Reclutamiento Basado en Datos: Guía Completa para Responsables de Contratación
Alguien sabio dijo una vez: “En Dios confiamos, todos los demás traen datos”. En el mundo actual, con todas las herramientas a nuestro alcance, no hay excusa para no usar datos para mejorar la función de reclutamiento.
Utiliza esta guía para ayudarte a comenzar tu camino hacia un reclutamiento basado en datos.
¿Qué es el reclutamiento basado en datos?
El reclutamiento basado en datos es un enfoque de contratación que aprovecha las métricas y la analítica de reclutamiento para informar y mejorar el proceso de selección.
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Al utilizar datos, las empresas pueden tomar decisiones más informadas para mejorar todos los aspectos del proceso de contratación, desde la captación de candidatos hasta la orientación en la formación y desarrollo de los miembros del equipo.
Obtener una certificación HRIS de primer nivel te ayuda a dominar el enfoque centrado en los datos para el reclutamiento y la contratación.
5 beneficios del reclutamiento basado en datos
Además de los beneficios evidentes de hacer cualquier auditoría de los procesos de reclutamiento más sencilla, aquí tienes otras maneras en que el reclutamiento basado en datos ayudará a tu organización.
1. Proceso de selección más eficiente
Métricas como la velocidad en el embudo de reclutamiento te ayudarán a identificar cuellos de botella en tu proceso de selección e incrementar la eficiencia.
Por ejemplo, podrías identificar que al equipo de contratación le toma demasiado tiempo dar retroalimentación a los entrevistados y esto provoca el desinterés de los candidatos.
Utilizando tu software de reclutamiento, también puedes dar seguimiento a datos como la efectividad de los canales de búsqueda o marketing (número y calidad de candidatos) para concentrar tus recursos en las actividades más fructíferas y reducir costos.
Por ejemplo, en mi última empresa, había muchas plataformas y sitios de empleo para elegir pero mi presupuesto no era infinito y tampoco lo era la capacidad del equipo de contratación para entrevistar a todos los candidatos.
Así que revisé los candidatos que contratamos y los que llegaron hasta la entrevista final (que era la entrevista cultural) para reconocer qué plataformas generaban los candidatos más fuertes técnicamente.
Esa fue la base que el equipo de contratación y yo decidimos tomar ya que temas como el encaje cultural y comportamental solo puede evaluarlos nuestro proceso de entrevistas.
2. Mejor experiencia para el candidato
Un proceso de selección más eficiente resultará en una mejor experiencia para el candidato. Además, los datos pueden ser cualitativos, por lo que recopilar la opinión de los candidatos es una forma útil de mejorar el proceso de selección e impresionar a los candidatos.
Cuando reclutaba en Twitch, por ejemplo, nos tomábamos muy en serio la eficiencia del proceso de selección, especialmente porque estábamos trasladando prácticas de selección orientadas a EE.UU. a las regiones de EMEA y APAC.
Analicé los datos, los cuales mostraron que en EMEA los candidatos son menos receptivos al estilo de contratación súper acelerado que caracteriza al mercado estadounidense porque tienen periodos de preaviso más largos.
Para ellos, el proceso que intentábamos llevar a cabo en 1-2 semanas era demasiado apresurado y no respetaba su tiempo ni circunstancias.
Si no hubiera realizado encuestas NPS para obtener datos cuantitativos y entrevistas para datos cualitativos más profundos, no hubiera sabido por qué algunos candidatos que realmente nos interesaban se retiraron (¡terminamos volviendo a contactar a algunos y contratamos a dos de esos casos!).
3. Reducir el sesgo en la contratación y tomar decisiones más objetivas
Todos tenemos sesgos, incluidos nuestros nuevos colegas de IA. Por ejemplo, las pruebas de habilidades, las evaluaciones de muestras de trabajo y las entrevistas estructuradas pueden estandarizarse en todos los candidatos, reduciendo la influencia de opiniones subjetivas.
Los datos también pueden ayudar a identificar los canales más efectivos para buscar candidatos diversos.
Por ejemplo, recuerdo una situación donde tuvimos una caída del 80% de candidatos entre la primera y la segunda etapa.
Tras revisar los comentarios de las entrevistas versus los requisitos del puesto, descubrimos que la primera entrevista la realizó uno de los gerentes de Finanzas y la segunda el verdadero responsable de la contratación, que era el VP de Finanzas.
Los gerentes de Finanzas seguían seleccionando personas con el mismo perfil (misma escuela, formación y empresas similares) que ellos, pero el puesto requería un conjunto de habilidades diferente que no se evaluaba en absoluto.
¡Esto destapó el sesgo de familiaridad con el que actuaba ese entrevistador, lo cual fue una sorpresa incluso para él!
Presta atención a patrones como estos porque pueden convertir tu diversidad al inicio del embudo en un final de embudo completamente homogéneo.
4. Mejor planificación
Analizar métricas de referencia como la tasa de rotación promedio y el número promedio de candidatos necesarios para cubrir un determinado puesto ayuda con la planificación de la contratación y la asignación de recursos.
El viejo adagio de que tienes que evaluar a 10 candidatos para contratar a uno es un gran punto de partida, pero si tienes roles más específicos o de mayor nivel, es posible que necesites evaluar a cerca de 20 candidatos por cada contratación, o incluso más.
En mi empresa actual, evalué a 25 candidatos para contratar a un ingeniero Staff muy especializado, y ahora sé que este es el nuevo estándar de referencia en caso de que necesitemos reemplazar o contratar a otra persona de este nivel de seniority.
5. Mejora de la experiencia del empleado
Los datos que recojas de los candidatos pueden ayudar a mejorar la experiencia del empleado para el talento existente. Por ejemplo, ¿los candidatos se desmotivan por la falta de opciones de trabajo flexible? ¿Podría esto estar impactando también en la rotación?
Cómo incorporar datos en tu contratación en 3 pasos
1. Elige los datos y métricas adecuados
Comienza determinando las métricas clave e indicadores clave de desempeño (KPI) que son relevantes para los objetivos de tu proceso de contratación.
Puedes llegar al nivel de detalle que desees aquí pero, como destaco en mi artículo sobre métricas de reclutamiento, lo mejor es empezar con algunas métricas clave y luego profundizar en otras más avanzadas a medida que aumentan tus capacidades.
Las métricas clave incluyen:
- Tiempo de contratación: El tiempo promedio que tarda en cubrirse un puesto.
- Número de contrataciones (vs. número de vacantes): Cuántas contrataciones realizas por mes/trimestre/año en comparación con tu plan de plantilla.
- Índice de conversión: Cuántos candidatos pasan cada etapa en comparación con cuántos candidatos progresaron hasta esa etapa.
- Velocidad del embudo de reclutamiento: Cuánto tiempo pasan los candidatos en cada etapa del embudo.
- Costo por contratación: El costo total asociado con la incorporación de un nuevo empleado.
- Fuente de contratación: La efectividad de los diferentes canales de reclutamiento (bolsas de trabajo, redes sociales, referidos, etc.).
Todas estas métricas existen en relación entre sí. Me gusta comenzar por el índice de conversión porque me da una idea de qué otras métricas debo supervisar más de cerca para descubrir la historia completa.
Por ejemplo, si el índice de conversión es fuerte pero aún así el tiempo de contratación es largo, entonces analiza el número de candidatos. ¿La parte superior del embudo es lo suficientemente sólida? ¿La velocidad del embudo de reclutamiento es lo suficientemente alta?
Si la parte superior del embudo no es suficientemente fuerte (como en muchas startups en etapa seed, incluida la mía), entonces esa debería ser la principal prioridad, ya que la velocidad del embudo puede resultar irrelevante si no hay candidatos que avanzar.
2. Decide cómo recopilar datos
El siguiente paso es decidir cómo vas a recopilar y analizar tus datos. En realidad, necesitarás algún tipo de software de análisis de reclutamiento para esto.
Es probable que tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) sea donde se recopilan la mayoría de los datos de reclutamiento y muchas soluciones vienen con tableros de reclutamiento prediseñados, a menudo personalizables, para ayudarte a presentar los datos.
Otra función útil de tu ATS son las opciones para encuestas a candidatos, como encuestas de NPS o para recoger comentarios de los candidatos.
Puedes combinar los datos recopilados en tu ATS con los datos de tu HRIS/HRMS para tener una visión más completa, por ejemplo: ¿cuántos candidatos de un determinado reclutador fallan el periodo de prueba o terminan siendo grandes talentos?
Otras fuentes de datos útiles pueden ser tu software de gestión de relación con candidatos o tu plataforma de marketing de reclutamiento.
3. Monitorea y optimiza
Lleva un registro de tus métricas y KPIs de reclutamiento para evaluar la eficacia de tu proceso de contratación.
Utiliza las herramientas para destacar tendencias y patrones en los datos y así identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si tu tiempo de contratación es más largo de lo deseado, puedes profundizar y averiguar cómo agilizar ciertas etapas.
4 mejores prácticas de reclutamiento basado en datos
1. Desarrolla métricas claras
Mucha gente se confunde entre las métricas de Tiempo para Cubrir (Time to Fill) y Tiempo para Contratar (Time to Hire). Técnicamente, Tiempo para Cubrir es el periodo entre que abres una vacante y contratas a alguien.
Tiempo para Contratar es el tiempo que le tomó al candidato específico que contrataste desde su postulación hasta su contratación.
Esto demuestra la necesidad de definir siempre claramente las métricas, así como cómo se calculan y cuáles son tus fuentes de datos.
2. Utiliza diferentes tipos de datos
Ya mencioné esto anteriormente, pero quería recalcarlo. La mayor parte de los datos que utilizarás son cuantitativos, lo que significa que pueden representarse numéricamente.
Sin embargo, no descuides los datos cualitativos, como la retroalimentación de los candidatos o de los equipos de contratación. Esto es igual de valioso y puede llevar a mejoras que beneficien la retención, como una mejor compensación total.
Como enfatiza Sarah Lovelace, VP de Personas en Airbase, “Al abordar la gestión del talento con una combinación de datos y análisis, podemos tomar decisiones informadas y comunicarlas de manera efectiva al resto de la organización.”
3. Presenta los datos de manera significativa
La visualización de datos es una parte esencial del reclutamiento basado en datos. Al presentar datos para impulsar la acción, es importante pensar cuidadosamente tanto en los datos como en la conversación que quieres provocar con tu audiencia. Es aquí donde entra el concepto de crear "personas" internas.
Las "personas" son utilizadas por los equipos de marketing para ilustrar a sus clientes objetivos cuando desarrollan campañas de marketing, y también son una herramienta útil para la visualización de datos.
Por ejemplo, no todos necesitan saberlo todo, y cada parte interesada requerirá diferentes niveles de ayuda para analizar lo que se les presenta.
Un ejemplo podría ser la diferencia entre el tipo de datos que presentas a un gerente de contratación para mejorar un aspecto del proceso de selección frente a un miembro del equipo directivo (C-Suite) para obtener la aprobación de una nueva herramienta de software de reclutamiento.
Para más orientación sobre este tema, recomiendo ampliamente el excelente artículo de Liam Reese sobre análisis de datos en RRHH.
4. Mantén una buena higiene de datos
Necesitas datos de buena calidad que representen la realidad. Una vez tuve un consultor interino que "cerró" todos los puestos que anteriormente estaban abiertos y no se habían marcado como cubiertos, y afirmó que colocó a 80 personas en el transcurso de 4 meses… en una empresa de 90 empleados.
Si los equipos hubieran cerrado los puestos cuando realmente estaban cerrados, habría reflejado la realidad de manera más precisa.
Por razones como esta, recomiendo implementar algunas buenas prácticas de gestión de datos para mantener altos estándares de calidad.
La mejor manera de hacerlo es realizar seguimientos regularmente y verificar con tu equipo y los gerentes de contratación para ayudarles a construir el hábito de ingresar y actualizar los datos.
Por ejemplo, para asegurarte de que se registren las llamadas de preselección en el sistema, establece un KPI relacionado y verifica de forma regular.
Si quieres asegurarte de que los gerentes de contratación ingresan su retroalimentación, revisa después de cada entrevista y asegúrate de que esa retroalimentación sea de buena calidad.
