Cómo maximizar el retorno de inversión en la incorporación de empleados
Una investigación de Leena AI reveló que el coste medio de integración oscila entre $600 y $1,800 por empleado en pymes y supera los $3,000 para organizaciones más grandes.
Estos costes se acumulan, y no se está considerando el coste de oportunidad cuando una nueva contratación se marcha o tarda más en ser productiva.
La integración es el primer paso crucial en el recorrido del empleado, deja una buena impresión inicial y ayuda a que la nueva contratación tenga éxito a largo plazo.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Utiliza este artículo para ayudarte a obtener el máximo retorno de inversión (ROI) de tus actividades de onboarding.
¿Cómo impacta el onboarding en tus resultados?
El objetivo de un proceso de onboarding efectivo es ayudar a los nuevos empleados a integrarse y ser productivos de la manera más eficiente posible. Además, puede ayudar a reducir la rotación de personal y fortalecer la cultura de la empresa.
Por ejemplo, una encuesta realizada por Talmundo concluyó que más del 50% de los encuestados afirma que el onboarding acorta la curva de aprendizaje.
Otro estudio de SHRM descubrió que las organizaciones perciben el onboarding efectivo como mejorando las tasas de retención (52 por ciento), el tiempo hasta alcanzar la productividad (60 por ciento) y la satisfacción general del cliente (53 por ciento).
Como cuesta aproximadamente el 21% del salario anual reemplazar a un empleado por uno nuevo, existe un ROI potencialmente significativo que ganar solo con incrementar las tasas de retención.
Cómo aumentar el ROI del onboarding
Ahora que ya sabemos cuánto puede costar el onboarding, ¿cómo maximizar tu retorno de inversión?
Incluyendo actividades previas a la incorporación
Comenzar el proceso de onboarding antes del primer día, por ejemplo compartiendo correos de bienvenida, manuales, tutoriales y formularios de recursos humanos, puede ayudar a hacerlo más eficiente.
El preonboarding implica a las nuevas incorporaciones desde el principio, aumenta la confianza y acelera el proceso de integración. De hecho, investigaciones de Aberdeen Group descubrieron que el 83% de las mejores empresas comienzan el onboarding antes del primer día.
No esperamos hasta el primer día para empezar. Cuando alguien llega (o se conecta si trabaja en remoto), su equipo ya está listo, sus cuentas configuradas y ya sabe cuál será su horario durante la primera semana.
Causa una gran primera impresión
Según investigaciones, el 20% de la rotación de empleados ocurre dentro de los primeros 45 días, así que causar una buena impresión inicial es crucial.
El preonboarding es donde todo empieza, pero luego viene el período de orientación y el primer mes, aproximadamente. Es el momento de compartir la misión, visión y valores de la organización, así como las oportunidades, utilizando historias reales o ejemplos que reflejen estos principios en acción para crear una conexión emocional.
Algunas de las mejores actividades de orientación incluyen:
- Reuniones con el equipo directivo
- Asignar un compañero o mentor
- Interactuar directamente con los productos y/o servicios de la empresa
- Establecer objetivos, incluidos logros rápidos para ganar impulso
- Coordinar formación y desarrollo.
Además, pequeños gestos como un kit de bienvenida o un escritorio personalizado pueden dejar una impresión positiva duradera.
Asegura un proceso coherente
Un onboarding inconsistente genera resultados variables y dificulta la medición de la efectividad.
Como en la mayoría de los casos, la forma más efectiva de garantizar la coherencia es crear un plan de integración que pueda adaptarse a cada persona.
Algunos elementos, como las presentaciones de bienvenida de la dirección, pueden estandarizarse en todos los planes, lo que permite espacio para personalizar la experiencia de integración.
La orientación es donde existen mayores coincidencias entre roles, y se recomienda hacer al menos un plan de integración de 90 días, pero, como explicaré a continuación, no debería terminar ahí.
Dedica más tiempo a la integración
Aunque 90 días es un buen punto de referencia, como se señala en este artículo de HBR, los nuevos empleados pueden tardar casi un año en alcanzar su máxima competencia, especialmente para posiciones más senior.
Así que, después de los tres primeros meses, asegúrate de que la persona recién incorporada siga recibiendo apoyo habitual en forma de retroalimentación periódica como reuniones 1:1 con los managers.
Incluye la integración social
Las investigaciones han demostrado que las interacciones sociales positivas en el trabajo afectan directamente los procesos fisiológicos del cuerpo y también fortalecen los recursos fisiológicos.
Todo esto para decir que fomentar relaciones laborales acelera la productividad y el compromiso. Una buena manera de lograrlo es a través de un sistema de acompañamiento o "buddy".
Los analistas de datos de Microsoft que escribieron para Harvard Business Review descubrieron que cuanto más se reunía un compañero de integración con una nueva persona contratada, mayor era la percepción de ésta sobre su propia velocidad de productividad:
- El 56% de las nuevas incorporaciones que se reunieron al menos una vez en los primeros 90 días indicaron que su compañero les ayudó a volverse productivos rápidamente en su puesto.
- El 73% de quienes se reunieron dos o tres veces
- El 86% de quienes se reunieron entre cuatro y ocho veces
- El 97% de quienes se reunieron más de ocho veces.
Otra idea divertida tomada del artículo de Mike Gibbon sobre mejores prácticas de integración de empleados son las Rookie Cookies:
“En una empresa en la que trabajé, tenían una práctica llamada “Rookie Cookies” (galletas para novatos). Se animaba a los nuevos empleados a preparar (o comprar) galletas, y la gente pasaba, se presentaba, agarraba una galleta y charlaba. ¡Era una forma excelente (y deliciosa!) de conocer a los nuevos compañeros por primera vez!”.
Además, distribuir las tareas de integración entre diferentes miembros del equipo o incluso entre departamentos ayuda a crear vínculos y descarga parte del trabajo de los managers.
Si se trata de integrar empleados globales, podría ser conveniente invertir en que vengan a la oficina al menos la primera semana.
Utiliza la automatización
La automatización mejora el retorno de inversión (ROI) de la integración al reducir el esfuerzo manual, minimizar errores y agilizar tareas repetitivas, lo que se traduce en ahorros de tiempo y costos.
“Confiamos en la tecnología para que el proceso de integración deje de ser un dolor de cabeza”, dice Tetiana Burda, CAO en Syndicode. “Por ejemplo, tenemos herramientas para la integración que automatizan tareas repetitivas como enviar correos de bienvenida, organizar módulos de formación u organizar la firma digital de contratos antes del primer día. La gente suele subestimar cuánta fricción puedes eliminar con una automatización sencilla. Libera al equipo de RRHH para que se enfoque en lo que importa: la conexión humana.”
Cómo medir el ROI de la integración
Medir el retorno de inversión de la integración requiere utilizar herramientas como software de integración y HRMS, etc. para hacer seguimiento de los siguientes indicadores:
- Tasas de retención de empleados: Compara las tasas de retención de los empleados que participaron en un proceso de incorporación estructurado frente a aquellos que no lo hicieron. Una mayor tasa de retención entre los empleados incorporados indica el éxito del programa.
- Tiempo hasta la productividad: Mide cuánto tiempo tardan los nuevos empleados en alcanzar la productividad o competencia total en sus funciones. Los tiempos de adaptación más rápidos pueden significar un proceso de incorporación exitoso.
- Puntajes de compromiso de los empleados: Utiliza encuestas de incorporación para comprender cómo perciben los nuevos empleados la experiencia de incorporación y evaluar su nivel de compromiso durante y después del onboarding. Un mayor compromiso normalmente se correlaciona con un mejor ROI.
- Métricas de desempeño: Haz seguimiento del desempeño de los nuevos empleados durante el primer año. Un mejor rendimiento con el tiempo puede indicar que el programa de incorporación es efectivo para prepararlos en sus roles.
- Costo de la incorporación vs. resultados: Compara el costo de la incorporación (incluyendo materiales, formación, costos de software de incorporación y tiempo del personal) con el valor que genera, como mayor retención, productividad más rápida o reducción de costes de reclutamiento.
- Movilidad interna y tasas de promoción: Haz seguimiento de la rapidez con la que los nuevos empleados avanzan dentro de la organización. Los empleados que han tenido una incorporación efectiva suelen estar mejor preparados para crecer y avanzar.
- Comentarios de los managers: Recoge opiniones de los managers sobre la preparación y el desempeño de los nuevos empleados después de la incorporación. Los comentarios positivos indican que el programa está equipando bien a los empleados.
Al combinar estas métricas, las organizaciones pueden obtener una visión integral de cómo sus programas de incorporación impulsan el ROI e identificar áreas de mejora.
El veredicto sobre el ROI de la incorporación
Invertir en un proceso de incorporación adecuado es una victoria sencilla por todas las razones mencionadas arriba. Solo se requiere una pequeña inversión para crear un proceso estructurado y quizá algunas herramientas nuevas, por ejemplo, software de incorporación, HRMS o un sistema de gestión de aprendizaje.
Los principales beneficios del software de incorporación son que ayuda a los nuevos empleados a ser productivos más rápido y aumenta la probabilidad de que permanezcan. También facilita la vida de los equipos internos y fomenta una cultura más cohesionada.
Suscríbete al boletín de People Managing People para más información
Para obtener más información sobre la incorporación, suscríbete a nuestro boletín semanal para líderes de RR. HH. y de negocios. Recibirás todos nuestros contenidos más recientes para ayudarte a crecer en tu carrera profesional y generar un mayor impacto en tu organización.
