Mitä rekrytointi on? Määritelmä, prosessi ja vinkit

Mitä rekrytointiin kuuluu?

Kuten useimmat onnistuneet prosessit, myös rekrytointi alkaa huolellisella suunnittelulla, jotta organisaation osaajatarpeet ymmärretään selkeästi.

Rekrytointitapasi voi näyttää monenlaiselta: kyseessä voi olla esimerkiksi koko rekrytointiprosessin kattava rekrytointi tai liiketoimintatoimintojen välinen yhteistyö.

• Henkilöstösuunnittelu: Prosessi, jossa osaamisvajeita analysoidaan suhteessa liiketoimintatavoitteisiin ja tunnistetaan nykyiset ja tulevat rekrytointitarpeet. 
• Työpaikkakuvausten laatiminen: Asiakirjan laatiminen, jossa kuvataan tietyn tehtävän työvaatimukset, taidot, pätevyydet, tehtävät, vastuut ja velvollisuudet yrityksessä. Se voi sisältää myös esimerkiksi palkkahaitarin.
• Työpaikkailmoitusten julkaiseminen ja mainostaminen: Työpaikkakuvausten ja ilmoitusten julkaiseminen asiaankuuluvissa paikoissa.
• Ehdokkaiden etsiminen: Ehdokkaiden etsiminen sisäisistä ehdokastietokannoista, LinkedInin ja muiden ammatillisten verkostojen hyödyntäminen, työpaikkamessuille ja rekrytointitapahtumiin osallistuminen sekä suosittelujen kannustaminen.
• Markkinointi: Todellisuudessa kaikki markkinointitoimet voivat edistää rekrytointia, mutta on olemassa myös erityisesti rekrytointiin liittyviä markkinointitoimia, kuten houkuttelevan urasivun laatiminen.
• Ehdokkaiden esikarsinta: Saatavilla olevien ehdokasta koskevien tietojen (ehdokkaan ansioluettelo, saatekirje, LinkedIn-profiili jne.) tarkasteleminen ja päätöksen tekeminen siitä, voisiko hän sopia tehtävään.
• Haastattelut: Haastattelujen aikatauluttaminen loppusuoralle päässeiden ehdokkaiden kanssa ja erilaisten haastattelutyyppien (esim. puhelin-, video-, kasvokkain- ja paneelihaastattelujen) toteuttaminen.
• Arvioinnit ja testaukset: Teknisten, psykometristen ja soveltuvuustestien järjestäminen ja arviointi.
• Työtarjouksen tekeminen: Tehtävän tarjoaminen valitulle ehdokkaalle sekä palkasta, eduista ja muista ehdoista neuvotteleminen.

Vinkki: Kaiken hyödyntäminen ilmaisista rekrytointiohjelmistoista suuryrityksille tarkoitettuihin rekrytointiohjelmistoihin voi tehostaa rekrytointiprosessiasi huomattavasti.

Millaisia erilaisia rekrytointityyppejä on?

Rekrytoinnissa sinulla on useita vaihtoehtoja: 

• Sisäinen rekrytointi: Avoimen tehtävän täyttäminen organisaation sisältä tulevalla ehdokkaalla. Tähän voi kuulua ylennyksiä, siirtoja tai lyhytaikaisia tehtäviä.
• Ulkoinen rekrytointi: Ehdokkaiden etsiminen markkinoilta organisaation ulkopuolelta.
• Toimeksiantopohjainen rekrytointi: Tunnetaan myös suorahakuna. Kyseessä on erityinen rekrytointipalvelu, jossa organisaatio palkkaa ulkoisen rekrytointiyrityksen jatkuvalla toimeksiannolla täyttämään korkean tason tai erityisosaamista vaativan tehtävän.
• Ehdollinen rekrytointi: Ehdollinen rekrytointi vastaa toimeksiantopohjaista rekrytointia, paitsi että rekrytointiyrityksille maksetaan vain, jos ne onnistuvat sijoittamaan ehdokkaan tehtävään.
• Henkilöstövuokraus: Työntekijöiden palkkaaminen organisaation määräaikaisiin, sopimusperusteisiin tai vakituisiin tehtäviin.
• Uudelleensijoittumista tukeva rekrytointi: Organisaatioiden tarjoama palvelu, jolla tuetaan yrityksestä siirtymässä olevia työntekijöitä yleensä irtisanomisten, uudelleenjärjestelyjen tai toiminnan supistamisen vuoksi. Uudelleensijoittumispalvelujen tavoitteena on auttaa näitä työntekijöitä löytämään uusia työmahdollisuuksia ja siirtymään sujuvasti uransa seuraavaan vaiheeseen.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rekrytointiprosessi

Liam Reese jakaa erinomaisessa rekrytointiprosessia käsittelevässä artikkelissaan rekrytointiprosessin seuraaviin vaiheisiin:

1. Tavoita: Kaikki toimet, joiden avulla ehdokkaat saavat tietää avoimista työpaikoistasi, kuten työpaikkakuvausten julkaiseminen ja muut rekrytointimarkkinoinnin toimet.
2. Hae: Ajanjakso siitä, kun ehdokas päättää hakea tehtävää, siihen, kun hän jättää virallisen hakemuksen. Hakemus ei välttämättä tule suoraan hakijalta, vaan esimerkiksi rekrytoimiston kautta, suorahakuna tai suosittelun perusteella.
3. Seulo: Ennen virallista haastattelua tehtävä työ, jossa karsimme hakijoista sen pienen joukon, jonka haluamme haastatella.
4. Haastattele: Ehdokkaan taitojen arviointi ja parhaan ehdokkaan valitseminen tehtävään sinulle tärkeimpien tekijöiden perusteella.
5. Tarjoa: Ajanjakso siitä, kun päätät valita ehdokkaan, siihen, kun hän hyväksyy tai hylkää tarjouksen.
6. Perehdytä: Tätä voidaan kutsua tarkemmin ennakkoperehdytykseksi. Se on prosessi tarjouksen hyväksymisen ja työn aloituspäivän välillä.

On hyvä huomata, että jos prosessiasi ei ole kuvattu esimerkiksi yllä olevan kaltaisessa rekrytointiprosessin vuokaaviossa, on luultavasti aika tehdä se.

7 vinkkiä tehokkaaseen rekrytointiin

Olemme vuosien varrella keskustelleet monien rekrytoinnin asiantuntijoiden kanssa, ja tässä ovat heidän tärkeimmät vinkkinsä tehokkaaseen rekrytointiin.

1. Rakenna vahva työnantajan arvolupaus ja brändi

Organisaatiot, jotka palkkaavat johdonmukaisesti heille sopivia osaajia, suhtautuvat työnantajabrändiinsä erittäin kunnianhimoisesti.

Työnantajabrändi kertoo, millaisena työnantajana organisaatio nähdään ympäröivässä maailmassa. Kohdellaanko ihmisiä oikeudenmukaisesti ja autetaanko heitä kasvamaan ja kehittymään, työskentelevätkö he kiinnostavien projektien parissa, edistetäänkö organisaatiossa laajempaa päämäärää voittojen tuottamisen lisäksi osakkeenomistajille?

Brändin kehittämiseen ja ylläpitämiseen liittyy paljon työtä, mutta se toimii kaikkien rekrytointiin liittyvien toimiesi perustana, mukaan lukien se, miten markkinoit itseäsi potentiaalisille ehdokkaille.

Kuten Eric Harris, työnantajabränditoimisto Mindhandlen perustaja, huomauttaa: “Vahva työnantajabrändi houkuttelee arvoihisi sopivia osaajia, koska se ei kysy ehdokkaalta: “Haluatko työpaikan?” Sen sijaan se kysyy: “Oletko kaltaisemme?” Juuri sitä haluamme: ehdokkaita, jotka ovat itse tunnistaneet olevansa ihmisiä, jotka menestyvät organisaatiossa. Kaikki muu on teoreettista.”

Työnantajabrändisi perusta on työnantajan arvolupaus (EVP), eli se, mitä työnantaja lupaa tarjota työntekijöilleen vastineeksi heidän taidoistaan, asiantuntemuksestaan ja sitoutumisestaan.

2. Hyödynnä nykyisiä työntekijöitä

Jos EVP:si ja työnantajabrändisi ovat kunnossa, työntekijöidesi pitäisi olla suurimpia puolestapuhujiasi. Tämä pätee erityisesti pienten yritysten rekrytointiin.

He voivat auttaa suosittelemalla suoraan potentiaalisia ehdokkaita, jakamalla avoimia tehtäviä verkostoissaan ja osallistumalla rekrytointimarkkinoinnin toimiin, kuten “päivä elämässä” -videoiden tekemiseen.

Lisäksi, kuten Scott Millar, Canon Solutions America, Inc:n henkilöstöhallinnon varatoimitusjohtaja, asian ilmaisee, ”Nykyiset Canonin työntekijät tuntevat yrityksemme, kulttuurimme ja ominaisuudet, jotka auttavat ihmisiä menestymään täällä, joten tämä on loistava tapa alkaa tunnistaa avainasemien osaajia.”

Vinkki: Käytä työntekijöiden suositteluohjelmistoa suositteluprosessin automatisointiin ja helpottamaan työntekijöitä suosittelemaan päteviä ehdokkaita yrityksen avoimiin tehtäviin.

3. Rekrytoijien ja rekrytoivien esihenkilöiden tiivis viestintä ja yhteistyö

Rekrytointi on yhteistyöprosessi, ja monet haastattelemamme asiantuntijat korostavat tiiviin viestinnän tarvetta henkilöstö- ja rekrytointitiimien sekä rekrytoivien esihenkilöiden välillä.

”Henkilöstö- ja kulttuur asiantuntijoiden on asetettava etusijalle yhteistyö esihenkilöiden ja tiimien kanssa, jotta he ymmärtävät niiden nykyiset ja tulevat henkilöstötarpeet sekä näiden tarpeiden täyttämiseen vaadittavat taidot ja asiantuntemuksen.” – Weronika Niemcyzk, Cynclyn henkilöstöstä ja kulttuurista vastaava johtaja

4. Hyödynnä nykyaikaisia työkaluja

Olemme edenneet pitkälle sen jälkeen, kun ensimmäiset henkilöstöhallinnon ohjelmistoratkaisut tulivat markkinoille hakijaseurantajärjestelmän (ATS) muodossa.

Nykyaikainen rekrytointiteknologioiden kokonaisuus voi auttaa sinua mittaamaan rekrytoinnin keskeisiä suorituskykymittareita, helpottamaan kaikkien työtä ja tarjoamaan myös ehdokkaalle paremman kokemuksen.

”Varmistaaksemme, että löydämme oikeat osaajat ja saamme heihin yhteyden, hyödynnämme rekrytoinnissa ja osaajien houkuttelemisessa lisäksi henkilökohtaista ja teknologiaa tehokkaasti hyödyntävää lähestymistapaa. Aloite on ollut meille erittäin menestyksekäs, ja siihen kuuluvat oikeat työkalut ja resurssit myönteisen ehdokaskokemuksen tarjoamiseksi. Näihin lukeutuu ehdokkaille tarkoitettu BCGYou-sovelluksemme, jonka avulla he voivat saada lisätietoja yrityksestä, olla yhteydessä nykyisiin BCG:n työntekijöihin, hakea tehtäviin, valmistautua tapauspohjaisiin tehtäviin ja tutustua haastatteluprosessin yksityiskohtiin.” – Amber Grewal, Boston Consulting Group

Katso, mitä kaikkea on mahdollista tehdä, tutustumalla luetteloihimme, joissa esitellään parhaat rekrytointiohjelmistot ja parhaat hakijaseurantajärjestelmät.

Muita hyödyllisiä työkaluja ovat osaajien hankintaohjelmistot ja ehdokkaiden etsintätyökalut.

Jos rekrytoit usein etätyötehtäviin, kannattaa myös investoida tehokkaaseen videohaastatteluohjelmistoon, jonka avulla voit olla helposti yhteydessä ehdokkaisiin.

5. Kehitä rekrytoinnin keskeiset mittarit

Rekrytoinnin mittarit ja analytiikka ovat olennaisia, jotta voit mitata ja kehittää rekrytointitoimintoasi sekä palkata tarvitsemasi osaajat. 

Voit lukea lisää rekrytoinnin mittareita käsittelevästä artikkelistamme, mutta tässä on yleiskatsaus joihinkin perustason ja edistyneempiin mittareihin, joita voit seurata:

• Täyttöaika ja palkkaamiseen kuluva aika: Täyttöaika mittaa ajan työpaikan ilmoittamisesta siihen, kunnes ehdokas palkataan, kun taas palkkaamiseen kuluva aika mittaa ajan ehdokkaan hakemuksesta hänen palkkaamiseensa.
• Palkkausten määrä suhteessa avoimiin tehtäviin: Tämä mittari seuraa tehtyjen palkkausten määrää suhteessa avoimien tehtävien määrään ja osoittaa rekrytointitoiminnon tehokkuuden.
• Palkkauksen lähde: Tunnistaa ehdokkaiden alkuperän (esim. työpaikkasivustot, sosiaalinen media, suositteluohjelmat) ja auttaa kohdentamaan rekrytointiresurssit tehokkaasti.
• Hakijoiden määrä: Seuraa tehtävään hakeneiden määrää ja antaa tietoa työpaikkailmoituksen tehokkuudesta sekä ehdokkaiden kiinnostuksesta.
• Konversiosuhde: Mittaa niiden ehdokkaiden prosenttiosuutta, jotka siirtyvät rekrytointiprosessin vaiheesta seuraavaan, ja auttaa tunnistamaan pullonkaulat.
• Rekrytointisuppilon nopeus: Seuraa aikaa, jonka ehdokkaat viettävät rekrytointiprosessin kussakin vaiheessa, ja varmistaa prosessin tehokkuuden ja oikea-aikaisuuden.
• Tarjousten hyväksymisaste: Hyväksyttyjen työtarjousten suhde tehtyjen työtarjousten määrään, mikä kuvastaa työtarjousten houkuttelevuutta ja yrityksen kilpailukykyä.
• Ehdokkaiden suositteluindeksi (CNPS): Ehdokkaiden rekrytointikokemuksesta antamaan palautteeseen perustuva pistemäärä, jota käytetään rekrytointiprosessin parantamiseen.
• Ehdokaspoolin monimuotoisuus: Mittaa rekrytointiputkessa olevien ehdokkaiden monimuotoisuutta ja auttaa edistämään osallistavia rekrytointikäytäntöjä.
• Työntekijöiden suosittelut: Seuraa työntekijöiden suosittelemien ehdokkaiden määrää ja laatua sekä osoittaa työntekijöiden sitoutumista ja verkostojen vahvuutta.

ATS-järjestelmän keskeisiin hyötyihin kuuluu mahdollisuus kerätä ja analysoida helposti tärkeitä rekrytointimittareita, seurata palkkaustoimien tehokkuutta ja tarkentaa rekrytointibudjettia.

6. Huolellisesti jäsennellyt haastattelut  

Koska haastattelu on niin olennainen osa rekrytointiprosessia, ei ole yllätys, että asiantuntijamme suhtautuvat niihin erittäin tarkkaavaisesti ja suosivat yhteistyöhön perustuvaa, jäsenneltyä lähestymistapaa, jolla taidot ja osaaminen arvioidaan tehokkaasti.

”Ehdokkaiden perusteelliset haastattelut voivat auttaa tunnistamaan heidän vahvuutensa, taitonsa ja kokemuksensa sekä määrittämään, sopivatko he tehtävään. Esimerkiksi ABBYYllä palkkausprosessimme on muuttunut niin, että siihen osallistuu nykyään useampia ihmisiä. Palkkaavat esihenkilöt eivät enää tee päätöstä yksin. Sen sijaan olemme luoneet palkkausryhmän.” - Weronika Niemcyzk

Lue lisää tästä Mariya Hristovan erinomaisesta artikkelista, joka käsittelee henkilön haastattelemista.

7. Rakenna monimuotoinen osaajapooli

Monimuotoisuus on liiketoiminnassa yhtä terveellistä kuin luonnossa. Monet haastattelemistamme asiantuntijoista korostivat monimuotoisesta ehdokasjoukosta ammentamisen etuja ja sen varmistamista, että prosessi on mahdollisimman osallistava.

”On ratkaisevan tärkeää ymmärtää sen tiimin nykyinen koostumus, johon mahdolliset ehdokkaat liittyisivät, ja selvittää, missä voimme jatkossakin toivottaa uudet äänet tervetulleiksi. Rekrytoijat jakavat johtajien kanssa työkalupakin, joka kattaa kaiken aina uusien osaajien hankinta-alueiden tunnistamisesta monimuotoisen haastattelutiimin merkitykseen sekä prosessivaiheisiin, joilla voimme vähentää ennakkoluuloja kaikessa työpaikkailmoituksista haastatteluprosessiin.” - Randy Tosch, Graingerin henkilöstöhallinnon varatoimitusjohtaja.

Erinomainen tapa hankkia monimuotoisia ehdokkaita on palkata kansainvälisiä työntekijöitä.

8. Ulkoista

Rekrytointi voi olla haastavaa, erityisesti kun palkataan ensimmäisiä työntekijöitä.

Siksi rekrytointiprosessin ulkoistaminen (RPO) on niin suosittua, sillä se auttaa keventämään sisäisten tiimien taakkaa. Ulkoistuskumppanit voivat auttaa seuraavissa asioissa:

• Ehdokkaiden hankinta
• Haastattelutekniikat ja koulutus
• Palkkausprosessin optimointi
• Perehdytys.

Lisätietoja saat tutustumalla valitsemiimme parhaisiin RPO-palveluihin.

Muista, että rekrytoinnissa on kyse ihmisistä

Tämä on ollut suhteellisen lyhyt katsaus rekrytointiin ja siihen, mitä se pitää sisällään. Täysimittainen rekrytointistrategia vaatii paljon pohdintaa aina rekrytointisähköpostimallien laatimisesta hakijoiden hankintastrategian muokkaamiseen ja sosiaalisen median rekrytointiin investoimiseen.

Kaiken käsitteleminen yksityiskohtaisesti ylittäisi tämän artikkelin laajuuden, mutta päätän sen vielä yhteen rekrytointiasiantuntija Mariya Hristovan viisaudenjyvään.

“Rekrytointi on ennen kaikkea ihmisläheinen ammatti, joten huomion tulisi olla ihmisissä!”

Jos haluat oppia jatkuvasti lisää kaikesta rekrytointiin liittyvästä, kannattaa tutustua parhaiden rekrytointiuutiskirjeiden listaamme ja tilata niitä.

Liity ihmisiä johtavien ihmisten yhteisöön

Lisäohjeita rekrytointiin ja kaikkeen osaamisen johtamiseen saat, kun liityt HR- ja yritysjohtajien kannustavaan yhteisöömme, jossa jaetaan tietoa ja parhaita käytäntöjä, jotta voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.