En-cas de bureau : Jenn Oswald
Notre série Office Snacks consiste en une conversation informelle avec des membres experts de notre communauté afin d'explorer la diversité de leurs expériences et d'en ressortir avec des idées et des perspectives intéressantes.
Cette fois, nous discutons avec Jenn Oswald—intervenante régulière, responsable des ressources humaines chez la startup technologique Goodtime.io, et fondatrice de Chief, un réseau conçu pour aider davantage de femmes à accéder à des postes à responsabilité.
Il est toujours agréable et inspirant d'échanger avec Jenn. Écoutez, regardez ou lisez pour obtenir ses précieuses réflexions sur la construction d'une culture entrepreneuriale, le travail à distance, le rôle des managers, le leadership de service, la recréation de l'ambiance de bureau à la maison, la prévention de la fatigue numérique, et bien sûr, les snacks de bureau préférés !
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Becca Banyard
Bonjour Jenn. Commençons sans attendre. Vous êtes responsable RH chez Goodtime, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre rôle là-bas ?
Jenn Oswald
Ce sur quoi je travaille en ce moment, c'est le développement de la fonction "people". Cela comprend les RH, le recrutement, la culture, les talents, tous les programmes et tous les systèmes. Nous mettons en place beaucoup de structures RH, des stratégies et des processus de base. En parallèle, je travaille beaucoup avec les employés pour concevoir des programmes adaptés afin de développer notre culture à grande échelle.
Becca Banyard
Super ! J'aimerais prendre un moment pour parler du travail à distance et de son impact sur la culture. Tout d'abord, pensez-vous que le travail à distance est là pour rester ?
Jenn Oswald
Oui, surtout parce que nous n’arrivons pas à nous débarrasser de ce fichu Coronavirus et de toutes ses variantes. La majorité des entreprises que je connais sont désormais en télétravail ou en mode hybride, et je pense qu'il appartiendra bientôt au passé d'être 100% présent au bureau. Les entreprises seront soit plus ouvertes au travail à distance qu'avant, soit hybrides, soit totalement à distance. Nous, nous allons vers le tout à distance.
J’ai une petite théorie qui dit que les gens décident pendant leurs 30 premiers jours combien de temps ils vont rester dans une organisation.
Becca Banyard
Comment ce processus s’est-il déroulé et comment vos employés ont-ils géré ce changement ?
Jenn Oswald
Ce qui est intéressant, c’est que les gens sont tellement résilients et capables de s’adapter, mais ce qui est difficile pour la plupart, ce sont les zones grises. Donc, savoir quelles sont nos orientations et comment nous avançons a constitué un soulagement pour beaucoup.
Nous sommes basés à San Francisco et avions un grand bureau là-bas, et nous n'embauchions que quelques postes hors de San Francisco. Nous avions bien des personnes complètement à distance, mais nous n’avions pas de véritable stratégie à ce sujet. Si nous connaissions une personne éloignée, nous pouvions l’embaucher où elle était, mais désormais, il s’agit vraiment d’une stratégie en faveur du travail à distance.
Jusqu’ici, je pense que les gens sont satisfaits. Nous avons fait l’annonce en septembre et nous avons demandé aux collaborateurs « Où êtes-vous, où vous trouvez-vous ? ». Ainsi, nous nous assurons de faire les choses correctement en fonction de l’état dans lequel ils sont, et nous avons aussi quelques personnes au Canada.
Becca Banyard
Génial ! C’est enthousiasmant que vous adoptiez ce nouveau modèle à distance. J’aimerais savoir comment vous gardez le lien avec vos collègues dans ce nouvel environnement sans souffrir de la fatigue Zoom ou numérique ?
Jenn Oswald
En ce qui concerne la fatigue liée à Zoom, je ne peux répondre que pour moi personnellement. Mais je peux vous dire comment nous restons connectés. Certains jours, être toute la journée sur Zoom est plus pesant que d’autres. Ce qui m’évite la fatigue de Zoom, c’est que la plupart des réunions auxquelles j’assiste sont vraiment utiles.
Je ressens la fatigue Zoom lorsque je suis dans une réunion et que je me demande : « Pourquoi suis-je ici ? Qu’essaie-t-on d’accomplir ? » Donc, pour moi, l’engagement est essentiel. Aussi, comme nous sommes une entreprise basée sur GSuite, il y a un réglage dans l’agenda qui permet de réduire chaque réunion de 10 minutes. Une réunion prévue pour une heure dure alors 50 minutes, et une de 30 minutes peut durer 25 ou 20 minutes. Cela offre une petite pause pour marcher ou aller chercher de l’eau.
Aussi, je ne devrais peut-être pas le dire, mais j’ai un appareil connecté à Amazon qui diffuse de la musique dans une autre pièce, et j’ai commencé à mettre une musique de fond à bas volume. Cela me rappelle l’ambiance du bureau et, quand j’y pense, cela me rend heureuse et je pense que le bonheur combat la fatigue. Voilà mes réflexions personnelles sur la fatigue liée à Zoom.
À lire également : 10 meilleurs logiciels de réunion de conseil pour la gestion en ligne des conseils d'administration
Becca Banyard
C'est une excellente idée !
Jenn Oswald
Haha oui. Et la façon dont nous restons connectés, c'est que nous avons un groupe chez Goodtime appelé l'EIA, ou l'Agence d'Intelligence Émotionnelle. C’est un groupe de personnes — nous essayons d’avoir quelqu’un de chaque département — qui sont connectées à la culture ; ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas.
Nous avons aussi des happy hours virtuels, des cafés virtuels. Nous utilisons un produit appelé Donut qui présente les gens et propose une fonctionnalité de discussion près de la machine à café, ce qui est plutôt sympa. L'une des choses les plus populaires que nous faisons est un déjeuner d'intégration tous les lundis, ouvert à tous. Chaque semaine, nous posons une question différente et amusante.
Notre question la semaine dernière était : « Quand vous étiez enfant, que vouliez-vous faire en grandissant ? » On apprend plein de choses différentes et amusantes sur les gens.
C’est ça la culture, c’est ce qui fait la différence dans chaque entreprise.
Becca Banyard
C’est génial. Nous avons récemment commencé à utiliser une intégration Slack appelée Know Your Team, qui je pense est similaire à Donut, et qui propose à l'équipe différentes questions comme « quel film avez-vous récemment regardé et que vous avez adoré ? » ou « quel était votre tout premier petit boulot ? » Et vous avez mentionné les déjeuners d’intégration pour les nouveaux membres, avez-vous d'autres moyens d'intégrer vos employés dans cet environnement en télétravail ?
Jenn Oswald
Oui. Donc nous avons vraiment pimenté notre programme d'intégration.
D'abord, nous essayons de faire en sorte que tous nos systèmes communiquent entre eux afin que, lorsqu'une personne passe du statut de candidat à celui de nouveau membre de l'équipe, il y ait peu de tâches à saisir dans le système. Ça, c’est le côté technologique, et nous envoyons également un email de bienvenue à toute l’équipe, ainsi qu’à la personne, dès que quelqu’un accepte un poste. Cela signifie que tout le monde est accueilli avant son arrivée, et les gens répondent à tous, c’est une belle introduction. C’est inattendu. Les petits gestes comme celui-là comptent beaucoup.
Nous avons aussi un programme de formation à l'intégration numérique d’environ trois jours — pas trois journées complètes mais il faut généralement trois jours pour tout compléter —, puis nous avons également un programme pour le premier jour animé par l’équipe RH. Là, on parle plutôt de notre activité et de Goodtime en chiffres. Après cela, nous remettons la personne à son équipe, et chaque équipe est responsable d’aider le nouveau collègue à se créer un plan sur 30, 60, 90 jours.
C'est important pour que les gens aient le sentiment d’apprendre les choses essentielles, de progresser et de réussir. Du côté RH, nous faisons aussi un point à 15 jours et à 45 jours pour voir comment ils vont et comment ils s’adaptent.
Becca Banyard
Intéressant. Pouvez-vous nous en dire un peu plus à ce sujet ?
Jenn Oswald
Le point à 15 jours est vraiment axé sur le fait que le poste correspond à ce que la personne pensait. Et puis, à 45 jours, on continue d'évaluer cela, mais aussi ce qui a changé et quel est le ressenti général du nouvel employé ? J’ai une petite théorie selon laquelle les gens décident pendant leurs 30 premiers jours combien de temps ils vont rester dans une organisation.
Becca Banyard
Ah vraiment ?
Jenn Oswald
Aucune étude ne le prouve. C’est juste ma théorie. Donc c’est une hypothèse. Peut-être que si je retourne à l’école, j’en ferai ma thèse.
Becca Banyard
Même si ce n’est pas « scientifique », cela correspond à l’importance des premières impressions.
Jenn Oswald
Oui, totalement.
Becca Banyard
Changeons un peu de sujet et parlons de l’importance du management. Comment voyez-vous le rôle des managers dans une organisation ?
Jenn Oswald
Je crois que plus une personne agit comme coach ou mentor plutôt que comme manager, plus les gens qui travaillent avec elle dans l'organisation auront du succès. Le management est un domaine qui demande vraiment du doigté et beaucoup de travail, donc s'intéresser aux personnes à fort QE et au leadership informel est, selon moi, aussi, voire plus important que des titres officiels comme « je suis manager » ou quelque chose du genre.
Becca Banyard
À quoi ressemble le leadership informel pour vous ?
Jenn Oswald
C’est assez basique : faire ce qui est juste, aider les autres quand on voit une difficulté, prendre des nouvelles, montrer l’exemple. Ce sont les bases, mais aussi éviter la négativité. Je ne veux pas faire le discours « soyons juste positifs », mais je crois que se concentrer sur le positif, plutôt que de s’arrêter sur le négatif, apporte beaucoup au leadership et aussi au bien-être psychologique.
Becca Banyard
Oui, c’est très pertinent. Dans cette continuité, y a-t-il autre chose sur laquelle vous vous basez pour votre style de management ?
Jenn Oswald
J’ai tendance à avoir une vue d’ensemble et à être un peu en retrait. Je demande aux gens ce qu’ils souhaitent et je considère que c’est à moi de m’adapter à leurs besoins plutôt que l’inverse. Globalement, je pense que les gens apprécient que l’on pose des questions et qu’on prenne la peine de leur demander « Comment aimez-vous les choses ? Comment aimez-vous être accompagné ? Comment devrions-nous gérer les problèmes s’il y en a ? » Avoir ce type de conversation franche avant que les choses ne deviennent compliquées est vraiment bénéfique.
Becca Banyard
Y a-t-il des entreprises en particulier que vous admirez pour leur approche des RH ou leur manière de gérer les équipes ?
Jenn Oswald
Oui, j’admire Atlassian, Asana et, c’est peut-être un peu évident, mais Netflix—ils ont fait tellement de choses innovantes que nous utilisons encore aujourd’hui. Et il y a beaucoup d’entreprises que j’admire mais dont je ne connais pas forcément les pratiques RH en détail.
Becca Banyard
En parlant de grandes entreprises comme Netflix et Atlassian, à quel point la culture d’entreprise est-elle importante en général, et aussi pour vous personnellement ?
Jenn Oswald
Je pense que c’est l’élément numéro un, que ce soit pour une entreprise ou personnellement pour moi. C’est ce qui vous fait rester dans une organisation. Si vous partagez tous la même culture, vous parlez le même langage, vous gérez les choses de la même manière. Il y a des conflits sains, des succès, des échecs, de la sécurité, non ? On célèbre ensemble, et parfois on se dit, « OK les gars, on aurait pu faire mieux. »
C’est ça la culture, c’est le facteur différenciant dans toute entreprise. Chez des organisations comme Atlassian, qui ont vraiment su faire grandir leur culture, ils communiquent très bien avec leurs employés. Donc je pense que communication et culture vont de pair, et que c’est aussi une partie importante de la culture.
À lire aussi : 5 signes subtils indiquant que la culture de votre entreprise devient toxique (et comment y remédier)
Becca Banyard
Tout à fait. Vous avez dit que vous construisez une culture d’entrepreneuriat chez Goodtime. Qu’est-ce qu’une culture d’entrepreneuriat, et comment la développez-vous ?
Jenn Oswald
Vous savez, c’est drôle parce que je parlais avec quelqu’un aujourd’hui de manière informelle et il me disait « On m’a toujours dit que si je cherchais un poste et qu’on me disait qu’on recherchait un profil entrepreneurial, il fallait fuir, parce que ça voulait dire que tu allais devoir travailler 80-90 heures par semaine. » Et j’ai répondu, « Oh là là, on ne sait jamais avec quelles perceptions les gens arrivent. »
Donc, c’était vraiment intéressant. Mais notre culture d’entrepreneuriat est née d’une période où, selon moi, nous avions une « culture fracturée ». Nous avions un groupe de personnes très désengagées et insatisfaites, qui le faisaient savoir. Nous avons essayé, mais parfois, il n’y a vraiment rien à faire pour satisfaire ce groupe, et j’ai toujours considéré—à l’image de ce que m’a appris mon mentor—qu’il ne fallait pas autant s’inquiéter des raisons pour lesquelles les gens partent. Je veux dire, oui, il faut se soucier de la rétention, mais pensez surtout à pourquoi les gens restent ? »
Donc ce que nous avons fait, c’est étudier pourquoi les gens restent et quelles sont les tendances. Et donc, notre culture entrepreneuriale repose sur trois piliers : l’autonomie, la responsabilité et la collaboration. Nous sommes une organisation très horizontale et les personnes comprennent quelles décisions elles peuvent prendre seules et quand elles doivent collaborer.
Nous ne voulons pas de trop de bureaucratie ici, nous voulons que les personnes se sentent capables de prendre des décisions. Donc nous travaillons sur certains aspects complexes, comme par exemple : « Comment lancer cela du point de vue RH, gestion des personnes ? Les personnes peuvent-elles recevoir davantage de rémunération ? Bien sûr. Devrait-on avoir des évaluations annuelles ? Nous avons des primes, nous avons de l’équité, ce genre de choses. »
Nous voulons reconnaître l’impact qu’ont les personnes dans l’entreprise, et un titre ne saurait décrire cet impact. C’est pourquoi nous avons arrêté d’appeler notre équipe de direction « l’équipe exécutive », parce que, au fond, que fait l’équipe exécutive ? Elle n’« exécute » pas vraiment, non ? Donc nous sommes l’équipe de stratégie. Mon rôle, c’est la stratégie RH ; il s’agit plutôt d’utiliser un titre pour décrire votre fonction.
Mais, en même temps, nous prêtons attention au fait que certaines personnes craignent de ne pas avoir d’opportunités d’évolution. Je pense que c’est ce qui inquiétait certains : « Est-ce juste une manière d’utiliser de beaux discours pour qu’on travaille plus sans être mieux payés ? » Et ce n’est pas du tout le cas.
À lire aussi : 6 conseils pour des discussions efficaces sur la rémunération des employés
Becca Banyard
Et comment mesurez-vous le bien-être ou la satisfaction de vos employés ?
Jenn Oswald
Vous tenez beaucoup de conversations. Vous construisez la confiance, multipliez les échanges réguliers, apprenez à connaître les personnes, vous faites ce que vous avez dit que vous feriez. Nous utilisons le score net promoteur employé comme principal indicateur de mesure, mais nous évaluons aussi nos programmes en continu. Il s’agit donc de recueillir en permanence du feedback et de réfléchir à notre stratégie d’écoute. Comment écoutons-nous ?
Becca Banyard
Vous venez d’évoquer, ainsi que sur le forum People Managing People, toutes les raisons pour lesquelles il faudrait arrêter la revue annuelle. Je suis curieuse de connaître votre recommandation aux organisations pour remplacer leur évaluation annuelle ?
Jenn Oswald
Oui, donc nous voulons remplacer l’évaluation annuelle, mais nous devons que les gens se sentent confiants sur la façon dont ils peuvent faire évoluer leur carrière. Donc, ce que nous recherchons vraiment, et ce que je suggérerais, c’est un processus itératif et s’assurer que les gens sachent : « Si j’accomplis ceci, alors j’obtiens cela. »
Mais les évaluations annuelles sont tellement dépassées. Parfois, ce que vous accomplissez en un trimestre est plus important que ce que certaines personnes accomplissent en un an ou plus ! Alors pourquoi aurais-je la même augmentation qu’une autre personne ? Je pense qu’il y a beaucoup de biais dans les évaluations annuelles, et j’en ai rarement vu qui étaient bien faites, alors pourquoi continuer à les faire ? Parce que, vous savez, dans les années 1950, on a décidé que c’était une bonne idée.
Nous n’avons pas beaucoup évolué dans le domaine des ressources humaines sur certains de ces sujets. Je pense donc qu’aujourd’hui, il faut être dans l’itération. Vous instaurez une boucle de feedback, et vous accompagnez continuellement les gens vers le haut ou vers la sortie, et vous devriez continuellement faire progresser vos collaborateurs et vous assurer qu’ils soient récompensés pour ça.
Les personnes qui ne s'en sortent pas finiront par trouver elles-mêmes un endroit qui leur convient mieux, ou bien nous leur demanderons de le faire et, espérons-le, ces cas deviendront plus rares à mesure que la culture de l'entreprise grandira. Voilà donc mon idéal.
Nous n’avons pas encore complètement défini quelles sont les alternatives, mais les gens associent l’entretien d'évaluation à la rémunération, alors abordons la rémunération séparément et faisons-en une récompense pour votre impact plutôt qu’une simple question budgétaire.
Becca Banyard
Et pour les organisations qui souhaitent supprimer l'entretien annuel d'évaluation de la performance, avez-vous des conseils à leur donner sur la façon de procéder ?
Jenn Oswald
Je pense qu’il faut tester plusieurs choses différentes avant de tout arrêter complètement. Donc réfléchissez à votre stratégie pour vous assurer que les gens avancent dans la bonne direction et sont alignés avec la mission, la vision, les valeurs. Ensuite, voyez aussi s’il y a un niveau élevé de responsabilité ou si certaines choses manquent.
Regardez ces éléments en premier pour mettre toutes les chances de votre côté, mais si vous vous éloignez de l'entretien d'évaluation, vous aurez tout de même besoin d’une certaine cadence de réunions. Nous avons des réunions debout quotidiennes, des points d'équipe hebdomadaires où nous résolvons des problèmes, puis des sessions stratégiques ainsi que des réunions ponctuelles selon les besoins.
Lecture connexe : 10 meilleurs logiciels de gouvernance pour membres du conseil d'administration
Ce qui fonctionne chez nous, c’est que chaque équipe fonctionne de la même manière et que tout est aligné avec notre raison d'être et nos activités. Mais chaque organisation est différente et ma recommandation serait d’abord de bien comprendre votre état actuel, ce qui fonctionne ou pas, puis d’effectuer de petits changements et de voir comment cela évolue.
Bien sûr, si le but final est de supprimer l’évaluation annuelle, il faut alors réfléchir à la gestion de la rémunération et au développement de carrière. Il y a donc quelques points à clarifier en chemin.
Lecture connexe : Meilleurs logiciels de gestion de la rémunération des employés
Becca Banyard
C'est super. Merci beaucoup. Nous touchons presque à la fin donc je voulais conclure avec une question importante : quel est votre encas de bureau préféré ?
Jenn Oswald
Oh, mince, j'ai un faible pour les chips. Je n’y peux rien. Vraiment, sous n’importe quelle forme, la pomme de terre est mon truc. Mais oui, donnez-moi des chips et je ne peux pas y résister.
Becca Banyard
Avez-vous une saveur préférée ?
Jenn Oswald
J’aime bien le poivre concassé ou le jalapeno. Et vous, quelle est votre préférée ?
Becca Banyard
Ma nouvelle saveur favorite est vinaigre de cidre de pomme. Nous avons une marque canadienne appelée Hardbites et elles ne sont vraiment pas trop grasses, pas trop salées, juste ce qu’il faut.
Jenn Oswald
Oui, il va falloir échanger. On peut devenir des correspondantes 100% chips et partager nos chips préférées.
Becca Banyard
J’adore l’idée ! Merci beaucoup, Jenn, d’avoir passé un peu de temps avec nous et d’avoir partagé toutes vos réflexions sur le monde des ressources humaines et de la culture d’entreprise. J’apprécie énormément et nous sommes ravis de vous compter parmi la communauté People Managing People ainsi que parmi nos expertes.
Jenn Oswald
Avec plaisir !
Cet échange vous a plu ? Vous avez des idées à apporter ? Échangez avec Jenn et d’autres experts RH et gestion du personnel dans le forum de la communauté People Managing People.
Ou découvrez encore plus d’idées intéressantes en consultant cet article : Préserver l’expérience candidat lors d’une croissance rapide
