¿Cómo Funcionan los Sistemas de Seguimiento de Candidatos?
Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) son utilizados por muchas organizaciones para ayudar en la búsqueda de nuevos empleados y gestionar su progreso a lo largo del proceso de contratación.
Si eres responsable de la selección de personal dentro de una organización o como consultor externo, sin duda has oído hablar de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS). Pero, ya que estás aquí, quizás no tengas del todo claro cómo funcionan.
En este artículo, te explicaremos cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos y cómo pueden ayudarte en cada etapa del proceso de selección.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es un tipo de software de reclutamiento diseñado para hacer que el proceso de selección sea más eficiente, reducir el trabajo manual y mejorar la calidad de las contrataciones al ayudar a las empresas a identificar y gestionar rápidamente a los candidatos calificados.
Los sistemas de seguimiento de candidatos funcionan automatizando y optimizando diversas tareas, como la publicación de vacantes, la comunicación con los candidatos, el seguimiento de los postulantes en las diferentes etapas del proceso de contratación y la organización de la información de los candidatos en una base de datos centralizada.
¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos?
En esencia, el ATS está diseñado para ayudar a los reclutadores a gestionar a los candidatos desde el primer contacto hasta la última entrevista y, con suerte, una oferta aceptada.
Dependiendo de la aplicación, también pueden ayudar al responsable de selección con la publicación de ofertas de empleo, la búsqueda directa de candidatos, el análisis y evaluación de postulantes, entrevistas y la realización de ofertas durante todo el proceso de contratación.
El núcleo de cualquier software de seguimiento de candidatos es una base de datos que almacena los datos del candidato y la información sobre su candidatura, por ejemplo, currículum, carta de presentación y retroalimentación de entrevistas.
Los equipos de selección pueden configurar la herramienta según su proceso de reclutamiento y mover a los candidatos conforme avanzan en cada etapa. ¡Adiós a las tediosas hojas de cálculo!
Las automatizaciones dentro del programa, como los recordatorios, ayudarán a garantizar que no se omita ningún paso y que nadie “se pierda en el proceso”.
Otras funciones útiles incluyen la capacidad de enviar rechazos masivos por correo electrónico en función de ciertos criterios.
Los profesionales de Recursos Humanos que asisten a cumbres de soluciones de personal suelen obtener una comprensión más profunda de cómo integrar eficazmente los sistemas de seguimiento de candidatos. Asistir a estas cumbres puede mostrar cómo los sistemas de seguimiento de candidatos optimizan la selección y ayudan a identificar antes el mejor talento.
¿Cuáles son las características clave de un sistema de seguimiento de candidatos?
Al igual que cualquier software de reclutamiento, cada proveedor de ATS ofrece diferentes funcionalidades y características adicionales.
Algunos, por ejemplo, te ayudarán a acceder al mercado y encontrar candidatos, así como a analizar solicitudes.
Otros te permitirán automatizar procesos de reclutamiento como la programación de entrevistas a candidatos. Las principales características de un sistema de seguimiento de candidatos incluyen:
Publicación de vacantes
Algunos ATS también funcionan como plataformas de publicación de ofertas que te permiten publicar rápidamente descripciones de puestos en la página de empleos de tu empresa, así como en bolsas de trabajo y redes sociales.
¡Los beneficios de esto —ahorrar muchísimo tiempo y tener anuncios de empleo consistentes— son evidentes de inmediato!
Envío de correos electrónicos
Una vez que has encontrado a una lista de candidatos potenciales, la mayoría de los ATS pueden ayudarte a estructurar, enviar, rastrear y optimizar correos electrónicos personalizados como parte del proceso de captación de talento.
Base de datos de candidatos
La información de los candidatos, incluidas las interacciones con ellos, se guarda (aunque deberías comprobar cuánto tiempo puedes conservar estos datos legalmente), lo que te permite crear una base de datos de candidatos y gestionar relaciones en el tiempo. Por eso a veces los ATS también se llaman software de base de datos de reclutamiento.
Importación de currículums
Después de que los candidatos empiecen a responder a tu anuncio de empleo, es probable que recibas currículums de diversas fuentes.
Algunos candidatos incluso pueden optar por la vía tradicional y enviarlo por correo postal o entregarte una copia impresa.
La mejor solución ATS ofrecerá opciones de importación flexibles, desde escanear copias en papel hasta incorporar solicitudes de Indeed en tu base de datos. (Usar un software de filtrado de currículums complementario también puede hacer que este proceso sea más eficiente si manejas grandes volúmenes de candidatos).
El software ATS facilita la recopilación de todas tus solicitudes en un solo lugar.
Los currículums electrónicos se importan rápidamente al sistema, las copias en papel se convierten en documentos digitales que pueden ser escaneados en busca de palabras clave y métricas de experiencia relevantes, y los datos de sitios web externos se transforman en información útil y legible para el usuario final.
Análisis de currículums
La función de análisis de currículums es ideal cuando recibes un gran número de solicitudes, ya que te permite analizar cientos de currículums rápidamente usando cualificadores preseleccionados.
Un escaneo ATS también ayuda a encontrar información relevante sin importar dónde esté ubicada en el documento.
Aunque existen algunos estándares de formato de currículum, cada uno es diferente. Por ejemplo, algunas personas enumeran sus habilidades bajo cada experiencia laboral mientras que otras crean un apartado especial para listarlas al final.
La función de análisis de currículums extrae palabras clave de cada currículum, sin importar su formato, y categoriza a cada candidato según quién se ajusta mejor a la descripción del puesto.
Programación de entrevistas
El ATS puede sincronizarse con los calendarios y utilizar software integrado de programación de entrevistas para automatizar la programación de entrevistas, así como enviar la información y recordatorios necesarios.
Seguimiento de candidatos
Un sistema ATS ayuda al equipo de recursos humanos a llevar un control sobre a quién han contactado, en qué etapa se encuentra cada persona y cuándo sería conveniente un seguimiento. Esto ayuda a optimizar el proceso de contratación y asegura una excelente experiencia del candidato.
Análisis de datos
Si tu equipo de recursos humanos tiene cuotas que cumplir, la plataforma ATS debería poder seguir y reportar estos datos también.
Podrás hacer seguimiento y reportar información clave sobre métricas de reclutamiento como cuáles son las fuentes más efectivas y en qué etapa se retiran más candidatos.
Los análisis más avanzados podrían tener un costo adicional, por lo que asegúrate de revisar qué está incluido en tu plan de precios ATS.
¿Cuáles son los beneficios de usar un ATS?
Cubrimos esto en mayor detalle en nuestro artículo sobre beneficios de ATS, pero en resumen, usar un ATS puede beneficiar a tu organización de las siguientes formas:
- Eficiencia y ahorro de tiempo: Centraliza la gestión de datos y agiliza el proceso de contratación.
- Mejora la experiencia del candidato: Simplifica el proceso de solicitud y automatiza las comunicaciones, contribuyendo a una mejor experiencia del candidato.
- Mejor organización y colaboración: Estandariza procesos y mejora la colaboración del equipo.
- Informes y análisis mejorados: Herramientas integradas de análisis de reclutamiento para ofrecer información basada en datos y asegurar el cumplimiento.
- Escalabilidad: Gestiona grandes volúmenes y flujos de trabajo de RR. HH. personalizables.
- Reducción de costos: Reduce la dependencia de reclutadores y los costos administrativos.
- Mejor calidad de candidatos: Enfoca la publicidad de empleos y mejora la coincidencia de habilidades.
En resumen, un ATS agiliza el reclutamiento, mejora las decisiones de contratación y refuerza la estrategia de selección.
¿Muchas empresas usan software ATS?
Al menos el 40% de las empresas actualmente usa una plataforma ATS. Sin embargo, esta tendencia va en aumento a medida que las empresas de todo el mundo se enfocan en ser más relevantes tecnológicamente en la era del internet, el big data y los ecosistemas en línea.
La mayoría de las grandes corporaciones han estado utilizando ATS u otros tipos de software de reclutamiento por mucho tiempo, ya sea un sistema externo o un portal de candidatos incorporado en su propio software de RR. HH.
Sin embargo, afortunadamente, ahora existen opciones disponibles para que las pequeñas y medianas empresas inviertan en estos sistemas y obtengan los beneficios.
Por eso hemos compilado esta útil lista de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos para pequeñas empresas.
Una mejor experiencia de contratación para ambas partes
El software ATS puede ahorrarte tiempo, y por lo tanto dinero, automatizando gran parte del proceso de contratación de nuevos empleados.
Esto es especialmente cierto para los sistemas ATS modernos impulsados por IA, ya que pueden acelerar significativamente el proceso de selección de candidatos.
Lo que es más eficiente para los equipos de contratación también lo es para los candidatos, y los ATS probablemente mejorarán la experiencia del candidato y ayudarán a asegurar que ninguno se pierda en el proceso. Sin embargo, es importante elegir el ATS que mejor se adapte a tus necesidades.
Para más ideas sobre software de RRHH y mejores prácticas, suscríbete al boletín de People Managing People.
