Cómo mantener una experiencia del candidato positiva durante un rápido crecimiento
Crear una excelente experiencia para los candidatos es crucial si quieres contratar a las personas adecuadas para tus puestos.
Aunque el proceso de contratación es un momento emocionante dentro de una organización, no está exento de desafíos y existe la posibilidad de que se generen malas experiencias para los candidatos.
Encargados de incorporar nuevos talentos rápidamente, la mayoría comenzará a hablar sobre automatización y marketing de candidatos a gran escala.
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Sin embargo, podrías notar que las puntuaciones de retroalimentación de tus candidatos, ya sea en tus encuestas o en Glassdoor, disminuyen como resultado.
¿Por qué?
Porque existe la idea errónea de que una buena experiencia del candidato y contratar rápidamente a gran escala son conceptos mutuamente excluyentes.
¡Pero eso no es cierto!
Durante mi tiempo en una FAANG, dupliqué el personal de EMEA mientras simultáneamente duplicaba nuestra puntuación de retroalimentación de candidatos.
Este artículo explicará cómo mi equipo y yo logramos eso. Pero primero, una definición rápida.
¿Qué es la experiencia del candidato?
La experiencia del candidato es la percepción que tienen los candidatos al pasar por tu proceso de selección.
Se ve afectada por factores como la comunicación, la duración, la dificultad, la calidad de las entrevistas y la eficiencia general del proceso.
¿Por qué es importante la experiencia del candidato?
Trabajar en crear una experiencia positiva para los candidatos tiene muchos beneficios, entre ellos:
- Cerrar más contrataciones
- Recibir candidatos de mejor calidad
- Tomar mejores decisiones de contratación
- Ahorrar tiempo y recursos internos
- Crear una marca empleadora más fuerte.
Incluso puede impactar el compromiso y la retención de los empleados, ya que probablemente se fijarán en cómo tratas a los candidatos—¡algunos de los cuales podrían ser sus propios referidos!
Cómo crear una gran experiencia para el candidato
Aquí tienes mis estrategias para equilibrar el escalamiento con la experiencia del candidato para que tu empresa no adquiera la reputación de tratar a los candidatos como números en una máquina de la Lotería.
Al analizar lo siguiente, es importante pensar en todos los puntos de contacto que tendrás y cómo aprovecharlos para fortalecer las relaciones con los candidatos de tu empresa.
Crea un plan de talento claro
Parece algo básico y quizás menos relacionado directamente, pero empezar con un buen plan de talento, ya sea al inicio del trimestre, año o incluso después de una ronda de financiación, es vital.
Reúnete con todos los líderes de tu negocio y asegúrate de programar una conversación sobre la salud de sus equipos y cómo los objetivos del negocio impactarán en los recursos que serán necesarios.
En mis reuniones, siempre abordo los siguientes puntos:
Recursos actuales de habilidades
- ¿Qué han estado encontrando fácil y cuál es el punto fuerte del equipo actual?
- ¿Quiénes son las estrellas, hay un candidato potencial en camino de ser promovido y necesitamos cubrir su puesto?
Brechas de habilidades
- ¿Con qué ha estado teniendo dificultades el equipo?
- ¿Qué es necesario contratar frente a desarrollar dentro del propio equipo (trabajando en conjunto con aprendizaje y desarrollo si es necesario)?
- ¿Quién está teniendo un bajo rendimiento y debemos pensar en reemplazarlo?
Las descripciones de puesto y las entrevistas estructuradas dependen de que esto sea preciso.
A menudo puede existir la tentación de reutilizar viejas descripciones de puestos, anuncios y preguntas de entrevista, pero te recomiendo revisarlas y ver si realmente son útiles para estas contrataciones.
Te ahorrarás mucho tiempo más adelante si no tienes que seguir revisando el perfil de puesto.
¿Estamos contratando para responder al crecimiento o para crearlo?
De hecho, es una distinción muy importante. Normalmente, en equipos como producto, ingeniería o soporte, se contrata para responder al crecimiento, mientras que los equipos comerciales están allí para crearlo.
Asegúrate de hablar con la dirección para que haya un equilibrio entre ambos tipos de contrataciones (¡los puestos que generan ingresos casi siempre deben ser prioridad!).
¿Qué sucede si no contratamos?
Esta es una gran base para que todos—Talento y el negocio—entiendan y tengan presente cuál sería el impacto. Esto mantiene al equipo de Talento buscando a las personas adecuadas y al líder del negocio atento para tomar decisiones.
Priorización entre puestos
Si hay varios puestos y trabajas con muchos socios del área de negocios, no podrás cubrir todos los cargos al mismo tiempo, especialmente cuando hay más de 30 vacantes que cada una requiere mucha búsqueda.
Lograr que el líder de negocios piense en la priorización desde el principio te ayudará después tanto a ti como al equipo de Talento a poner orden en las prioridades.
Esto debería significar que, cuando estés listo para publicar un puesto, evitarás desperdiciar el tiempo de los candidatos contactándolos y luego pausando la vacante de la nada, o teniendo que redefinir continuamente el puesto durante el proceso.
El desperdicio de tiempo es una de las principales causas de una mala experiencia para los candidatos, seguido de cerca por procesos de entrevistas frustrantes.
Para profundizar en este tema, lee mi artículo sobre cómo crear un plan de contratación sostenible.
Haz que sea un esfuerzo colaborativo
Si alguno de ustedes ha trabajado en una empresa de Amazon, puede que estén cansados de escuchar esto, así que aquí va una versión distinta: "¿Qué haría falta para llegar hasta allí?"
Deberías tener una idea aproximada de los números, como las tasas de cierre; por ejemplo, en tu empresa pueden ser 4 aceptaciones por cada 5 ofertas. Si tienes el número exacto para tu empresa, puedes empezar a trabajar hacia atrás—una pirámide en lugar de un embudo.
Esto da una idea general del volumen de trabajo. Luego puedes empezar a aplicarlo en tu herramienta de gestión de proyectos favorita—Kanban para una vista general o Gantt si tienes una campaña de contratación a corto plazo, por ejemplo.
A continuación tienes un ejemplo de un tablero Kanban mío con cifras orientativas hacia las que apuntar.
El siguiente paso es muy importante—¡comparte el plan del proyecto con el responsable de contratación y el equipo de selección!
Haz que sea un esfuerzo colaborativo e invítalos a participar. De esa forma podrás ayudarles a que se sientan más partícipes y responsables.
Todos deben saber lo que se aproxima en el calendario y, si aumentar la plantilla es lo que necesita el negocio, todos deben priorizar la contratación. Eso significa saber la cantidad de tiempo que deben comprometer con el proceso de selección.
No importa lo optimizado que esté tu proceso de contratación, es un proceso que requiere mucho tiempo. Hacer la selección más colaborativa ayudará a compartir la carga y a mejorar la experiencia para todos.
Asegúrate de que las entrevistas sean eficientes y atractivas
Cuando digo eficiente, ¡no pienses automáticamente que el proceso de entrevistas deba ser apresurado!
Pero, si estás creciendo rápidamente, puede que tengas que programar muchas entrevistas, por lo que aprovechar al máximo el tiempo resulta crucial.
Aquí tienes una guía sencilla de lo que necesitas revisar para asegurar que tus candidatos tengan una experiencia positiva.
Paso 1: Estandariza el proceso de entrevista.
Esto te ayudará a comparar rápidamente candidatos entre sí y a minimizar la aparición de ciertos sesgos.
Paso 2: Revisa las preguntas de entrevista que realizas y cuándo las haces.
Comienza con las preguntas que te den una visión sobre las habilidades que has considerado esenciales para este puesto, y luego avanza hacia las competencias más deseables. Así irás pasando de candidatos cualificados a los mejores candidatos.
Asegúrate de que sean preguntas bien diseñadas que permitan profundizar en la experiencia del candidato. Si tienes dudas, pregunta siempre Qué, Cómo y Por qué.
Cuéntame de una ocasión en la que lograste cerrar un cliente especialmente difícil. ¿Qué era lo difícil de ese cliente? ¿Cómo lograste darle la vuelta a la situación? ¿Por qué elegiste ese método/información/estrategia en vez de otro?
Paso 3: Revisar las evaluaciones
Asegúrate de que cualquier evaluación sea adecuada para el propósito y para el puesto que tienes. Debe ser desafiante pero no demasiado intensa en cuanto al tiempo para que el candidato la complete o para que tú la revises. No quieres adentrarte en el territorio de la contratación vampírica.
Si quieres profundizar en entrevistas enfocadas y atractivas, echa un vistazo a mi artículo sobre cómo entrevistar a alguien.
No olvides lo básico
Con toda esta conversación sobre entrevistas eficientes, no olvides que, cuando se trata de la experiencia del candidato, la entrevista es donde realmente puedes marcar la diferencia, para bien o para mal.
Este es el momento en el que los candidatos pasan más tiempo contigo y, incluso si no has tenido tiempo de crear una página de carreras súper llamativa con interactividad en todas partes, crear una experiencia de entrevista agradable puede compensarlo.
¡Eso no significa que la entrevista deba ser sencilla! La mayoría de los candidatos en realidad prefieren entrevistas que los desafíen y los hagan pensar sobre su área de especialidad, así que los consejos anteriores para hacer entrevistas eficientes siguen siendo válidos.
Sin embargo, quiero llamar tu atención sobre lo básico, que cuando lo haces bien, probablemente no recibas elogios entusiastas, pero si lo haces mal, recibirás la crítica merecida.
Asegúrate siempre de:
- Presentarte a ti mismo y explicar cuál es tu función en la empresa
- Si es la primera entrevista, presenta también la empresa
- Dar el contexto sobre lo que te gustaría abordar en esta entrevista
- Tranquilizar al candidato, ya sea online o en persona, de que si necesita tomarse un descanso para beber agua o ir al baño, puede hacerlo. Todos somos humanos
- Asegúrate de haber revisado su CV de antemano y de estar preparado con preguntas relevantes para él o ella
- Asegurarte de llegar a tiempo (¡incluso un poco antes como anfitrión!)
- Controlar el tiempo y asegurar que el candidato tenga oportunidad de hacer preguntas
- ¡Sonríe y muestra curiosidad por la persona que tienes enfrente!
Parece básico, pero aún veo situaciones en las que la gente olvida cualquiera de estas cosas y siempre se nota.
Lo anterior no cuesta nada, pero puede hacerte ganar muchos puntos de experiencia del candidato en un mar de empleadores que se saltan lo esencial pero intentan compensarlo con sitios de carreras llamativos.
Configura algunas automatizaciones para ayudar a mejorar la eficiencia
¡Ten en cuenta el uso de la palabra "algunas"!
La fórmula habitual es que, cuanto más tiempo haya pasado un candidato en el proceso de entrevistas con el reclutador, más tiempo deberías dedicarle a darle retroalimentación, orientación y atención.
Es una relación recíproca; proporcionar una buena retroalimentación al candidato les ayudará a ellos y a tu equipo a mejorar.
¿Habrá 1 o 2 candidatos entre muchos que intentarán aprovecharse?
Sí, pero habrá muchos más a quienes realmente les habrás hecho una diferencia al humanizar lo que a veces puede sentirse como una búsqueda de empleo muy estresante.
Los modernos sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y software de reclutamiento ofrecen todo tipo de automatizaciones, y aquí tienes algunas de las que puedes beneficiarte:
- Emails masivos/programados: pueden usarse para rechazos, notificaciones o para organizar los siguientes pasos con los candidatos
- Gestión de la página de carreras para causar una excelente primera impresión
- Preguntas de solicitud de empleo: incluir algunas de las preguntas más sencillas que se responden solo marcando opciones puede ayudar a agilizar el proceso de postulación
- Chatbots que pueden responder algunas preguntas frecuentes de los candidatos
- Encuestas de experiencia del candidato: automatizadas en ciertos puntos del proceso de entrevistas (mi recomendación es hacerlo al final).
Por ejemplo, puedes automatizar los motivos de rechazo más comunes al revisar CVs; tal vez no cumplen con el nivel requerido de talento o residen en una zona horaria equivocada. Puedes crear algunas plantillas para los motivos más habituales.
Te tomará quizá 2 segundos más encontrar el motivo correcto y, aunque existe el temor de que los candidatos se pongan a la defensiva o reaccionen y se quejen por una supuesta mala experiencia, la mayoría de las veces los candidatos rechazados agradecerán que hayas revisado sus circunstancias y respondido en consecuencia.
Es un reflejo de la cultura de tu empresa y también sabrán si vale la pena postularse de nuevo a tus futuras vacantes.
También puedes automatizar algunos correos electrónicos a medida que mueves a un candidato potencial entre etapas y seguimientos. Por ejemplo, en el correo para agendar las primeras etapas, puedes incluir un video pregrabado o de Loom (u otra herramienta de videoentrevista) explicando cuál será el siguiente paso en su proceso de postulación laboral.
He visto que es útil crear una representación visual de cómo será el proceso de contratación para ellos—¡como un mapa!
Cuándo no automatizar
Como se mencionó antes, cuanto más tiempo dedica el postulante entrevistándose, menos comunicaciones automáticas debería recibir.
Tan pronto lleguen a las etapas finales, empieza a hablar por teléfono con ellos e interactuar (esto puede hacerlo tú o el responsable de contratación).
Necesitas empezar a evaluar si la persona está entusiasmada con el puesto. El entusiasmo no será igual en todos, ¡así que asegúrate de profundizar en sus motivaciones!
Interésate por las personas y las expectativas de los candidatos; ¡pueden ser tus futuros colegas! Esto también ayudará después, en la fase de oferta laboral.
Aquí tienes un ejemplo de un proceso que gestiono:
Algunos ya estarán pensando “¡Eso es mucho trabajo!” Así es, pero escalar requiere esfuerzo y no puedes automatizar todo al margen de las conexiones humanas.
Las personas contratan a personas, no compañías, no algoritmos, no Zapier.
Recuerda los rechazos no automatizados
Tendrás algunos candidatos a quienes ya entrevistaste o que pasaron por varias etapas del proceso y no avanzaron.
Nuevamente, cuanto más tiempo hayan dedicado a tu empresa, más atención deberás dar a su rechazo.
Ofrece retroalimentación adecuada a los candidatos
La retroalimentación es muy importante por dos razones:
- Da a los candidatos algo en lo que trabajar
- Mantiene a los responsables y equipos de selección comprometidos con las razones por las que rechazan a los candidatos. Esto significa que ya no sirve decir "no es adecuado para nuestra cultura" sin explicar por qué. A veces, las respuestas al "por qué" no son ideales, así que el área de adquisición de talento deberá profundizar. ¡Espero que no encuentres nada malo, pero es totalmente posible!
En EMEA, con el auge de las DSAR impulsadas por el GDPR, ya no se puede negar la retroalimentación, así que los candidatos pueden solicitar toda su información, incluidos sus formularios y scorecards.
Asegúrate de que los equipos de selección sean conscientes de esto para que reflexionen realmente sobre por qué avanzan o rechazan a alguien. Haz que lo presenten como un caso empresarial.
Hasta Amazon ya no puede decir que no da retroalimentación—¡y lo sé de primera mano, yo estuve procesando DSARs allí!
Revisa regularmente la retroalimentación y los scorecards de los candidatos
Revisa de manera periódica los scorecards del equipo entrevistador para comprobar si cumplen con el estándar.
Algunas preguntas a considerar:
- ¿Están presentando un caso empresarial adecuado?
- ¿Hay un registro claro de las preguntas realizadas y las respuestas obtenidas?
- ¿Hay suficiente detalle?
- ¿La conclusión final coincide con la retroalimentación general o hay algún sesgo?
Todo esto te dará una idea de cuándo necesitas intervenir y corregir el rumbo de los entrevistadores que no estén evaluando a los candidatos de manera justa o estén proporcionando una mala experiencia.
Un scorecard de tres frases tras una entrevista de 45 minutos me hace cuestionar si alguien realmente prestó atención durante la entrevista.
Puedes controlar mucho del proceso, pero las interacciones en la entrevista constituirán la mayor parte de la experiencia del candidato. Debes prestar atención y señalar cuando notas que no se cumplen los estándares.
Cuando hables con el candidato tras las entrevistas o en la última etapa, pregunta cómo ha sido su experiencia hasta el momento.
Consejos extra
Recuerda que las personas tienen más probabilidades de dejar una reseña negativa que una positiva. Asegúrate de que sean menos quienes tengan una experiencia realmente negativa y mantente atento a los comentarios.
¿Uno o dos candidatos quedarán fuera durante el proceso?
Quizás—ningún proceso es perfecto—pero no quieres ser conocido como la empresa que nunca responde a la gente, solo prioriza a quienes avanzan en el proceso y deja a los demás en el olvido.
Algunos consejos extra:
- Realiza menos reuniones: Si seguiste lo anterior y el talento, el responsable de contratación y el equipo de selección están alineados—haz menos reuniones. Si tienes más de 4 vacantes con el mismo responsable de contratación quizás se necesiten 2 reuniones semanales, pero en otros casos manténlo en una sola.
- No escatimes en la planificación. Dedica un 10% más de tiempo a la planificación de lo que crees necesario.
- Llama por teléfono a la persona. Sé que piensas que estás muy ocupado y no tienes tiempo, pero si una llamada toma 3 minutos (por ejemplo, para un rechazo o algo similar)—hazla. Si te organizas, puedes hacer muchísimas llamadas en media hora.
- Haz seguimiento de las métricas y datos de reclutamiento. Utiliza un único tablero de gestión de proyectos, por ejemplo Kanban, como la fuente principal para saber si alcanzas los hitos a tiempo. Si no es así, da la señal de alarma antes que después y prepárate para pedir apoyo de tu equipo o de los responsables de contratación (¡haz que ellos también ayuden a buscar candidatos!).
Recuerda, crear una mejor experiencia para los candidatos, incluso durante un crecimiento rápido, no significa tomar decisiones apresuradas ni hacer entrevistas más fáciles. Significa que tienes un proceso de selección ágil y entrevistas con un propósito claro.
Únete a la conversación
Te deseo mucha suerte con tus esfuerzos de escalado y considera utilizar algunas herramientas de automatización para el reclutamiento si necesitas ayuda en este ámbito.
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