Guide pour l’Ouverture des Inscriptions : 5 étapes pour réussir en 2026
Naviguer durant la période d'inscription ouverte peut être compliqué, même pour les professionnels des ressources humaines expérimentés.
J’ai moi-même vécu de nombreux défis auxquels les professionnels RH sont confrontés lors de l’inscription ouverte.
Entre la gestion des renouvellements de prestations, des partenariats avec les fournisseurs et des exigences du système, le plus grand obstacle auquel nous faisons face est de maintenir l’engagement des employés dans le processus d’inscription.
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Alors, l’inscription ouverte doit-elle forcément être compliquée ? Non, nous pouvons prendre des mesures proactives pour garantir que nos équipes soient prêtes à réussir.
En tant que professionnelle aguerrie des avantages sociaux ayant déjà plus de 12 périodes d'inscription ouverte à mon actif, je suis heureuse de partager quelques bonnes pratiques et conseils pour transformer l’expérience d’inscription ouverte de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’inscription ouverte et comment cela fonctionne-t-il ?
La période annuelle d’inscription ouverte permet à vos employés éligibles aux avantages sociaux de s’inscrire, de modifier ou de supprimer les options du régime d’avantages de votre entreprise pour l’année à venir, en dehors d’un événement de vie qualifiant ou d’une autre période d’inscription spéciale.
Les options d’avantages comprennent généralement une combinaison de régimes parrainés par l’employeur, tels que :
- Assurances santé—Organisation de maintien de la santé (HMO), organisation de prestataires préférés (PPO) ou régime de santé à franchise élevée (HDHP)
- Assurance vision et dentaire
- Comptes à avantages fiscaux—Comptes de Dépenses Flexibles (FSA), Comptes d’Épargne Santé (HSA), Comptes de Remboursement Santé (HRA)
- Assurance invalidité et vie.
La période annuelle d’inscription ouverte a lieu à l’automne et peut durer de deux à quatre semaines, bien que cela puisse varier selon l’organisation.
Pour les employés, rater cette période peut entraîner la perte de la couverture santé ou le maintien d’avantages qui ne répondent plus à leurs besoins actuels ou à ceux de leurs ayants droit/bénéficiaires.
Cela pourrait les conduire à devoir payer eux-mêmes des soins médicaux essentiels ou même à renoncer à consulter un professionnel de santé.
C’est pourquoi il est si crucial d’impliquer les employés afin qu’ils comprennent bien et profitent pleinement de l’inscription aux avantages.
5 étapes pour préparer une inscription aux avantages réussie
Planifiez à l’avance
Pour les employés, la planification de l’inscription ouverte semble aussi simple qu’un magicien sortant un lapin de son chapeau, tandis que pour les professionnels RH, cela ressemble souvent à un numéro de jonglerie de cirque.
Durant cette période, les professionnels RH portent plusieurs casquettes : nous sommes négociateurs, stratèges, pédagogues, chefs de projet et spécialistes de la mise en œuvre.
Élaborer un plan de projet détaillé vous aidera à équilibrer les différents délais, tâches, jalons et partenariats afin de garantir un lancement fluide de l’inscription ouverte.
En guise de bonne pratique, votre planification de l’inscription devrait commencer au moins 3 mois avant la période d’inscription souhaitée.
La planification doit être une collaboration entre vous, votre équipe de courtage et les fournisseurs de prestations.
Avec des entreprises peinant à suivre l’augmentation des coûts de santé, il est impératif de collaborer avec votre équipe de courtage pour évaluer les renouvellements d’avantages.
Au cours de ces échanges, votre équipe de courtage présentera les données d’utilisation des avantages à ce jour, ce qui vous aidera à déterminer si votre offre de prestations soutient efficacement votre population ou si des améliorations sont nécessaires.
Si vous constatez des lacunes dans vos offres de prestations, c’est le moment de réfléchir à des ajustements de conception de plans, de nouvelles offres ou de nouveaux partenariats fournisseurs.
À cette période, il sera aussi bon de rencontrer vos fournisseurs de prestations pour définir les besoins systèmes en cas d’utilisation d’un logiciel de gestion des avantages et de noter les dates limites pour la livraison des fichiers après inscription.
Pour faciliter ces discussions, comptez sur votre équipe de courtage qui peut coordonner ces réunions pour vous.
Une fois les renouvellements et les conceptions de plans finalisés, vous pouvez commencer à travailler sur un plan de communication et de formation aux avantages pour fixer des attentes claires et fournir aux employés les outils nécessaires pour qu’ils se préparent activement à l’inscription ouverte qui arrive.
Établir un plan de communication efficace
L’un des défis les plus courants pour les employeurs durant l’inscription ouverte est l’engagement des employés.
Pour les professionnels RH, il peut sembler qu’aussi souvent qu’ils essaient de communiquer avec des collègues, ils n’arrivent pas à capter leur attention.
D’un autre côté, certains employés avec qui j’ai échangé ont évoqué un sentiment de surcharge d’informations, ce qui les a conduits à se désengager du processus.
Ainsi, j’ai constaté qu’une stratégie de communication efficace doit :
Définissez clairement les délais et les attentes dès le départ
Comme les employés sont concentrés sur leurs tâches quotidiennes, leur fournir un calendrier détaillé des dates et des actions requises au moins deux semaines avant la date de début d’inscription choisie les aidera à mieux gérer leur temps.
Les communications doivent également préciser la date de prise d’effet des choix de prestations et ce qui se passe en cas d’inaction de leur part.
Mettez en avant les principaux changements de prestations et les nouvelles offres
Lorsqu’ils traversent la période d’inscription ouverte, la question la plus posée par les employés est : « Mes prestations vont-elles changer ? ».
Mettre les changements de prestations au centre de l’attention lors de la période d’inscription permet de s’assurer que les employés ne manqueront pas l’occasion de souscrire une prestation plus adaptée à leurs besoins et à ceux des membres de leur famille couverts.
Assurez l’accessibilité facile des informations et ressources sur l’inscription ouverte
Utiliser des outils comme l’intranet de votre entreprise ou un tableau de messagerie virtuel comme plateforme centralisée pour toutes vos ressources liées à l’inscription ouverte permet de s’assurer que les employés savent comment trouver et accéder facilement à l’information.
Exploitez différents modes de communication
Les styles et préférences en matière de communication diffèrent — certains employés utilisent principalement l’email alors que d’autres préfèrent la messagerie instantanée, etc.
Il est impératif d’utiliser plusieurs canaux de communication afin de toucher l’ensemble des employés.
Voici quelques exemples :
- Intranet
- Canaux de messagerie (tels que Slack)
- Réseaux sociaux internes
- Manuel du personnel.
Ciblez vos communications selon votre population
Bien que toutes les communications et ressources initiales concernant l’inscription ouverte doivent être envoyées à l’ensemble des employés, il sera important de cibler les rappels et messages de relance vers ceux qui n’ont pas encore agi.
Cela réduira la confusion parmi les employés ayant déjà effectué les démarches demandées dans les délais, tout en veillant à ce que ceux qui ne l’ont pas fait prennent connaissance des échéances à venir.
Si vous utilisez un logiciel de gestion des avantages, vous pouvez facilement générer des rapports de statut d’inscription pour suivre les employés nécessitant un suivi et automatiser les rappels.
Si la communication est bien réalisée, les employés seront plus impliqués dans le processus et se sentiront, au final, mieux maîtres de leurs prestations.
Responsabiliser les employés grâce à l’éducation
Bien que les offres de prestations soient un atout majeur pour le recrutement et la fidélisation, les employés rencontrent des difficultés à comprendre comment fonctionnent réellement leurs avantages.
En fait, selon l’étude sur les tendances en matière d’avantages sociaux de Metlife en 2022, 35 % des employés estiment que l’information transmise par leur employeur concernant les avantages leur laisse plus de questions que de réponses.
Si nous comprenons des termes comme copaiement, franchise, quote-part et plafond de dépenses personnelles, la réalité est que la plupart des employés ne sont pas familiers avec ces notions.
Cette méconnaissance du fonctionnement des prestations santé peut accroître le stress au moment de prendre des décisions pendant l’inscription ouverte.
L’éducation aux avantages sociaux n’a pas à être complexe : il est essentiel de rencontrer vos collaborateurs là où ils en sont.
Dans le cadre de la préparation de votre campagne d’inscription, envoyer un sondage sur les avantages peut être une excellente façon de recueillir les retours des employés sur leur compréhension du package de prestations de l’entreprise.
Les informations recueillies doivent orienter la programmation de vos événements sur les avantages et la planification des ressources. Nous assimilons tous l’information de manière différente, alors proposez à vos employés une variété d’options éducatives, telles que :
- Permanences sur les avantages
- Sessions d’informations (virtuelles, en présentiel ou mixtes)
- Webinaires sur les avantages/l’inscription
- Ressources en ligne & imprimées (ex. : guide de l’inscription ouverte, résumé des options de prestations, etc.).
Je vous recommande de solliciter votre équipe de courtier en avantages ainsi que vos fournisseurs. Bien souvent, ils sont en mesure d’animer des sessions d’information ou de vous fournir un large éventail de ressources que vous pouvez partager avec vos collaborateurs.
Fournir aux employés des opportunités éducatives et des outils peut les encourager à agir tout en favorisant une meilleure compréhension de la valeur de leur ensemble d'avantages sociaux.
Exploitez la technologie autant que possible
L’époque où la paperasse régnait sur le processus d’inscription ouverte est révolue. Un logiciel fiable de gestion des prestations peut automatiser l’inscription ouverte du début à la fin.
Ces outils permettent de simplifier le processus d'inscription ouverte en offrant aux équipes RH un guichet unique où les régimes de prestations sont gérés, les inscriptions aux prestations sont enregistrées, l’engagement des employés est suivi, et les fichiers sont transmis directement aux assureurs afin de garantir une mise à jour des informations sur les sites des prestataires.
Le logiciel de gestion des prestations ne facilite pas seulement la vie des employeurs, il rend également le processus de choix des avantages sociaux beaucoup moins intimidant pour les employés grâce à son interface conviviale.
Côté employé, la plupart des logiciels de gestion des avantages sociaux proposent un portail libre-service permettant aux employés de recevoir des rappels de dates butoirs, de suivre les actions à réaliser durant l’inscription ouverte, et de consulter leurs contrats d’assurance actuels ainsi que les modifications apportées après soumission de leur demande d’inscription.
Accordez autant d’importance au travail post-inscription ouverte qu’à la planification en amont
Ouf ! La période d’inscription ouverte est terminée, il est temps de procéder à l’audit !
Réaliser des audits post-inscription ouverte est essentiel pour garantir un bon démarrage de l’année du régime d’avantages sociaux.
En prenant le temps d’auditer les données d’inscription avant qu’elles ne soient envoyées à vos prestataires, vous pouvez repérer les écarts d’inscription et apporter des corrections en temps opportun afin que les données les plus récentes soient prises en compte avant la date d’effet des prestations.
Une fois votre audit terminé, pensez à contacter vos fournisseurs d’avantages sociaux pour confirmer la bonne réception et le traitement des fichiers d’inscription. Cela permettra de garantir que les employés reçoivent à temps leur nouvelle carte d’affiliation ainsi que toute communication requise de la part des prestataires.
L’audit des premières factures dès la date de début du régime permet également de vérifier que les retenues salariales ont bien été mises à jour en fonction des nouveaux choix d’avantages sociaux.
Prendre ces précautions limite les complications d’accès aux soins lorsque la nouvelle année commence et réduit le nombre de corrections à effectuer sur la paie, ce qui favorise une transition fluide des avantages sociaux.
Les audits d’inscription peuvent également fournir une meilleure vision des tendances concernant les avantages plébiscités par vos employés.
Ces informations peuvent servir à évaluer votre programme et déterminer si des ajustements sont nécessaires pour l’année suivante.
Pour clore la période d’inscription ouverte, il peut être intéressant d’envoyer un sondage afin de recueillir l’avis des employés sur leur expérience.
Les données recueillies aideront les professionnels RH à évaluer leur processus et à mettre en place des améliorations pour la prochaine période d’inscription ouverte.
Meilleures pratiques pour l’inscription ouverte
Bien que l’inscription ouverte soit un événement saisonnier, les actions menées à cette période peuvent avoir un impact durable sur l’accès aux soins des employés pour l’année suivante.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous pouvez transformer l’expérience d’inscription ouverte de vos salariés.
- Commencez à planifier au moins 3 mois avant la période d’inscription ouverte souhaitée. Plus vous anticipez, mieux c’est.
- Adaptez l’inscription ouverte à votre population ; les outils comme les sondages permettent d’assurer que la prise de décision reflète les besoins de vos salariés.
- Appuyez-vous sur vos courtiers et prestataires de services ; ils disposent souvent de ressources prêtes à diffuser et peuvent animer des séances d’information.
- Communiquez tôt et souvent : partagez les dates et informations clés au moins 2 semaines avant l’ouverture et relancez par des rappels hebdomadaires.
- Utilisez plusieurs canaux de communication : e-mail, messagerie instantanée, intranet d’entreprise, réunions d’information, webinaires, etc. Tout le monde ne consulte pas sa messagerie, employer différents modes de communication garantit que l’information n’est pas perdue.
- Automatisez partout où c’est possible grâce à la technologie : avec des outils comme un logiciel de gestion des avantages sociaux ou des solutions de paie, vous pouvez configurer des workflows pour faciliter la procédure d’inscription tout en surveillant l’avancement et en veillant à ce que les employés restent dans les délais.
- Vérifiez vos fichiers d'inscription une fois la période d’inscription ouverte close. Cela garantira que les écarts sont décelés à temps et corrigés avant le début de l’année du régime.
En suivant le processus et les meilleures pratiques ci-dessus, vous vous assurerez un processus d'inscription sans accroc.
Pour toute aide ou conseil supplémentaire, retrouvez-moi dans la Communauté People Managing People, une communauté de soutien composée de leaders RH et d'entreprise passionnés par la construction des organisations de demain.
rnrnLa plupart des organisations planifient leur période d'inscription ouverte pour qu'elle se termine quelques semaines avant la date limite de soumission des formulaires d'inscription aux prestataires d’avantages sociaux.rnrnrnrnAinsi, pour les régimes d’avantages sociaux sur l’année civile commençant le 1er janvier, l’inscription ouverte a souvent lieu en novembre.rnrnrnrnL’inscription peut également avoir lieu lorsqu’un nouvel employé rejoint l’organisation ou s’il y a un événement de vie qualifiant comme un mariage, une naissance ou une adoption d’enfant.","_accordion_0_row_content":"field_row_content","accordion_1_row_header":"Combien de temps dure l'inscription ouverte ?","_accordion_1_row_header":"field_row_header","accordion_1_row_content":"L'inscription ouverte n’a pas besoin d’avoir une durée spécifique mais la plupart des employeurs choisissent une période d’inscription ouverte de deux à quatre semaines.","_accordion_1_row_content":"field_row_content","accordion":2,"_accordion":"field_accordion_accordion"}, "mode":"edit"} /-->
