Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’actifs ? Guide complet
La gestion des actifs à l’ancienne est inefficace, surtout si vous possédez de nombreux actifs. La saisie manuelle dans des feuilles de calcul et les fréquentes erreurs humaines sont des problèmes courants qui limitent l’évolutivité et l’efficacité des méthodes traditionnelles. C’est là que les logiciels de gestion des actifs interviennent — mais qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs exactement ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un logiciel de gestion des actifs et pourquoi une entreprise moderne en a besoin. Nous vous donnerons également un aperçu des fonctionnalités clés à rechercher dans un système de gestion des actifs afin que vous puissiez choisir le meilleur outil pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs ?
Les solutions logicielles de gestion des actifs centralisent les données liées aux actifs afin de faciliter leur suivi au sein des organisations.
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Les entreprises modernes s’appuient sur des logiciels de gestion des actifs pour réduire les coûts administratifs liés à la gestion des actifs. Ils rationalisent la gestion des actifs en offrant une meilleure visibilité de vos biens, ce qui vous permet d’optimiser les dépenses de réparation et d’entretien.
À quoi sert un logiciel de gestion des actifs ?
Un logiciel de gestion des actifs consolide les données des actifs de tous les départements, afin que vous disposiez toujours d’informations en temps réel pour prendre des décisions efficaces.
Voici quelques exemples de ce que les solutions de gestion des actifs peuvent faire pour vous :
1. Facilite la prise de décisions efficaces
Supposons que vous ayez acheté dix ordinateurs aux caractéristiques équivalentes. Cinq de ces ordinateurs proviennent d’un fabricant différent des cinq autres.
Vous saisissez ces actifs dans votre solution logicielle de gestion des actifs. Cinq ordinateurs achetés auprès du fabricant A sont tombés en panne au cours des 18 mois suivants. Pendant la même période, un seul des ordinateurs achetés chez le fabricant B est tombé en panne.
Puisque vous avez suivi les détails de ces actifs dans votre système, vous pouvez consulter ces informations sur votre tableau de bord et repérer ces ordinateurs dans une liste qui pourrait inclure des centaines d’autres actifs. Vous pouvez décider à l’avenir de n’acheter qu’auprès du fabricant B, ce qui ferait économiser beaucoup d’argent à votre entreprise.
2. Suivi du coût de possession des actifs
Le coût de possession d’un actif tend à augmenter à mesure que les actifs se déprécient. Par exemple, une machine peut nécessiter des réparations plus fréquentes après plusieurs années d’utilisation. Dans certains cas, il est plus judicieux de remplacer l’actif que de continuer à le réparer.
Toutefois, il vous faut un historique précis des réparations et des données de maintenance pour savoir s’il vaut mieux remplacer l’actif. Pour prendre des décisions éclairées concernant le remplacement ou la maintenance des actifs, pensez à utiliser des outils comme les systèmes de gestion fiscale d’entreprise afin d’analyser le coût total de possession et les avantages fiscaux potentiels.
Si le coût total de possession de l’actif (c’est-à-dire les frais de réparation, d’entretien et de fonctionnement) dépasse les avantages économiques qu’il procure à l’entreprise, il est temps de remplacer l’actif.
3. Accès facilité aux données sur les actifs
Vous aurez besoin de données sur les actifs pour surveiller leur performance, prendre la décision de réparer ou de remplacer, et comprendre les implications fiscales liées à l’amortissement des actifs, entre autres choses.
En utilisant un système de gestion des actifs, vous pourrez parcourir plus rapidement les données relatives à vos biens. Vous aurez la possibilité de rechercher des informations selon différents critères tels que l’emplacement, le type d’actif, la garantie ou l’historique des réparations.
L’accès à ces informations vous fait gagner un temps précieux que vous auriez autrement passé à parcourir des feuilles de calcul.
4. Respecter les exigences de l’IRS et du FASB
L’IRS exige des entreprises qu’elles conservent des documents permettant de vérifier certaines informations sur les actifs de la société.
Vous devez détenir des documents prouvant des informations telles que le prix d’achat, les déductions pratiquées pour l’amortissement, l’utilisation des actifs, etc. Des exemples de documents permettant de justifier ces informations sont les factures d’achat, les chèques annulés, ou les actes notariés de clôture immobilière.
Les nouvelles normes comptables du FASB pour les locations entreront en vigueur pour tout le monde d’ici fin 2022. Vous devrez être plus rigoureux dans l’enregistrement des actifs loués.
Au lieu de gérer manuellement les données et documents liés aux actifs, un système de gestion des actifs simplifie le stockage des documents et leur transmission aux parties concernées si nécessaire.
Avantages des logiciels de gestion des actifs
Voici les avantages auxquels vous pouvez vous attendre en déployant une solution robuste de gestion des actifs :
1. Économise du temps et de l’argent
Le principal avantage d’un logiciel de gestion des actifs est d’économiser du temps et de l’argent. Ces outils centralisent toutes les données nécessaires pour surveiller les actifs et garantir la conformité sans avoir à saisir les données manuellement, et ils constituent un élément clé de tout système de gestion de bureau numérique global. Cela réduit la charge administrative, libère du temps pour l’équipe et permet à l’entreprise de faire des économies.
Les données relatives aux actifs fournissent des indications qui vous aident à repérer des opportunités de réduction des coûts. Par exemple, vous pouvez constater que certains actifs peu sollicités exigent beaucoup d’entretien. Vous pourriez décider de vendre ces actifs et d’externaliser les tâches concernées pour économiser de l’argent.
2. Accès en temps réel aux dossiers des actifs
Supposons que vous soyez un fabricant. Vous savez qu’un programme d’entretien préventif est essentiel pour limiter les pannes des machines et les coûts de réparation liés aux actifs physiques.
Cependant, il peut être difficile d’assurer la cohérence du programme lorsque vous possédez de nombreux actifs. C’est là qu’un système de gestion des actifs peut vous être utile.
De même, une entreprise de logiciels possède souvent des actifs tels que des ordinateurs, serveurs et biens numériques comme une licence logicielle. Un système de gestion des actifs peut vous fournir les informations nécessaires à la surveillance de ces biens et permettre de réaliser d’importantes économies.
Par exemple, une entreprise moyenne dépense deux fois plus que nécessaire en logiciels faute de visibilité sur le parc applicatif de l’entreprise.
3. Gestion efficace du cycle de vie des actifs
Un actif a une durée de vie utile limitée. L’usure peut rendre vos actifs actuels inefficaces ou même inutilisables.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent fournir des données historiques sur le cycle de vie d’un type d’actif. L’accès à ces informations aide à estimer la durée de vie de nouveaux actifs, ce qui permet d’anticiper fiscalité, coûts de possession et renouvellement des actifs.
Pour suivre et surveiller des actifs comme les bureaux et équipements de salles de réunion, un logiciel de réservation de salles peut vous indiquer qui a utilisé quoi, quand et à quelle fréquence.
4. Programmes de maintenance optimisés
L’entretien préventif est essentiel pour prolonger la durée de vie utile d’un actif et minimiser les frais de réparation. Un logiciel de gestion des actifs fournit les données de maintenance afin que vous soyez toujours vigilant concernant les équipements approchant de leur fin de vie utile.
Vous pouvez optimiser le programme de maintenance en adaptant les routines d’entretien pour certains actifs selon les données disponibles. Cela peut contribuer à prolonger la durée de vie de l’actif. À l’inverse, vous pouvez choisir de laisser la machine fonctionner jusqu’à la panne.
5. Facilite le travail des auditeurs internes et externes
Les auditeurs doivent vérifier l’existence, la valeur et l’emplacement des actifs, entre autres choses. Les enregistrements des actifs sont essentiels pour aider les auditeurs externes à confirmer la validité des biens inscrits dans les états financiers.
De plus, les auditeurs internes peuvent utiliser ces enregistrements pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de détournement des actifs et que des contrôles internes adéquats existent pour protéger le patrimoine de l’entreprise.
Les solutions logicielles de gestion des actifs peuvent également inclure une fonctionnalité permettant aux auditeurs internes de recevoir les mises à jour de statut des actifs, ce qui leur permet une surveillance efficace.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des actifs
Les meilleures solutions logicielles de gestion des actifs proposent les fonctionnalités suivantes :
- Interface conviviale : Un système complexe va souvent à l’encontre du but recherché lors de son déploiement. Vous pourriez économiser de l’argent grâce à la réduction de la charge administrative, mais il se peut que vous deviez investir davantage dans la formation de votre équipe si le système est compliqué. Vous souhaitez un système intuitif, facile à prendre en main et avec une courbe d’apprentissage douce.
- Compatibilité multiplateforme : Choisissez un système qui fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation populaires, surtout si votre équipe effectue beaucoup de travail sur le terrain. Une application mobile permet aux employés de mettre à jour les fiches d’actifs en temps réel, garantissant que les données soient toujours à jour.
- Gestion de la maintenance : Votre outil de gestion des actifs doit comporter un module de gestion de maintenance intégré ou bien s’intégrer à un outil externe de gestion de la maintenance, tel qu’un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Vous devriez pouvoir planifier la maintenance des actifs, émettre des ordres de travail et suivre leur avancement via votre système de gestion des actifs. Avec le meilleur logiciel de gestion des actifs pour les entreprises, vous pouvez également surveiller la performance des actifs pour mettre en place un programme de maintenance prédictive.
- Suivi des actifs : Les entreprises suivent leurs actifs grâce à différentes technologies telles que les codes-barres, le suivi Bluetooth et la RFID. Votre système de gestion des actifs doit prendre en charge ces technologies ainsi que les appareils nécessaires, comme les lecteurs de codes-barres et de RFID.
- Rapports sur les actifs en temps réel : Une fois les données compilées, il faut les interpréter. Un tableau rempli de chiffres peut sembler intimidant. Néanmoins, un système de gestion des actifs simplifie l’interprétation en présentant les données sous forme visuelle. Les informations se mettent à jour en temps réel, ce qui vous permet de prendre des décisions rapidement.
- Gestion des entrées et des sorties d’actifs : Souvent, plusieurs départements peuvent avoir besoin d’accéder à un même actif. Vous devez pouvoir suivre le déplacement des actifs entre les services, et pour cela, votre système a besoin de la fonctionnalité d’entrée et de sortie.
Gérer les actifs de manière moderne
Pourquoi passer autant de temps à saisir manuellement des données dans un tableur ? Gagnez du temps et assurez une précision bien supérieure des données grâce à une solution robuste de gestion des actifs.
En plus de vous faire gagner du temps et de l'argent, vous aurez accès à diverses fonctionnalités favorisant la prise de décisions éclairées et l’optimisation de vos processus de gestion des actifs.
Si vous êtes prêt à commencer à évaluer vos options, je vous recommande de consulter ensuite notre guide des prix des logiciels de gestion des actifs.
Ressources complémentaires :
