la empresa ni las necesidades específicas de los empleados, lo que lleva a soluciones de RRHH más genéricas.
  3. Riesgos de seguridad y confidencialidad: Compartir datos sensibles de empleados con un proveedor externo puede presentar riesgos para la seguridad y la privacidad de los datos si no se gestiona cuidadosamente.
  4. Posibles brechas de comunicación: Trabajar con un proveedor externo puede introducir retrasos en la comunicación, especialmente si el proveedor está en una zona horaria diferente o tiene un gran volumen de clientes.
  5. Costos ocultos: Aunque externalizar puede ser rentable, algunos servicios pueden tener cargos adicionales, por lo que es esencial revisar minuciosamente los contratos para evitar gastos inesperados.
  6. Dependencia del proveedor: Tu organización puede volverse dependiente del socio de externalización, lo que puede dificultar el regreso a un equipo de RRHH interno si fuera necesario.
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Mejores prácticas para la externalización de RRHH

Con lo anterior en mente, pensé en compartir algunas mejores prácticas para ayudarte a abordar eficazmente la externalización de RRHH y evitar errores comunes.

1. Define claramente los objetivos y el alcance

Antes de externalizar, identifica qué funciones de RRHH deseas externalizar y por qué. Aclara los objetivos específicos que deseas alcanzar (por ejemplo, reducción de costos, mejora de cumplimiento, acceso a experiencia).

Por ejemplo: puedes darte cuenta de que los beneficios de externalizar la nómina valen la pena, pero decides mantener otras funciones de RRHH internamente.

2. Compara opciones

Compara diferentes opciones antes de firmar cualquier contrato. Habla con las referencias proporcionadas por la empresa e incluso consulta con otros clientes para asegurarte de recibir el nivel de servicio y compromiso que esperas de esta relación y que encajen con tu cultura y equipo lo mejor posible.

También recomiendo evaluar empresas boutique de consultoría de RRHH junto con proveedores más grandes, ya que tienden a ofrecer una experiencia más especializada y un enfoque más personalizado.

3. Verifica la protección de datos

Los empleadores deben revisar las medidas de protección de datos de un proveedor antes de firmar un contrato. Revisa sus protocolos de seguridad de datos, políticas de privacidad, acceso y controles de datos, planes de respuesta ante brechas de seguridad y capacitación sobre privacidad de los datos de los empleados.

3. Establece acuerdos de nivel de servicio (SLAs) claros

Establece SLA que definan las expectativas en cuanto a rendimiento, tiempos de respuesta, seguridad de datos y calidad del servicio. Asegúrate de que existan penalizaciones claramente definidas para casos de incumplimiento.

4. Realiza una verificación tecnológica

Haz un análisis de las herramientas y tecnologías de cualquier socio potencial para asegurarte de que son compatibles con las tuyas. ¿Qué software de contratación utilizan? ¿Y sobre sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS)? ¿Nómina? ¿Administración de beneficios?

Esto es especialmente importante cuando se externaliza la nómina, sobre todo si incluye registro de horas.

Las integraciones son clave para mantener la coherencia de los datos, mejorar tus flujos de trabajo y asegurar una gestión de nómina oportuna y eficiente, por ejemplo.

Colabora con el socio potencial para comprender dónde pueden y dónde no pueden ofrecer apoyo al equipo.

Por ejemplo, los cálculos de bonificaciones y comisiones a menudo deben realizarse internamente, y el proveedor de nómina solo introduce el pago final para su procesamiento.

5. Verifica la compatibilidad cultural

Tu principal preocupación al externalizar funciones como la gestión del rendimiento es asegurarte de que tu socio esté alineado con tu cultura y objetivos.

Busca un proveedor que se enfoque mucho en la experiencia del usuario para que tu gente siga siendo el centro de los esfuerzos del socio.

Pregunta al socio cómo trabajarán contigo cuando tengas dudas o inquietudes sobre el rendimiento, por ejemplo.

6. Verifica cobertura de seguros

Si firmas un contrato con un PEO y entras en una relación de coempleo, asegúrate de que tu empresa cuente con el seguro de responsabilidad civil adecuado y confirma que el PEO también tenga una cobertura de seguros suficiente.

También puedes considerar añadir un seguro de responsabilidad por prácticas laborales (EPLI) para protegerte contra reclamaciones como despido improcedente, discriminación o acoso.

Aunque la mayoría de los PEO suelen tener una cobertura suficiente, es importante verificarlo, no solo en cuanto a la responsabilidad civil sino también a la cobertura médica.

¿Cuánto cuesta la externalización de RRHH?

Los proveedores de externalización de RRHH ofrecen varios modelos de precios para adaptarse a diferentes necesidades y presupuestos empresariales. Los modelos más comunes incluyen:

  1. Tarifas fijas: Una cuota mensual o anual fija por un conjunto de servicios predefinido. Este modelo proporciona costes previsibles y se utiliza a menudo para soluciones integrales de RRHH.
  2. Tarifa por empleado: Los cargos se basan en el número de empleados de la empresa. Este modelo escala con el tamaño del negocio, lo que lo hace adecuado para empresas en crecimiento.
  3. Porcentaje de la nómina: Las tarifas se calculan como un porcentaje del total de la nómina. Este modelo ajusta los costes en función de los gastos de nómina del negocio, asegurando que los costes de externalización de RRHH sean proporcionales al tamaño de la plantilla.

Factores de costo

Varios factores influyen en el coste de la externalización de RRHH, entre ellos:

  1. Tamaño de la empresa: Las empresas más grandes suelen incurrir en costes superiores debido al aumento en la complejidad y volumen de tareas de RRHH.
  2. Servicios requeridos: El alcance y la profundidad de los servicios necesarios, como procesamiento de nómina, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y reclutamiento, afectan el coste total.
  3. Industria: Algunas industrias tienen requisitos específicos de RRHH o regulaciones que pueden aumentar la complejidad y el coste de externalizar servicios.
  4. Experiencia del proveedor: Los proveedores con amplia experiencia y conocimiento especializado pueden cobrar tarifas más altas por servicios premium.

Costos promedio

El coste de externalizar RRHH puede variar notablemente según los factores mencionados anteriormente. Sin embargo, a continuación se presentan algunos rangos de costes promedio para diferentes tipos de servicios de externalización de RRHH:

  • Servicios básicos de RRHH: $50 a $150 por empleado al mes. Esto normalmente incluye procesamiento de nómina, administración básica de beneficios y soporte en cumplimiento normativo.
  • Servicios integrales de RRHH: $150 a $500 por empleado al mes. Incluye una gama completa de funciones como reclutamiento, gestión del desempeño, formación de empleados y soporte estratégico de RRHH.
  • Porcentaje de la nómina: 2% a 8% del total de la nómina. Este modelo cubre una amplia gama de servicios de RRHH y ajusta los costes de acuerdo a los gastos de nómina.

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Preguntas Frecuentes

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