Qu’est-ce que le bureau partagé ? Avantages, inconvénients et comment le mettre en place
Le hot desking est une configuration de bureau flexible où les employés n'ont pas de bureaux attribués — ils choisissent les postes de travail disponibles à leur arrivée. Ce modèle favorise le travail hybride et à distance en permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation de l’espace et de réduire les coûts immobiliers.
Dans cet article, nous allons expliquer en détail le fonctionnement du hot desking, son origine, ses avantages et inconvénients, comment il se compare à des modèles similaires comme l’hoteling et le free addressing, et comment le mettre en place avec succès dans votre organisation.
Si vous cherchez des solutions pour rendre le travail hybride durable et économique, ce guide vous aidera à évaluer si le hot desking est adapté à votre équipe.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Qu'est-ce que le hot desking ?
Le hot desking est un modèle d’espace de travail flexible où les employés utilisent les bureaux disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi, au lieu d’avoir des places attribuées en permanence. Également appelé partage de bureau ou travail flexible, cette approche favorise le travail hybride en réduisant l’espace de bureau inutilisé et en encourageant la collaboration entre équipes.
Le hot desking moderne s’appuie souvent sur des outils de réservation de bureau ou des logiciels de gestion d’espaces pour suivre la disponibilité, analyser l’utilisation des postes de travail et offrir une expérience fluide aux employés. En optimisant l’utilisation des locaux, le hot desking aide les entreprises à réduire leurs coûts immobiliers tout en s’adaptant à des horaires plus flexibles.
À mesure que de plus en plus d’organisations adoptent des horaires de travail hybrides, beaucoup réduisent la taille de leurs bureaux et abandonnent les postes fixes au profit du hot desking. Le hot desking et d’autres plateformes avancées de gestion de l’espace bureau peuvent considérablement simplifier cette transition.
Existe-t-il différents types de modèles de hot desking ?
Oui ! Le hot desking peut prendre plusieurs formes selon le degré de structure ou de flexibilité souhaité par votre organisation. Certains modèles laissent le choix totalement libre, tandis que d’autres intègrent des systèmes de réservation ou des zones dédiées pour soutenir des équipes ou des styles de travail spécifiques.
Pour vous aider à identifier la meilleure option selon vos besoins, je détaille ci-dessous chaque style de hot desking.
Accrochez-vous, car la terminologie va devenir un peu compliquée…
Hot desking vs free addressing
Bien que hot desking et free addressing soient parfois utilisés de manière interchangeable, il existe une différence subtile.
Le hot desking désigne généralement un système premier arrivé, premier servi dans lequel les employés s’installent à n’importe quel bureau disponible à leur arrivée. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent désormais des logiciels de réservation de bureaux pour rendre le processus plus structuré, permettant aux utilisateurs de voir et de réserver des postes en temps réel.
Le free addressing supprime lui aussi les places attribuées, mais il s’appuie habituellement sur des données d’occupation en temps réel collectées via des capteurs connectés (IoT) et des plateformes de gestion d’espace de travail. Cette approche technologique offre aux employés une meilleure visibilité et un plus grand contrôle sur le choix de leur emplacement et aide les équipes de gestion à surveiller les tendances d’utilisation.
Les deux modèles visent à abolir les hiérarchies, encourager la collaboration spontanée et renforcer la culture du travail hybride en facilitant la communication transversale et la co-responsabilité des espaces.
Hot desking vs hoteling
La principale différence entre le hot desking et l’hoteling réside dans la manière dont les bureaux sont attribués.
- Avec le hot desking, les postes sont pris selon le principe du premier arrivé, premier servi.
- Avec l’hoteling en entreprise, les employés réservent un poste à l’avance, un peu comme une chambre d’hôtel.
Les deux modèles évitent les postes attribués en permanence et se basent sur la disponibilité en temps réel, mais l’hoteling offre une meilleure prévisibilité — surtout pour les équipes devant coordonner leurs agendas ou garantir l’accès à certains équipements.
Au fur et à mesure que les plannings hybrides deviennent plus complexes, de nombreuses organisations combinent les deux modèles grâce à des logiciels de réservation de bureaux, afin de soutenir l’autonomie des collaborateurs tout en gardant un cadre structurant et responsable.
La philosophie du hot desking
Le hot desking n’est pas seulement une question d’organisation des places — c’est aussi un état d’esprit.
En supprimant la propriété permanente des bureaux, le hot desking encourage la responsabilité, la propreté et l’esprit collectif. Les employés sont incités à ranger leur espace en fin de journée, sachant qu’il sera occupé par quelqu’un d’autre le lendemain.
Dans les bureaux d’après-pandémie, cette culture du partage est essentielle pour garantir hygiène et confiance. Les espaces qui adoptent le hot desking proposent souvent des stations de désinfection, des politiques de bureau propre et des outils de réservation sans contact afin de rassurer et responsabiliser les collaborateurs.
Pensez-y comme à un système de réservation de salle de réunion, mais pour l'ensemble de votre bureau : des ressources partagées, gérées efficacement et utilisées par tout le monde.
Les avantages et inconvénients du flex office
Avantages du flex office
Les organisations choisissent de mettre en place le flex office pour plusieurs raisons :
Optimisation de l'utilisation de l'espace
Le flex office permet une utilisation plus efficace de l'espace de bureau grâce au partage des bureaux entre les employés. C’est particulièrement vrai pour les équipes hybrides où les collaborateurs viennent au bureau de manière ad hoc.
Réduction des coûts
En réduisant le besoin en postes de travail individuels, le flex office permet aux entreprises de diminuer leurs coûts immobiliers.
Un modèle de données intéressant pour estimer les économies potentielles selon différents aménagements de bureau est présenté dans le rapport de CBRE "The Math Behind the Hybrid Workplace", qui estime que les entreprises adoptant le modèle hybride et repensant leurs espaces pourraient économiser entre 10% et 50% sur leurs surfaces.
Flexibilité et autonomie
Les employés ont la liberté de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de leurs préférences, ce qui favorise la flexibilité et l'autonomie. Il n'est pas nécessaire de réserver à l'avance, ce qui permet d'être flexible dans son organisation.
Collaboration renforcée
Contrairement à une disposition en quartiers d’équipes, où les places ne sont plus attitrées mais où des équipes spécifiques sont regroupées, le flex office favorise l’interaction entre collaborateurs issus de différents services, encourageant ainsi la collaboration et le partage des connaissances.
Stimulation de la créativité et de la productivité
La variété des environnements de travail peut stimuler la créativité et la productivité des employés. Le flex office place néanmoins les collaborateurs dans certaines zones définies, alors que le concept d’"activity based working" incite chacun à trouver l’environnement le plus adapté à la tâche à accomplir à un moment donné.
"Ce qu’il faut retenir du design basé sur les activités, c’est que tout tourne autour de la liberté de choix," explique Rebecca Swanner, responsable du design des espaces chez HED, lors d'un récent épisode du podcast People Managing People. "Donner de la liberté aux gens — que ce soit sur les jours de présence, la fréquence ou les espaces utilisés au bureau — c’est un vrai avantage, gratuit, très apprécié des salariés.
"Il y a un vrai pouvoir à laisser chacun décider comment il peut donner le meilleur de lui-même au travail. Le design basé sur les activités, c’est s’assurer que l’espace n’est pas conçu pour un seul type d’activité."
Écoutez l'épisode complet pendant votre lecture :
Promotion du développement durable
Le partage des bureaux favorise une approche plus durable de l’aménagement des espaces et de l’allocation des ressources, ce qui permet de réduire l’empreinte carbone de l’organisation et d’approcher, sinon d’atteindre, certains des objectifs ESG souvent promis mais rarement atteints.
Capacité à combiner différentes philosophies d’aménagement
Parce que le système fonctionne selon le principe « premier arrivé, premier servi », le desk sharing peut se combiner avec d’autres philosophies de gestion d’espace de bureau, telles que les espaces de travail agiles, qui offrent une variété d’espaces partagés polyvalents permettant aux employés de se déplacer librement dans les locaux.
Inconvénients potentiels du desk sharing
Bien que le desk sharing présente de nombreux avantages, il est toujours utile de considérer les inconvénients potentiels d’une telle approche. Voici quelques points à garder à l’esprit.
- Difficulté à trouver un espace disponible : Pendant les heures de pointe, les employés peuvent éprouver des difficultés à trouver un bureau libre, ce qui peut entraîner de la frustration et une baisse de productivité.
- Perte de cohésion d’équipe : Changer constamment de poste de travail peut nuire à la cohésion d’équipe et à la communication, car les collaborateurs ne seront pas toujours proches de leurs collègues habituels.
- Préoccupations liées à l’hygiène : L’utilisation partagée des bureaux peut accroître le risque de propagation de germes et de maladies si les protocoles de nettoyage appropriés ne sont pas systématiquement respectés.
- Risque pour la sécurité : Le desk sharing peut présenter des risques de sécurité si des informations confidentielles sont laissées à découvert sur les bureaux partagés ou si des personnes non autorisées accèdent à des zones sensibles.
- Gestion des effets personnels : Autrefois, vous arriviez au travail, verrouilliez vos objets personnels dans votre bureau et poursuiviez votre journée. Avec le desk sharing, ce n’est plus possible, il faut donc prévoir un système de casiers ou de stockage pour les employés.
- Potentiel de distractions : Travailler dans un environnement ouvert et partagé peut entraîner davantage de distractions, nuisant à la concentration et à la focalisation. Assurez-vous de proposer des espaces calmes réservables pour répondre à ces préoccupations.
Comment mettre en place un système de desk sharing dans votre organisation
La mise en place d’un modèle de desk sharing nécessite une planification soigneuse de l’espace de bureau et une solide communication. Voici les étapes à suivre :
- Évaluez et analysez l’utilisation actuelle de l’espace de vos bureaux afin d’identifier les zones où le desk sharing peut être mis en place.
- Formez et accompagnez les employés pour qu’ils puissent s’approprier l’organisation des nouveaux espaces et utiliser les outils technologiques de l’entreprise mis à leur disposition.
- Expliquez les raisons du changement et les bénéfices que les employés peuvent attendre du desk sharing.
- Envisagez d’implémenter de nouvelles technologies de bureau telles qu’un système de réservation de bureaux partagés ou un logiciel de gestion de bureau pour permettre aux collaborateurs de vérifier les disponibilités et de réserver leur emplacement à l’avance. Ces systèmes proposent parfois une application mobile qui affiche en temps réel les plans d’occupation des places, afin que chacun puisse trouver un espace et garantir un taux d’utilisation élevé.
- Collectez régulièrement les retours des employés et ajustez l’organisation pour répondre aux difficultés ou préoccupations qui se manifestent.
Surmonter les défis liés à la mise en place du desk sharing
La mise en place du desk sharing peut présenter certains défis, mais avec une planification rigoureuse et des solutions appropriées, ils peuvent être surmontés efficacement. Voici quelques exemples :
Résistance au changement
Les employés peuvent tout d’abord manifester une certaine résistance, notamment par crainte de perdre leur espace personnel. Une communication régulière, des formations et l’écoute de leurs préoccupations permettent d’atténuer cette résistance. Présenter clairement les avantages attendus, tels qu’une flexibilité accrue et davantage de collaboration, aide à faciliter la transition.
De plus, proposer des options de personnalisation, comme des casiers pour les effets personnels, peut rassurer les salariés et les rendre plus à l’aise avec la nouvelle organisation.
Garantir l’équité et la disponibilité
La mise en place de règles claires et de politiques adaptées garantit une répartition équitable des bureaux et évite que certains ne monopolisent les espaces les plus prisés.
La mise en place d’un système de réservation de bureaux permet de gérer la disponibilité et d’autoriser les employés à réserver leurs places à l’avance, réduisant ainsi la frustration liée à la compétition pour les espaces de travail.
Ces solutions technologiques offrent souvent des mises à jour en temps réel sur la disponibilité des bureaux, rendant le processus plus fluide, plus transparent, et permettant de réduire considérablement les réclamations ou tickets adressés aux RH ou aux services généraux.
Surveiller et maîtriser les niveaux sonores
Les bureaux ouverts peuvent engendrer des niveaux sonores élevés, ce qui peut déconcentrer les collaborateurs et nuire à la productivité.
La création de zones calmes dédiées, de bulles insonorisées, ou la mise à disposition de casques anti-bruit peut favoriser la concentration des employés.
En outre, l’établissement de règles de savoir-vivre concernant le bruit dans les espaces communs permet de conserver un juste équilibre entre collaboration et travail au calme.
Mesurer le succès
L'un des outils clés pour surmonter les défis du flex office est l'analyse des données, qui permet d’optimiser l’agencement des bureaux et d’assurer une utilisation efficace des postes de travail. Des indicateurs tels que les données de présence, l’utilisation des espaces et les taux d’occupation apportent des informations précieuses sur la fréquence d’utilisation des bureaux, les zones les plus prisées et l’efficacité des aménagements pour les collaborateurs.
- Données de présence : Celles-ci indiquent quand les employés sont physiquement présents au bureau, permettant aux entreprises d’identifier les pics de fréquentation et de prendre des décisions fondées sur les données concernant la disponibilité des postes et les besoins en capacité.
- Utilisation des espaces : En mesurant la fréquence d’utilisation des postes de travail, salles de réunion et espaces communs, l’entreprise peut optimiser son aménagement, réduire les zones non exploitées et réallouer les ressources dans les espaces soumis à une plus forte demande.
- Occupation : Le suivi du taux d’occupation aide à maintenir l’équilibre dans les espaces partagés, évitant la surpopulation de certaines zones alors que d’autres sont sous-exploitées. Ces informations guident le choix de l’emplacement des zones calmes ou collaboratives en fonction des déplacements réels des collaborateurs et de l’utilisation des postes.
Bonnes pratiques de l’étiquette pour le flex office
Pour instaurer un environnement de flex office harmonieux et productif, il vous revient, en tant que responsable RH, de définir des règles d’étiquette claires.
Ces directives participent à instaurer le respect et à maintenir un espace de travail efficace et confortable pour tous. Les principes essentiels de l’étiquette incluent :
- Respect de l’espace et des objets personnels : Même si les bureaux sont partagés, il est important de respecter l’espace personnel des collègues. Évitez d’empiéter sur les postes de travail des autres ou d’utiliser leurs effets sans autorisation.
- Nettoyer après utilisation : Veillez toujours à laisser l’espace de travail propre et prêt pour la personne suivante. Nettoyez les surfaces, replacez les équipements partagés à leur place et débarrassez-vous des objets personnels ou des papiers. Un bureau rangé garantit une expérience agréable au collègue suivant et améliore l’hygiène dans l’entreprise.
- Maintien d’un niveau sonore approprié : Soyez attentif au bruit, surtout dans les bureaux ouverts. Gardez vos conversations à un volume raisonnable, utilisez des écouteurs pour l’audio, et déplacez-vous dans des zones prévues pour les appels ou discussions de groupe. Cela aide à préserver un environnement concentré et paisible pour tous.
- Prendre en compte les préférences et besoins des autres : Le flex office nécessite de la considération pour les collègues ayant des styles de travail différents. Respectez la préférence pour le calme et tenez compte des membres de l’équipe ayant besoin d’outils ou d’aménagements spécifiques pour leurs tâches.
- Conseils pour personnaliser son espace : Si le flex office limite la personnalisation à long terme des bureaux, chaque employé peut tout de même apporter une touche personnelle au poste qu’il occupe pour la journée. Encouragez les collaborateurs à venir avec de petits objets, comme leur tasse favorite, un carnet ou même une petite plante, afin de retrouver une part de familiarité.
- Profiter pleinement des espaces communs : Les tableaux d’affichage partagés peuvent être utilisés pour publier des citations inspirantes, des actualités ou des photos amusantes, contribuant à instaurer un environnement de travail plus vivant et personnalisé.
Créer les bureaux du futur
L’essor du travail à distance et hybride pousse de nombreuses organisations à réduire leur surface de bureaux et à repenser leurs espaces de travail intelligents pour mieux optimiser l’espace et favoriser la collaboration, tout en répondant au besoin d’activités spécifiques.
Le flex office continuera de jouer un rôle important en optimisant l’utilisation de l’espace et en promouvant une culture du travail fluide et collaborative.
Si vous n’êtes pas encore à la recherche d’une solution de gestion d’espace, le moment est venu de vous y mettre. Ces outils sont ce qui permettra à vos équipes de faire du travail hybride le modèle espéré par 71% des employeurs américains au moment de son adoption.
Les fonctionnalités de planification de scénarios permettent également d’expérimenter différents aménagements d’espaces, en garantissant que les bureaux restent adaptables et évoluent selon les changements des modes de travail.
Le bureau du futur repose sur ces technologies pour préserver l’efficacité et répondre aux besoins d’une main-d’œuvre dynamique.
Pour aller plus loin, écoutez notre podcast sur des bureaux dynamiques pour une main-d’œuvre moderne.
Abonnez-vous à notre newsletter
Le contenu vous a plu ? Abonnez-vous à la newsletter People Managing People et recevez chaque semaine nos derniers articles, podcasts, ressources et inspirations autour du management des talents.
