Qu’est-ce que le « Hot Desking » ? Avantages, inconvénients et mise en place
Le flex office est une organisation flexible des bureaux où les employés n'ont pas de bureau attribué – ils choisissent parmi les postes de travail disponibles à leur arrivée. Ce modèle favorise le travail hybride et à distance en permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation de l’espace et de réduire les coûts immobiliers.
Dans cet article, nous allons détailler le fonctionnement du flex office, son origine, ses avantages et inconvénients, les distinctions avec des modèles similaires comme le desk hoteling ou le free addressing, ainsi que les clés pour une mise en œuvre réussie au sein de votre organisation.
Si vous cherchez des solutions pour rendre le travail hybride durable et rentable, ce guide vous aidera à évaluer si le flex office convient à votre équipe.
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Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est un modèle d’espace de travail flexible où les employés utilisent les bureaux disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi, au lieu d’avoir une place fixe attribuée. Aussi appelé partage de bureau ou travail flexible, cette approche favorise le bureau hybride en réduisant les espaces inutilisés et en encourageant la collaboration entre équipes.
Le flex office moderne repose souvent sur des outils de réservation de bureaux ou des logiciels de gestion d’espace pour suivre la disponibilité, analyser l’utilisation des postes et offrir une expérience fluide aux employés. En optimisant l’usage de l’espace, le flex office aide les entreprises à diminuer leurs coûts immobiliers tout en s’adaptant à des horaires de travail plus flexibles.
Comme de plus en plus d’organisations adoptent des horaires hybrides, elles réduisent la taille de leurs bureaux et abandonnent les postes fixes au profit du flex office. Le flex office et d’autres plateformes avancées de gestion d’espaces facilitent grandement cette transition.
Existe-t-il différents modèles de flex office ?
Oui ! Le flex office peut prendre plusieurs formes, selon le degré de structure ou de souplesse recherché par votre organisation. Certains modèles proposent des places totalement libres, tandis que d’autres intègrent des systèmes de réservation ou des zones dédiées à des équipes ou styles de travail spécifiques.
Pour vous aider à choisir la formule la plus adaptée à vos besoins, j’explique chaque type de flex office plus en détail ci-dessous.
Maintenant, accrochez-vous, car la terminologie va bientôt devenir un peu confuse...
Flex office vs free addressing
Bien que flex office et free addressing soient parfois employés indifféremment, il existe une nuance.
Le flex office fait généralement référence à un système premier arrivé, premier servi, où les employés choisissent n’importe quel poste disponible à leur arrivée. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent désormais des logiciels de réservation de bureaux pour structurer davantage le processus : les utilisateurs peuvent ainsi consulter les places disponibles et réserver en temps réel.
Le free addressing supprime aussi les postes attitrés, mais il intègre souvent des données d’occupation en temps réel recueillies via des capteurs IoT et des plateformes de gestion d’espaces. Cette approche technologique donne aux employés plus de visibilité et de maîtrise sur leur emplacement et aide les gestionnaires à suivre les tendances d’utilisation.
Les deux modèles visent à casser les hiérarchies, favoriser la collaboration spontanée et renforcer la culture du travail hybride en encourageant la communication transversale et un sentiment de partage de l’espace.
Flex office vs hoteling
La principale différence entre flex office et desk hoteling réside dans la manière d’attribuer les bureaux.
- Avec le flex office, les postes sont pris selon le principe du premier arrivé, premier servi.
- Avec le desk hoteling, les employés réservent leur poste à l’avance, comme on réserve une chambre d'hôtel.
Les deux modèles suppriment l’attribution fixe des postes et fonctionnent sur la disponibilité en temps réel, mais le desk hoteling offre davantage de prévisibilité, notamment pour les équipes ayant besoin de coordonner leurs agendas ou de garantir l’accès à certaines ressources.
À mesure que les plannings hybrides se complexifient, de nombreuses organisations combinent ces deux modèles via des logiciels de réservation de postes afin de garantir l’autonomie des employés tout en maintenant une organisation structurée et une certaine responsabilité.
La philosophie du flex office
Le flex office n’est pas seulement une stratégie d’attribution des postes : c’est aussi un état d’esprit.
En supprimant la propriété permanente des bureaux, le flex office encourage la responsabilisation, la propreté et la gestion collective. Les employés ont tendance à ranger leur espace à la fin de la journée, sachant que quelqu’un d’autre l’utilisera demain.
Dans les bureaux post-pandémie, cette culture du partage est essentielle pour maintenir l’hygiène et la confiance. Les environnements qui adoptent le flex office proposent souvent des stations de désinfection, des politiques « bureau propre » et des outils de réservation sans contact pour rassurer et responsabiliser les collaborateurs.
Pensez-y comme à un système de réservation de salles de réunion, mais pour l’ensemble de votre bureau : des ressources partagées, gérées efficacement et accessibles à tous.
Les avantages et les inconvénients du bureau partagé
Avantages du bureau partagé
Les organisations choisissent de mettre en place le bureau partagé pour plusieurs raisons :
Optimisation de l’utilisation de l’espace
Le bureau partagé permet une utilisation plus efficace de l’espace de bureau grâce au partage des postes de travail entre collaborateurs. C’est tout particulièrement pertinent pour les équipes hybrides dans lesquelles les salariés viennent au bureau de façon ponctuelle.
Réduction des coûts
En diminuant le besoin de postes de travail individuels, le bureau partagé permet aux entreprises de réduire leurs coûts immobiliers.
Un modèle de données intéressant pour estimer les économies réalisables avec différents aménagements de bureau est proposé dans le rapport Mathématiques du lieu de travail hybride de CBRE, qui estime que les entreprises adoptant l’hybride et repensant leurs espaces peuvent économiser entre 10 % et 50 % sur l’espace.
Flexibilité et autonomie
Les salariés ont la liberté de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins et préférences, favorisant flexibilité et autonomie. Il n’y a pas besoin de réserver à l’avance, ce qui leur permet d’être aussi flexibles dans leur organisation.
Favorise la collaboration
Contrairement à une disposition en quartiers fixes, où les postes ne sont pas attribués mais les équipes spécifiques sont regroupées pour partager le même espace, le bureau partagé encourage les échanges entre collaborateurs de différentes équipes et départements, favorisant ainsi la collaboration et le partage de connaissances.
Stimulation de la créativité et de la productivité
Des environnements de travail variés peuvent stimuler la créativité et la productivité des employés. Le bureau partagé place tout de même les collaborateurs dans certaines zones, alors que l’approche du travail basé sur les activités les conduit à rechercher le cadre le plus adapté au type de tâche réalisée à un instant donné.
« Ce qu’il faut comprendre avec le design basé sur l’activité, c’est que tout repose sur le choix et la liberté », explique Rebecca Swanner, responsable design chez HED, dans un récent épisode du podcast People Managing People. « Offrir cette liberté, que ce soit sur les jours où vous venez, la fréquence ou les espaces utilisés, c’est un vrai bénéfice gratuit que l’on peut accorder aux collaborateurs et auquel ils tiennent beaucoup. »
« Donner à quelqu’un la possibilité ou le pouvoir de décider de la façon dont il peut offrir le meilleur de lui-même, c’est très puissant. Le design basé sur l’activité s’assure que votre espace n’est pas conçu pour un seul et unique type de travail. »
Écoutez l’épisode complet pendant votre lecture :
Promotion du développement durable
Le partage des postes de travail permet une approche plus durable de l’aménagement des bureaux et de l’allocation des ressources, réduisant ainsi l’empreinte carbone de l’organisation et contribuant à atteindre certains objectifs ESG souvent promis mais rarement tenus.
Capacité à combiner plusieurs approches d’aménagement
Puisque cela fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi, le flex office peut se combiner avec d'autres philosophies de gestion de l'espace de travail, telles que les espaces de travail agiles, qui offrent une variété d'espaces partagés polyvalents permettant aux employés de se déplacer librement dans le bureau.
Inconvénients potentiels du flex office
Bien que le flex office présente de nombreux avantages, il est toujours judicieux de prendre en compte les inconvénients potentiels d'une telle approche. Voici quelques points à considérer.
- Difficulté à trouver une place disponible : Aux heures de pointe, les salariés peuvent avoir du mal à trouver des bureaux libres, ce qui peut entraîner frustration et baisse de productivité.
- Perte de cohésion d'équipe : Le changement constant de poste de travail peut nuire à la cohésion et à la communication car les membres d'une même équipe ne sont pas toujours proches les uns des autres.
- Préoccupations d'hygiène : Les bureaux partagés peuvent accroître le risque de propagation des microbes et maladies si les protocoles de nettoyage ne sont pas rigoureusement respectés.
- Risques pour la sécurité : Le flex office peut représenter un risque de sécurité si des informations confidentielles sont laissées à découvert sur les bureaux partagés ou si des personnes non autorisées accèdent à des zones sensibles.
- Gestion des effets personnels : Autrefois, il suffisait d'arriver au bureau, de mettre ses affaires dans un tiroir verrouillé, puis de commencer sa journée. Avec le flex office, cela n'est plus possible, il sera donc nécessaire de proposer un système de casiers ou de rangement adapté.
- Potentiel de distractions : Travailler dans un environnement partagé et ouvert peut entraîner davantage de distractions et affecter la concentration. Veillez à prévoir des espaces calmes réservables afin d'atténuer ces préoccupations.
Comment mettre en place le flex office dans votre organisation
La transition vers un modèle de flex office nécessite une planification soigneuse de l'espace de bureau et une bonne communication. Voici les étapes à suivre :
- Évaluez et analysez l'utilisation actuelle de vos espaces afin d'identifier les zones où le flex office peut être mis en place.
- Formez et accompagnez les collaborateurs pour qu'ils s'adaptent à la nouvelle organisation et sachent utiliser les outils technologiques de bureau à leur disposition.
- Expliquez les raisons du changement et les avantages attendus du flex office pour les salariés.
- Envisagez de mettre en place de nouvelles technologies telles qu'un système de réservation de bureaux ou un logiciel de gestion de bureau pour permettre aux collaborateurs de vérifier les disponibilités et de réserver un poste à l'avance. Ces outils sont parfois accompagnés d'une application mobile offrant une cartographie en temps réel des espaces libres, afin que les employés trouvent rapidement une place et que le taux d'occupation des bureaux reste élevé.
- Recueillez régulièrement les retours des collaborateurs et ajustez le dispositif pour répondre à leurs préoccupations éventuelles.
Surmonter les défis liés à la mise en œuvre du flex office
Mettre en place le flex office peut présenter certains défis, mais une planification approfondie et des solutions adaptées permettent de les gérer efficacement. Parmi les exemples :
Résistance au changement
Les salariés peuvent, dans un premier temps, résister au changement par crainte de perdre leur espace personnel. Maintenir une communication régulière, former les équipes et répondre ouvertement à leurs préoccupations aide à réduire cette résistance. Expliquer les bénéfices, tels que la flexibilité accrue et la collaboration renforcée, facilite la transition.
Par ailleurs, proposer des options de personnalisation, comme des casiers pour effets personnels, permet aux collaborateurs de se sentir plus à l'aise avec cette nouvelle organisation.
Assurer l'équité et la disponibilité
L'établissement de règles et de politiques claires garantit une allocation équitable des bureaux et évite que certains collaborateurs ne monopolisent les emplacements les plus prisés.
La mise en place d'un système de réservation de bureaux contribue à une meilleure gestion des disponibilités, permettant aux salariés de réserver leur place à l'avance et réduisant la frustration liée à la concurrence pour les espaces.
Ces systèmes intègrent souvent des mises à jour en temps réel de la disponibilité des bureaux, rendant le processus plus transparent, plus efficace et limitant le nombre de réclamations RH ou de tickets auprès des services supports.
Surveillance et gestion du niveau sonore
Les espaces ouverts peuvent générer un bruit ambiant accru, gênant la concentration et la productivité.
La mise en place de zones calmes, de cabines insonorisées ou la fourniture de casques antibruit aide les collaborateurs à se concentrer.
En outre, la définition de règles de savoir-vivre concernant le bruit dans les espaces communs permet de trouver un équilibre entre collaboration et zones silencieuses.
Mesurer la réussite
L'un des outils clés pour surmonter les défis du flex office est l'analyse de données, qui peut aider à optimiser l'agencement des bureaux et à garantir une utilisation efficace des postes de travail. Des indicateurs tels que les données de présence, l'utilisation de l'espace et les taux d'occupation offrent des informations précieuses sur la fréquence d’utilisation des bureaux, les zones les plus populaires et l’efficacité de l’espace pour les employés.
- Données de présence : Ce suivi des présences physiques des employés au bureau permet aux entreprises d’identifier les périodes de forte affluence et de prendre des décisions éclairées sur la disponibilité des postes et les besoins en capacité.
- Utilisation de l'espace : En mesurant la fréquence d’utilisation des postes de travail, salles de réunion et espaces communs, les entreprises peuvent optimiser leur agencement, réduire les espaces inutilisés et réallouer les ressources vers les zones les plus demandées.
- Occupation : Surveiller les niveaux d’occupation permet de maintenir l’équilibre dans les espaces partagés, assurant qu’aucune zone ne soit surchargée pendant que d’autres restent vides. Ces données permettent de décider où créer des zones calmes ou collaboratives selon les mouvements réels des employés et l’utilisation des bureaux.
Conseils pour une bonne étiquette du flex office
Pour garantir une ambiance harmonieuse et productive en flex office, c'est à vous, responsable RH, de mettre en place des règles de bonne conduite claires.
Ces directives favorisent le respect et assurent un espace de travail efficace et confortable pour tous. Les principes fondamentaux de l’étiquette incluent :
- Respecter l’espace personnel et les effets des autres : Même si les bureaux sont partagés, il est important de respecter l’espace personnel des collègues. Évitez d’occuper le poste de quelqu’un d’autre ou d’utiliser ses effets personnels sans autorisation.
- Nettoyer après utilisation : Laissez toujours le bureau propre et prêt pour le prochain utilisateur. Nettoyez les surfaces, remettez le matériel à sa place et retirez tout désordre personnel ou professionnel. Maintenir un bureau propre rend l’expérience plus agréable pour la personne suivante et favorise l’hygiène au travail.
- Maintenir un niveau sonore approprié : Faites attention au bruit, surtout en open space. Parlez à voix modérée, utilisez des écouteurs pour l’audio et déplacez-vous dans les zones prévues pour passer des appels ou discuter en groupe. Cela aide à préserver un environnement calme et propice à la concentration pour tous.
- Être attentif aux préférences et besoins des autres : Le flex office exige de prendre en compte les styles de travail de chacun. Respectez le besoin de calme et tenez compte des collaborateurs ayant besoin d’outils ou d’aménagements spécifiques pour leur travail.
- Conseils de personnalisation de l’espace de travail : Même si le flex office limite la personnalisation à long terme, chacun peut apporter une petite touche personnelle à son poste pour la journée. Encouragez vos équipes à amener un mug préféré, un carnet ou même une petite plante, pour garder un aspect familier.
- Profiter au mieux des espaces communs : Les tableaux d'affichage partagés sont parfaits pour afficher des citations inspirantes, des nouveautés d’équipe ou des photos amusantes, aidant à créer un environnement de bureau plus engageant et personnalisé.
Construire les bureaux du futur
La généralisation du télétravail et des modes de travail hybrides a amené de nombreuses organisations à réduire la taille de leurs locaux et à réaménager leurs bureaux intelligents pour optimiser l’espace et, idéalement, favoriser une meilleure collaboration tout en tenant compte des activités spécifiques.
Le flex office va continuer à jouer un rôle central en optimisant l’utilisation des locaux et en favorisant une culture du travail flexible et collaborative.
Si vous ne cherchez pas déjà une solution de gestion des espaces, c’est le bon moment pour commencer. Ces outils permettront à vos équipes de faire du modèle hybride ce que 71% des employeurs américains espéraient lorsqu’ils l’ont adopté.
Les fonctionnalités de planification de scénarios permettent aussi aux organisations de tester différents agencements d’espaces, assurant une adaptation facile des bureaux à l’évolution des modes de travail.
Le futur des bureaux repose sur ces technologies pour garantir l’efficacité et répondre aux besoins d’une équipe en perpétuelle évolution.
Pour aller plus loin, écoutez notre podcast sur les espaces de bureaux dynamiques pour la main-d'œuvre moderne.
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