Miten käyttäjäkokemuksen suunnittelun periaatteet voivat auttaa henkilöstöhallintoa ottamaan käyttöön uusia työkaluja ja palveluita
Käyttäjäkokemus kuuluu kaikille, ei vain teknologia-asiantuntijoille: Käyttäjäkokemuksen suunnittelu ei rajoitu teknologia-asiantuntijoihin, vaan siinä on kyse ihmisten käyttäytymisen ymmärtämisestä ja sen tekemisestä saavutettavaksi kaikille, jotka haluavat kehittää kokemuksia.
Käyttäjäkokemuksen periaatteet arjessa: Käyttäjäkokemuksen periaatteet ulottuvat paljon tuotelanseerauksia pidemmälle ja niitä voidaan soveltaa esimerkiksi webinaareihin ja sosiaaliseen mediaan, mikä osoittaa niiden merkityksen käyttäjien sitoutumisen parantamisessa erilaisissa tilanteissa.
Ihmiset ensin, koneet toisena: Psykologian asettaminen teknologian edelle korostaa ihmislähtöisen suunnittelun merkitystä ja painottaa tarvetta ymmärtää käyttäjiä syvällisemmin kaikilla osa-alueilla.
Jos olet yhtään minun kaltaiseni ja olet kiinnostuneempi ihmisistä kuin koneista, olet ehkä ajatellut, että käyttäjäkokemuksen (UX) suunnittelu edellyttää tietojenkäsittelytieteen tutkintoa ja huikeita koodaustaitoja.
Puhumme UX:stä jatkuvasti, kun julkaisemme uusia ominaisuuksia ja tuotteita, mutta käytämme UX-kieltä ja -periaatteita myös järjestäessämme webinaaria, luodessamme sosiaalisen median sisältöä ja suunnitellessamme sisäistä tiiminrakennusaktiviteettia.
UX-periaatteet läpäisevät kaiken tekemämme, ja olen täysin uppoutunut ja lumoutunut siitä, kuinka näillä näennäisen teknisillä asioilla on vähemmän tekemistä teknologian ja enemmän ihmisten psykologian kanssa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Missä UX-periaatteita voisi soveltaa paremmin kuin toiminnossa, jonka ainoa tarkoitus on auttaa ihmisiä tekemään työnsä mahdollisimman hyvin ja nauttimaan siitä?
Mitä UX on?
Käyttäjäkokemus (UX) ”viittaa tunteeseen, jonka käyttäjät kokevat käyttäessään tuotetta, sovellusta, järjestelmää tai palvelua”. UX on perinteisesti keskittynyt ohjelmistotuotteisiin ja siihen, miten niiden tarkoitetut käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa niiden kanssa. UX-suunnittelijan ajattelutapa — asiakkaan syvällinen ymmärtäminen ja sellaisten tuotteiden luominen, joita ihmiset haluavat käyttää, sen sijaan että loisimme tuotteita, joita heidän mielestämme pitäisi käyttää — on hyödyllinen ihmisistä ja kulttuurista vastaaville johtajille.
Useimmiten UX on keskeisessä asemassa ohjelmistotuotteiden suunnittelussa, kun käyttäjä on erillään tuotteen tarjoajasta ja käyttää tuotetta itsenäisesti.
Osana tätä UX-suunnittelijat keskittyvät kaikkeen asiakashaastatteluihin osallistumisesta asiakkaiden ongelmakohtien ymmärtämiseen, tuotemallien suunnitteluun, niiden koodaamiseen ja tuoteominaisuuksien suorituskyvyn mittaamiseen.
Miksi UX on tärkeä ihmisistä ja kulttuurista vastaavassa työssä?
Ihmisistä ja kulttuurista vastaaville johtajille annetaan jatkuvasti tehtäväksi kehittää uusia tapoja tehdä olemassa olevia asioita (palkanlaskennan hallinta, edut ja lomakäytäntö) sekä luovia tapoja tehdä uusia asioita (tunnustusohjelmien käynnistäminen, tiimien yhteydenpidon auttaminen, työntekijöiden sitoutumisen edistäminen jne.).
Siksi ihmisistä ja kulttuurista vastaavat johtajat tiimeineen julkaisevat jatkuvasti uusia tuotteita ja palveluita sisäisille asiakkailleen eli yrityksen työntekijöille. UX-ajattelutapa auttaa suunnittelemaan nämä työkalut ja prosessit tavalla, joka tekee niistä työntekijöille helppokäyttöisiä, yksinkertaisia ja miellyttäviä käyttää.
Miten UX-suunnittelun periaatteita sovelletaan henkilöstöhallinnon työkaluihin ja prosesseihin
UX-suunnittelijat hyödyntävät työssään monia UX-suunnittelun periaatteita. Jotkin niistä ovat merkityksellisiä palveluiden suunnittelussa, ja niitä voidaan helposti soveltaa henkilöstöhallinnon työkalujen ja prosessien suunnitteluun.
Kenelle tämä on tarkoitettu?
Tämän periaatteen lähtökohtana on, että ennen ratkaisujen kehittämistä käyttäjä tulisi ymmärtää kokonaisvaltaisesti, mukaan lukien:
- Hänen tarinansa
- Ongelmakohdat
- Niihin liittyvät tunteet ja ajatukset
- Miten hän hyötyy ratkaisusta ja
- Miten hän aikoo käyttää sitä.
On mahdotonta luoda työkalua tai prosessia, josta käyttäjät pitävät, jos et ymmärrä heitä kokonaisvaltaisesti.
Kun sinulla on selkeä kuva käyttäjistä ja heidän tarinoistaan (esimerkiksi asiakashaastattelujen ja havainnoinnin avulla), voit palata suunnittelupöydän ääreen ja alkaa miettiä tapoja ratkaista ongelma.
Sovellettuna henkilöstöhallintoon
HeyTacossa meille tullaan usein kertomaan, että halutaan käynnistää tunnustusohjelma, koska työntekijät ovat kertoneet henkilöstön sitoutumista koskevassa kyselyssä, etteivät he koe saavansa arvostusta tiimikavereiltaan ja johdolta.
Ongelman ratkaisemisesta kiinnostunut henkilöstötiimi ryhtyy suoraan kartoittamaan erilaisia tunnustus- ja palkitsemisalustoja keskustelematta ensin sisäisten asiakkaidensa eli työntekijöiden kanssa siitä, mikä saa heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja mitä tällä hetkellä puuttuu.
Jos työntekijöiden palautteeseen ei perehdytä syvällisemmin eikä ymmärretä yhden henkilön lisäksi tiimissä olevien erilaisten asiakaspersoonien kirjoa, tunnustusohjelma on tässä tapauksessa tuomittu epäonnistumaan ja luomaan kokemuksen, johon kukaan ei sitoudu.
Älä pakota minua ajattelemaan
Mitä vaikeamman valinnan teemme käyttäjillemme, sitä epätodennäköisemmin he tekevät valinnan ja sitä todennäköisemmin he luovuttavat. Tämän periaatteen tavoitteena on helpottaa käyttäjien päätöksentekoa, jotta tehtävän suorittamisen todennäköisyys kasvaa.
Marvelin mukaan kolme asiaa lisää kognitiivista kuormitusta: liian monet vaihtoehdot, valinnan tekemiseen vaadittava liiallinen ajattelu ja epäselvyys.
Kun esimerkiksi seuraavan kerran valitset ystäviesi kanssa illallispaikkaa, suosittele kahta erittäin hyvää vaihtoehtoa ja tuo esiin niiden ruokalistan paras annos viiden hyvin epämääräisen vaihtoehdon sijaan. Veikkaan, että koko ryhmä pääsee päätökseen paljon nopeammin.
Sovellettuna HR:ään
20 vaihtoehdon tarjoaminen terveydenhuoltoetuuksiin kuulostaa mahtavalta, mutta se voi saada uuden työntekijän pään pyörälle. Auta ihmisiä päättämään, mikä suunnitelma sopii heille parhaiten, esittämällä muutama kysymys ja lähettämällä sen jälkeen kolme heidän tilanteensa perusteella suosittelemaasi vaihtoehtoa.
Käytettävyys: vaivannäön tuotto
Käytettävyys mittaa sitä, kuinka helppoa jotakin on käyttää. Käytettävyyttä voi mitata muutamalla eri tavalla:
- Pystyvätkö ihmiset suorittamaan tehtävän?
- Kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää?
- Muistavatko he, miten tehtävä suoritetaan, vaikka aikaa olisi kulunut pidemmän aikaa?
- Oliko tehtävän suorittaminen heidän mielestään miellyttävä kokemus?
Kun otat nämä kriteerit huomioon suunnitellessasi uutta palvelua tai käynnistäessäsi uuden sisäisen tuotteen, kuten uuden työntekijäkäsikirjan, voit luoda työntekijöillesi mieluisia käyttökokemuksia myös suhteellisen tylsissä tehtävissä, kuten W2-lomakkeen lataamisessa.
Sovellettuna HR:ään
Kun esimerkiksi luot uusien esihenkilöiden koulutusta, mieti, miten voisit parantaa koulutuksen käytettävyyttä edellä mainittujen kriteerien perusteella. Älä kirjoita pitkiä käsikirjoja ja koulutusoppaita, jotka aiot toimittaa esihenkilöille siinä toivossa, että he lukevat ne.
Ajattele sen sijaan tehtävää, jonka haluat uusien esihenkilöiden suorittavan, ja sitä, miten voit tehdä sen suorittamisesta heille helppoa ja miellyttävää. Saatat huomata, että tiedon ja sisällön jakaminen pieniksi helposti omaksuttaviksi kokonaisuuksiksi ja niiden lähettäminen esihenkilöille kerran viikossa heidän ensimmäisten työkuukausiensa ajan voi parantaa koulutuksen käytettävyyttä ja puolestaan tehostaa esihenkilöiden suoriutumista tehtävässään.
Tunnet kontekstin
Tässä periaatteessa on kyse siitä, että tiedät, miten, milloin ja miksi asiakkaasi käyttävät luomaasi työkalua tai palvelua. Ongelman ratkaiseminen työkalun avulla ei riitä. Jos ymmärrät tilanteet, joissa asiakas käyttää työkalua, hän ottaa sen todennäköisemmin käyttöön.
Sovellettuna HR:ään
Kun otat käyttöön uuden tunnustustyökalun, pohdi, miksi ihmiset osoittavat tunnustusta toisilleen, kuinka usein he tekevät niin ja missä.
Jos opit, että ihmiset haluavat kiittää heti, kun asia, josta he haluavat osoittaa kiitollisuutta, tapahtuu, ja he haluavat tehdä sen nykyisiä työkalujasi käyttäen, harkitse tunnustamisen liittämistä osaksi heidän päivittäistä työnkulkuaan.
Tee tunnustustyökalun käyttäminen helpoksi sekä tietokoneella että kannettavalla tietokoneella, jotta he voivat kiittää myös ollessaan poissa suuren näytön ääreltä.
Kerää palautetta – arvioi ja mukauta.
Ihmisiin ja kulttuuriin liittyvien palvelujen ja työkalujen kohdalla niiden käyttöönotto ja unohtaminen ei ole koskaan oikea ratkaisu. Kun sisäiset asiakkaamme ja liiketoimintaympäristömme muuttuvat, meidän on muutettava myös tapaamme tuottaa arvoa asiakkaillemme.
Aloitteidesi jatkuva arviointi ja mukauttaminen auttavat sinua pysymään muuttuvien mieltymysten, makujen ja ympäristöjen edellä.
Sovellettuna HR:ään
Sen lisäksi, että pyydät henkilöstöltäsi palautetta ja lähetät henkilöstökyselyitä, yksi alihyödynnetty tapa oppia on seurata heidän vuorovaikutustaan tuotteen tai palvelun kanssa. Ihmiset eivät toisinaan tiedosta jotakin asiaa, mutta he osoittavat paljon ajatuksistaan, jos vain seuraat, miten he käyttävät jotakin.
Monia asioita voidaan muuttaa, vaikka siihen menisi aikaa. Mitä suuremmat panokset ovat kyseessä (mitä vaikeampaa jotakin on muuttaa, kuten palkanlaskentapalvelun tarjoajaa), sitä tärkeämpää on käyttää alussa aikaa käyttäjien kipukohtien selvittämiseen, hyödyntää ilmaisia kokeilujaksoja, perustaa pilottiryhmiä ja kerätä palautetta varhaisessa vaiheessa ja usein.
Mitä pienemmät panokset ovat kyseessä, sitä enemmän sinulla on tilaa kokeilla ja oppia yhdessä asiakkaidesi kanssa.
Yhteisökokemus
Haluatko jatkaa keskustelua siitä, miten voit kehittää henkilöstökokemuksia ja prosesseja? Liity People Managing People -yhteisöön, jossa voit tehdä yhteistyötä ja jakaa ideoita muiden HR- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisten kanssa, jotka kohtaavat päivittäin samoja haasteita kuin sinäkin.
