Etätyöntekijöiden palkkaamisen hyödyt

Ennen kuin siirrymme etätyöntekijöiden palkkaamisen käytännön ohjeisiin, muutama sana siitä, miksi tätä kannattaa ylipäätään harkita.

• Laajempi osaajapooli: Etärekrytointiprosessin avulla voit hyödyntää maailmanlaajuista osaajapoolia, jota maantieteelliset rajat eivät rajoita. Näin löydät todennäköisemmin tiettyihin tehtäviin täydellisesti sopivan henkilön, jolla on monipuolista osaamista ja kokemusta.
• Kustannussäästöt: Voit säästää fyysisen toimiston ylläpitoon liittyvissä kustannuksissa, kuten vuokrassa, käyttömenoissa ja toimistotarvikkeissa. Lisäksi etätyöntekijät saattavat hyväksyä pienemmän palkan vastineeksi joustavuudesta ja työmatkoihin liittyvistä säästöistä.
• Monimuotoinen työyhteisö: Etärekrytointi edistää monimuotoisempaa työyhteisöä, sillä työnantajat eivät rajoitu palkkaamaan tietystä alueesta tulevia ehdokkaita. Tämä monimuotoisuus voi tuoda erilaisia näkökulmia ja ideoita sekä edistää innovointia ja luovuutta.
• Työntekijöiden parempi hyvinvointi: Etätyö voi parantaa työntekijöiden mielenterveyttä ja yleistä hyvinvointia, sillä heillä on enemmän vaikutusvaltaa työympäristöönsä ja he voivat saavuttaa paremman työn ja vapaa-ajan tasapainon.
• Liiketoiminnan jatkuvuus: Etätiimi voi olla käytettävissä ympäri vuorokauden ja tehdä liiketoiminnastasi kriisiaikoina sopeutumiskykyisemmän.

Muistan kerran joutuneeni etsimään iOS-insinööriä Grimsbystä Isosta-Britanniasta, koska toimistomme sijaitsi siellä, ja voin kertoa, ettei kenelläkään ollut hauskaa. Ei meillä, tiimillä eikä ehdokkailla.

Kuukausien tuloksettoman etsinnän jälkeen päätimme palkata henkilön etänä, ja saimme rekrytoinnin päätökseen kuukaudessa.

Author's Tip

Etärekrytointi tarjoaa myös mahdollisuuden suunnata huomio uudelleen yrityksen arvoihin ja siihen, mikä tuo ihmiset yhteen – sijainnista riippumatta. Kun näen organisaatioiden panikoivan siitä, että ne menettävät ”yrityskulttuurinsa” toimipisteen menettämisen myötä, sanon: “Olen pahoillani, ettei teillä ollut yrityskulttuuria, vaan toimistokulttuuri”.

Näin palkkaat etätyöntekijöitä

Siirrytään siis asiaan. Etätyöntekijöiden palkkaaminen tarkoittaa nykyisen rekrytointiprosessisi mukauttamista siten, että siinä otetaan huomioon esimerkiksi kielierot ja se, mistä etsit ehdokkaita. 

Tässä ovat tärkeimmät huomioitavat asiat:

Työpaikkailmoitusten hienosäätö

Yksi ensimmäisistä vaiheista on tarkistaa työpaikkailmoituksesi ja varmistaa, että eri yleisöjen on helppo ymmärtää ne. Tämä tarkoittaa, että ne on kirjoitettu selkeällä kielellä ilman puhekielisiä ilmauksia. 

Vältä esimerkiksi kliseitä, kuten ”eteenpäin pyrkivä”, tai tekemästä ”hyvää huumorintajua” koskevasta vaatimuksesta edellytystä.

Joku voi puhua erinomaista englantia ymmärtämättä kuitenkaan puhekielisiä ilmauksia, eikä kenenkään pitäisi joutua lukemaan työpaikkailmoitustasi sanakirjan kanssa. 

Varmista, että mahdolliset rajoitukset, kuten palkka, aikavyöhyke tai työvuorot, on ilmoitettu työpaikkailmoituksessa näkyvästi.

Lisäksi mainitsen aina mielelläni, millaista asennetta etsimme, eli yrittäjähenkistä ja aloitteellista henkilöä.

Etätyöhön liittyy yleensä vähemmän mikromanageerausta, mutta se tarkoittaa, että paljon työtä on tehtävä itsenäisesti.

Mahdollisten ehdokkaiden pitäisi olla siihen valmiita ja pystyä osoittamaan sen haastattelussa kertomalla esimerkkejä tilanteista, joissa he ovat oma-aloitteisesti tunnistaneet ongelmia ja ratkaisseet niitä tai viestineet tehokkaasti useiden sidosryhmien kanssa toteuttaakseen monimutkaisen projektin etänä.

Lisätietoja työpaikkailmoitusten kirjoittamisesta saat artikkelistani, joka käsittelee työpaikkailmoituksen kirjoittamista.

Työpaikkailmoitusten julkaiseminen monipuolisemmin

Vaikka jotkin tavanomaiset työpaikkasivustot ovat pyrkineet tarjoamaan enemmän etätyöpaikkoja, kannattaa tutustua erityisesti etätyöpaikkoihin keskittyviin työpaikkasivustoihin.

Useimmat ovat maksullisia, mutta jotkut ovat ilmaisia. Ehdotukseni ovat: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Hyvä hakijaseurantajärjestelmä auttaa sinua rakentamaan ehdokasjoukon ja hallitsemaan sitä koko prosessin ajan.

On myös tärkeää kehittää vahva rekrytointisivu, jolla avoimia työpaikkoja voidaan markkinoida potentiaalisille hakijoille, jotka saattavat seurata yritystäsi suoraan.

Urasivusto-ohjelmisto voi helpottaa tämän prosessin hallintaa huomattavasti ja samalla pitää työpaikkailmoituksesi yhdenmukaisina työnantajabrändisi kanssa.

Hieman lisää valmistautumista haastatteluihin

Etähaastattelut saattavat vaatia sinulta ja kaikilta niitä toteuttavilta tiimisi jäseniltä hieman enemmän valmistautumista.

Sinun on varmistettava, että olet valmistautunut sekä välineiden että ajattelutavan osalta:

Varmista, että etähaastatteluja varten on hyvät puitteet. Et tarvitse 4K-kameraa tai striimaajan tai YouTube-sisällöntuottajan tasoisia välineitä, mutta varmista, että näyt kamerassa hyvin ja että haastattelujen aikana on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. 

Ihannetapauksessa olet työpöydän ääressä – vältä haastattelujen tekemistä autossa tai matkalla jonnekin, sillä silloin huomiosi herpaantuu ja se osoittaa epäkunnioitusta toisen henkilön aikaa kohtaan. 

Pyrkikää aina olemaan videoyhteydessä, jotta voit luoda henkilöön paremman yhteyden, ja pyydä henkilöä mahdollisuuksien mukaan olemaan videoyhteydessä ainakin kerran prosessin aikana. 

Videopuhelun perusteella on tehtävä paljon päätelmiä, mikä voi olla vaikeampaa, ja siksi sinun on todennäköisesti käytettävä enemmän aikaa jokaiseen ehdokkaaseen. 

Samoin kuin saatat tarvita enemmän aikaa saadaksesi käsityksen ehdokkaasta, hän saattaa tarvita yhtä paljon aikaa ymmärtääkseen paremmin sinua ja yritystäsi. 

Keskity käyttämään aikaa jokaiseen ehdokkaaseen, jotta he ymmärtävät yrityskulttuurisi sekä tiimin tai yrityksen tavoitteet.

He saattavat olla kotoisin erilaisesta kulttuurista, joten sinun on varmistettava, että he ymmärtävät odotukset ja normit ja että ne sopivat heille.

Jos esimerkiksi työskentelette tiiviisti yhteistyötä tekevänä tiiminä, mutta ehdokas on ehkä aiemmin toiminut freelancerina, jolle on vain annettu projekti toteutettavaksi ilman suurempaa viestintää, varmista, että selität hänelle eron ja että se sopii hänelle.

Jos haastattelet etätyöntekijöitä toimistosta käsin, valmistaudu lisäksi vastaamaan kysymyksiin siitä, miten yrityksesi tasapainottaa toimistolla työskentelevien ja etätyöntekijöiden asemaa mahdollisuuksien tai näkyvyyden suhteen. 

Huomioita kulttuurienvälisistä haastatteluista. Jos avaat ehdokasputkesi koko maailmalle, sinun on parasta valmistautua monenlaisiin viestintätyyleihin. 

Suosittelen Erin Meyerin teosta Kulttuurikartta hyväksi johdatukseksi kulttuurienväliseen viestintään.

Jos haluat lisää yleisiä neuvoja parempiin haastatteluihin, tutustu artikkeliini keskittyneiden ja mukaansatempaavien haastattelujen avain, jossa käsittelen jäsenneltyjä ja standardoituja haastatteluja (joiden merkitys korostuu entisestään etärekrytoinnissa).

Jos tarvitset apua etähaastattelujen toteuttamiseen sopivien ohjelmistojen löytämisessä, tutustu People Managing Peoplen artikkeliin, jossa esitellään markkinoiden parhaat videohaastatteluohjelmistot.

Lisää kärsivällisyyttä työtarjousta tehdessä 

Kuten aina, varmista, että sinulla on riittävästi tietoa ja asianmukaiset valmiudet työtarjouksen tekemiseen ennen kuin olet lähelläkään tätä vaihetta.

Työtarjous saattaa vaatia hieman enemmän edestakaista viestintää etätyötä hakevien kanssa ja ehkä myös hieman enemmän tukea prosessin läpikäymiseen, sillä ehdokas saattaa olla ensimmäistä kertaa yhteydessä yritykseen omasta maastaan käsin. 

Varustaudu kärsivällisyydellä. 

Lisätietoja työtarjouksen tekemisestä saat artikkelistani miten työtarjous tehdään.

Parhaat käytännöt etätyöntekijöiden palkkaamiseen

Etätyöntekijöiden palkkaaminen edellyttää erilaisia prosesseja ja käytäntöjä. Tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, joita kannattaa noudattaa etätyövoimaa kasvattaessasi.

Tutustu paikallisiin työlakeihin

Etätyöntekijöitä palkattaessa on tärkeää tutustua ensin niiden osavaltioiden tai maiden työlakeihin, joissa potentiaaliset etätyöntekijät asuvat. 

Tähän sisältyy työaikoja, vähimmäispalkkaa, etuja ja työsuhteen päättämismenettelyjä koskevien säädösten ymmärtäminen.

Luo maailmanlaajuinen palkkausstrategia

Loppujen lopuksi palkkaus on useimmille meistä tärkein syy käydä töissä, joten kannattaa miettiä, miten aiot lähestyä tätä asiaa, kun palkkaat työntekijöitä etänä.

Kuten Liam Reese neuvoo erinomaisessa maailmanlaajuista palkkausta käsittelevässä artikkelissaan: ”Useimmat organisaatiot päättävät mukauttaa peruspalkan paikalliseen tasoon, joten sinun on käytettävä aikaa paikallisten markkinapalkkojen selvittämiseen ja mukautettava niitä sitten roolikohtaisen strategiasi mukaan (markkinoita jäljessä, markkinoiden tasolla tai markkinoita edellä).

Sinun on tietenkin otettava huomioon myös paikalliset säädökset, kuten vähimmäispalkkalait, ylityötä koskevat määräykset, verovaikutukset ja lakisääteiset etuudet.

Jos sinulla ei ole resursseja tehdä tällaista analyysiä jokaiselle roolille jokaisessa maassa, voit aina mukauttaa palkkausta elinkustannusten perusteella. Tämä voi olla merkityksellistä myös maissa, joissa sinulla ei ole paljon erilaisia rooleja.”

Esittele etätyökulttuuriasi varhaisessa vaiheessa

Kun palkkaat työntekijöitä etänä, ehdokkaat eivät pääse kulkemaan toimistollasi, näkemään, miten tiimit tekevät yhteistyötä, tai tutustumaan kulttuuriisi epämuodollisten kohtaamisten kautta. 

Siksi sinun tehtäväsi on aktiivisesti näyttää heille, millaista tiimisi kanssa työskenteleminen on.

Tämä tarkoittaa heidän esittelemistään tuleville tiimikavereille eikä vain rekrytoiville esihenkilöille sekä sitä, että annat heidän kuulla, miten ihmiset viestivät ja tekevät yhteistyötä. 

Voit myös jakaa esimerkiksi Slack-etikettisi, katkelman yrityksen käsikirjasta tai vaikka lyhyen Loom-videon tiimisi toimintatavoista.

Voit myös antaa ehdokkaille esimakua arvoistasi käytännössä. Jos sanot, että organisaatiosi toimii ensisijaisesti asynkronisesti tai että annatte paljon vapautta, näytä, miten tämä näkyy käytännössä – kerro esimerkiksi, miten järjestätte päivittäiset tilannekatsaukset tai teette päätöksiä ilman loputtomia kokouksia.

On myös hyvä olla rehellinen haasteista (”Selvitämme edelleen ihanteellista kokousrytmiämme”). Tällainen rehellisyys rakentaa luottamusta ja auttaa ehdokkaita tuntemaan tekevänsä tietoon perustuvan valinnan sen sijaan, että he vain uskoisivat viimeisteltyyn myyntipuheeseen.

Harkitse asiantuntija-apua

Uuden lainkäyttöalueen lukuisten ennestään tuntemattomien työlakien ja palkanmaksuprosessien hallinta voi olla joillekin organisaatioille liikaa.

Siksi monet organisaatiot päättävät käyttää työnantajapalvelua. Näin voit palkata nopeasti kokoaikaisia työntekijöitä ilman, että sinun tarvitsee perustaa ulkomaista oikeushenkilöä tai huolehtia palkanmaksusta.

Vaihtoehtoisesti voit palkata toimeksisaajia tai perustaa ulkomaisen oikeushenkilön ja työskennellä paikallisen PEO-palveluntarjoajan tai henkilöstökonsultin kanssa varmistaaksesi, että toimit oikein.

Etätyöntekijöiden palkkaamisessa huomioitavaa

On hienoa, että käytettävissäsi oleva lahjakkuuspooli laajenee, mutta siihen voi liittyä joitakin haasteita.

Palkanmaksun hallinta

Palkanmaksu voi olla monimutkaista erityisesti pienyrityksille. Palkanmaksun käsittely eri lainkäyttöalueilla lisää monimutkaisuutta ja riskejä, jos sitä ei hoideta asianmukaisesti.

Palkkauksen laskeminen

Etätyöntekijöille oikeudenmukaisesta palkkauksesta päättäminen edellyttää paikallisten palkkatasojen, elinkustannusten ja odotettujen etujen huomioimista.

Kiinteän toimipaikan riski

Liiketoiminnan harjoittaminen toisessa maassa voi johtaa yhteisöverovelvollisuuteen ja ylimääräisten vaatimusten noudattamiseen.

Kiinteällä toimipaikalla tarkoitetaan vähimmäiskynnystä, jonka ylittyessä yritystä aletaan verottaa ja siihen aletaan soveltaa toisen maan säädöksiä.

Työntekijöiden virheellinen luokittelu toimeksisaajiksi

Työntekijän virheellinen luokittelu voi johtaa sakkoihin, seuraamuksiin ja oikeusriitoihin. Siksi on tärkeää määritellä tehtävät selkeästi ja harkita toimeksisaajien muuttamista työntekijöiksi säädösten noudattamisen varmistamiseksi (tämän monimutkaisen osa-alueen ymmärtämiseksi suosittelen lukemaan seuraavaksi selityksemme aiheesta työntekijöiden virheellinen luokittelu ja sen välttäminen.)

Immateriaalioikeudet ja oikeudet keksintöihin

Kansainvälisten työntekijöiden palkkaaminen voi vaikeuttaa immateriaalioikeuksien (IP) suojaamista vaihtelevien immateriaalioikeuslakien ja etätyöympäristöjen vuoksi.

Etätyöntekijöiden verotus

Sen määrittäminen, missä etätyöntekijät maksavat veroja, on ratkaisevan tärkeää. Tämän asian käsittelyn ymmärtäminen voi olla vaikeaa, ja sinun on ehkä otettava yhteyttä palveluntarjoajaan, joka voi auttaa sinua ymmärtämään vaatimustenmukaisuuteen liittyvät haasteet ja ulkomaiset verokäytännöt.

Etätyöntekijöiden menestyksen edellytysten luominen

Olen johtanut etätiimejä jo muutaman vuoden ajan, joten halusin lopuksi jakaa muutaman oppimani asian, joiden avulla voit auttaa etätyöntekijöitäsi menestymään.

Perusteellinen perehdytys 

Jonkun perehdyttäminen etänä on vaikeampaa kuin hänen toivottamisensa tervetulleeksi toimistolle, sillä prosessi tiivistyy usein kokouksesta toiseen siirtymiseen ja kokousten väliseen joutoaikaan, jolloin hänen on joko luettava asioita ulkoa tai odotettava seuraavaa tehtävää.

Seuraavat asiat ovat keskeisiä, jotta etäperehdytys sujuisi mahdollisimman helposti: 

• Varmista, että olet valmis lähettämään kaikki tarvittavat tiedot ja välineet etukäteen.
• Ala kutsua heitä viikkopalavereihin ja puheluihin jo ennen ensimmäistä työpäivää, jotta he tunnistavat jo valmiiksi nimiä ja tietävät, keneen mahdollisesti ottaa yhteyttä aloitettuaan. 
• Jos aloituspäivän lähellä on tulossa yrityksen yhteinen matka, kysy, voisiko uusi työntekijä liittyä mukaan (mutta varmista, että kunnioitat uuden työntekijän ajankäyttöä – hän ei välttämättä pysty osallistumaan kaikkiin kokouksiin tai matkoihin, sillä hänen on ehkä saatettava aiempi työsuhteensa päätökseen).

Lisätietoja saat tutustumalla 11 vinkkiin aiheesta etätyöntekijöiden perehdyttäminen.

Palautteen mukauttaminen

Kun johdat etätiimiä, joudut usein luottamaan tiiminjäsentesi oma-aloitteisuuteen ja yrittäjähenkisyyteen. 

Kuten edellä mainitsin, haluan lisätä tämän tehtäväkuvauksiini. Sinun on kuitenkin varmistettava, että annat edelleen kaikille palautetta ja ohjausta oikea-aikaisesti 

Etätyön vuoksi sinulla ei välttämättä ole ollut mahdollisuutta rakentaa yhtä läheistä suhdetta tiimisi jäseniin

Siksi on tärkeää, että yrität ymmärtää tilanteen ja henkilön ajattelutavan mahdollisimman hyvin ennen palautteen antamista. 

Muista esittää esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä: ”Missä vaiheessa tämän kanssa olemme? Mitä esteitä ennakoimme tai mitä esteitä meillä on? Mitä tarvitset minulta, jotta voin tukea sinua tämän toteuttamisessa?”. 

Haluan myös keskustella tiimini kanssa seuraavalle vuosineljännekselle asettamistani tavoitteista, jotta voin verrata niitä siihen, mitä kunkin henkilön kohdalla tapahtuu erikseen ja mitä koko ryhmässä tapahtuu. Tarkistan ja asetan tärkeimmät tavoitteet kerran vuosineljänneksessä, minkä jälkeen seuraamme edistymistä kuukausittain. 

Tarkistan myös säännöllisesti henkilökohtaiset tavoitteet kahden viikon välein järjestettävissä kahdenkeskisissä keskusteluissa ja käytän tämän ajan myös siihen, että kysyn, miten henkilöllä menee.

Et näe ihmisiä kasvokkain, joten et tiedä, onko heidän lapsensa sairaana tai onko heillä ongelmia, jotka voivat väliaikaisesti vaikuttaa heidän työhönsä. Älä siis tee hätiköityjä johtopäätöksiä. 

Voit aloittaa kokoukset punainen/keltainen/vihreä-arviolla tai asteikolla #/10 saadaksesi käsityksen siitä, miltä tiimistäsi tuntuu. Muista seurata niiden henkilöiden tilannetta, jotka antavat huolestuttavia merkkejä (matalat luvut tai keltainen/punainen)

Asiayhteys on elintärkeä, mutta se katoaa helpommin etäympäristössä. Varaa siis aikaa tiimisi parempaan ymmärtämiseen äläkä tyydy vain pintapuolisiin kuulumisten kyselyihin.

Tiimiytyminen 

Hyvän yhteishengen rakentamiseksi haluan varata aikaa epämuodolliseen ja työhön liittymättömään vuorovaikutukseen. Se voi olla esimerkiksi tiimin yhteinen rento illanvietto tai teehetki.

Se voi olla lounaan aikana järjestettävä pelisessio tai Discord-palvelimen luominen, jossa ihmiset voivat piipahtaa vain ääntä sisältävään huoneeseen (videopuheluväsymyksen vähentämiseksi) ja olla vuorovaikutuksessa juuri sen verran kuin haluavat työnteon ohessa. 

Ihmiset voivat myös jakaa useita näyttöjä samanaikaisesti yhteistyön helpottamiseksi.

Tätä kirjoittaessani olen työpäivän jälkeen Discord-palvelimella ystävieni kanssa. He pelaavat pelejä, enkä tunne itseäni lainkaan väsyneeksi kokonaisen videopuhelupäivän jälkeen. 

Etätyöntekijöiden palkkaaminen auttaa saavuttamaan tavoitteesi

Etänä palkkaaminen on erinomainen tapa varmistaa, että saat tehtävään parhaan henkilön etkä vain tietyn säteen sisällä asuvaa parasta henkilöä.

Onnistuminen voi vaatia paljon työtä, mutta palkinnot ovat suuret, sillä saat käyttöösi valtavan monipuolisen ajattelun kirjon.

Yrityksessäni arvostamme suuresti ihmisten erilaisia näkökulmia, sillä pyrimme luomaan maailmanlaajuisen tuotteen.

Etätyö ei ole ohimenevä ilmiö, eikä se ole enää vain harvojen ”digitaalisten nomadien” juttu, vaan kyse on työelämän paradigman muutoksesta.

Jos tarvitset lisäapua tarvitsemasi osaajien löytämiseen, tutustu ehkä näihin vinkkeihin ehdokkaiden etsimiseen, erityisesti kansainvälisten työntekijöiden palkkaamista koskeviin vinkkeihin tai neuvoihin vahvan työnantajabrändin rakentamiseksi ehdokkaiden houkuttelemista varten.

Usein kysyttyä etätyöntekijöiden palkkaamisesta

More Articles

• Etätiimien hyödyt: työnantajille ja työntekijöille

Millaisia tehtäviä etätyöntekijöillä yleensä on?

Yleisiä etätyötehtäviä ovat esimerkiksi:

• Ohjelmistokehittäjät
• Markkinoinnin ammattilaiset
• Asiakastukihenkilöt
• Suunnittelijat
• Sisällöntuottajat
• projektipäälliköt.
  

Tehtävät, jotka perustuvat digitaalisten työkalujen käyttöön ja itsenäiseen työskentelyyn, soveltuvat yleensä hyvin etätyöhön.

Mikä on paras tapa maksaa palkkaa etätyöntekijöille?

Jos hoidat asian itse, voit käyttää kansainvälisiä palkanmaksualustoja, kuten Deeliä, Remote.comia tai Papaya Globalia, vaatimustenmukaisuuden, verotuksen ja valuutanvaihtojen hallintaan.

Vaihtoehtoisesti voit palkata työntekijän työnantajana toimivan tahon (EOR, työnantajana toimiva taho) kautta, jos sinulla ei ole paikallista oikeushenkilöä työntekijän maassa.

Onko etätyöntekijöiden palkkaaminen edullisempaa?

Usein kyllä – yritykset säästävät toimitilojen, käyttöhyödykkeiden ja muuton kustannuksissa sekä joissakin tapauksissa palkkakuluissa maantieteellisten elinkustannuserojen mukaan.

Myös etätyöhön liittyvät teknologia-avustukset, kansainväliset palkanmaksupalvelut ja paikalliset vaatimustenmukaisuusmaksut on kuitenkin otettava huomioon.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää ohjeita etätyöntekijöiden palkkaamiseen ja muihin osaamisen johtamisen aiheisiin, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme henkilöstöalan ja liiketoiminnan johtajille. Saat kaikki uusimmat artikkelimme, jotka auttavat sinua kehittymään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.