Cómo Mantener la Experiencia del Candidato Durante la Expansión Rápida
Crear una gran experiencia para los candidatos es crucial si quieres contratar a las personas adecuadas para tus puestos. Aunque el proceso de selección es un momento emocionante dentro de una organización, no está exento de desafíos y existe la posibilidad de que aparezcan malas experiencias para los candidatos.
Encargados de incorporar nuevos talentos rápidamente, la mayoría empezarán a hablar de automatización y marketing masivo hacia candidatos. Sin embargo, puede que notes que las puntuaciones de retroalimentación de los candidatos, ya sea en tus encuestas o en Glassdoor, están bajando como resultado.
Esto se debe a la idea errónea de que una buena experiencia para el candidato y contratar rápido a escala son mutuamente excluyentes. Pero durante mi tiempo en una FAANG, duplicaba la plantilla de EMEA mientras simultáneamente duplicaba nuestra puntuación de retroalimentación de candidatos.
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¿Qué es la experiencia del candidato?
La experiencia del candidato es la vivencia que tienen los candidatos al pasar por tu proceso de selección.
La afectan factores como la comunicación, duración, dificultad, la calidad de las entrevistas y la eficiencia del proceso en general.
¿Por qué es importante la experiencia del candidato?
Trabajar en crear una experiencia positiva para el candidato tiene muchos beneficios, incluyendo:
- Cerrar más contrataciones
- Recibir candidatos de mejor calidad
- Tomar mejores decisiones de contratación
- Ahorro de tiempo y recursos internos
- Crear una marca empleadora más fuerte.
Incluso puede impactar en el compromiso y la retención de los empleados, ya que tus empleados probablemente prestarán atención a cómo tratas a los candidatos—¡algunos de los cuales pueden ser sus propias referencias!
Cómo crear una gran experiencia para el candidato
Aquí tienes mis estrategias para equilibrar el crecimiento con la experiencia del candidato, para que no desarrolles la reputación de que tu empresa trata a los candidatos como simples números en una máquina de lotería.
Al revisar lo siguiente, es importante pensar en todos los puntos de contacto que tendrás y cómo usarlos mejor para fortalecer las relaciones de tu empresa con los candidatos.
Crea un plan de talento claro
Parece algo básico y quizás menos relacionado directamente, pero comenzar con un buen plan de talento, ya sea al inicio del trimestre, del año o incluso después de una ronda de financiación, es vital.
Reúnete con todos los líderes de negocio y asegúrate de agendar un momento para hablar sobre la salud de su equipo y cómo los objetivos del negocio impactarán en los recursos que serán necesarios.
En mis reuniones, siempre abordo los siguientes puntos:
Recurso de habilidades actual
- ¿Qué han estado encontrando fácil y cuál es el punto fuerte actual del equipo?
- ¿Quiénes son las estrellas del equipo, hay algún candidato potencial en camino a ser promovido y necesitamos reemplazar esa posición?
Brechas de habilidades
- ¿Con qué ha estado teniendo dificultades el equipo?
- ¿Qué necesitan contratar versus desarrollar internamente en el equipo (colaborando con aprendizaje y desarrollo si es necesario)?
- ¿Quién está por debajo del rendimiento esperado y debemos empezar a pensar en reemplazarlo?
Las descripciones de los puestos y las entrevistas estructuradas dependen de que esto sea preciso.
A menudo puede existir la tentación de reutilizar viejas descripciones de puestos, anuncios y preguntas de entrevista, pero te animaría a revisarlos y ver si realmente son útiles para estas contrataciones.
Te ahorrarás mucho tiempo a largo plazo si no tienes que estar revisando constantemente la descripción del puesto.
¿Estamos contratando para responder al crecimiento o para crearlo?
En realidad, es una distinción súper importante. Usualmente, en equipos como producto, ingeniería o soporte, se contrata para responder al crecimiento, mientras que los equipos comerciales están para crearlo.
Asegúrate de hablar con la dirección para que exista un equilibrio entre los dos tipos de contratación (¡los puestos generadores de ingresos casi siempre deben ser la prioridad!).
¿Qué sucede si no contratamos?
Este es un punto de partida excelente para todos—tanto para el área de Talento como para el negocio—para entender y tener presente cuál sería el impacto. Mantendrá a Talento buscando a las personas adecuadas y al líder del negocio atento en la toma de decisiones.
Priorización entre puestos
Si existen múltiples puestos y trabajas con muchos socios de negocio, no podrás cubrir todos los puestos al mismo tiempo, especialmente cuando empiezas a superar los 30 cargos que requieren mucha búsqueda.
Lograr que el líder de negocio piense en la priorización desde el principio te ayudará posteriormente a priorizar tú mismo y junto a tu equipo de Talento.
Esto debería significar que, al momento de publicar una vacante, evitarás desperdiciar el tiempo de los candidatos al involucrarlos y luego congelar el puesto sin previo aviso, o tener que redefinir el puesto varias veces durante el proceso.
Perder tiempo es una de las principales razones de una mala experiencia del candidato, seguida de cerca por procesos de entrevista frustrantes.
Para profundizar en este tema, lee mi artículo sobre cómo crear un plan de contratación sostenible.
Hazlo un esfuerzo colaborativo
Si alguno de ustedes ha trabajado para una empresa de Amazon, tal vez esté cansado de escuchar esto, así que aquí una reformulación: "¿Qué se necesita para llegar ahí?".
Debes tener una idea aproximada de cifras como las tasas de cierre, por ejemplo, puede que en tu empresa se necesiten 4 aceptaciones por cada 5 ofertas. Si tienes el número exacto para tu negocio, entonces puedes hacer el cálculo inverso—una pirámide en vez de un embudo.
Esto te da una idea general del alcance del trabajo. Luego puedes aplicarlo a tu herramienta de gestión de proyectos favorita—Kanban para una visión general o Gantt si tienes un “blitz” de contratación a corto plazo, por ejemplo.
A continuación, un ejemplo de un tablero Kanban mío con al menos cifras aproximadas para tener un objetivo.
El siguiente paso es muy importante—¡comparte el mapa del proyecto con el responsable de contratación y el equipo de reclutamiento!
Haz de esto un esfuerzo colaborativo e invítalos a participar. Así les ayudas a asumir mayor responsabilidad.
Todos necesitan saber lo que viene en el calendario y, si el negocio necesita escalar, entonces todos deben absolutamente priorizar la contratación y eso implica saber cuánto tiempo tendrán que invertir en el proceso de selección.
Sin importar cuán optimizado sea tu proceso de selección, sigue siendo un proceso que consume tiempo. Al hacer que el reclutamiento sea más colaborativo ayudarás a repartir la carga y mejorarás la experiencia para todos.
Asegura que las entrevistas sean eficientes y atractivas
Cuando digo eficientes, no pienses inmediatamente que el proceso de entrevista debe hacerse a las prisas—¡para nada!
Pero, si estás creciendo rápidamente, puede que tengas que encajar muchas entrevistas, así que sacar el máximo provecho del tiempo disponible es crucial.
Aquí tienes una guía simple sobre qué debes revisar para asegurar que tus candidatos tengan una experiencia positiva.
Paso 1: Estandariza el proceso de entrevista.
Esto te permitirá comparar rápidamente candidatos entre sí y minimizar la aparición de algunos sesgos.
Paso 2: Revisa las preguntas que haces en la entrevista y cuándo las haces.
Comienza por aquellas preguntas que te den información sobre las habilidades que has considerado esenciales para el puesto, y luego avanza hacia las habilidades más deseables. Así pasarás de candidatos calificados a los mejores candidatos.
Asegúrate de que sean preguntas bien diseñadas que apunten a profundizar en la experiencia. Si tienes dudas, pregunta siempre Qué, Cómo y Por qué.
Cuéntame sobre una ocasión en la que lograste cerrar a un cliente particularmente difícil. ¿Qué fue lo complicado de ellos? ¿Cómo lograste cambiar la situación? ¿Por qué elegiste esta estrategia/información/manera concreta en vez de otra?
Paso 3: Revisa las evaluaciones
Asegúrate de que cualquier evaluación sea adecuada para su fin y para el puesto que tienes. Debe ser desafiante pero tampoco demasiado exigente en tiempo para que la persona candidata la complete o para que tú la revises. No quieres caer en el reclutamiento vampírico.
Para profundizar más en entrevistas enfocadas y atractivas, revisa mi artículo sobre cómo entrevistar a alguien.
No olvides lo básico
Con toda esta charla sobre entrevistas eficientes, no olvides que, en lo que respecta a la experiencia de la persona candidata, la entrevista es el momento en el que realmente puedes hacer la diferencia, para bien o para mal.
Este es el momento en el que las personas candidatas pasan más tiempo contigo y, aunque no hayas tenido tiempo de crear una página de empleos súper llamativa e interactiva, lograr una experiencia de entrevista agradable puede compensarlo.
¡Eso no significa que la entrevista deba ser fácil! La mayoría de las personas candidatas prefieren entrevistas que las reten y las hagan reflexionar sobre su especialidad, así que los consejos anteriores para entrevistas eficientes siguen siendo válidos.
Sin embargo, lo que quiero señalar son los aspectos básicos que, si los haces bien, probablemente nadie los comentará, pero si los haces mal, recibirás la crítica merecida.
Asegúrate siempre de:
- Preséntate e indica qué haces en la empresa
- Si es la primera entrevista, presenta también la empresa
- Explica brevemente qué temas deseas tratar en la entrevista
- Tranquiliza a la persona candidata, ya sea en línea o en persona, asegurando que si necesita hacer una pausa para tomar agua o ir al baño, puede hacerlo. Todos somos humanos
- Asegúrate de haber revisado su currículum previamente y de estar preparado/a con preguntas relevantes para su perfil
- Sé puntual (incluso llega un poco antes si eres quien recibe)
- Lleva el control del tiempo y asegúrate de que la persona candidata tenga espacio para hacer sus preguntas
- ¡Sonríe y demuestra curiosidad por la persona que tienes enfrente!
Parece algo básico pero sigo viendo situaciones en las que las personas olvidan cualquiera de estos puntos y siempre se nota.
Lo anterior no cuesta nada pero puede darte muchos puntos en experiencia de persona candidata dentro de un mar de empresas que se saltan esto pero intentan compensarlo con sitios de empleos llamativos.
Implementa algunas automatizaciones para facilitar la eficiencia
¡Fíjate en el uso de la palabra "algunas"!
La fórmula habitual es que cuanto más tiempo ha invertido una persona en las entrevistas, más tiempo debes dedicar tú a darle retroalimentación, guía y atención.
Es una relación recíproca; brindar una gran retroalimentación a la persona candidata les ayudará a ellos y a tu equipo a mejorar.
¿Habrá 1 ó 2 personas candidatas, de muchas, que se intentarán aprovechar?
Sí, pero a todas las demás les habrás marcado la diferencia al humanizar lo que a veces puede ser un proceso de búsqueda laboral muy estresante.
Los sistemas modernos de seguimiento de candidaturas (ATS) y software de reclutamiento cuentan con todo tipo de automatizaciones y aquí tienes algunas de las que puedes aprovechar:
- Emails masivos o programados: puedes usarlos para rechazos, notificaciones u organizar los siguientes pasos con las personas candidatas
- Gestión de la página de empleos para dar una gran primera impresión
- Preguntas de solicitud de empleo: incluir al principio algunas preguntas "de marcar casilla" puede ayudar a agilizar el proceso de postulación
- Chatbots que puedan responder algunas preguntas frecuentes a las personas candidatas
- Encuestas de experiencia de persona candidata: automatizadas en ciertos puntos del proceso de entrevista (mi recomendación es al final).
Por ejemplo, puedes automatizar los motivos comunes de rechazo al revisar currículums —quizá no cumplen con el perfil o viven en otra zona horaria. Puedes crear algunas plantillas para estos casos más habituales.
Quizá lleva 2 segundos extra encontrar el motivo adecuado y, aunque existe el temor de que las personas candidatas puedan ponerse a la defensiva o reaccionar y quejarse de la supuesta mala experiencia, la mayoría de las veces agradecerán que hayas revisado su situación y que hayas respondido acorde a ella.
Es un reflejo de la cultura de tu empresa y también sabrán si postularse o no para tus siguientes vacantes.
También puedes automatizar algunos correos a medida que mueves a un posible candidato entre etapas y seguimientos, por ejemplo, en el correo para programar las primeras etapas, puedes incluir un video pregrabado/Loom (u otra herramienta de entrevistas por video) en el que expliques qué abarcará el siguiente paso en su trayectoria dentro del proceso de solicitud.
He comprobado que es útil crear una representación visual de cómo será el proceso de selección para los candidatos—¡como un mapa!
Cuándo no automatizar
Como se mencionó antes, cuanto más tiempo dedica el candidato a entrevistas, menos comunicaciones automatizadas debe recibir.
Tan pronto como comiencen a avanzar a las etapas finales, debes llamarles por teléfono e interactuar con ellos (puede ser contigo o con el responsable de selección).
Debes empezar a evaluar si el posible nuevo miembro está realmente entusiasmado con el puesto. La motivación no será igual para todos, ¡así que asegúrate de indagar en sus verdaderos intereses!
Siente curiosidad por las personas y sus expectativas, ¡puede que pronto sean tus compañeros! Esto también te ayudará luego en la etapa de la oferta laboral.
Aquí tienes un ejemplo de un proceso que gestiono:
Algunos ya estarán pensando "¡Eso es muchísimo trabajo!" Sí, lo es, pero escalar requiere mucho trabajo y no se puede automatizar todo y perder la conexión humana.
La gente contrata a personas, no a empresas, ni algoritmos, ni Zapier.
Recuerda rechazos no automatizados
Habrá candidatos que ya hayas filtrado o hayan completado X pasos del proceso de entrevistas y no hayan superado el proceso.
De nuevo, cuanto más tiempo hayan pasado con tu empresa, más personalizada y cuidada debe ser la comunicación de rechazo.
Da retroalimentación adecuada a los candidatos
La retroalimentación es súper importante por dos razones:
- Le da a los candidatos algo en lo que trabajar
- Responsabiliza a los responsables de selección y a los equipos de contratación de las razones por las que rechazan candidatos. Eso significa que no valdrá "no encaja en la cultura" sin explicar el motivo. A veces, las razones tras la decisión no son ideales, así que el área de selección deberá profundizar. ¡Espero que no encuentres nada negativo, pero es totalmente posible!
En la región EMEA, con el auge de las solicitudes DSAR impulsadas por GDPR, ya no se puede negar la retroalimentación, así que los candidatos pueden solicitar toda su información incluidos formularios y valoraciones.
Asegúrate de que los equipos de contratación sean conscientes para que realmente reflexionen sobre por qué están avanzando o rechazando a alguien. Haz que lo presenten como un caso empresarial.
Incluso Amazon ya no puede decir que no da retroalimentación—¡lo sé porque yo procesaba DSAR allí!
Revisa periódicamente la retroalimentación y valoraciones de los candidatos
Revisa periódicamente las valoraciones del panel de entrevistadores para comprobar si cumplen el estándar.
Algunas preguntas que puedes hacerte:
- ¿Presentan un caso empresarial claro?
- ¿Hay un registro claro de las preguntas planteadas y las respuestas proporcionadas?
- ¿Hay suficiente nivel de detalle?
- ¿La conclusión final coincide con la retroalimentación o existe algún sesgo?
Todo esto te dará una idea de cuándo debes intervenir y corregir a entrevistadores que no están evaluando a todos los candidatos por igual o que están dando una mala experiencia.
¡Ver una valoración de tres líneas tras una entrevista de 45 minutos me hace preguntarme si prestaron atención!
Puedes controlar mucho el proceso, pero las interacciones en la entrevista son la base de la experiencia del candidato. Debes estar encima y señalar cuando no se cumplan los estándares.
Cuando hables con la persona candidata después de las entrevistas, o en la última etapa, pregunta cómo ha sido su experiencia de entrevista hasta ese momento.
Consejos extra
Recuerda que las personas suelen dejar una reseña negativa más fácilmente que una positiva. Asegúrate de que menos personas tengan una experiencia realmente negativa y mantente al tanto de los comentarios.
¿Se quedarán fuera uno o dos candidatos durante el proceso?
Quizás—ningún proceso es perfecto—pero no querrás que la empresa sea reconocida como aquella que nunca responde, solo prioriza a los candidatos que avanzan y deja a los demás en el olvido.
Algunos consejos extra:
- Ten menos reuniones: Si has seguido lo anterior y el talento, el responsable de contratación y el equipo están alineados—ten menos reuniones. Si tienes más de 4 vacantes con el mismo responsable quizá se necesiten 2 reuniones a la semana, pero si no, limítalo a una.
- No escatimes en la planificación. Dedica un 10 % más de tiempo a la planificación de lo que crees necesario.
- Llama por teléfono a la persona. Sé que piensas que estás muy ocupado y no tienes tiempo, pero si una llamada lleva 3 minutos (por ejemplo, para una notificación de rechazo o cualquier asunto)—simplemente hazla. Si te organizas, puedes realizar muchas llamadas en media hora.
- Lleva el control de las métricas y datos de reclutamiento. Utiliza un solo tablero de gestión de proyectos, por ejemplo Kanban, como fuente de la verdad para saber si estás cumpliendo los hitos a tiempo. Si no es así, da la señal de alarma lo antes posible y prepárate para pedir apoyo a tu equipo o a las personas responsables de contratación (¡haz que ellas también busquen candidatos!).
Recuerda, crear una mejor experiencia para la persona candidata, incluso mientras escalas rápidamente, no significa tomar decisiones apresuradas ni hacer entrevistas fáciles. Significa tener un proceso de selección fluido y entrevistas con un propósito.
Únete a la conversación
Te deseo mucho éxito en tus proyectos de escalado y considera utilizar algunas herramientas de automatización de reclutamiento si necesitas ayuda en esta área.
Si tienes preguntas o algo que compartir, encuéntrame en la Comunidad de People Managing People, una comunidad de personas líderes de RR.HH. y negocios que comparten conocimientos e ideas para ayudarte a avanzar en tu carrera y lograr un mayor impacto en tu organización.
