Cómo Construir una Base de Datos de Candidatos: Guía en 5 Pasos
Las bases de datos de candidatos son excelentes herramientas para reducir el tiempo de contratación y el coste por contratación, encontrar candidatos más cualificados y optimizar la eficiencia organizacional.
Si quieres implementar una solución de base de datos de candidatos para reclutamiento en el mundo real, ¡te tengo cubierto!
En este artículo hablaré sobre cómo puedes construir y mantener una base de datos de candidatos desde cero—tanto para empresas como para agencias—junto con muchos consejos y ejemplos reales.
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¿Qué es una base de datos de candidatos?
Las bases de datos de candidatos son herramientas para almacenar la información de un candidato, como datos de contacto, CV, notas, etc., y para ayudar a establecer una relación con ellos y contratarlos más adelante para diferentes roles.
Puedes usar dos tipos de sistemas de base de datos de RRHH:
- Bases de datos integradas: Puedes ver y gestionar la información de los candidatos cuando publicas una oferta de empleo en plataformas como LinkedIn o Indeed. Esas son pequeñas bases de datos de candidatos específicas de esas aplicaciones.
- Bases de datos centralizadas: Una base de datos centralizada de personal recopila candidatos de múltiples fuentes como aplicaciones entrantes, búsqueda directa, referencias, eventos presenciales, etc. Las grandes empresas y agencias de selección utilizan estas soluciones.
Las bases de datos centralizadas son más caras, pero ofrecen funcionalidades mucho más avanzadas que las bases de datos integradas, como capacidades de búsqueda, historial de comunicaciones, visibilidad en el embudo de contratación, limpieza automática de datos e integraciones con otras aplicaciones. Sin embargo, lo más importante es cómo usas la base de datos.
Según Kirsi Maharaj, líder de Personas & Cultura y consultora de reclutamiento, hay dos enfoques para usar bases de datos de candidatos:
- Transaccional: Agregas todos los candidatos a tu base de datos.
- Construcción de relaciones: Seleccionas cuidadosamente quién entra en la base de datos y luego construyes relaciones a largo plazo con ellos. Las agencias de selección suelen usar este enfoque. Yo dirijo una agencia de reclutamiento e intento hablar por teléfono con los candidatos para conocerlos mejor, tener una idea de sus personalidades y finalmente agregar a los buenos a la base de datos en nuestro software de agencia de reclutamiento.
Beneficios de una base de datos de candidatos
Ahora que tienes claro el ‘qué’, exploremos el ‘por qué’ necesitas una base de datos de candidatos.
La primera ventaja es que puede hacer que la búsqueda sea mucho más sencilla.
Incluso con software de búsqueda de candidatos especializado, la búsqueda puede ser un proceso frustrante y que lleva mucho tiempo, y contactar a alguien en frío siempre es más complicado que hacerlo con quien ya conoce tu existencia.
Por eso, tener una base de datos de candidatos de quienes ya tienes información y algún tipo de relación es lo más lógico.
Puede que alguien llegara casi hasta el final de tu proceso de selección pero, por alguna razón, no terminó uniéndose en esa ocasión. Tal vez le faltaba experiencia en cierta área y otra persona estaba mejor calificada.
Bueno, aún tendrás mucha información sobre esa persona y, con suerte, le diste una buena experiencia así que, cuando surja un puesto adecuado en el futuro, puedes volver a contactar.
La segunda ventaja, muy relacionada, es que ahorra recursos en general porque no tendrás que dedicar tanto tiempo a la búsqueda y reduce la dependencia de otros costos como agencias de reclutamiento, portales de empleo y LinkedIn.
Otra ventaja es la capacidad de perfeccionar tu proceso de reclutamiento. El software de analítica de reclutamiento puede brindar información valiosa para optimizar aún más tus estrategias.
Gaurav Bhardwaj, líder de selección en Innovaccer, considera que “Las bases de datos de candidatos son grandes fuentes para análisis e informes enriquecidos. Puedes ajustar tu proceso de selección en consecuencia. Por ejemplo, puedes identificar las fuentes que generan candidatos de mayor calidad y enfocarte en ellas mientras reduces las demás.”
Personalmente, en mi agencia, he notado que consigo los mejores candidatos en comunidades del sector como grupos de Slack y subreddits de Reddit. A menudo publicar vacantes allí es gratis, y son fuentes poco explotadas, a diferencia de Indeed o LinkedIn.
La información de la base de datos de candidatos permitió identificar esto.
Cómo construir y gestionar una base de datos de candidatos
Antes de adentrarnos en los detalles de cómo construir una base de datos de candidatos, debemos explorar un tema que se debería debatir más: construir un caso de negocio para una base de datos de candidatos.
Sabes que tu organización necesita invertir en una base de datos. Pero eso no sucederá a menos que se lo comuniques a tus directivos.
¡Y el único idioma que entienden son los números!
En su empresa anterior, Kirsi señala que habían gastado más de $150,000 en honorarios de reclutadores. Si hubieran reasignado ese presupuesto a una base de datos, habrían reducido su dependencia de LinkedIn, agencias, etc., y notarían una mejora en los KPI fundamentales de reclutamiento.
¡Boom! ¡Su CEO aprobó la inversión para un sistema sofisticado de base de datos de candidatos!
¡Bien, ahora vamos a construir nuestra base de datos!
Paso uno: decidir qué herramientas utilizar
Las bases de datos de candidatos pueden variar desde extremadamente simples hasta increíblemente complejas. Existen diversas formas de implementarlas.
Yo utilizo un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) llamado Zoho Recruit para publicar vacantes, recibir postulaciones y almacenar los datos de candidatos potenciales.
También existen diversos CRM de reclutamiento e incluso plataformas de marketing de reclutamiento que ofrecen servicios similares y te ayudarán con tu marketing de reclutamiento.
Si tienes un presupuesto muy ajustado, podrías considerar usar una hoja de Google como base de datos de candidatos, pero yo no lo recomendaría. Es muy laborioso cuando creces en escala, necesitarás otro software de automatización de reclutamiento, y no cuentas con las herramientas de apoyo que vienen con un software de reclutamiento dedicado.
Sin embargo, si el presupuesto es limitado, el software de reclutamiento diseñado para pequeñas empresas suele ser más asequible y ciertamente más sofisticado que Google Sheets o Excel.
Paso dos: recopilar datos de los candidatos
Puedes añadir datos de candidatos a tu base de datos desde distintas fuentes. Solicitudes de empleo, referencias, búsquedas/alcance directo, currículums de agencias, portales de empleo, etc., son algunas de las más utilizadas.
A medida que alguien avanza en tu proceso de selección tendrás más información sobre esa persona, así que asegúrate de que se capture y almacene correctamente.
Un ‘truco’ que utilizo para obtener candidatos pasivos es crear ‘postulaciones abiertas’ en la página de empleo de mi empresa. Así, las personas pueden enviar sus datos aunque no existan vacantes abiertas, y estos pueden ingresar en tu base de datos.
Para ayudarte a configurar eso, busca un sistema de reclutamiento que ofrezca herramientas de gestión de portales de empleo fáciles de usar.
Paso tres: Higiene de datos
La higiene de los datos es un factor crítico en el uso de la base de datos de reclutamiento. Tener demasiada información o datos mal gestionados hará que encontrar a los candidatos correctos y obtener análisis sea más complicado.
Primero, define criterios estrictos sobre quién puede ingresar a tu base de datos. Por ejemplo, solo se añaden aquellos candidatos nuevos que cumplen todos los requisitos de la vacante publicada, o solo quienes han realizado un proyecto de prueba, etc.
Luego, debes asegurarte periódicamente de que todos los campos estén completos y el tipo de dato sea correcto. Además, asegúrate de que los currículums y la información de contacto estén actualizados.
Formar a tu equipo en esto es esencial, ya que usarán los campos y datos de tu base para seguimiento y reportes.
Finalmente, es una buena idea etiquetar a los candidatos según sus habilidades u otros atributos para facilitar búsquedas booleanas (consultas sí/no) y búsquedas avanzadas en el futuro.
Las mejores certificaciones HRIS proveen habilidades clave para organizar y aprovechar bases de datos de candidatos.
Paso cuatro: Mantente en cumplimiento
Manejar los datos de los usuarios es un tema muy delicado. Si se hace mal, puede acarrear grandes sanciones.
Si tu base de datos tiene candidatos de la UE o del Reino Unido, debes cumplir con el GDPR y la CCPA para residentes de California.
Siempre debes obtener el consentimiento de los candidatos antes de agregar sus datos, ofrecerles la opción de eliminar su información bajo demanda y eliminarla conforme a las leyes aplicables.
Por ejemplo, en Canadá debes eliminar los datos de los candidatos cada dos años.
Paso cinco: Interactúa regularmente con los candidatos
Relacionarse de forma regular y apropiada con los candidatos es la mejor manera de construir una relación con ellos. Aquí tienes algunos métodos que puedes utilizar:
- Agréguenlos a los boletines de la empresa y compartan mensajes relevantes como actualizaciones de la empresa, historias de empleados, etc.
- Organicen eventos presenciales y seminarios web
- Realicen encuestas a lo largo del proceso de solicitud para mantenerlos comprometidos y recopilar datos
- Realicen llamadas de networking con los candidatos más prometedores (especialmente los de nivel senior)
Yo añado a los candidatos prometedores a algunos de mis grupos de Slack para mantener el contacto con ellos. Es más rápido y conveniente que el correo electrónico y conduce a una experiencia del candidato más personalizada.
También puedes contactar a los candidatos cada 6 - 12 meses usando el GDPR como excusa.
Para terminar
Una base de datos de candidatos es una parte esencial del ecosistema de contratación. Y lo mejor es que crear una es bastante fácil y existen muchas herramientas que pueden ayudar.
Recuerda, solo tener una base de datos no es suficiente. Lo que importa es cómo la utilizas. Es una excelente herramienta para hacer tu trabajo menos estresante y mejorar los KPIs.
