Cómo maximizar el ROI en la incorporación de empleados
Una investigación de Leena AI descubrió que el coste medio de onboarding varía entre $600 y $1,800 por empleado en pymes y más de $3,000 para organizaciones más grandes.
Estos costes se suman, y no incluyen el coste de oportunidad de que un nuevo empleado se marche o tarde más en ser productivo.
El onboarding es el primer paso crucial en el recorrido del empleado, crea una primera impresión positiva y ayuda a sentar las bases para el éxito continuo de la nueva contratación.
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¿Cómo impacta el onboarding en tus resultados?
El objetivo de un proceso de onboarding eficaz es ayudar a que las nuevas contrataciones se integren y sean productivas de la manera más eficiente posible. Además, puede ayudar a reducir la rotación y fortalecer la cultura de la empresa.
Por ejemplo, una encuesta de Talmundo reveló que más del 50% de los encuestados afirma que el onboarding acortó la curva de aprendizaje.
Otro estudio de SHRM identificó que las organizaciones perciben el onboarding efectivo como mejorando las tasas de retención (52 por ciento), el tiempo hasta la productividad (60 por ciento) y la satisfacción general del cliente (53 por ciento).
Puesto que se estima que cuesta el 21% del salario anual sustituir a un empleado, existe un ROI potencialmente significativo en el onboarding simplemente aumentando las tasas de retención.
¿Cómo aumentar el ROI del onboarding?
Ya hemos visto cuánto puede costar el onboarding, ¿cómo maximizar tu ROI?
Incluye actividades previas al onboarding
Empezar el proceso de onboarding antes del primer día, por ejemplo, compartiendo correos de bienvenida, manuales, tutoriales y formularios de RRHH, puede ayudar a hacerlo más eficiente.
El pre-onboarding involucra a los nuevos empleados desde el inicio, aumenta su confianza y acelera el proceso de integración. De hecho, una investigación de Aberdeen Group reveló que el 83% de las empresas mejor calificadas comienzan el onboarding antes del primer día.
No esperamos hasta el primer día para empezar. Cuando alguien entra (o inicia sesión si es remoto), su equipo ya está listo, sus cuentas ya han sido configuradas, y ya sabe cómo será su horario de la primera semana.
Causa una gran primera impresión
Según las investigaciones, el 20% de la rotación de empleados ocurre durante los primeros 45 días, así que una buena primera impresión cuenta.
El pre-onboarding es donde todo comienza, pero luego está el periodo de orientación y aproximadamente el primer mes. Este es el momento para compartir la misión, visión y valores de la organización, y las oportunidades, utilizando historias reales o ejemplos que reflejen estos principios en acción para construir una conexión emocional.
Algunas de las principales actividades de orientación incluyen:
- Tiempo cara a cara con el equipo directivo
- Emparejar con un compañero o mentor
- Interacción directa con los productos y/o servicios de la empresa
- Fijar objetivos, incluyendo "quick wins" para crear impulso
- Coordinar la formación y el desarrollo.
Además, pequeños gestos como un kit de bienvenida o un escritorio personalizado pueden dejar una impresión positiva y duradera.
Asegura un proceso consistente
La falta de coherencia en el onboarding genera resultados variables y dificultades para medir su efectividad.
Como en la mayoría de los casos, la forma más eficaz de garantizar la consistencia es crear un plan de onboarding que pueda adaptarse a cada individuo.
Algunos elementos, como las presentaciones de bienvenida por parte de la dirección, se pueden estandarizar en todos los planes, dejando espacio para personalizar la experiencia de incorporación.
La orientación es el punto donde más se superponen los roles, y se recomienda hacer un plan de incorporación de 90 días como mínimo pero, como explicaré, no debería terminar ahí.
Dedica más tiempo a la integración
Si bien 90 días es un buen punto de referencia, como señala este artículo de HBR, los nuevos empleados pueden tardar casi un año en alcanzar la competencia plena, especialmente en cargos más altos.
Así que, después de los primeros tres meses, asegúrate de que la nueva persona contratada siga recibiendo apoyo regular en forma de feedback constante, como reuniones individuales 1:1 con sus líderes.
Incluye integración social
Las investigaciones han demostrado que las interacciones sociales positivas en el trabajo afectan directamente los procesos fisiológicos del cuerpo y fortalecen la resiliencia fisiológica.
Todo esto para decir que fomentar las relaciones laborales acelera la productividad y el compromiso. Una buena manera de lograrlo es con un sistema de "compañero de integración".
Analistas de datos de Microsoft escribiendo para Harvard Business Review descubrieron que cuanto más se reúne un "compañero de integración" con la persona incorporada, mayor es la percepción de ésta sobre su rapidez para ser productivo:
- El 56% de los nuevos empleados que se reunieron con su compañero de integración al menos una vez en los primeros 90 días indicaron que ese compañero les ayudó a volverse productivos rápidamente en su puesto.
- 73% para quienes se reunieron dos o tres veces
- 86% para quienes se reunieron de cuatro a ocho veces
- 97% para quienes se reunieron más de ocho veces.
Otra idea divertida tomada del artículo de Mike Gibbon sobre mejores prácticas de onboarding es "Rookie Cookies":
“En una empresa donde trabajé, tenían una práctica llamada “Rookie Cookies”. Se animaba a los nuevos empleados a hacer (o comprar) galletas, y la gente venía, se presentaba, tomaba una galleta y conversaba. ¡Fue una excelente (y deliciosa!) forma de conocer a nuevos compañeros por primera vez!”.
Además, repartir las tareas de onboarding entre diferentes miembros del equipo o incluso departamentos ayuda a crear conexiones y libera parte de la carga de trabajo de los líderes.
Si incorporas empleados globales, puede valer la pena invertir en traerlos a la oficina al menos durante la primera semana.
Usa la automatización
La automatización mejora el retorno de inversión del proceso de integración al reducir el trabajo manual, minimizar errores y agilizar tareas repetitivas, lo que se traduce en ahorro de costos y tiempo.
“Confiamos en la tecnología para hacer que la integración no sea un dolor de cabeza”, dice Tetiana Burda, CAO en Syndicode. “Por ejemplo, tenemos herramientas de onboarding para automatizar tareas repetitivas como el envío de correos de bienvenida, la organización de módulos formativos o la firma de contratos digitalmente antes del primer día. La gente suele subestimar cuánto fricción se puede eliminar con una automatización sencilla. Libera al equipo de RRHH para que pueda enfocarse en lo que importa: la conexión humana.”
Cómo medir el ROI del onboarding
Medir el ROI del onboarding requiere usar herramientas como software de integración, HRMS, etc., para rastrear las siguientes métricas:
- Tasas de retención de empleados: Compara las tasas de retención de los empleados que recibieron una incorporación estructurada frente a los que no la recibieron. Una mayor tasa de retención entre los empleados incorporados indica el éxito del programa.
- Tiempo hasta la productividad: Mide cuánto tiempo tardan las nuevas contrataciones en alcanzar la plena productividad o competencia en sus funciones. Tiempos de adaptación más rápidos pueden indicar un proceso de incorporación exitoso.
- Puntuaciones de compromiso de los empleados: Utiliza encuestas de incorporación para comprender cómo perciben los nuevos empleados la experiencia de incorporación y medir su nivel de compromiso durante y después de la misma. Un mayor compromiso suele correlacionarse con un mejor ROI.
- Métricas de desempeño: Haz seguimiento al rendimiento de los nuevos empleados durante el primer año. Una mejora en el desempeño a lo largo del tiempo puede indicar la efectividad del programa de incorporación para prepararlos en sus funciones.
- Costo de la incorporación vs. resultados: Compara el costo de la incorporación (incluidos materiales, capacitación, costos de software de incorporación y tiempo del personal) con el valor que genera, como mayor retención, productividad más rápida o reducción de costos de reclutamiento.
- Movilidad interna y tasas de promoción: Haz seguimiento de la velocidad con la que los nuevos empleados avanzan dentro de la organización. Los empleados que son incorporados eficazmente suelen estar mejor preparados para crecer y ascender.
- Comentarios de los gerentes: Recopila opiniones de los gerentes sobre la preparación y desempeño de los nuevos empleados después de la incorporación. Los comentarios positivos indican que el programa está preparando bien a los empleados.
Al combinar estas métricas, las organizaciones pueden obtener una visión integral de cómo sus programas de incorporación impulsan el ROI y detectar áreas de mejora.
La conclusión sobre el ROI de la incorporación
Invertir en un proceso de incorporación adecuado es una ganancia fácil por todas las razones mencionadas anteriormente. Solo se requiere una pequeña inversión en la creación de un proceso estructurado y quizás algunas herramientas nuevas, por ejemplo, software de incorporación, sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) o un sistema de gestión de aprendizaje.
Los principales beneficios del software de incorporación son que ayudará a que los nuevos empleados sean productivos más rápidamente y aumentará la probabilidad de que se queden. También facilitará la vida de los equipos internos y fomentará una cultura más cohesionada.
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