Cómo Construir una Base de Datos de Candidatos: Guía en 5 Pasos
Las bases de datos de candidatos son herramientas excelentes para reducir el tiempo de contratación y el costo por contratación, encontrar candidatos más cualificados y optimizar la eficiencia organizativa.
Si quieres implementar una solución de base de datos de candidatos para reclutamiento en la vida real, ¡tengo todo lo que necesitas!
Este artículo analizará cómo puedes crear y mantener una base de datos de candidatos desde cero—tanto para empresas como para agencias—junto con muchos consejos y ejemplos reales.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Qué es una base de datos de candidatos?
Las bases de datos de candidatos son herramientas para almacenar la información de un candidato, como sus datos de contacto, CV, notas, etc., y ayudan a construir una relación con ellos para contratarlos posteriormente en distintos puestos.
Puedes utilizar dos tipos de sistemas de bases de datos de RRHH:
- Bases de datos integradas: Puedes ver y gestionar la información de los postulantes cuando publicas una vacante en una plataforma como LinkedIn o Indeed. Esas son pequeñas bases de datos de candidatos específicas de esas aplicaciones.
- Bases de datos centralizadas: Una base de datos centralizada de personal recopila candidatos de múltiples fuentes como postulaciones recibidas, búsqueda de talento, referencias, eventos presenciales, etc. Las grandes empresas y agencias de personal utilizan estas soluciones.
Las bases de datos centralizadas son más costosas, pero incluyen funciones mucho más avanzadas que las integradas, como capacidades de búsqueda, historial de comunicaciones, visibilidad del proceso de selección, higiene de datos automatizada e integraciones con otras aplicaciones. Sin embargo, lo más importante es cómo uses la base de datos.
Según Kirsi Maharaj, líder de Personas y Cultura y consultora de reclutamiento, existen dos enfoques para utilizar bases de datos de candidatos:
- Transaccional: Añades a todos los postulantes a tu base de datos.
- Construcción de relaciones: Seleccionas cuidadosamente quién ingresa a la base de datos y después construyes relaciones a largo plazo con ellos. Las agencias de personal suelen emplear este enfoque. Yo dirijo una agencia de reclutamiento y trato de tener llamadas con los candidatos para conocerlos mejor, tener una idea de sus personalidades y, finalmente, agregar a los buenos a la base de datos en nuestro software para agencias de reclutamiento.
Beneficios de una base de datos de candidatos
Ahora que tienes claro el ‘qué’, exploraremos el ‘por qué’ necesitas una base de datos de candidatos.
La primera ventaja es que puede facilitar mucho la búsqueda de talento.
Incluso con software especializado de búsqueda de candidatos, encontrar talento puede ser un proceso frustrante y que consume tiempo, y contactar a alguien de manera fría siempre es más complicado que hacerlo con alguien que ya conoce tu existencia.
Así que, contar con una base de datos de candidatos sobre los que ya tienes información y cierto vínculo no tiene discusión.
Puede ser que alguien haya llegado casi hasta el final de tu proceso de selección pero, por alguna razón, no terminó incorporándose esa vez. Quizás carecían de experiencia en un área determinada y otra persona estaba mejor calificada.
Pues bien, sigues teniendo mucha información sobre esa persona y, si le diste una buena experiencia, cuando surja un puesto adecuado en el futuro, podrás volver a contactarla.
La segunda ventaja, muy relacionada, es que ahorras recursos en general porque no dedicarás tanto tiempo a la búsqueda de talento y disminuyes la dependencia de otros recursos como agencias de reclutamiento, bolsas de empleo y LinkedIn.
Otra ventaja es la capacidad de mejorar tu proceso de reclutamiento. El software de análisis de reclutamiento puede ofrecerte información valiosa para optimizar aún más tus estrategias.
Gaurav Bhardwaj, líder de Reclutamiento en Innovaccer, opina: “Las bases de datos de candidatos son excelentes fuentes de análisis e informes. Puedes ajustar tu proceso de reclutamiento en consecuencia. Por ejemplo, puedes identificar las fuentes que generan candidatos de mayor calidad y apostar más por ellas, mientras reduces el esfuerzo en las demás.”
En mi caso, en mi agencia, he notado que consigo los mejores candidatos en comunidades del sector, como grupos de Slack y subreddits como Reddit. A menudo es gratis publicar vacantes allí, y son fuentes poco explotadas, a diferencia de Indeed o LinkedIn.
La información de la base de datos de candidatos hizo posible identificar eso.
Cómo crear y gestionar una base de datos de candidatos
Antes de adentrarnos en los detalles de cómo crear una base de datos de candidatos, debemos abordar un tema que merece más atención: construir el caso de negocio para una base de datos de candidatos.
Sabes bien que tu organización necesita invertir en una base de datos. Pero no ocurrirá si no se lo comunicas a tus directivos.
¡Y el único lenguaje que entienden son los números!
En su empresa anterior, Kirsi señala que habían gastado más de $150,000 en honorarios de reclutadores. Si ese monto se reasignara a una base de datos, reducirían su dependencia de LinkedIn, agencias, etc., y notarían una mejora en los indicadores clave de reclutamiento (KPIs) esenciales.
¡Boom! ¡Su CEO aprobó la inversión para un sistema sofisticado de base de datos de candidatos!
¡Bien, ahora construyamos nuestra base de datos!
Primer paso: decidir qué herramientas utilizar
Las bases de datos de candidatos pueden ir desde extremadamente simples hasta increíblemente complejas. Existen varias formas de implementarlas.
Yo uso un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) llamado Zoho Recruit para publicar ofertas de trabajo, recibir aplicaciones y almacenar los datos de candidatos potenciales.
También hay una variedad de CRMs de reclutamiento e incluso plataformas de marketing de reclutamiento que ofrecen un servicio similar y te ayudarán con tu marketing de reclutamiento.
Si tu presupuesto es realmente ajustado, podrías considerar utilizar una hoja de Google como base de datos de candidatos, pero no lo recomendaría. Lleva mucho tiempo usarla a gran escala, necesitarás un software de automatización de reclutamiento por separado y no tiene las herramientas de soporte que ofrecen los softwares dedicados de reclutamiento.
Sin embargo, si tu presupuesto es limitado, el software de reclutamiento diseñado para pequeñas empresas suele ser más asequible y definitivamente más sofisticado que Google Sheets o Excel.
Segundo paso: recopilar datos de candidatos
Puedes añadir datos de candidatos en tu base de datos desde varias fuentes. Solicitudes de empleo, referencias, sourcing/outreach, CVs de agencias, portales de empleo, etc., son algunas de las más habituales.
A medida que alguien avanza en tu proceso de selección, tendrás más información sobre esa persona, así que asegúrate de capturarla y almacenarla adecuadamente.
Un ‘truco’ secreto que uso para captar candidatos pasivos es crear ‘aplicaciones abiertas’ en la página de empleo de mi empresa. Así, las personas pueden enviar su información incluso si no hay puestos abiertos, y estos datos pueden ir a tu base de datos.
Para ayudarte a configurar eso, busca un sistema de reclutamiento que ofrezca herramientas de gestión de portales de empleo fáciles de usar.
Tercer paso: Higiene de datos
La higiene de datos es un factor crítico en el uso de la base de datos de reclutamiento. Tener demasiados datos o gestionarlos mal dificultará encontrar a los candidatos adecuados y extraer información valiosa.
Primero, define criterios estrictos sobre quién puede ingresar en tu base de datos. Por ejemplo, solo los nuevos candidatos que cumplan todos los requisitos mencionados en la oferta pueden ingresar a la base de datos, o solo quienes hayan realizado un proyecto de prueba, etc.
Luego, deberías verificar periódicamente que todos los campos estén completos y que el tipo de dato sea el correcto. También asegúrate de que los currículums y la información de contacto de los candidatos estén actualizados.
Capacitar a las personas de tu organización para hacer esto es esencial, ya que utilizarás los campos y datos de tu base para el seguimiento y los informes.
Por último, es una buena idea etiquetar a los candidatos según sus habilidades u otros atributos para que sea más sencillo realizar búsquedas booleanas (preguntas sí/no) y búsquedas avanzadas más adelante.
Las mejores certificaciones HRIS proporcionan habilidades esenciales para organizar y aprovechar bases de datos de candidatos.
Cuarto paso: Mantener la conformidad
Manejar los datos de los usuarios es un tema muy delicado. Si se hace mal, puede resultar en fuertes multas.
Si tu base de datos tiene candidatos de la UE/el Reino Unido debes cumplir con la GDPR y la CCPA para residentes de California.
Siempre debes obtener el consentimiento de los candidatos antes de agregar sus datos, ofrecer una opción para eliminar su información bajo demanda y borrar su información conforme a la ley.
Por ejemplo, debes eliminar los datos de los candidatos cada dos años en Canadá.
Quinto paso: Interactuar periódicamente con los candidatos
Interactuar regularmente con los candidatos de manera apropiada es la mejor forma de construir relaciones con ellos. Aquí tienes algunos métodos que puedes utilizar:
- Agréguenlos a los boletines de la empresa y compartan mensajes relevantes como actualizaciones de la compañía, historias de empleados, etc.
- Organicen eventos presenciales y seminarios web
- Realicen encuestas a lo largo del proceso de postulación para mantenerlos involucrados y recopilar datos
- Realicen llamadas de networking con los candidatos más prometedores (especialmente los de nivel senior)
Yo agrego a los candidatos prometedores a algunos de mis grupos de Slack para mantenerme en contacto con ellos. Es más rápido y conveniente que el correo electrónico y genera una experiencia del candidato más personalizada.
También puedes contactar a los candidatos cada 6 - 12 meses usando el RGPD como excusa.
Conclusión
Una base de datos de candidatos es una parte esencial del ecosistema de reclutamiento. Y lo mejor de todo es que construir una es bastante sencillo y existen muchas herramientas para ayudar.
Recuerda, solo tener una base de datos no es suficiente. Lo que importa es cómo la utilizas. Es una excelente herramienta para hacer tu trabajo menos estresante y mejorar los indicadores clave de desempeño.
