13 vinkkiä etätyöntekijöiden tehokkaaseen perehdyttämiseen

Muokkaa nykyistä perehdytysprosessiasi

Boston Consulting Groupin raportin mukaan tehokkaat perehdytysstrategiat omaavien yritysten liikevaihto kasvaa 2,5 kertaa enemmän kuin niiden verrokkien. 

Jos olet äskettäin siirtynyt etätyöympäristöön, on aika tarkistaa työtehtävien kuvaukset, ennakkoperehdytysprosessisi, tervetuloviestisi ja käsikirjasi, jotta niihin voidaan sisällyttää enemmän etätyötä koskevia käytäntöjä, kuten joustavampia työaikoja aina kun mahdollista.  

Etäperehdytyssuunnitelmassa on täysin erilaiset painopisteet kuin alkuperäisessä suunnitelmassasi, joka on todennäköisesti laadittu perinteistä, paikan päällä sijaitsevaa toimistoympäristöä varten. Kannattaa myös tarkastella, miten voisit mukauttaa itsenäisten toimeksisaajien ja työntekijöiden perehdytyskokemusta osana tätä prosessia.

Tee työntekijän käsikirjasta etätyöystävällinen

Jos et ole vielä tehnyt sitä, on aika muokata työntekijän käsikirjasi selkeäksi ja digitaalisesti helposti käytettäväksi. Tässä muutamia vinkkejä prosessin sujuvoittamiseen: 

• Säilytä tärkeimmät käytännöt yhdessä PDF-paketissa tärkeiden verotukseen ja etuihin liittyvien lomakkeiden tai linkkien kanssa. 
• Viittaa säädöksiin ja resursseihin linkkien avulla. 
• Käytä erillistä työntekijän käsikirjaohjelmistoa käytäntöjen päivitysten yksinkertaistamiseen (tämä auttaa varmistamaan, ettei työntekijän käsikirja koskaan vanhene).
• Upota linkkejä multimediasisältöihin (kuten webinaareihin ja kohdennettuihin digitaalisiin moduuleihin) jakaaksesi lisätietoa. 

Jos nykyinen työntekijän käsikirjasi on niin pitkä, että se saattaa tuntua uusista kollegoistasi ylivoimaiselta, harkitse uusille työntekijöille tarkoitetun tiivistetyn työntekijän käsikirjan laatimista. Se auttaa heitä pääsemään alkuun ilman tietotulvan aiheuttamaa kuormitusta.

Analysoi nykyinen perehdytysohjelmasi

Työntekijöiden perehdytys etätiimeissä tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden tarkastella nykyisiä perehdytysprosesseja ja tehdä niihin muutoksia. Haluat pohtia seuraavia asioita:  

• Mitä nykyinen työntekijöiden perehdytyssuunnitelmasi sisältää?
• Kuinka hyvin nykyinen perehdytysprosessisi toimii? 
• Mitä muut työntekijät ovat pitäneet hyödyllisenä? 
• Onko asioita, joita työntekijät ovat pitäneet ylivoimaisina tai hyödyttöminä?
• Onko käytössäsi digitaalinen perehdytyksen tarkistuslista?
• Mitä puuttuu vanhoista tavoista, joilla ihmiset pääsivät sinuiksi uuden työpaikan kanssa? 
• Onko siirtyminen etätyöhön muuttanut työpaikkakulttuuriasi?
• Mikä saa kaikki työntekijät tuntemaan itsensä aidosti arvostetuiksi? 
• Oletko sisällyttänyt mukaan hauskoja asioita, kuten tutustumistapaamisia tai tiiminrakennusaktiviteetteja?

Kun alat vastata näihin kysymyksiin, alat tunnistaa perehdytysprosessisi heikompia alueita, joita voitaisiin muokata etätyöntekijöille sopiviksi.

Ratkaise etätyön yleiset haasteet

Etätyöntekijöiden ja esihenkilöiden kohtaamien haasteiden tyyppi ja laajuus riippuvat jossain määrin siitä, kuinka tottuneita tiimin jäsenet ovat työskentelemään verkossa.  

Yleisiä etätyöhön liittyviä vaikeuksia, joita kuka tahansa voi kohdata, ovat:  

• Tuottavuuden puute tai liiallinen työnteko
• Työtovereiden yhteishengen puute
• Yrityksen käytäntöjen ja menettelytapojen selkeä viestintä
• Henkilöstöhallinnon paperityöt, kuten ilmoittautuminen palkan suoramaksuun
• Videoneuvotteluihin liittyvät haasteet, kuten väsymys 
• Uusi työntekijä ei välttämättä tunne motivaatiota keskustella muiden työntekijöiden kanssa 
• Heikot koulutusvälineet ja/tai -rakenne
• Johdon tavoittamattomuus 
• Välittömän kasvokkaisen yhteyden puute 
• Sanattomien vihjeiden puute keskusteluissa
• Aikataulujen joustavuuden puute. 

Työelämäkokemusta omaavilla uusilla työntekijöillä, olipa kokemus virtuaalisesta tai työpaikalla tapahtuvasta työstä, on todennäköisesti jo vakiintuneita työskentelytapoja ja tottumuksia.

Esihenkilöiden tulisi keskustella tästä ja selvittää työskentelytapaa sekä työaikataulua koskevat toiveet perehdytysvaiheen aikana.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Selkeytä odotukset perehdytyksen aikana

Virtuaaliympäristöissä kodin ja työn väliset rajat jäävät usein epäselviksi, ja työntekijöiden voi olla vaikea ylläpitää tervettä työn ja vapaa-ajan tasapainoa: he joko eivät työskentele tarpeeksi tai heidän on vaikea ”irrottautua” työstä.

Rekrytointiohjelmiston käyttöönotto voi auttaa tässä automatisoimalla ja tehostamalla etärekrytointiprosessia sekä varmistamalla, että uudet etätyöntekijät soveltuvat etätyöympäristöön ja ymmärtävät tämän tasapainon ylläpitämisen tärkeyden.

Aikatauluja, viestintää ja tuottavuutta koskevat odotukset voivat muodostua myöhemmin ongelmaksi, jos niitä ei käsitellä heti. 

Siksi esihenkilöiden on asetettava odotukset ja oltava mahdollisimman täsmällisiä rakenteiden ja rajojen suhteen perehdytysvaiheen aikana. 

Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin: 

• Säännöllisen päivittäisen tai viikoittaisen seurantakokouksen järjestäminen  
• Sen täsmentäminen, minä tiettyinä aikoina työntekijöiden odotetaan olevan verkossa
• Projektien ja tehtävien tavanomaisten määräaikojen jakaminen
• Asianmukaisimpien ja luotettavimpien viestintäkanavien vahvistaminen eri tilanteita varten    

Tässä on lisää vinkkejä, joiden avulla voit parantaa työntekijäsi työn ja vapaa-ajan tasapainoa.

Vinkkejä etätyöntekijöiden sitoutumisen ja yhteyden tunteen vahvistamiseen

Uusille työntekijöille aidosti tukevan ympäristön tarjoaminen on tärkeämpää kuin koskaan aiemmin, erityisesti maailmanlaajuisen pandemian kaltaisissa olosuhteissa.

Tässä on lisää näkökulmia siihen, miten etätyöntekijät perehdytetään niin, että he tuntevat olonsa mukavaksi, sitoutuneeksi ja inspiroituneeksi. 

Näitä ehdotuksia hyödyntäessäsi muista tarjota työntekijöille runsaasti mahdollisuuksia pohtia omaa virtuaalikokemustaan matkan varrella. Pyydä palautetta säännöllisesti ja kannusta heitä pitämään henkilökohtaista lokia tai päiväkirjaa edistymisensä seuraamiseksi.

Tässä on perehdytyksen parhaiden käytäntöjen tarkistuslista, jonka avulla pysyt ajan tasalla etätyöntekijöiden vastaanottamisessa. 

1. Kysy, mikä toimii

Jos haluat ymmärtää, miten etätyöntekijät perehdytetään tehokkaasti, kysy vain! Kysy tiimiltäsi, kumppaniorganisaatiolta tai keneltä tahansa, jonka olet aiemmin perehdyttänyt. 

Jos olet työskennellyt etätiimissä jo jonkin aikaa, sinulla on todennäköisesti vakiintuneita viestintää koskevia mieltymyksiä. Selvitä heti alussa seuraavat asiat: 

• Suositut viestintäkanavat 
• Aikavyöhykkeisiin liittyvät näkökohdat
• Asiakirjojen hallinta- ja käyttöoikeustyökalut
• Virtuaalisen työpaikan kulttuuri ja organisaatiorakenne 
• Uuden työntekijän varustaminen oikealla teknologialla 
• Suositut projektinhallintatyökalut 
• Aikatauluja ja tuottavuutta koskevat odotukset
• Ajankäytön ja hyvinvoinnin hallinta  
• Teknologiaan, ohjelmistoihin ja muihin työkaluihin liittyvät oppimiskäyrät 

Varmista, että uudella työntekijällä on riittävästi resursseja ja tietoa ilman, että kuormitat häntä liikaa. 

Aiheeseen liittyvä lukeminen: 10 parasta etätyöskentelyohjelmistoa hajautetuille tiimeille

2. Suunnittele pitkälle aikavälille

Sinulla saattaa olla jo perehdytyssuunnitelma, joka kattaa ajanjakson viikosta kuukauteen tai kolmeen kuukauteen (jos sinulla ei ole sellaista, näin voit laatia sellaisen). Muista kuitenkin, että kun opettelet etätyöntekijöiden perehdyttämistä, ihmiset tarvitsevat todennäköisesti enemmän tukea myös jatkossa.

Voit sisällyttää tämän säännölliseen aikatauluun, mutta muista pitää yhteyttä ja kysellä kuulumisia säännöllisesti myös virallisen suunnitelman ulkopuolella.  

3. Aseta keskeisiä perehdyttämistavoitteita

Etäympäristössä osallisuus, vaikutusmahdollisuudet ja hyvinvointi voivat korostua. Saatat joutua tekemään aiemmin epävirallisina pidetyistä asioista virallisia, esimerkiksi ottamalla käyttöön virtuaaliset kahvituokiot, jotta voit luoda toimivia rutiineja ja edistää sitoutumista. 

Varmista osana uusien työntekijöiden perehdytystä, että virtuaalisesti työskentelevät tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja panoksensa yrityksen visioon ja missioon.

4. Pidä yllä säännöllisiä kuulumisten vaihtoja 

Jos teet edelleen perinteisiä työntekijöiden suoritusarviointeja, voi olla aika muuttaa ne tiheämmin järjestettäviksi ja epämuodollisemmiksi tapaamisiksi.  

Kysy, miten uudella työntekijällä menee, ja varmista, että hän tuntee olonsa luottavaiseksi sekä sosiaalisesti että roolinsa, odotustensa ja tehtäviensä suhteen. 

Tähän kuuluu todennäköisesti useita videokeskusteluja, joihin osallistuu myös muita asiaankuuluvia tiimin jäseniä. 

Tavoitteena on varmistaa, että hän tuntee olonsa aidosti onnelliseksi ja motivoituneeksi (tämä koskee tietenkin kaikkia, ei vain uusia tiimin jäseniä!) 

5. Tee ”epävirallisista” aktiviteeteista virallisia 

Yhteenkuuluvuuden ja yhteistyön tulisi olla keskeisiä tavoitteita. 

Riippumatta siitä, ovatko yrityksesi sisäiset perehdytysprosessit käytössä ja linjassa perehdytysohjelmistoalustan kanssa, etätyöntekijöiden perehdyttämisen ymmärtäminen edellyttää todellista keskittymistä sosiaalisten ja oppimista tukevien rakenteiden tarkoitukselliseen suunnitteluun. Käytännössä ihmiset ”sijoitetaan” tiettyihin ympäristöihin, jotta he yhdistyvät ja tekevät yhteistyötä automaattisesti.

Luo rakenteita (ajattele niitä konkreettisina huoneina), jotka toimivat tarkoituksellisina kokoontumispaikkoina. 

Varmista, että heillä on käytössään oikeat resurssit, jotta he voivat: 

• Oppia itsenäisesti ja yhdessä muiden kanssa 
• Saada roolissaan kokemuksen vaikutusmahdollisuuksista 
• Tuntea kuuluvansa joukkoon 
• Tehdä helposti yhteistyötä muiden kanssa.  

Aiemmin ihmiset saattoivat keskustella taukohuoneessa tai muissa luontevasti syntyvissä tilanteissa, mutta etäympäristössä tätä ei tapahdu luonnostaan. 

Järjestä siis pelejä ja muuta vastaavaa varmistaaksesi, että ihmiset ovat vuorovaikutuksessa ja tuntevat olonsa mukavaksi (tämä koskee koko henkilöstöä). 

Osallistamiseen kannustavien aktiviteettien tulisi olla sellaisia, joiden parissa uusi työntekijä tuntee olonsa mukavaksi, eikä niiden pitäisi olla liian raskaita. Niiden tulisi myös olla ”vuorovaikutteisia” -- henkilökohtaisia ja hauskoja.  

6. Luo hyvinvointiin keskittyviä keskustelutiloja 

Jotkin yritykset ovat ottaneet käyttöön asiakirjoja, joissa on kenttiä yleisestä työn ja vapaa-ajan tasapainosta raportoimista varten. Niissä käsitellään esimerkiksi ravitsemusta ja unitavoitteita sekä ammatillisia työtapoja. 

Toinen ehdotus on käyttää terveys- tai tuottavuussovellusta, jossa on sosiaalinen toiminto, ja saada tiimin jäsenet olemaan yhteydessä toisiinsa sovelluksen kautta. 

Voit ajatella tätä vaihtoehtona lounasaikaan järjestettävälle joogatunnille tai hyvinvointiseminaarille, mutta siinä keskitytään enemmän luontevan yhteyden syntymiseen.

Tarkoituksena ei ole painostaa ihmisiä paljastamaan henkilökohtaisia terveystietojaan, vaan kannustaa ja tukea työn ja vapaa-ajan tasapainoa heidän sopeutuessaan kotona työskentelyyn.  

7. Luo ja ylläpidä virtuaalisia tiloja koulutusta ja tukea varten 

Pääasiallinen tapa kouluttaa ja perehdyttää etätyöntekijöitä on videokeskustelujen ja opastusvideoiden avulla. Sinun kannattaa sisällyttää mukaan myös hyvinvointiin, tuottavuuteen ja aikataulutukseen liittyviä aiheita.

Jos esimerkiksi käytät Slackin kaltaista yhteistyötyökalua, voit luoda yhden tai useamman kanavan, jotka on omistettu erityisesti koulutukseen ja tuottavuuteen liittyville aiheille. Voit nimetä jonkun vastaamaan kustakin kanavasta ja pitämään ne aktiivisina. 

Jo se, että ”valmentaja” seuraa kanavaa, voi auttaa pitämään koko tiimin oikealla tiellä. Hän voi esimerkiksi käyttää kanavaa lähettääkseen tällaisia kuulumisia kartoittavia kysymyksiä: 

• Mikä on suosikkitapasi viettää viiden minuutin tauko?  
• Mikä on paras tuottavuusvinkkisi? 
• Jaa suosikkihassutteluvideosi!

Tavoitteena on edistää virtuaalista toimistoympäristöä, jossa sekä esihenkilöt että tiimin jäsenet tarjoavat jatkuvasti resursseja ja tukea. Tämä auttaa uusia työntekijöitä luomaan säännöllisiä rutiineja ja tuntemaan olonsa mukavammaksi asettuessaan tehtäväänsä.

8. Luo yhteinen asiakirja kysymyksiä varten 

Yhteen Google-dokumenttiin voidaan kirjata kysymyksiä, muistiinpanoja ja vastauksia. Jaa se kaikkien niiden henkilöiden kanssa, joihin luotat ja jotka voivat esittää uudelle työntekijälle asiallisia kysymyksiä, ja varmista, että uusi työntekijä tietää, miten ilmoittaa muille kiireellisistä asioista. 

Pidä keskustelu asiallisena ja kevyenä — vakavat keskustelut kannattaa käydä kasvokkain videokeskusteluissa. 

9. Nimeä uusille työntekijöille perehdytyskummi

Perehdytyskummi on henkilö, jolla on riittävästi aikaa toimia uuden työntekijän ystävällisenä ja luotettavana yhteyshenkilönä sekä riittävästi tietoa tarjotakseen työhön liittyvää ohjausta. 

Tässä Harvard Business Review -artikkelissa korostetaan perehdytyskummin tehokkuutta. Kirjoittajat, jotka toteuttivat Microsoftilla perehdytyskummiohjelman, havaitsivat, että kummien kanssa aloittaneet uudet työntekijät olivat ensimmäisen viikon jälkeen 23 % tyytyväisempiä perehdytykseensä kuin ilman kummia palkatut. Lisäksi korkeampi tuottavuus oli yhteydessä useampiin tapaamisiin perehdytyskummin kanssa.  

Järjestely hyödyttää molempia osapuolia, sillä kummi saa mahdollisuuden toimia johtajana ja opettajana. 

Varmista, että kummilla on aikaa ja että hän sopii uuden tiimin jäsenen kanssa selkeistä rajoista. Ihannetapauksessa hän tuntee myös uuden työntekijän tehtävänkuvan hyvin. 

10. Luo tervetulokanava, jotta uudet työntekijät tuntevat olevansa osa tiimiä

Jos käytät Slackin kaltaista projektinhallintatyökalua, tervetulokanava on hyvä tapa luoda yhteys uuden työntekijän ja muun tiimin välille. 

Lisää esittelyksi lyhyt kuvaus ja aloita tapa toivottaa uudet työntekijät tervetulleiksi gif-kuvien ryöpyllä. Saatat yllättyä siitä, kuinka helposti ihmiset alkavat keskustella muutaman animoidun kuvan avulla! 

Käytä tätä kanavaa lähtökohtana järjestäessäsi esittelyjä henkilöiden välillä, joilla on samanlaisia tehtäviä tai kiinnostuksenkohteita. Kannusta muutamaa tiimin jäsentä aloittamaan kahdenkeskisiä keskusteluja uuden työntekijän kanssa. 

Ainoa todellinen ”sääntö” on pitää tämä tila täysin epämuodollisena ja hauskana!

11. Rakenna yhteyksiä kollegoiden välille

Vaikka monet saattavat nauttia työskentelystä kodin mukavuudessa, etätyöhön liittyvä eristyneisyys voi olla suuri este sekä sosiaaliselle kanssakäymiselle että tuottavuudelle. 

Uudet työntekijät tuntevat olonsa väistämättä hieman vaivaantuneiksi ja tekevät virheitä työnsä ensimmäisten viikkojen ja kuukausien aikana, ja jotkut saattavat vetäytyä, jos he eivät tunne oloaan mukavaksi etätyöympäristössä. 

Johtajien ja muiden tiimin jäsenten tulisi nähdä ylimääräistä vaivaa ottaakseen yhteyttä uusiin työntekijöihin mahdollisimman usein perehdytysvaiheen aikana, mutta tämän ei tarvitse olla muodollinen harjoitus! Olemme koonneet alle muutamia luovia ehdotuksia. 

Virtuaalitiimien johtaminen säännöllisten tapaamisten avulla auttaa varmistamaan, että uudet työntekijät tuntevat olevansa yhteydessä muihin etätyöstä huolimatta.

12. Tee siitä hauskaa multimedian avulla 

Kun perehdytät uusia etätyöntekijöitä, he todennäköisesti kyllästyvät Zoom-kokouksiin ja koulutusvideoihin, joten on tärkeää tarjota muita mahdollisuuksia tutustua muihin. 

Harkitse kahvitapaamisten, rentojen illanviettojen tai muiden epämuodollisten videopuheluiden järjestämistä ja sisällytä niihin mahdollisuuksien mukaan tutustumisharjoituksia ja yksinkertaisia pelejä.

Tässä muutamia ehdotuksia: 

• Jakakaa Spotify-soittolistoja 
• Keskustelkaa lempivalokuvasta tai taideteoksesta 
• Lähettäkää yllätyslahjoja postitse ja avatkaa ne kaikki yhdessä kokouksessa  
• Perustakaa työntekijöiden elokuvailta tai lukupiiri 
• Harkitkaa piirustus- tai sanapeleihin perustuvia pelejä 
• Harkitkaa yrityskulttuuriinne ja työntekijöiden tavoitteisiin sopivaa pelillistämisohjelmaa.

13. Automatisoi yksitoikkoiset tehtävät, jotta voit keskittyä hauskanpitoon

Toistuvien perehdytystehtävien automatisointi vapauttaa henkilöstöhallinnon tiimien aikaa keskittyä kiinnostavien ja luovien kokemusten luomiseen uusille työntekijöille.

Kun hoidat yksitoikkoiset prosessit, kuten asiakirjojen keräämisen, tehtävien seurannan ja sähköpostimuistutukset, voit asettaa etusijalle yhteyksiä rakentavat ja yrityskulttuuria vahvistavat toiminnot sekä tehdä perehdytyksestä miellyttävää kaikille.

Henkilöstöhallinnon työnkulkuohjelmisto voi automatisoida tylsät hallinnolliset tehtäväsi, kuten:

• Asiakirjojen kerääminen: Pyydä ja tallenna työntekijöiden asiakirjat automaattisesti.
• Tehtävien osoittaminen: Osoita perehdytystehtävät asiaankuuluville sidosryhmille.
• Tervetuloviestit: Lähetä uusille työntekijöille henkilökohtaisia viestejä automaattisesti.
• Koulutusten aikataulutus: Automatisoi koulutustilaisuuksien varaaminen ja muistutukset.
• Toimintaperiaatteiden hyväksynnät: Seuraa käsikirjan ja toimintaperiaatteiden hyväksymistä.
• Järjestelmäkäyttöoikeudet: Automatisoi käyttäjätilien ja ohjelmistokäyttöoikeuksien määrittäminen.
• Edistymisen seuranta: Seuraa tehtävien valmistumista ja perehdytyksen virstanpylväitä automaattisesti.
• Palautteen kerääminen: Aikatauluta ja lähetä perehdytyskyselyitä perehdytystä koskevan palautteen keräämiseksi.

Hoida nämä asiat pois alta, jotta voit keskittyä sellaisiin vuorovaikutustilanteisiin, joita ohjelmisto ei pysty käsittelemään: merkityksellisten yhteyksien luomiseen ja niiden ylläpitämiseen.

Jos tarvitset vinkkejä parhaan perehdytysohjelmiston valintaan, voimme auttaa siinäkin.

Perehdytys määrittää työntekijäkokemuksen

Perehdytys on yksi etätyöntekijöiden johtamisen keskeisistä haasteista.

Onnistuneen etäperehdytyskokemuksen luominen on henkilöstöhallinnon alalla melko uusi haaste, joten ei ole epätavallista, että henkilöstöhallinnon ammattilaiset etsivät edelleen vastauksia tähän. Työntekijöiden perehdytystä käsittelevän kurssin käyminen, jotta pysyt ajan tasalla etätyöntekijöiden perehdytyksen uusimmista trendeistä ja tekniikoista, auttaa.

Kun olet luonut etäperehdytysprosessin, voit hyödyntää sen osia myös itsenäisten ammatinharjoittajien perehdyttämisessä.

Parhaiden osaajien tukeminen heti alusta lähtien saa heidät tuntemaan itsensä tärkeiksi ja arvostetuiksi, mikä luo perustan korkealle tyytyväisyydelle ja yhteenkuuluvuuden tunteelle. Jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin, tämä artikkeli tarjoaa vielä lisää vinkkejä perehdytysprosessin optimointiin alusta loppuun.

Voit myös hyödyntää työnantajan rekisteröintipalvelua tai ammatillista työnantajaorganisaatiota hoitamaan suuren osan hallinnollisista tehtävistä ja varmistamaan, että noudatat säädöksiä.