11 façons dont un SIRH peut bénéficier à votre entreprise
En tant que responsable RH ou dirigeant d'entreprise, vous êtes sans doute une personne très occupée. Maintenir les dossiers des employés à jour, garantir la conformité face à un paysage juridique en constante évolution, dénicher la prochaine perle rare... la liste est longue.
Toute solution permettant de réduire l'administratif et d'améliorer les processus de gestion des talents devrait donc vous intéresser, n'est-ce pas ?
Eh bien, ces outils existent ! Les avantages d’un HRIS incluent l’automatisation des tâches répétitives, l’accès en libre-service pour les employés et des mises à jour de conformité en temps réel. Au fil des années, ils m’ont fait gagner beaucoup de temps et évité bien des maux de tête.
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Dans cet article, je vais vous montrer comment un HRIS peut profiter à vos équipes RH, à vos employés et à votre organisation, tout en offrant un excellent retour sur investissement.
Qu'est-ce qu'un HRIS ?
Un HRIS (système d’information des ressources humaines) est un type de logiciel RH qui stocke les données des employés et de l'organisation, et combine de nombreuses fonctionnalités telles que la gestion de la paie et des avantages sociaux pour aider les professionnels RH à tous les niveaux à accomplir leurs missions plus efficacement.
En somme, il s’agit de tirer parti de la technologie pour huiler les rouages de la machine organisationnelle et créer un effectif plus heureux et plus productif.
11 avantages d’un HRIS
De l’organisation des informations des collaborateurs à l’automatisation des tâches administratives en passant par l’analyse des données RH, le bon HRIS peut transformer votre organisation.
Avantages pour les départements RH
La plupart des avantages des logiciels HRIS se feront d'abord ressentir au sein du service RH, libérant du temps et des ressources pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement des talents.
Efficacité et gain de temps
L’automatisation des tâches RH récurrentes comme la gestion des dossiers employés, des congés, du traitement des salaires et de l’administration des avantages sociaux permet de gagner du temps, ce qui laisse aux professionnels RH la possibilité de se concentrer sur des activités stratégiques.
De plus, des fonctionnalités comme le libre-service pour les employés leur permettent d'accéder à leurs données et de les mettre à jour eux-mêmes, réduisant ainsi le nombre de demandes à traiter par les RH. Certains outils avancés intègrent même des chatbots RH pour répondre automatiquement aux questions.
Fini les montagnes de paperasse et la gestion de multiples feuilles de calcul !
Amélioration de la conformité
Une fonction clé du HRIS est d’aider à assurer la conformité avec la législation du travail en fournissant des informations actualisées et des rappels automatiques sur les échéances et obligations réglementaires.
Rapports et analyses
Un système de reporting et d’analyse RH permet aux équipes RH de générer des rapports sur diverses mesures RH telles que les effectifs, le taux de rotation et les données démographiques pour soutenir la prise de décision basée sur les données.
Communication améliorée
Améliore la communication interne en offrant une plateforme pour les annonces d’entreprise, les mises à jour de politiques et d’autres informations importantes.
Avantages pour les employés
Un HRIS peut aussi faciliter la vie de vos employés, renforçant leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Un onboarding plus simple
Un processus d'intégration fluide donne le ton pour les nouveaux arrivants et contribue à leur réussite et leur fidélisation.
Dans un HRIS, cette fonctionnalité peut s’inscrire dans le prolongement du système de suivi des candidatures qui a permis de décrocher le talent.
Les nouveaux collaborateurs peuvent se connecter au portail en libre-service, s’occuper de la partie administrative, commencer leur formation et découvrir leurs missions et leur nouvelle équipe.
Autonomisation accrue
Avec un portail en libre-service, les salariés peuvent gérer et consulter leurs informations personnelles, leurs plannings, demander des congés, accéder à leurs avantages sociaux et autres avantages.
Il y a ainsi moins de risque d’erreurs administratives sur la paie ou les congés, et ils bénéficient en plus de rappels automatiques.
Engagement renforcé des employés
Un HRIS stimule l’engagement des collaborateurs en fluidifiant la communication, en recueillant leur feedback et en personnalisant les opportunités de développement.
Parmi ces fonctionnalités, on retrouve la reconnaissance en temps réel, les enquêtes éclair et l’accès en libre-service aux avantages et ressources de développement de carrière.
Grâce à des analyses s’appuyant sur la donnée, la DRH peut anticiper les problématiques, améliorer la culture d’entreprise et renforcer la satisfaction globale des collaborateurs.
Bénéfices organisationnels
Bien entendu, le bénéficiaire ultime du HRIS reste l’organisation dans son ensemble (comme il se doit).
Économies de coûts
En rationalisant les processus, en réduisant le travail manuel et en minimisant les erreurs, un HRIS permet de diminuer les coûts administratifs et d’augmenter la productivité globale.
Un HRIS est également plus rentable que d’autres types de systèmes de gestion des ressources humaines, comme les solutions HCM ou HRMS, mais il reste le plus basique (si vous pensez avoir besoin d’un système avec davantage de fonctionnalités avancées, consultez notre comparatif des systèmes HRIS vs HRMS vs HCM pour des conseils sur le choix à faire).
De meilleures décisions en gestion des talents
Le HRIS améliore les décisions de gestion des talents en fournissant des informations en temps réel sur la performance, les compétences et les tendances d’engagement des collaborateurs.
Grâce à la centralisation des données, les RH peuvent identifier les employés à fort potentiel, suivre les besoins de développement et optimiser la planification des effectifs.
De plus, l’analyse prédictive aide également à la planification de la relève et aux stratégies de rétention, garantissant un meilleur alignement entre les talents et les objectifs de l’entreprise.
Une communication améliorée
Elle renforce la communication au sein de l’organisation en offrant une plateforme pour les annonces à l’échelle de l’entreprise, les mises à jour des politiques et toute information importante.
Une sécurité des données renforcée
Un HRIS améliore la sécurité des données en centralisant les informations sensibles des salariés dans un système sécurisé, dont l’accès est contrôlé et protégé par des protocoles d’authentification et de chiffrement.
L’accès basé sur les rôles garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier certaines données, réduisant ainsi les risques de fuite.
De plus, les journaux d’audit et les fonctionnalités de conformité permettent de suivre les modifications, de détecter les anomalies et de répondre aux exigences légales en matière de protection des données.
Fonctionnalités d’un système d’information RH
Les systèmes HRIS existent sous diverses formes pour s’adapter à toutes les organisations. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités à rechercher :
- Gestion de la base de données des salariés : Référentiel centralisé pour le stockage de toutes les informations concernant les employés, y compris les données personnelles, les données contractuelles et liées au poste, ainsi que les informations sur la rémunération et la paie.
- Gestion du temps et des présences : Outils pour le suivi des heures de travail, de la présence, des demandes de congés et des absences, souvent intégrés à des pointeuses ou des systèmes biométriques.
- Gestion de la paie : Traitement automatisé des salaires, incluant le calcul des rémunérations, les déductions fiscales, les retenues sur avantages, et la gestion du virement bancaire.
- Gestion des avantages sociaux : Gestion des programmes d’avantages des employés, tels que l’assurance santé, les plans de retraite et autres avantages, avec suivi des inscriptions, des mises à jour et de la génération de rapports.
- Recrutement et suivi des candidatures : Fonctionnalités logicielles de recrutement qui vous aident à gérer la publication des offres d’emploi, le tri des candidatures, le suivi des candidats tout au long du processus d’embauche, et l’intégration des nouveaux arrivants.
- Gestion de la performance : Outils de définition des objectifs, de réalisation des entretiens d’évaluation, de feedback et de suivi des indicateurs de performance des employés.
- Gestion de la conformité : Garantie du respect de la législation sociale et des réglementations, avec alertes automatisées pour les échéances à venir et obligations de reporting.
- Portail libre-service pour les collaborateurs : Permet aux employés d’accéder et de mettre à jour leurs informations personnelles, de consulter leurs bulletins de paie, de faire des demandes de congés et de gérer leurs avantages via une interface dédiée.
- Formation et développement : Outils de gestion des programmes de formation, de suivi des progrès, de planification des sessions et de maintien des certifications et du développement des compétences.
Comment bien démarrer avec un HRIS
Vous commencez à penser qu’un SIRH pourrait être très utile, ou vous envisagez d’améliorer votre système actuel.
Avec autant d’options disponibles, il est important de trouver le meilleur logiciel SIRH pour les besoins de votre entreprise.
Lors du choix d’un SIRH, les responsables RH devraient examiner la facilité d’utilisation, les fonctions de base incluses, le niveau de personnalisation du service, la capacité de la solution à s’intégrer à d’éventuels systèmes existants, l’évolutivité et, bien entendu, le rapport qualité/prix. Un bon point de départ est notre guide des meilleurs SIRH.
Astuce : Si vos besoins sont complexes ou toujours en cours de définition, il peut être judicieux de rédiger un cahier des charges SIRH afin de mieux définir vos exigences et d’obtenir des propositions de fournisseurs plus pertinentes.
