Mitä on toimistotilojen varaus? Täydellinen opas hybridityöpaikoille

Mitä toimistohotellointi on?

Toimistohotellointi on joustava työtilojen hallintastrategia, jonka avulla työntekijät voivat varata työpisteitä, toimistoja tai kokoushuoneita tarpeen mukaan sen sijaan, että heillä olisi pysyvästi määrätyt työtilat.

Tämä lähestymistapa on yleinen yrityksissä, joissa käytetään joustavia työjärjestelyjä, kuten etätyötä tai hybridityömalleja ja joissa työntekijät eivät tarvitse omaa työtilaa joka päivä.

Miten toimistohotellointi toimii?

Verkossa toimivan varausalustan, kuten toimistotilojen hallinta-alustan tai toimistohotellointiohjelmiston, avulla työntekijät voivat valita tarpeitaan vastaavan työtilan ja kirjautua sisään saapuessaan. 

Jotkin järjestelmät integroituvat kalentereihin ja toimistokarttoihin, jolloin työntekijät voivat valita työtiloja läheltä työtovereita tai tarvitsemiaan resursseja.

Saapuessaan työntekijät kirjautuvat sisään kioskin, mobiilisovelluksen tai QR-koodin avulla vahvistaakseen varauksensa.

Varauksen päättyessä työntekijät kirjautuvat ulos, ja työtila voidaan siivota ennen seuraavaa varausta. 

Monet organisaatiot hyödyntävät myös toimistohotellointijärjestelmän analytiikkaa tilankäytön seuraamiseen, istumapaikkojen saatavuuden säätämiseen ja toimiston tehokkuuden parantamiseen.

‘Puhtaan’ toimistohotelloinnin lisäksi jotkin organisaatiot ottavat käyttöön hybridimallin. Esimerkiksi vain osa työtiloista voidaan määrittää varattaviksi, tai kullekin osastolle voidaan osoittaa omat alueensa, joiden sisällä työntekijät voivat valita työpisteensä.

Toimistohotelloinnin hyödyt

Organisaatiot voivat hyödyntää toimistohotellointia toimistotilojen tehokkaampaan käyttöön sekä etä- ja hybridityöntekijöiden tukemiseen. Mahdollisia hyötyjä ovat:

• Tilankäytön optimointi: Vähentää suuren toimistopinta-alan tarvetta, koska yritykset voivat käyttää tilaa tehokkaammin. Pienempi tila tarkoittaa yleensä myös pienempiä vuokra- ja ylläpitokustannuksia.
• Joustavuus: Työntekijät voivat valita työskentelypaikkansa päivän tarpeiden mukaan, kuten rauhallisen alueen keskittymistä vaativaan työhön tai yhteistyötilan tiimikokouksia varten.
• Kannustaa yhteistyöhön: Eri osastojen tai tiimien työntekijät voivat istua tiettynä päivänä lähekkäin, mikä edistää toimintojen välistä viestintää ja yhteistyötä.
• Työntekijöiden tyytyväisyys: Toimistohotellointi tarjoaa työntekijöille joustavuutta ja itsenäisyyttä työympäristön valinnassa, mikä voi parantaa työtyytyväisyyttä ja työn ja muun elämän tasapainoa.
• Parempi tieto toimiston käytöstä: Organisaatiot voivat seurata tilankäytön malleja ja mukauttaa toimintaansa niiden perusteella sekä optimoida toimiston pohjaratkaisun vastaamaan paremmin henkilöstön todellisia tarpeita.
• Ympäristöhyödyt: Kun suurten toimistotilojen lämmitykseen, jäähdytykseen ja ylläpitoon tarvitaan vähemmän resursseja, yritykset voivat pienentää ympäristöjalanjälkeään ottamalla käyttöön toimistohotelloinnin.

Organisaatiotyypit, jotka yleensä hyötyvät eniten toimistohotelloinnista

Toimistohotelloinnista eniten hyötyvillä organisaatioilla on yleensä hybridi- tai kasvava henkilöstö. Näitä ovat:

• Hybridi- ja etätyöpainotteiset yritykset: Yritykset, joissa työntekijät jakavat työaikansa kodin ja toimiston välillä, voivat vähentää käyttämättömien työpisteiden määrää ja tehostaa tilankäyttöä.
• Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut: Yritykset, joiden työntekijät matkustavat usein, työskentelevät asiakkaiden kanssa tai vaihtavat tiimejä, hyötyvät joustavista istumajärjestelyistä.
• Kasvuyritykset: Nopeasti kasvavat yritykset, joiden tiimirakenteet kehittyvät, voivat kasvattaa työtilaansa toimistohotelloinnin avulla ilman tarpeetonta toimitilojen laajentamista.
• Yritysten pääkonttorit ja yhteiskäyttöiset toimistot: Suuret yritykset, joilla on useita osastoja, sekä yhteiskäyttötilat voivat parantaa yhteistyötä ja optimoida toimistotilojen käyttöä.
• Terveydenhuolto- ja lääkeyritykset: Kenttämyyntitiimit, tutkijat tai asiantuntijat, jotka eivät tarvitse pysyvää työpistettä päivittäin, voivat hyötyä joustavista varattavista työtiloista.
• Oppilaitokset ja tutkimusorganisaatiot: Yliopistot, tutkimuskeskukset ja innovaatiokeskukset voivat hallita yhteiskäyttöisiä toimistoja ja yhteistyötiloja tehokkaasti toimistohotelloinnin avulla.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Toimistohotelloinnin haasteet

Toisaalta toimistohotellointiin voi liittyä myös seuraavia haasteita:

• Varausristiriidat: Työntekijöillä voi olla vaikeuksia saada haluamansa työtila, erityisesti toimiston ruuhkaisina päivinä, mikä aiheuttaa turhautumista.
• Henkilökohtaisen tilan menettäminen: Työntekijät voivat tuntea olevansa irrallaan muista tai olonsa epämukavammaksi ilman omaa työtilaa, jota voisi muokata mieleisekseen. Eräs Reddit-käyttäjä kuvaili työntekijöitä ilmauksella 'väärään paikkaan joutuneet puolisisarukset’.
• Työpöytien varaaminen yli tarpeen: Näin tapahtuu, kun työntekijät varaavat työpöytiä tarpeettomasti pitkäksi aikaa, mikä rajoittaa saatavuutta ja heikentää tilankäytön tehokkuutta.
• Riippuvuus teknologiasta: Työtilahotellit perustuvat vahvasti varausjärjestelmiin, ja tekniset ongelmat voivat häiritä prosessia.

Vinkki ammattilaiselta

Investointi virtuaaliseen, mobiiliystävälliseen huoneenvarausjärjestelmään, joka peruu varauksen automaattisesti, jos kukaan ei saavu paikalle, on ratkaisevan tärkeää, jotta joku muu voi käyttää ajan. Viestikää käytännöstä myös säännöllisesti. — Katrina Magdol, perustaja ja pääkonsultti, Amalou Consulting

Toimistotyötilahotelli vai vapaa työpöytävalinta

Toimistotyötilahotellissa työntekijät voivat varata työpöytiä tai tiloja etukäteen, mikä lisää ennakoitavuutta ja tehostaa tilanhallintaa varausjärjestelmän avulla. 

Vapaassa työpöytävalinnassa puolestaan toimitaan saapumisjärjestyksessä: työntekijät valitsevat saatavilla olevan työpöydän saapuessaan. Tämä tarjoaa enemmän spontaaniutta mutta vähemmän rakennetta. 

Työtilahotelli sopii paremmin suunniteltuihin toimistokäynteihin, kun taas vapaa työpöytävalinta sopii joustaviin, ennalta suunnittelemattomiin työpäiviin.

Voit lukea lisää artikkelistamme työtilahotellin ja vapaan työpöytävalinnan eroista.

Mistä tiedät, sopiiko toimistotyötilahotelli yrityksellesi?

Kuten mainittu, useimmat organisaatiot voivat hyödyntää työtilahotellia jossain määrin. Seuraavassa on muutamia merkkejä, joita kannattaa tarkkailla:

1. Henkilöstön rakenne

• Hybridi- tai etätyötä tekevä henkilöstö: Jos merkittävä osa henkilöstöstäsi työskentelee etänä tai hybridimallilla, työtilahotellin käyttöönotto voi auttaa hyödyntämään tiloja mahdollisimman tehokkaasti.
• Liikkuvat tai matkustavat työntekijät: Jos tiimisi matkustaa usein työn vuoksi, toimistotyötilahotelli voi tarjota väliaikaisia työtiloja toimistolla vieraileville työntekijöille.

2. Toimistotilojen käyttöaste

• Vähäisessä käytössä olevat tilat: Jos huomaat, että toimistossasi on päivän aikana paljon tyhjiä työpöytiä tai kokoushuoneita, etenkin kun hybridi- ja etätyö yleistyvät, toimistotyötilahotelli voi auttaa maksimoimaan käytettävissä olevien tilojen hyödyntämisen.
• Kiinteistökustannukset: Jos maksat suurista toimistotiloista, mutta huomaat, ettei niitä hyödynnetä täysimääräisesti, työtilahotelli voi pienentää toimitilojesi määrää ja alentaa yleiskustannuksia vaarantamatta työntekijöiden tuottavuutta.

3. Joustavuuden tarve

• Tiimien koon tai sijainnin muuttuminen: Jos yrityksesi kasvaa nopeasti tai sitä organisoidaan usein uudelleen, toimistotyötilahotelli voi tarjota tarvittavaa joustavuutta ylös- tai alaspäin skaalautumiseen ilman pitkäaikaisiin vuokrasopimuksiin sitoutumista tai pysyvien työpisteiden uudelleenjärjestelyä.
• Projektipohjainen työ: Tiettyjen projektien perusteella muodostuvat ja purkautuvat tiimit voivat hyötyä työtilahotellista, sillä ne voivat varata tiloja tarpeen mukaan, mikä edistää yhteistyötä ja vähentää pysyvien työpisteiden tarvetta.

4. Työntekijöiden mieltymykset

• Joustavuuden kaipuu: Jos työntekijäsi ovat ilmaisseet kiinnostuksensa joustaviin työjärjestelyihin, toimistotyötilahotelli voi tukea tätä antamalla heidän valita työskentelypaikkansa toimistolle tullessaan.
• Yhteistyöhön perustuva työkulttuuri: Jos yhteistyö osastojen tai tiimien välillä on olennaista, toimistotyötilahotelli voi edistää toimintojen välistä vuorovaikutusta antamalla työntekijöille mahdollisuuden varata työtiloja kollegoiden tai projektitiimien läheltä.

5. Tilanhallinnan monimutkaisuus

• Useita toimipisteitä: Jos yrityksesi toimii useissa toimipisteissä, työpistehotelli voi auttaa yhdenmukaistamaan tilanhallintaprosessia eri toimipaikoissa ja tarjota työntekijöille yhtenäisen kokemuksen riippumatta siitä, missä he työskentelevät.
• Kokoushuoneiden ja resurssien varaus: Työpistehotelli integroidaan usein muihin varausjärjestelmiin, kuten kokoushuoneiden aikataulutustyökaluihin, ja se tukee resurssien hallintaa (esimerkiksi näyttöjä ja projektoreita). Jos nykyinen prosessisi näiden resurssien hallintaan on monimutkainen tai tehoton, työpistehotelli voi yksinkertaistaa sitä.

Toimiston työpistehotellin parhaat käytännöt

Muistatko aiemmin mainitut haasteet? Työpistehotelli voi olla erinomainen ratkaisu, mutta se edellyttää huolellista toimistotilojen hallintaa. 

Seuraavat parhaat käytännöt auttavat sinua välttämään nämä haasteet ja hyödyntämään työpistehotellin edut organisaatiossasi täysimääräisesti.

1. Suunnittele työntekijöiden tarpeiden mukaan

• Ymmärrä työskentelytavat: Tee kyselyitä tai haastatteluja selvittääksesi, miten työntekijät haluavat työskennellä (etänä, hybridiympäristössä tai toimistolla), ja mukauta työpistehotelli vastaamaan näitä tarpeita tarjoamalla erilaisia työskentelyvaihtoehtoja (hiljaisia alueita, yhteistyötiloja ja niin edelleen).
• Jaa toimisto alueisiin: Suunnittele eri työskentelytavoille omat alueensa (esimerkiksi yhteistyötilat ja henkilökohtaiset työskentelytilat). Näin työntekijät löytävät helposti päivittäisiin tehtäviinsä sopivan työskentelytilan.

2. Luo selkeät käytännöt ja ohjeet

• Määritä varauskäytännöt: Aseta selkeät säännöt esimerkiksi sille, kuinka kauan etukäteen työskentelytiloja voi varata, mitkä ovat varausrajat ja peruutusmenettelyt sekä millaisia siivous- ja henkilökohtaisten tavaroiden säilytyskäytäntöjä noudatetaan. 
• Aseta aikarajat: Kannusta työntekijöitä varaamaan työpisteitä vain tarvitsemikseen tunneiksi tai päiviksi, jotta työpisteitä ei varata tarpeettomasti. Työpisteiden käyttöä koskeva aikaraja voi edistää jaettujen tilojen oikeudenmukaista saatavuutta.
• Saapumatta jättämisten hallinta: Luo menettely saapumatta jättämisten käsittelyyn, esimerkiksi vapauttamalla varaamattomana olevat työpisteet automaattisesti tietyn ajan kuluttua.

Author's Tip

Käytä automaattisia Slack- tai Teams-muistutuksia, kuten: “Sinulle on varattu työpiste huomiseksi 5. kerroksesta. Haluatko peruuttaa varauksen?” Tämä vähentää saapumatta jättämisiä ja vapauttaa tilaa muille ilman manuaalista valvontaa.

3. Tarjoa riittävät varusteet

• Ergonomiset kalusteet: Varmista, että työpisteissä on mukavat ja säädettävät kalusteet. ”Liikkuvilla” työntekijöillä tulee olla käytettävissään yhtä hyvä ergonominen tuki kuin työntekijöillä, joilla on pysyvä työpiste.
• Yhtenäinen teknologia: Varusta kaikki työpistehotellin työskentelytilat yhtenäisillä laitteilla, kuten näytöillä, telakointiasemilla ja pistorasioilla.
• Henkilökohtaisten tavaroiden säilytys: Tarjoa lokeroita tai säilytysratkaisuja, joissa työntekijät voivat säilyttää henkilökohtaisia tavaroitaan ja työvälineitään turvallisesti silloin, kun he eivät ole toimistolla.

4. Tarjoa joustavia työskentelytiloja

• Monipuoliset tilat: Nykyaikaiset toimistot tarjoavat erilaisia työskentely-ympäristöjä, kuten avotyöpisteitä, yksityisiä toimistoja, yhteistyötiloja ja hiljaisia alueita. Näin työntekijät löytävät kuhunkin tehtäväänsä sopivan ympäristön.
• Hybridikokoushuoneet: Varmista, että kokoushuoneissa on videoneuvottelulaitteet ja muut yhteistyötyökalut, jotta niissä voidaan järjestää hybridikokouksia toimistolla ja etänä osallistuville tiimin jäsenille.

Author's Tip

Ryhmittele samankaltaisia toimintoja tai tiimejä “alueiksi” varauskäytäntöjen ja työnkulkujen tarpeiden perusteella. Tämä tekee työpistehotellista tarkoituksenmukaisemman ja yhtenäisemmän kokonaisuuden, vaikka ihmiset eivät olisikaan paikalla päivittäin.

More Articles

• Vaikea osuus alkaa, kun tekoäly toimii
• Mikä on HRIS? Ominaisuudet, hyödyt ja esimerkit
• Tärkein tekoälypäätös, jonka henkilöstöhallinto tekee, on se, mitä ei automatisoida

5. Seuraa ja optimoi tilankäyttöä

• Seuraa käyttödataa: Hyödynnä toimistoteknologioiden tarjoamaa analytiikkaa työtilojen käyttöasteen seuraamiseen ja trendien, kuten vähän käytettyjen alueiden tai huippukäyttöaikojen, tunnistamiseen.
• Toimistohallinto: Nimeä toimistosta vastaava henkilö, joka seuraa, ketkä todella ovat työpisteillään sen sijaan, että vain varaavat työpisteen. Tämä on auttanut parantamaan saatavuutta.
• Säädä pohjaratkaisua kysynnän perusteella: Muokkaa toimiston pohjaratkaisuja käyttödatan perusteella vastaamaan kysyntää ja lisää tarvittaessa yhteistyötiloja tai rauhallisia alueita.
• Analysoi kustannussäästöt: Analysoi säännöllisesti työtilojen hotellipalvelun taloudellisia hyötyjä, kuten pienempiä kiinteistökustannuksia ja energiansäästöjä, arvioidaksesi ohjelman onnistumista.
• Kerää palautetta säännöllisesti: Selvitä kyselyiden tai fokusryhmien avulla työntekijöiden tyytyväisyyttä työtilojen hotellipalveluun.

Miten valita toimiston työtilojen hotellipalveluratkaisu

Kuten mainittua, työtilojen hotellipalvelu perustuu erikoistuneeseen toimistoteknologiaan, jotta se toimisi tehokkaasti. Tässä on joitakin keskeisiä tekijöitä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun valitset tarpeisiisi parhaiten sopivaa ratkaisua:

1. Helppokäyttöisyys: Etsi alusta, jossa on yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä, jonka avulla työntekijät voivat helposti varata työpisteitä, kokoushuoneita ja muita tiloja ilman epäselvyyksiä.
2. Integraatio olemassa oleviin järjestelmiin: Varmista, että ratkaisu integroituu nykyisiin ohjelmistoihisi, kuten kalentereihin, HR-sovelluksiin, viestintätyökaluihin ja toimistotilojen hallintaohjelmistoihin. Etsi esimerkiksi Deskfoundin kaltaisia ratkaisuja, jotka tukevat kertakirjautumista (SSO) ja muita turvatoimia, jotta ne sopivat IT-infrastruktuuriisi.
3. Helppokäyttöisyys mobiililaitteilla: Etsi ratkaisu, joka tukee mobiilikäyttöä ja jonka avulla työntekijät voivat varata tiloja liikkeellä ollessaan sekä tarkistaa saatavuuden reaaliajassa.
4. Tilojen reaaliaikainen hallinta: Järjestelmän tulisi tarjota reaaliaikaisia tietoja työpisteiden saatavuudesta ja toimiston käyttöasteesta, jotta tilojen optimointi ja seuranta olisi tehokkaampaa. Esimerkiksi OfficeSpacessa on hyödyllisiä työkaluja toimiston pohjaratkaisujen hallintaan, käyttöasteen optimointiin ja käyttödatan seurantaan.
5. Mukautettavuus: Harkitse ratkaisuja, jotka voidaan räätälöidä yrityksesi erityistarpeisiin, kuten nimeämällä tiimeille omia alueita, tukemalla kiinteitä ja joustavia työpisteitä tai tarjoamalla toistuvia varauksia. Edenin lähialueominaisuus on tästä hyvä esimerkki.
6. Analytiikka ja raportointi: On hyödyllistä, jos ratkaisu tarjoaa yksityiskohtaisia raportteja tilojen käytöstä ja auttaa tekemään dataan perustuvia päätöksiä toimistotilojen suunnittelun, mukaan lukien tilojen järjestelyn ja resurssien kohdentamisen, optimoimiseksi. 

Toimittajan tuki ja skaalautuvuus: Lue arvosteluja ja hyödynnä verkostojasi valitaksesi toimittajan, jolla on vahva asiakastuki ja ratkaisu, joka voi kasvaa yrityksesi mukana tai mukautua sen muuttuviin työtilatarpeisiin.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Valmis uudistamaan toimistosi älykkäällä uudella työpaikkasuunnittelulla? Jos haluat lisää neuvoja toimistotilojesi asianmukaiseen hyödyntämiseen, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja yritysjohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.