Liiketoiminnan kulut: mikä on vähennyskelpoista & mikä ei
Olitpa sitten pienyritystä johtava yrittäjä tai W-2-työntekijä, joka haluaa hakea verovähennystä sivutoiminnastaan, liiketoiminnan kulujen, kuten vakuutusten, vuokran ja materiaalien, ymmärtäminen on tärkeää.
Tässä artikkelissa käyn läpi, mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia ja mitkä eivät, sekä annan esimerkkejä, joiden avulla et menetä säästömahdollisuuksia tai joudu mahdollisiin ongelmiin veroviranomaisten kanssa.
Huomaa, että tämä artikkeli koskee Yhdysvalloissa toimivia yrityksiä ja on tarkoitettu ohjeeksi. Kysy neuvoa veroasiantuntijalta ja käytä kulujenhallintaohjelmistoa varmistaaksesi, että talous- ja kuluraportointisi noudattaa IRS:n määräyksiä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä liiketoiminnan kulut ovat?
Liiketoiminnan kulut ovat kustannuksia, joita syntyy voittoa tavoittelevan yrityksen toiminnasta. Niistä käytetään usein nimitystä vähennykset, ja liiketoiminnan kulujen laskeminen sekä niiden vähentäminen yrityksesi liikevaihdosta voi auttaa pienentämään verorasitustasi.
Kaikki liiketoiminnan kulut eivät kuitenkaan ole samanarvoisia. Jotta kulut voidaan vähentää verotuksessa, niiden on oltava Yhdysvaltain verolain (IRC) mukaisesti liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä niin sanottuja "tavanomaisia ja tarpeellisia" kustannuksia.
Tehokas kulujenhallinta ei tarkoita vain kustannusten leikkaamista – siinä on kyse strategisten talouspäätösten tekemisestä, jotka tukevat liiketoiminnan kasvua, työntekijöiden hyvinvointia ja pitkän aikavälin kestävyyttä.
Liiketoiminnan kulujen tyyppien ymmärtäminen
Tässä osiossa käsittelen kahdenlaisia liiketoiminnan kuluja: vähennyskelpoisia ja vähennyskelvottomia. Annan kummastakin määritelmän sekä joitakin esimerkkejä.
Vähennyskelpoiset liiketoiminnan kulut
Vähennyskelpoiset liiketoiminnan kulut voidaan vähentää yrityksesi verotuksessa. Näihin kuuluvat sellaisten hyödykkeiden kustannukset, joita yrityksesi käytti epäsuorasti tavaroiden tai palvelujen tarjoamiseen, mutta muista, että kulujen on oltava "tavanomaisia ja tarpeellisia".
- IRS:n mukaan tavanomainen kulu on toimialallasi tai ammatissasi "yleinen ja hyväksytty" eli ei poikkeuksellinen.
- IRS määrittelee tarpeellisen kulun kuluksi, joka on toimialasi liiketoiminnan harjoittamisen kannalta "hyödyllinen ja asianmukainen".
Vähennyskelpoiset liiketoiminnan kulut voivat pienentää verorasitustasi merkittävästi. Verosäännösten noudattamista koskevien sääntöjen ymmärtäminen voi auttaa ehkäisemään kalliita verotarkastuksia ja seuraamuksia – täsmällinen kirjanpito on avainasemassa. Voit hallita näitä kuluja tehokkaasti käyttämällä luotettavaa yritysverotusohjelmistoa tarkkaa seurantaa ja vaatimustenmukaisuutta varten.
Esimerkkejä vähennyskelpoisista liiketoiminnan kuluista:
Eri toimialoilla on erilaisia vähennyskelpoisia kuluja etätyöntekijöiden kotitoimistovähennyksistä teknologiayritysten tutkimus- ja kehitystyön verohyvityksiin. Esimerkkejä vähennyskelpoisista liiketoiminnan kuluista ovat muun muassa:
- Palkanlaskentaohjelmisto ja kulut
- Työntekijäetuusohjelmat
- Yhdyskuntapalvelut, tarvikkeet ja materiaalit
- Kiinteistöjen ja laitteiden vuokrasopimukset
- Yritysvakuutukset
- Mainonta- ja markkinointikulut
- Hyväntekeväisyyslahjoitukset
- Provisiot (lisäpalkat)
- Liikematkakulut
- Työntekijöiden koulutuskulut
- Työntekijöiden valmennuskulut
- Laitteiden vuokraus
- Korko, jota maksetaan tietyistä yrityslainoista, yrityksen luottokorteista ja yrityksen ostamien kiinteistöjen asuntolainoista (tai yksityisen elinkeinonharjoittajan lainoista).
- Ateriat
Yhdysvaltain verohallinto (IRS) antaa yksityiskohtaiset ohjeet siitä, mitkä kulut voidaan ilmoittaa verovelvollisuuden pienentämiseksi julkaisussa Publication 535 (2021), Business Expenses. Lisätietoja saat tutustumalla IRS:n julkaisujen täydelliseen luetteloon.
Pienyritysvinkki: Yrityksen kulujen vähentäminen voi parantaa kannattavuutta. Investoiminen parhaisiin pienyrityksille suunniteltuihin palkanlaskentapalveluihin voi auttaa pienentämään palkkakuluja.
Asiantuntijavinkki: Harkitse ohjelmistoratkaisujen käyttöä kulujen seuraamiseen ja raportointiin. Tässä kerrotaan, miten kulujenhallintaohjelmisto toimii.
Lyhyt kertomus
Jotta tämä konkretisoituisi sinulle, kerron ystävästäni Katherineesta, joka pyörittää kotoaan käsin henkilöstöhallinnon konsultointiyritystä, jossa hän on ainoa palkkalistoilla oleva työntekijä.
Kulujen tehokas hallinta on jo pitkään ollut ratkaisevan tärkeää Katherinen kaltaisten pienyritysten kannattavuuden ylläpitämisessä. Koska hän johti yritystä kotoaan käsin, hän keskittyi aluksi ilmeisten kulujen, kuten toimistotarvikkeiden ja internetkulujen, seuraamiseen.
Pian hän kuitenkin huomasi, että vähennysten maksimoimiseksi oli muitakin mahdollisuuksia.
Ensimmäisen uuden kirjanpitäjänsä kanssa käydyn tapaamisen jälkeen hän ymmärsi, että hän saattoi ilmoittaa osan kotinsa kuluista, kuten asuntolainan korot, yhdyskuntapalvelut ja kiinteistöverot, yrityksen kuluina.
Tämä muutti tilanteen täysin. Hän laski huolellisesti kotitoimistonsa neliömäärän suhteessa kotinsa kokonaispinta-alaan määrittääkseen vähennyskelpoisen prosenttiosuuden.
Katherine alkoi myös seurata työmatkoihin liittyviä ajokilometrejä, mikä oli aiemmin jäänyt häneltä huomaamatta, ja sisällytti mukaan yritykseen liittyvät ateriat ja verkostoitumistapahtumat. Aluksi kaikkien näiden kuittien seuraaminen oli hieman työlästä.
Kun kuitenkin näytin hänelle joitakin kulujenhallintaratkaisuja, hän löysi lopulta sellaisen, jonka avulla hänen oli helpompi luokitella ja dokumentoida kulunsa täsmällisesti ilman suurta paperikuittien kansiota.
Tämä ennakoiva lähestymistapa kulujen hallintaan ei ainoastaan parantanut Katherinen kykyä seurata talouttaan ja hallita varoja reaaliajassa, vaan pienensi myös merkittävästi hänen verotettavia tulojaan, minkä ansiosta hän pystyi sijoittamaan enemmän rahaa takaisin yrityksen kasvattamiseen.
Ohjeita vähennyskelpoisista yrityskuluista
Kuluja vähennettäessä on hyvä pitää mielessä, että jotkin kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia, toiset vain osittain vähennyskelpoisia, eikä joitakin kuluja voi vähentää samana vuonna, jona ne syntyivät.
Tietyt kulut (esim. pääomitetut liiketoiminnan varat) on kirjattava kuluiksi usean vuoden aikana poistoina (tai aineettomien hyödykkeiden tapauksessa jaksotuksina).
On myös tärkeää huomata, että vähennyskelpoiset kulut riippuvat yrityksen rakenteesta. Tämä tarkoittaa, että sallitut vähennykset ja taloudellisen HR-raportointijärjestelmän vaatimukset vaihtelevat toiminimien, henkilöyhtiöiden, rajavastuuyhtiöiden (LLC) ja osakeyhtiöiden (S-yhtiöt ja C-yhtiöt) välillä.
Kunkin näistä liiketoimintarakenteista saatavien suhteellisten verohyötyjen sekä hallinnollisen taakan ja siihen liittyvien kustannusten ymmärtäminen voi olla ratkaisevan tärkeää yritystä perustettaessa, jotta verotehokkuus ja käytettävissä olevat resurssit saadaan tasapainoon.
Vähennyskelvottomat liiketoiminnan kulut
Vähennyskelvottomat liiketoiminnan kulut ovat kuluja, joita ei voi vähentää yrityksen veroista. Kaikki henkilökohtaiseen toimintaan tai henkilökohtaiseen rahankäyttöön liittyvä on vähennyskelvotonta kulua. Alla on esimerkkejä tällaisista kuluista.
Esimerkkejä vähennyskelvottomista kuluista
- Ennakoidut velat (tai ennakoituja velkoja varten tehdyt varaukset)
- Tietyt oikeudenkäyntikulut (esim. omaisuuden hankinnan yhteydessä syntyneet kulut)
- Klubimaksut ja jäsenmaksut (tietyin poikkeuksin)
- Purkamiskustannukset tai -tappiot
- Koulutuskustannukset, jotka ovat syntyneet liiketoiminnan harjoittamista koskevien vähimmäissääntelyvaatimusten täyttämisestä
- Viranomaisten määräämät sakot (esim. myöhästyneestä ilmoittamisesta perittävät maksut)
- Laiton toiminta (esim. lahjukset ja voitelurahat)
- Edunvalvontakulut
- Henkilökohtaiset kulut (ellei kulu liity osittain liiketoimintaan)
- Poliittiset lahjoitukset
Miksi liiketoiminnan kulut kannattaa pitää kirjaa
Liiketoiminnan tulojen ja kulujen säännöllisestä tarkistamisesta (eikä vain verokauden aikana) on merkittäviä hyötyjä:
- Tapahtuman tarkat tiedot ja olosuhteet on helpompi muistaa
- Tärkeitä tositteita, kuten paperisia kuitteja, katoaa epätodennäköisemmin
- Tarkkojen tietojen avulla voit suunnitella tulevia kuluja ja pysyä budjetissa
- Liiketoiminnan kannattavuutta (tai sen puutetta) on helpompi ennustaa ja toimintaa mukauttaa
Hallinnollisen taakan vähentämisen lisäksi verokauden aikana tämä voi nopeuttaa työntekijöiden kulukorvausten käsittelyä ja parantaa työilmapiiriä.
Ilmainen HR-ohjelmisto tai pienyrityksille tarkoitettu kulujenhallintaohjelmisto voi auttaa seuraamaan HR:ään liittyviä kuluja tarkasti ilman, että sinulle syntyy uusia kuluja!
Liiketoiminnan kulujen ilmoittaminen
Selkeä ja läpinäkyvä kulukorvauskäytäntö varmistaa, että työntekijät saavat oikeudenmukaisen korvauksen liiketoimintaan liittyvistä kuluista ja että sääntöjä noudatetaan. Näin voit tehdä sen itse:
Vaihe 1: Laadi tuloslaskelma
Liiketoiminnan kulut ilmoitetaan yrityksesi tuloslaskelmassa, johon tulee kirjata kaikki tulot ja menot. Kyseessä on taloudellinen voitto- ja tappiolaskelma (P&L), jonka avulla lasketaan yrityksesi taloudellinen tilanne. Laadi se yksinkertaisesti näin:
- Valitse raportointijakso: yleensä vuosittain, neljännesvuosittain tai kuukausittain.
- Luo vakiomuotoinen koetaseraportti: käytä kirjanpito-ohjelmistoasi listataksesi pääkirjanpidon jokaisen tilin loppusaldon raportointijaksolta.
- Laske tulosi: laske kaikki palveluistasi raportointijakson aikana ansaitut rahat, vaikka et olisi vielä saanut kaikkia maksuja.
Vaihe 2: Luokittele tuloslaskelmasi
Kun suurin osa tuloslaskelmastasi on valmis, kirjaat liiketoimintasi kulut luokittain. Näihin luokkiin kuuluvat:
- Välittömät kulut tai myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS) kuten työvoimakulut, materiaalikustannukset, toimitilojen yleiskulut, varastointi ja muut vastaavat kulut. Ne vähennetään yrityksesi kokonaisliikevaihdosta bruttotulojen tai bruttovoiton määrittämiseksi.
- Välilliset kulut kuten yleiskulut, markkinointikulut ja johdon palkkiot vähennetään bruttovoitosta liikevoiton määrittämiseksi.
- Poistoja ja jaksotuksia käytetään aineellisten ja aineettomien liiketoiminnan varojen kulujen kirjaamiseen usean vuoden aikana. Näihin varoihin kuuluvat kiinteistöt, huonekalut, laitteet, ajoneuvot ja muut vastaavat aineelliset varat sekä patentit, tavaramerkit, immateriaalioikeuksien lisenssit, liiketoiminnan hallintaohjelmistot ja muut vastaavat aineettomat varat.
4. Korkokulut ovat viimeinen yrityksen tuloista vähennettävä kulu.
Vaihe 3: Valitse kirjanpitomenetelmä
Sinun on myös päätettävä, mitä kirjanpitomenetelmää käytät tulojesi ja kulujesi raportointiin. Kaksi perusmenetelmää ovat maksuperusteinen ja suoriteperusteinen kirjanpito:
- Maksuperusteinen kirjanpito: ilmoitat tulot samana verovuonna, jona sait ne, ja yleensä vähennät kulut ja/tai aktivoit ne samana verovuonna.
- Suoriteperusteinen kirjanpito: ilmoitat tulot yleensä sinä verovuonna, jona ansaitset ne, vaikka saisit varsinaisen maksun vasta myöhempänä vuonna. Vastaavasti vähennät kulut ja/tai aktivoit ne yleensä sinä verovuonna, jona ne syntyivät, riippumatta siitä, maksoitko ne kyseisenä vuonna vai et.
Lisätietoja IRS:n hyväksymistä erilaisista kirjanpitomenetelmistä ja -jaksoista saat tutustumalla tähän julkaisun 583 PDF-tiedostoon (päivitetty tammikuussa 2022). Katsoaksesi uusimmat päivitykset lisää Tietoja julkaisusta 583 kirjanmerkkeihin aktiiviseksi tietolähteeksi.
Näin seuraat liiketoiminnan kuluja
Vaikka liiketoiminnan kulujen vähentäminen on paras tapa pienentää verovelvollisuuttasi, on erittäin tärkeää pitää kaikista liiketoimistasi tarkkaa kirjanpitoa. IRS saattaa päättää tarkastaa tietosi varmistaakseen, että ilmoituksesi vastaavat todellisia kulujasi.
Jonkin kulujenhallintaohjelmiston käyttämisen lisäksi tässä on muutamia vinkkejä ja hyviä käytäntöjä liiketoiminnan kulujen asianmukaiseen seurantaan:
- Pidä yrityksen talous erillään henkilökohtaisista menoistasi. Erillinen yrityksen pankkitili helpottaa yrityksen kulujen seuraamista.
- Laske käyttösuhde ja ilmoita yrityskäyttöä vastaava osuus vähennyksenä, jos kulu liittyy osittain liiketoimintaan ja osittain henkilökohtaiseen käyttöön (esimerkiksi kotitoimistosi tai matkapuhelinoperaattorisi lasku).
- Säilytä kaikki kuitit ja digitoi ne. Jotta et hukkaisi niitä, ota niistä valokuvat ja tallenna ne verkkoon. Useimmilla nykyaikaisilla HR- ja kirjanpito-ohjelmistoilla voit ottaa kuitista kuvan ja ladata sen suoraan.
- Pidä laskut ja kuitit järjestyksessä. Ihannetapauksessa lajittele ne ensin kuukausittain ja sitten kululuokittain omiin kansioihinsa. Näin löydät myöhemmin helposti kunkin tapahtuman tiedot ja tositteet.
- Tee yksityiskohtaisia muistiinpanoja. Vaikka luulisit muistavasi jokaisen tapahtuman kaikki yksityiskohdat, tee muistiinpanoja, joissa ilmoitetaan päivämäärä, kululuokka ja se, mihin kulu liittyi, kuten asiakkaan kestitsemiseen, yrityksen auton polttoaineeseen ja niin edelleen.
- Tarkista kirjasi mahdollisimman usein. Vaikka käyttäisit ohjelmistoa, joka automatisoi suuren osan prosessista, on hyvä tarkistaa kirjasi säännöllisesti, varmistaa niiden oikeellisuus ja luokitella uudelleen kaikki virheellisesti merkityt kulut.
- Luo muodollinen työnkulku kulujen seuraamista ja kirjanpidon täsmäyttämistä varten. Määrittele, mitkä tehtävät on suoritettava päivittäin tai välittömästi (kuten kuittien lataaminen) sekä viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain, puolivuosittain ja vuosittain.
- Harkitse kuluraportointiohjelmistoon investoimista. Se kirjaa menot, tallentaa kuitit, luokittelee tapahtumat automaattisesti ja mahdollistaa taloutesi tarkastelun koontinäytöillä ja kaavioissa. Se helpottaa myös raporttien laatimista.
Lisätietoja yrityksen kulujen seuraamisesta saat tutustumalla julkaisuun IRS:n julkaisu 583 (01/2021), yrityksen perustaminen ja kirjanpidon ylläpito.
Vähennä siis (tai älä)
Kaiken tämän tarkoituksena on osoittaa, että yrityksen kulujen laskeminen ja niiden vähentäminen yrityksesi tuloista voi tuoda sinulle jonkin verran verohelpotusta – kyse on rahasta, jonka voit sijoittaa takaisin yritykseesi. Muista nämä pääkohdat:
- Yrityksen kuluja on kahdenlaisia: vähennyskelpoisia ja vähennyskelvottomia
- Yrityksen kulut ilmoitetaan tuloslaskelman kautta
- Tarkista kulusi säännöllisesti ja pidä kaikki erittäin hyvässä järjestyksessä
Jos tästä artikkelista oli sinulle hyötyä, tilaa People Managing People -uutiskirje, niin saat lisää syvällistä sisältöä organisaatioiden kehittämisestä.
