Kuinka kirjoittaa erokirje + 2 mallia
Jos haluat erokirjeen, joka menee yleisiä tekoälymalleja pidemmälle ja auttaa sinua jättämään työsi arvokkaasti sekä säilyttämään hyvät suosittelijat, tämä artikkeli on sinua varten. Täältä löydät käytännön vinkkejä, tosielämän esimerkkejä ja inhimillisen näkökulman, jotta voit laatia ammattimaisen erokirjeen, joka jättää myönteisen vaikutelman ja pitää ovet avoinna tulevaisuutta varten.
Miksi hyvin kirjoitettu erokirje on tärkeä
Erokirje on enemmän kuin pelkkä muodollisuus – se määrittää lähtösi sävyn. Vaikka työnantajasi tietäisi, että olet aikeissa irtisanoutua, haluat silti hoitaa tämän oikein.
Jess Smith, Hays Staffing and Recruiting -yrityksen henkilöstöjohtaja ja Amazonin entinen osaamisanalytiikan johtaja, neuvoo: "Erokirje voidaan säilyttää yrityksen arkistoissa vuosia niiden säilytyssääntöjen mukaan. Siksi sinun kannattaa harkita tarkkaan, mitä kirjoitat."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Noudattamalla jäsenneltyä lähestymistapaa voit tehdä tästä prosessista sujuvan ja stressittömän.
Mitä erokirjeeseen tulee sisällyttää
Osa tästä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, mutta jotta mikään yksityiskohta ei jäisi väliin, käyn läpi erokirjeesi rakenteen. Sen oikeaoppinen laatiminen voi ratkaista, onko työnantajasi henkilö, jolta voit pyytää suosittelua, vai syntyykö välillenne rikkoutunut silta.
Älä kuitenkaan yritä silotella asiaa tai murehdi ihmisten loukkaamista. Jos aikasi on lähteä, lähde puhtaalla omallatunnolla.
"Ole aito", sanoi Karen Weeks, Shine at Work -yrityksen perustaja. "Älä tee kirjeestä liian korulauseista tai ylistä jotain tai jotakuta liikaa, jos se ei vastaa persoonallisuuttasi. Jos esihenkilösi todella oli mahtava, kiitä häntä ehdottomasti ja kerro yksi asia, jonka viet mukaasi hänen ansiostaan. Älä kuitenkaan liioittele vain siksi, ettet halua polttaa siltoja tai olet huolissasi, että joku suuttuu lähtösi vuoksi."
Tärkeimmät sisällytettävät asiat
Laadi vahva erokirje sisällyttämällä siihen seuraavat asiat:
1. Selkeä ilmoitus irtisanoutumisesta
Ilmaise aikomuksesi irtisanoutua suoraan ja yksiselitteisesti. Saatat tuntea kiusausta alkaa selittää lähtösi syitä. Älä tee niin. Mene suoraan asiaan – ehdit puhua lähtösi syistä ja yksityiskohdista runsaasti lähtöhaastattelussa.
- Esimerkki: “Pyydän vastaanottamaan tämän kirjeen virallisena irtisanoutumisilmoituksenani, joka tulee voimaan [viimeinen työpäivä].”
2. Viimeinen työpäivä
Ilmoita viimeinen työpäiväsi, jotta siirtymän suunnittelu on selkeää. Ihannetapauksessa haluat antaa työnantajalle mahdollisimman pitkän irtisanomisajan, mutta kahta viikkoa voidaan pitää vähimmäisvaatimuksena. Joskus lähtö voi tapahtua nopeamminkin, esimerkiksi jos uusi työnantajasi on vaatinut sinua aloittamaan aiemmin, mutta tee kaikkesi antaaksesi täydet kaksi viikkoa.
- Esimerkki: “Viimeinen työpäiväni [yrityksen nimi] palveluksessa on [tarkka päivämäärä].”
3. Kiitollisuuden osoittaminen
Osoita arvostuksesi tehtävässäsi saamastasi kokemuksesta ja mahdollisuuksista.
- Esimerkki: “Olen kiitollinen saamastani tuesta ja ammatillisesta kehittymisestä [yrityksen nimi] palveluksessa, erityisesti [mainitse myönteinen kokemus].”
4. Tarjous auttaa siirtymässä
Vakuuta työnantajallesi, että olet valmis auttamaan siirtymässä.
- Esimerkki: “Autan mielelläni seuraajani perehdyttämisessä tai niiden kollegoiden ohjeistamisessa, jotka ottavat työtehtäväni hoitaakseen, sekä varmistan vastuideni sujuvan siirtämisen.”
5. Yhteystiedot
Anna ajantasaiset yhteystietosi mahdollista myöhempää yhteydenpitoa varten. Koskaan ei voi tietää. Verotuksen aikaan saatat tarvita lisäasiakirjoja tai joutua korjauttamaan jonkin tiedon. Sekä sinulla että henkilöstöhallinnon tiimillä tulee olla käytettävissä yhteydenpitokanava.
- Esimerkki: “Tavoitat minut osoitteesta [sähköpostiosoitteesi], jos tarvitset lisätietoja.”
Vinkkejä ammattimaisuuteen
Lähtösi järkyttää joitakin ihmisiä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että sinun pitäisi aktiivisesti haluta sen järkyttävän ihmisiä.
"Älä anna irtisanoutumiskirjeesi olla se tapa, jolla yrityksesi saa tietää lähtemisestäsi", Weeks sanoi. "Puhu ensin jonkun kanssa kasvotusten. Hän voi olla esihenkilösi tai henkilöstöhallinnon edustaja – kuka tahansa, jonka kanssa tunnet olosi mukavimmaksi – mutta ei näytä hyvältä, jos saamme molemmat tietää jonkun irtisanoutumisesta sähköpostitse. Jompikumpi meistä soittaa sinulle myös heti, joten joudut puhumaan kanssamme ennemmin tai myöhemmin. Oikea ammatillinen tapa on siis keskustella jonkun kanssa ja lähettää sen jälkeen irtisanoutumiskirje."
Kollegasi ovat niitä ihmisiä, joihin lähtösi vaikuttaa eniten. Se, että annat heille aikaa valmistautua ja järjestellä työkuormansa niin, että he voivat ottaa tehtäväsi hoitaakseen, tai ottaa yhteyttä tuntemiinsa ihmisiin, jotka voisivat sopia tehtäväsi hoitajiksi, on enemmän kuin pelkkä kohteliaisuus.
"Älä oleta, että kirjeesi riittää kertomaan ihmisille lähtemisestäsi", Smith sanoi. "Ole ennakoivasti yhteydessä kollegoihisi, kun olet ensin sopinut esihenkilösi kanssa viestintäsuunnitelmasta, jotta yhteydenpito säilyy ja suhteet pysyvät kunnossa. Et koskaan tiedä, miten voit hyödyntää tätä verkostoa tulevaisuudessa."
Jokainen suhtautuu tähän tilanteeseen eri tavalla, mutta riippumatta sukupolvestasi, palvelusajastasi tai asemastasi yrityksessä, on muutama asia, jotka kannattaa tehdä oikein.
- Kerro esihenkilöllesi ja irtisanoudu ensin suullisesti, jotta et polta siltoja.
- Pidä kirjeesi tiiviinä ja kohteliaana — vältä tarpeettomia yksityiskohtia.
- Säilytä ammatillinen sävy, vaikka lähtisit vaikeissa olosuhteissa.
- Muokkaa ilmaisua sen mukaan, millainen suhteesi esihenkilöösi on.
Mitä irtisanoutumiskirjeeseen ei pidä kirjoittaa
Irtisanoutumiskirjeessä on tiettyjä asioita, joita kannattaa välttää. Jotkut niistä saattavat houkutella, etenkin jos sinulla on valitus lähtemästäsi työnantajasta, mutta kaikelle on aikansa ja paikkansa.
1. Tarpeettomat yksityiskohdat
Älä kerro liikaa henkilökohtaisista lähtösyistäsi, kuten ristiriidoista työkavereiden kanssa tai tyytymättömyydestä johtoon. Jos sinulla on lähtöhaastattelu, voit kertoa näistä asioista avoimemmin silloin.
"Älä käytä irtisanoutumiskirjettä jonkun yrityksessä työskentelevän henkilön 'paljastamiseen'", Smith sanoi. "Jos haluat jättää kokemuksistasi palautetta, irtisanoutumiskirje ei ole oikea paikka sille. Pyydä henkilöstöhallinnolta lähtöhaastattelua, jotta palautteesi voidaan kirjata virallisesti."
- Vältettävä esimerkki: ”En enää kestä työskentelyä [työkaverin nimi] kanssa.”
2. Kielteiset kommentit tai kritiikki
Vältä valituksia johtamisesta, yrityksen toimintaperiaatteista tai tiimin dynamiikasta.
- Vältettävä esimerkki: ”Lähden, koska tämä yritys ei arvosta työntekijöitä.”
3. Liian tunteikas kielenkäyttö
Pysy sanavalinnoissasi ammatillisena ja rauhallisena. Työ on ehkä kuluttanut sinut henkisesti loppuun, mutta tämä ei ole oikea paikka selittää uupumuksen ja sitoutumattomuuden tunteitasi.
- Vältettävä esimerkki: ”Tämä työ on vienyt minulta kaikki henkiset voimavarat, enkä yksinkertaisesti enää kestä.”
4. Päätöksesi epäselvyys
Tee irtisanoutumisestasi selkeä ja lopullinen. Jos olet lähettämässä tätä kirjettä, olet valmis lähtemään. Älä jätä mitään tulkinnanvaraiseksi ja siten viime kädessä väärinkäsitysten aiheeksi.
- Vältettävä esimerkki: ”Saatan lähteä pian, mutta mietin asiaa vielä.”
5. Kohtuuttomat vaatimukset tai odotukset
Säästä kaikki eduista tai palkkauksesta käytävät keskustelut lähtöhaastatteluun. Jos tämä on lähtösi keskeinen syy, se on ymmärrettävää, mutta tämä ei ole oikea paikka ilmaista sitä.
- Vältettävä esimerkki: ”Palkankorotukseni eivät ole olleet riittäviä. Olisin jäänyt, jos yritys olisi arvostanut minua oikeudenmukaisesti.”
6. Luottamukselliset tiedot
Älä jaa yrityksen luottamuksellisia tietoja tai tietoja seuraavasta tehtävästäsi.
- Vältettävä esimerkki: ”Siirryn kilpailijan palvelukseen ja vien kaiken tietämykseni mukanani.”
Vinkkejä näiden sudenkuoppien välttämiseen
- Pidä kiinni olennaisesta: irtisanoutumisesta, viimeisestä työpäivästä, kiitollisuuden ilmaisemisesta ja siirtymän helpottamisesta.
- Säilytä myönteinen ja ammattimainen sävy.
- Jos olet epävarma, pyydä luotettua ystävää tai mentoria tarkistamaan kirjeesi ennen sen lähettämistä.
Hauskoja (mutta hyödyllisiä!) irtisanoutumiskirjemalleja
Jos se sopii työpaikkasi kulttuuriin, kepeä irtisanoutumiskirje voi jättää mieleenpainuvan ja myönteisen vaikutelman. Tässä on kaksi esimerkkiä eri tyyleillä:
Suoraviivainen malli (ammattimainen ja mutkaton)
Aihe: Irtisanoutumisilmoitus
Hyvä [esihenkilön nimi],
Pyydän hyväksymään tämän kirjeen virallisena irtisanoutumisilmoituksenani [yrityksen nimi] palveluksesta. Työsuhteeni päättyy [viimeinen työpäivä]. Olen kiitollinen työsuhteeni aikana saamistani mahdollisuuksista ja tuesta, erityisesti [mainitse jokin konkreettinen myönteinen kokemus].
Olen sitoutunut varmistamaan sujuvan siirtymän ja autan vastuideni siirtämisessä parhaani mukaan. Kerrothan, miten voin auttaa.
Kiitos kaikesta. Toivon, että pidämme yhteyttä.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
Kepeä malli (nokkelasti mutta kunnioittavasti)
Aihe: Poistun työpisteeltäni… ikuisiksi ajoiksi
Hyvä [esihenkilön nimi],
On tullut aika laskea [yrityksen työvälineeni – esim. kuulokkeeni, kulkukorttini tai taulukkolaskentataitoni] käsistäni ja siirtyä kohti seuraavaa seikkailuani. Viimeinen työpäiväni [yrityksen nimi] palveluksessa on [viimeinen työpäivä].
Arvostan täällä saamaani kasvua ja oppia sekä lukuisia [sisäpiirin vitsi tai myönteinen asia työpaikasta]. Tulen aina vaalimaan muistoja – erityisesti [hauska muisto tai työn ainutlaatuinen piirre].
Autan mielelläni siirtymässä ja varmistan ennen lähtöäni, että kaikki on hyvissä käsissä. Kiitos kaikesta! Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
Mitä seuraavaksi?
Haluatko lukea lisää tämänkaltaista sisältöä? Tilaa People Managing People -uutiskirje, niin saat uusimmat asiantuntijoiden näkemykset, vinkit ja tekniikat suoraan sähköpostiisi.
