Rekrytointiprosessi: 8 vaihetta huippuosaajien palkkaamiseen jo tänään

Mitä rekrytointi on?

Rekrytointi on prosessi, jossa organisaatio houkuttelee, esikarsii ja valitsee päteviä ehdokkaita työtehtävään. Se on asia, joka yleensä tulee mieleen, kun puhumme osaajien hankinnasta. Osaajien hankinta on kuitenkin laajempi strategia, joka kattaa koko palkkaamisen elinkaaren aina uuden osaajan tarpeen tunnistamisesta onnistuneiden ehdokkaiden perehdyttämiseen. 

Rekrytoijien tietokantaratkaisu voi auttaa seuraamaan ehdokkaiden etenemistä, mikä tekee rekrytointiprosessista läpinäkyvämmän ja järjestelmällisemmän.

Rekrytoinnissa ei kuitenkaan ole kyse vain avoimien työpaikkojen täyttämisestä. Siinä on kyse oikeiden ihmisten löytämisestä, jotta he voivat edistää yrityksen tavoitteita ja kulttuuria.

Henkilöstöhallinnon (HR) ja organisaatiostrategian laajemmassa kontekstissa rekrytointi on olennainen osa kokonaisuutta. Selkeästi määritelty rekrytointistrategia ja -prosessi varmistavat, että organisaatio pystyy vastaamaan nykyisiin ja tuleviin työvoimatarpeisiinsa, mukautumaan liiketoiminnan tavoitteisiin ja säilyttämään kilpailuetunsa. 

Rekrytointiprosessin 8 vaihetta

Useimmat organisaatiot voivat aloittaa näistä kahdeksasta perusvaiheesta, mutta kuten voit kuvitella, pienen yrityksen rekrytointi eroaa suuremman ja enemmän resursseja omaavan yrityksen rekrytoinnista. Organisaatiosi koosta riippuen myös rekrytointiprosessin vuokaavio näyttää erilaiselta.

Jokainen näistä vaiheista seuraa järjestyksessä edellistä, joten voit tarkastella jokaista vaihetta erikseen ja analysoida sekä kehittää sitä. Olipa käytössäsi täyden syklin rekrytointi tai jokin muu lähestymistapa, se sisältää vähintään nämä vaiheet.

Vaihe 1: Tarpeen tunnistaminen

Rekrytointiprosessin ensimmäinen vaihe on tarpeen tunnistaminen eli sen havaitseminen, että tehtävä on täytettävä. Tämä edellyttää nykyisen henkilöstön perusteellista arviointia, jotta voidaan selvittää, onko organisaatiossa puutteita, joihin on puututtava. 

Organisaatiot ennakoivat tulevia tarpeita liiketoiminnan kasvun, projektien vaatimusten tai strategisten muutosten perusteella. Tarpeen tunnistamisessa ei ole kyse vain välittömän henkilöstövajeen täyttämisestä, vaan työvoiman suunnittelusta pitkän aikavälin menestyksen varmistamiseksi ja sen takaamisesta, että organisaatiolla on tavoitteidensa saavuttamiseen sopiva yhdistelmä taitoja ja kokemusta.

Vaihe 2: Työpaikkailmoituksen laatiminen

Kun uuden työntekijän tarve on tunnistettu, seuraava vaihe on työpaikkailmoituksen laatiminen. Selkeä ja täsmällinen työpaikkailmoitus, joka on linjassa rekrytoinnin SEO-taktiikoiden kanssa, on ihanteellinen oikeiden ehdokkaiden houkuttelemiseen. 

Työpaikkailmoituksen tulisi sisältää tehtävänimike, yksityiskohtainen luettelo vastuista, vaaditut pätevyydet ja taidot sekä muut olennaiset tiedot, kuten raportointirakenne ja työolosuhteet.

Tämä asiakirja toimii kaikkien rekrytointitoimien perustana ja asettaa odotukset sekä työnantajalle että potentiaalisille ehdokkaille.

Vaihe 3: Ehdokkaiden etsiminen

Ehdokkaiden etsimiseen kuuluu potentiaalisten työnhakijoiden löytäminen ja houkutteleminen tehtävään. Tämä voidaan tehdä useilla eri menetelmillä, kuten:

• Työpaikkailmoitukset—sanomalehdet, verkkomedia, myymälät, televisio, radio, sosiaalinen media
• Rekrytointitoimistot ja suorahakukonsultit
• Urasivu/verkkosivusto
• Alan tapahtumat ja konferenssit
• Rekrytointimessut
• Suositukset
• Sosiaalinen media—LinkedIn, Twitter, TikTok jne.
• Osaajayhteisöt—CRM, sähköpostiuutiskirjeet, alumniverkostot
• Suorahaku
• B2C-yhteydet.

Näitä analysoidessasi sinun on perehdyttävä mittareihin ja tunnistettava, mitkä ovat yrityksesi parhaat ehdokaslähteet eli mitkä tarjoavat parhaat ehdokkaat suhteessa käytettyyn vaivaan ja resursseihin.

Ajan myötä huomaat, mitkä niistä vaikuttavat eniten ainutlaatuisen ehdokasmarkkinointisi ja yhteydenottosi yhdistelmän perusteella. Voit sitten hienosäätää toimintaasi ja varmistaa, että esittelet työnantajabrändisi/työnantajan arvolupauksesi (EVP) parhaalla mahdollisella tavalla.

Alla olevassa taulukossa edellä luettelemamme menetelmät toimivat pääluokkina, ja siinä korostetaan prosessin osa-alueita, joiden kehittämiseen voit keskittyä lisäämällä automaatiota, parantamalla ehdokaskokemusta tai lisäämällä resursseja.

Olen jakanut nämä ihmisiin, prosesseihin ja järjestelmiin.

Lähde	Henkilöstöön liittyvät parannukset	Prosessiin liittyvät parannukset	Järjestelmään liittyvät parannukset
Työpaikkailmoitukset	Kouluta tiimisi työpaikkailmoitusten kirjoittamiseen – se on erityinen taito. Kysy esihenkilöiltä ja ehdokkailta, mistä he etsivät työpaikkoja, ja ilmoita avoimista tehtävistä myös siellä.	Tallenna yleisimpien tehtäviesi työpaikkailmoitukset.   Muista, että työpaikkailmoitus ei ole vain tehtävänkuvaus.  Ulkoista tämä median ostajalle. Seuraa rekrytoinnin lähdettä, jotta voit optimoida kulutuksesi.	Yhdistä ATS-järjestelmäsi yleisimpiin paikkoihin, joissa julkaiset avoimia tehtäviä. Joissakin ATS-järjestelmissä on tähän erinomaiset toiminnallisuudet. Lisää työpaikkailmoituksiin seurantalinkkejä, jotta voit varmistua siitä, mikä media toimii parhaiten.
Rekrytointitoimisto / suorahakukonsultti	Millaista on yrityksen oman tiimin vuorovaikutus ehdokkaan kanssa – tehdäänkö esikarsinta?	Määritä ensisijaisten toimittajien lista. Laadi rekrytoijille tietokooste, jonka he voivat lähettää ehdokkaille yrityksestäsi. Järjestä toimistojen perehdytyspuheluita esihenkilöiden kanssa. Laadi selkeät viestintäkäytännöt toimistojen kanssa. Laadi vakioidut rekrytointitoimistojen allekirjoitettavat ehdot, jotta sinun ei tarvitse tarkistuttaa ehtoja jokaisen uuden toimittajan kohdalla.	Yhdistä toimistot suoraan ATS-järjestelmääsi, jotta esihenkilöiden käyttökokemus pysyy yhdenmukaisena. Käytä toimistojen markkinapaikkatyökaluja, kuten Hiring Hub (tämä toimii vain Yhdistyneessä kuningaskunnassa, mutta vastaavan tuotteen olemassaolo omalla alueellasi on helppo selvittää).
Urasivusto	Säännölliset päivitykset tuoreella sisällöllä	Tärkeä tarkasteltava asia on se, onko urasivustosi osa ATS-järjestelmääsi vai erillinen kokonaisuus ja miten yrityssivustosi toimii yhdessä urasivustosi kanssa. Varmista työn aloituskokouksessa, että jaat linkin rekrytoivalle esihenkilölle, jotta hän voi jakaa sen verkostoilleen.	Työpaikkojen automaattinen julkaiseminen suoraan urasivustollesi hyväksynnän jälkeen Linkit yrityksen sosiaalisen median kanaviin
Toimialan tapahtumat ja konferenssit	Rekrytointitiimisi osallistuminen mahdollisimman moniin tapahtumiin, nimien kerääminen, yhteydenotto ja vuorovaikutus potentiaalisten ehdokkaiden kanssa	Hanki oikeat materiaalit: osastot, esitteet, lehtiset ja muu vastaava, joita voit käyttää useissa tapahtumissa, jotta ponnistelut eivät jää “kertaluonteisiksi”	Tapahtumiin osallistumisen listaaminen urasivustollasi
Rekrytointimessut	Rekrytointitiimisi osallistuminen oikeisiin tapahtumiin. Tarvitsetko erillisen kampusrekrytointitiimin, jos tämä on keskeinen rekrytoinnin lähde?	Hanki oikeat materiaalit:  osastot, esitteet, lehtiset ja muu vastaava, joita voit käyttää useissa tapahtumissa, jotta ponnistelut eivät jää “kertaluonteisiksi”	Tapahtumiin osallistumisen listaaminen urasivustollasi ja sosiaalisen median kanavissa
Suositukset	Vietä aikaa työntekijöidesi kanssa, keskustele heidän kanssaan siitä, keitä he tuntevat aiemmasta yrityksestään ja ketä he suosittelisivat. Päivitä yrityksen tietoja säännöllisesti korostaaksesi suositteluun avoinna olevia tehtäviä.	Arvioi kannustinmenetelmäsi ja -käytäntösi.	Suosittelukannustimia hallinnoivia ja seuraavia ohjelmistoja on saatavilla. Monilla ATS-palveluntarjoajilla on myös tähän liittyviä toiminnallisuuksia. Voiko ATS-järjestelmäsi seurata suositteluja?
Sosiaalinen media – LinkedIn, Twitter, TikTok jne.	Säännölliset julkaisut, joissa esitellään yrityskulttuuria ja korostetaan avoimia tehtäviä Selkeä vastuu siitä, mille tiimille tämä kuuluu, esimerkiksi viestinnälle, osaajahankintatiimille tai markkinoinnille	Varmista, että esihenkilöt julkaisevat avoimet tehtävänsä sosiaalisessa mediassa	Seurantalinkkien luominen sosiaalisen median kanavia varten ATS-järjestelmästäsi Automaattinen julkaiseminen sosiaalisen median kanaviin ATS-järjestelmästäsi
Osaajayhteisöt – CRM, sähköpostiuutiskirjeet, alumnit jne.	Laadi ehdokkaille räätälöity uutiskirje, jonka voit lähettää eri ehdokasryhmille Arvioi haastattelemasi hyvät ehdokkaat ja selvitä, sopisivatko he muihin tehtäviin ja haluaisivatko he pysyä yhteydessä	Ota alumnit mukaan lähtöprosessiin – kehitä heille erityisiä suositteluohjelmia suositusten kannustamiseksi. Automatisoidut linkit osaajayhteisöihin liittymistä varten voidaan sijoittaa urasivustollesi, hakusivuille, rekrytoijien automaattisiin allekirjoituksiin ja muualle.	Automaattiset työpaikkahälytykset ja sähköpostimarkkinointikampanjat ehdokastietokantaan Seurantalinkit jokaiseen yhteisöön, jotta voit varmistua kanavan tehokkuudesta.
Suorahaku	Lisää suorahakutiimille resursseja Kehitä erityisiä hakurooleja.	Osaajamallinnus: Millaisia tehtäviä aiot rekrytoida tulevaisuudessa (suunnitellun kasvun tai odotettavissa olevan vaihtuvuuden vuoksi), ja voisitko alkaa olla yhteydessä henkilöihin etukäteen prosessin nopeuttamiseksi? Istu rekrytoivien esihenkilöiden kanssa ja käy LinkedIn Recruiter yhdessä läpi, jotta saat heidät mukaan tähän prosessin vaiheeseen.	Hanki LinkedIn Recruiter, Cord tai vastaavia hakutyökaluja

Järjestelmämuutoksissa saatat huomata haluavasi tehdä asioita, joita nykyinen hakijoiden seurantajärjestelmäsi (ATS) tai muu rekrytointiohjelmistosi ei mahdollista.

Pidä nämä toiminnallisuudet erillään teknologiaan liittyvänä toivelistanasi, niin palaamme niihin myöhemmin tässä artikkelissa, kun tarkastelemme, kuinka voit analysoida sinulle parhaiten sopivaa teknologiantoimittajaa.

Vinkki: Maksuttomat rekrytointialustat ovat korvaamattomia rekrytointiprosessin jokaisen vaiheen sujuvoittamisessa ja seurannassa.

Vaihe 4: Seulonta ja ehdokkaiden asettaminen lyhytlistalle

Ehdokkaiden etsimisen jälkeen seuraava vaihe on hakijoiden seulonta ja lupaavien vaihtoehtojen asettaminen lyhytlistalle. Tässä prosessissa käydään läpi ansioluetteloita ja hakemuksia, jotta voidaan tunnistaa ne, jotka täyttävät tehtävän kriteerit. 

Ansioluetteloiden seulontaratkaisut ovat olennaisia esihenkilötehtäviin rekrytoitaessa, sillä niiden avulla voit keskittyä oikeisiin ehdokkaisiin.

Nykyaikaisten rekrytointiohjelmistojen ominaisuudet voivat auttaa sujuvoittamaan tätä prosessia suodattamalla epäpätevät ehdokkaat ja asettamalla lupaavimmat ehdokkaat järjestykseen. Seulonta on ratkaisevan tärkeää, jotta rekrytointiprosessissa etenevät vain sopivimmat ehdokkaat.

Mikään ei ole pahempaa kuin huomata viiden minuutin kuluttua haastattelun alkamisesta, että ehdokas ei sovellu tehtävään, koska hänen palkkatoiveensa ovat aivan liian korkeat, tai että hän ei ymmärrä jotakin tehtävän keskeistä perusasiaa, joka on ristiriidassa hänen henkilökohtaisen elämänsä kanssa, kuten työvuorojärjestelyjä, matkustusvaatimuksia tai toimistolla työskentelyltä edellytettyjä päiviä, tai että hänen taitonsa eivät yksinkertaisesti riitä.

Voit hyödyntää tekoälypohjaista rekrytointiohjelmistoa tämän prosessin kehittämiseen. Se jäsentää tietoja automaattisesti ja nostaa esiin mahdolliset ristiriidat tai toivotut taidot ja kokemuksen.

Tarkastellaan seuraavaksi keskeisiä ongelmakohtia ja sitä, miten tarkistamme ne.

Kohta	Henkilöiden tekemä tarkistus	Prosessin tarkistus	Järjestelmän tarkistus
Palkkatoiveiden yhteensopivuus	Keskustelu odotusten selvittämiseksi	Varmistetaan, että palkka ilmoitetaan hakuprosessissa (vaikka tämä on hyvin karkea mittari, koska se ei kuvaa koko palkkauspakettia), jotta ehdokas voi arvioida itse, ovatko odotukset kohdallaan.
Tehtävässä vaadittavat pätevyydet	Keskustelu, jolla vahvistetaan ja kerrataan, että haluat nähdä asiakirjat tarjouksen tekemisen vaiheessa.	Vaatimukset on ilmoitettu selkeästi työpaikkailmoituksessa. Hakemusvaiheessa esitetyt kysymykset.	Mahdollisuus hylätä ehdokkaat, jos pätevyys puuttuu.
Työskentelyolosuhteet (vuorot, työajat, matkustaminen, toimistolla/hybridinä)	Vahvistava keskustelu.	Ilmoitettu selkeästi työpaikkailmoituksessa. Hakemusvaiheessa esitetyt kysymykset.	Mahdollisuus hylätä ehdokkaat, jos heidän odotuksensa eivät vastaa työskentelyolosuhteita.
Viestintätaidot	Keskustelu viestintätaitojen selvittämiseksi.	Ansioluettelo saatekirjeineen Kaikki hakuprosessin osana esittämäsi kysymykset.
Tehtävän perusvaatimukset (kielitaito, ohjelmointiosaaminen, ansioluettelossa olevien tietojen tarkentaminen jne.)	Ansioluettelon tarkistaminen. Keskustelu perustaitojen selvittämiseksi.	Perustason testaus.	Mahdollisuus hylätä ehdokkaat, jos he eivät läpäise testiä.
Motivaatio	Saatekirje. Keskustelu motivaation selvittämiseksi.	Esitä motivaatioon liittyviä kysymyksiä.

Vaihe 5: Haastattelujen toteuttaminen

Haastattelut ovat keskeinen osa rekrytointiprosessia. Niiden avulla työnantaja voi arvioida ehdokkaan pätevyyttä, kokemusta ja sopivuutta tehtävään. Haastattelujen koordinointiohjelmisto varmistaa, että rekrytointiprosessi etenee sujuvasti ja ilman aikataulujen yhteensopimattomuuksia.  

Erilaiset haastattelutyypit, kuten puhelin-, video- ja kasvokkaiset haastattelut, palvelevat eri tarkoituksia. Puhelinhaastatteluja voidaan esimerkiksi käyttää alustavaan seulontaan, kun taas kasvokkaiset haastattelut varataan yleensä loppuvaiheen ehdokkaille. 

Haastatteluihin valmistautuminen on olennaista. Haastattelijoilla tulisi olla selkeä käsitys tehtävästä ja arviointikriteereistä.

Oman näkemykseni mukaan yksinkertaisin ja selkein periaate on, että sinun on arvioitava jokainen työpaikkailmoituksessa esitetty vaatimus, sekä suoritettavat tehtävät että niiden edellyttämät taidot ja kokemus, ja määritettävä niille paikka prosessin jossakin vaiheessa (sama vaatimus voidaan määrittää useampaan vaiheeseen).

Esimerkiksi:

• Viiden vuoden kokemus ohjelmistokehityksestä voidaan arvioida hakemuksen tarkistamisen ja puhelinseulonnan aikana.
• Henkilöstöhallinnon osaston johtaminen EMEA-alueella tulisi käsitellä puhelinseulonnassa ja haastattelussa siten, että ehdokkaalle selitetään, mitä tämä tarkoittaa, ja selvitetään hänen lähestymistapansa tehtävän hoitamiseen.
• Muotoilu- ja yksityiskohtien tajua (suunnittelijan tehtävässä) voidaan arvioida tutustumalla työnäytteisiin ja käyttämällä työhön liittyvää testitehtävää.

Ymmärrät varmaan ajatuksen: älä lisää työpaikkailmoitukseen mitään, mitä et halua arvioida, ja varmista, että arvioit prosessin aikana kaiken työpaikkailmoituksessa mainitun (muussa tapauksessa poista se).

Esimerkki haastatteluprosessista voisi siis näyttää tältä (lisäsin rekrytoijan haastattelijaksi, mutta päätös on tietenkin sinun).

Vaihe	Kuka	Mitä käsitellään
1.	Palkkaava esihenkilö (muita henkilöitä voi olla mukana, jos haastattelu tehdään pareittain tai ryhmissä).	Tehtävän hoitamiseen tarvittavat taidot (tämän on selkeästi oltava esihenkilön keskeinen arviointikohde – pystyykö henkilö hoitamaan tehtävän). Yhteistyökemia – pystymmekö työskentelemään yhdessä? Motivaatio – meillä pitäisi olla tästä jo jonkinlainen käsitys, mutta asiaa voidaan tarkastella syvällisemmin. Organisaatiokulttuuri ja arvot – liittyvät yhteistyökemiaan, mutta tässä arvioidaan enemmän sopivuutta organisaatioon.
2. (osa yksi)	Rekrytoija (jos tämä kuuluu TA-toiminnon vastuulle; muussa tapauksessa asia käsitellään todennäköisesti ensimmäisessä haastattelussa).	Organisaatiokulttuuri ja arvot – sopiiko tämä henkilö organisaatioon?  Ensimmäisessä haastattelussa esiin nousseiden tai käsittelemättä jääneiden asioiden läpikäynti. Palkkatason ja työskentelyolosuhteiden tarkistaminen.
2. (osa kaksi)	Palkkaavan esihenkilön esihenkilö	Motivaatio Tiimin kanssa yhteensopivuus Ensimmäisessä haastattelussa esiin nousseiden tai käsittelemättä jääneiden asioiden läpikäynti Mahdollisesti vaadittava esitys

Tämä on vakiomalli, jota olen käyttänyt haastatteluprosessin suunnittelun lähtökohtana, mutta tietenkään kaikki tehtävät eivät ole samanlaisia, ja saatat haluta enemmän yhteistyöhön perustuvan rekrytointiprosessin.

Joillakin markkinoilla ja joissakin kulttuureissa liian monet vaiheet hidastavat prosessia liikaa, joten pyrin rajoittamaan vaiheet enintään kahteen, mutta joidenkin tehtävien kohdalla useammat vaiheet ovat täysin perusteltuja.

Kahden haastattelun järjestäminen prosessin aikana tarjoaa joitakin ilmeisiä etuja, ja on hyödyllistä saada aikaa ajatella ehdokkaita ja vertailla heitä ennen uutta tapaamista.

Olen ollut mukana monissa prosesseissa, joissa odotuksemme siitä, millaisen henkilön voisimme palkata, eivät vastanneet todellisuutta. 

Kun olet tavannut viisi hyvin esikarsittua henkilöä, joista kukaan ei ole täydellinen, mutta kaikki vaativat palkkahaitarisi yläpäätä, se kertoo, että jostakin asiasta on ehkä tingittävä.  

Vaihe 6: Ehdokkaiden arviointi ja valinta

Kun haastattelut on käyty, seuraava vaihe on parhaan ehdokkaan arviointi ja valinta. Tässä ehdokkaita arvioidaan heidän pätevyytensä, kokemuksensa ja yrityskulttuuriin sopivuutensa perusteella.

Lisätyökalut, kuten suosittelijoiden tarkistukset, HR:n taustantarkistusjärjestelmät ja työhön liittyvät testit, voivat antaa lisätietoa ehdokkaan sopivuudesta. Valintaprosessin tulee olla perusteellinen, jotta voidaan varmistaa mahdollisimman hyvän rekrytoinnin toteutuminen.

Haastattelemistasi ehdokkaista on tarpeen muodostaa jonkinlainen objektiivinen arvio, mutta suhtaudun varauksella liialliseen pisteisiin keskittymiseen, koska se voi korostaa liikaa henkilöä, joka sanoo oikeat asiat, verrattuna henkilöön, joka toimii oikein.

Pisteytys on hyödyllinen niiden karsimiseen, jotka eivät selvästi sovi tehtävään, mutta on riskialtista ajatella, että työ pitäisi tarjota korkeimmat pisteet saaneelle henkilölle.

Päättäkää prosessi ehdokkaiden yhteiseen läpikäyntiin ja arviointiin (ehdotukseni on tarkastella heitä ensin alhaisimmat pisteet saanut ehdokas edellä). Tässä kannattaa noudattaa seuraavia periaatteita:

• Antakaa haastattelun jälkeen rekrytoijalle palautepisteet.
• Välttäkää ehdokkaita koskevia sivukeskusteluja ennen yhteistä päätöskokousta (se on vaikeaa, mutta sivukeskustelut voivat johtaa ryhmäajatteluun).
• Rekrytoija kokoaa pisteet ja aloittaa alhaisimmat pisteet saaneesta seuraavan esityslistan mukaisesti:
  • Rekrytoija kertoo yhteispisteet, esittää oman näkemyksensä ja kertoo, palkkaisiko, ei palkkaisi vai saattaisiko palkata ehdokkaan.
  • Palkkaavan esihenkilön esihenkilö kertoo oman näkemyksensä ja ilmoittaa, palkkaisiko, ei palkkaisi vai saattaisiko palkata ehdokkaan.
  • Palkkaava esihenkilö toimii samoin.
  • Kootkaa annettava palaute ja sopikaa, kuka antaa sen.
  • Toistakaa tämä kaikkien ehdokkaiden kohdalla.
  • Käykää läpi ne ehdokkaat, joiden kohdalla palkkaamista puoltavia arvioita on eniten, ja sopikaa, kenelle tehtävää tarjotaan (sopikaa selkeästi, kenellä on tässä lopullinen päätösvalta).

Vaihe 7: Työtarjous

Parhaan ehdokkaan valinnan jälkeen organisaation on tehtävä hänelle työtarjous. Tässä vaiheessa neuvotellaan työsuhteen ehdoista, kuten palkasta, eduista ja aloituspäivästä.

Selkeä viestintä on tässä vaiheessa ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan varmistaa molempien osapuolten yhteinen näkemys odotuksista. Hyvin laadittu työtarjous, jossa käsitellään ehdokkaan tarpeita ja huolenaiheita, voi auttaa varmistamaan tarjouksen hyväksymisen ja aloittamaan työsuhteen myönteisissä merkeissä.

Yksi vuosien varrella oppimani asia on, että tämä prosessin osa herättää paljon tunteita.

Olemme käyneet läpi pitkän, molemmille osapuolille vaativan ja kuluttavan valintaprosessin, ja nyt pöydällä on rahaa.

Olen nähnyt palkkaavien esihenkilöiden haluavan tarjota ihmisille selvästi vähemmän kuin he ovat pyytäneet, koska esihenkilö itse otti tehtävän vastaan kyseisellä palkalla liittyessään organisaatioon, tai koska he haluavat testata ehdokasta matalalla tarjouksella arvioidakseen tämän sitoutumista, tai koska he kieltäytyvät tarjoamasta muutamaa prosenttia enemmän rekrytointibudjetin rajoitteiden tai tiimin sisäisen palkkaepätasa-arvon vuoksi.  

Tässä vaiheessa asiat voivat mennä nopeasti pieleen, ja jos ehdokkaan ja palkkaavan esihenkilön välille syntyy jännitteitä, tuleva tärkeä työsuhde voi vahingoittua.  

Opin jotkin näistä asioista kantapään kautta. Kun työmarkkinat olivat muuttuneet nopeasti ja olimme jäljessä siitä, mitä meidän olisi pitänyt maksaa, TA-tiimillämme oli oma näkemyksensä, HR-tiimillämme omansa ja esihenkilöillä omat yksilölliset näkemyksensä.

Tilanne muuttui nopeasti kaoottiseksi, ja mittaamalla tarjousten hyväksymisastetta saimme nopeasti näyttöön perustuvaa tietoa, jonka avulla kaikki pääsivät samalle sivulle ja ongelma saatiin korjattua.

Uskon vahvasti, että TA-tiimeillä pitäisi olla näissä keskusteluissa vahva ääni, koska ne keskustelevat markkinoiden kanssa reaaliajassa. Tässä on prosessiluonnos, johon osallistuvat rekrytoiva esihenkilö, rekrytoija ja hakija.

Jälleen kerran kyse on vain ehdotuksesta, ja organisaatiosi toimii eri tavalla, mutta tämä luonnos on hyvä lähtökohta, ja vaiheiden keskeiset asiat ovat melko yleispäteviä.

On selvää, että tätä varten tarvitaan tietoja odotuksista, haastattelupalautteesta sekä tiimi- ja palkkavertailusta.

On oltava selvää, kuka tekee lopullisen päätöksen, mutta mielestäni rekrytoijan näkemyksellä on tässä ratkaiseva merkitys liian matalan tarjouksen välttämiseksi ja sen varmistamiseksi, että koko yrityksessä toimitaan johdonmukaisesti palkitsemisfilosofianne mukaisesti.

Vaihe 8: Perehdytys 

Työntekijän perehdytys on rekrytointiprosessin viimeinen vaihe. Perehdytykseen kuuluvat orientaatio, koulutus ja uuden työntekijän integroiminen yrityskulttuuriin.

Kattava perehdytysprosessi auttaa uutta työntekijää ymmärtämään roolinsa, rakentamaan suhteita kollegoihin ja tulemaan tuottavaksi tiimin jäseneksi. Tehokas perehdytys voi myös parantaa työntekijöiden pysyvyyttä ja tyytyväisyyttä.

Tärkeintä tässä on keskittyä siihen, kuka toimii uuden työntekijän ensisijaisena yhteyshenkilönä, kuka pitää hakijaan yhteyttä ja mitkä asiakirjat on täytettävä ennen työntekijän aloittamista.

Järjestelysi ja prosessin automaation määrä ja niin edelleen kertovat, kuka yrityksessäsi on paras yhteyshenkilö, mutta mielestäni huomioon kannattaa ottaa muutama seikka.

• Esihenkilön on pidettävä uuteen työntekijään säännöllisesti yhteyttä.
• HR:stä pitäisi olla joku varmistamassa, että mahdollisimman suuri osa asiakirjoista täytetään ennen työntekijän aloittamista. Tämän henkilön pitäisi tuntea etuudet ja perehdytys hyvin, eikä mielestäni hänen pitäisi olla rekrytoija, sillä rekrytoijan pitäisi palkata seuraava henkilö
• Muista käydä tämä prosessin osa hakijan kanssa läpi puhumalla, ei tekstiviestillä tai sähköpostilla. Uuden työn aloittamisen odottaminen on outo vaihe, joten pidä hakijaan yhteyttä
• Automatisoi tämä prosessin osa mahdollisimman pitkälle järjestelmiesi sallimissa rajoissa.
• Varmista, että uudelle työntekijälle on täysin selvää, mitä hänen ensimmäisenä päivänään, ensimmäisellä viikollaan ja ensimmäisen kuukauden aikana tapahtuu.

Tehokkaan rekrytointiprosessin hyödyt

On selvää, että tällaisen kokonaisuuden toteuttaminen vaatii paljon työtä. Miksi siihen siis kannattaa ryhtyä? Tässä on joitakin hyötyjä, joita todennäköisesti saat rekrytointisi kehittämisestä.

Palkkausten laadun paraneminen

Hyvin jäsennelty rekrytointiprosessi johtaa suoraan parempiin palkkauspäätöksiin. Määriteltyä prosessia noudattamalla organisaatiot voivat varmistaa valitsevansa hakijoita, joilla ei ole ainoastaan oikeanlaisia taitoja ja kokemusta, vaan jotka sopivat myös hyvin yrityskulttuuriin.

Tuloksena on laadukkaampia työntekijöitä, jotka suoriutuvat todennäköisemmin hyvin ja tuovat organisaatiolle myönteistä lisäarvoa.

Henkilöstön pysyvyyden paraneminen ja kustannussäästöt

Rekrytointiprosessin tehostaminen säästää aikaa ja resursseja, mikä voi pienentää rekrytointikustannuksia merkittävästi. Lisäksi oikeiden hakijoiden palkkaaminen heti alusta alkaen vähentää vaihtuvuutta ja tuottaa pitkän aikavälin kustannussäästöjä.

Gallupin mukaan yksittäisen työntekijän korvaaminen voi maksaa puolet hänen vuosipalkastaan tai jopa kaksinkertaisen määrän. Sadan työntekijän yrityksessä, joka panostaa osaajien pysyvyyteen, tämä voisi tarkoittaa yli 2 miljoonan dollarin vuotuisia kustannussäästöjä.

Työntekijöiden hyvä pysyvyys edistää myös vakaampaa ja sitoutuneempaa työvoimaa, mikä hyödyttää kokonaistuottavuutta.

More Articles

• Esimerkki henkilöstöhallinnon seniorikonsultin työnkuvauksesta
• Miten tekoäly muuttaa hakijoiden rekrytoinnin alkuvaiheen suppiloa (ja mihin se ei pysty)
• Tekoälyä käyttävä rekrytoinnin esikarsinta vaatii kriittistä tarkastelua

Työnantajabrändin vahvistuminen

Rekrytointiprosessi on usein ensimmäinen yhteyspiste potentiaalisen työntekijän ja organisaation välillä. Positiivinen rekrytointikokemus voi vahvistaa yrityksen mainetta houkuttelevana työpaikkana. Tämä puolestaan voi houkutella tulevaisuudessa lisää huippuosaajia ja vahvistaa työnantajabrändiä.

Yhteenveto

Selkeästi ymmärretty rekrytointiprosessi hyödyttää liiketoimintaasi toistettavuuden ansiosta. Tämä ei tarkoita, että prosessistasi tulee robottimainen – jos kaikki tekevät samoja asioita yhä uudelleen, työskentelette tehokkaammin ja nopeammin sekä teette parempia ja johdonmukaisempia rekrytointipäätöksiä.  

Opit myös hyödyntämään rekrytointitietoja ja -analytiikkaa tunnistaaksesi mahdollisuuksia rekrytointiprosessisi tehostamiseen ja löytääksesi mahdollisuuksia rekrytoinnin automatisointiin.

Kuuntele rohkeasti, käytä prosessikarttojasi keskustellaksesi siitä, missä asiat menivät pieleen, ja työskentele sidosryhmien kanssa niiden parantamiseksi. Vuorovaikutteinen lähestymistapa toimii aina parhaiten.

Usein kysytyt kysymykset

Kuka valvoo rekrytointiprosessia?

Kuinka kauan tyypillinen rekrytointiprosessi kestää?

Kuka päättää, kenet palkataan?