4 façons d’automatiser le processus d’intégration des employés
Offrir une expérience d'intégration complète aux employés est quelque chose que beaucoup d'organisations négligent. Selon Gallup, seulement 12 % des employés déclarent que leur entreprise excelle dans l'intégration de nouveaux collaborateurs.
On le comprend, tout le monde est occupé et il y a une multitude de projets en cours en même temps.
Comment pouvez-vous gérer le processus d'intégration aussi efficacement que possible, en un minimum de temps, et aider vos nouveaux employés à démarrer dans les meilleures conditions possibles ?
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Réponse : l'intégration automatisée.
Dans cet article, je vais vous expliquer comment simplifier l'intégration des nouvelles recrues en retirant certaines tâches répétitives des responsabilités des RH et des managers. Un processus d'intégration automatisé permettra à vos nouveaux employés de se sentir accueillis, intégrés et prêts à démarrer immédiatement.
Qu'est-ce que l'intégration automatisée ?
L’intégration automatisée fait référence au processus de prise en charge des nouveaux employés à l’aide de workflows numériques et de logiciels d’automatisation.
Vous pouvez mettre en place une intégration automatisée grâce à divers systèmes logiciels, comme des logiciels dédiés à l'intégration des employés, des systèmes de gestion RH, voire parfois des logiciels de recrutement.
En substance, ces plateformes permettent d'automatiser l'intégration en déclenchant des actions prédéfinies liées à des événements clés du parcours du nouvel employé.
Vous pouvez les utiliser pour notifier les nouveaux embauchés, les managers ou tout votre service RH de toute tâche d’intégration non terminée, en les incitant gentiment à agir pour assurer la réussite de chacun.
D’autres fois, les logiciels d'intégration automatisée vont demander aux applications intégrées de modifier certaines données. Dans l'ensemble, il s'agit d'un moyen simple d’augmenter le ROI de votre processus d'intégration.
Voici quelques exemples de tâches d’intégration que les logiciels peuvent facilement automatiser :
- Créer de nouveaux comptes utilisateurs dans l’annuaire de l’entreprise
- Accorder l'accès aux applications ou autres systèmes informatiques
- Demander le matériel nécessaire pour les nouveaux embauchés
- Planifier les réunions d’orientation
- Demander la signature des documents d'intégration
- Créer le lien entre le nouvel employé et son parrain
- Envoyer des enquêtes de satisfaction concernant le processus d’intégration.
Tout processus qui peut être automatisé via un système RH ou un outil de gestion de projet doit l’être. Cela augmente l’efficacité et diminue les risques de laisser passer des éléments qui pourraient nuire à la perception que le nouvel employé aura de l’organisation.
Mais avant d’entrer dans le vif du sujet du pourquoi de l’intégration automatisée, rappelons pourquoi il s'agit d'un enjeu dès le départ.
Les défis de l'intégration manuelle des employés
Si vous ne l’avez pas fait depuis un moment, mais que vous vous préparez à un raz-de-marée de nouvelles embauches, voici ce qu’il faut absolument éviter :
1. Efficacité réduite
Un processus d’intégration manuel est chronophage pour tous les intervenants. Du personnel RH aux équipes informatiques en passant par les managers, valider la liste des tâches d’intégration pour chaque nouvelle recrue prend beaucoup de temps.
De plus, lorsque vous êtes absorbés par des projets à fort retour sur investissement, l’intégration des nouveaux collaborateurs n’est plus votre priorité. Et investir beaucoup d’énergie à personnaliser l’intégration pour les nouveaux venus va seulement vous faire perdre encore plus de temps.
Par ailleurs, les processus manuels traditionnels sont également fastidieux pour les entreprises moins matures disposant de peu de personnel. Par exemple, la documentation des données des employés et l’attribution des tâches d’intégration leur prennent énormément de temps.
L’automatisation permet d’optimiser l’intégration en réduisant la part des tâches manuelles.
2. Enthousiasme réduit des nouveaux collaborateurs
Si les nouveaux employés passent leur première journée ou semaine à essayer d’obtenir un accès aux applications, à courir après les documents dans tous les systèmes de l’entreprise, et à demander au manager de revoir avec eux les attentes du poste, c’est qu’il y a un problème.
Voyez-vous, les nouvelles recrues gagnent de l'élan avec leur nouvel emploi. Et si vous essayez de créer une expérience d'intégration motivante manuellement, vous risquez de sacrifier la personnalisation au profit de la rapidité, ce qui tue l'enthousiasme des nouveaux arrivants.
C'est pourquoi il est judicieux d'ajouter également une touche personnelle à votre processus d'intégration.
3. Plus d'erreurs humaines
Les tâches d'intégration manuelles sont sujettes aux erreurs. Par exemple, l'équipe RH peut prendre du retard pour collecter et enregistrer toutes les informations nécessaires des employés pour la paie, les avantages sociaux et la conformité de l'intégration.
Ou ils peuvent oublier d'enregistrer ces données à tous les endroits requis, ou même oublier où ils les ont stockées.
Ces erreurs affectent également votre capacité à mesurer le succès de l'intégration.
Heureusement, un logiciel d'automatisation peut gérer pour vous ces tâches administratives de saisie de données sujettes aux erreurs.
4. Manuel = Non évolutif
Si votre entreprise, comme la plupart, prévoit de croître, vous voudrez éliminer de nombreux processus manuels afin de rendre les choses évolutives.
Les processus sur lesquels vous vous appuyiez pour intégrer vos 10 ou 20 premiers employés pouvaient fonctionner à l'époque, mais les choses deviendront rapidement incontrôlables lorsque vous intégrerez un plus grand nombre de personnes.
Au lieu de cela, prenez du recul et cherchez des moyens de repenser votre programme d'intégration pour mieux exploiter les workflows automatisés, les fonctions en libre-service, et les processus facilement reproductibles, comme l'envoi d'enquêtes d'intégration ou de modèles pour différents cas d'usage des employés.
En tant que principal contact RH pour l’intégration, personne ne saurait comment gérer le processus si j’étais absent. L’automatisation des parties clés du processus m’a vraiment aidée à fluidifier les choses. Une fois qu’un candidat signait son contrat de travail, une série de workflows automatisés notifiaient les parties prenantes principales de toutes leurs tâches requises, ce qui signifiait que rien n’était oublié à cause de processus manuels.
Maintenant, passons aux détails spécifiques expliquant quoi vous pouvez automatiser, et comment.
4 étapes pour automatiser l'intégration
Si vous vous demandez quelles sont les étapes à suivre pour automatiser votre processus manuel d'intégration, nous avons ce qu'il vous faut.
Ci-dessous, j'ai mis en avant plusieurs domaines clés où vous pouvez automatiser votre processus d'embauche, que vous accueilliez de nouveaux employés à distance ou du personnel sur place.
1. Définir les tâches de pré-intégration
En général, vous accomplissez certaines tâches avant la date de début des nouveaux employés, n'est-ce pas ? L'automatisation de l'intégration des employés peut grandement vous aider. Suivez simplement les prochaines étapes.
La première consiste à dresser la liste des tâches de pré-intégration que vous réalisez habituellement, par exemple :
- Créer le profil de l'employé dans votre système d'information des ressources humaines (SIRH) pour saisir sa fonction, ses coordonnées, ses informations bancaires et fiscales
- Envoyer un email de bienvenue à la nouvelle recrue ainsi qu'un formulaire pour recueillir des informations comme les tailles de vêtements (pour les goodies d'entreprise !) afin de pouvoir préparer un pack d'accueil
- Ajouter un nouveau compte utilisateur sur votre plateforme de gestion d'identité (par ex. Active Directory, Okta, etc.)
- Configurer le compte du nouvel arrivant dans votre système de gestion des services informatiques
- Informer les parties prenantes clés des informations concernant la recrue
- Ajouter le nouvel employé aux canaux appropriés sur votre plateforme de messagerie d'entreprise
- Demander à son manager d'indiquer les applications dont il aura besoin pour travailler (ainsi que le niveau d'accès)
- Notifier l'équipe support informatique pour qu'elle vérifie les licences disponibles et accorde les accès
- Avertir le manager et les collègues du nouvel arrivant afin qu'ils bloquent du temps dans leur calendrier pour les appels d'introduction.
À ce stade du processus d'intégration, vous êtes prêt pour le premier jour des nouvelles recrues. Cela signifie que vous êtes à un pas de plus vers une nouvelle équipe productive
2. Standardisez les étapes d'orientation
Lors de l'orientation d'un nouvel employé, nous vous recommandons de :
- Programmer une réunion d'intégration avec les nouveaux employés dès leur premier jour
- Mettre en relation les nouvelles recrues entre elles
- Faire rencontrer individuellement les membres de leur nouvelle équipe
- Distribuer les documents administratifs d'embauche
- Fournir un manuel de l'employé complet ou un manuel abrégé destiné au nouveau personnel, spécifiquement.
Ça peut sembler intimidant au début. Mais, avec un processus d’intégration automatisé, vous n’avez pas besoin de tout faire manuellement. À la place, vous pouvez utiliser des workflows automatisés pour vous assister.
Vous devez simplement connaître précisément quelles sont les étapes de votre processus d’orientation afin de configurer la bonne solution logicielle pour les suivre. C’est ainsi que vous accélérez le processus et garantissez la cohérence, en exécutant exactement les mêmes étapes à chaque nouvelle intégration.
Par exemple, décidez dès le départ que le workflow d’orientation inclut l’ajout de chaque nouvel employé à votre espace de travail Microsoft SharePoint, ou à un canal de communication d’entreprise dédié aux nouvelles recrues.
3. Structurez le workflow d'intégration
Jusqu’ici, nous avons parlé de l’orientation, mais le workflow d’intégration ne s’arrête pas là. Le processus comprend d’autres workflows, tels que
- Workflows documentaires (y compris la gestion des droits d’accès aux comptes utilisateurs)
- Workflows de formation (y compris les quiz de suivi d’évaluation)
- Workflows de suivi de progression (y compris les points de suivi réguliers)
- Workflows de feedback (y compris les enquêtes de satisfaction)
Mais avant tout, il vous faut concevoir un processus clair qui standardise au maximum l’expérience d’intégration et fournit une checklist des processus RH à suivre par ceux qui réalisent l’intégration. Notre conseil : élaborez un plan 30-60-90 jours.
Si vous ne savez pas ce que c’est ou comment le faire, consultez notre guide sur l’élaboration d’un plan 30-60-90 jours pour le processus d’intégration de votre organisation, qui inclut également un modèle à utiliser.
Si vous avez déjà créé votre plan d’intégration sur 30-60-90 jours, l’étape suivante consiste à définir, à chaque phase du plan, ce qui est requis. Il doit inclure les éléments suivants :
- Dossiers et documents auxquels les nouveaux employés doivent avoir accès
- Formations ou tutoriels internes à compléter
- Réunions de suivi auxquelles ils doivent participer
- Enquêtes de satisfaction qu'ils doivent compléter
Une fois cela finalisé, vous êtes prêt à automatiser les tâches d'intégration que vous venez de structurer et de détailler.
4. Investissez dans le bon logiciel
Considérez les étapes et l’échéancier de votre plan 30-60-90 jours, ainsi que les rôles impliqués à chaque étape. Ce sont là les données nécessaires pour configurer le logiciel d’intégration automatisée qui pilotera les workflows définis ci-dessus.
En réalité, il vous faut aussi une suite d’outils adaptée, dotée de capacités d’automatisation de l’intégration. Autrement dit, il vous faut une partie ou la totalité des systèmes suivants :
- Un système de suivi des candidatures (ATS)
- Un SIRH
- Une solution de signature électronique
- Une plateforme de communication interne
- Une plateforme de gestion de manuel d’employé ou un système de gestion documentaire
- Une application de création de formulaires en ligne
- Une application de stockage dans le cloud
- Un système de gestion de l'apprentissage (LMS)
- Un logiciel d’automatisation des workflows RH qui intégrera toutes les applications ci-dessus
Vous pourriez constater que certains systèmes sont déjà intégrés ou connectés les uns aux autres. Par exemple, certains SIRH disposent d'un logiciel de signature électronique intégré, et certains LMS s'intègrent avec des plateformes de communication d'entreprise.
Il vous revient d'évaluer si vous avez besoin d’un tout nouvel outil ou si vous pouvez vous contenter des solutions RH déjà en place. Vous devrez également choisir le type de logiciel d'intégration le plus approprié : des plateformes offrant un maximum de fonctionnalités intégrées ou des systèmes RH autonomes.
Vous devrez aussi évaluer le prix des logiciels d'intégration afin de trouver la solution la plus adaptée à votre budget.
Que peuvent automatiser ces systèmes logiciels ?
Quelle que soit votre décision, voici des exemples de ce qu'une plateforme d'automatisation des flux de travail peut faire pour vous (automatiquement) :
- Déclencher le processus de pré-intégration dès que vous marquez un candidat comme embauché dans l'ATS
- Demander à votre logiciel de signature électronique de
- Envoyer les contrats de travail pour contrôle et signature par toutes les parties requises dans un ordre prédéfini (c'est également un domaine où l’IA appliquée à la gestion de contrats peut intervenir)
- Rappeler à ces parties les échéances
- Les avertir en temps réel dès que toutes les signatures sont collectées
- Transférer les contrats signés vers votre application de stockage en nuage
- Demander au SIRH d'envoyer aux nouveaux collaborateurs des formulaires en ligne pour collecter leurs données
- Solliciter la plateforme de communication d'entreprise pour
- Ajouter les nouveaux dans un canal d'intégration
- Les présenter à leurs référents d'intégration respectifs
- Suggérer aux recrues de consulter les vidéos d’entreprise, les manuels de politiques et procédures, la documentation sur les avantages sociaux, et les organigrammes disponibles dans l’application de stockage en nuage
- Communiquer avec votre LMS pour
- Inscrire les nouveaux collaborateurs sur leurs parcours de formation
- Partager les liens des formations ou modules appropriés au moment opportun
- Informer les référents d'intégration concernés de l’avancement des nouveaux venus dans le parcours d’intégration
De plus, le logiciel d’automatisation des processus vous libère des tâches suivantes :
- Demander à l'équipe informatique d’équiper le nouvel employé avec les logiciels nécessaires
- Assigner un référent d'intégration à chaque nouvelle recrue
- Notifier ces référents de leur mission
- Planifier les réunions d’orientation, les appels de présentation de l’équipe et les points de suivi réguliers dans les agendas des personnes concernées
- Envoyer des rappels à ces personnes au moment opportun
Comment automatiser le départ des employés
De la même manière que l’automatisation optimise l’intégration, elle peut aussi simplifier et rationaliser votre processus de sortie des employés.
Le recours à l’automatisation et à l’IA dans la gestion de départ pour cette dernière étape du parcours collaborateur allège considérablement la charge administrative et garantit qu’aucun aspect essentiel ne soit omis.
Voici plusieurs façons d’automatiser le départ des employés grâce aux logiciels RH :
- Planifiez un entretien de départ. Mettez en place une automatisation pour envoyer automatiquement aux employés quittant l'entreprise une invitation à un entretien de départ, avec un lien de planification et une copie de votre questionnaire d'entretien de départ. Cela aidera votre équipe à collecter des retours précieux tout en assurant une transition en douceur pour l'employé.
- Informez les employés de la fin de leur couverture de prestations. Vos employés sur le départ voudront savoir quand leurs avantages prendront fin et s'ils ont des options pour poursuivre leur couverture individuellement, comme COBRA aux États-Unis ou des dispositifs équivalents dans d'autres pays. Cela garantit la transparence et aide les employés à prendre des décisions éclairées concernant leur couverture.
- Révoquez automatiquement l'accès aux systèmes et aux comptes utilisateurs. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour désactiver les comptes de l'employé quittant l'entreprise sur tous les systèmes de la société, y compris la messagerie, les outils de gestion de projet et les logiciels RH, à leur dernier jour de travail. Cela évite les risques de sécurité et garantit la conformité aux politiques de protection des données.
- Générez les documents standards pour le personnel partant. Si votre société possède des informations confidentielles à protéger, vous pouvez demander aux employés départants de remplir un accord de non-divulgation. Ce processus peut être automatisé pour assurer que tous les employés ayant accès à des informations propriétaires reçoivent ce formulaire.
- Suivez et récupérez les biens de l'entreprise. Configurez un flux de travail automatisé qui avertit les équipes informatiques et de maintenance concernant les équipements appartenant à l'entreprise (par exemple, ordinateurs portables, badges d'accès, appareils mobiles) devant être restitués. Cela permet de maintenir à jour les inventaires et d'éviter la perte de ressources précieuses.
- Retirez l'employé des annuaires internes et des structures d'équipe. Utilisez une automatisation du logiciel RH pour mettre automatiquement à jour les organigrammes, groupes de messagerie, canaux Slack et annuaires internes. Cela maintient l'exactitude des outils de communication et évite toute confusion concernant le statut de l'employé.
- Envoyez une annonce d'au revoir. Automatisez un email de remerciement à l'échelle de l'entreprise ou ciblant l'équipe, pour reconnaître les contributions de l'employé et communiquer les détails de son départ. Cela favorise une expérience de sortie positive et aide les collaborateurs restants à se préparer aux transitions éventuelles.
Et ensuite ?
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