Comment automatiser la gestion de la performance en 5 étapes
La promesse de l'automatisation pour simplifier le travail atteint de nouveaux sommets chaque jour.
Un domaine où de nombreux professionnels des ressources humaines seront soulagés de voir l'automatisation s'installer est la gestion de la performance.
À une époque où 98 % des professionnels RH déclarent être en situation de burn-out, l'automatisation a une valeur immense pour réduire le stress et la charge de travail globale.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Bien qu'elle nécessite invariablement une intervention humaine, le processus de gestion de la performance implique une variété de tâches répétitives qui se prêtent parfaitement à l'automatisation.
Dans cet article, nous allons examiner quelles sont ces étapes, pourquoi vous devriez les automatiser et vous fournir une checklist détaillée de ce que vous devrez envisager au fil de votre progression.
Les avantages des systèmes automatisés de gestion de la performance
L'automatisation présente de nombreux avantages pour les professionnels RH, tels que l'amélioration des flux de travail, la réduction des exigences en matière de gestion du temps et la simplification des processus.
Voici 4 avantages majeurs de l'automatisation des tâches dans votre programme de gestion de la performance.
Efficacité et précision accrues
Des tâches comme la saisie de données ou la génération de rapports peuvent être chronophages et sujettes aux erreurs humaines. En les automatisant, les professionnels RH peuvent se décharger de la gestion administrative de ces tâches, réduire les erreurs et consacrer plus de temps à un travail stratégique.
Cohérence et standardisation
Pour automatiser les tâches traditionnelles de gestion de la performance, il est nécessaire que la technologie d'automatisation impose des règles et des critères uniformes entre les différents processus.
Intégrer ceci au processus de gestion de la performance permet de réduire le risque de biais ou de discrimination, garantissant ainsi une approche plus juste et équitable des évaluations de la performance des employés.
Les solutions d’évaluation des employés favorisent un feedback continu, transformant la gestion de la performance en un processus permanent.
Feedback en temps réel
L'automatisation peut déclencher un retour d'information presque instantané pour les employés et les managers en temps réel, leur permettant de suivre en continu leurs progrès par rapport aux objectifs.
Cela aidera les employés à identifier quand ils s'écartent de leurs objectifs ou de leurs priorités, et aidera les managers à expliquer ce qui doit être fait pour y remédier rapidement.
Pour une exécution sans faille, l’automatisation des tâches de gestion de la performance nécessite des outils SIRH (HRMS) dotés de fonctionnalités clés robustes. Les fonctionnalités essentielles pour automatiser le feedback incluent le suivi des objectifs en temps réel, des rappels de feedback, et des tableaux de bord d'analyse de performance.
Engagement accru des employés
Les tâches automatisées de gestion de la performance permettent d’intégrer des fonctionnalités telles que le suivi des objectifs et les plans de formation et développement pour les employés. Cela leur permet de définir leur propre stratégie de développement, stimulant ainsi leur motivation et leur engagement à un niveau supérieur.
« Les objectifs annuels ne fonctionnent plus à notre époque », a déclaré Liz Lockhart Lance, Chief of Staff chez Performica. « Les objectifs trimestriels sont plus appropriés, mais ils doivent être axés sur les résultats et liés à ce qui est essentiel au plus haut niveau. Si les personnes peuvent relier leur travail aux objectifs stratégiques de l’organisation, elles voient comment leurs efforts contribuent et trouvent un sens à leur travail. »
Que faut-il automatiser ?
Maintenant que vous avez clarifié pourquoi vous souhaitez automatiser, vous pouvez entamer la démarche de définition d’objectifs, déterminer quels processus et quelles tâches vous allez automatiser, et réfléchir aux outils de gestion de la performance à choisir.
Voici quatre aspects de la gestion de la performance qui se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.
Les entretiens de performance
L’automatisation de la planification, de la distribution et de la collecte des documents nécessaires au processus d’évaluation de la performance permet de gagner du temps et de simplifier l'organisation de ces ressources.
Elle peut également vous aider à affiner votre cycle d'évaluation afin de respecter les objectifs de gestion des talents.
Ressource : Comment conduire un entretien de performance plus efficace
Définition et suivi des objectifs
Un système automatisé pour la création et le suivi des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents, Temporels) aidera managers et employés à rester alignés avec les objectifs de l'entreprise. Mais SMART n'est qu'un modèle parmi d'autres pour la fixation d'objectifs.
D'autres modèles incluent le modèle OKR (objectifs et résultats clés) ou le modèle de cascade des objectifs. Vous devrez déterminer celui qui convient le mieux à votre organisation et comment vous pourrez automatiser les processus qui l'entourent.
Coaching et retour d'information
Instaurer une culture de retour d'information continu peut être facilité par des mécanismes automatisés qui fournissent régulièrement des retours aux employés afin de les aider à rester concentrés, améliorer leur performance, reconnaître les jalons atteints et évoluer professionnellement.
Mais le retour d'information fonctionne dans les deux sens. Vous voudrez également créer un mécanisme qui incite les employés à vous faire remonter leurs commentaires lorsque quelque chose ne fonctionne pas.
« Une approche pratique du changement consiste à actionner deux leviers en même temps, » a déclaré Lauren Scholtz, Responsable Formation et Développement chez intelliHR. « Si nous comparons cela à un bateau, il s'agirait d'enlever les ancres et de hisser les voiles ; il nous faut les deux pour avancer rapidement. Instaurer une culture de retour d'information continu en est un excellent exemple. Ce sont les ancres qui donnent l'impression que tout traîne. Il peut y avoir de gros problèmes, comme un employé qui estime ne pas disposer de tout ce dont il a besoin pour son poste ou que le processus annuel d'évaluation de la performance est chronophage et peu utile. Ouvrir un canal pour permettre aux gens de vous faire part de ces points peut vous aider à hisser ces voiles. »
Ressource utile : Phrases-clés pour les entretiens d'évaluation
Analyse de données
L'automatisation de l'analyse des données vous aidera à identifier les tendances de performance ainsi que les axes d'amélioration. Elle peut permettre d'éviter de fausses interprétations, apporter davantage de contexte concernant l'influence qu'a l'employé sur les objectifs business globaux et soutenir la prise de décision lors des futurs exercices de fixation d'objectifs et des promotions.
Étapes pour automatiser la gestion de la performance
Automatiser la gestion de la performance avec l’expérience employé en ligne de mire implique de comprendre tous les points de contact et toutes les variables concernées.
Cela nécessite un processus étape par étape pour garantir que l'automatisation soutient l'expérience employé que vous souhaitez offrir et contribue à vos efforts en matière de rétention et d’engagement.
Étape 1 : Évaluation
Pour comprendre dans quelle mesure vos efforts de gestion de la performance peuvent s’améliorer, vous devez d’abord avoir une vision claire du processus actuel.
Toutes les étapes qui y sont impliquées doivent être documentées afin d’identifier les points de friction et les opportunités d’amélioration de l’efficacité, et de définir l’objectif de l’automatisation.
Dans ce cadre, vous voudrez également dresser la liste des tâches efficaces de gestion de la performance, considérer celles qui pourraient être automatisées et réaliser une analyse coûts-bénéfices de cette automatisation.
Étape 2 : Analyse et sélection des outils
Comprendre les outils qui peuvent vous aider à automatiser la gestion de la performance et réaliser un audit de votre infrastructure actuelle vous aidera à établir les fonctionnalités qui vous manquent et à vérifier si votre stack technologique RH est en mesure de prendre en charge l’automatisation des tâches identifiées.
Une partie de cette analyse consiste à comprendre ce que vos nouveaux outils n’ont pas besoin de faire et à recenser ceux que vos collaborateurs utilisent déjà. Sunder Nookala, cofondateur et PDG de Huminos, en parle lorsqu’il évoque des expériences collaborateur sans friction.
« La chose que nous pouvons concrètement faire pour construire un meilleur monde du travail est de réinventer les processus de l’embauche à la retraite et de les simplifier, afin que le travail rencontre le collaborateur là où il préfère, plutôt que de forcer le collaborateur à naviguer entre plusieurs systèmes pour accomplir ses tâches, » a déclaré Nookala.
« Par exemple, examinons les processus de fixation d’objectifs et d’évaluation de la performance : un système moderne d’intelligence tel que Huminos permet d’accomplir des tâches quotidiennes comme vérifier l’avancement, planifier des entretiens individuels, donner ou recevoir des retours constructifs ou de reconnaissance, etc., directement dans Slack ou Microsoft Teams, sans devoir basculer vers une autre application. »
Pour commencer, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de la performance.
Étape 3 : Considérations sur les données
Se conformer à la sécurité des données et à la réglementation sur la protection de la vie privée n’est que la partie émergée de l’iceberg en ce qui concerne les considérations liées aux données dans le cadre de l’automatisation.
Comprendre quels types de données peuvent être collectés, les indicateurs clés de performance (KPIs) qu’elles peuvent soutenir, et comment elles pourront être utilisées, et par qui, sont autant de facteurs qui guideront la manière dont la collecte et l’analyse des données amélioreront le management des performances des employés.
Vous devrez également cartographier avec votre équipe informatique la manière dont la migration des données depuis les systèmes existants vers de nouvelles solutions technologiques assurera une transition fluide entre les processus actuels et ceux à venir.
Étape 4 : Personnalisation
Chaque organisation a des flux de travail, des hiérarchies et des structures de reporting différentes. Quels que soient les outils d'évaluation et processus que vous choisissez, ils doivent être personnalisés pour répondre aux besoins et objectifs de votre organisation, tout en s'intégrant à votre HRIS pour fluidifier la collecte et l'analyse des données.
Des programmes pilotes pour tester la faisabilité et l'efficacité de l'automatisation à une plus petite échelle peuvent vous aider à affiner encore davantage les outils et processus, et à créer un plan de gestion du changement qui traite les préoccupations des employés concernant ce que l'automatisation pourrait signifier pour leur travail.
Étape 5 : Formation
Une formation complète pour les équipes RH et les managers jouera un rôle important dans l’adoption réussie de l’automatisation.
Intégrer les retours des parties prenantes impliquées dans un programme de formation peut vous aider à affiner les processus et l’expérience utilisateur de vos solutions technologiques avant une mise en œuvre à grande échelle.
Mesurer l’impact de l’automatisation de la gestion de la performance
L’impact de vos efforts d’automatisation peut se manifester à plusieurs niveaux, des retours des employés aux enquêtes d’expérience, ainsi qu’à travers divers indicateurs qui aideront les responsables RH à y voir plus clair.
Voici quelques indicateurs notables pour suivre la performance :
- Temps économisé
- Réduction des erreurs
- Satisfaction des employés
- Précision et taux d’achèvement de chaque étape du processus de gestion de la performance
- Résultats de performance globaux.
Ces indicateurs sont importants au moment de calculer votre retour sur investissement (ROI) en matière d’automatisation et pour faire évoluer votre analyse coûts-bénéfices au fil du temps.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’amélioration de votre approche de la gestion de la performance ? Lisez notre article sur les types de systèmes de gestion de la performance et les meilleures pratiques pour leur mise en œuvre.