Comment interviewer quelqu’un : Guide expert + Modèle gratuit
Dans mon article précédent, j'ai évoqué l'importance de donner des retours réguliers aux responsables de recrutement et aux équipes concernant le processus d'entretien.
En parallèle, je consacre beaucoup de temps à former les membres de l'équipe impliqués dans les entretiens afin qu'ils orientent mieux leurs questions tout en rendant les entretiens plus engageants pour les candidats.
Au fil des années, j'ai constaté que, dans de nombreux cas, nous pouvons faire plus en moins de temps sans que les candidats aient l'impression de subir l'Inquisition espagnole.
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Alors, sans plus attendre, voici mon guide pour mener des entretiens ciblés et engageants.
Pourquoi les entretiens sont-ils importants ?
Nous rencontrons des candidats afin d'évaluer leurs qualifications, leurs compétences en communication et leurs motivations tout en vérifiant l’exactitude de leur candidature.
À l'inverse, les chercheurs d'emploi peuvent mettre en avant leurs compétences, mieux comprendre le poste et établir un lien avec leurs potentiels employeurs.
Les deux parties peuvent clarifier les attentes, négocier les conditions et prendre des décisions éclairées, ce qui réduit le risque de turn-over et garantit un bon appariement.
Au final, l'objectif est d'examiner en profondeur les compétences, comportements et motivations nécessaires, tout en créant une expérience candidat positive, quel que soit le résultat.
Comment mener un entretien : un processus en 7 étapes
Difficile de dire combien de personnes j'ai pu interviewer au fil des années ; aucun entretien ne se ressemble (ce qui fait tout l’intérêt de l’exercice).
Quel que soit le poste ou l’organisation, voici ma méthode pour bien préparer et conduire un entretien efficace :
1. Définir un objectif
La première étape consiste à définir un objectif pour vos entretiens. S'agit-il d’évaluer des compétences techniques, comportementales, ou les deux ?
Pour le déterminer, commencez par écrire tout ce que vous devez savoir d'une personne pour pouvoir l’embaucher sereinement à ce poste. Cela constituera la base de la structure et du contenu de l'entretien.
Exemple :
Vous recherchez un(e) commercial(e) senior pour aider au lancement de votre produit sur un nouveau marché. Il ou elle doit avoir des contacts potentiels auprès des clients clés que vous ciblez — concentrez-vous là-dessus !
Souhaitez-vous également que cette personne devienne à terme chef d’équipe ? Prévoyez alors quelques questions sur ce sujet.
Pensez-vous que votre produit nécessite un style de vente plutôt qu’un autre ? Assurez-vous de comprendre son approche.
Continuez ainsi jusqu’à obtenir tous les éléments nécessaires pour envisager une embauche.
Ensuite, priorisez les questions dont vous avez le plus besoin de réponses afin d’y consacrer le plus de temps, et commencez à créer les modèles de questions (vous pouvez utiliser les miens à la fin de cet article pour vous guider).
Prendre le temps de cet exercice vous donnera un cadre sur ce que vous recherchez lors de chaque entretien, cadre dont vous pourrez ensuite parler en toute transparence aux candidats.
À côté de cela, commencez à identifier qui doit évaluer chaque aspect et comment les candidats vont être évalués. Je vous conseille d’éviter d’impliquer tout le monde (le fait que le PDG rencontre chaque candidat n’est finalement pas la fierté que certaines entreprises aiment à présenter — nous y reviendrons plus loin).
Cela dit, se reposer uniquement sur le responsable du recrutement peut également poser problème à terme, pour le candidat comme pour l’entreprise.
Il s’agit donc de trouver le bon équilibre entre les risques d’un avis isolé et ceux d’une décision prise en comité (et donc d’un processus d'embauche interminable). Mon article sur le recrutement collaboratif aborde ce sujet en détail, et vous trouverez des exemples de schémas de processus de recrutement pour visualiser cela.
Exemple :
Le poste de responsable de l’implémentation combine relation client et technique. Demandez à un compte-clé expérimenté d’évaluer le premier point et à une personne du Produit ou de l’Ingénierie le second. Ainsi, chacun se concentre sur son domaine et le candidat est évalué de manière optimale pour chaque aspect.
2. Élaborer la structure de l'entretien
Une fois l’objectif posé, vous pouvez réfléchir à la structure à adopter.
Je recommande en général de bâtir vos entretiens comme un entonnoir, en commençant par les compétences impératives lors des premiers échanges, puis en évoluant vers les compétences complémentaires lors des étapes suivantes.
Exemple :
- Première étape : Plonger en profondeur dans leur expérience avec des questions spécifiques, en donnant la priorité à l'expérience incontournable puis en élargissant vers l'expérience facultative.
- Deuxième étape : Entretien « technique », pouvant inclure une tâche, durant lequel vous évaluez les compétences essentielles et, potentiellement, en fonction du déroulement du premier entretien, approfondissez les compétences "bonus" du candidat.
- Troisième étape : Se concentrer sur l'intégration culturelle et l'adéquation comportementale.
En divisant l’entretien comme dans l’exemple ci-dessus, vous ne dévaluez pas la culture en la mettant en dernier, mais vous vous assurez de ne pas faire progresser des personnes qui n’ont pas les compétences requises, ce qui ferait perdre du temps. C’est particulièrement important pour les recrutements seniors.
De plus, ce déroulé d’entretien permet d’utiliser les entretiens précédents pour calibrer la profondeur des réponses attendues aux prochaines étapes.
Par exemple, imaginons que vous recrutiez un/une contrôleur financier senior et qu’un candidat ait mentionné, lors de la première étape, avoir géré des reportings financiers complexes, qui correspondent justement à la tâche prévue en deuxième étape.
Lors de la tâche, vous vous attendriez à ce qu’il ou elle mette en pratique l’expertise évoquée, ce qui vous permettrait ainsi de juger s’il/elle la détient réellement.
3. Préparer les questions
Il y a de fortes chances que vous ayez déjà vécu quelques entretiens, que ce soit comme recruteur ou comme candidat.
Vous pouvez probablement vous souvenir d’un moment où vous avez eu l’impression de répondre à une question sans intérêt ou, inversement, d’avoir reçu d’un candidat une réponse digne d’une pièce de théâtre.
La clé d’une excellente question d’entretien est d’amener le candidat à une véritable conversation.
Pour cela, posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples. Les réponses seront généralement plus développées et offriront beaucoup plus de valeur grâce à la richesse des détails.
Exemple :
« Avez-vous une expérience en tests logiciels ? » (mauvais) vs « Quelle est votre expérience en matière de tests logiciels ? » (bon)
Utilisez ces questions pour comprendre l’expérience de la personne et sa façon de prendre des décisions. J’ai tant appris en menant des entretiens !
Ensuite, l’étape la plus importante : éplucher l’oignon, c'est-à-dire, les questions de relance.
Ce sont elles qui permettent de distinguer les véritables experts et de donner leur chance à ceux qui ont le plus de potentiel. En général, si quelqu’un invente une histoire pour se donner de l’expérience, il/elle cale à la 2e ou 3e relance.
Portez attention à la réponse à votre première grande question générale et notez les points à éclaircir si ce n’est pas pertinent d’interrompre. Cela permettra à vos relances d’être plus adaptées aux réponses. Voici quelques exemples de questions universelles :
- Pourquoi ont-ils pris la décision qu’ils ont prise ?
- Quelles étaient les autres alternatives et pourquoi n’étaient-elles pas viables ?
- Comment cela s’est-il terminé ?
- Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?
- Comment les autres membres de l’équipe ont-ils accueilli la décision ?
- Comment ont-ils communiqué avec les autres ?
Enfin, soyez curieux et ouvert d’esprit—sans tomber dans l’inquisition !
Être agressif dans vos questions est le signe d’un recruteur faible ou peu sûr de lui, et cette posture ne permet que rarement de faire briller les candidats si vous essayez de jouer au "dur".
La seule exception, c’est si cela correspond à la culture de votre entreprise—auquel cas, n’hésitez pas à être aussi agressif que nécessaire pour que les candidats sachent à quoi s’attendre le plus tôt possible !
Questions à éviter
Il existe certains types de questions que beaucoup de personnes aiment poser mais qui, historiquement, ne fonctionnent pratiquement jamais.
Questions pièges
Exemples : « Combien de fenêtres y a-t-il à Canary Wharf ? » ou, ma préférée, « Combien de facteurs de pianos y a-t-il aux Pays-Bas ? » (une question qu’on m’a réellement posée lors d’un entretien, et qui restera gravée dans ma mémoire).
Ces questions sont censées mesurer les « capacités de raisonnement » de la personne. À l’époque, je n’avais vu un piano que deux fois dans ma vie, je ne savais donc absolument pas comment fonctionne l’accordage.
Cependant, j’ai beaucoup d’amis qui jouent de la guitare et s’accordent eux-mêmes. J’ai donc répondu « Parlez-vous de ceux qui s’accordent eux-mêmes ou seulement des professionnels ? ».
Apparemment, cette réponse n’a pas du tout plu au recruteur !
Ce genre de questions pousse les gens à se donner en spectacle et peuvent également être très exclusives d’un point de vue culturel. Tout ce qu'elles font, c'est faire perdre un temps précieux en entretien, temps qui pourrait être utilisé pour poser de meilleures questions.
Meilleure alternativea0;:
Donnez-leur un petit sce9nario auquel ils seront confronte9s pendant leur prise de poste et demandez-leur de vous expliquer comment ils se2y prendraient pour le re9soudre. C2019est un exemple ancre9 dans la re9alite9, qui sera bien plus pertinent pour le candidat.
Exemple pour un commercial seniora0;:
aba0Comment aborderiez-vous un nouveau marche9, domine9 par quelques marques de9je0 tre8s e9tablies, avec une nouvelle marque challenger dont tre8s peu de gens ont entendu parlera0?a0bb
Cela peut meame donner lieu e0 toute une se9ance de2ide9ationa0;!
Questions de9cale9es
aba0Quel est votre Poke9mon de de9parta0;bb ou aba0Si vous e9tiez un animal, lequel seriez-vous ?a0bb
Jaimerais pouvoir inventer cela. Mais la question Poke9mon est re9ellement sortie lors de2une formation e0 le2entretien, quelqucun a eu le courage de2avouer quil posait cette question e0 chaque candidat.
Jai demande9 pourquoi, il a re9pondu aba0Je saurai tout ce quil me faut e0 partir de leur re9ponsea0bb. Je lui en suis e9ternellement reconnaissant davoir admis cela pendant la formation, cela ma9 permis darreater ce point tout de suite. c0 ce stade, autant leur demander leur signe du zodiaque !
Jai joue9 e0 de nombreux jeux vide9o mais jamais e0 Poke9mon. Je me demande ce que e7a dit de moia0;?
Meilleure alternative :
Il ny a pas de meilleure alternative e0 ce type de questions. Passez e0 autre chose et utilisez ce temps pour poser des questions plus pertinentesa0;!
Vendez-moi X
Je maudis e0 jamais Le Loup de Wall Street qui a mis la question aba0vendez-moi ce styloa0bb dans la teate de tant de gens comme si ce9tait la cle9 universelle de la vente.
Une alternative re9cente rencontre9e en entretien e9tait de me demander de vendre le2entreprise chez qui je postulais.
Je suis recruteur et on sattend e0 ce que je sache plus que ce qui est sur le site web, ce qui narrive re9ellement quen travaillant dans lentreprise. Sinon, les candidats peuvent se renseigner tout seulsa0;!
Meilleure alternativea0;:
ab Vendez-moi votre produit actuel ou votre entreprise actuelle bb.
Cela permet de tester leur capacite9 e0 raconter une histoire ou leur style de vente avec un produit ou une socie9te9 quils sont cense9s bien connaeetre.
Questions trop ouvertes
aba0Parlez-moi de vousa0bb.
aba0Eh bien je viens de [inse9rer un pays], je suis Poissons, jadore nager.a0bb
Est-ce que jai re9pondu e0 la question ? e2 Oui. Vais-je avoir le poste ? Bien sbr que non.
Autre exemplea0; : aba0Quels proble8mes pouvez-vous re9soudre pour nousa0;?a0bb e2 Quels proble8mes avez-vousa0;?
aba0Quels sont vos de9fautsa0;bb e2 C2019est une question faiblea0;!
Meilleure alternative :
Parlez-leur dun proble8me que vous rencontrez actuellement et e9changez avec eux e0 ce sujet. Posez une question plus oriente9e comme aba0Parlez-moi de votre expe9rience sur le projet Xa0bb, en choisissant un exemple de leur CV.
Une alternative e0 la question sur les de9fauts serait de demander e0 propos dune situation of9 ils nont pas re9ussi quelque chose, et ce quils en ont appris.
Pourquoi devrions-nous vous embauchera0;?
Eh bien, c2019est justement le but de lentrevue, nest-ce pasa0;?
4. Cre9ez un cadre de9valuation
Le cadre de9valuation est cone7u pour garantir que la structure et les questions sont applique9es de fae7on uniforme e0 chaque entretien.
Il existe plusieurs fae7ons de noter les re9ponses ; par exemple e0 laide de valeurs nume9riques (de 1 e0 5 ou de 1 e0 10), ou avec des points forts/avantages et des points faibles/inconve9nients.
Ma me9thode pre9fe9re9e est : Non fort, Non, Oui et Oui fort, car c2019est une e9chelle simple et il ny a aucune place pour linde9cision.
Quel que soit votre choix, assurez-vous que chaque score ait un sens pour que les recruteurs sachent ce quils cherchent.
Sauf si c2019est une question technique spe9cifique qui attend une re9ponse exacte, ce cadre sert plutf4t e0 ce que le recruteur sache e0 quoi ressemble une aba0bonnea0bb re9ponse et non la aba0bonne re9ponsea0bb du candidat.
Par exemple, pour un re9cent recrutement dun inge9nieur staff, nous avons examine9 les parame8tres techniques et comportementaux, identifie9 3 ou 4 questions pour chacun et les 3 ou 4 compe9tences/traits correspondant e0 chaque question.
Lun des crite8res pour linge9nieur staff e9tait de comprendre pourquoi il avait imple9mente9 certains frameworks, nous avons donc cre9e9 le cadre de9valuation suivant pour ce crite8rea0;:
- Non, absolument pas - aucune compréhension des cadres mis en place
- Non - pas de compréhension des raisons ayant mené à la mise en place des cadres et aucune réflexion sur ce qui aurait pu être envisagé d'autre.
- Oui - Bonne compréhension des cadres mis en place et des raisons de leur implémentation
- Oui, tout à fait - Très bonne compréhension des différents cadres et des raisons pour lesquelles chacun peut être choisi, et capable d'expliquer quelles autres solutions alternatives ont été envisagées et pourquoi elles n'ont pas fonctionné.
5. Menez l’entretien
En matière d’expérience candidat, l’entretien est l’étape où tout peut se jouer.
C’est le moment où les candidats passent le plus de temps avec vous et, même si vous n’avez pas eu le temps de créer une page carrière ultra soignée et interactive, offrir une belle expérience d’entretien peut largement compenser.
Cela ne veut pas dire pour autant que l’entretien doit être facile ! Les bons candidats préfèrent en réalité des entretiens qui les challengent et les poussent à réfléchir sur leur domaine d’expertise, donc les conseils précédents pour mener des entretiens efficaces restent valables.
Cependant, ce que je souhaite souligner dans cette section, ce sont les aspects fondamentaux qui, bien réalisés, ne susciteront peut-être pas de louanges, mais, en cas d’échec, entraîneront à juste titre des critiques. Ainsi, veillez toujours à :
- Vous présenter ainsi que votre fonction dans l’entreprise
- Si c’est le premier entretien, présenter également l’entreprise
- Donner le contexte de ce que vous souhaitez aborder durant l’entretien
- Rassurer le candidat, que ce soit à distance ou en présentiel, sur le fait qu’il peut prendre une pause pour boire un verre d’eau ou aller aux toilettes si besoin. Nous sommes tous humains.
- S’assurer d’avoir consulté le CV du candidat en amont et être prêt·e avec des questions pertinentes
- S’assurer d’être à l’heure (voire un peu en avance, en tant qu’hôte)
- Garder un œil sur le temps et veiller à ce que le candidat puisse poser ses questions
- Sourire et rester curieux·se de la personne en face de vous !
Ça paraît évident mais je vois encore souvent des situations où certaines de ces étapes sont oubliées, et cela se remarque toujours.
Savoir comment mener un entretien efficacement passe aussi par une bonne gestion du temps à l’aide d’un logiciel de planification d’entretiens.
Astuces pour prendre des notes d’entretien efficaces
Prendre de bonnes notes lors d’un entretien est une compétence à développer et, je le crains, il n’y a pas de raccourci.
Au départ, je trouvais plus simple d’avoir un stylo et une feuille devant moi. Je notais les questions posées et les numérotait, en inscrivant le numéro lorsqu’une nouvelle question apparaissait. Par la suite, je suis passé·e à la saisie des réponses au fur et à mesure.
Sténo ou phrases entières, l’important est d’avoir assez d’informations sur ce qu’a dit le candidat pour pouvoir étayer vos décisions.
La plupart des systèmes de suivi des candidatures (ATS) modernes proposent un outil pour prendre des notes pendant les entretiens (souvent appelé « kit d’entretien », « grille de notation » ou « fiche de retour »).
Selon l’ATS, vous pouvez également disposer d’étoiles, de boutons « oui » ou « non », ou encore d’une note numérique à attribuer. Parlez-en à votre prestataire ATS ou à votre équipe de recrutement pour configurer ces outils s’ils vous paraissent utiles.
Veiller à disposer des notes de chaque membre du panel de recrutement offre un aperçu global de la performance de chaque candidat tout au long du processus.
Personnellement, j’ai toujours trouvé les mentions Non, Non, Oui, Oui tout à fait les plus utiles.
Les notes numériques et les étoiles exigent généralement beaucoup de temps, une équipe de recrutement aguerrie, et une grande quantité de données et d’exemples de retours d’entretien, afin de former l’ensemble de l’équipe à reconnaître ce qui distingue, par exemple, 3 ou 4 étoiles. Cela peut également introduire plus de subjectivité.
6. Évaluez le candidat et prenez une décision
Évaluez le candidat en utilisant vos critères d’évaluation définis à l’étape 4.
Obtenir les retours de plusieurs personnes facilite la prise de décision et réduit les biais, mais comme vous le savez probablement, parvenir à un consensus de groupe peut être difficile.
Une décision doit être prise par une personne ou un groupe, ce qui ne reflètera pas forcément les sentiments de tous les membres impliqués.
La décision finale doit être respectée et acceptée, en gardant à l'esprit qu’elle ne doit pas créer de friction au sein des équipes existantes.
L’équipe de recrutement collaborative doit établir une liste restreinte de candidatures et fournir un retour sur chacune d’elles afin qu’un responsable ou un comité de recrutement puisse réfléchir à leur sujet.
L’auteur(e) de la décision dans le processus doit alors pouvoir partager ses réflexions et donner une justification pour la décision prise.
7. Donnez et demandez un retour d’expérience
L’expérience candidat ne s’arrête pas dès que vous avez raccroché l’appel Zoom ou raccompagné la personne à la porte.
Les périodes entre les phases d’entretiens ou juste avant la proposition sont cruciales, alors exploitez-les au mieux.
Retour rapide
Le retour est très important, en particulier pour les candidats qui n’ont pas franchi toutes les étapes.
Il est utile pour tous les candidats de savoir ce qui s’est bien passé lors de leur entretien, ce qui l’a moins été et, s’ils poursuivent le processus, ce que va impliquer la prochaine étape.
Pour plus d’aide sur ce point, consultez mon article sur comment donner un retour d’entretien.
Demandez un retour d’expérience
Entre deux entretiens, c’est un excellent moment pour demander un retour d’expérience. Personnellement, je ne recommande pas d’envoyer un sondage ou un formulaire de retour après chaque étape—cela peut devenir fastidieux.
Cependant, une simple question dans l’email où vous les informez de leur retour ou de leur passage à l’étape suivante peut suffire à vous donner une idée de ce qu’ils ont apprécié ou de ce qu’ils n’ont pas vraiment compris.
Des mises à jour régulières
Si vous avez besoin de quelques jours ou si vous attendez quelque chose en particulier qui retarde le retour au candidat (qu’il s’agisse d’un refus ou de sa progression dans le processus), informez-le !
Idéalement, les candidats devraient connaître l’issue de leur entretien dans les jours qui suivent—l’objectif étant un délai maximum de 72 heures après l’entretien lorsque c’est possible.
Mais si un délai est à prévoir, je préviens rapidement les candidats afin de leur confirmer que je ne les ai pas oubliés, que l’entreprise ne les ignore pas brusquement, simplement qu’un élément nous retarde, quelle qu’en soit la raison.
Liste de vérification pour l’entretien
Avant de commencer, vérifiez les points suivants :
- Avez-vous une liste standard de questions à poser à chaque candidat ?
- Cette liste est-elle divisée par entretien et par intervieweur ?
- Chaque question a-t-elle un objectif précis qui renvoie à la fiche de poste ?
- Avez-vous quelques questions de relance en tête ?
- Les étapes de l’entretien sont-elles standardisées et définies (vous pouvez également les indiquer sur l’offre d’emploi) ?
- En ligne, êtes-vous dans un endroit où vous ne serez pas dérangé par d’autres personnes ou par le bruit de fond ?
- En réunion virtuelle, votre plateforme d’entretien vidéo est-elle à jour et prête à l’emploi ?
- En présentiel, avez-vous réservé la salle et vérifié que tout est prêt pour accueillir la personne ?
L'une des meilleures façons de garantir une excellente expérience candidat est d'être bien préparé. J'ai donc créé un modèle téléchargeable pour vous aider à structurer votre réflexion pour chaque entretien et à vous préparer, vous et votre panel d'entrevue.
Modèle d'entretien
Obtenez votre modèle d'entretien !
Ce formulaire passe en revue les questions une par une, en particulier celles que le responsable du recrutement laisse à d'autres membres du panel d'entretien.
Bien que cela puisse sembler long au début, bientôt vous le ferez instinctivement et c'est essentiel pour que tous ceux qui participent à l'entretien soient alignés. Sinon, vous interrogerez le même candidat sur des aspects très différents et personne ne peut tout incarner pour tout le monde !
Meilleures pratiques pour l'entretien
Petit rappel de certaines des meilleures pratiques évoquées ci-dessus :
- Soyez clair sur l'objectif : Avant de commencer quoi que ce soit, clarifiez le but de l'entretien, c'est-à-dire ce que vous devez savoir pour proposer le poste à quelqu'un. Cela orientera la structure de l'entretien et les questions à poser.
- Questions ouvertes : Posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples.
- Utilisez la technologie : Les systèmes de suivi des candidatures et d'autres types de logiciels de recrutement peuvent vous aider à prendre des notes et à évaluer les candidats.
- Retour rapide : Fournissez un retour rapide et détaillé correspondant au niveau de progression du candidat dans le processus. N'oubliez pas non plus de demander un retour de leur part.
Vers des entretiens ciblés et engageants
Un entretien d'embauche ne devrait pas être une confrontation ; on obtient bien plus des personnes en les traitant simplement comme... des personnes !
Je vais même jusqu'à envoyer aux candidats des conseils généraux pour l'entretien, ou des conseils sur ce qui sera abordé à chaque étape avant l'entretien. Même sans donner les réponses, cela permet de réduire la pression.
Veillez à faire preuve des courtoisies habituelles tout au long de l'entretien, tout comme vous le feriez avec des invités chez vous, et montrez de la curiosité pour la personne en tant qu’individu. Bien sûr, n'oubliez pas de garder du temps à la fin de l'entretien pour qu'ils puissent aussi poser leurs questions !
L’entretien est la récompense au bout de ce qui peut être une longue et épuisante période de sourcing des candidats, alors profitez-en !