Huomioi kuilu: miten tunnistat ja kurot umpeen suorituskykykuilut

Suorituskykyaukkojen tunnistaminen auttaa organisaatioita kohdentamaan kehittämistoimia esimerkiksi koulutukseen, resursseihin tai prosessimuutoksiin, jotta yleistä osaamistasoa voidaan parantaa ja strategiset tavoitteet saavuttaa.

Esimerkkejä suorituskykyaukoista

Suorituskykyaukkoja voi esiintyä millä tahansa tasolla tai osastolla. Tässä on joitakin esimerkkejä organisaation suorituskykyaukoista:

1. Osaamisvaje: Työntekijältä puuttuu tehtävien tehokkaaseen suorittamiseen tarvittavia taitoja, kuten myyjältä, jolla on vaikeuksia käyttää uutta CRM-ohjelmistoa.
2. Tuottavuusvaje: Tiimin tuotokset jäävät odotettua tasoa alhaisemmiksi, kuten tuotantotiimillä, joka valmistaa tunnissa vähemmän yksiköitä kuin alan vertailuarvo edellyttää.
3. Laatuvaje: Tuotteet tai palvelut eivät toistuvasti täytä laatustandardeja, kuten asiakastukitiimillä, jolla on paljon ratkaisemattomia asiakasvalituksia.
4. Vaatimustenmukaisuusvaje: Työntekijät eivät noudata säädöksiä tai standardeja, esimerkiksi silloin, kun arkaluonteisia tietoja käsittelevä henkilöstö ei noudata tietosuojakäytäntöjä tarkasti.
5. Sitoutumisvaje: Työntekijöiden sitoutuminen tai motivaatio on vähäistä, mikä johtaa suureen vaihtuvuuteen tai poissaoloihin, kuten osastolla, jolla työntekijät kokevat toistuvasti työuupumusta.
6. Teknologian hyödyntämisvaje: Käytettävissä olevaa teknologiaa hyödynnetään liian vähän tai väärin, kuten yrityksessä, joka investoi edistykselliseen ohjelmistojärjestelmään, mutta työntekijät käyttävät sitä harvoin koulutuksen puutteen vuoksi.
7. Taloudellisen suorituskyvyn vaje: Yrityksen liikevaihdon kasvu jää ennusteista, mahdollisesti tehottomien myyntistrategioiden tai markkinaolosuhteiden vuoksi.

Yleiset suorituskykyaukkojen syyt

Organisaation suorituskykyaukkojen yleisiä syitä ovat:

1. Puutteet taidoissa ja tiedoissa

• Työntekijöiltä puuttuu tehtävien tehokkaaseen suorittamiseen tai yrityksen tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia taitoja tai tietoja.

2. Epäselvät odotukset tai tavoitteet

• Suorituskykytavoitteita ei ole määritelty selkeästi, joten työntekijät eivät tiedä, mitä heiltä odotetaan.
• Yksilöiden, tiimien ja organisaation tavoitteet eivät ole linjassa keskenään.

3. Riittämättömät resurssit

• Työntekijöillä ei ole käytettävissään työkaluja, teknologiaa tai materiaaleja, joita he tarvitsevat suoriutuakseen hyvin.
• Rajallinen budjetti, aika tai henkilöstömäärä heikentää tuottavuutta.

4. Motivaation tai sitoutumisen puute

• Työntekijät eivät ole sitoutuneita huonon työpaikkakulttuurin, tunnustuksen puutteen tai työuupumuksen vuoksi.
• Suorituskykystandardien saavuttamisesta ei välttämättä ole riittäviä kannustimia tai palkkioita.

5. Tehottomat prosessit tai työnkulut

• Vanhentuneet tai tehottomat prosessit hidastavat tuottavuutta tai heikentävät laatua.
• Työnkuluissa on pullonkauloja, päällekkäisyyksiä tai tarpeettomia vaiheita.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Heikko viestintä

• Tietoa ei jaeta tehokkaasti, mikä johtaa väärinkäsityksiin ja virheisiin.
• Suorituskykyä koskeva palaute on epäsäännöllistä tai epärakentavaa, mikä vaikeuttaa työntekijöiden kehittymistä.

7. Riittämätön koulutus ja perehdytys

• Uusia työntekijöitä ei perehdytetä riittävästi, jotta he ymmärtäisivät roolinsa ja vastuunsa.
• Jatkuvaa oppimis- ja kehitysstrategiaa ei ole riittävästi, mikä estää työntekijöitä pitämästä taitojaan ajan tasalla.

8. Organisaation strategian vastaisuus

• Työntekijöiden tehtävät ja prioriteetit eivät ole linjassa organisaation laajemman strategian kanssa.
• Yrityksen tavoitteita ja arvoja ei jalkauteta tehokkaasti organisaatiossa tiimi- ja yksilötasolle.

9. Ulkoiset tekijät

• Markkinoiden muutokset, taloudelliset olosuhteet tai sääntelyn päivitykset voivat vaikuttaa suorituskykyyn.
• Kilpailijoiden toimet luovat uusia haasteita tai nostavat standardien vaatimustasoa.

10. Johtamiseen liittyvät ongelmat

• Tehottomat johtamis- tai esihenkilötyylit eivät innosta tai ohjaa työntekijöitä.
• Johtotasolla tehdyt huonot päätökset voivat johtaa resurssien väärään kohdentamiseen tai epäselviin prioriteetteihin.

Suorituskykykuilun analyysi: 3-vaiheinen prosessi

Suorituskykykuilujen tunnistaminen edellyttää järjestelmällistä lähestymistapaa, jossa arvioidaan nykyiset suoritustasot, verrataan niitä toivottuihin tuloksiin ja paikannetaan parannusta vaativat alueet. 

Seuraavien vaiheiden avulla voit tunnistaa suorituskykykuiluja:

1. Aseta selkeät tavoitteet ja suorituskykystandardit

Suorituskyvyn johtamisen perusta ovat selkeät tavoitteet ja odotukset/tavoitearvot. 

Tähän on useita lähestymistapoja, mutta me People Managing Peoplessa pidämme tavoitteiden jalkauttamismenetelmästä.

Tämä on ylhäältä alaspäin etenevä tavoitteenasetannan lähestymistapa, joka alkaa vuoden ylätason teeman ja koko organisaation keskeisten tavoitteiden määrittelystä ja jatkuu johtajien, osastojen ja tiimien tavoitteisiin sekä lopulta yksittäisten työntekijöiden tavoitteisiin.

Organisaation tavoitteenasetannan suositeltu rytmi riippuu usein työn luonteesta, tiimin dynamiikasta ja organisaation kokonaisstrategiasta.

Joitakin yleisiä käytäntöjä voidaan kuitenkin soveltaa eri tiimeissä ja mukauttaa erityistarpeiden mukaan.

Tavoitteiden asettaminen neljännesvuosittain on yleinen lähestymistapa. Se antaa riittävästi aikaa merkittävälle edistymiselle, mutta säilyttää samalla riittävän ketteryyden muutoksiin reagointiin.

Vaikka tavoitteet asetetaan neljännesvuosittain, kuukausittaiset seurantakeskustelut auttavat seuraamaan edistymistä, ratkaisemaan esteitä ja tekemään tarvittavia muutoksia.

Onnistuneesti toteutettuna tämä malli tarkoittaa, että yksilöiden ja tiimien tavoitteet, toimintatavat ja taidot ovat linjassa organisaation tavoitteiden, toimintatapojen ja taitojen kanssa. Kaikki tietävät, mistä he ovat vastuussa ja miten he edistävät organisaation menestystä.

Samaa menetelmää voidaan käyttää myös uusien teknologioiden, prosessien ja kumppanuuksien käyttöönottoon.

2. Tunnista suorituskykykuilut

Kun selkeät tavoitteet ja odotukset ovat paikoillaan, niistä vastaavilla henkilöillä tulisi olla asianmukaiset valmiudet suorituskykykuilujen tunnistamiseen.

Tässä vaiheessa kerätään määrällistä ja laadullista tietoa useista lähteistä, jotta saadaan kattava kuva työn tekemisestä.

Määrällinen data voi sisältää esimerkiksi myyntilukuja, tuottavuusasteita tai asiakastyytyväisyyspisteitä.

Nämä luvut osoittavat selkeästi ja mitattavasti, saavutetaanko asetetut standardit, ylitetäänkö ne vai jäädäänkö niistä. Esimerkiksi sen seuraaminen, kuinka monta yksikköä tiimi tuottaa päivittäin suhteessa tavoitteeseen, antaa suoran kuvan sen tehokkuudesta.

Laadullinen data on yhtä tärkeää, ja sitä saadaan usein palautekanavista, kuten työntekijöiden suoritusarvioinneista, vertaisarvioinneista ja asiakaspalautteesta.

Nämä lähteet tarjoavat yksityiskohtaisempaa tietoa siitä, kuinka hyvin yksilöt tai tiimit suoriutuvat tehtävistään, millaisia haasteita he kohtaavat ja millä alueilla tarvitaan parannuksia.

Laadullisen palautteen kerääminen voi tarkoittaa haastattelujen tekemistä, asiakas- tai työntekijäkyselyjen lähettämistä tai fokusryhmien järjestämistä työntekijöiden, esihenkilöiden ja muiden sidosryhmien näkemysten ymmärtämiseksi.

Lisäksi työprosessien seuraaminen käytännössä voi auttaa tunnistamaan suorituskykykuiluja. 

Esihenkilöt voivat seurata päivittäistä toimintaa tai tarkastella työnkulkuja nähdäkseen, missä tehottomuutta tai virheitä ilmenee.

Esimerkiksi johtaja saattaa huomata, että tiimillä on jatkuvasti vaikeuksia tietyn tehtävän kanssa koulutuksen puutteen tai vanhentuneen teknologian vuoksi. Tällainen suora havainnointi auttaa havaitsemaan reaaliaikaiset suorituskykyongelmat, joita pelkkä data ei välttämättä paljasta.

Eri tietolähteiden yhdistäminen mahdollistaa kattavan kuvan saamisen nykyisestä suorituskyvystä ja tuo esiin vahvuudet, heikkoudet ja suuntaukset.

Tämä data muodostaa perustan suorituskykyerojen tunnistamiselle ja niiden korjaamiseen tähtäävien strategioiden kehittämiselle.

3. Kuro umpeen ero

Nykyisen ja toivotun suorituskyvyn välinen ero on tunnistettu, joten yritetään kuroa se umpeen! 

1. Analysoi perimmäiset syyt

Ensimmäinen askel suorituskykyeron umpeen kuromisessa on tehdä perusteellinen osaamisvajeanalyysi, jotta ymmärretään, miksi ero on olemassa. Johtuuko se taitojen puutteesta, riittämättömistä resursseista, epäselvistä odotuksista tai ulkoisista tekijöistä?

Perimmäisten syiden tunnistaminen auttaa välttämään pinnallisia ratkaisuja ja kohdistamaan toimet todellisiin ongelmiin. 

Tähän analyysiin voi kuulua keskusteluja asianomaisten työntekijöiden kanssa, aiemman suorituskykydatan tarkastelua ja työolosuhteiden arviointia.

2. Arvioi parhaat menetelmät eron kuromiseksi umpeen

Perimmäisestä syystä riippuen on nyt arvioitava, miten ero voidaan parhaiten kuroa umpeen.

Tämä voi tarkoittaa odotusten selkeyttämistä uudelleen, tavoitteiden mukauttamista, koulutus- ja kehitysohjelmien toteuttamista, prosessien hienosäätöä, kumppanuuksien arviointia tai uusien työkalujen käyttöönottoa.

Jos esimerkiksi rekrytointitiimin suorituskyky on heikko, koska sen jäsenet eivät hallitse ehdokkaiden etsimistä niin hyvin kuin voisivat, perusteellinen koulutus potentiaalisten ehdokkaiden etsimisestä ja kontaktoinnista saattaa auttaa, samoin kuin uusi hakijaseurantajärjestelmä.

5 tapaa lieventää suorituskykyeroja

Mikään järjestelmä ei ole täydellinen, ja vanha ystävämme entropia tarkoittaa, että suorituskykyeroja syntyy jatkuvasti – se kuuluu liiketoimintaan.

Tästä huolimatta tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla niitä voidaan lieventää ja varmistaa, että ne korjataan nopeasti ja tehokkaasti.

1. Selkeät tavoitteet ja odotukset

Olemme maininneet tämän edellä, ja se on todella tehokkaan suorituskyvyn johtamisen perusta. 

2. Ylläpidä hyvää datanhallintaa

Hyvän datanhallinnan ylläpitäminen on ratkaisevan tärkeää, koska virheelliseen tai puutteelliseen dataan perustuvat päätökset voivat pahentaa suorituskykyongelmia. Tässä joitakin parhaita käytäntöjä:

• Säännölliset data-auditoinnit
• Yhdenmukaistettu ja mahdollisesti automatisoitu tietojen syöttäminen
• Työntekijöiden kouluttaminen tietojen käsittelyyn
• Käyttöoikeuksien hallinnan käyttöönotto.

HR-tiimeille Liam Reesen artikkeli aiheesta HR-mittarit on hyvä lähtökohta.

3. Jatkuva suorituskyvyn johtaminen

Jatkuva suorituskyvyn johtaminen (CPM) on nykyaikainen lähestymistapa työntekijöiden arviointiin ja kehittämiseen. Se keskittyy johtajien ja työntekijöiden väliseen jatkuvaan viestintään ja palautteeseen.

Se poikkeaa perinteisistä suorituskyvyn johtamisen järjestelmistä, jotka perustuvat usein vuosittaisiin suoritusarviointeihin. Sen sijaan siinä siirrytään jatkuvan ja säännöllisen palautteen järjestelmään, jossa palaute on ohjaavaa, rakentavaa ja onnistumisia juhlistavaa.

CPM auttaa tunnistamaan suorituskykyeroja aiemmin sekä parantamaan työntekijöiden suorituskykyä ja pysyvyyttä. Sitä tukevat säännölliset tapaamiset, palautekulttuuri sekä nykyaikaiset suorituskyvyn johtamisen työkalut ja suoritusarviointiohjelmistot.

Lisätietoja saat lukemalla Eric Grantin erinomaisen artikkelin aiheesta jatkuvan suorituskyvyn johtamisen käyttöönotto.

4. Tehokas työntekijöiden kuunteleminen

Jatkuva suorituskyvyn johtaminen auttaa luomaan terveen vuoropuhelun johtajien ja heidän alaistensa välille, jotta ongelmat voidaan tunnistaa ja suorituskykyä parantaa.

Työntekijäpalautteen keräämiseen on kuitenkin lukuisia tapoja. 

Yleiseen työntekijöiden kuuntelustrategiaasi voivat kuulua kahdenkeskiset tapaamiset, henkilöstötilaisuudet, ohittamalla esihenkilötason järjestettävät tapaamiset, pysymishaastattelut, lähtöhaastattelut ja sisäiset sosiaalisen median alustat palautteen keräämiseksi jatkuvasti.

Keskeistä on myös avoimen viestinnän kulttuurin edistäminen, jotta työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi keskustellessaan haasteista ja pyytäessään apua.

5. Tunnista edistyminen ja palkitse siitä

Edistymisen tunnistaminen ja siitä palkitseminen on tehokas keino vähentää suoriutumisen puutteita, sillä se luo myönteisen palautekehän, joka kannustaa jatkuvaan kehittymiseen.

Joihinkin työntekijöiden huomioimisen tapoihin kuuluvat:

• Työntekijöiden julkinen kiittäminen tiimikokouksissa ja sisäisissä viestintäkanavissa
• Työntekijöiden saavutusten mainitseminen sosiaalisen median julkaisuissa (Twitter, LinkedIn)
• Palkinnot, kuten pidennetyt lounastauot tai ylimääräinen vapaa
• Muodollisen työntekijöiden huomiointiohjelman käyttöönotto erillisen työntekijöiden huomiointijärjestelmän avulla.

Miten käsitellä suoriutumisen puutteita arvioinneissa

Tämä osio on tarkoitettu esihenkilöille suoriutumisen puutteiden kirjaamiseen arvioinneissa. Tärkeintä on olla selkeä, rakentava ja ratkaisukeskeinen.

Voit dokumentoida suoriutumisen puutteet ja käsitellä niitä tehokkaasti seuraavasti:

1. Ole täsmällinen

• Tunnista selkeästi suoriutumisen osa-alue, jolla on puutteita, kuten saavuttamatta jääneet tavoitteet, laatuongelmat tai puutteet taidoissa.
• Esitä konkreettisia esimerkkejä tai tietoja puutteen havainnollistamiseksi. Esimerkiksi: "Myyntitavoitteesta jäätiin 15 %:lla toisella vuosineljänneksellä" tai "Asiakasvalitukset palvelun laadusta lisääntyivät tänä vuonna 20 %."

2. Vertaa standardeihin tai tavoitteisiin

• Selitä odotettu suoritustaso suhteessa toteutuneeseen suoritukseen. Kyse voi olla vertailuarvoista, tavoitteista tai tietyistä mittareista.
• Esimerkiksi: "Kuukausiraportin odotettu toimitusaika on kolmen päivän kuluessa kuukauden päättymisestä, mutta raportit on toimitettu jatkuvasti viikon myöhässä."

3. Käsittele vaikutuksia

• Kuvaile, mitä seurauksia suoriutumisen puutteella on tiimille, osastolle tai organisaatiolle.
• Esimerkiksi: "Projektin toimituksen viivästyminen johti kustannusten 10 prosentin kasvuun ja vaikutti asiakkaan aikatauluun."

More Articles

• Tekoälyvalmentajasi saa loistavia arvioita mutta ei tuloksia
• Neljä näyttöä, joita Z-sukupolvi ei sammuta (eikä HR:n pitäisi pyytää heitä sammuttamaan)
• 17 suorituskyvyn hallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä organisaatioille

4. Tunnista vaikuttavat tekijät

• Ota huomioon kaikki ulkoiset tai sisäiset tekijät, jotka ovat saattaneet vaikuttaa suoriutumisen puutteeseen. Näitä voivat olla työmäärä, resurssien puute tai epäselvät odotukset.
• Mainitse nämä tekijät asiayhteyden tarjoamiseksi, esimerkiksi: "Projektin viivästymiset voivat johtua riittämättömästä henkilöstöstä ruuhkahuippujen aikana."

5. Ole rakentava ja keskity ratkaisuihin

• Tarjoa suosituksia puutteen korjaamiseksi, kuten lisäkoulutusta, realistisempien tavoitteiden asettamista tai työnkulkujen mukauttamista.
• Esimerkiksi: "Tarkkuuden parantamiseksi suosittelemme uuden ohjelmiston käyttökoulutusta" tai "Säännölliset seurantakeskustelut voivat auttaa varmistamaan, että tehtävät pysyvät aikataulussa."

6. Aseta seurantatavoitteet

• Aseta mitattavia ja realistisia kehittymistavoitteita.
• Määrittele tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat vaiheet tai tuki, kuten: "Saavuta seuraavan vuosineljänneksen aikana 95 prosentin oikea-aikaisten toimitusten osuus kahden viikon välein tehtävillä edistymisarvioilla."

7. Säilytä tasapainoinen lähestymistapa

• Yhdistä suoriutumisen puutteista keskusteleminen työntekijän vahvuuksien tai saavutusten tunnistamiseen, jotta arviointi pysyy rakentavana.
• Käytä ilmauksia, kuten: "Vaikka [tietyllä osa-alueella] on puutteita, [toisen osa-alueen] vahvuudet osoittavat, että kehittymiseen on mahdollisuuksia."

Noudattamalla näitä vaiheita voit käsitellä suorituskyvyn puutteita avoimesti ja samalla edistää kasvua ja kehittymistä.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos tarvitset lisätukea suorituskyvyn hallintaan, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.