Kuinka palkata etätyöntekijöitä: asiantuntijan opas
Pandemia kiihdytti jo ennestään kasvussa ollutta etätyöskentelyn suuntausta, josta voivat hyötyä sekä työnantajat että työntekijät.
Organisaatiot voivat hyödyntää uusia osaajapoolia ja ehkä säästää toimitilakuluissa. Työntekijät voivat nauttia etätyöskentelyn joustavuudesta ja muista hyödyistä.
Tässä käsittelen etätyöntekijöiden palkkaamisen hyötyjä, jaan tietämystäni ja parhaita käytäntöjä heidän palkkaamiseensa sekä annan vinkkejä siihen, miten etätyöntekijät voivat menestyä organisaatiossasi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Etätyöntekijöiden palkkaamisen hyödyt
Ennen kuin siirrymme etätyöntekijöiden palkkaamista koskeviin käytännön ohjeisiin, muutama sana siitä, miksi tätä vaihtoehtoa kannattaa ylipäätään harkita.
- Laajemman osaajapoolin hyödyntäminen: Etärekrytointiprosessin avulla voit hyödyntää maailmanlaajuista osaajapoolia, jota maantieteelliset rajat eivät rajoita. Näin löydät todennäköisemmin tiettyihin tehtäviin täydellisesti sopivia henkilöitä, joilla on monipuolisia taitoja ja kokemusta.
- Kustannussäästöt: Voit säästää fyysisen toimiston ylläpitokustannuksissa, kuten vuokrassa, energiakuluissa ja toimistotarvikkeissa. Lisäksi etätyöntekijät saattavat hyväksyä pienemmän palkan vastineeksi joustavuudesta ja työmatkoista säästyvistä kuluista.
- Monimuotoinen työvoima: Etärekrytointi edistää monimuotoisempaa työvoimaa, koska työnantajat eivät rajoitu palkkaamaan tietyn alueen ehdokkaita. Tämä monimuotoisuus voi tuoda erilaisia näkökulmia ja ideoita sekä edistää innovaatioita ja luovuutta.
- Työntekijöiden parempi hyvinvointi: Etätyö voi parantaa työntekijöiden mielenterveyttä ja yleistä hyvinvointia, koska heillä on enemmän vaikutusvaltaa työympäristöönsä ja he voivat saavuttaa paremman työn ja muun elämän tasapainon.
- Liiketoiminnan jatkuvuus: Etätiimi voi olla käytettävissä ympäri vuorokauden ja tehdä liiketoiminnastasi kriisiaikoina palautumiskykyisemmän.
Muistan kerran joutuneeni etsimään iOS-insinööriä Grimsbystä Isosta-Britanniasta, koska toimistomme sijaitsi siellä, ja voin kertoa, ettei kenelläkään ollut hauskaa. Ei meillä, tiimillä eikä ehdokkailla.
Kuukausia kestäneen tuloksettoman etsinnän jälkeen päätimme palkata henkilön etänä, ja saimme rekrytoinnin päätökseen kuukaudessa.
Näin palkkaat etätyöntekijöitä
Siirrytään siis asiaan. Etätyöntekijöiden palkkaaminen tarkoittaa nykyisen rekrytointiprosessisi mukauttamista siten, että siinä otetaan huomioon esimerkiksi kielierot ja se, mistä etsit ehdokkaita.
Keskitä huomiosi seuraaviin asioihin:
Työpaikkailmoitusten hienosäätäminen
Yksi ensimmäisistä vaiheista on tarkistaa työpaikkailmoitukset ja varmistaa, että eri yleisöjen on helppo ymmärtää ne. Tämä tarkoittaa, että ne on kirjoitettu selkeällä kielellä ilman puhekielisiä ilmauksia.
Vältä esimerkiksi kliseitä, kuten ”eteenpäin pyrkivä”, tai älä aseta vaatimukseksi jotakin ”hyvän huumorintajun” kaltaista.
Henkilö voi puhua erinomaista englantia ymmärtämättä kuitenkaan puhekielisiä ilmauksia, eikä kenenkään pitäisi joutua lukemaan työpaikkailmoitustasi sanakirjan avulla.
Varmista, että jos tehtävään liittyy rajoituksia, kuten palkka, aikavyöhyke tai työvuorot, ne näkyvät työpaikkailmoituksessa selkeästi.
Lisäksi mainitsen aina mielelläni, millaista asennetta etsimme, esimerkiksi yrittäjähenkistä ja oma-aloitteista henkilöä.
Etätyöhön liittyy yleensä vähemmän mikromanageerausta, mutta se tarkoittaa, että itsenäisesti tehtävää työtä on paljon.
Mahdollisten ehdokkaiden tulisi olla tähän valmiita ja pystyä osoittamaan sen työhaastattelussa kertomalla esimerkkejä tilanteista, joissa he ovat ennakoivasti havainneet ongelmia ja ratkaisseet niitä, tai joissa he ovat viestineet tehokkaasti useiden sidosryhmien kanssa toimittaakseen monimutkaisen projektin etänä.
Lisätietoja työpaikkailmoitusten kirjoittamisesta saat artikkelistani, joka käsittelee työpaikkailmoituksen kirjoittamista.
Työpaikkailmoitusten julkaiseminen monipuolisemmin
Vaikka jotkin yleiset työpaikkasivustot ovat pyrkineet tarjoamaan enemmän etätyöpaikkoja, kannattaa tutustua myös etätyöpaikkoihin erikoistuneisiin työpaikkasivustoihin.
Useimmat ovat maksullisia, mutta jotkin ovat ilmaisia. Ehdotukseni ovat:
Hyvä hakijaseurantajärjestelmä auttaa sinua rakentamaan hakijajoukon ja hallinnoimaan sitä koko prosessin ajan.
On myös tärkeää kehittää vahva rekrytointisivu, jolla avoimia työpaikkoja voidaan esitellä potentiaalisille hakijoille, jotka saattavat seurata yritystäsi suoraan.
Urasivuston ohjelmisto voi helpottaa tämän prosessin hallintaa huomattavasti ja samalla pitää työpaikkailmoituksesi yhdenmukaisina työnantajabrändisi kanssa.
Hieman enemmän valmistautumista haastatteluihin
Etähaastattelut saattavat edellyttää hieman enemmän valmistautumista sinulta ja kaikilta tiimisi jäseniltä, jotka osallistuvat niiden toteuttamiseen.
Sinun on varmistettava, että olet valmistautunut sekä välineiden että asenteen osalta:
Varmista, että etähaastatteluja varten on hyvät puitteet. Et tarvitse 4K-kameraa tai striimaajan tai YouTube-sisällöntuottajan tasoisia välineitä, mutta varmista, että näyt kamerassa hyvin ja että haastattelun aikana häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän.
Ihanteellista on, että olet työpöydän ääressä – vältä haastattelujen tekemistä autossa tai matkalla jonnekin, sillä silloin olet hajamielinen ja osoitat epäkunnioitusta toisen henkilön aikaa kohtaan.
Pyri aina olemaan videoyhteydessä, jotta voit luoda paremman yhteyden henkilöön, ja pyydä häntä mahdollisuuksien mukaan olemaan videoyhteydessä ainakin kerran prosessin aikana.
Videopuhelun perusteella on muodostettava paljon käsityksiä – mikä voi olla vaikeampaa – ja tämä tarkoittaa todennäköisesti, että sinun on käytettävä enemmän aikaa kuhunkin hakijaan.
Samalla tavalla kuin saatat tarvita enemmän aikaa muodostaaksesi käsityksen heistä, he saattavat tarvita saman verran aikaa ymmärtääkseen paremmin sinua ja yritystäsi.
Keskity käyttämään aikaa kuhunkin hakijaan, jotta he ymmärtävät tiimisi tai yrityksesi kulttuuria ja tavoitteita.
He saattavat olla kotoisin erilaisesta kulttuurista, joten sinun on varmistettava, että he ymmärtävät odotukset ja normit ja hyväksyvät ne.
Jos esimerkiksi tiimisi tekee paljon yhteistyötä, mutta hakija on ehkä aiemmin työskennellyt toimeksiantosuhteisena työntekijänä, jolle on vain annettu projekti toimitettavaksi ilman paljon viestintää, muista selittää ero hänelle ja varmistaa, että se sopii hänelle.
Jos haastattelet lisäksi etätyöntekijöitä toimistolla, varaudu vastaamaan kysymyksiin siitä, miten yrityksesi tasapainottaa toimistolla työskentelevien ja etätyöntekijöiden asemaa mahdollisuuksien tai näkyvyyden suhteen.
Huomio kulttuurien välisistä haastatteluista. Jos avaat hakijaputkesi koko maailmalle, sinun on parasta varautua monenlaisiin viestintätyyleihin.
Suosittelen Erin Meyerin teosta Kulttuurikartta hyvänä johdantona kulttuurien väliseen viestintään.
Jos haluat lisää yleisiä neuvoja parempiin haastatteluihin, tutustu artikkeliini keskittyneiden ja osallistavien haastattelujen avain, jossa käsittelen jäsenneltyjä ja yhdenmukaistettuja haastatteluja (joiden järjestäminen on etärekrytoinnissa vieläkin tärkeämpää).
Jos tarvitset lisäksi apua etähaastattelujen toteuttamista helpottavan ohjelmiston löytämisessä, tutustu People Managing Peoplen artikkeliin markkinoiden parhaista videohaastatteluohjelmistoista.
Tarjouksen tekeminen vaatii enemmän kärsivällisyyttä
Kuten aina, varmista, että sinulla on riittävästi tietoa ja asianmukaiset valmiudet tarjouksen tekemiseen jo ennen kuin olet lähelläkään tätä vaihetta.
Tarjous saattaa edellyttää enemmän edestakaista viestintää etätyötä hakevien kanssa ja ehkä myös hieman enemmän kädestä pitäen ohjaamista prosessisi läpi, sillä tämä saattaa olla ensimmäinen kerta, kun hakija asioi yrityksen kanssa sinun maastasi.
Varustaudu kärsivällisyydellä.
Lisätietoja tarjouksen tekemisestä saat artikkelistani miten työpaikkatarjous tehdään.
Parhaat käytännöt etätyöntekijöiden palkkaamiseen
Etätyöntekijöiden palkkaaminen edellyttää erilaisia prosesseja ja käytäntöjä. Tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, joita kannattaa noudattaa etätyövoimaa kasvattaessasi.
Tutustu paikallisiin työlakeihin
Etätyöntekijöitä palkattaessa on tärkeää tutustua ensin niiden osavaltioiden tai maiden työlakeihin, joissa potentiaaliset etätyöntekijät asuvat.
Tähän kuuluu työaikoja, vähimmäispalkkaa, etuja ja työsuhteen päättämismenettelyjä koskevien säädösten ymmärtäminen.
Luo maailmanlaajuinen palkkausstrategia
Loppujen lopuksi palkkaus on tärkein syy, jonka vuoksi useimmat meistä käyvät töissä, joten kannattaa miettiä, miten aiot lähestyä tätä asiaa, kun palkkaat työntekijöitä etätyöhön.
Kuten Liam Reese neuvoo erinomaisessa maailmanlaajuista palkkausta käsittelevässä artikkelissaan: ”Useimmat organisaatiot päättävät mukauttaa peruspalkan paikalliseen tasoon, joten sinun on käytettävä aikaa paikallisten markkinapalkkojen selvittämiseen ja mukautettava niitä sitten roolikohtaisen strategiasi perusteella (markkinoita jäljittelevä, markkinoiden tasolla oleva tai markkinoita johtava).”
Sinun on tietenkin otettava huomioon myös paikalliset säädökset, kuten vähimmäispalkkalait, ylityömääräykset, verovaikutukset ja lakisääteiset etuudet.
Jos sinulla ei ole resursseja tehdä tällaista analyysiä jokaisesta roolista kaikissa maissa, voit aina mukauttaa palkkausta elinkustannusten perusteella. Tämä voi olla merkityksellistä myös maissa, joissa sinulla ei ole paljon eri rooleja.”
Tuo etätyökulttuurisi esiin varhaisessa vaiheessa
Kun palkkaat työntekijöitä etätyöhön, hakijat eivät pääse kävelemään toimistollasi, näkemään, miten tiimit tekevät yhteistyötä, tai tutustumaan kulttuuriisi epämuodollisten kohtaamisten kautta.
Siksi sinun on aktiivisesti näytettävä heille, millaista tiimisi kanssa on työskennellä.
Tämä tarkoittaa heidän esittelemistään tuleville työtovereille, ei vain rekrytoiville esihenkilöille, sekä sitä, että annat heidän kuulla, miten ihmiset viestivät ja tekevät yhteistyötä.
Voit myös jakaa esimerkiksi Slack-käytäntösi, otteen yrityksesi henkilöstökäsikirjasta tai jopa lyhyen Loom-videon, jossa esittelet tiimisi toimintatapoja.
Voit myös antaa hakijoille esimakua arvoistasi käytännössä. Jos sanot, että asetatte asynkronisen työskentelyn etusijalle tai että korostat itsenäisyyttä, näytä, miten tämä näkyy käytännössä – kerro esimerkiksi, miten järjestätte päivittäispalaverit tai teette päätöksiä ilman loputtomia kokouksia.
On myös hyvä puhua haasteista rehellisesti (”Selvitämme vielä, mikä olisi meille ihanteellinen kokousten rytmi”). Tällainen rehellisyys rakentaa luottamusta ja auttaa hakijoita tuntemaan, että he tekevät tietoon perustuvan valinnan eivätkä vain lähde mukaan huolellisesti siloteltuun lupaukseen.
Harkitse asiantuntija-apua
Uuden toimivallan moniin vieraisiin työlakeihin ja palkanmaksuprosesseihin perehtyminen voi olla joillekin organisaatioille liikaa.
Siksi monet organisaatiot päättävät käyttää työnantajarekisteripalvelua. Näin voit palkata kokoaikaisia työntekijöitä nopeasti ilman, että sinun tarvitsee perustaa ulkomaista oikeushenkilöä tai huolehtia palkanmaksusta.
Vaihtoehtoisesti voit palkata toimeksisaajia tai perustaa ulkomaisen oikeushenkilön ja tehdä yhteistyötä paikallisen PEO:n tai henkilöstöhallinnon konsulttiyrityksen kanssa varmistaaksesi, että toimit oikein.
Etätyöntekijöiden palkkaamisessa huomioitavaa
Mahdollisuus laajentaa käytettävissä olevaa osaajapoolia kuulostaa hyvältä, mutta siihen voi liittyä joitakin haasteita.
Palkanmaksun hallinta
Palkanmaksu voi olla monimutkaista erityisesti pienille yrityksille. Palkanmaksun käsittely eri lainkäyttöalueilla lisää monimutkaisuutta ja riskejä, jos sitä ei hoideta asianmukaisesti.
Palkkauksen laskeminen
Etätyöntekijöille oikeudenmukaisesta palkkauksesta päättäminen edellyttää paikallisten palkkatasojen, elinkustannusten ja odotettujen etujen huomioimista.
Kiinteän toimipaikan riski
Liiketoiminnan harjoittaminen toisessa maassa voi asettaa sinut yhteisöverovelvolliseksi ja ylimääräisten vaatimusten piiriin.
Kiinteällä toimipaikalla tarkoitetaan vähimmäiskynnystä, jonka ylittyessä yritys joutuu toisen maan verotuksen ja sääntelyn piiriin.
Työntekijöiden virheellinen luokittelu toimeksisaajiksi
Työntekijöiden virheellinen luokittelu voi johtaa sakkoihin, seuraamuksiin ja oikeusriitoihin. Siksi on tärkeää määritellä työtehtävät selkeästi ja harkita toimeksisaajien muuttamista työntekijöiksi vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi (tämän monimutkaisen ala-aiheen käsittelyssä suosittelen lukemaan seuraavaksi selityksemme aiheesta työntekijöiden virheellinen luokittelu ja sen välttäminen).
IP- ja keksintöoikeudet
Kansainvälisten työntekijöiden palkkaaminen voi vaikeuttaa immateriaalioikeuksien (IP) suojaamista vaihtelevien IP-lakien ja etätyöympäristöjen vuoksi.
Etätyöntekijöiden verotus
Etätyöntekijöiden verotuspaikan määrittäminen on ratkaisevan tärkeää. Tämän asian selvittäminen voi olla vaikeaa, ja saatat joutua konsultoimaan palveluntarjoajaa, joka voi auttaa sinua ymmärtämään vaatimustenmukaisuuteen liittyvät haasteet ja ulkomaiset verokäytännöt.
Etätyöntekijöiden menestyksen edellytysten luominen
Olen johtanut etätiimejä jo muutaman vuoden ajan, joten ajattelin lopuksi jakaa muutaman oppimani asian, jotka auttavat luomaan etätyöntekijöille edellytykset menestyä.
Perusteellinen perehdytys
Jonkun perehdyttäminen etänä on vaikeampaa kuin hänen toivottamisensa tervetulleeksi toimistolle, sillä se tarkoittaa usein kokouksesta toiseen siirtymistä ja kokousten väliin jäävää joutoaikaa, jolloin hänen täytyy joko lukea asioita ulkoa tai odottaa seuraavaa tehtävää.
Keskitän huomioni muutamaan asiaan, jotta etäperehdytys sujuisi mahdollisimman sujuvasti:
- Varmista, että olet valmistautunut lähettämään kaikki tiedot ja tarvittavat välineet etukäteen.
- Ala kutsua hänet mukaan päivittäisiin tilannepalavereihin ja puheluihin jo ennen ensimmäistä työpäivää, jotta hän tunnistaa jo nimet ja tietää, kenen puoleen mahdollisesti kääntyä aloittaessaan.
- Jos aloituspäivän lähettyville osuu yrityksen matka, kysy, voisiko uusi työntekijäsi osallistua siihen. Varmista kuitenkin, että kunnioitat uuden työntekijän ajankäyttöä: hän ei ehkä pysty osallistumaan kaikkiin kokouksiin tai matkoihin, sillä hänen on ehkä saatettava aiemman työnsä asiat päätökseen.
Lisätietoja saat tutustumalla 11 vinkkiin etätyöntekijöiden perehdyttämisestä.
Palautteen mukauttaminen
Etätiimiä johtaessasi joudut usein luottamaan tiimisi jäsenten oma-aloitteisuuteen ja yrittäjähenkisyyteen.
Kuten edellä mainitsin, pidän tätä mielelläni mukana työpaikkailmoituksissani. Sinun on kuitenkin varmistettava, että annat edelleen kaikille oikea-aikaista palautetta ja ohjausta
Et ehkä ole pystynyt rakentamaan yhtä läheistä suhdetta tiimisi jäseniin, koska he työskentelevät etänä.
Siksi on tärkeää, että pyrit ymmärtämään tilanteen ja henkilön ajattelun mahdollisimman hyvin ennen palautteen antamista.
Muista esittää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: ”Missä vaiheessa olemme tämän kanssa? Mitä esteitä ennakoimme / mitä esteitä meillä on? Mitä tarvitset minulta, jotta voin tukea sinua tämän toteuttamisessa?”.
Keskustelen myös mielelläni tiimini kanssa seuraavalle vuosineljännekselle asettamistani tavoitteista ja vertaan niitä siihen, mitä kunkin henkilön kohdalla erikseen ja koko ryhmän osalta tapahtuu. Tarkistan ja asetan tärkeimmät tavoitteet kerran vuosineljänneksessä, minkä jälkeen seuraamme edistymistä kuukausittain.
Tarkistan myös säännöllisesti henkilökohtaiset tavoitteet kahden viikon välein käytävissä kahdenkeskisissä keskusteluissamme ja käytän tämän ajan myös selvittääkseni, miten henkilöllä menee.
Et näe ihmisiä kasvotusten, joten et tiedä, onko heidän lapsensa sairaana tai onko heillä ongelmia, jotka voivat tilapäisesti vaikuttaa heidän työhönsä. Älä siis tee hätiköityjä johtopäätöksiä.
Voit aloittaa kokoukset kysymällä, onko tilanne punainen, keltainen vai vihreä, tai pyytämällä arviota asteikolla #/10, jotta saat käsityksen tiimisi jäsenten tuntemuksista. Muista seurata sellaisten henkilöiden tilannetta, jotka antavat huolestuttavia merkkejä (matalat arviot tai keltainen/punainen)
Asiayhteys on ratkaisevan tärkeä, mutta se katoaa helpommin etäympäristössä. Varaa siis aikaa tiimisi parempaan ymmärtämiseen äläkä tyydy vain pinnallisiin kuulumisten kyselyihin.
Tiimiyttäminen
Hyvän yhteishengen rakentamiseksi haluan varata aikaa epämuodolliseen ja työhön liittymättömään vuorovaikutukseen. Tämä voi olla tiimin yhteinen rento illanvietto tai teehetki.
Se voi olla lounaan aikana järjestettävä pelisessio tai Discord-palvelimen luominen, jossa ihmiset voivat liittyä vain ääntä sisältävään huoneeseen (videopuheluväsymyksen torjumiseksi) ja olla vuorovaikutuksessa juuri niin vähän tai paljon kuin haluavat samalla, kun he tekevät töitä.
Ihmiset voivat myös jakaa useita näyttöjä samanaikaisesti yhteistyön helpottamiseksi.
Juuri nyt tätä kirjoittaessani olen työpäivän jälkeen Discord-palvelimella ystävieni kanssa. He pelaavat joitakin pelejä, enkä tunne itseäni lainkaan väsyneeksi kokonaisen videopuhelupäivän jälkeen.
Etätyöntekijöiden palkkaaminen voi auttaa saavuttamaan tavoitteesi
Etänä palkkaaminen on erinomainen tapa varmistaa, että saat tehtävään parhaiten sopivan henkilön etkä vain tietyn säteen sisällä asuvaa parasta hakijaa.
Onnistuminen voi vaatia paljon työtä, mutta hyödyt ovat merkittäviä, sillä saat käyttöösi hyvin monipuolisia näkökulmia.
Yrityksessäni arvostamme todella paljon ihmisten erilaisten näkökulmien kuulemista, koska pyrimme luomaan maailmanlaajuisen tuotteen.
Etätyö ei ole ohimenevä ilmiö, eikä se ole enää vain muutamien ”digitaalisten nomadien” etuoikeus, vaan kyse on työn paradigman muutoksesta.
Jos tarvitset lisäapua tarvitsemasi osaajien löytämiseen, tutustu näihin vinkkeihin ehdokkaiden etsimiseen, erityisesti kansainvälisten työntekijöiden palkkaamista koskeviin vinkkeihin, tai neuvoihin vahvan työnantajabrändin rakentamiseksi ehdokkaiden houkuttelemiseksi.
Usein kysyttyä etätyöntekijöiden palkkaamisesta
Millaisia tehtäviä etätyöntekijöillä yleensä on?
Yleisiä etätyötehtäviä ovat:
- Ohjelmistokehittäjät
- Markkinoinnin ammattilaiset
- Asiakastukihenkilöt
- Suunnittelijat
- Sisällöntuottajat
- projektipäälliköt.
Tehtävät, jotka perustuvat digitaalisiin työkaluihin ja itsenäiseen työskentelyyn, soveltuvat yleensä hyvin etätyöhön.
Mikä on paras tapa maksaa palkkaa etätyöntekijöille?
Jos hoidat asian itse, voit käyttää kansainvälisiä palkanmaksualustoja, kuten Deeliä, Remote.comia tai Papaya Globalia, vaatimustenmukaisuuden, verojen ja valuutanvaihtojen hallintaan.
Vaihtoehtoisesti voit palkata työntekijän työnantajapalvelun (EOR) kautta, jos sinulla ei ole paikallista oikeushenkilöä työntekijän maassa.
Onko etätyöntekijöiden palkkaaminen edullisempaa?
Usein kyllä — yritykset säästävät toimitilojen, käyttöhyödykkeiden ja muuttokustannusten osalta sekä joissakin tapauksissa palkkakuluissa maantieteellisten elinkustannuserojen mukaan.
Myös etätyöhön liittyvät teknologiatuet, kansainväliset palkanmaksupalvelut ja paikalliset vaatimustenmukaisuusmaksut on kuitenkin otettava huomioon.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisäohjeita etätyöntekijöiden palkkaamiseen ja muihin osaamisen johtamisen aiheisiin, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja yritysjohtajille. Saat kaikki uusimmat artikkelimme, jotka auttavat sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
