Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs ? Guide complet
La méthode traditionnelle de gestion des actifs est inefficace, surtout si vous possédez de nombreux actifs. La saisie manuelle dans des feuilles de calcul et les fréquentes erreurs humaines sont des problèmes courants qui limitent l’évolutivité et l’efficacité des méthodes traditionnelles. C’est là que les logiciels de gestion des actifs entrent en jeu — mais qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs exactement ?
Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu’est un logiciel de gestion des actifs et pourquoi une entreprise moderne en a besoin. Nous vous donnerons également un aperçu des principales fonctionnalités à rechercher dans un système de gestion des actifs afin que vous puissiez choisir le meilleur outil pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs ?
Les solutions de gestion des actifs centralisent les données relatives aux actifs afin de faciliter leur suivi dans toute l’organisation.
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Les entreprises modernes s’appuient sur des logiciels de gestion des actifs pour réduire les coûts administratifs associés à leur gestion. Ces logiciels rationalisent la gestion des actifs en offrant une meilleure visibilité sur vos actifs, ce qui vous permet d’optimiser les dépenses de réparation et de maintenance.
Que fait un logiciel de gestion des actifs ?
Un logiciel de gestion des actifs regroupe les données relatives aux actifs de tous les services, afin que vous disposiez toujours d’informations en temps réel pour prendre des décisions efficaces.
Voici quelques exemples de ce que les solutions de gestion des actifs peuvent faire pour vous :
1. Faciliter une prise de décision efficace
Imaginons que vous ayez acheté dix ordinateurs dotés de caractéristiques équivalentes. Cinq de ces ordinateurs proviennent d’un fabricant différent des cinq autres.
Vous saisissez ces actifs dans votre solution logicielle de gestion des actifs. Cinq ordinateurs achetés auprès du fabricant A sont tombés en panne au cours des 18 mois suivants. Pendant la même période, un seul des ordinateurs achetés auprès du fabricant B est tombé en panne.
Comme vous avez enregistré les informations détaillées sur ces actifs dans votre système, vous pouvez les consulter sur votre tableau de bord et identifier ces ordinateurs dans une liste d’actifs qui peut en inclure des centaines d’autres. Vous pourrez décider de n’acheter qu’auprès du fabricant B à l’avenir et faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise.
2. Surveiller le coût de possession des actifs
Le coût de possession d’un actif tend à augmenter à mesure que les actifs se déprécient. Par exemple, une machine peut nécessiter des réparations plus fréquentes après plusieurs années d’utilisation. Dans certains cas, remplacer l’actif est plus pertinent que de réparer le même actif encore et encore.
Cependant, vous aurez besoin d’un historique précis des réparations et de données de maintenance pour déterminer s’il convient de remplacer l’actif. Pour prendre des décisions éclairées concernant le remplacement ou la maintenance des actifs, envisagez d’utiliser des outils tels que les systèmes de gestion fiscale pour entreprises afin d’analyser le coût total de possession et les avantages fiscaux potentiels.
Si le coût total de possession de l’actif (c’est-à-dire les coûts de réparation, de maintenance et d’exploitation) dépasse les avantages économiques qu’il procure à l’entreprise, il est temps de le remplacer.
3. Accéder facilement aux données des actifs
Vous aurez besoin des données relatives aux actifs pour surveiller leurs performances, décider s’il faut les réparer ou les remplacer et comprendre les conséquences fiscales de leur dépréciation, entre autres.
Lorsque vous utilisez un système de gestion des actifs, vous pouvez parcourir les données relatives aux actifs plus rapidement. Vous avez la possibilité d’effectuer des recherches selon différents paramètres, tels que l’emplacement, le type, la garantie ou l’historique des réparations de l’actif.
L’accès à ces informations peut vous faire gagner beaucoup de temps que vous auriez autrement consacré à parcourir des feuilles de calcul.
4. Respecter les exigences de l’IRS et du FASB
L’IRS exige des entreprises qu’elles tiennent des registres permettant de vérifier certaines informations concernant les actifs de l’entreprise.
Vous devez disposer de documents indiquant notamment le prix d’achat, les déductions demandées au titre de la dépréciation, l’utilisation des actifs, et bien plus encore. Les factures d’achat, les chèques annulés et les relevés de clôture de transactions immobilières figurent parmi les documents pouvant contribuer à démontrer ces informations.
Les nouvelles normes comptables du FASB relatives aux contrats de location s’appliqueront à tous d’ici la fin de 2022. Vous devrez être plus rigoureux dans l’enregistrement des actifs loués.
Au lieu de gérer manuellement les données et les documents relatifs aux actifs, un système de gestion des actifs simplifie le stockage des documents et leur transmission aux parties concernées lorsque cela est nécessaire.
Avantages des logiciels de gestion des actifs
Voici les avantages auxquels vous pouvez vous attendre en déployant une solution logicielle robuste de gestion des actifs :
1. Permet d’économiser du temps et de l’argent
Le principal avantage des logiciels de gestion des actifs est de faire gagner du temps et de l’argent. Ils centralisent toutes les données nécessaires au suivi des actifs et au respect des exigences de conformité sans nécessiter de saisie manuelle des données et constituent un élément clé de tout système numérique holistique de gestion de bureau. Cela réduit la charge administrative, libère du temps pour l’équipe et permet à l’entreprise de réaliser des économies.
Les données relatives aux actifs fournissent des informations qui vous aident à identifier les possibilités de réduire les coûts. Par exemple, vous pouvez remarquer que certains actifs peu utilisés nécessitent beaucoup d’entretien. Vous pourriez décider de vendre ces actifs et d’externaliser les tâches pour lesquelles vous utilisiez la machine afin de réaliser des économies.
2. Accès en temps réel aux dossiers des actifs
Supposons que vous soyez un fabricant. Vous savez qu’un programme de maintenance préventive est essentiel pour réduire au minimum les pannes des machines et les coûts de réparation des actifs physiques.
Cependant, garantir la cohérence du programme peut s’avérer difficile lorsque vous possédez de nombreux actifs. C’est là qu’un système de gestion des actifs peut vous aider.
De même, une entreprise de logiciels peut posséder des actifs tels que des ordinateurs, des serveurs et des actifs numériques comme une licence logicielle. Un système de gestion des actifs peut fournir les informations nécessaires au suivi de ces actifs et permettre de réaliser des économies considérables.
Par exemple, une entreprise moyenne dépense deux fois plus pour ses actifs logiciels que nécessaire en raison d’un manque de visibilité sur l’environnement logiciel de l’entreprise.
3. Gestion efficace du cycle de vie des actifs
Un actif a une durée de vie utile limitée. L’usure peut rendre vos actifs actuels inefficaces, voire inutilisables.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent fournir des données historiques sur le cycle de vie d’un type d’actif. L’accès à ces données peut aider à estimer la durée de vie de nouveaux actifs, ce qui vous permet de planifier les taxes, les coûts de possession et le remplacement des actifs.
Pour suivre et contrôler des actifs tels que les bureaux et l’équipement des salles de conférence, un logiciel de réservation de salles de réunion peut aider à identifier qui a utilisé quoi, quand et à quelle fréquence.
4. Programmes de maintenance optimisés
La maintenance préventive est essentielle pour prolonger la durée de vie utile d’un actif et réduire au minimum les frais de réparation. Un logiciel de gestion des actifs peut fournir des données de maintenance afin que vous soyez toujours attentif aux actifs susceptibles d’approcher de la fin de leur durée de vie utile.
Vous pouvez optimiser le programme de maintenance en modifiant la routine d’entretien de certains actifs en fonction des données de maintenance. Cela peut contribuer à prolonger la durée de vie utile de l’actif. Vous pouvez également choisir de faire fonctionner la machine jusqu’à sa panne.
5. Aide les auditeurs internes et externes
Les auditeurs doivent notamment vérifier l’existence, la valeur et l’emplacement des actifs. Les dossiers des actifs jouent un rôle essentiel en aidant les auditeurs externes à vérifier la validité des actifs tels qu’ils apparaissent dans vos états financiers.
En outre, les auditeurs internes peuvent utiliser les dossiers des actifs pour s’assurer qu’aucun détournement d’actifs n’a eu lieu et que des contrôles internes appropriés existent pour protéger les actifs de l’entreprise.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent également inclure une fonctionnalité permettant aux auditeurs internes de recevoir des mises à jour de statut des actifs, afin de leur permettre de surveiller efficacement les actifs.
Principales fonctionnalités des logiciels de gestion des actifs
Les meilleures solutions logicielles de gestion des actifs disposent des fonctionnalités suivantes :
- Interface conviviale : Un système complexe va souvent à l’encontre de l’objectif de son déploiement. Vous pourriez économiser de l’argent grâce à la réduction de la charge de travail administrative, mais vous devrez peut-être dépenser davantage pour former votre équipe à l’utilisation du système s’il est complexe. Vous avez besoin d’un système intuitif, dont la courbe d’apprentissage est progressive.
- Prise en charge multiplateforme : Choisissez un système compatible avec tous les systèmes d’exploitation courants, en particulier si votre équipe effectue beaucoup de travail sur le terrain. Une application mobile permet aux employés de mettre à jour les fiches des actifs en temps réel, afin de garantir que les données sont toujours à jour.
- Gestion de la maintenance : Votre outil de gestion des actifs doit disposer d’un module intégré de gestion de la maintenance ou s’intégrer à un outil de maintenance externe tel qu’un système informatisé de gestion de la maintenance (CMMS). Vous devriez pouvoir planifier la maintenance des actifs, émettre des ordres de travail et suivre les progrès à l’aide de votre système de gestion des actifs. Avec le meilleur logiciel de gestion des actifs d’entreprise, vous pouvez également surveiller les performances des actifs afin de mettre en place un programme de maintenance prédictive.
- Suivi des actifs : Les entreprises suivent leurs actifs à l’aide de diverses technologies telles que les codes-barres, le suivi Bluetooth et la RFID. Votre système de gestion des actifs doit prendre en charge ces technologies ainsi que les appareils nécessaires, comme les lecteurs de codes-barres et les lecteurs RFID.
- Rapports en temps réel sur les actifs : Une fois les données compilées, vous devez les interpréter. Une feuille de calcul dense peut sembler intimidante. Cependant, un système de gestion des actifs simplifie l’interprétation en présentant visuellement les données relatives aux actifs. Les données sont mises à jour en temps réel afin que vous puissiez prendre des décisions judicieuses rapidement.
- Enregistrement et sortie des actifs : Souvent, plusieurs services peuvent avoir besoin d’utiliser un même actif. Vous devez pouvoir suivre l’actif lorsqu’il passe d’un service à l’autre ; pour cela, votre système doit disposer d’une fonctionnalité d’enregistrement et de sortie.
Gérez vos actifs de manière moderne
Pourquoi passer autant de temps à saisir manuellement des données dans une feuille de calcul ? Gagnez du temps et garantissez une bien meilleure précision des données grâce à un produit logiciel robuste de gestion des actifs.
En plus de gagner du temps et de l’argent, vous aurez accès à diverses fonctionnalités qui faciliteront la prise de décisions éclairées et rationaliseront vos processus de gestion des actifs.
Si vous êtes prêt à commencer à évaluer vos options, je vous recommande de consulter ensuite notre guide des tarifs des logiciels de gestion des actifs.
Ressources complémentaires :
