Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs ? Guide complet
La gestion des actifs à l’ancienne est inefficace, surtout lorsque vous possédez de nombreux actifs. La saisie manuelle dans des feuilles de calcul et les erreurs humaines fréquentes constituent des problèmes courants limitant l’évolutivité et l’efficacité des méthodes traditionnelles. C’est là qu’intervient un logiciel de gestion des actifs – mais qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs exactement ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un logiciel de gestion des actifs et pourquoi une entreprise moderne en a besoin. Nous vous présenterons également un aperçu des principales fonctionnalités à rechercher dans un système de gestion des actifs afin que vous puissiez choisir l’outil le mieux adapté à votre organisation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs ?
Les solutions logicielles de gestion des actifs centralisent les données sur les actifs afin de faciliter leur suivi au sein des organisations.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Les entreprises modernes s’appuient sur des logiciels de gestion des actifs pour réduire les coûts administratifs associés à la gestion des actifs. Ils optimisent la gestion des actifs en offrant une meilleure visibilité sur vos biens, ce qui vous permet d’optimiser les dépenses de réparation et de maintenance.
Que fait un logiciel de gestion des actifs ?
Un logiciel de gestion des actifs consolide les données relatives aux actifs de tous les départements, ce qui vous permet de disposer en permanence d’informations en temps réel pour une prise de décision efficace.
Voici quelques exemples de ce que les solutions de gestion des actifs peuvent faire pour vous :
1. Facilite la prise de décision efficace
Supposons que vous ayez acheté dix ordinateurs avec un ensemble de fonctionnalités équivalent. Cinq de ces ordinateurs proviennent d’un fabricant différent des cinq autres.
Vous saisissez ces actifs dans votre solution logicielle de gestion des actifs. Cinq ordinateurs achetés auprès du fabricant A sont tombés en panne au cours des 18 mois suivants. Sur la même période, un seul des ordinateurs achetés auprès du fabricant B est tombé en panne.
Puisque vous avez suivi les détails de ces actifs dans votre système, vous pouvez visualiser ces informations sur votre tableau de bord et identifier ces ordinateurs dans une liste pouvant comprendre des centaines d’autres actifs. Vous pouvez alors décider de n'acheter à l'avenir que chez le fabricant B et économiser ainsi beaucoup d’argent à votre entreprise.
2. Surveille le coût de possession d’un actif
Le coût de possession d’un actif a tendance à augmenter à mesure que les actifs se déprécient. Par exemple, une machine peut nécessiter des réparations plus fréquentes après plusieurs années d’utilisation. Dans certains cas, il est plus judicieux de remplacer l’actif plutôt que de le réparer à répétition.
Cependant, vous devrez disposer d’un historique précis des réparations et des données de maintenance pour décider s’il convient de remplacer l’actif. Afin de prendre des décisions éclairées sur le remplacement ou le maintien des actifs, envisagez d’utiliser des outils comme les systèmes de gestion fiscale d’entreprise pour analyser le coût total de possession et les avantages fiscaux potentiels.
Si le coût total de possession de l’actif (c’est-à-dire les coûts de réparation, de maintenance et d’exploitation) dépasse les avantages économiques qu’il apporte à l’entreprise, il est temps de le remplacer.
3. Accès facile aux données des actifs
Vous aurez besoin de données sur les actifs pour surveiller leurs performances, décider de réparer ou de remplacer, et comprendre l’impact fiscal lié à l’amortissement, entre autres choses.
En utilisant un système de gestion des actifs, vous pourrez filtrer les données sur les actifs plus rapidement. Vous aurez la possibilité de rechercher des informations sur les actifs en fonction de différents paramètres tels que l’emplacement, le type, la garantie ou l’historique des réparations.
L’accès à ces informations peut vous faire gagner un temps précieux que vous auriez autrement passé à rechercher dans des feuilles de calcul.
4. Se conformer aux exigences de l’IRS et du FASB
L’IRS exige que les entreprises tiennent des registres permettant de vérifier certaines informations sur les actifs de l’entreprise.
Vous devez disposer de documents attestant du prix d’achat, des déductions demandées pour l’amortissement, de l’utilisation des biens, et plus encore. Des exemples de documents utiles peuvent être les factures d’achat, chèques annulés, et les relevés de clôture immobilière.
Les nouvelles normes comptables du FASB pour les contrats de location seront applicables à tous d’ici la fin de l’année 2022. Vous devrez être plus rigoureux dans l’enregistrement des biens loués.
Au lieu de gérer les données et documents d’actifs manuellement, un système de gestion des actifs simplifie le stockage des documents et leur envoi aux parties concernées si besoin.
Avantages d’un logiciel de gestion des actifs
Voici les avantages auxquels vous pouvez vous attendre en déployant une solution logicielle de gestion des actifs performante :
1. Économise du temps et de l’argent
Le principal avantage d’un logiciel de gestion des actifs est d’économiser du temps et de l’argent. Ils centralisent toutes les données dont vous avez besoin pour surveiller les actifs et assurer la conformité sans nécessiter de saisie manuelle, et constituent une partie essentielle de tout système de gestion de bureau digital complet. Cela réduit la charge administrative, libère du temps pour l’équipe et permet à l’entreprise de faire des économies.
Les données relatives aux actifs fournissent des informations précieuses pour identifier des opportunités de réduction des coûts. Par exemple, vous pouvez remarquer que certains actifs peu utilisés requièrent beaucoup de maintenance. Vous pourriez alors décider de vendre ces actifs et de sous-traiter les tâches effectuées par ces machines afin d’économiser de l’argent.
2. Accès en temps réel aux registres d’actifs
Supposons que vous soyez un fabricant. Vous savez qu’un programme de maintenance préventive est essentiel pour minimiser les pannes de machines et les coûts de réparation des actifs physiques.
Cependant, assurer la cohérence du programme peut s’avérer difficile lorsque l’on gère de nombreux actifs. C’est là qu’un système de gestion des actifs entre en jeu.
De même, une entreprise de logiciels peut disposer d’actifs tels que des ordinateurs, des serveurs et des biens numériques comme une licence de logiciel. Un système de gestion des actifs peut fournir les informations nécessaires pour surveiller ces actifs et réaliser des économies substantielles.
Par exemple, une entreprise moyenne dépense deux fois plus pour les actifs logiciels qu’il ne le faut à cause du manque de visibilité sur son parc logiciel.
3. Gestion efficace du cycle de vie des actifs
Un actif possède une durée de vie utile limitée. L’usure peut rendre vos actifs actuels inefficaces ou même inutilisables.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent fournir des données historiques sur le cycle de vie d’un type d’actif. L’accès à ces données permet d’estimer la durée de vie de nouveaux actifs, facilitant ainsi la planification fiscale, des coûts de possession et du remplacement des actifs.
Pour suivre et surveiller des actifs comme les bureaux ou l’équipement de salle de conférence, un logiciel de réservation de salles peut vous aider à savoir qui a utilisé quoi, quand et à quelle fréquence.
4. Programmes de maintenance optimisés
La maintenance préventive est essentielle pour augmenter la durée de vie d’un actif et minimiser les frais de réparation. Un logiciel de gestion des actifs peut fournir des données sur la maintenance pour que vous soyez toujours informé des actifs proches de la fin de leur durée de vie utile.
Vous pouvez optimiser le programme de maintenance en ajustant les routines pour certains actifs selon les données de maintenance. Cela peut contribuer à prolonger la durée de vie de l’actif. À l’inverse, vous pouvez décider de laisser la machine fonctionner jusqu’à la panne.
5. Aide à l’audit interne et externe
Les auditeurs doivent vérifier l’existence, la valeur et l’emplacement des actifs, entre autres choses. Les registres des actifs jouent un rôle déterminant pour aider les auditeurs externes à vérifier la validité des actifs tels qu’ils apparaissent sur vos états financiers.
De plus, les auditeurs internes peuvent utiliser les registres d’actifs pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de détournement d’actifs et que les contrôles internes adéquats existent pour protéger les biens de l’entreprise.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent également inclure une fonctionnalité permettant aux auditeurs internes de recevoir des mises à jour sur le statut des actifs, ce qui leur permet de surveiller efficacement les biens de l’entreprise.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des actifs
Les meilleures solutions logicielles de gestion des actifs incluent les fonctionnalités suivantes :
- Interface conviviale : Un système complexe va souvent à l’encontre de l’objectif de sa mise en place. Vous pourriez économiser sur la charge administrative réduite, mais vous devrez peut-être dépenser plus en formation pour que votre équipe puisse utiliser le système s’il est complexe. Cherchez un système intuitif et facile à prendre en main.
- Compatibilité multiplateforme : Choisissez un système qui fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation populaires, en particulier si votre équipe réalise de nombreuses tâches sur le terrain. Une application mobile permet aux employés de mettre à jour les dossiers des actifs en temps réel, assurant ainsi une actualisation constante des données.
- Gestion de la maintenance : Votre outil de gestion des actifs doit inclure un module de gestion de la maintenance ou bien s’intégrer à un outil externe comme un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Vous devez pouvoir planifier la maintenance des actifs, émettre des bons de travail et suivre l’avancement directement via votre système de gestion des actifs. Avec le meilleur logiciel de gestion d’actifs d’entreprise, vous pouvez également surveiller les performances des actifs et mettre en place un programme de maintenance prévisionnelle.
- Suivi des actifs : Les entreprises suivent leurs actifs grâce à différentes technologies comme le code-barres, le suivi Bluetooth et la RFID. Votre système de gestion des actifs doit prendre en charge ces technologies et les appareils associés, tels que les lecteurs de codes-barres et de RFID.
- Rapports en temps réel sur les actifs : Une fois la collecte des données effectuée, il faut les interpréter. Un tableau rempli de chiffres peut sembler décourageant. Cependant, un système de gestion des actifs facilite la compréhension en présentant les données sous forme visuelle. Les informations sont mises à jour en temps réel afin que vous puissiez prendre des décisions avisées rapidement.
- Gestion des prêts et retours d’actifs : Il arrive souvent que plusieurs départements aient besoin d’utiliser un même actif. Vous devez pouvoir suivre le déplacement de l’actif d’un service à l’autre, pour cela, votre système doit proposer une fonction de gestion des prêts et retours.
Gérez vos actifs de manière moderne
Pourquoi perdre autant de temps à saisir manuellement vos données dans un tableur ? Gagnez du temps et assurez une bien meilleure fiabilité des données grâce à un logiciel de gestion des actifs performant.
En plus d’économiser du temps et de l’argent, vous profiterez de multiples fonctionnalités favorisant la prise de décision éclairée et l’optimisation de vos processus de gestion d’actifs.
Si vous êtes prêt·e à commencer à analyser vos options, je vous recommande de consulter ensuite notre guide des tarifs des logiciels de gestion d’actifs.
Ressources supplémentaires :
