Miten selviytyä kriisistä (Mike Gibbons Culture Assassins -yrityksestä)
HR- ja liiketoimintajohtaja Mike Gibbons kertoo, miten organisaatioon vaikuttavasta kriisistä selvitään laatimalla kriisinhallintasuunnitelma, hankkimalla sidosryhmien hyväksyntä ja oppimalla aiemmista kokemuksista.
Aiheeseen liittyvät linkit:
- Liity People Managing People -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Tutustu Culture Assassins -sivustoon
- Yhdistä Mikeen LinkedInissä
- Seuraa Mikea Twitterissä
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
- Tietoa People Managing People -podcastista
- 27 parasta käytäntöä etätiimien tehokkaaseen johtamiseen
- HR:n rooli kriisinhallinnassa: prosessi ja vinkit
- Mitä työvoimasuunnittelu on? Strategia, hyödyt ja työkalut
- Palvelevan johtajuuden ominaisuudet, esimerkit ja toteutus
- Ilmainen johtajuuden arviointityökalu: mittaa 7 keskeistä aluetta
- Mitä organisaation kehittäminen on + miksi startup-yritysten pitäisi välittää siitä
- Taidot HR-uran edistämiseen
- Miten johtaa epävarmuuden keskellä (Vanessa Akhtarin kanssa)
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole oikeassa sataprosenttisesti.
Timothy Reitsma
Muistan istuneeni pöydän ääressä johtoryhmän kokouksessa keskustelemassa suunnitelmista siltä varalta, että tapahtuisi jonkinlainen kriisi – tulva, tulipalo tai talouden pysähtyminen. Keskustelu päättyi siihen, että pankissa on paljon rahaa, jolla voimme maksaa ihmisille jonkin aikaa. Joten kai kaikki järjestyy. Onko tämä sinun tapasi suhtautua kriisiin? Heität vain rahaa ongelman päälle, sivuutat sen ja kuvittelet, ettei organisaatioosi voi koskea? Tässä jaksossa perehdyn siihen, mitä kriisinhallinta on. Miksi on tärkeää laatia suunnitelma ja varautua ennalta arvaamattomaan? Ja miltä kriisinhallintasuunnitelman runko näyttää?
Kiitos, että kuuntelet. Olen Tim Reitsma, People Managing People -ohjelman vakituinen juontaja. Tervetuloa podcastiin, jossa ihmisistä vastaavat ihmiset haluavat johtaa ja hallita paremmin. Olemme omistajia, perustajia, yrittäjiä. Olemme keskijohtoa. Olemme tiiminvetäjiä. Johdamme ihmisiä. Ja kyllä, työskentelemme henkilöstöhallinnon parissa, mutta emme ole pelkästään henkilöstöhallintoa – ainakaan perinteisessä mielessä. Tehtävämme on auttaa ihmisiä johtamaan tiimejään ja organisaatioitaan tehokkaammin. Jos siis haluat johtaa ja hallita paremmin, jos haluat kehittyä paremmaksi organisaatiojohtajaksi ja tehokkaammaksi ihmisten johtajaksi, liity seuraamme. Kuuntele podcastia ja löydä vinkit, niksit ja työkalut, joita tarvitset rekrytoidaksesi, pitääksesi palveluksessasi, johtaaksesi ja hallitaksesi ihmisiäsi ja organisaatiotasi tehokkaammin. Kun kuuntelet ohjelmaa, tilaa se ja liity postituslistallemme osoitteessa peoplemanagingpeople.com, jotta pysyt ajan tasalla kaikesta tapahtuvasta.
Culture Assassins -mediayhtiön toinen perustaja ja Fortune 500 -yrityksen divisioonan entinen pääjohtaja Mike Gibbons on uransa aikana johtanut toimintaa useiden kriisien läpi. Hän on selviytynyt muun muassa maanjäristyksen aiheuttamista komponenttipuutteista ja johtoryhmän uudelleenrakentamisesta.
Hänellä on paljon tietoa jaettavaksi. Hän kirjoittaa myös People Managing People -julkaisuun ja on laatinut useita artikkeleita. Yksi niistä käsittelee henkilöstöhallintoa kriisinhallinnassa ja sitä, mitä henkilöstöpäälliköiden pitäisi tehdä. Mike, tervetuloa.
Mike Gibbons
Kiitos, Tim. Mukava olla täällä.
Timothy Reitsma
Aivan. Aloitetaan perusteista. Haluaisin esitellä vieraamme kuuntelijoille hieman eri tavalla, joten laadin viisi kysymystä – eräänlaisen pikakysymysosion.
Kysyn kysymykset, ja vastaustesi pitäisi olla selkeitä ja lyhyitä. Katsotaan, onnistummeko siinä.
Mike Gibbons
Niiden pitää olla myös rehellisiä.
Timothy Reitsma
Se on sinusta kiinni. Jätän sen sinun vastuullesi. Ehkä seuraava podcastimme käsittelee rehellisyyttä ja luottamusta.
Mike Gibbons
Hyvä on. Rakentaakseni rehellisyyttä ja luottamusta vastaan rehellisesti. Anna tulla.
Timothy Reitsma
Ensimmäinen kysymys: mikä ihmisten johtamisessa innostaa sinua?
Mike Gibbons
Luultavasti se, että ymmärtää, mitä ihmiset tekevät, ja oppii heiltä.
Uskon, että oma ihmisten johtamisen tyylini on aina perustunut enemmän palvelevaan johtamiseen. Joten kyse on ihmisten oppien omaksumisesta ja heidän tietämyksensä hyödyntämisestä.
Timothy Reitsma
Hienoa. Seuraava kysymys: mikä on lempijäätelömakusi?
Mike Gibbons
Tiikerinhäntä. Siinä on mustaa lakritsia ja appelsiinia. Se on hieman erikoinen maku. Perheeni ei ymmärrä, miksi pidän siitä, mutta se on todella hyvää.
Timothy Reitsma
Tuo vei minut takaisin 1980-luvulle. Entä mitä kirjaa luet parhaillasi ja miksi?
Mike Gibbons
Luen parhaillani. En oikeastaan ole suuri bisneskirjojen ystävä.
Pidän enemmän tieteis- ja fantasiakirjallisuudesta. Luin kirjaa nimeltä The Last Emperor. Sen on kirjoittanut John Sculley, joka on mielestäni yksi nykyajan parhaista tieteiskirjailijoista. Hän on erinomainen ja viihdyttävä, ja siksi luen hänen kirjaansa.
Timothy Reitsma
Mikä harrastus sinulla on, jota kaikkien pitäisi mielestäsi harrastaa?
Mike Gibbons
Sanon joogaa. Kaikkien pitäisi harrastaa joogaa. Se on hyväksi keholle, mutta mielestäni myös mielelle. Se lisää tietoisuutta ja tuo mukanaan kaikkea hyvää.
Timothy Reitsma
Kahvi vai tee?
Mike Gibbons
Mikä ihmeen kysymys tuo on? Kahvia joka päivä. Neljä kertaa päivässä.
Timothy Reitsma
Kuuntelijoille tiedoksi: Mike ja minä tunnemme toisemme jo pitkältä ajalta.
Mike Gibbons
Hän vastasi kahvistani, muuten.
Timothy Reitsma
Raportoin aikanaan Mikelle. Työskentelimme samassa yrityksessä useita vuosia, ja olemme myös Culture Assassins -mediayhtiön perustajia. Tänään saan kuitenkin haastatella Mikea henkilöstöhallinnosta ja kriisinhallinnasta. Siirrytään suoraan artikkeliin. Artikkeli julkaistiin osoitteessa peoplemanagingpeople.com, ja se käsittelee hyvin sitä, mitä kriisi on, käy läpi koko prosessin ja sisältää jopa rungon kriisinhallintasuunnitelman laatimiseen. Mitä kriisi kriisinhallinnan yhteydessä oikeastaan tarkoittaa?
Mike Gibbons
Kriisi on pohjimmiltaan mikä tahansa tapahtuma, joka aiheuttaa vakavan uhan yrityksen toiminnalle, taloudelle, maineelle, ihmisille tai tulevaisuudelle – tai näiden yhdistelmälle. Monet artikkelit on kirjoitettu nykyisen COVID-19-pandemian aikana, ja se on hyvä esimerkki kriisistä: se vaikuttaa yrityksiin ympäri maailmaa ja uhkaa niiden toimintakykyä.
Kriisillä on muutamia keskeisiä ominaisuuksia. Ensinnäkin sen vaikutus on yleensä erittäin suuri. Vaikutuksen taso on kuitenkin subjektiivinen. Pienen yrityksen varastossa syttynyt tulipalo voi olla katastrofaalinen, kun taas suuren monikansallisen yrityksen varastossa syttyvää tulipaloa ei ehkä pidetä kriisinä.
Kriisin todennäköisyys on yleensä pieni. Maanjäristys, joka voisi romahduttaa rakennustyömaan, ei tapahdu joka päivä, eikä maailmanlaajuinen pandemia, joka sulkee yrityksiä ympäri maailmaa, tapahdu jatkuvasti.
Kriisi on myös odottamaton. Laajoihin kriiseihin voi valmistautua, esimerkiksi laatimalla maanjäristysvarautumissuunnitelman, mutta kukaan ei pysty ennustamaan tarkasti, milloin maanjäristys tapahtuu.
Lisäksi jokainen kriisi on ainutlaatuinen. Jokainen maanjäristys, hurrikaani ja virus on erilainen. On myös tärkeää erottaa kriisi katastrofista. Louisianan osavaltionyliopisto on tiivistänyt asian näin: katastrofi on kriisi, jolla on huono loppu. Tällainen kriisi siis on pähkinänkuoressa.
Timothy Reitsma
Mielenkiintoista. Kun luin artikkelia ja valmistauduin podcastiin, ajattelin, kuinka usein ihmiset sanovat elämänsä olevan kriisissä. Se kuulostaa dramaattiselta. Sinä kuitenkin sanot, ettei kriisi tapahdu jatkuvasti ja ettei sitä välttämättä tapahdu koskaan.
Mike Gibbons
Aivan, ja asia on myös subjektiivinen. Kaikki riippuu siitä, millaiseksi itse koet vaikutuksen.
Timothy Reitsma
Johdannossa mainitsin, kuinka jouduimme selviytymään komponenttipulasta. Kotikaupungissamme ei tapahtunut maanjäristystä, mutta kriittinen komponentti tuli alueelta, jossa tapahtui maanjäristys. Meillä ei ollut suunnitelmaa sitä varten, mutta jouduimme reagoimaan nopeasti estääksemme vakavan seurauksen. Tuleeko uraltasi tai artikkelia varten tekemästäsi tutkimuksesta mieleen muita esimerkkejä?
Mike Gibbons
Esimerkkejä on valtavasti. Yksi suurimmista oli juuri se, jonka koimme yhdessä: Japanissa tapahtunut maanjäristys, joka vaikutti yrityksemme toimituksiin. Kriisit voivat liittyä myös johtamiseen. Kun yrityksemme entinen toimitusjohtaja lähti, kyseessä oli johtamiskriisi, joka piti hallita.
Kriisin ei tarvitse olla luonnonkatastrofi tai tietokonevirus. Se voi olla mikä tahansa vaikeasti ennustettava yritykseen kohdistuva uhka, jolla on suuri vaikutus.
Timothy Reitsma
Onko mahdollista laatia suunnitelma jokaista mahdollista kriisiä varten? Kannattaako istua alas ja ideoida sata eri tilannetta sekä laatia sata eri suunnitelmaa?
Mike Gibbons
Kriisinhallinnan ydin on siinä, että mahdollisia ja todennäköisiä skenaarioita tarkastellaan suunnitteluvaiheessa. Me työskentelimme Vancouverissa, ja yrityksemme tärkein tuotantolaitos sijaitsi Richmondissa Brittiläisessä Kolumbiassa, lähellä siirroslinjaa. Siksi maanjäristykseen varautuminen on järkevää.
Jos yritys toimii Floridassa, jossa hurrikaaneja esiintyy paljon, hurrikaaniin varautuminen on järkevää. Maanjäristyksiin ei ehkä tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa, jos niiden todennäköisyys on hyvin pieni.
En usko, että maailmassa oli ennen COVID-19:ää monia organisaatioita, joilla oli suunnitelma maailmanlaajuista pandemiaa varten. Pandemiaan varautuminen saattoi tuntua yhtä epätodennäköiseltä kuin zombien maailmanloppuun valmistautuminen.
Mahdollisia kriisejä voi ideoida loputtomasti, mutta ne pitää rajata hallittavaan joukkoon tilanteita, jotka todella voisivat tapahtua.
Timothy Reitsma
Useimpien organisaatioiden piti muutamassa päivässä siirtyä toimistotyöstä etätyöhön. Suunnitelman ei tarvitse sisältää jokaista yksityiskohtaa.
Mike Gibbons
Juuri niin. People Managing People -sivuston artikkelit on suunnattu kaikille johtotehtävissä oleville. Ne on osittain suunnattu henkilöstöalan ammattilaisille, mutta niistä on hyötyä kaikille johtajille. Varhaisvaiheen yrityksellä tai startupilla ei välttämättä ole henkilöstöammattilaista, jolloin vastuu jää perustajalle tai muulle tiimin johtajalle.
Kriisinhallinnassa luodaan suunnitelmat, prosessit ja järjestelmät kriisin käsittelemiseksi sekä sen estämiseksi, ettei kriisistä tule katastrofia. Tavoitteena on myös palauttaa yritys normaaliin toimintaan mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.
Ian Mitroffin mallissa kriisillä on kuusi vaihetta: kriisin havaitseminen, valmistautuminen, rajoittaminen, toipuminen, syyllistämätön oppiminen ja suunnitelman uudistaminen.
Syyllistämättömässä oppimisessa kriisin jälkeen tarkastellaan tapahtunutta ilman syyllisten etsimistä ja opitaan kokemuksesta. Sen jälkeen kriisinhallintasuunnitelmaa voidaan suunnitella uudelleen.
Henkilöstöhallinnon tehtävänä on usein laatia suunnitelma ja toimia sen säilytyspaikkana, koordinoida koulutusta ja kehitystä sekä järjestää esimerkiksi ensiapukoulutusta. Henkilöstöhallinto vastaa usein myös osaamisen seuraajasuunnittelusta. Jos ihmisiä loukkaantuu tai he eivät pysty hoitamaan tehtäviään, organisaatiolla on oltava valmius täyttää syntyneet aukot.
Jos organisaatiossa ei ole henkilöstöhallintoa, vastuu kuuluu johtajalle tai henkilölle, jonka hän nimeää hankkeen vetäjäksi.
Timothy Reitsma
Suunnitelmaa ei voi laatia ja unohtaa sitä kaappiin hätävarusteiden viereen. Sitä täytyy tarkistaa säännöllisesti. Avasin kotini hätävarustelaatikon muutama päivä sitten ja huomasin, että kaikki ruoka ja vesi olivat vanhentuneet jo vuosia sitten.
Mike Gibbons
Aivan. Suunnitelma pitää tarkistaa säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain tai neljännesvuosittain. Yritysten kohtaamat uhat muuttuvat ajan myötä. Nykyään mukana ovat esimerkiksi tietokonevirukset ja muut digitaaliset uhat.
Suunnitelmasta ei ole paljon hyötyä, jos sen laatimisen jälkeen sen annetaan olla vuosia muuttumattomana. Henkilöstöhallinnon tehtävänä on usein varmistaa, että suunnitelmia tarkastellaan uudelleen.
Kriisinhallinta ei kuitenkaan etene ilman ylimmän johdon tukea. Suunnitelman laatiminen vaatii johdon hyväksynnän, ja kriisin aikana tarvitaan johtajia tekemään tarvittavat päätökset ja toteuttamaan suunnitelma.
Timothy Reitsma
Organisaatio voi nimetä tiimin vetämään suunnittelua, mutta tiimin ei pidä toimia eristyksissä. Sen on kysyttävä muilta johtajilta, mikä heidän liiketoiminta-alueensa voisi pysäyttää ja mihin pitäisi varautua.
Johtamani maailmanlaajuinen myyntitiimi olisi kriisissä, jos kaikki sen jäsenet lähtisivät yhtä aikaa. Emme pystyisi vastaanottamaan tai käsittelemään tilauksia emmekä palvelemaan asiakkaita. Tarvitsisimme suunnitelman ja terveen osaajaputken tulevaisuutta varten.
Mike Gibbons
COVID-19-pandemian jälkeen ainakin yksi yritys maailmassa laatii varmasti suunnitelmaa maailmanlaajuisen pandemian varalle. Se on osa suunnitelman uudistamista.
Timothy Reitsma
Mitä kriisin aikana sitten tehdään?
Mike Gibbons
Kriisinhallintasuunnitelmassa määritellään ensinnäkin kriisinhallintatiimi. Sen jäsenet edustavat yleensä liiketoiminnan keskeisiä alueita, kuten henkilöstöhallintoa, tietotekniikkaa, lakiasioita ja viestintää. Tiimi ylläpitää suunnitelmaa ja tekee neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset tarkistukset.
Tiimissä pitäisi olla vähintään yksi ylimmän johdon edustaja. Lisäksi suunnitelmassa määritellään tehtävät ja vastuut: mistä kukin henkilö tai tiimi vastaa kriisin aikana.
Lopuksi kuvataan korkean tason prosessit ja menettelyt. Suunnitelmassa ei tarvitse olla 45-sivuista, vaihe vaiheelta etenevää käsikirjaa jokaista maanjäristystä varten. Jokainen kriisi on erilainen, joten suunnitelman on mahdollistettava joustavuus ja mukautuminen tilanteeseen.
Pidän luettelomerkeistä ja selkeistä kuvista. Eräs yritys oli tiivistänyt 20-sivuisen tulipaloon varautumisen käsikirjan kaksisivuiseksi kuvalliseksi ohjeeksi. Sen avulla kriisiä käsittelevien ihmisten oli paljon helpompi toimia.
Timothy Reitsma
Pidetään asiat yksinkertaisina. Ei 16 päätöksentekovaltuuden tasoa, joiden kaikkien allekirjoituksia pitää odottaa ennen toiminnan aloittamista. Suunnitelman pitää olla mukautuva.
Mikä olisi yksi neuvo johtajalle, joka ajattelee hallitsevansa kaiken ja jolla on suunnitelma valmiina?
Mike Gibbons
Se riippuu roolista. Toimitusjohtajalla on todennäköisesti enemmän vaikutusvaltaa kuin 5 000 työntekijän organisaation henkilöstöpäälliköllä. Hallinta voi tarkoittaa päätöksentekovaltaa, kulutusvaltuuksia tai kriisin aikana käytettävissä olevaa budjettia.
Kaikkea tilannetta ei voi hallita. Sen sijaan voi hallita omaa reaktiotaan tilanteeseen. Voi hallita sitä, kuinka mukautuu ja reagoi ainutlaatuiseen kriisiin. Kriisin syntymisen hallitsemisen sijaan kannattaa keskittyä siihen, kuinka omia toimia ja reaktioita hallitaan kriisin aikana.
COVID-19:n aikana olemme nähneet johtajia, jotka hallitsevat reaktionsa. Monet yritykset ovat joutuneet sulkemaan ovensa, mutta jotkut ovat jatkaneet henkilöstönsä palkkojen maksamista, vaikka tuloja ei ole tullut. Se on esimerkki siitä, kuinka johtaja reagoi kriisiin tavoitteenaan palauttaa toiminta normaaliksi mahdollisimman nopeasti.
Jos ihmiset luottavat organisaatioon ja pysyvät sitoutuneina, yritys voi palata normaaliin toimintaan kilpailijoita nopeammin. Delta Airlinesin toimitusjohtaja leikkasi palkkansa kokonaan osoittaakseen solidaarisuuttaan organisaation ihmisille.
Timothy Reitsma
Kriisistä, erityisesti maailmanlaajuisesta kriisistä, toipuminen muokkaa liiketoiminnan tulevaisuutta. Ihmiset tulevat kysymään työhaastatteluissa, kuinka yritys tuki työntekijöitään COVID-19:n aikana.
Mike Gibbons
Se on erinomainen kysymys. Vastaus ei aina ole se, että kaikille jatkettiin palkanmaksua, koska kaikilla yrityksillä ei ole siihen varaa. Ihmisiä voi kuitenkin tukea myös muilla tavoilla, esimerkiksi auttamalla heitä löytämään muuta työtä. Jokaisen pitäisi esittää tämä kysymys mahdolliselle työnantajalle tulevaisuudessa.
Timothy Reitsma
Jos etsit uutta tehtävää tai palkkaat ihmisiä pandemian jälkeen, pohdi tätä kysymystä. Mieti, olisiko asioita voinut hoitaa paremmin tai eri tavalla ja oletko tyytyväinen siihen, miten organisaatio toimi.
Mike, kiitos haastattelusta. Artikkeli osoitteessa peoplemanagingpeople.com kuvaa suunnitelmaa hyvin, joten käykää tutustumassa siihen. Kuulemme mielellämme palautetta sekä artikkelista että muusta sisällöstä.
Tilaa podcast ja jätä kommentti tai kysymys. Lähetä minulle viesti. Keskustelemme mielellämme mistä tahansa ihmisten johtamiseen liittyvästä aiheesta. Hyvää päivänjatkoa, ja puhutaan pian.
