Comment automatiser la gestion de la performance en 5 étapes
Pour automatiser les tâches de gestion de la performance, concentrez-vous sur la rationalisation des étapes répétitives—comme le suivi des objectifs, la collecte des retours et la planification des entretiens—en utilisant la technologie. Dans cet article, vous découvrirez quelles parties de la gestion de la performance sont les plus faciles à automatiser, pourquoi l'automatisation est importante et une liste pratique pour alléger la charge de travail de vos RH et réduire le risque d'épuisement professionnel.
Avantages Des Systèmes De Gestion De La Performance Automatisés
L'automatisation présente de nombreux avantages pour les professionnels RH, tels que l'amélioration des flux de travail, la réduction des exigences en matière de gestion du temps et la simplification des processus.
Voici 4 avantages majeurs à automatiser des tâches au sein de votre programme de gestion de la performance.
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Efficacité et précision accrues
Des tâches telles que la saisie de données ou la génération de rapports peuvent prendre beaucoup de temps et comporter des erreurs humaines. En les automatisant, les professionnels des RH peuvent supprimer le poids administratif de ces tâches, réduire les erreurs et gagner du temps pour se concentrer sur des missions plus stratégiques.
Cohérence et standardisation
Pour automatiser les tâches traditionnelles de gestion de la performance, la technologie d'automatisation exige que les processus suivent des règles et des critères cohérents.
Instaurer cela dans le processus de gestion de la performance permet de réduire le risque de biais ou de discrimination, garantissant une approche plus juste et équitable dans l'évaluation des performances des employés.
Les solutions d'évaluation des employés facilitent le feedback continu, faisant de la gestion de la performance un processus permanent.
Feedback en temps réel
L'automatisation peut déclencher un retour quasi instantané pour les employés comme pour les managers en temps réel, leur permettant de suivre en continu leur progression sur leurs objectifs.
Cela aide les employés à identifier lorsqu'ils perdent de vue leurs objectifs ou priorités et aide les managers à communiquer rapidement ce qui doit être ajusté.
Pour garantir une exécution sans faille, l'automatisation des tâches de gestion de la performance nécessite des outils HRMS dotés de fonctionnalités clés solides. Les fonctionnalités essentielles pour automatiser le feedback comprennent le suivi des objectifs en temps réel, les rappels de feedback et les tableaux de bord analytiques de performance.
Engagement amélioré des employés
L'automatisation des tâches de gestion de la performance permet d'intégrer des fonctionnalités telles que le suivi des objectifs et des plans de formation et développement pour les employés. Cela permet aux collaborateurs de créer leur propre stratégie de développement, stimulant ainsi la motivation et l'engagement à un niveau supérieur.
« Les objectifs annuels ne fonctionnent plus à notre époque », a déclaré Liz Lockhart Lance, Chief of Staff chez Performica. « Les objectifs trimestriels sont plus adaptés, mais ils doivent être orientés vers les résultats et reliés à ce qui compte le plus au plus haut niveau. Si les collaborateurs peuvent relier leur travail aux résultats globaux recherchés de l'organisation, ils pourront voir comment leurs efforts contribuent et trouver du sens à leur travail. »
Quoi Automatiser
Maintenant que les raisons pour automatiser sont clairement définies, vous pouvez commencer à fixer des objectifs, déterminer quels processus et quelles tâches vous allez automatiser et réfléchir à quels outils de gestion de la performance choisir.
Voici quatre aspects de la gestion de la performance particulièrement propices à l'automatisation.
Entretiens d'évaluation
Automatiser la planification, la distribution et la collecte des documents impliqués dans le processus d'évaluation permet de gagner du temps et de simplifier l'organisation de ces documents.
Cela peut également vous aider à affiner votre cycle d'évaluation pour maintenir vos objectifs de gestion des talents.
Ressource : Comment Mener Un Meilleur Entretien D'évaluation
Définition et suivi des objectifs
Un système automatisé pour la création et le suivi des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) aidera managers et salariés à rester alignés avec les objectifs de l'entreprise. Mais SMART n'est qu'un des modèles de fixation d'objectifs.
On retrouve aussi le modèle OKR (objectifs et résultats clés) ou le modèle de déploiement d'objectifs. Il vous faudra déterminer lequel correspond le mieux à votre organisation et comment vous pourrez automatiser les processus qui y sont liés.
Coaching et feedback
Instaurer une culture de feedback continu peut être facilité par des mécanismes automatisés qui fournissent un retour régulier aux employés afin de les aider à rester concentrés sur leurs objectifs, améliorer leurs performances, reconnaître les étapes importantes et progresser professionnellement.
Mais le feedback fonctionne dans les deux sens. Il est également important de mettre en place un mécanisme qui incite les employés à vous faire remonter leur feedback lorsque les choses ne fonctionnent pas.
« Une approche pragmatique du changement consiste à actionner deux leviers simultanément, » a déclaré Lauren Scholtz, Responsable Formation et Développement chez intelliHR. « Si l'on faisait une analogie avec un bateau, il s'agirait de se débarrasser des ancres et de hisser les voiles ; nous avons besoin des deux pour avancer rapidement. Construire une culture de feedback continu en est une excellente illustration. Ce sont les ancres qui donnent l’impression que tout traîne. Il peut y avoir de gros problèmes, comme un employé qui a le sentiment de ne pas disposer de tout ce dont il a besoin pour son poste, ou que le processus annuel d’évaluation de la performance prend trop de temps et n’est pas utile. Ouvrir un canal pour permettre aux gens de vous en faire part peut vous aider à hisser ces voiles. »
Ressource utile : Expressions clés pour les évaluations de performance
Analyse de données
L’automatisation de l’analyse de données contribue à identifier les tendances de performance ainsi que les axes d’amélioration. Cela permet d’éviter les fausses interprétations, d’offrir davantage de contexte sur l’influence des employés sur les objectifs d’entreprise globaux, et d’aider à la prise de décision pour les futurs objectifs et promotions.
Étapes pour la mise en place de l’automatisation de la gestion de la performance
L’automatisation de la gestion de la performance en gardant à l’esprit l’expérience employé nécessite de comprendre tous les points de contact et variables impliqués.
Cela implique un processus étape par étape afin de garantir que l’automatisation soutienne l’expérience employé que vous souhaitez offrir et qu’elle favorise vos efforts de rétention et d’engagement.
Étape 1 : Évaluation
Pour comprendre comment les efforts de gestion de la performance peuvent être améliorés, il faut d’abord avoir une vision claire du processus actuel.
Toutes les étapes impliquées doivent être documentées afin d’identifier les points sensibles, les axes d’amélioration de l’efficacité et de définir l’objectif de l’automatisation.
Dans cette optique, il est également recommandé d’établir une liste des tâches de gestion de la performance efficaces, d’envisager lesquelles pourraient être automatisées, et de réaliser une analyse coûts-avantages de l’automatisation.
Étape 2 : Analyse et sélection des outils
Comprendre les outils qui peuvent vous aider à automatiser la gestion de la performance et auditer votre infrastructure actuelle permet de déterminer quelles fonctionnalités sont absentes et si votre pile technologique RH est capable de supporter l’automatisation des tâches identifiées.
Cela passe aussi par une compréhension de ce qu’il n’est pas nécessaire que les nouveaux outils fassent, et de ce dont les employés disposent déjà. Sunder Nookala, cofondateur et PDG de Huminos, évoque ce point lorsqu’il parle des expériences sans friction pour les collaborateurs.
« La chose la plus concrète que nous puissions faire pour bâtir un meilleur monde du travail est de repenser les processus du recrutement à la retraite et de les simplifier afin que le travail rencontre le collaborateur là où il préfère, au lieu de le forcer à naviguer à travers de multiples systèmes pour accomplir ses tâches, » explique Nookala.
« Par exemple, si l’on examine les processus de fixation d’objectifs et d’évaluation de la performance : un système d’intelligence moderne comme Huminos permet de réaliser les tâches quotidiennes, comme les points de suivi de progression, la planification de rendez-vous individuels, le feedback appréciatif ou constructif, etc. directement dans Slack ou Microsoft Teams, sans nécessité de basculer vers un autre logiciel. »
Pour commencer, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de la performance.
Étape 3 : Considérations sur les données
La conformité avec les réglementations sur la sécurité et la confidentialité des données n’est que la partie visible de l’iceberg concernant les considérations liées à la donnée dans l’automatisation.
Comprendre quels types de données peuvent être collectés, les indicateurs clés de performance (KPI) qu’elles peuvent alimenter, mais aussi la façon dont elles pourront être utilisées et par qui, sont autant de facteurs qui guideront la collecte et l’analyse de données pour optimiser la gestion de la performance des employés.
Il est également conseillé de travailler avec votre équipe informatique pour planifier la migration des données depuis les systèmes existants vers les nouvelles solutions numériques, afin d’assurer une transition fluide entre vos processus actuels et ceux à venir.
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Étape 4 : Personnalisation
Les flux de travail, les hiérarchies et les structures de reporting varient selon les organisations. Quels que soient les outils d’évaluation et processus que vous choisissez, ils doivent être personnalisés pour répondre aux besoins et objectifs propres à votre organisation, tout en s’intégrant à votre SIRH pour faciliter la collecte et l’analyse des données.
Des programmes pilotes visant à tester la faisabilité et l’efficacité de l’automatisation à plus petite échelle peuvent vous aider à affiner davantage les outils et processus, et à élaborer un plan de gestion du changement qui tient compte des préoccupations des collaborateurs sur ce que l’automatisation pourrait signifier pour leur travail.
Étape 5 : Formation
Une formation approfondie des équipes RH et des managers jouera un rôle clé dans l’adoption réussie de l’automatisation.
Prendre en compte les retours des parties prenantes lors d’un programme de formation peut vous permettre de perfectionner les processus et l’expérience utilisateur de vos solutions technologiques avant un déploiement à grande échelle.
Mesurer l’impact de l’automatisation de la gestion de la performance
L’impact de vos efforts d'automatisation peut se manifester à plusieurs niveaux, que ce soit à travers les retours des employés, les enquêtes sur l’expérience collaborateur ou une variété d’indicateurs permettant aux responsables RH d’avoir une vision plus globale.
Voici quelques indicateurs clés pour évaluer la performance :
- Temps économisé
- Réduction d’erreurs
- Satisfaction des employés
- Précision et taux de réalisation de chaque étape du processus de gestion de la performance
- Résultats globaux de la performance.
Ils sont importants pour calculer votre retour sur investissement (ROI) en matière d’automatisation et faire évoluer votre analyse coûts-bénéfices au fil du temps.
Vous souhaitez en savoir plus pour améliorer votre gestion de la performance ? Consultez notre article sur les types de systèmes de gestion de la performance et les meilleures pratiques pour les mettre en œuvre.
