Reclutamiento Basado en Datos: Guía Completa para Gerentes de Contratación
Alguien sabio dijo una vez: “En Dios confiamos, los demás traen datos”. En el mundo actual, con todas las herramientas a nuestro alcance, no hay excusa para no usar datos para mejorar la función de reclutamiento.
Usa esta guía para ayudarte a comenzar tu camino hacia el reclutamiento basado en datos.
¿Qué es el reclutamiento basado en datos?
El reclutamiento basado en datos es un enfoque de contratación que aprovecha métricas y análisis de reclutamiento para informar y mejorar el proceso de selección.
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Al utilizar datos, las empresas pueden tomar decisiones mejor informadas para optimizar todos los aspectos del proceso de contratación, desde la captación de candidatos hasta orientar la formación y el desarrollo de los miembros del equipo.
Obtener una certificación destacada de HRIS te ayuda a dominar el enfoque centrado en datos para el reclutamiento y la selección.
5 beneficios del reclutamiento basado en datos
Además de los beneficios obvios de facilitar cualquier auditoría de procesos de selección, aquí tienes otras formas en las que el reclutamiento basado en datos ayudará a tu organización.
1. Proceso de contratación más eficiente
Métricas como la velocidad del embudo de reclutamiento te ayudarán a identificar cuellos de botella en tu proceso de selección e incrementar la eficiencia.
Por ejemplo, puedes identificar que está tardando demasiado en recibir retroalimentación de las entrevistas por parte de los equipos de contratación y esto provoca que los candidatos se desmotiven.
Utilizando tu software de reclutamiento, también puedes hacer seguimiento de datos como la eficacia de los canales de captación o marketing (número y calidad de candidatos) para concentrar tus recursos en las actividades más productivas y reducir costos.
Por ejemplo, en mi última empresa había muchas plataformas y sitios de empleo entre los que elegir, pero mi presupuesto no era infinito ni tampoco la capacidad del equipo de selección para entrevistar a todos los candidatos.
Así que revisé los candidatos que contratamos y los que llegaron a la entrevista final (que era la entrevista de cultura) para identificar qué plataformas nos brindaban los candidatos técnicamente más fuertes.
Esa fue la referencia que el equipo de selección y yo decidimos seguir, ya que aspectos como la adecuación cultural y conductual eran evaluados únicamente mediante nuestro proceso de entrevistas.
2. Mejor experiencia del candidato
Un proceso de contratación más eficiente resultará en una mejor experiencia para los candidatos. Además, los datos pueden ser cualitativos, por lo que recopilar opiniones de los candidatos es una forma útil de ayudar a mejorar el proceso de selección e impresionar a los candidatos.
Cuando reclutaba en Twitch, por ejemplo, nos tomábamos muy en serio la eficiencia del proceso de selección, sobre todo porque estábamos adaptando prácticas estadounidenses a las regiones de EMEA y APAC.
Analicé los datos, que mostraban que en EMEA los candidatos son menos receptivos al ritmo acelerado de contratación que caracteriza al mercado estadounidense, porque tienen periodos de preaviso más largos.
Para ellos, el proceso que intentábamos desarrollar en 1-2 semanas era demasiado apresurado y no respetaba su tiempo ni sus circunstancias.
Si no hubiera realizado encuestas NPS para datos cuantitativos y entrevistas para obtener datos cualitativos más profundos, no habría sabido por qué algunos candidatos en los que realmente estábamos interesados se retiraron (¡al final los volvimos a atraer y contratamos a dos de esos casos!).
3. Mitigar el sesgo en la contratación y tomar decisiones más objetivas
Todos tenemos sesgos, incluidos nuestros nuevos colegas de IA. Por ejemplo, las pruebas de habilidades, evaluaciones de muestras de trabajo y entrevistas estructuradas pueden estandarizarse para todos los candidatos, reduciendo la influencia de opiniones subjetivas.
Los datos también pueden ayudar a identificar los canales más efectivos para captar candidatos diversos.
Por ejemplo, recuerdo una situación en la que tuvimos una caída del 80% de los candidatos entre la primera y la segunda etapa.
Al revisar la retroalimentación de las entrevistas respecto a los requisitos del puesto, descubrimos que la primera entrevista la realizaba uno de los gerentes de Finanzas y la segunda el gerente de contratación real, que era el vicepresidente de finanzas.
Los gerentes de Finanzas continuaban preseleccionando personas con exactamente el mismo perfil (misma universidad, titulaciones y compañías similares) que ellos, pero el puesto requería un conjunto de habilidades diferentes que no se estaban evaluando en absoluto.
Esto reveló el sesgo de familiaridad bajo el que estaba operando ese entrevistador, ¡lo que fue una sorpresa incluso para él!
Presta atención a patrones como estos porque pueden convertir tu diverso embudo inicial en un embudo final completamente homogéneo.
4. Mejor planificación
Observar métricas de referencia como la tasa promedio de rotación y el promedio de candidatos necesarios para cubrir un determinado puesto ayuda con la planificación de la contratación y la asignación de recursos.
El antiguo dicho de que necesitas entrevistar a 10 candidatos para contratar a uno es un buen punto de partida, pero si tienes puestos más específicos o de nivel senior, puede que se acerque a 20 candidatos entrevistados por cada contratación o incluso más.
En mi empresa actual, entrevisté a 25 candidatos para contratar a un ingeniero Staff muy especializado y ahora sé que este es el nuevo punto de referencia en caso de que necesitemos reemplazar o contratar a otra persona de este nivel senior.
5. Mejorar la experiencia del empleado
Los datos que recopilas de los candidatos pueden ayudar a mejorar la experiencia del empleado para el talento existente. Por ejemplo, ¿los candidatos se desmotivan por la falta de opciones de trabajo flexible y esto podría estar afectando también la rotación?
Cómo incorporar datos en tu contratación en 3 pasos
1. Elige los datos y métricas adecuados
Comienza determinando las métricas clave y los indicadores clave de desempeño (KPIs) que sean relevantes para tus objetivos de contratación.
Puedes ser tan detallado como quieras aquí pero, como destaco en mi artículo sobre métricas de reclutamiento, lo ideal es comenzar con unas pocas métricas clave e ir profundizando hacia métricas más avanzadas a medida que avanza tu capacidad de análisis.
Las métricas clave incluyen:
- Tiempo de contratación: El tiempo promedio que se tarda en cubrir un puesto.
- Número de contrataciones (vs. número de vacantes): Cuántas contrataciones haces por mes/trimestre/año frente a tu plan de personal.
- Ratio de conversión: Cuántos candidatos pasan cada etapa en comparación con cuántos avanzan a la siguiente etapa.
- Velocidad del embudo de reclutamiento: Cuánto tiempo pasan los candidatos en cada fase del embudo.
- Costo por contratación: El costo total asociado a la contratación de un nuevo empleado.
- Fuente de contratación: La efectividad de los diferentes canales de reclutamiento (portales de empleo, redes sociales, referencias, etc.).
Todas estas métricas existen en relación unas con otras. Me gusta comenzar con el ratio de conversión porque me da una idea de qué otras métricas debo monitorear más de cerca para descubrir la historia completa.
Por ejemplo, si el ratio de conversión es bueno pero aún así existe un largo tiempo para contratar, entonces revisa la cantidad de candidatos. ¿Está suficientemente alimentada la parte superior del embudo? ¿La velocidad del embudo de reclutamiento es suficientemente rápida?
Si la parte superior del embudo no es lo bastante fuerte (como sucede en muchas startups en etapa semilla, incluida la mía), entonces esa debe ser la principal prioridad ya que la velocidad del embudo puede ser irrelevante si no hay suficientes candidatos para procesar.
2. Decide cómo recopilar los datos
El siguiente paso es decidir cómo vas a recopilar y analizar tus datos. En la práctica, necesitarás algún tipo de software de analítica de reclutamiento para esto.
Probablemente tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) sea donde se recopila la mayor parte de los datos de reclutamiento y muchas soluciones incluyen paneles de reclutamiento prediseñados y, a menudo, personalizables para ayudar a presentar los datos.
Otra función útil del ATS son las opciones para encuestas a candidatos, como aplicar NPS o recolectar comentarios.
Puedes combinar los datos recogidos en tu ATS con los datos de tu HRIS/HRMS para tener una visión más completa; por ejemplo, ¿cuántos candidatos de un determinado reclutador no superan el periodo de prueba o terminan siendo empleados de alto desempeño?
Otras fuentes útiles de datos pueden ser tu software de gestión de relaciones con candidatos o tu plataforma de marketing de reclutamiento.
3. Monitorea y optimiza
Lleva un registro de tus métricas y KPIs de reclutamiento para evaluar la efectividad de tu proceso de contratación.
Utiliza las herramientas para resaltar tendencias y patrones en los datos para identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si tu tiempo de contratación es mayor al deseado, puedes profundizar e identificar cómo optimizar ciertas etapas.
4 Mejores Prácticas para un Reclutamiento Basado en Datos
1. Desarrolla métricas claras
Mucha gente se confunde entre los indicadores Tiempo para Cubrir y Tiempo para Contratar. Técnicamente, Tiempo para Cubrir es el periodo entre que abres una vacante y contratas a alguien.
Tiempo para Contratar es el tiempo que tardó el/la candidato/a específico/a que seleccionaste en pasar de la solicitud a la contratación.
Esto demuestra la necesidad de definir siempre claramente las métricas, así como el método de cálculo y las fuentes de datos.
2. Usa diferentes tipos de datos
Ya mencioné esto antes, pero quiero reiterarlo. La mayoría de los datos que utilizarás son cuantitativos, es decir, pueden representarse numéricamente.
Sin embargo, no descuides los datos cualitativos tales como los comentarios de los candidatos o de los equipos de contratación. Esto es igual de valioso y puede generar mejoras que aumenten la retención, como una mejor compensación total.
Como enfatiza Sarah Lovelace, VP de Personas en Airbase, “Al abordar la gestión de talento con una combinación de datos y análisis, podemos tomar decisiones informadas y comunicarlas eficazmente a toda la organización.”
3. Presenta los datos de manera significativa
La visualización de los datos es una parte esencial del reclutamiento basado en datos. Al presentar datos para motivar acciones, es importante pensar tanto en los datos como en la conversación que deseas generar con tu audiencia. Aquí es donde la creación de perfiles internos es útil.
Los perfiles o "personas" son utilizados por los equipos de marketing para imaginar a sus clientes objetivo al construir campañas, y también son una herramienta útil para la visualización de datos.
Por ejemplo, no todo el mundo necesita conocer toda la información, y cada parte interesada requerirá diferentes niveles de ayuda para analizar lo que se les presenta.
Un ejemplo podría ser la diferencia entre el tipo de datos que presentas a un gerente de contratación para mejorar un aspecto del proceso de selección frente a un miembro del equipo directivo para obtener aprobación para una nueva herramienta de software de reclutamiento.
Para una orientación adicional sobre este tema, recomiendo encarecidamente el excelente artículo de Liam Reese sobre análisis de datos de RRHH.
4. Mantén una buena higiene de datos
Necesitas datos de buena calidad que representen la realidad. Una vez, un consultor temporal "cerró" todos los puestos que estaban abiertos y no marcados como cubiertos, y afirmó que había contratado a 80 personas en 4 meses… en una empresa de 90 personas.
Si los equipos hubieran cerrado previamente las posiciones cuando realmente lo estaban, habría reflejado mejor la realidad.
Por razones como esta, recomiendo implementar algunas buenas prácticas para mantener la calidad de los datos.
La mejor manera de hacerlo es hacer seguimientos periódicos y comprobar con tu equipo y los responsables de selección para ayudarles a construir el hábito de registrar y actualizar los datos.
Por ejemplo, para asegurarte de que las llamadas de preselección se ingresen en el sistema, marca un KPI sobre ello y revisa regularmente.
Si quieres garantizar que los responsables de selección ingresen su retroalimentación, revisa después de cada entrevista y asegúrate de que sea de buena calidad.
