Comment intégrer efficacement dans un environnement de travail à distance (avec Jordan Boogaard de EddyHR)

 

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Jordan Boogaard

Quand je pense à un leader, je dirais que la première chose qui me vient à l'esprit est quelqu'un en qui l'on peut avoir confiance, quelqu'un en qui vous pouvez avoir confiance et que vous pouvez admirer et qui peut être un exemple, quelqu'un auquel vous voulez ressembler. Donc, pour moi, un leader est quelqu'un en qui vous pouvez avoir confiance et quelqu'un qui est prêt à s'élever et à faire progresser une autre personne vers le niveau supérieur.

Tim Reitsma

Bienvenue sur le podcast People Managing People. Nous avons pour mission de bâtir un monde du travail meilleur et de vous aider à créer des environnements de travail heureux et productifs. Je suis votre hôte, Tim Reitsma. Aujourd'hui, je reçois Jordan Boogaard, évangéliste RH chez EddyHR. Aujourd'hui, nous parlons d'onboarding.

L'intégration, c'est simple, non ? Donner un ordinateur à la personne, organiser une centaine de réunions d'intégration, fournir au nouveau collaborateur un plan 30, 60, 90 jours.

Et j'imagine qu'il se mettra au travail. Eh bien, ce n'est pas faux, mais ce n'est clairement pas suffisant. L'intégration, c'est montrer que l'on se soucie de la personne, communiquer sur ce que signifie la réussite et sur les attentes du poste. Il s'agit également de donner au nouvel arrivant le sentiment d'avoir fait le bon choix. On n'a qu'une seule chance de faire bonne impression lors de l'intégration. Prenez-le à cœur.

Dans cet épisode, nous entendrons comment Jordan accueille les nouveaux collaborateurs chez EddyHR et nous aurons son point de vue sur la bonne manière d’intégrer.

Jordan, ravi de t'accueillir sur People Managing People. Ce sujet m’enthousiasme et il est très d’actualité. Peu importe si l’on publie cette conversation aujourd'hui, demain ou dans un an, cet épisode est intemporel. Je le sens déjà au sujet de l'intégration réussie.

Avant d’aller plus loin, pourrais-tu nous parler un peu de toi et de ce qui t'occupe l’esprit en ce moment ?

Jordan Boogaard

Oui. Eh bien, avant tout, merci Tim, de m'avoir invité. Ravi de parler de ce sujet. Comme tu l’as dit, il s'agit d’un sujet intemporel. Il a énormément évolué ces 5 à 10 dernières années avec la technologie. Mais je suis absolument enthousiaste à l'idée de plonger dans le sujet.

Pour tout dire, je viens de l’Utah. Je suis marié à ma magnifique femme Erica et nous avons quatre enfants. Je suis très attaché à eux ; tout ce qu’ils aiment, j’aime aussi en général. Jouer au foot avec mon aîné, assister à des compétitions de cheerleading avec mes filles, faire du vélo avec mon plus jeune.

C’est vraiment ma passion. Et pendant mon temps libre, je suis un mordu de VTT. La plupart des matins, je me lève tôt pour aller rouler. Côté professionnel, ça fait bientôt 14 ans que je travaille dans le domaine de la paie et des RH. J’ai bossé pour ADP, Heartland. J'ai même créé ma propre société de paie.

Puis j’ai fusionné avec Eddy, l’entreprise où je me trouve aujourd’hui, il y a environ trois ans. Vraiment ravi d’échanger avec toi et de discuter onboarding.

Tim Reitsma

L'intégration. Oui. Avant d’entrer dans la discussion, je vois toujours que mes deux premières questions se recoupent toujours avec notre sujet du jour.

Et je suis quelqu’un de naturellement curieux. Je peux me perdre dans mes réflexions ou dans un tunnel Google pendant des heures. Donc, grande question pour moi : que signifie être un leader ?

Jordan Boogaard

C’est une question profonde. J’y ai d’ailleurs réfléchi récemment, en repensant aux personnes qui m’ont inspiré et dirigé tout au long de ma carrière et de ma vie personnelle.

Quand je pense à un leader, je dirais que la première chose qui me vient à l'esprit est quelqu’un en qui l’on peut avoir confiance, quelqu'un que l’on admire et qui peut être un exemple, quelqu’un auquel on veut ressembler. En creusant dans mon passé et en repensant à mes leaders, mes préférés étaient ceux qui connectaient avec moi dès le début.

Ils faisaient vraiment l’effort de comprendre qui j’étais. Ce qui me faisait vibrer, ce qui m’enthousiasmait dans la vie. Ensuite, ils me motivaient tout au long du temps où ils étaient mes leaders. Donc, pour moi, un leader est quelqu’un en qui on peut avoir confiance et qui est prêt à tirer les autres vers le haut.

Tim Reitsma

J’adore cette réponse concise. La confiance est un élément clé du leadership. Pouvoir faire confiance à quelqu’un, mais aussi quelqu’un qui accorde sa confiance, pas seulement quelqu’un qui la fait "gagner". Ma question suivante, c’est notre raison d’être ici à People Managing People : bâtir un monde du travail meilleur.

Si nous arrivons à résoudre ça dans les 5, 10 ou 20 prochaines années, ce serait formidable. Des personnes comme toi, que j’admire, me rendent curieux : quand tu entends "bâtir un monde du travail meilleur", qu’est-ce que cela t’inspire ?

Jordan Boogaard

Oui. Tout particulièrement ces derniers temps, je pense que nous avons vécu collectivement des choses très intéressantes.

Tu es au Canada, moi aux États-Unis, mais nous avons tous connu la pandémie mondiale de COVID. Pour moi, bâtir un meilleur lieu de travail, c’est faire preuve de flexibilité. C’est l’un des sujets essentiels à mes yeux, dans la construction d’un environnement de travail sain.

Des gens travaillent à la maison depuis de nombreuses années, mais désormais, certains y sont contraints et ne viennent plus au bureau pour travailler ensemble. Donc, si on veut créer un lieu de travail meilleur, même si ça peut sembler un cliché, tout commence avec l’intégration.

Cette première impression, quand une entreprise accueille un nouveau collaborateur. Il découvre l’entreprise, la culture, qui sont ses leaders et ceux en qui il va pouvoir avoir confiance. Ensuite, ces leaders s’assoient avec lui pour poser les attentes.

Si les dirigeants savent établir les attentes en amont et que le salarié les comprend (avec des objectifs hebdomadaires ou trimestriels), et qu’on tient chacun responsable, que ce soit au bureau ou à distance, ce qui compte au final, c’est que les objectifs soient atteints.

À mon sens, c’est ainsi qu’on construit un lieu de travail meilleur : être alignés sur les attentes et les respecter.

Tim Reitsma

On est tellement en phase sur ce point. J’ai écrit un article il y a quelque temps à ce sujet, sur la clarté que doivent apporter les leaders à leur équipe : la vision, la direction, les responsabilités (individuelles ou collectives), les comptes à rendre.

Ce n’est pas forcément négatif : c’est montrer comment on peut avoir un impact dans l'organisation. C’est important d'entendre ces mots : attentes et responsabilités. Car à distance, si je ne sais pas ce que je dois accomplir aujourd’hui, je risque de rester assis huit heures devant mon écran à attendre. L’expérience d’intégration compte beaucoup. Ça rejoint ce que je partageais avant qu’on enregistre. Vas-y !

Jordan Boogaard

Justement, en parlant de ce qui me préoccupe en ce moment, chaque mois de mai je fais quelque chose nommé "How may I help you ?" sur LinkedIn.

J’essaie d’aider des personnes à retrouver du travail (après un licenciement, une transition ou une envie de changement). J’ai parlé à des centaines de personnes en quatre ans. Et ce qui m’a le plus frappé, ce sont ces gens ayant six mois ou deux ans d’expérience, qui ignoraient toujours quelles étaient les attentes à leur endroit.

Ils lisaient l’offre d’emploi qui, au final, n’avait rien à voir avec ce que leur manager leur demandait réellement. Beaucoup partent parce que les attentes lues sur la fiche de poste n’ont rien à voir avec celles qu’on leur demande au quotidien.

Bref, c’est un sujet intéressant.

Tim Reitsma

En effet. C’est très actuel. Comme je le disais avant d’enregistrer, je parcourais une étude réalisée auprès de 700 personnes ayant démarré un nouveau poste pendant la pandémie, aux États-Unis. Sur ces 700, 62% n’avaient pas une idée claire de la culture d’entreprise.

Donc, après l’intégration, toujours aucune idée. 71% ne savaient même pas avec qui créer une relation ! Imaginez être intégré dans un environnement à distance, assis devant son ordinateur : « Qui dois-je contacter ? » Au bureau, on peut croiser quelqu’un à la machine à café, mais dans un environnement virtuel, cela n’existe pas.

C’est fou qu’on ne mette pas plus l’accent là-dessus ! Je suis donc curieux : qu’est-ce qu’intégrer "la bonne façon" veut dire pour toi, dans le contexte du travail à distance ?

Jordan Boogaard

Oui. Encore une fois, vaste question. L’intégration en soi puis la bonne façon de l'aborder, ça diffère selon les entreprises, mais pour poser des bases communes : d’abord, tout commence avant même d'intégrer la personne — dès la phase de recrutement — par la définition très claire des attentes.

Ces attentes doivent apparaître en toutes lettres dans la description de poste. Beaucoup d’entreprises ratent cette étape : certains descriptifs sont ultra-succincts, en bullet points (ce que j'aime bien : on va à l'essentiel). Puis, au moment de l’entretien, on rentre dans les détails, on précise les attentes.

À l’inverse, d’autres balancent six pages d’exigences : il faut ceci, cela, telle expérience… et s’ils n’ont pas tout, tant pis. Ainsi, on écarte des candidats qui seraient pourtant parfaits sur l’essentiel.

Avant l’intégration, j’insiste là-dessus : il faut poser les bases et clarifier les attentes. Puis, une fois la personne recrutée, elle fait partie intégrante de votre société et culture. C’est comme décider d'avoir un enfant : vous le faites entrer dans votre monde, il fait désormais partie de vous et va représenter votre entreprise.

Si vous ratez l’intégration, imaginez ce qui peut arriver si un collaborateur mécontent s’exprime sur les réseaux sociaux ou dans un podcast… Viral, mauvais pour la marque employeur ! Alors, si l’intégration est bâclée, beaucoup de choses peuvent mal tourner. On pourrait en discuter des heures, mais pour résumer côté bonnes pratiques, la technologie facilite beaucoup de choses.

Une bonne intégration aujourd’hui, ce n’est pas balancer de la paperasse dès le premier jour. Aucun nouvel employé n’a envie de passer sa première journée à lire un livret d'accueil de 70 pages, puis de venir avec ses questions. Personne n’a envie d'être placé dans une pièce sombre, avec une boisson, pour lire de la documentation légale.

Aux États-Unis, il y a le W-4, l’I-9, les formulaires de virement bancaire… Rien que ce volet administratif peut prendre une semaine entière ! Imaginez que votre première semaine se résume à des formulaires et de la documentation juridique écrite par des avocats, pas très lisible et franchement pas inspirante. Quelle impression cela donne-t-il, Tim ?

Tim Reitsma

Bien sûr ! J’ai déjà vécu ce genre d’intégration, il y a des années. Avant la pandémie. " Voici ton bureau, ton ordinateur, un lien vers le livret d’employé. Un collègue viendra te voir à un moment donné ce matin. Et voici une pile de papiers à remplir. " Pas d’introduction… Je me suis donc retrouvé seul dans un box. C'était gênant. Je ne savais même pas où étaient les toilettes ou le point d’eau. Je me suis dit : bon, je suppose que je vais faire de la paperasse. Voilà ma première journée.

Et la première impression compte énormément ! Et à distance, imaginez : vous recevez un e-mail indiquant qu’on organise une réunion à 11h alors qu’on vous a demandé d’être connecté dès 8 ou 9h. Que faire pendant ces 3 heures ?

Cette impression est vraiment importante. Tu as comparé ça au fait d’avoir un enfant : quand tu accueilles un collaborateur, quel message veux-tu lui transmettre ? Veux-tu qu’il rentre chez lui en pensant avoir fait le bon choix, ou qu’il se range dans les 62% de l’étude qui n'ont rien compris à la boîte ?

Jordan Boogaard

Exactement. Même avant de créer une famille, si on compare à un rendez-vous amoureux — la première impression compte ! Si tu es sur une appli, tu "swipes" et tu te retrouves face à quelqu’un dont le discours ou l’attitude te rebute, tu ne vas pas faire un deuxième rendez-vous. Pareil en entreprise : si ta première semaine n’est qu’un enchaînement de paperasserie et de formations obligatoires (harcèlement, etc.), l’envie s’envole et, à la fin de la deuxième semaine, tu penses déjà à démissionner.

Avec le phénomène de la "grande démission", on ne peut plus se permettre d'embaucher sans bien intégrer et clarifier les attentes, si on veut garder les gens. Il ne suffit plus de recruter, mais d'apprendre à fidéliser en intégrant et accompagnant du bon façon. Sinon, il suffit d'une mauvaise impression et la personne part aussitôt.

Vu les mobilités actuelles, tous les deux-trois mois certains changent d’entreprise parce qu’on leur a vendu un rêve. Mais, dès le premier jour, tout sonne faux et ils cherchent déjà autre chose. Il faut vraiment miser sur une première impression de qualité !

Tim Reitsma

Oui, cette première impression est cruciale. J’ai récemment assisté à une conférence RH où une intervenante abordait le sujet des "boomerangs" — ces salariés qui quittent une boîte pour une autre et se rendent compte que la promesse de la nouvelle entreprise était l'inverse de la réalité. Et ils demandent à revenir !

C’est fascinant. Beaucoup cherchent à tenter l’aventure ailleurs, se rendent compte que ce n’était pas le bon choix. Et tu as raison : pour réussir l'intégration, il faut déjà attirer les bons profils en rédigeant les offres de poste de manière limpide. Arrêtez le jargon, les to-do lists sur six pages... J’ai connu une boîte qui se limitait à cinq points de responsabilité, ce qui a permis de clarifier le process d’entretien et d’intégration. Ça change tout !

Jordan Boogaard

C’est génial, oui ! Et c’est valable en présentiel, mais à distance, l'enjeu est encore plus élevé. Faire comprendre la culture, les valeurs, ce que l’on cherche à atteindre… Voici quelques bonnes pratiques à distance : il y a d’excellents moyens ludiques (gamification).

On explique les attentes, on demande la documentation pour l'administratif, on fait lire le règlement intérieur… Mais si tu le fais dans un certain délai, tu es récompensé ! On demande au préalable quel est ton magasin préféré (Nike) ou ton resto préféré (Ruth's Chris), et si tu termines l’intégration dans les délais, tu gagnes une carte cadeau de 150$ pour Nike et un dîner pour deux chez Ruth's Chris.

C’est la même somme que ce qu’on aurait dépensé pour un déjeuner d’équipe en présentiel, mais ici tu motives, tu montres que tu t’intéresses à la personne, tu récompenses l’effort, tu personnalises l’expérience. Un exemple : si tu suis les dates d’anniversaire ou d’arrivée, tu peux offrir un bon d'achat Nike pour l'anniversaire de Tim. Il se souvient qu’il a renseigné Nike comme magasin préféré, et voit que l'entreprise suit, célèbre et s’intéresse à lui !

Bref, il y a des moyens concrets de prouver l’attention et la reconnaissance. Si tu t’en fiches, pourquoi embaucher ? Mais si tu veux bâtir une équipe engagée sur le long terme, prouve que tu tiens à chacun !

Tim Reitsma

Tu soulignes un aspect selon moi essentiel dans l’intégration à distance : comment veux-tu que la personne se sente ? Fermera-t-elle son ordi après le premier jour avec le sourire ? Quand j’ai intégré People Managing People à distance, je voulais absolument que mon ordinateur soit là dès le premier jour ! J’ai déjà vécu le contraire : entrer et ne pas avoir d’ordinateur, c'est difficile.

Donc tout part de cette question : comment veux-tu que les nouveaux se sentent ? Ça rejoint cette idée de confiance et de leadership.

J’aimerais maintenant une anecdote d’intégration cauchemardesque. As-tu des histoires ou conseils sur ce qu’il ne faut surtout pas faire, en particulier à distance ?

Jordan Boogaard

Le premier exemple qui me vient n’est pas à distance, mais c’est une expérience personnelle. J’ai rejoint une entreprise pour une promo, j’étais super enthousiaste. Et le jour J, la DRH m’accueille avec un "Ah, c’est quoi ton nom déjà ? On ne pensait pas que tu commençais aujourd’hui."

Je me demande alors si je dois rentrer chez moi… Il y avait un groupe d’autres nouveaux qui avaient reçu la panoplie de bienvenue (t-shirt, ordinateur, goodies à leurs noms…). Moi, rien. J’ai vécu une immense déception et rapidement, je n'ai plus eu envie de rester. En moins d’un an, je suis parti, à cause de cette première impression amère.

J'ai intégré des milliers de personnes et ce que je vois surtout échouer (surtout à distance), c’est le manque d’organisation : pas d’ordinateur, pas d’adresse mail, pas de process précis. Chez Eddy, nous veillons à tout préparer à l’avance : ordinateur, swag, rencontres programmées avec les dirigeants (pour partager la vision, etc.).

Il faut être structuré et ne pas improviser à la dernière minute. Pour réussir, il est crucial d’avoir tout prêt plusieurs semaines avant l’arrivée de la personne. Tu veux embaucher en deux semaines ? Il faut commander le matériel, créer tous les accès (Slack, logiciels internes…), envoyer le matériel à temps, etc.

L’organisation et la planification sont les clés.

Tim Reitsma

J’aime cette idée : faites-vous une checklist. Si vous êtes RH et que vous n’avez pas de checklist pour l’intégration à distance, il vous en faut une ! Pensez à tous les processus, personnes impliquées, ce que vous attendez du manager (un plan d’intégration, le planning des premiers jours...). "Je ne sais pas trop, mais je sais qu’il sera occupé", ce n’est pas une réponse. Il faut de la clarté, sinon l’ambiguïté tuera rapidement l’enthousiasme. Structurez d’abord puis vous pourrez ajuster.

Jordan Boogaard

100%. Oui. J’ai constaté que la meilleure façon de s’organiser, c’est d’inverser la logique : commencez par le plan à 90 jours, puis déclinez jusqu’au jour 1. Automatisez au maximum. Plus c’est automatisé et clair, mieux c’est !

Tim Reitsma

Je suis curieux concernant EddyHR : tu as dit que c’était la meilleure expérience d’intégration que tu aies connue. Peux-tu donner une ou deux pratiques qui, selon toi, devraient être généralisées ailleurs ? Qu’est-ce qui distingue Eddy ?

Jordan Boogaard

Merci pour la question ! Je dirais que chez Eddy, le secret, c’est la simplicité. Que tu sois RH depuis 20 ans ou que tu viennes de te faire “promouvoir” RH dans une PME, tu peux tout comprendre, même sans formation — mais bien sûr, on t'accompagne ! La clé, c’est la simplicité. Simplifiez à l’extrême.

Par exemple, pour les congés : si la politique d’absence est incompréhensible pour le collaborateur le moins expérimenté, c’est trop compliqué ! Même chose pour l’intégration : si ce n’est pas simple et reproductible à grande échelle, c’est voué à l’échec.

Chez Eddy, tout est automatisé : tu peux intégrer la documentation de ton choix, tout signer en ligne, tout faire depuis ton portable. En moyenne, selon un micro-sondage interne, il faut 30 minutes pour finaliser l’ensemble des formalités d’embauche. Ensuite, on récompense par une carte cadeau au goût du salarié (comme mentionné avant). Bref, le mot-clé, c’est la simplicité !

Tim Reitsma

Tu l’as parfaitement dit : ce n’est pas compliqué ! Pas besoin de tout planifier minute par minute. Mais il ne faut surtout pas laisser le jeune collaborateur sans rien à faire, livré à lui-même. J’ai entendu lors d’une conférence que certains perdaient des employés immédiatement après intégration parce que le process était catastrophique. Il ne faut pas sous-estimer la puissance de la première impression et de l’explication des attentes !

Il existe de nombreux modèles et ressources sur EddyHR, les Mavericks, People Managing People… Mais ce n’est pas la checklist qui résolut le problème, il faut d’abord bâtir vous-même votre parcours, puis chercher des supports à y intégrer. Tu es d’accord ? On entend souvent "je veux juste un checklist d’intégration" alors que ce n’est sans doute que la troisième ou quatrième étape… Qu’en penses-tu ?

Jordan Boogaard

Oui, je suis d’accord et j’ajouterais même plus. Toutes les ressources du monde sont disponibles en ligne gratuitement, donc on peut s’en inspirer, mais l’essentiel est de personnaliser pour créer son propre process. À l’arrivée d’un salarié, il doit savoir ce que vous incarnez, vos objectifs à cinq ans… Et il faut que l’enthousiasme transparaisse ! (Dans le cas contraire ou si votre manager n’est pas inspirant, cela ruine aussi l'intégration.) Bref, vos leaders doivent rayonner la motivation pour donner à chacun envie de les suivre dès le premier jour.

Tim Reitsma

Absolument. J’aime conclure les discussions sur cette question : quelle est la première chose que l’on peut faire aujourd’hui, que l’on soit leader ou RH, pour améliorer l’intégration ? Où commencer ?

Jordan Boogaard

Difficile de n’en garder qu’une… Mais si je devais résumer en un mot, surtout dans ce contexte post-pandémie : montrez que vous vous souciez de vos employés. Cela compte plus que n’importe quelle prime ou récompense matérielle. (Je suis moi-même commercial, j’aime les incentives, mais rien ne vaut un manager qui se soucie sincèrement de vous, qui vous considère comme individu autant qu’employé. C’est ce qui fait la différence !)

On parle de plus en plus de santé mentale, et le fait d’avoir un manager à l’écoute, qui fait preuve d’empathie, est aujourd’hui indispensable. Les gens recherchent cet environnement où ils se sentent compris, épaulés.

Tim Reitsma

J’adore finir sur ce message. Comme tu l’as dit, les outils comme les checklists et templates d’onboarding pullulent dans tous les environnements… Mais l’essentiel reste d’être humain, d’accueillir les gens avec bienveillance dans nos organisations, de montrer qu’on s’en soucie. Oui.

Jordan, merci beaucoup d’être venu. Comment les auditeurs peuvent-ils te contacter ?

Jordan Boogaard

Merci encore Tim ! Le plus simple, c’est de me trouver sur LinkedIn.

Allez sur LinkedIn, recherchez Jordan Boogaard. Vous y trouverez mes informations personnelles, email, numéro de portable. Vous pouvez aussi visiter notre site ww.eddy.com. Mais LinkedIn reste le meilleur moyen de me joindre.

Tim Reitsma

Parfait. Merci beaucoup ! Pour celles et ceux qui écoutent, on mettra les coordonnées de Jordan dans les notes de l’épisode. Merci encore Jordan !

Pour tous les auditeurs, vos retours sont précieux : dites-moi quels sujets vous aimeriez entendre aborder à tim@peoplemanagingpeople.com ou retrouvez-moi aussi sur LinkedIn. Je vous souhaite d’avoir trouvé l’inspiration et des pistes concrètes pour améliorer (ou réinventer) l’intégration dans votre organisation.

Merci encore et à très bientôt.

Jordan Boogaard

Merci Tim !