Kuinka maksimoida työntekijöiden perehdytyksen sijoitetun pääoman tuotto
Leena AI:n tutkimuksessa selvisi, että perehdytyksen keskimääräiset kustannukset ovat pk-yrityksissä 600–1 800 dollaria työntekijää kohden ja suuremmissa organisaatioissa yli 3 000 dollaria.
Nämä kustannukset kasvavat, eikä niissä oteta huomioon uuden työntekijän lähtemisestä tai tuottavuuden saavuttamisen viivästymisestä aiheutuvia vaihtoehtoiskustannuksia.
Perehdytys on työntekijän työsuhteen ratkaiseva ensimmäinen vaihe. Se luo hyvän ensivaikutelman ja auttaa luomaan uudelle työntekijälle edellytykset jatkuvaan menestykseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämän artikkelin avulla voit saada perehdytystoiminnastasi parhaan mahdollisen sijoitetun pääoman tuoton.
Miten perehdytys vaikuttaa tulokseesi?
Tehokkaan perehdytysprosessin tavoitteena on auttaa uusia työntekijöitä integroitumaan organisaatioon ja saavuttamaan tuottavuus mahdollisimman tehokkaasti. Lisäksi se voi auttaa vähentämään henkilöstön vaihtuvuutta ja vahvistamaan yrityskulttuuria.
Esimerkiksi Talmundon kyselyssä selvisi, että yli 50 prosenttia vastaajista ilmoitti, että perehdytys lyhensi oppimiskäyrää.
Toisessa SHRM:n tutkimuksessa organisaatiot katsoivat tehokkaan perehdytyksen parantavan henkilöstön pysyvyyttä (52 prosenttia), nopeuttavan tuottavuuden saavuttamista (60 prosenttia) ja parantavan asiakastyytyväisyyttä kokonaisuudessaan (53 prosenttia).
Koska työntekijän korvaaminen uudella maksaa arviolta 21 % työntekijän vuosipalkasta, pelkästään henkilöstön pysyvyyden parantaminen voi tuoda merkittävää sijoitetun pääoman tuottoa perehdytykselle.
Miten perehdytyksen sijoitetun pääoman tuottoa voi parantaa?
Olemme nyt käsitelleet perehdytyksen kustannuksia – miten sijoitetun pääoman tuotto voidaan maksimoida?
Ennakkoon aloitettavien perehdytystoimien sisällyttäminen
Perehdytysprosessin aloittaminen ennen ensimmäistä työpäivää esimerkiksi lähettämällä tervetuloviestejä, käsikirjoja, oppaita ja henkilöstöhallinnon lomakkeita voi tehostaa prosessia.
Ennakkoon aloitettu perehdytys sitouttaa uudet työntekijät varhaisessa vaiheessa, lisää heidän itseluottamustaan ja nopeuttaa perehdytysprosessia. Aberdeen Groupin tutkimuksessa selvisi, että 83 % parhaista yrityksistä aloittaa perehdytyksen ennen ensimmäistä työpäivää.
Emme odota ensimmäiseen työpäivään asti aloittaaksemme. Kun joku saapuu paikalle (tai kirjautuu sisään, jos hän työskentelee etänä), hänen laitteensa ovat valmiina, käyttäjätilit on luotu ja hän tietää jo, miltä hänen ensimmäisen viikkonsa aikataulu näyttää.
Luo hyvä ensivaikutelma
Tutkimusten mukaan 20 % henkilöstön vaihtuvuudesta tapahtuu ensimmäisten 45 päivän aikana, joten hyvällä ensivaikutelmalla on merkitystä.
Kaikki alkaa ennakkoon aloitetusta perehdytyksestä, mutta sen jälkeen seuraavat perehdytysjakso ja ensimmäinen kuukausi tai hieman pidempi ajanjakso. Tällöin organisaation tehtävä, visio ja arvot sekä mahdollisuudet kannattaa esitellä todellisten tarinoiden tai esimerkkien avulla, jotka osoittavat näiden periaatteiden toteutumisen käytännössä ja auttavat luomaan tunneyhteyden.
Joihinkin tärkeimpiin perehdytystoimiin kuuluvat:
- Kasvokkainen tapaaminen johtoryhmän kanssa
- Työskentely työparin tai mentorin kanssa
- Yrityksen tuotteisiin ja/tai palveluihin tutustuminen käytännössä
- Tavoitteiden asettaminen, mukaan lukien nopeasti saavutettavat tavoitteet, jotta työ pääsee vauhtiin
- Koulutuksen ja kehittymisen koordinointi.
Myös pienet eleet, kuten tervetuliaispaketti tai henkilökohtaisesti valmisteltu työpiste, voivat jättää pysyvän myönteisen vaikutelman.
Varmista johdonmukainen prosessi
Epäjohdonmukainen perehdytys johtaa vaihteleviin tuloksiin ja vaikeuttaa tehokkuuden mittaamista.
Kuten useimmissa asioissa, tehokkain tapa varmistaa johdonmukaisuus on luoda perehdytyssuunnitelma, jota voidaan mukauttaa jokaiselle työntekijälle.
Jotkin osat, kuten johdon tervetuliaisesitykset, voidaan vakioida eri suunnitelmissa, mikä jättää tilaa perehdytyskokemuksen personointiin.
Orientaatiossa roolien välillä on eniten päällekkäisyyksiä, ja on suositeltavaa laatia vähintään 90 päivän perehdytyssuunnitelma, mutta kuten tulen käsittelemään, siihen ei pitäisi jäädä.
Käytä enemmän aikaa perehdytykseen
Vaikka 90 päivää on hyvä vertailukohta, kuten tässä HBR:n artikkelissa todetaan, uusilla työntekijöillä voi kestää lähes vuosi saavuttaa täysi pätevyys, erityisesti vaativammissa tehtävissä.
Varmista siis ensimmäisten kolmen kuukauden jälkeen, että uusi työntekijä saa edelleen säännöllistä tukea säännöllisen palautteen muodossa, kuten esihenkilön kanssa pidettävissä 1:1-keskusteluissa.
Sisällytä sosiaalinen integraatio
Tutkimukset ovat osoittaneet, että myönteiset sosiaaliset vuorovaikutustilanteet työpaikalla vaikuttavat suoraan kehon fysiologisiin prosesseihin, ja myönteiset sosiaaliset vuorovaikutustilanteet vahvistavat fysiologista toimintakykyä.
Kaiken tämän perusteella työsuhteiden edistäminen nopeuttaa tuottavuutta ja sitoutumista. Hyvä tapa saavuttaa tämä on kummijärjestelmän avulla.
Harvard Business Review’lle kirjoittavat Microsoftin data-analyytikot havaitsivat, että mitä useammin perehdytyskummi tapasi uuden työntekijän, sitä vahvemmaksi uusi työntekijä koki oman nopeutensa saavuttaa tuottavuus:
- 56 % uusista työntekijöistä, jotka tapasivat perehdytyskumminsa vähintään kerran ensimmäisten 90 päivän aikana, ilmoitti, että kummi auttoi heitä saavuttamaan nopeasti tuottavuuden tehtävässään.
- 73 % niistä, jotka tapasivat kaksi tai kolme kertaa
- 86 % niistä, jotka tapasivat neljästä kahdeksaan kertaa
- 97 % niistä, jotka tapasivat yli kahdeksan kertaa.
Toinen hauska idea, joka on peräisin Mike Gibbonin artikkelista työntekijöiden perehdytyksen parhaista käytännöistä, on Tulokaskeksit:
”Yhdessä yrityksessä, jossa työskentelin, oli käytäntö nimeltä ”Tulokaskeksit”. Uusia työntekijöitä kannustettiin leipomaan (tai ostamaan) keksejä, ja ihmiset saattoivat tulla paikalle, esitellä itsensä, ottaa keksin ja jutella. Se oli loistava (ja maukas!) tapa tavata uusia kollegoita ensimmäistä kertaa!”.
Lisäksi perehdytystehtävien jakaminen eri tiimin jäsenten tai jopa osastojen kesken auttaa rakentamaan yhteyksiä ja vähentää esihenkilöiden työtaakkaa.
Jos perehdytät kansainvälisiä työntekijöitä, voi olla hyödyllistä panostaa siihen, että heidät tuodaan toimistolle ainakin ensimmäiseksi viikoksi.
Hyödynnä automaatiota
Automaatio parantaa perehdytyksen sijoitetun pääoman tuottoa vähentämällä manuaalista työtä, minimoimalla virheitä ja tehostamalla toistuvia tehtäviä, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.
”Luotamme teknologiaan, jotta perehdytys olisi vähemmän vaivalloista”, sanoo Tetiana Burda, Syndicoden CAO. ”Meillä on esimerkiksi perehdytystyökaluja toistuvien tehtävien, kuten tervetuliaisviestien lähettämisen, koulutusmoduulien järjestämisen tai sopimusten sähköisen allekirjoittamisen, automatisointiin ennen ensimmäistä päivää. Ihmiset usein aliarvioivat, kuinka paljon kitkaa yksinkertaisella automaatiolla voidaan poistaa. Se vapauttaa HR:n keskittymään siihen, mikä on tärkeää: ihmisten väliseen yhteyteen.”
Miten perehdytyksen sijoitetun pääoman tuottoa mitataan
Perehdytyksen sijoitetun pääoman tuoton mittaaminen edellyttää työkalujen, kuten perehdytysohjelmiston, HRMS:n ja muiden vastaavien ratkaisujen, käyttöä seuraavien mittareiden seuraamiseen:
- Työntekijöiden pysyvyysasteet: Vertaa jäsennellyn perehdytyksen läpikäyneiden työntekijöiden pysyvyysasteita niiden työntekijöiden pysyvyysasteisiin, jotka eivät käyneet perehdytystä läpi. Perehdytettyjen työntekijöiden korkeampi pysyvyysaste osoittaa ohjelman onnistuneen.
- Tuottavuuden saavuttamiseen kuluva aika: Mittaa, kuinka kauan uusilla työntekijöillä kestää saavuttaa täysi tuottavuus tai pätevyys tehtävissään. Nopeampi tuottavuuden saavuttaminen voi olla merkki onnistuneesta perehdytysprosessista.
- Työntekijöiden sitoutumispisteet: Hyödynnä perehdytyskyselyitä selvittääksesi, miten uudet työntekijät kokevat perehdytyskokemuksen, ja arvioidaksesi heidän sitoutumisensa tasoa perehdytyksen aikana ja sen jälkeen. Korkeampi sitoutuminen korreloi yleensä paremman ROI:n kanssa.
- Suorituskykymittarit: Seuraa uusien työntekijöiden suoriutumista ensimmäisen vuoden aikana. Suorituskyvyn paraneminen ajan myötä voi osoittaa perehdytysohjelman tehokkuuden heidän valmistamisessaan tehtäviinsä.
- Perehdytyksen kustannukset suhteessa tuloksiin: Vertaa perehdytyksen kustannuksia (mukaan lukien materiaalit, koulutus, perehdytysohjelmiston kustannukset ja henkilöstön käyttämä aika) sen tuottamaan arvoon, kuten parempaan työntekijöiden pysyvyyteen, nopeampaan tuottavuuden saavuttamiseen tai pienempiin rekrytointikustannuksiin.
- Sisäinen liikkuvuus ja ylennysasteet: Seuraa, kuinka nopeasti uudet työntekijät etenevät organisaatiossa. Tehokkaasti perehdytetyt työntekijät ovat usein paremmin valmistautuneita kehittymään ja etenemään urallaan.
- Esihenkilöiden palaute: Kerää esihenkilöiltä näkemyksiä uusien työntekijöiden valmiuksista ja suoriutumisesta perehdytyksen jälkeen. Myönteinen palaute osoittaa, että ohjelma antaa työntekijöille hyvät valmiudet.
Yhdistämällä nämä mittarit organisaatiot voivat muodostaa kokonaisvaltaisen kuvan siitä, miten niiden perehdytysohjelmat tuottavat ROI:ta, ja tunnistaa parannusta vaativat alueet.
Perehdytyksen ROI:n tärkein sisältö
Asianmukaiseen perehdytysprosessiin investoiminen on helppo tapa saavuttaa hyötyjä kaikista edellä mainituista syistä. Tarvitaan vain pieni investointi jäsennellyn prosessin luomiseen ja mahdollisesti joihinkin uusiin työkaluihin, kuten perehdytysohjelmistoon, HRMS-järjestelmään tai oppimisen hallintajärjestelmään.
Perehdytysohjelmiston tärkeimmät hyödyt ovat siinä, että se auttaa uusia työntekijöitä saavuttamaan tuottavuuden nopeammin ja lisää todennäköisyyttä, että he pysyvät organisaatiossa. Se helpottaa myös sisäisten tiimien työtä ja vahvistaa yhtenäisempää organisaatiokulttuuria.
Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat lisää näkemyksiä
Jos haluat lisää perehdytykseen liittyviä näkemyksiä, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
