11 façons dont un SIRH peut bénéficier à votre entreprise
Les avantages d’un HRIS incluent l’automatisation des tâches RH répétitives, l’accès en libre-service pour les employés et le maintien de la conformité réglementaire. En rationalisant ces processus, un HRIS vous fait gagner du temps, réduit l’administration manuelle et aide toute votre organisation à fonctionner plus efficacement. Dans cet article, je vais vous montrer exactement comment un HRIS peut simplifier votre flux de travail RH et offrir une réelle valeur ajoutée à votre équipe et votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un HRIS ?
Un HRIS (human resource information system) est un type de logiciel RH qui stocke les données des employés et de l’organisation, et combine de nombreuses fonctionnalités telles que la gestion de la paie et des avantages sociaux pour aider les professionnels RH à tous les niveaux à accomplir leur travail plus efficacement.
En somme, il s’agit d’utiliser la puissance de la technologie pour huiler les rouages de la machine organisationnelle et créer une main-d’œuvre plus heureuse et plus productive.
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11 avantages d’un HRIS
De l’organisation des informations des employés à l’automatisation des tâches administratives en passant par l’exploitation des données RH, la bonne plateforme HRIS pourrait transformer votre organisation.
Avantages pour les départements RH
L’essentiel des bénéfices d’un logiciel HRIS se ressentira au sein du service RH, libérant du temps et des ressources pour travailler sur l’aspect gratifiant du métier : le développement des talents.
Efficacité et gain de temps
L’automatisation des tâches RH routinières telles que la gestion des dossiers du personnel, la gestion des congés, le traitement des paies et l’administration des avantages sociaux permet d’économiser du temps et de permettre aux professionnels RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
De plus, des fonctionnalités telles que le libre-service permettent aux employés d’accéder à leurs informations et de les mettre à jour, réduisant ainsi le nombre de demandes à traiter par les RH. Certains outils plus avancés intègrent même des chatbots RH pour répondre aux questions des employés.
Fini les montagnes de papiers ou la gestion de multiples fichiers Excel !
Conformité renforcée
Une fonction clé d’un HRIS est de garantir la conformité avec les lois du travail et la réglementation, en fournissant des informations à jour et des rappels automatiques pour les échéances et exigences légales essentielles.
Reporting et analyses
Un système de reporting et d’analyse RH permet aux équipes RH de générer des rapports sur divers indicateurs RH tels que les effectifs, taux de rotation et données démographiques pour soutenir la prise de décision fondée sur les données.
Communication améliorée
Améliore la communication au sein de l’organisation en offrant une plateforme pour les annonces internes, les mises à jour des politiques et d’autres informations importantes.
Avantages pour les employés
Un HRIS peut également faciliter la vie de vos collaborateurs et renforcer leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Un onboarding simplifié
Un processus d’intégration fluide permet de bien accueillir les nouvelles recrues et contribue à leur succès et à leur fidélisation.
Dans le cadre des fonctions d’un HRIS, cela peut s’intégrer comme une extension du système de suivi des candidats qui a permis de recruter la personne.
Les nouveaux embauchés peuvent se connecter au portail en libre-service, compléter leurs démarches administratives, démarrer leur formation et s’imprégner de leur nouveau rôle et de leur équipe.
Un plus grand pouvoir d’action
Avec un portail en libre-service, les collaborateurs peuvent accéder et gérer leurs informations personnelles, leurs plannings, les demandes de congés, les avantages et autres avantages sociaux.
Le risque d’erreur administrative sur la paie ou les congés est réduit, et ils peuvent aussi profiter des rappels automatiques.
Engagement renforcé des employés
Un HRIS favorise l’engagement des collaborateurs en fluidifiant la communication, en recueillant les retours et en personnalisant les opportunités de développement.
Ces fonctionnalités incluent la reconnaissance en temps réel, des enquêtes "pulse" et l’accès en libre-service aux avantages et ressources pour le développement professionnel.
En fournissant des informations issues des données, les RH peuvent anticiper les besoins, améliorer la culture d’entreprise et renforcer la satisfaction globale des employés.
Avantages organisationnels
Bien entendu, le bénéficiaire ultime du HRIS est l’organisation dans son ensemble (comme il se doit).
Réduction des coûts
En rationalisant les processus, en réduisant le travail manuel et en limitant les erreurs, un HRIS contribue à diminuer les coûts administratifs et à augmenter la productivité globale.
Un SIRH est également plus rentable que d'autres types de systèmes de gestion RH, tels que les systèmes HCM et HRMS, mais il s'agit aussi de la solution la plus basique (si vous pensez avoir besoin d’un système avec des fonctionnalités plus avancées, lisez notre comparatif entre SIRH, HRMS et HCM pour obtenir des conseils sur comment faire le bon choix).
De meilleures décisions en gestion des talents
Le SIRH améliore la prise de décision en matière de gestion des talents en fournissant des informations en temps réel sur la performance des employés, les compétences et les tendances d'engagement.
Avec des données centralisées, les RH peuvent identifier les employés à fort potentiel, suivre les besoins de développement et optimiser la planification des effectifs.
De plus, l’analytique prédictive aide également à la planification de la relève et aux stratégies de rétention, garantissant une meilleure adéquation entre les talents et les objectifs de l’entreprise.
Une communication améliorée
Améliore la communication au sein de l'organisation en offrant une plateforme pour les annonces générales, les mises à jour des politiques et toute autre information importante.
Amélioration de la sécurité des données
Un SIRH améliore la sécurité des données en centralisant les informations sensibles des employés dans un système sécurisé, contrôlé par des accès, avec des protocoles de chiffrement et d'authentification.
L’accès basé sur les rôles garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier des données spécifiques, réduisant ainsi les risques de violations.
De plus, les journaux d’audit et les fonctionnalités de conformité aident à suivre les modifications, à détecter les anomalies et à répondre aux exigences légales en matière de protection des données.
Fonctionnalités d’un système d’information RH
Les systèmes SIRH existent sous de nombreuses formes pour s’adapter à toutes les organisations. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités à rechercher :
- Gestion de la base employés : Référentiel centralisé pour stocker toutes les informations relatives aux employés, y compris les données personnelles, professionnelles et les informations sur la rémunération et la paie.
- Suivi du temps et des présences : Outils de suivi des heures de travail, présence, demandes d'absence et absences, souvent intégrés avec des pointeuses ou des systèmes biométriques.
- Gestion de la paie : Traitement automatisé de la paie, incluant calcul des salaires, retenues fiscales, déductions des avantages et gestion du virement direct bancaire.
- Administration des avantages sociaux : Gestion des programmes d’avantages sociaux, tels que l’assurance santé, la retraite et d’autres avantages, y compris l'inscription, le suivi et la génération de rapports.
- Recrutement et gestion des candidatures : Fonctionnalités des logiciels de recrutement qui vous aident à publier des offres d’emploi, filtrer les candidatures, suivre les candidats tout au long du processus d’embauche et intégrer les nouvelles recrues.
- Gestion de la performance : Outils pour fixer des objectifs, mener des entretiens d’évaluation, donner du feedback et suivre les indicateurs de performance des employés.
- Gestion de la conformité : Garantit le respect des lois et réglementations du travail, avec des alertes automatiques pour les échéances à venir et les obligations de reporting.
- Portail libre-service employés : Permet aux employés d’accéder à leurs informations personnelles, consulter leurs bulletins de salaire, demander des congés et gérer leurs avantages via une interface libre-service.
- Formation et développement : Outils pour gérer les programmes de formation, suivre les progrès, planifier des sessions et tenir les registres de certifications et de développement des compétences.
Comment débuter avec un SIRH
Vous envisagez peut-être désormais qu’un SIRH pourrait être très utile, ou vous réfléchissez à la manière d’améliorer votre système actuel.
Avec autant d'options disponibles, il est important de trouver le meilleur logiciel SIRH adapté aux besoins de votre entreprise.
Lors du choix d'un SIRH, les professionnels des ressources humaines doivent s'intéresser à la facilité d'utilisation, aux fonctions principales incluses, au niveau de personnalisation du service, à la capacité de la solution à s'intégrer à d'éventuels systèmes existants, à la possibilité d'évolution et, bien entendu, au rapport qualité-prix. Un bon point de départ est notre guide des meilleurs systèmes SIRH.
Astuce : Si vos besoins sont complexes ou que vous êtes encore en train de les définir, vous pouvez envisager de créer un cahier des charges SIRH (RFP) afin de clarifier vos exigences et d'obtenir de meilleures propositions des fournisseurs.
