4 façons d’automatiser le processus d’intégration des employés
Offrir une expérience complète d’intégration des employés est une démarche que de nombreuses organisations négligent. Selon Gallup, seuls 12 % des employés estiment que leur organisation excelle dans l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Nous comprenons : les gens sont occupés et de nombreux projets se déroulent simultanément.
Comment gérer le processus d’intégration aussi efficacement que possible, dans les plus brefs délais, et aider vos nouveaux employés à prendre le meilleur départ possible ?
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Réponse : l’intégration automatisée.
Dans cet article, je vais expliquer comment simplifier l’intégration des nouvelles recrues en retirant certaines tâches répétitives des responsabilités des équipes RH et des managers. Un processus d’intégration automatisé aidera vos nouveaux employés à se sentir accueillis, intégrés et prêts à se mettre au travail immédiatement.
Qu’est-ce que l’intégration automatisée ?
L’intégration automatisée désigne le processus d’intégration des employés au moyen d’une combinaison de flux de travail numériques et de logiciels d’automatisation.
Vous pouvez mettre en place une intégration automatisée à l’aide de différents systèmes logiciels, notamment un logiciel d’intégration dédié, des systèmes de gestion des ressources humaines ou parfois même des logiciels de recrutement.
Essentiellement, vous pouvez utiliser ces plateformes pour automatiser l’intégration des employés en déclenchant des actions prédéfinies liées aux événements clés du parcours du nouvel employé.
Vous pouvez les utiliser pour avertir les nouvelles recrues, les managers ou l’ensemble de votre service RH lorsque certaines tâches d’intégration sont incomplètes, en les incitant avec bienveillance à les terminer pour favoriser leur réussite.
Dans d’autres cas, un logiciel d’intégration automatisée des employés demande aux applications intégrées de modifier des données. Globalement, il s’agit d’un moyen simple d’augmenter le retour sur investissement de votre processus d’intégration.
Voici quelques exemples de tâches d’intégration qu’un logiciel peut facilement automatiser :
- Créer de nouveaux comptes utilisateurs dans un répertoire d’entreprise
- Accorder l’accès à des applications ou à d’autres systèmes logiciels
- Demander l’équipement dont les nouvelles recrues ont besoin
- Planifier des réunions d’intégration
- Demander des signatures sur les documents d’intégration
- Établir le lien entre les nouveaux employés et leurs accompagnateurs
- Distribuer des enquêtes de satisfaction sur le processus d’intégration.
Tout processus pouvant être automatisé grâce à un système RH ou à un système de gestion de projet devrait l’être. Cela améliore l’efficacité et réduit le risque que certains éléments passent entre les mailles du filet et nuisent à la perception que la nouvelle recrue a de l’organisation.
Mais avant d’examiner en détail le pourquoi de l’intégration automatisée, rappelons pourquoi il s’agit d’un problème au départ.
Les difficultés de l’intégration manuelle des employés
Si cela fait un moment que vous ne l’avez pas fait, mais que vous vous préparez à une vague imminente de nouvelles recrues, voici ce que vous devez éviter :
1. Une efficacité moindre
Un processus d’intégration manuel est chronophage pour toutes les personnes concernées. Du personnel RH aux équipes d’assistance informatique et aux managers, cocher chaque étape de la liste de contrôle d’intégration pour chaque nouvelle recrue prend du temps.
De plus, lorsque vous êtes entièrement absorbé par des projets à forte rentabilité, l’intégration des employés n’est pas une priorité. Et consacrer beaucoup d’efforts à personnaliser l’expérience d’intégration des nouveaux arrivants ne fera que vous prendre davantage de temps.
Les processus traditionnellement manuels sont également contraignants pour les entreprises moins matures disposant d’un personnel limité. Par exemple, documenter les données des employés et attribuer les tâches d’intégration mobilisent une grande partie de leur temps.
L’automatisation permet d’optimiser l’intégration en réduisant le nombre de tâches manuelles.
2. Une motivation réduite chez les nouvelles recrues
Si les nouveaux employés passent leur premier jour ou leur première semaine à essayer d’obtenir l’accès aux applications, à rechercher des documents parmi tous les systèmes de l’entreprise et à demander au manager de leur expliquer les attentes liées à leur poste, vous avez un problème.
Vous voyez, les nouvelles recrues prennent de l’élan avec leur nouvel emploi. Et si vous essayez de créer manuellement une expérience d’intégration motivante, vous risquez de sacrifier la personnalisation au profit de la rapidité, ce qui tue l’enthousiasme des nouveaux arrivants.
C’est pourquoi il est également judicieux d’ajouter une touche personnelle à votre processus d’intégration.
3. Davantage d’erreurs humaines
Les tâches d’intégration manuelles sont sujettes aux erreurs. Par exemple, l’équipe des ressources humaines peut prendre du retard dans la collecte et l’enregistrement de toutes les informations requises sur les employés pour la paie, les avantages sociaux et la conformité de l’intégration.
Elle peut aussi oublier de stocker ces données dans tous les emplacements requis, voire oublier où elle les a stockées.
Ces erreurs ont également une incidence sur votre capacité à mesurer la réussite de l’intégration.
Heureusement, les logiciels d’automatisation peuvent gérer à votre place la saisie de données et les autres tâches administratives sujettes aux erreurs.
4. Le manuel n’est pas évolutif
Si votre entreprise, comme la plupart des autres, prévoit de se développer, vous voudrez éliminer de nombreux processus manuels afin de pouvoir passer à l’échelle.
Les processus sur lesquels vous vous êtes appuyé pour intégrer vos 10 ou 20 premiers employés ont peut-être fonctionné à l’époque, mais la situation deviendra rapidement ingérable lorsque vous intégrerez un plus grand nombre de personnes.
Prenez plutôt du recul et cherchez des moyens de repenser votre programme d’intégration afin de mieux utiliser les flux de travail automatisés, les fonctions en libre-service et les processus facilement reproductibles, comme l’envoi de sondages d’intégration ou de modèles adaptés à différents cas d’utilisation des employés.
En tant que principale personne-ressource des ressources humaines pour l’intégration, personne n’aurait su comment s’en occuper si j’avais été absente. L’automatisation des éléments clés du processus a vraiment contribué à fluidifier les choses. Une fois qu’un candidat avait signé son contrat de travail, une série de flux de travail automatisés informait les principales parties prenantes de toutes les tâches qui leur incombaient, de sorte que rien ne passait entre les mailles du filet à cause de processus manuels.
Entrons maintenant dans les détails pour expliquer ce que vous pouvez automatiser et comment.
4 étapes pour automatiser l’intégration
Si vous vous demandez quelles étapes vous devez suivre pour automatiser votre processus d’intégration manuel, nous avons ce qu’il vous faut.
Ci-dessous, j’ai mis en évidence plusieurs domaines clés dans lesquels vous pouvez automatiser votre processus de recrutement, que vous soyez en train d’intégrer de nouveaux employés à distance ou du personnel en présentiel.
1. Définir les tâches préalables à l’intégration
Vous faites généralement quelques préparatifs avant la date de début des nouveaux employés, n’est-ce pas ? L’automatisation de l’intégration des employés peut vous y aider considérablement. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes.
La première consiste à dresser la liste des tâches préalables à l’intégration que vous effectuez habituellement, notamment :
- Créer le profil de l’employé dans votre système d’information des ressources humaines (HRIS) afin d’enregistrer son poste, ses coordonnées, ses informations bancaires et ses informations fiscales
- Envoyer au nouvel employé un courriel de bienvenue et un formulaire pour recueillir des informations comme les tailles de vêtements (pour les articles promotionnels de l’entreprise !) afin de préparer un paquet de bienvenue
- Ajouter un nouveau compte utilisateur à votre plateforme de gestion des identités (par ex. Active Directory, Okta, etc.)
- Configurer le compte du nouvel arrivant dans votre système de gestion des services informatiques
- Informer les principales parties prenantes des informations concernant la personne recrutée
- Ajouter le nouvel employé aux canaux appropriés de votre plateforme de messagerie professionnelle
- Demander à son responsable d’indiquer les applications dont il aura besoin pour effectuer son travail (ainsi que le niveau d’accès)
- Informer l’équipe d’assistance informatique afin qu’elle vérifie les licences disponibles et accorde les accès
- Demander au responsable et aux coéquipiers du nouvel arrivant de bloquer du temps dans leurs calendriers pour les appels de présentation.
À ce stade du processus d’intégration, vous êtes prêt pour le premier jour des personnes recrutées. Cela signifie que vous êtes à une étape de plus de la constitution d’une nouvelle équipe qui sera productive
2. Uniformiser les étapes d'intégration
Lors de l'intégration d'un nouvel employé, nous vous recommandons de :
- Planifier une réunion d'intégration avec les nouvelles recrues lors de leur premier jour
- Mettre les nouvelles recrues en contact les unes avec les autres
- Leur faire rencontrer individuellement les membres de leur nouvelle équipe
- Distribuer les documents administratifs destinés aux nouvelles recrues et
- Fournir aux nouvelles recrues un manuel complet de l'employé ou, plus précisément, un manuel abrégé destiné aux nouveaux membres du personnel.
Cela peut sembler décourageant au début. Mais, grâce à un processus d'intégration automatisé, vous n'avez pas à effectuer toutes ces tâches manuellement. Vous pouvez plutôt utiliser des flux de travail automatisés pour vous aider.
Il vous suffit de connaître précisément les étapes de votre flux de travail d'intégration afin de pouvoir configurer la solution logicielle adéquate pour les suivre. C'est ainsi que vous accélérez le processus et assurez sa cohérence, en exécutant exactement les mêmes étapes chaque fois que vous intégrez une nouvelle personne.
Par exemple, établissez que le flux de travail d'intégration comprend l'ajout de chaque nouvel employé à votre espace de travail Microsoft SharePoint ou à un canal de communication professionnel destiné aux nouvelles recrues.
3. Structurer le flux de travail d'intégration
Jusqu'à présent, nous avons abordé l'intégration, mais le flux de travail d'intégration ne s'arrête pas là. Le processus comprend d'autres flux de travail, tels que
- Les flux de travail liés à la documentation (y compris les autorisations des comptes utilisateurs)
- Les flux de travail liés à la formation (y compris les questionnaires d'évaluation de suivi)
- Les flux de travail liés au suivi des progrès (y compris les points de suivi réguliers)
- Les flux de travail liés aux retours d'expérience (y compris les enquêtes de satisfaction)
Mais chaque chose en son temps : vous devez d'abord concevoir un processus clair qui uniformise autant que possible l'expérience d'intégration et fournit une liste de contrôle du processus RH à suivre pour les personnes chargées de l'intégration. Nous vous conseillons d'élaborer un plan sur 30, 60 et 90 jours.
Si vous ne savez pas de quoi il s'agit ou comment procéder, consultez notre guide sur la rédaction d'un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours pour votre organisation, qui comprend également un modèle.
Si vous avez déjà créé votre plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours, l'étape suivante consiste à définir les éléments à chaque étape du plan. Il doit comprendre les éléments suivants :
- Les dossiers et documents de documentation auxquels les nouveaux employés doivent avoir accès
- Les formations ou tutoriels de formation internes qu'ils doivent suivre
- Les réunions de suivi auxquelles ils doivent participer
- Les enquêtes de satisfaction qu'ils doivent remplir
Une fois cette étape terminée, vous êtes prêt à automatiser les tâches d'intégration que vous venez de structurer et de décrire.
4. Investir dans les logiciels adéquats
Examinez les étapes et le calendrier de votre plan sur 30, 60 et 90 jours, ainsi que les rôles impliqués dans chaque étape. Ce sont les éléments dont vous avez besoin pour configurer le logiciel automatisé d'intégration des employés afin qu'il exécute les flux de travail que vous venez de définir.
En réalité, vous avez également besoin d'une combinaison d'outils adaptée, dotée de fonctionnalités d'intégration automatisée. En d'autres termes, vous avez besoin de tout ou partie des systèmes suivants :
- Un système de suivi des candidatures (ATS)
- Un SIRH
- Une solution de logiciel de signature électronique
- Une plateforme de communication professionnelle
- Une plateforme de manuel de l'employé ou un système de gestion documentaire
- Une application de création de formulaires en ligne
- Une application de stockage infonuagique
- Un système de gestion de l'apprentissage (LMS)
- Une solution logicielle d'automatisation des flux de travail qui s'intégrera à toutes les applications ci-dessus
Vous constaterez peut-être que certains systèmes sont déjà intégrés les uns aux autres ou qu'ils disposent d'intégrations intégrées. Par exemple, certains SIRH intègrent un logiciel de signature électronique, et certains LMS s'intègrent à des plateformes de communication professionnelle.
À vous d'évaluer si vous avez besoin d'un outil entièrement nouveau ou si vous pouvez vous contenter des solutions RH dont vous disposez déjà. Vous devrez également choisir le type de logiciel d'intégration qu'il est préférable d'acquérir : des plateformes offrant autant de fonctionnalités intégrées que possible ou des systèmes RH autonomes.
Vous devrez également évaluer le prix des logiciels d'intégration afin de déterminer la meilleure option pour votre budget.
Que peuvent automatiser ces systèmes logiciels ?
Quelle que soit votre décision, voici des exemples de ce qu'une plateforme d'automatisation des flux de travail peut faire pour vous (automatiquement) :
- Déclencher le flux de travail de pré-intégration dès que vous indiquez qu'un candidat a été embauché dans l'ATS
- Demander à votre logiciel de signature électronique de
- Envoyer les contrats des employés pour examen et signature par toutes les parties requises, dans un ordre prédéfini (c'est également un aspect pour lequel l'IA dans la gestion des contrats peut être utile)
- Rappeler à ces parties les dates limites
- Les informer en temps réel des signatures recueillies
- Transférer les contrats signés vers votre application de stockage en nuage
- Demander à votre SIRH d'envoyer aux nouvelles recrues des formulaires en ligne pour recueillir leurs données personnelles
- Demander à votre plateforme de communication professionnelle de
- Ajouter les nouveaux arrivants à un canal d'intégration
- Les présenter à leurs mentors d'intégration respectifs
- Suggérer aux recrues de consulter les vidéos de l'entreprise, les manuels de politiques et procédures, la documentation sur les avantages sociaux et les organigrammes dans l'application de stockage en nuage
- Communiquer avec votre LMS pour
- Inscrire les nouveaux employés aux parcours d'apprentissage pertinents
- Partager des liens vers les formations ou modules appropriés au moment opportun
- Informer les mentors d'intégration concernés de la progression des nouveaux arrivants dans le programme de formation à l'intégration
En outre, les logiciels d'automatisation des flux de travail vous déchargent des tâches suivantes :
- Charger l'équipe d'assistance informatique de fournir les logiciels au nouvel employé
- Attribuer un mentor d'intégration à chaque nouvelle recrue
- Informer ces mentors de leur affectation
- Planifier les réunions d'orientation, les appels de présentation à l'équipe dans le cadre de l'intégration et les points de suivi réguliers avec les nouveaux arrivants dans les calendriers des personnes concernées
- Envoyer des rappels au moment opportun à ces personnes
Comment automatiser la gestion des départs
Tout comme l'automatisation améliore l'intégration, elle peut également simplifier et rationaliser votre processus de départ.
L'utilisation de l'automatisation et de l'IA dans la gestion des départs des employés pour cette dernière étape du cycle de vie des employés réduit à la fois les tâches administratives et le risque de laisser passer un élément important.
Voici plusieurs façons d'automatiser le processus de départ des employés à l'aide d'un logiciel RH :
- Planifiez un entretien de départ. Mettez en place une automatisation pour envoyer automatiquement aux employés quittant l’entreprise une invitation à un entretien de départ, avec un lien de planification et une copie de votre questionnaire d’entretien de départ. Cela aidera votre équipe à recueillir des commentaires précieux tout en facilitant la transition pour l’employé.
- Informez les employés de la date de fin de leur couverture d’assurance. Vos employés quittant l’entreprise voudront savoir quand leurs avantages prendront fin et s’ils disposent d’options pour continuer à bénéficier de leur couverture à titre privé, comme COBRA aux États-Unis ou des régimes équivalents dans d’autres pays. Cela garantit la transparence et aide les employés à prendre des décisions éclairées concernant leur couverture.
- Révoquez automatiquement l’accès aux systèmes et aux comptes utilisateurs. Vous pouvez utiliser l’automatisation pour désactiver les comptes de l’employé quittant l’entreprise dans tous les systèmes de celle-ci, notamment la messagerie électronique, les outils de gestion de projet et les logiciels RH, lors de son dernier jour de travail. Cela prévient les risques de sécurité et garantit le respect des politiques de protection des données.
- Générez les documents standards destinés aux employés quittant l’entreprise. Si votre entreprise possède des informations exclusives que vous souhaitez protéger, vous pouvez demander aux employés quittant l’entreprise de remplir un accord de confidentialité. Vous pouvez automatiser ce processus afin de vous assurer que tous les employés ayant accès à des informations exclusives reçoivent ce formulaire.
- Suivez et récupérez les actifs de l’entreprise. Mettez en place un flux de travail automatisé qui informe les équipes informatiques et des services généraux de l’équipement appartenant à l’entreprise (par exemple, les ordinateurs portables, les badges d’accès et les appareils mobiles) devant être retourné. Cela permet de tenir les registres des actifs à jour et d’éviter la perte de ressources précieuses.
- Retirez l’employé des annuaires internes et des structures d’équipe. Utilisez une automatisation du logiciel RH pour mettre automatiquement à jour les organigrammes, les groupes de messagerie électronique, les canaux Slack et les annuaires internes. Cela permet de maintenir l’exactitude des outils de communication et d’éviter toute confusion concernant le statut de l’employé.
- Envoyez une annonce de départ. Automatisez l’envoi d’un courriel d’adieu à l’ensemble de l’entreprise ou à une équipe spécifique afin de reconnaître les contributions de l’employé et de communiquer les détails de son départ. Cela favorise une expérience de départ positive et aide les employés restants à se préparer aux éventuelles transitions.
Pour coordonner des étapes comme celles-ci en un seul endroit, les équipes peuvent utiliser un logiciel d’intégration et de départ afin d’automatiser les flux de travail, de gérer les changements d’accès, d’attribuer des tâches et de suivre les progrès.
Et ensuite ?
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