Guide d’inscription ouverte : 5 étapes pour réussir en 2026
Gérer la période d'inscription ouverte peut s'avérer complexe, même pour des professionnels chevronnés des ressources humaines.
J’ai moi-même constaté les nombreux défis auxquels les professionnels RH sont confrontés durant cette période. Entre le renouvellement des avantages, la gestion des partenariats avec les prestataires et les exigences des systèmes, le principal défi reste de maintenir l’engagement des employés dans le processus d’inscription.
Alors, l’inscription ouverte doit-elle forcément être compliquée ? Non, nous pouvons prendre des mesures proactives pour garantir la réussite de nos équipes. En tant que spécialiste des avantages sociaux avec plus de 12 campagnes d’inscription à mon actif, je suis ravi de partager quelques bonnes pratiques et conseils pour transformer l’expérience d’inscription de votre entreprise.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Qu’est-ce que l’inscription ouverte et comment fonctionne-t-elle ?
La période annuelle d’inscription ouverte permet à vos employés éligibles de s’inscrire, de modifier ou de résilier les options de régime de prestations de votre entreprise pour l’année à venir, en dehors d’un événement de vie qualifiant ou d’une autre période spéciale d’inscription.
Les options de prestations incluent généralement une combinaison de régimes proposés par l’employeur, tels que :
- Assurance maladie — Organisation de maintien de la santé (HMO), organisation de prestataires privilégiés (PPO) ou régime de santé à franchise élevée (HDHP)
- Assurance vision et dentaire
- Comptes à avantages fiscaux — Comptes de dépenses flexibles (FSA), comptes d’épargne santé (HSA), comptes de remboursement santé (HRA)
- Assurance invalidité et vie.
La période annuelle d’inscription se déroule à l’automne et peut durer de deux à quatre semaines, selon l’organisation.
Pour les employés, manquer cette période peut entraîner la perte de la couverture santé ou l’obligation de conserver des avantages qui ne répondent plus à leurs besoins actuels ou à ceux de leurs personnes à charge/ayants droit.
Cela pourrait signifier qu’ils doivent payer de leur poche pour des soins médicaux essentiels ou même renoncer à consulter un professionnel de santé.
C’est pourquoi il est crucial de mobiliser les employés afin qu’ils comprennent bien et profitent des avantages liés à l’inscription.
5 étapes pour préparer une inscription aux avantages réussie
Planifiez à l’avance
Pour les employés, la préparation à l’inscription ouverte peut sembler aussi simple qu’un magicien sortant un lapin de son chapeau, alors que pour les professionnels RH, c’est souvent un véritable numéro de jonglerie.
Pendant cette période, les professionnels RH portent de nombreuses casquettes : négociateurs, stratèges, formateurs, chefs de projet et spécialistes de la mise en œuvre.
L’élaboration d’un plan de projet détaillé vous aidera à équilibrer les différents délais, tâches, étapes clés et partenariats afin d’assurer un lancement sans accroc de l’inscription ouverte.
Pour de meilleurs résultats, la préparation de votre inscription doit commencer au moins 3 mois avant la période souhaitée.
La planification doit être collaborative entre vous, votre équipe de courtage et les prestataires d’avantages.
Avec la difficulté croissante pour les entreprises de suivre l’augmentation des coûts de santé, il est essentiel de travailler avec votre équipe de courtage pour évaluer le renouvellement des prestations.
Pendant ces réunions, votre équipe de courtage présentera les données d’utilisation des avantages à ce jour, ce qui vous aidera à déterminer si votre offre de prestations soutient suffisamment vos employés ou si des améliorations sont nécessaires.
Si des lacunes sont constatées dans vos prestations, c’est le moment de réfléchir à des modifications, de nouveaux avantages ou de nouveaux partenariats avec des prestataires.
Au cours de cette période, il faudra également rencontrer vos prestataires pour définir les besoins techniques si un logiciel de gestion des avantages est utilisé et relever les échéances pour la transmission des fichiers après l’inscription.
Pour faciliter ces échanges, n'hésitez pas à vous appuyer sur votre équipe de courtage, qui peut coordonner ces réunions pour vous.
Une fois les renouvellements et la conception des régimes finalisés, vous pourrez travailler sur un plan de communication et de sensibilisation autour des avantages afin de fixer des attentes claires et de doter les employés des outils nécessaires pour se préparer de façon proactive à l’inscription ouverte à venir.
Mettez en place un plan de communication efficace
L’un des défis les plus courants auxquels les employeurs font face pendant l’inscription ouverte est l’engagement des employés.
Pour les professionnels RH, on a parfois l’impression que peu importe la communication, il est difficile de capter l’attention des collègues.
À l’inverse, certains employés à qui j’ai parlé ont exprimé un sentiment de surcharge d’information, les amenant à se désengager du processus.
C’est pourquoi, à mon expérience, une stratégie de communication efficace doit :
Définissez clairement les échéances et les attentes dès le départ
Les employés étant concentrés sur leurs tâches quotidiennes, leur fournir un calendrier détaillé des dates et des actions requises au moins deux semaines avant la date de début d'inscription choisie les aidera à mieux organiser leur temps.
Les communications doivent également préciser à quel moment les choix d’avantages seront effectifs et ce qui se passera s’ils n’agissent pas.
Mettez en avant les principaux changements et nouveautés parmi les avantages
Au cours du processus d'inscription ouverte, la question la plus fréquemment posée par les employés est : « Mes avantages vont-ils changer ? »
Mettre l’accent sur les modifications liées aux avantages pendant la période d’inscription permet aux employés de ne pas passer à côté de l’opportunité de choisir un avantage qui correspond mieux à leurs besoins et à ceux de leur famille couverte.
Veillez à ce que les informations et ressources sur l'inscription soient facilement accessibles
Utiliser des outils comme l’intranet de votre entreprise ou un tableau de messagerie virtuelle comme point central pour toutes les ressources liées à l’inscription ouverte permet aux employés de savoir comment trouver et accéder facilement à l'information.
Tirez parti de différents modes de communication
Les styles et préférences de communication varient : certains employés utilisent principalement l’email tandis que d’autres préfèrent la messagerie instantanée, etc.
Afin de garantir que vos communications atteignent tous les employés, il est essentiel d’utiliser différents canaux de communication.
Voici quelques exemples :
- Courriel
- Intranet
- Canaux de messagerie (comme Slack)
- Réseaux sociaux internes
- Manuel du personnel.
Adaptez vos communications à votre population
Si tous les employés doivent recevoir les communications et ressources initiales concernant l’inscription ouverte, il sera important de cibler les rappels et communications de suivi auprès des employés n’ayant pas encore agi.
Cela réduit la confusion chez ceux ayant déjà effectué les actions demandées en temps voulu, tout en garantissant que les retardataires soient informés des échéances à venir.
Si vous utilisez un logiciel de gestion des avantages, vous pouvez facilement générer des rapports sur l’état d’inscription pour suivre les employés nécessitant un suivi et automatiser les rappels.
Une communication bien faite encourage l’engagement des employés dans le processus et leur permet de se sentir plus maîtres de leurs avantages.
Donnez aux employés les moyens d’agir grâce à l’éducation
Bien que les avantages soient un atout majeur pour le recrutement et la fidélisation, les employés ont du mal à comprendre comment fonctionnent réellement leurs avantages.
En effet, selon l’étude sur les tendances des avantages de Metlife 2022, 35 % des employés estiment que les informations fournies par leur employeur sur les avantages soulèvent plus de questions qu’elles n’apportent de réponses.
Même si nous comprenons les termes comme copaiement, franchise, coassurance et plafond des frais à la charge de l’assuré, la réalité est que la plupart des employés ne les connaissent pas.
Ce manque de compréhension du fonctionnement des avantages santé peut accroître le stress au moment de prendre des décisions pendant la période d’inscription.
L’éducation aux avantages n’a pas à être compliquée ; l'important est de rejoindre vos employés là où ils en sont.
Pour préparer votre inscription ouverte, envoyer un sondage sur les avantages peut être un excellent moyen de recueillir l’avis des employés quant à leur compréhension de l’offre d’avantages de votre entreprise.
Les informations recueillies doivent orienter l’organisation de vos événements et la planification des ressources sur les avantages. Nous n’assimilons pas tous l’information de la même manière, il est donc essentiel de proposer différentes options pédagogiques à vos employés, telles que :
- Permanences sur les avantages
- Sessions d’information (en virtuel, en présentiel ou les deux)
- Webinaires sur les avantages/l’inscription
- Ressources en ligne & imprimées (par exemple : guide d'inscription, résumé des garanties, etc.).
Je vous recommande de faire appel à votre équipe de courtage en avantages sociaux ainsi qu’à vos prestataires. Très souvent, ils peuvent organiser des séances d’information ou vous fournir un large éventail de ressources sur les avantages à partager avec vos collaborateurs.
Fournir aux employés des opportunités de formation et des outils peut les encourager à agir, tout en les aidant à comprendre la valeur de leur régime d’avantages sociaux.
Exploitez la technologie lorsque c’est possible
L’époque où la paperasse régnait sur le processus d'inscription ouverte est révolue. Un logiciel fiable de gestion des avantages sociaux peut automatiser l’inscription ouverte de bout en bout.
Ces outils permettent de simplifier l’expérience d’inscription ouverte en offrant aux équipes RH la possibilité de créer leur propre plateforme centralisée pour gérer les régimes d’avantages, enregistrer les inscriptions, suivre l’engagement des employés, et envoyer directement les fichiers d’inscription aux assureurs afin que leurs sites reflètent les informations mises à jour sur les avantages sociaux.
Le logiciel de gestion des avantages sociaux facilite non seulement la vie des employeurs, mais il rend aussi le processus de sélection des avantages sociaux beaucoup moins intimidant pour les employés grâce à une expérience intuitive.
Côté employé, la plupart de ces logiciels offrent un portail libre-service permettant aux collaborateurs de recevoir des rappels de dates limites, de suivre les actions à réaliser pendant l’inscription, et de consulter leurs régimes actuels ainsi que toute modification apportée après avoir soumis leur dossier d’inscription.
Priorisez le travail post-inscription autant que la planification en amont
Ouf ! La période d’inscription est terminée et c’est maintenant l’heure de l’audit !
Effectuer des audits d’inscription ouverte est essentiel pour garantir un bon démarrage de l'année de régime d’avantages sociaux.
En prenant le temps de vérifier les données d’inscription avant qu’elles ne soient transmises à vos assureurs, vous pouvez détecter les incohérences et faire les corrections nécessaires pour garantir que les données les plus récentes soient chargées avant la date d’effet des avantages.
Une fois votre audit d’inscription finalisé, vous devriez contacter vos fournisseurs pour confirmer que les fichiers ont bien été reçus et traités. Cela garantira que les employés reçoivent leurs nouvelles cartes d’avantages ainsi que toute communication requise par les assureurs dans les délais.
L’audit de vos premières factures à compter de la date de début du plan permet aussi de s’assurer que les cotisations sur la paie des employés ont été mises à jour pour tenir compte des nouveaux choix d’avantages pour l’année.
Prendre ces précautions permet de limiter les complications d’accès aux soins lorsque la nouvelle année de régime commence et de réduire le besoin de corrections de paie, assurant une transition en douceur vers les nouveaux avantages.
Les audits d’inscription peuvent également vous apporter une meilleure vision des régimes d’avantages les plus appréciés par vos collaborateurs.
Ces informations peuvent servir à évaluer votre programme d’avantages sociaux et déterminer si des changements seront nécessaires l’année suivante.
Pour clore la saison d’inscription, il peut être pertinent de proposer un sondage pour recueillir les retours des employés sur leur expérience d’inscription ouverte.
Les données recueillies peuvent aider les professionnels RH à évaluer leur processus et à identifier les améliorations à prévoir pour la prochaine période d’inscription.
Bonnes pratiques pour la période d’inscription ouverte
Bien que l’inscription ouverte soit un événement saisonnier, les actions menées à cette période peuvent avoir un effet durable sur l’accès aux soins pour les collaborateurs durant l’année à venir.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous pouvez transformer l’expérience de vos employés pendant l’inscription ouverte.
- Commencez à planifier au moins 3 mois à l'avance par rapport à votre période d'inscription ouverte souhaitée. Plus vous vous y prenez tôt, mieux c'est.
- Adaptez l'inscription ouverte à votre population ; des outils tels que des enquêtes peuvent s'assurer que la prise de décision reflète les besoins de votre population.
- Tirez parti de vos courtiers et fournisseurs de prestations, car la plupart du temps ils disposent de ressources de prestations prêtes à l'emploi et peuvent animer des séances d'information.
- Communiquez tôt et fréquemment ; partagez les dates importantes et les informations sur les avantages au moins 2 semaines avant la date de début de votre inscription, puis faites des rappels hebdomadaires.
- Utilisez plusieurs canaux de communication. Profitez de l'e-mail, de la messagerie instantanée, de l'intranet de votre entreprise, des séances d'information, des webinaires, etc. Tout le monde ne consulte pas ses e-mails ; en multipliant les modes de communication, vous vous assurez que l'information ne passe pas inaperçue.
- Automatisez là où c'est possible grâce à la technologie. Avec des outils comme les logiciels de gestion des avantages sociaux ou des solutions de gestion de la paie, vous pouvez configurer des flux de travail pour faciliter le processus d'inscription des employés tout en surveillant le déroulement afin de garantir que chacun reste dans les temps.
- Vérifiez vos fichiers d'inscription une fois la période d'inscription ouverte terminée. Cela garantira que les écarts d'inscription sont détectés à temps pour apporter les corrections nécessaires avant le début de l'année du régime.
En suivant le processus et les bonnes pratiques ci-dessus, vous vous assurerez un déroulement fluide de l'inscription.
Pour toute aide ou conseil supplémentaire, retrouvez-moi dans la Communauté People Managing People, une communauté bienveillante de responsables RH et dirigeants passionnés par la construction des organisations de demain.
