4 façons d’automatiser le processus d’intégration des employés
Offrir une expérience d'intégration complète aux employés est quelque chose que de nombreuses organisations négligent. Selon Gallup, seulement 12 % des employés déclarent que leur organisation excelle dans l'intégration du nouveau personnel.
On comprend, tout le monde est occupé et il y a une multitude de projets qui se déroulent en même temps.
Comment pouvez-vous gérer le processus d'intégration de la manière la plus efficace possible en un temps réduit, et aider vos nouveaux employés à débuter dans les meilleures conditions ?
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Réponse : l'intégration automatisée.
Dans cet article, je vais vous expliquer comment simplifier l'intégration des nouvelles recrues en retirant certaines tâches répétitives des épaules des RH et des managers. Un processus d'intégration automatisé permettra à vos nouveaux employés de se sentir bienvenus, intégrés, et prêts à démarrer sur les chapeaux de roue.
Qu'est-ce que l'intégration automatisée ?
L'intégration automatisée fait référence au processus d'intégration des employés en s'appuyant sur une combinaison de flux de travail numériques et de logiciels d'automatisation.
Vous pouvez automatiser l'intégration à l'aide de différents systèmes logiciels, notamment des logiciels d'intégration dédiés, des systèmes de gestion RH, ou parfois même des logiciels de recrutement.
Essentiellement, vous pouvez utiliser ces plateformes pour automatiser l'intégration des employés en déclenchant des actions prédéfinies liées à des événements clés du cycle de vie du nouvel employé.
Vous pouvez les utiliser pour notifier les nouveaux arrivants, les managers, ou l'ensemble de votre service RH de toute tâche d'intégration restée incomplète, en les invitant discrètement à les accomplir pour favoriser la réussite du processus.
D'autres fois, le logiciel d'intégration automatisée des employés demande à des applications intégrées de modifier des données. Globalement, c'est une manière simple d'augmenter le ROI de votre processus d'intégration.
Voici quelques exemples de tâches d'intégration pouvant être facilement automatisées par un logiciel :
- Créer de nouveaux comptes utilisateurs dans l'annuaire de l'entreprise
- Accorder l'accès à des applications ou autres systèmes logiciels
- Demander le matériel nécessaire aux nouvelles recrues
- Planifier les réunions d'orientation
- Demander les signatures des documents d'intégration
- Créer la connexion entre les nouveaux employés et leurs référents
- Distribuer des enquêtes de satisfaction sur le processus d'intégration.
Tout processus pouvant être automatisé via un système RH, ou un outil de gestion de projet, devrait l’être. Cela accroît l’efficacité et réduit le risque que certaines tâches passent à travers les mailles du filet, ce qui pourrait nuire à la perception de l’organisation par la nouvelle recrue.
Mais, avant d'entrer dans le pourquoi de l'intégration automatisée, rappelons pourquoi c'est un enjeu à la base.
Défis de l'intégration manuelle des employés
Si vous ne l'avez pas fait depuis un certain temps mais que vous vous préparez à une vague d'embauches, voici ce que vous devez éviter :
1. Moindre efficacité
Un processus d'intégration manuel prend du temps à toutes les parties impliquées. Des RH aux équipes de support IT en passant par les managers, cocher chaque étape de la checklist d'intégration pour chaque nouveau collaborateur est chronophage.
De plus, lorsque vous êtes déjà absorbé par des projets à fort rendement, l'intégration des employés n'est pas une priorité. Et investir beaucoup de temps pour personnaliser l'expérience d'intégration des nouveaux arrivants ne fera qu'accaparer davantage votre emploi du temps.
Les processus manuels classiques sont également lourds à gérer pour les entreprises moins matures avec un personnel limité. Par exemple, documenter les données des employés et affecter les tâches d'intégration leur prennent déjà énormément de temps.
L'automatisation est une solution pour optimiser l'intégration en réduisant le nombre de tâches manuelles.
2. Enthousiasme réduit des nouveaux employés
Si les nouveaux collaborateurs passent leur premier jour ou leur première semaine à tenter d'accéder à des applications, à courir après les documents au sein des différents systèmes de l'entreprise, et à demander à leur manager de clarifier les attentes liées à leur poste, vous avez un véritable problème.
Vous voyez, les nouvelles recrues gagnent en élan avec leur nouvel emploi. Et si vous essayez de créer une expérience d'intégration motivante manuellement, vous risquez de sacrifier la personnalisation au profit de la rapidité, ce qui tue l'enthousiasme des nouveaux arrivants.
C’est pourquoi il est judicieux d’ajouter une touche personnelle à votre processus d'intégration également.
3. Davantage d’erreurs humaines
Les tâches d'onboarding manuelles sont sujettes aux erreurs. Par exemple, l’équipe RH peut oublier de collecter et d’enregistrer dans les délais toutes les informations requises pour la paie, les avantages sociaux et la conformité de l’onboarding.
Ou elle peut oublier de stocker ces données à tous les emplacements nécessaires, voire oublier où elles ont été enregistrées.
Ces erreurs affectent aussi votre capacité à mesurer la réussite de l'intégration.
Heureusement, les logiciels d’automatisation peuvent gérer ces tâches administratives et saisies de données sujettes aux erreurs à votre place.
4. Manuel = Non évolutif
Si votre entreprise, comme la plupart, prévoit de croître, vous voudrez éliminer de nombreux processus manuels pour rendre les choses évolutives.
Les processus sur lesquels vous comptiez pour intégrer vos 10 ou 20 premiers employés fonctionnaient peut-être à l’époque, mais tout peut vite devenir incontrôlable lorsque vous accueillez un plus grand nombre de collaborateurs.
Prenez plutôt du recul et cherchez des moyens de repenser votre programme d'intégration pour tirer davantage parti des workflows automatisés, des fonctions en libre-service et des processus facilement reproductibles, tels que l’envoi d'enquêtes d'intégration ou de modèles suivant différents cas d’usage pour les employés.
En tant que principale interlocutrice RH pour l’intégration, personne ne saurait comment gérer cela si je m’absentais. L’automatisation de certaines étapes clés du processus m’a vraiment aidée à fluidifier l’ensemble. Une fois qu’un candidat signait son contrat de travail, une série de workflows automatisés informait les parties prenantes clés de toutes les tâches à accomplir, garantissant ainsi qu’aucun détail ne soit omis à cause des processus manuels.
Passons maintenant aux détails concrets expliquant ce que vous pouvez automatiser, et comment le faire.
4 étapes pour automatiser l’onboarding
Si vous vous demandez quelles sont les étapes à suivre pour automatiser votre processus d’intégration manuel, nous avons ce qu’il vous faut.
Ci-dessous, j’ai mis en avant plusieurs domaines clés où vous pouvez automatiser le processus d’embauche, que ce soit pour intégrer de nouveaux collaborateurs à distance ou du personnel en présentiel.
1. Définir les tâches préalables à l’intégration
Vous effectuez généralement quelques démarches avant le premier jour des nouveaux employés, n’est-ce pas ? L’automatisation du processus d’accueil peut grandement vous faciliter la tâche. Suivez simplement les étapes suivantes.
La première consiste à dresser la liste des tâches préalables à l’intégration que vous effectuez habituellement, telles que :
- Créer le profil salarié dans votre système d’information des ressources humaines (HRIS) afin de recueillir leur poste, coordonnées, coordonnées bancaires et informations fiscales
- Envoyer au nouvel arrivant un email de bienvenue et un formulaire pour recueillir des informations telles que les tailles de vêtements (pour les goodies de l’entreprise !) afin de préparer un pack d'accueil
- Ajouter un nouveau compte utilisateur dans votre plateforme de gestion des identités (ex. Active Directory, Okta, etc.)
- Créer le compte du nouvel arrivant dans votre système de gestion informatique
- Informer les parties prenantes clés des informations sur la nouvelle recrue
- Ajouter le nouvel employé aux canaux appropriés sur votre plateforme de messagerie interne
- Demander à leur manager d’indiquer les applications nécessaires à leur travail (ainsi que le niveau d’accès requis)
- Notifiez l’équipe support IT pour vérifier les licences disponibles et accorder les accès
- Alertez le manager du nouvel arrivant et les membres de l’équipe pour réserver du temps dans leurs agendas pour les appels d’introduction.
À ce stade du processus, vous êtes prêt pour le premier jour des nouvelles recrues. Cela signifie que vous êtes à un pas d’avoir une nouvelle équipe productive
2. Standardisez les étapes d'intégration
Lors de l'intégration d’un nouvel employé, nous vous recommandons de :
- Programmer une réunion d’intégration avec les nouveaux arrivants le premier jour
- Mettre en relation les nouvelles recrues entre elles
- Leur faire rencontrer individuellement leurs nouveaux collègues
- Distribuer les documents administratifs à remplir et
- Fournir aux nouveaux employés un manuel de l'employé complet ou un manuel abrégé spécifiquement conçu pour les nouveaux membres.
Cela peut sembler décourageant au départ. Mais avec un processus d’intégration automatisé, vous n’avez pas à tout gérer manuellement. Vous pouvez au contraire vous appuyer sur des workflows automatisés pour vous aider.
Vous devez simplement bien connaître les différentes étapes de votre parcours d’intégration afin de configurer la solution logicielle adaptée qui respectera chacune d’elles. C’est ainsi que vous accélérez le processus et garantissez la cohérence : en réalisant exactement les mêmes actions à chaque nouvelle intégration.
Par exemple, il est possible de prévoir que l’intégration inclue l’ajout de chaque nouvel employé à votre espace Microsoft SharePoint ou à un canal de communication dédié aux nouveaux arrivants.
3. Structurez le workflow d’intégration
Jusqu’ici, nous avons discuté de l’intégration, mais le processus d’onboarding ne s’arrête pas là. Il inclut d’autres workflows, tels que
- Workflows de documentation (dont la gestion des droits d’accès des nouveaux comptes utilisateurs)
- Workflows de formation (comprenant des quiz d’évaluation de suivi)
- Workflows de suivi d’avancement (avec des points de contrôle réguliers)
- Workflows de recueils de feedback (dont des enquêtes de satisfaction)
Mais avant tout, il faut concevoir un processus clair qui standardise au maximum l’expérience d’intégration et fournit une checklist de processus RH à suivre pour les personnes responsables du parcours d’onboarding. Notre conseil : élaborez un plan d’objectifs 30-60-90 jours.
Si vous ignorez ce que c’est ou comment l’élaborer, consultez notre guide sur la rédaction d’un plan 30-60-90 jours pour l’onboarding de votre organisation, qui comprend également un modèle prêt à remplir.
Si vous avez déjà créé votre plan d’intégration 30-60-90 jours, l’étape suivante consiste à le détailler pour chacune des phases du parcours. Il devrait comprendre les éléments suivants :
- Dossiers et documents auxquels les nouveaux employés doivent avoir accès
- Modules de formation ou tutoriels internes à suivre obligatoirement
- Réunions de suivi auxquelles ils devront participer
- Enquêtes de satisfaction à compléter
Une fois cela défini, vous voilà prêt à automatiser les tâches d’intégration ainsi structurées.
4. Investissez dans les bons outils logiciels
Pensez aux étapes et à l’échéancier de votre plan 30-60-90 jours, ainsi qu’aux rôles impliqués à chaque étape. Ce sont les éléments dont vous aurez besoin pour paramétrer le logiciel automatisé d’intégration des employés qui pilotera les workflows définis précédemment.
En réalité, il vous faut aussi une pile d’outils adéquate incluant des fonctionnalités d’automatisation de l’intégration. En d’autres termes, vous aurez besoin de tout ou partie des systèmes suivants :
- Un système de suivi des candidatures (ATS)
- Un SIRH
- Un logiciel de signature électronique
- Une plateforme de communication interne
- Un outil de gestion de manuel de l’employé ou un système documentaire
- Une application de création de formulaires en ligne
- Une solution de stockage cloud
- Un système de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Un logiciel d’automatisation des workflows RH qui permettra d’intégrer toutes les applications ci-dessus
Vous pourriez constater que certains systèmes sont déjà intégrés ou connectés entre eux. Par exemple, certains SIRH disposent d'un logiciel de signature électronique intégré, et certains LMS s'intègrent avec des plateformes de communication d'entreprise.
C’est à vous d’évaluer si vous avez besoin d’un nouvel outil ou si vous pouvez vous contenter des solutions RH déjà en place. Vous devrez aussi choisir le type de logiciel d'intégration le plus adapté à acquérir : des plateformes dotées d’autant de fonctionnalités intégrées que possible ou des systèmes RH autonomes.
Vous devrez également évaluer le coût des logiciels d’intégration afin de déterminer la meilleure solution pour votre budget.
Que peuvent automatiser ces systèmes logiciels ?
Quelle que soit votre décision, voici des exemples de ce qu’une plateforme d’automatisation des flux de travail peut faire pour vous (automatiquement) :
- Déclencher le processus de pré-intégration dès que vous marquez un candidat comme embauché dans l’ATS
- Demander à votre logiciel de signature électronique de
- Envoyer les contrats de travail à vérifier et à signer par toutes les parties requises, dans un ordre prédéfini (c’est aussi quelque chose que l’IA dans la gestion des contrats peut faciliter)
- Rappeler à ces parties les échéances
- Les avertir en temps réel lorsque les signatures sont collectées
- Transférer les contrats signés vers votre application de stockage cloud
- Indiquer au SIRH d’envoyer aux nouvelles recrues des formulaires en ligne pour collecter leurs informations
- Demander à votre plateforme de communication d'entreprise de
- Ajouter les nouveaux arrivants à un canal d’intégration
- Les présenter à leurs parrains d'intégration respectifs
- Suggérer aux nouvelles recrues de consulter les vidéos d'entreprise, les manuels de procédures, la documentation sur les avantages du personnel et les organigrammes présents dans l’application de stockage cloud
- Communiquer avec votre LMS afin de
- Inscrire les nouveaux employés dans les parcours d’apprentissage concernés
- Partager les liens vers les formations ou modules appropriés au moment opportun
- Informer les parrains de l’intégration de la progression des nouveaux arrivants dans le programme d’intégration
En outre, un logiciel d'automatisation des flux de travail vous déleste des tâches suivantes :
- Demander à l’équipe support informatique d’installer les logiciels nécessaires pour le nouvel employé
- Attribuer un parrain d’intégration à chaque nouvel arrivant
- Informer ces parrains de leur affectation
- Programmer les réunions d’accueil, les rencontres de présentation de l’équipe ainsi que les points réguliers avec les nouveaux arrivants dans les agendas des personnes concernées
- Envoyer des rappels ponctuels à ces personnes
Comment automatiser le offboarding
De la même façon que l’automatisation améliore l’intégration, elle simplifie et rationalise aussi votre processus de sortie des collaborateurs.
Recourir à l’automatisation et à l’IA dans la gestion du offboarding pour cette étape finale du cycle de vie d’un collaborateur réduit le travail administratif et garantit que rien d’important ne sera oublié.
Voici plusieurs façons d’automatiser le processus de départ d’un salarié grâce aux logiciels RH :
- Planifiez un entretien de départ. Mettez en place une automatisation pour envoyer automatiquement une invitation à un entretien de départ aux employés quittant l'entreprise, avec un lien de planification et une copie de votre questionnaire d'entretien de départ. Cela aidera votre équipe à collecter des retours précieux tout en assurant une transition en douceur pour l’employé.
- Informez les employés de la date de fin de leur couverture d’avantages. Vos employés sur le départ voudront savoir à quel moment leur couverture prendra fin et s’ils disposent d’options pour la poursuivre à titre privé, comme le dispositif COBRA aux États-Unis ou des plans équivalents dans d’autres pays. Ceci garantit la transparence et aide les employés à prendre des décisions éclairées concernant leur couverture.
- Révoquez automatiquement l’accès aux systèmes et aux comptes utilisateurs. Vous pouvez utiliser l’automatisation pour désactiver les comptes de l’employé quittant l’entreprise sur tous les systèmes, y compris la messagerie, les outils de gestion de projet et les logiciels RH, dès son dernier jour de travail. Cela prévient les risques de sécurité et garantit le respect des politiques de protection des données.
- Générez des documents standards pour le personnel sortant. Si votre entreprise possède des informations propriétaires à protéger, vous pouvez demander aux employés quittant l’entreprise de remplir un accord de non-divulgation. Vous pouvez automatiser ce processus afin de vous assurer que tout collaborateur ayant eu accès à des informations confidentielles reçoive ce formulaire.
- Suivez et récupérez les biens de l’entreprise. Mettez en place un flux de travail automatisé qui notifie les équipes IT et services généraux des équipements appartenant à l’entreprise (ex. : ordinateurs portables, badges d’accès, appareils mobiles) devant être restitués. Cela permet de tenir à jour les registres de biens et d’éviter la perte de ressources précieuses.
- Retirez l’employé des annuaires internes et des structures d’équipe. Utilisez une automatisation via votre logiciel RH pour mettre à jour automatiquement les organigrammes, groupes d’e-mails, canaux Slack et annuaires internes. Cela permet de garder les outils de communication exacts et d’éviter toute confusion sur le statut de l’employé.
- Envoyez une annonce d’au revoir. Automatisez un e-mail d’adieu à l’échelle de l’entreprise ou d’une équipe spécifique pour saluer la contribution de l’employé et communiquer les détails de son départ. Cela favorise une expérience de départ positive et aide les collaborateurs restants à se préparer à toute transition.
Et ensuite ?
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