11 maneras en que un HRIS puede beneficiar a tu empresa
Las ventajas de un HRIS incluyen automatizar tareas repetitivas de RR. HH., permitir que los empleados accedan al autoservicio y mantenerte al día con el cumplimiento normativo.
Al optimizar estos procesos, un HRIS te ahorra tiempo, reduce las tareas administrativas manuales y ayuda a que toda tu organización funcione de manera más eficiente. En este artículo, te mostraré exactamente cómo un HRIS puede simplificar tu flujo de trabajo de RR. HH. y aportar un gran valor a tu equipo y a tu empresa.
¿Qué es un HRIS?
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un tipo de software de RR. HH. que almacena datos de los empleados y de la organización, y combina numerosas funciones, como la gestión de nóminas y beneficios, para ayudar a los profesionales de RR. HH. de todos los niveles a desempeñar su trabajo de manera más eficaz.
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En esencia, se trata de utilizar el poder de la tecnología para hacer funcionar los engranajes de la maquinaria organizativa y crear una plantilla más feliz y productiva.
11 ventajas de un HRIS
Desde organizar la información de los empleados hasta automatizar tareas administrativas y ofrecer información mediante datos de RR. HH., la plataforma HRIS adecuada podría transformar tu organización.
Ventajas para los departamentos de RR. HH.
Muchas de las ventajas del software HRIS se notarán en el departamento de RR. HH., ya que libera tiempo y recursos para trabajar en la parte más gratificante del puesto: desarrollar el talento.
Eficiencia y ahorro de tiempo
Un HRIS reduce el trabajo administrativo repetitivo al automatizar tareas como la actualización de los registros de los empleados, el procesamiento de nóminas y la gestión de permisos.
Por ejemplo, los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre a través de un portal de autoservicio, donde los responsables revisan las aprobaciones y RR. HH. realiza el seguimiento de los saldos de permisos sin tener que gestionar correos electrónicos ni hojas de cálculo. Algunos sistemas también utilizan chatbots de RR. HH. para responder preguntas rutinarias.
Esto permite a los profesionales de RR. HH. centrarse en la contratación, el desarrollo de los empleados y otras prioridades estratégicas.
Mejora del cumplimiento normativo
Una función clave de un HRIS es ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales proporcionando información actualizada y recordatorios automatizados sobre los principales plazos y requisitos de cumplimiento.
Informes y análisis
Un sistema de informes y análisis de RR. HH. permite a los equipos de RR. HH. generar informes sobre diversas métricas de RR. HH., como el número de empleados, las tasas de rotación y los datos demográficos, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos.
Mejora de la comunicación
Mejora la comunicación dentro de la organización al proporcionar una plataforma para anuncios dirigidos a toda la empresa, actualizaciones de políticas y otra información importante.
Ventajas para los empleados
Un HRIS también puede facilitar la vida de tus empleados y hacer que se sientan más implicados y conectados.
Incorporación más sencilla
Un proceso de incorporación fluido ayuda a establecer el tono para las nuevas contrataciones y contribuye al éxito y la retención de los empleados.
Como función de un HRIS, podría ser una extensión del sistema de seguimiento de candidatos que ayudó a que el candidato superara el proceso de selección.
Las nuevas contrataciones pueden iniciar sesión en el portal de autoservicio para empleados, ocuparse de las tareas administrativas, comenzar la formación y familiarizarse con el puesto y su nuevo equipo.
Mayor autonomía
Con un portal de autoservicio, los trabajadores podrán acceder a su información personal y gestionarla, así como consultar sus horarios de trabajo, solicitar vacaciones y administrar sus beneficios y ventajas.
Hay menos posibilidades de que los errores administrativos afecten al salario o al tiempo libre, y también pueden aprovechar los recordatorios automatizados.
Mayor compromiso de los empleados
Un HRIS aumenta el compromiso de los empleados al optimizar la comunicación, recopilar opiniones y personalizar las oportunidades de desarrollo.
Estas funciones incluyen el reconocimiento en tiempo real, las encuestas de pulso y el acceso de autoservicio a recursos de beneficios y crecimiento profesional.
Al proporcionar información basada en datos, RR. HH. puede abordar las preocupaciones de forma proactiva, mejorar la cultura del lugar de trabajo y aumentar la satisfacción general de los empleados.
Beneficios para la organización
Por supuesto, el beneficiario final del HRIS es la organización en su conjunto (como debe ser).
Ahorro de costes
Al agilizar los procesos, reducir el trabajo manual y minimizar los errores, un HRIS ayuda a reducir los costes administrativos y aumenta la productividad general.
Un HRIS también es más rentable que otros tipos de sistemas de gestión de RR. HH., incluidos los sistemas HCM y HRMS, aunque también es el más básico (si crees que podrías necesitar un sistema con funciones más avanzadas, consulta nuestro análisis de los sistemas HRIS, HRMS y HCM para obtener consejos sobre cómo tomar la decisión correcta).
Mejores decisiones de gestión del talento
El HRIS mejora las decisiones de gestión del talento al proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento, las competencias y las tendencias de compromiso de los empleados.
Con datos centralizados, RR. HH. puede identificar a los empleados con gran potencial, hacer un seguimiento de sus necesidades de desarrollo y optimizar la planificación de la plantilla.
Además, el análisis predictivo también ayuda en la planificación de la sucesión y las estrategias de retención, garantizando una mejor alineación entre el talento y los objetivos empresariales.
Datos centralizados de los empleados y mayor precisión
Un HRIS reúne los registros de los empleados, los detalles de sus puestos, la remuneración y la información sobre permisos en un único sistema centralizado, lo que reduce las entradas duplicadas y las hojas de cálculo dispersas.
Al mantener registros coherentes y actualizados, los equipos de RR. HH. pueden minimizar los errores administrativos, acceder a información fiable y tomar decisiones mejor fundamentadas.
Mayor seguridad de los datos
Un HRIS mejora la seguridad de los datos al centralizar la información confidencial de los empleados en un sistema seguro y con acceso controlado, que utiliza protocolos de cifrado y autenticación.
El acceso basado en roles garantiza que solo el personal autorizado pueda consultar o editar datos específicos, reduciendo el riesgo de filtraciones.
Además, los registros de auditoría y las funciones de cumplimiento ayudan a realizar un seguimiento de los cambios, detectar anomalías y cumplir los requisitos legales de protección de datos.
Características de un sistema de información de recursos humanos
Los sistemas HRIS se presentan en muchas formas y tamaños diferentes para adaptarse a todo tipo de organizaciones. Estas son algunas de las principales características de los HRIS que debes tener en cuenta:
- Gestión de la base de datos de empleados: Repositorio centralizado para almacenar toda la información relacionada con los empleados, incluidos los datos personales, la información laboral y del puesto, y la información sobre compensación y nóminas.
- Seguimiento del tiempo y la asistencia: Herramientas para realizar un seguimiento de las horas trabajadas, la asistencia, las solicitudes de permisos y las ausencias de los empleados, a menudo integradas con relojes de fichar o sistemas biométricos.
- Gestión de nóminas: Procesamiento automatizado de nóminas, incluidos los cálculos salariales, las retenciones fiscales, las deducciones por prestaciones y la gestión de depósitos directos.
- Administración de prestaciones: Gestión de los programas de prestaciones para empleados, como el seguro médico, los planes de jubilación y otras ventajas, incluidos la inscripción, el seguimiento y la elaboración de informes.
- Contratación y seguimiento de candidatos: Funciones del software de contratación que te ayudarán a gestionar la publicación de ofertas de empleo, filtrar solicitudes, hacer un seguimiento de los candidatos durante el proceso de contratación y realizar la incorporación de las nuevas contrataciones.
- Gestión del rendimiento: Herramientas para establecer objetivos de rendimiento, realizar evaluaciones del desempeño, proporcionar comentarios y hacer un seguimiento de las métricas de rendimiento de los empleados.
- Gestión del cumplimiento normativo: Garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas laborales, incluidas las alertas automatizadas sobre los próximos plazos y requisitos de información.
- Portal de autoservicio para empleados: Permite a los empleados acceder a su información personal y actualizarla, consultar sus recibos de nómina, solicitar permisos y gestionar sus prestaciones mediante una interfaz de autoservicio.
- Formación y desarrollo: Herramientas para gestionar los programas de formación de los empleados, realizar un seguimiento del progreso, programar cursos y mantener registros de certificaciones y desarrollo de competencias.
Cómo empezar a utilizar un HRIS
Ahora estás pensando que un HRIS podría ser bastante útil o estás considerando cómo actualizar tu sistema actual.
Con tantas opciones disponibles, es importante encontrar el mejor software HRIS para las necesidades de tu empresa.
Al elegir un HRIS, los profesionales de RR. HH. deben analizar la facilidad de uso, qué funciones principales incluye, hasta qué punto se puede personalizar el servicio, si la solución puede integrarse con sistemas heredados, la escalabilidad y, por supuesto, la relación calidad-precio. Un buen punto de partida es nuestra guía sobre los mejores sistemas HRIS.
Consejo principal: Si tus requisitos son complejos o todavía los estás definiendo, quizá quieras considerar la creación de una solicitud de propuestas para un HRIS que te ayude a definir los requisitos y obtener mejores ofertas de los proveedores.
