Harkitsetko työntekijöiden intranetiä? Lue tämä ensin
Eli harkitset intranetiä tai ehkä sinulla on jo sellainen, mutta se ei palvele tarpeitasi.
Oikein hyödynnettyinä työntekijöiden intranet-ratkaisut voivat olla arvokas resurssi, joka tehostaa toimintaa ja parantaa työntekijäkokemusta.
Mikä on työntekijöiden intranet?
Työntekijöiden intranet on suljettu verkko, jossa yrityksen työntekijät voivat viestiä keskenään sekä jakaa uutisia, asiakirjoja ja käytäntöjä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ne ovat erityisen suosittuja suurissa, kansainvälisesti hajautuneissa organisaatioissa, joissa niitä käytetään tiedon jakamiseen ja yrityksen viestinnän parantamiseen pitkälti digitaalisessa työympäristössä.
Sisäinen viestintä helpottuu, kun työntekijöillä on yksi paikka ideoiden vaihtamiseen ja resurssien jakamiseen. Intranettien haasteena on kuitenkin se, että ne jäävät usein ”ullakolle” aivan kuten parka Miss Havisham.
Korkeat hylkäysluvut johtuvat siitä, että monissa intraneteissä on ongelmia, kuten päällekkäistä tietoa ja sekavia käyttöliittymiä. Kuten Dhiraj Sharma selittää:
Ajan myötä [intranet-järjestelmästä] tulee sisällön kaatopaikka, jota yksikään työntekijä ei halua käydä läpi, koska siellä ei ole mitään logiikkaa, tarkoitusta tai arvoa – aivan kuten romulaatikossa. Helposti saavutettavasta yhden luukun palvelusta tulee epämieluisa tietotulva. Henkilöstösi lopulta hylkää sen ja etsii vastauksia muualta helpommin.”
Miten varmistat, että työntekijät käyttävät intranetiäsi?
24 % yrityksistä ei ole tyytyväisiä intranetinsä käyttöliittymään, ja 15 % pitää hakutyökaluaan riittämättömänä. On selvää, että monissa käytössä olevissa intraneteissä on melkoinen määrä ongelmia.
Työntekijöiden intranetin onnistuneen käyttöönoton ja käytön varmistamisen avain on esteiden tunnistaminen ennen käyttöönottoa ja niiden ratkaiseminen heti alusta alkaen.
Seuraavassa on muutamia tapoja varmistaa työntekijöiden sitoutuminen yrityksesi intranetiin.
1. Keskity käyttökokemuksen parantamiseen
Käyttökokemuksen eli UX:n parantaminen on tehokkain tapa lisätä työntekijöiden sitoutumista intranetiisi. Käyttökokemusta parantaessasi tavoitteesi tulisi olla sellaisen ratkaisun suunnittelu, jonka oppimiskynnys on matala.
UX eroaa käyttöliittymästä eli UI:sta, mutta ne liittyvät läheisesti toisiinsa. Selkeä ja johdonmukainen käyttöliittymä parantaa käyttökokemusta, koska se tekee navigoinnista helppoa ja auttaa käyttäjää löytämään nopeasti etsimänsä sisällön.
Kuten minkä tahansa verkkosovelluksen kohdalla, tavoitteena on ohjata käyttäjät haluamaansa paikkaan mahdollisimman vähillä napsautuksilla. Tämä tarkoittaa aikaa käyttäjien tarpeiden tutkimiseen ja asianmukaisen tietoarkkitehtuurin suunnitteluun siten, että sivut ja osiot järjestyvät loogiseksi hierarkiaksi.
2. Näytä esimerkkiä käyttämällä intranetiä johdon tasolla
Intranettien vähäinen käyttö esihenkilötasolla voi vaikuttaa kielteisesti työntekijöiden sitoutumiseen. Kun johtajat eivät ole vuorovaikutuksessa intranetissä tai jaa päivityksiä säännöllisesti, työntekijät eivät innostu yhtä helposti kyseisen resurssin käyttämisestä.
Osastopäälliköiden valtuuttaminen huolehtimaan intranet-järjestelmien ylläpidosta voi olla erinomainen ratkaisu.
Esimerkiksi HR-päällikön tulisi vastata intranet-järjestelmän HR-osion ylläpidosta. Hän voi julkaista intranetissä päivitetyn etuuspolitiikan, uusien työntekijöiden perehdytysprosessit, usein kysytyt kysymykset tai muita henkilöstöhallintoon liittyviä päivityksiä.
3. Hyödynnä erilaisia sisältömuotoja
Intranettejä voidaan käyttää työntekijöiden sitoutumisen edistämiseen herättämällä kiinnostusta yrityksen uutisia ja tapahtumia kohtaan. Niitä voidaan käyttää myös palautteen keräämiseen vuorovaikutteisilla ominaisuuksilla, kuten kyselyillä.
Erilaisten sisältömuotojen hyödyntäminen ”piristää” käyttäjäkokemusta ja johtaa korkeampaan sitoutumiseen. Se on työntekijöiden hyvinvointiin tehtävä investointi, joka maksaa itsensä takaisin pitämällä henkilöstön ajan tasalla päivittäin.
4. Hyödynnä mittareita optimointiin
Modernin työntekijöiden intranet-ohjelmiston tulisi auttaa arvioimaan julkaisemasi sisällön parissa tapahtuvaa sitoutumista, jotta voit jatkaa sen optimointia – aivan kuten verkkosivustosi tai sosiaalisen median sisältöjen kohdalla.
Ota käyttöön työntekijöiden valvontaohjelmisto käyttäjien napsautusten seuraamiseksi etusivulla ja tärkeimmillä laskeutumissivuilla. Näin tunnistat tehokkaimmat linkit ja toimintakehotukset, mikä auttaa sinua priorisoimaan kriittisen sisällön ja optimoimaan käyttäjien sitoutumisen. Jos näin ei tehdä, seurauksena on huono käyttäjäkokemus ja laskevat konversioasteet
Mittareiden tarkastelun lisäksi voit myös pyytää työntekijöiltä palautetta istunnon lopussa esimerkiksi kysymällä “löysitkö tänään etsimäsi?” ja “Kuinka helppoa etsimäsi löytäminen oli?”
On myös hyvä käytäntö jakaa sisältöä sen merkityksellisyyden perusteella. Vaikka työntekijät ovat yleensä uteliaita, työntekijän uutisvirran optimointi merkityksellisen sisällön perusteella pitää sen selkeänä. Varmista tämä tarkistamalla, tarjoaako intranet mahdollisuuden jakaa sisältöä vain tietylle työntekijäryhmälle.
Esimerkkejä työntekijöiden intraneteistä
Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla käsitys siitä, miltä hyvä yrityksen intranet näyttää. Avuksi tässä on muutama esimerkki hyvin toteutetuista yritysten intraneteistä.
1. DBS Bank
DBS Bank voitti Vuoden modernin intranetin palkinnon joulukuussa 2021, joten mikä olisikaan parempi esimerkki?
Tämän järjestelmän hienous on siinä, että työntekijät voivat käyttää intranetiä useiden kanavien kautta, kuten:
- OneBot-virtuaaliavustaja: keskusteleva käyttöliittymä tehtävien ja kyselyiden käsittelyyn.
- DBS Search: ominaisuus, jonka avulla työntekijät voivat hakea yrityksen sisällöstä ja datasta.
- OneMobile: yrityksen intranetjärjestelmän mobiilikäyttöliittymä.
Intranet tarjoaa työntekijöille kattavan digitaalisen ympäristön, jossa he voivat menestyä. Sen kolme alustaa keskittyvät työntekijäkokemuksen eri osa-alueisiin:
- F3W (työn tulevaisuus, työpaikka ja työvoima): työn tulevaisuutta käsittelevä foorumi
- iHealth-sovellus: DBS:n työntekijöille tarkoitettu hyvinvointiresurssi
- Life@DBS: yrityksen oma sosiaalinen verkosto, jossa työntekijät voivat verkostoitua ja rakentaa työajan ulkopuolisia ihmissuhteita
DBS:n intranet on myös erinomainen esimerkki työntekijöiden ylläpitämästä alustasta. DBS kannustaa käyttäjiä arvioimaan järjestelmää ja tekemään ehdotuksia, ja EJC (työntekijäpolkuneuvosto) pyrkii löytämään korjaamista vaativia puutteita käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.
DBS on hieno esimerkki onnistuneesti toteutetusta intranetistä, koska se tarjoaa työntekijöille miellyttävän kokemuksen, monikanavaisen pääsyn ja yksilöllisen kokemuksen, joka vahvistaa DBS:n kulttuuria digitaalisella työpaikalla.
2. 3M Go
Yhdysvalloissa toimivalla monikansallisella teollisuuskonserni 3M:llä oli surkeasti suunniteltu intranet, jonka sekavaa käyttöliittymää työntekijät eivät juuri käyttäneet. Se oli sekava kokoelma linkkejä ja 3M:n muiden toimipisteiden intranetjärjestelmiä.
Suunnittelu tarjosi huonon käyttäjäkokemuksen, koska työntekijöiden oli hankala navigoida siinä. Heidän oli vaikea löytää tarvitsemansa sisältö.
Tämän tunnistaessaan 3M-yhtiö muutti vanhan intranetjärjestelmänsä visuaalisesti miellyttäväksi alustaksi, jota oli helppo käyttää ja joka tarjosi työntekijöille sopivamman ominaisuusvalikoiman. Työntekijöillä oli nyt käytössään järjestelmä, jolla asiat sai hoidettua ilman liiallista navigointiin kuluvaa aikaa.
3M Go:ssa on houkutteleva ulkoasu ja sen etusivulla yksilöllinen uutisvirta. Uusi ulkoasu auttoi 3M:ää parantamaan työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta.
Uudistuksen jälkeen 3M Go saavutti kärkisijan Nielsen Norman Groupin vuoden 2019 kymmenen parhaan intranetin listalla.
Rakenna itse vai valmisratkaisu
Kun harkitset intranetiä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: rakentaa se itse tai hankkia valmisratkaisu.
Microsoft Sharepoint -intranetit on helppo luoda, mutta niistä puuttuu toiminnallisuuksia. Intranet-ratkaisun luominen alusta alkaen tarkoittaa, että voit mukauttaa sen täysin haluamallasi tavalla, mutta se voi viedä aikaa ja tulla kalliiksi. Esimerkiksi vaikka mukautetuissa intraneteissä voi olla mobiilisovelluksia, niiden kehittäminen vaatii paljon työtä.
Saatat myös joutua palkkaamaan sisäisen asiantuntijan tai ulkoistamaan mukautetun intranetin ylläpidon ja tuen. Lisäksi vaikka itse tehdyt yritysten intranetit vaativat laajaa koulutusta, valmiit intranetjärjestelmät edellyttävät yleensä vain vähäistä koulutusta.
Älä anna työntekijöiden intranetin kerätä pölyä
Työntekijöiden intranetit ovat arvokas resurssi; älä anna niiden jäädä vähälle käytölle. Jos intranet-järjestelmäsi on jäänyt joksikin aikaa huomiotta, koskaan ei ole liian myöhäistä koota palaset ja alkaa käyttää intranetiä uudelleen.
Vankalla sisällönhallintajärjestelmällä varustettu työntekijöiden intranet auttaa tuomaan yrityskulttuurisi verkkoon. Voit jakaa tarvittaessa saatavilla olevia päivityksiä ja toteuttaa liiketoimintaprosessisi ja työnkulkusi saumattomasti.
Jos haluat ottaa käyttöön uuden intranet-järjestelmän, harkitse valmista ratkaisua sen sijaan, että loisit järjestelmän alusta alkaen.
Katso tämä: Näin rakennat aidosti työntekijät etusijalle asettavan yrityksen
