Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches et comment peut-il vous aider ?
Un logiciel de gestion des tâches vous permet d'organiser, de hiérarchiser et de suivre les tâches individuelles afin d'atteindre vos objectifs ou de terminer un projet. Considérez-le comme votre liste de choses à faire numérique. Il est parfait pour aborder de grands projets étape par étape, de façon gérable. Voici comment cet outil rend votre travail efficace et sans stress.
Gestion des tâches vs gestion de projet
Votre meilleur(e) ami(e) souhaite organiser une fête de fiançailles, et vous êtes chargé(e) d’en assurer l’organisation grâce à vos talents d’organisateur.
Organiser la fête constitue en soi un projet que vous devez mener à terme. Mais vous devrez accomplir une série de tâches plus petites (réserver la salle, contacter le traiteur, etc.) pour pouvoir finaliser le projet complet (la fête).
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La distinction est mince.
Lorsque vous gérez un projet, vous travaillez avec une date limite et un objectif en tête — le panorama global. La gestion de projet a une portée plus large, où le responsable doit tenir compte de facteurs comme la maîtrise des coûts, les flux de travail et les ressources disponibles.
La gestion des tâches consiste à gérer un aspect du projet à la fois. Par exemple, lors de la gestion des tâches, vous devrez considérer la date limite et la priorité de la tâche, l’attribution et l’avancement. Cela fait déjà beaucoup à gérer, mais un outil de gestion des tâches peut simplifier votre mission.
Avantages d’un logiciel de gestion des tâches
Un logiciel de gestion des tâches vous permet de surveiller tous les aspects de la gestion des tâches à partir d’un seul tableau de bord, mais cela ne s’arrête pas là.
Si vous construisez un business case pour un nouveau logiciel, il y a des points à mettre en avant pour aider la direction à décider. Voici quelques arguments clés à présenter concernant un logiciel de gestion des tâches :
- Réduction du risque de perte d’informations : Il peut y avoir un nombre vertigineux de documents, mots de passe et informations que vous échangez avec les personnes assignées lorsqu'elles accomplissent leurs tâches. Un outil de gestion des tâches permet d’atténuer le risque de perte d’information, car vous pouvez centraliser toutes les informations au même endroit.
- Délégation facile et meilleure collaboration : Plus besoin de contacter les membres de l’équipe par e-mail ou de les convoquer au bureau pour attribuer une tâche. Lorsque vous affectez une tâche à un membre via un outil de gestion des tâches, il reçoit alors une notification pour cette tâche. Vous pouvez ensuite utiliser la section des commentaires pour collaborer à distance sur les tâches d'équipe.
- Priorisation efficace : La capacité à hiérarchiser les tâches pour vos collaborateurs est l’un des bénéfices les plus notables d’un outil de gestion des tâches. Les membres de votre équipe peuvent avoir du mal à passer d’une tâche à l’autre. La priorisation leur permet de mieux gérer leur temps et leur donne une vue claire de l’ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées.
- Meilleure concentration : Un outil de gestion des tâches élimine l’idée qu’il faut accomplir une grosse mission dans un délai imparti. Il le fait en permettant de découper les missions en tâches plus petites et plus faciles à gérer, ce qui facilite la concentration.
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Fonctionnalités des logiciels de gestion des tâches
Les outils de gestion des tâches proposent un ensemble de fonctionnalités qui correspond à un sous-ensemble de celles des logiciels de gestion de projet comme Trello ou Asana. Voici les fonctionnalités les plus courantes que l’on retrouve dans les logiciels de gestion des tâches :
1. Planification et programmation
La planification et la programmation sont les fonctions de base d’un outil de gestion des tâches. La planification consiste à diviser le flux de travail global en tâches simples. Une fois que vous avez préparé vos tâches à attribuer, vous pouvez fixer des délais ou les définir comme tâches récurrentes.
Par exemple, vous créez une liste de tâches composée de trois missions : accueillir un nouvel employé, installer son poste de travail et réaliser un premier bilan à la fin de la première semaine pour vérifier son intégration. Vous avez attribué ces tâches à différents membres de l’équipe. Une fois les tâches assignées, vous pouvez suivre l’avancement alors que les membres progressent sur leurs missions.
2. Collaboration
La collaboration peut s’avérer difficile sans système, en particulier dans un environnement de travail à distance. Les membres de l’équipe ne peuvent pas se fier à des feuilles de calcul pour des tâches complexes – à moins de s’arracher les cheveux –, car elles comportent souvent plusieurs sous-tâches, des dépendances entre les tâches ou des jalons.
Un système de gestion de tâches en ligne robuste facilite les processus collaboratifs de l’équipe. Les membres peuvent échanger des informations et recevoir des mises à jour sur les tâches en cours, tandis que les superviseurs peuvent répondre aux questions portant sur les tâches individuelles et suivre l’avancement du travail grâce à un système de gestion de tâches.
3. Automatisation
L’automatisation simplifie la gestion des tâches complexes. Par exemple, pensez à des tâches nécessitant la collaboration entre plusieurs équipes projet, des validations par les responsables à différentes étapes ainsi que des notifications régulières aux membres de l’équipe au fur et à mesure de l’avancement de la tâche.
La gestion manuelle des tâches complexes est inefficace ; c’est pourquoi de nombreux systèmes de gestion de tâches proposent des solutions automatisées. L’automatisation peut vous libérer un temps précieux que vous accorderiez autrement à des tâches routinières.
Cependant, vous n’êtes pas obligé de vous limiter aux solutions d’automatisation natives de votre système de gestion de tâches. Vous pouvez également automatiser des processus vous-même à l’aide d’intégrations.
Par exemple, si vous souhaitez rappeler une tâche à une personne assignée lorsque l’échéance approche à moins de 24 heures, une intégration Zapier peut envoyer un rappel dans la section commentaires de votre outil de gestion de tâches ou directement via Slack.
4. Vues
Les logiciels de gestion de tâches proposent plusieurs vues collaboratives, selon vos préférences. La plupart offrent au moins la vue calendrier et les tableaux kanban. Cependant, certains outils vont plus loin en proposant des diagrammes de Gantt, des chronologies, des listes ou une vue en grille.
Les modèles kanban sont particulièrement populaires. Ils offrent une mise en page simple et efficace pour chaque étape du processus. Vous pouvez déléguer les tâches à chaque étape du projet et interagir en temps réel avec les personnes assignées.
5. Suivi du temps
Le suivi du temps est une fonctionnalité essentielle à rechercher dans un système de gestion de tâches. Disposer de données sur le temps passé sur chaque tâche permet d’identifier les goulets d’étranglement et les éléments les plus gourmands en ressources.
Vous aurez également besoin du suivi du temps si votre entreprise emploie souvent des collaborateurs à l’heure ou accepte des missions facturées au temps passé.
Vous pourrez permettre aux employés ou prestataires d’enregistrer directement leur temps de travail dans le logiciel de gestion de tâches. Les responsables pourront ainsi consulter régulièrement les feuilles de temps afin de mieux gérer les ressources, contrôler la paie ou émettre des factures.
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Comment gérer les tâches
La plupart des outils de gestion de tâches suivent un processus commun. Si vous vous demandez à quoi cela ressemble, nous l’avons résumé ci-dessous.
1. Créer et affecter les tâches
Créer et attribuer des tâches est généralement rapide et simple. Vous créez la tâche, ajoutez les informations clés pour la personne responsable, fixez une date d’échéance et assignez la carte.
Par exemple, lorsque vous intégrez un nouvel employé, il vous faudra répartir les tâches liées à la documentation, indiquer les personnes à contacter pour obtenir de l’aide ou des ressources, et coordonner avec le personnel pour préparer le poste de travail. Toutes ces tâches peuvent être attribuées à partir de votre outil de gestion de tâches.
Certains outils permettent l’importation de feuilles de calcul si vous possédez déjà une liste de tâches sur Excel. Une fois les tâches intégrées, il devient possible de créer des modèles afin de ne plus avoir à tout recréer à l’avenir.
2. Collaborer
Les outils de gestion de tâches proposent une interface interactive qui facilite la gestion du flux de travail et la collaboration. Une fois la tâche assignée, la personne responsable peut poser des questions sur les livrables ou informer le responsable d’éventuels retards grâce à la section commentaires.
3. Suivre l’avancement
Votre équipe peut mettre à jour l’état d’avancement de ses tâches grâce à une solution de gestion de tâches.
Imaginez la scène.
Vous avez confié à un membre de votre équipe la tâche de préparer l'intégration des nouveaux employés prévue pour la semaine à venir. Vous avez ajouté une liste de choses à faire comportant trois éléments : installer le projecteur, demander à un membre du personnel d’installer les chaises et commander du café et des donuts.
Vous avez attribué des tâches similaires avec des listes de contrôle à 4 autres membres de l'équipe. Les membres cochent les cases au fur et à mesure qu'ils terminent les tâches et vous mentionnent dans des commentaires lorsqu’ils ont besoin d’aide.
Pas mal jusque-là ? Maintenant, imaginez faire la même chose sans outil de gestion des tâches.
Vous voyez ce que je veux dire ?
Visez la simplicité et la facilité
Il est facile de se laisser séduire par des fonctionnalités sophistiquées (que vous n’utiliserez probablement jamais) et d’investir dans un outil de gestion des tâches trop complexe. Or, avec un logiciel de gestion des tâches, plus c’est simple, mieux c’est.
Votre objectif est de faciliter, pour vous et votre équipe, l’attribution, la collaboration et la réalisation des tâches. Plus la courbe d'apprentissage est raide, plus le changement sera intimidant pour votre équipe, et il vous faudra plus de temps pour permettre aux nouveaux employés de maîtriser votre système de gestion des tâches.
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