Cómo Enfocar la Contratación y el Reclutamiento Cuando No Tienes un Departamento de RRHH (con Joel Peterson de Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

Como dueño de un negocio o líder en una organización, puede que seas responsable de, bueno, muchas cosas. Tienes que incorporar nuevo talento a medida que creces o cuando alguien se va, pero no cuentas con un reclutador dedicado o un equipo de RRHH que te ayude. ¿Entonces qué haces? ¿Externalizas? ¿Te encargas tú mismo de todo? Y si lo haces tú mismo, ¿sabes cómo hacerlo? ¿Publicas la oferta en todos lados y rezas por buenos candidatos y esperas lo mejor? Hay costes asociados a ambas opciones: costes económicos, pero también de tiempo y el miedo de una mala contratación. Joel Peterson es empresario, cazatalentos y consultor de reclutamiento, que creó su propia firma llamada Arbutus Search Group en 2017. Tiene mucha experiencia, pero ¿adivina qué? También enfrenta los mismos desafíos conforme su empresa crece.

Gracias por escucharnos. Soy Tim Reitsma, el anfitrión residente de People Managing People. Bienvenido al podcast sobre las personas que gestionan personas. Y queremos liderar y gestionar mejor. Somos dueños, fundadores, emprendedores, mandos intermedios. Somos líderes de equipos. Gestionamos personas. Y sí, hacemos recursos humanos, pero no somos una función tradicional, al menos no en el sentido convencional. Nuestra misión es ayudar a la gente a liderar y gestionar sus equipos y organizaciones de manera más eficaz. Así que si quieres liderar y gestionar mejor, si quieres convertirte en un mejor líder organizacional y en un gestor de personas más efectivo, entonces únete. Sigue escuchando el podcast para encontrar los consejos, trucos y herramientas que necesitas para reclutar, retener, gestionar y liderar a tu gente en la organización. Y mientras escuchas el programa, suscríbete y únete a nuestra lista de correo en PeopleManagingPeople.com para mantenerte al día con todo lo que sucede.

Bienvenido, Joel. Realmente aprecio que te tomes el tiempo hoy para estar en el podcast People Managing People. Para empezar, me encantaría saber qué te está entusiasmando en estos días. ¿Qué tienes en mente? Digamos que estamos en una fase de crecimiento de mi empresa y necesito contratar a diez personas más. ¿Contrato solo por el cargo o por la compatibilidad con la empresa, como valores y cultura, o por una combinación de ambas? ¿Debo aceptar a los primeros 10 solicitantes porque me da miedo perderlos? Hay mucho en esa pregunta, pero creo que está en la mente de muchos. ¿Qué hago?

Joel Peterson

Sí. Gracias por invitarme. Me alegra estar aquí contigo. Da la impresión que quieres saber por dónde empezar. Y creo que, probablemente, lo más importante que una organización debe hacer antes de salir al mercado, ya sea con uno, dos o varios cargos, es entender de verdad sus propios valores y su propia cultura. Es muy importante para la gente hoy en día saber cómo será trabajar en esa organización. Creo que Eric Tremuende lo dijo muy bien: Puedes tener diez organizaciones en la ciudad buscando contratar a diez contadores distintos y todas esas descripciones de trabajo pueden parecer prácticamente iguales. Las habilidades, las tareas diarias, el trabajo. Pero la experiencia real que esa persona tendrá en ese escritorio, en cualquiera de esas diez empresas, podría ser completamente diferente. Por eso es tan importante definir primero tus valores, los elementos de tu cultura, aquello que representa tu organización y cómo será esa experiencia para quien se incorpore. Eso se crea primero trabajando con tu equipo directivo, tu personal. Puede ser mediante una encuesta de compromiso laboral. O simplemente una reunión breve, unos minutos. Si tienes un equipo de RRHH o algunos líderes que puedan salir y hacer una especie de sondeo para conocer cómo es trabajar en la organización, qué representamos, por qué trabajamos y cómo es esa experiencia. Una vez definido eso, puedes incluirlo en la descripción del puesto junto a todos los requisitos, estudios y lo que llamo a veces “feeds y speeds” en la descripción. Así presentas una imagen de cómo será el trabajo diario pero también la experiencia. Y en mi opinión, ese es el mejor punto de partida.

Tim Reitsma

Eso creo que es lo que estoy escuchando en el mercado. No se trata solo de cumplir requisitos. Es mucho más que eso. Voy a cambiar de lado. Digamos que alguien que escucha el podcast está buscando trabajo, quiere empezar su carrera. Encuentra las webs de las empresas y allí dicen: “Esta es nuestra cultura, así es trabajar con nosotros”. ¿Cómo sabes si no es solo humo y espejos?

Joel Peterson

Buena pregunta. Creo que hay un cambio donde las empresas son más inteligentes y están promocionando una marca determinada para atraer a empleados y candidatos prospectivos. Depende del candidato —de ti como solicitante— discernir si eso es real. Y eso se logra conversando con gente real de la empresa. Recomiendo que la gente contacte a alguien de la organización que ya conozca o pueda conectar por referido para saber cómo es trabajar ahí. ¿Cuál es tu experiencia en la organización? Siempre sugiero a los candidatos preguntar eso en la entrevista. Una de mis preguntas favoritas es: ¿Por qué te gusta trabajar aquí? ¿Qué te trajo a esta organización? Y eso lo pregunto a mis clientes cuando vamos a comenzar a contratar y entrevistar para una posición para saber por qué están ahí, qué los mantiene motivados cada día en el trabajo. Sabemos que hay oportunidades, el desempleo está en mínimos históricos para ciertos perfiles, así que la gente tiene muchas ofertas. ¿Qué es lo que los mantiene comprometidos y realizados en ese lugar?

Tim Reitsma

Es una gran pregunta. Yo la he hecho antes y también me la han hecho al contratar gente a lo largo de mi carrera. Saber responder bien es clave. Además, los candidatos atentos observarán hasta el lenguaje corporal y las palabras que eliges. Sabrán leer entre líneas o la “basura”, por así decirlo, y ver si solo recitas lo que pone la web o si en realidad disfrutas trabajar ahí. Así de claro. Es un consejo tanto para quienes buscan empleo como para quienes contratan, deben prepararse para eso.

Joel Peterson

Totalmente. Creo que la mayoría ya sabe que la entrevista es una calle de doble sentido. El candidato está entrevistando a la empresa tanto como la empresa al candidato. Siempre debes dar tu mejor versión, seas el empleador o el posible empleado. Pero hay que estar pendiente de señales de advertencia. Cuando entrevistas, observas respuestas, lenguaje corporal, gestos, qué podría ser verdad y qué no. Eso funciona en ambas direcciones.

Tim Reitsma

Quiero cambiar de tema un poco, porque tengo una pregunta por curiosidad. Has sido dueño de un negocio durante algunos años y has formado una empresa de búsqueda de talentos. Cumples muchos roles: de operaciones, contratos, pagas facturas, haces nómina, etc. Haces mucho en tu empresa. Y cuando tienes que contratar, ¿qué haces? ¿Acudes a otra firma de reclutamiento para que te ayude o publicas la oferta por todos lados? ¿Apuntas a algo en concreto y cómo lo haces? Hablo tanto de tu caso como en términos generales.

Joel Peterson

Sí, gran pregunta. Honestamente no he seguido siempre la misma estrategia. Hago lo que recomiendo a mis clientes: abrir puertas a muchas opciones.

He hecho varias cosas. Busco referidos, en mi red, que es muy importante. Probablemente conoces a alguien que conoce a alguien. Da a conocer que buscas personas, anúncialo en redes sociales. Sí anuncio. Da a conocer que estamos contratando, que somos empleadores en BC y siempre buscamos talento. Es también cuestión de marca. Así que sí, publicar la vacante, pedir referidos, conectar mi red y hasta preguntar a mi equipo a quién conocen y quién puede conectarme con alguien para el próximo puesto. Si haces bien tu trabajo interno, tu equipo siempre tendrá referidos para ti y querrán presentar a sus amistades. Así que sí.

Tim Reitsma

Es un gran punto: en vez de publicar masivamente la oferta, primero mira en casa, compártelo internamente. Sé de empresas que hasta incentivan eso: “Si nos traes un buen candidato te daremos un bono o un día libre”. Cuando algo así está en juego, nadie quiere arriesgar su reputación por recomendar a cualquiera. Así que gran consejo: pregunta en casa primero y sigue desde ahí. Otro consejo es ir a tu red, LinkedIn guste o no llegó para quedarse. Veo a menudo publicaciones de empresas que buscan talento; en los comentarios la gente etiqueta a conocidos todos los días, así que es buen lugar para comenzar.

Joel Peterson

Buen punto. LinkedIn específicamente crece muy rápido, hay más profesionales cada día. No recuerdo la cifra exacta, pero es mucha gente sumándose a diario. Y si piensas en las conexiones que puedes hacer, ya sea en la plataforma o presencialmente, genera oportunidades para aprender, hacer networking y contratar talento. También es bueno para mostrar tu marca en Internet.

Tim Reitsma

Ajá. Y tu empresa es de reclutamiento, así que supón que yo soy una pyme sin un área de recursos humanos para pedir ayuda: ¿qué hago? Siempre tenemos en mente esas dos palabras: demasiado ocupados. ¿Cuándo acudir a alguien como tú?

Joel Peterson

Puedes contratar una firma de reclutamiento o alguien como nosotros en cualquier momento. No existen restricciones. De hecho, uno de los motivos por los que arrancamos Arbutus Search Group fue ofrecer un nivel diferente de servicio, casi como reclutamiento interno corporativo sin sumar esa nómina o puesto fijo. Trabajamos con organizaciones pequeñas de unas doce personas a doscientas cincuenta; ese sería nuestro punto óptimo. Hemos ayudado a empresas a pasar de doce a treinta y cinco empleados, o de treinta y cinco a ochenta y siete.

Durante ese tiempo, sus necesidades cambiaron, pero siempre pudimos definir rápidamente la publicación correcta, el tipo de anuncio, el título del puesto, para que el mercado reconozca de qué va y a quién podría interesar. Después, salir al mercado, averiguar quién es el mejor perfil, qué habilidades hacen más viable y exitoso ese rol. Puedes acudir a nosotros sin siquiera tener una descripción; te ayudamos a escribirla. O después de buscar exhaustivamente sin éxito por tema salarial, ofertas declinadas o competencia que consigue talento antes. Vemos todos los desafíos. Podemos ayudarte a avanzar entre retos del mercado y problemas con ofertas rechazadas, para llegar a un punto donde te sientas seguro de extender una oferta que probablemente será aceptada. Mucho se basa en mantener un proceso consistente, transmitir bien el valor a los candidatos y movernos rápido, pero con propósito, para captar a la persona adecuada.

Tim Reitsma

Algo que aprendí de tu empresa es que no solo buscan a alguien que ocupe un asiento. Hay empresas así y no es necesariamente malo. Pero en tu caso hay propósito, valores y mucha humildad en el proceso. Hay un enfoque interesante donde las empresas crecen y quizá necesitan recurrir a una firma de reclutamiento, pero es clave que la firma contratada esté alineada en el tipo de talento que atraerán. Porque tu empresa, al final, va a atraer cierto perfil. Así que aunque suene a propaganda, considero que su enfoque es bastante bueno.

Joel Peterson

Gracias, me alegra que eso se note. Llevo más de 13 años reclutando en el mercado de BC, también en Australia, Japón y EE. UU. Y siempre vuelve al mismo punto: no basta llenar el puesto para que no se marche a los 3 o 6 meses. Hay que asegurarse de que los candidatos coincidan en valores, intereses, pasiones, misión, visión y cultura. Solo se logra con un proceso real de conversación con el candidato, con varias charlas auténticas. He tenido entrevistas curiosas, por ejemplo en Australia con un VP de ventas: él subía su silla y bajaba la del candidato, cambiando la dinámica de poder para incomodarlos al máximo. Fueron entrevistas pésimas. Los candidatos no querían trabajar allí, con razón. Él decía: “Solo quiero ver cómo gestionan a un cliente difícil, porque así son nuestros clientes”. Terrible. Eso no ayuda a sacar lo mejor de la gente ni en el trabajo ni en entrevistas. Así que lo conversamos mucho, y preferimos ambientes tranquilos donde la gente muestre su personalidad. Las entrevistas por competencias son muy importantes: preguntas sobre experiencias reales, no tan filosóficas, tipo “Cuéntame una vez cuando hiciste X, ¿qué resultado obtuviste?” en vez de solo “¿Qué harías si...?” y dejarlo a la imaginación.

Así que, en resumen, ¿cómo saber si alguien encajará en tu empresa? Ofreciéndole un previo realista del puesto y la cultura. Que pueda conocer la oficina, el ambiente, y varios miembros del equipo en diferentes entrevistas. Ellos te evalúan tanto como tú a ellos. Así sabrás si realmente encajan. He estado en empresas donde contratamos gente que no era fit, o el puesto no era lo que querían. Eso es incómodo para todos. Por eso buscamos mucho más que una lista de competencias: se trata de cultura y compatibilidad.

Tim Reitsma

Buen consejo también para quienes contratan por primera o segunda vez. Si montaste una empresa y debes incorporar talento, no basta marcar casillas ni usar tácticas de miedo o intimidación para atraer a los mejores.

Joel Peterson

No subas las sillas.

Tim Reitsma

Ni compartas las sillas, ya. O siéntate en el suelo. Es broma, no lo hagas.

Joel Peterson

Se puede jugar un poco con “poli bueno, poli malo”, pero intimidar nunca da una imagen real. Esa táctica jamás dará buenos resultados en un entorno laboral real. Entonces, ¿para qué usarla en la entrevista? No lo veo. Así que buen consejo.

Tim Reitsma

Una pregunta que me vino a la mente, sin ánimo de desconcertarte: siempre se piden referencias al contratar, porque así se ha hecho desde siempre. Siempre pensaba: si alguien me pide referencias, elegiré gente que hable bien de mí. Tengo una anécdota: quisimos contratar a alguien técnico, pasó entrevistas por teléfono y luego presencial, todo bien. Pero tras comprobar referencias, las tres dijeron “no lo contrates”. Fue muy honesto. ¿Por qué elegiría estas referencias? No entraré en detalles, pero fue impactante. ¿Tú qué opinas sobre las referencias?

Joel Peterson

La verdad es que me gustaría saber si al final la contrataron.

Tim Reitsma

No lo hicimos. Ya habíamos puesto una alerta. Intentamos volver a hablar con el candidato, pero todo terminó siendo él dijo/ella dijo. Encontramos a otro candidato válido, así que no fue gran problema, pero sí fue una bandera roja.

Joel Peterson

Claro, y debe serlo. Las referencias son, como dices, sesgadas: elige gente que le ayude. Aunque a veces comparten ideas útiles. En general, las referencias no deben pesar más del 10–12% de la decisión. No hay que darles todo el peso. Personalmente, mis clientes (o yo mismo) eligen a quién se pide referencia. Cuando el candidato sugiere referidos, suelen incluir ex compañeros, pero si el gestor anterior no está disponible, ofrecen otro jefe de hace tiempo o hasta un profesor. Pero no, necesitamos a los dos últimos jefes directos. Si no tienes el contacto, lo busco en LinkedIn, pero pido permiso antes. No aceptamos primos, amigos ni profesores de hace 15 años. Es importante saber cómo rindió en un empleo reciente, no en la universidad. Intento dejar claro que no queremos “cazar brujas”, sino ver cómo se desempeñan en escenarios reales para sacar lo mejor de ellos. Es importante elegir bien las referencias y, cuando se hable con ellas, conocer bien el contexto y cómo encaja en el puesto actual. Si alguien dice que no manejó bien clientes hostiles, y el cargo ni siquiera implica ser cara al público, no hay problema. Pero conviene indagar: “Cuéntame más sobre esa situación, ¿qué pasó?” Por ejemplo, si era un call center y subieron precios, esa presión no existe en su nuevo rol. Puede ser cuestión para dar coaching, no un factor decisivo si estará en contabilidad tratando con clientes internos. Así que lo importante es el contexto y saber aplicarlo.

Tim Reitsma

De acuerdo. Es esencial ese contexto. En entrevistas uno puede hablar bien de sí mismo, pero las referencias aportan perspectiva. Así que, otra pregunta: publicas una vacante y recibes 20, 30, 40, 50 candidatos. Y eres tú solo para revisar CVs. ¿Qué herramienta puedes recomendar, cómo te organizas? ¿Un Excel enorme? ¿Algún software de pago? ¿Imprimir todo y subrayar?

Joel Peterson

Luego de responder esto, creo que no me llamarán las empresas tecnológicas de reclutamiento, porque para mí, la mayoría de herramientas están rotas (déjame explicarte). He usado muchas herramientas muy completas y caras en estos 13 años.

Lo que he encontrado es que las inteligencias artificiales o algoritmos para calificar candidaturas por palabras clave no funcionan de manera consistente. Funcionan medianamente, filtran mucho malo pero también pueden descartar buenos candidatos, y si dependes solo de la herramienta te puedes perder a grandes talentos. Si recibes cientos de currículums, probablemente tendrás que leerlos. Así son las malas noticias. Las buenas: hay muchas herramientas que ayudan a organizar la recepción y administración básica de las candidaturas. Si no tienes un sistema compartido, bastará con un archivo Excel o una carpeta compartida con los currículos y sus documentos, y allí puedes volcar notas, feedback, próximos pasos, fechas importantes y saber de dónde llegó cada candidatura; eso te ayuda a invertir mejor el tiempo y dinero de publicación. Además, tener una cuenta corporativa en LinkedIn, publicar allí, y promover que tu equipo también comparta las ofertas a sus redes. Si quieres algo más completo, existen sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) que almacenan todo y permiten notas, a partir de $50 mensuales por usuario, bastante asequible para la seguridad y organización de candidaturas.

Tim Reitsma

Así que el mensaje es: organízate, sea con Excel o algún sistema de seguimiento. Conforme crece tu empresa puedes mirar opciones más avanzadas, pero de momento ya que existen bots e IA escaneando curriculums o LinkedIn por palabras clave, como candidato hay que investigar el sector/oferta para figurar y ser encontrado por los reclutadores o herramientas tecnológicas. Gracias por el consejo. Para cerrar, me encantaría escuchar una anécdota tuya. En 13 años has contratado a cientos de personas. Sé que lideraste un equipo de reclutadores que contrató a unos 250 al año durante cuatro años. Eso suma más de mil personas. Cuéntanos una historia breve sobre una contratación fallida (Miss Hire): alguien que simplemente no resultó. ¿Qué aprendiste?

Joel Peterson

En esos 13 años, sí, claro que ha habido algún caso que simplemente no encajó. Me gusta ese término que usas, “Miss Hire” (contratación fallida) en vez de “bad hire” (mala contratación). La diferencia es que una “Miss Hire” es que simplemente no era adecuado para tu empresa o el perfil no coincidía con el puesto.

Me ha tocado ese dolor cuando contratas a alguien que no encaja: ralentiza a los demás, tienes que hacer el doble para motivar o readaptar su trabajo. Eso perturba mucho. Además, el coste de una contratación es alto uses agencia o lo hagas tú; al final, pierdes tu valioso tiempo, sobre todo si eres dueño. Si te toca corregir una mala contratación, es complicado. Así que, cuando reclutamos, tratamos de conectar con quienes realmente resuenen con nuestra cultura, que estén ilusionados con lo que hacemos. Recuerdo allá por 2015, yo era responsable de un equipo de reclutamiento y contratamos a alguien para RRHH que, simplemente, no encajó. Había empresas muy atractivas en su CV que nos ilusionaron, pero pasamos por alto detalles durante el proceso: al hablar de su trabajo nos centramos en lo logrado por el equipo, no por la persona. No indagamos en qué tareas cumplió ese candidato específicamente. Al integrarlo, nos dimos cuenta de que no tenía las habilidades para asumir lo necesario en un equipo pequeño (como el nuestro), acostumbrado a depender de equipos grandes en sus trabajos previos. Entonces, no pudo entregar lo esperado al trabajar solo.

Tim Reitsma

Gracias por contarlo. Es fácil dejarse impresionar por nombres grandes en el currículum; por eso es tan importante investigar desde el principio. Muchas gracias por acompañarnos, Joel, y por compartir tu historia, consejos para organizarse y enfatizar el valor de dedicar tiempo y atención para encontrar talento y reclutar bien. Hay mucho valor en todo esto. Pondremos tu empresa, Arbutus Search, en las notas y un enlace a tu perfil en LinkedIn. Así que, Joel, muchísimas gracias y espero hablar pronto.

Joel Peterson

Gracias, Tim. Gracias por invitarme. Puedo hablar de esto todo el día. Te agradezco tu tiempo y el poder conectar contigo. Espero que tus oyentes encuentren valor aquí. ¡Feliz reclutamiento allá fuera! El mercado es competitivo, pero ahora mismo es muy divertido.

Tim Reitsma

Cuídate.

Joel Peterson Gracias.