Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches et comment peut-il vous aider ?
Le logiciel de gestion des tâches est une application qui aide à organiser, rationaliser et hiérarchiser les tâches nécessaires pour atteindre un objectif ou terminer un projet.
Si la gestion des tâches semble similaire à la gestion de projet, c'est parce qu'elles partagent de nombreuses similitudes, mais elles ne sont pas identiques.
Le lauréat du prix Nobel de la paix 1984, Desmond Tutu, a un jour déclaré : « Il n'y a qu'une seule façon de manger un éléphant. Une bouchée à la fois. »
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La même analogie permet de comprendre les notions de gestion de tâches et de gestion de projet : la gestion des tâches est, en fait, un sous-ensemble de la gestion de projet.
Gestion des tâches vs gestion de projet
Votre meilleur(e) ami(e) souhaite organiser une fête de fiançailles et on vous confie l’organisation grâce à vos talents en planification d’événement.
La planification de la fête constitue essentiellement un projet que vous devez réaliser. Mais il vous faudra accomplir une série de tâches plus petites (réserver la salle, le traiteur, etc.) pour mener à bien le projet complet (la fête).
La frontière est mince.
Lorsque vous gérez un projet, vous avez une date et un objectif en tête — la vue d'ensemble. La gestion de projet a une portée plus large où le responsable doit prendre en compte des éléments tels que le contrôle des coûts, les workflows et les ressources disponibles.
La gestion des tâches consiste à gérer un aspect du projet à la fois. Par exemple, lors de la gestion des tâches, il faut examiner la date limite et la priorité de la tâche, l’attribution et l’avancement. Cela fait beaucoup à gérer, mais un outil de gestion des tâches peut simplifier la tâche.
Les avantages du logiciel de gestion des tâches
Un logiciel de gestion des tâches vous permet de suivre tous les aspects de la gestion des tâches depuis un seul tableau de bord, mais ce n'est pas tout.
Lorsque vous élaborez un dossier de justification pour un nouveau logiciel, il y a des points à mettre en avant pour l’équipe dirigeante. Voici quelques points clés à évoquer concernant un logiciel de gestion des tâches :
- Réduit le risque de perte d’informations : Il peut y avoir un nombre vertigineux de documents, de mots de passe et d’informations à échanger avec les personnes chargées des tâches. Un outil de gestion des tâches réduit le risque de perte d’informations car toutes les données sont centralisées en un seul endroit.
- Délégation facilitée et collaboration améliorée : Il n’est plus nécessaire d’envoyer des emails ou de convoquer les membres de l’équipe pour répartir les tâches. Lorsqu’une tâche est attribuée via l’outil, la personne concernée reçoit une notification. Vous pouvez ensuite utiliser la section commentaires pour collaborer à distance sur les tâches d’équipe.
- Priorisation efficace : La capacité à hiérarchiser les tâches pour vos collaborateurs est l’un des plus grands avantages d’un outil de gestion des tâches. Vos collègues peuvent avoir du mal à passer d’une tâche à l’autre. La priorisation permet une meilleure gestion du temps et une vision plus claire de l’ordre d’exécution des tâches.
- Concentration améliorée : Un outil de gestion des tâches évite la sensation de devoir accomplir une grosse mission dans un délai précis. En effet, il permet de décomposer un travail complexe en tâches plus petites et plus digestes, ce qui facilite la concentration.
Lecture associée : 10 meilleurs logiciels de gestion intégrée des risques
Fonctionnalités d’un logiciel de gestion des tâches
Les outils de gestion des tâches proposent un portefeuille de fonctionnalités qui constitue un sous-ensemble de celles offertes par des logiciels de gestion de projet comme Trello ou Asana. Voici les fonctionnalités les plus courantes d’un logiciel de gestion de tâches :
1. Planification et programmation
La planification et la programmation sont les fonctionnalités les plus basiques d’un outil de gestion des tâches. Il s’agit de décomposer l’ensemble du workflow en tâches simples. Une fois les tâches prêtes à être attribuées, vous pouvez fixer des dates limites ou les définir comme tâches récurrentes.
Par exemple, vous créez une liste de tâches avec trois missions : l'intégration d'un nouvel employé, l'installation de son bureau et une revue à la fin de la première semaine pour vérifier que le nouvel employé s'adapte bien. Vous avez attribué ces tâches à différents membres de l'équipe. Une fois les tâches assignées, vous suivez la progression à mesure que les membres poursuivent leur travail sur ces tâches.
2. Collaboration
La collaboration peut être difficile sans système, surtout dans un environnement de travail à distance. Les membres de l'équipe ne peuvent pas s'appuyer sur des feuilles de calcul pour des tâches complexes, du moins sans s'arracher les cheveux, car il peut y avoir plusieurs sous-tâches, des dépendances entre les tâches ou des jalons à respecter.
Un système de gestion des tâches robuste et en ligne simplifie les processus de collaboration. Les membres de l’équipe peuvent échanger des informations et recevoir des mises à jour sur l’avancement des tâches, et les superviseurs peuvent répondre aux questions concernant chaque tâche et suivre la progression grâce au système de gestion des tâches.
3. Automatisation
L’automatisation simplifie la gestion de tâches complexes. Par exemple, pensez aux tâches qui nécessitent la collaboration de plusieurs équipes projet, une validation par les responsables à différentes étapes, et la notification répétée des membres de l’équipe à mesure de l’avancée de la tâche.
Gérer ces tâches complexes manuellement est inefficace, c’est pourquoi de nombreux systèmes de gestion des tâches proposent des solutions automatisées. L’automatisation permet de libérer une partie précieuse de votre temps, autrement consacré à des tâches répétitives.
Cependant, vous n’êtes pas limité aux solutions automatisées intégrées à votre outil de gestion des tâches. Vous pouvez également automatiser des processus vous-même grâce à des intégrations.
Par exemple, si vous souhaitez rappeler à un responsable qu’une mission arrive à échéance dans les 24 heures, vous pouvez utiliser une intégration Zapier pour le notifier dans la section des commentaires de votre outil de gestion de tâches ou via un message Slack.
4. Vues
Les logiciels de gestion des tâches offrent plusieurs vues collaboratives selon vos préférences. La plupart proposent au moins une vue calendrier et des tableaux kanban. Cependant, certains outils offrent plus d’options, comme les diagrammes de Gantt, des frises chronologiques, des listes et une vue en grille.
Les modèles kanban sont particulièrement populaires. Ils proposent une structure simple et efficace pour chaque étape du processus. Vous pouvez attribuer des tâches à chaque étape du projet et interagir en temps réel avec les responsables.
5. Suivi du temps
Le suivi du temps est une fonctionnalité importante à rechercher dans un système de gestion des tâches. Disposer de données sur le temps passé sur chaque tâche de projet vous permet d’identifier les goulets d’étranglement et les tâches qui grèvent vos ressources.
Vous aurez également besoin du suivi du temps si votre entreprise recrute fréquemment à l’heure ou accepte des projets facturés à l’heure.
Vous pourrez permettre aux employés ou aux prestataires de saisir directement leurs temps dans le logiciel de gestion des tâches. La direction pourra ensuite consulter les feuilles de temps périodiquement pour améliorer la gestion des ressources, auditer la paie ou pour la facturation.
À lire aussi : 20 logiciels de gestion de sous-traitants pour planifier et payer vos prestataires
Comment gérer les tâches
La plupart des outils de gestion des tâches suivent un même processus. Si vous vous demandez à quoi cela ressemble, voici une idée générale :
1. Créer et assigner des tâches
Créer et attribuer des tâches est généralement rapide et facile. Vous créez une tâche, ajoutez les informations utiles pour la personne chargée de la réaliser, fixez une date d’échéance puis assignez la carte.
Par exemple, lorsque vous intégrez un nouvel employé, vous devrez attribuer les tâches de documentation, lui indiquer à qui s’adresser pour obtenir de l’aide ou des ressources, et coordonner avec l’équipe pour préparer le bureau. Vous pouvez tout gérer depuis l’outil de gestion des tâches.
Certains outils permettent l’importation de feuilles de calcul si vous avez déjà des tâches dans un fichier Excel. Une fois les tâches ajoutées, vous pouvez créer des modèles afin de ne plus devoir créer vos listes à chaque fois.
2. Collaborer
Les outils de gestion des tâches peuvent offrir une interface interactive qui facilite la gestion des flux de travail et la collaboration. Dès qu'une tâche est attribuée, le responsable peut poser des questions sur les livrables ou informer le manager de retards potentiels via la section des commentaires.
3. Suivez la progression
Votre équipe peut tenir à jour l’avancement de ses tâches grâce à une solution de gestion des tâches.
Imaginez la scène.
Vous avez confié à un membre de votre équipe la préparation de l'accueil des nouveaux employés prévu la semaine prochaine. Vous avez ajouté une liste de choses à faire comportant trois éléments : installer le projecteur, demander à un collaborateur de placer les chaises, et commander du café et des donuts.
Vous avez attribué des tâches similaires, avec des listes de contrôle, à 4 autres membres de l'équipe. Les membres cochent les cases au fur et à mesure qu'ils accomplissent leurs tâches et vous identifient dans les commentaires lorsqu'ils ont besoin d'aide.
Ça semble fonctionner jusqu'ici ? Maintenant, imaginez faire la même chose sans outil de gestion des tâches.
Vous voyez ce que je veux dire ?
Optez pour la simplicité
Il est facile de se laisser tenter par des fonctionnalités sophistiquées (que vous n'utiliserez probablement jamais) et d’investir dans un outil de gestion des tâches surdimensionné. Pourtant, lorsqu’il s’agit de logiciel de gestion des tâches, plus c’est simple, mieux c’est.
Votre objectif est de rendre le processus d’attribution, de collaboration et de réalisation des tâches plus simple pour vous et votre équipe. Une courbe d’apprentissage plus raide rendra le changement décourageant pour vos collaborateurs et vous imposera d’investir davantage de temps pour mettre à niveau les nouveaux arrivants dans votre système de gestion des tâches.
À consulter :
