14 avantages des logiciels de suivi des candidatures
Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) sont omniprésents dans le monde du recrutement, mais pourquoi tant d’engouement autour d’eux ?
J’explique ici ce que sont les systèmes de suivi des candidatures et les principaux avantages de leur utilisation.
Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures ?
Un système de suivi des candidatures (ATS) est une forme de logiciel de recrutement utilisé par les organisations pour gérer leurs processus de recrutement.
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La fonction principale d’un ATS est de faciliter la gestion des candidats par les départements RH et les équipes de recrutement lors du processus de recrutement, tout en offrant une expérience candidat exemplaire.
Les principales fonctionnalités des ATS incluent le suivi des postulants, la publication d'offres d'emploi, la planification des entretiens, les communications automatisées avec les candidats ainsi que l’analyse des données de recrutement.
Fondamentalement, le fonctionnement d’un ATS repose sur une base de données qui stocke les informations des candidats et de leur candidature, telles que CV, lettre de motivation et retours d’entretien.
Les équipes de recrutement peuvent ensuite configurer l’outil en fonction de leur processus de recrutement et faire progresser les candidats à chaque étape.
14 principaux avantages d’un système de suivi des candidatures
Les ATS sont des outils précieux pour automatiser le recrutement (du moins les parties les plus rébarbatives) et un système de suivi des candidatures bien choisi peut apporter les bénéfices suivants :
1. Meilleure efficacité
Un ATS automatise de nombreuses tâches chronophages telles que la publication d’offres, le tri des candidatures ou encore la relance des candidats et des managers, permettant ainsi aux recruteurs de se consacrer à des tâches plus stratégiques.
2. Base de données centralisée
Les ATS aident à organiser et stocker les informations des candidats dans une base de données centralisée. Les organisations peuvent ainsi se constituer un vivier de candidats potentiels, ce qui facilite la recherche et le marketing de recrutement.
3. Un tri des candidats facilité
Un logiciel ATS peut être programmé pour poser certaines questions lors de la phase de candidature et rejeter automatiquement les postulants ne répondant pas à certains critères, par exemple lieu de résidence ou statut de visa.
Certains ATS dotés d’intelligence artificielle affirment pouvoir filtrer et classer les candidats, mais nous recommandons la prudence à ce sujet.
4. Communication simplifiée
Les outils de communication automatisée intégrés à un ATS favorisent des échanges rapides et cohérents avec les candidats et les équipes de recrutement, ce qui améliore l’expérience candidat globale et permet de les tenir informés de leur avancement.
5. Meilleure collaboration et coordination
Le système permet une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe de recrutement, en leur permettant de partager notes, commentaires et évaluations sur les candidats en un même endroit.
6. Décisions basées sur les données
Les plateformes ATS soutiennent le recrutement piloté par les données en fournissant des outils d’analytique et de reporting qui offrent des informations sur divers aspects du recrutement comme l’efficacité des sources, le délai d’embauche ou le coût par embauche. Cela aide les organisations à prendre des décisions fondées sur les données pour optimiser leur processus.
7. Amélioration de l’expérience candidat
En proposant un parcours de candidature simplifié, des retours rapides et des informations pertinentes, les ATS contribuent à améliorer l’expérience du candidat, augmentant ainsi la probabilité que les talents gardent une opinion positive de l’entreprise, quelle que soit l’issue.
8. Réduction des coûts
En automatisant et en optimisant de nombreux aspects du recrutement, un ATS permet de réaliser des économies grâce à la réduction de la charge administrative, à des cycles d’embauche plus rapides, à une moindre dépendance envers les consultants externes et à de meilleurs résultats de recrutement.
9. Conformité et sécurité
Un ATS garantit le stockage sécurisé des données des candidats et aide les organisations à respecter les exigences légales et réglementaires concernant la protection des données, réduisant ainsi le risque de sanctions pour non-conformité.
10. Évolutivité
Un ATS peut facilement évoluer pour répondre aux besoins d'organisations en croissance, leur permettant de gérer des volumes croissants de candidatures et d'offres d'emploi sans que la charge de travail manuelle n'augmente en proportion. Au fur et à mesure que vous utilisez davantage l’ATS, vous pouvez également solliciter le fournisseur pour une formation ATS destinée aux recruteurs et aux équipes de recrutement.
11. Cohérence de la marque
Les ATS incluent souvent des modèles personnalisables pour les pages carrières, les offres d’emploi et les communications, garantissant que la marque employeur et les messages de l'organisation restent cohérents lors de toutes les interactions avec les candidats.
12. Conformité et reporting facilités
Un ATS peut aider à garantir le respect des lois du travail et des réglementations en matière d’embauche, tout en maintenant des dossiers détaillés sur le processus de recrutement.
13. Intégration avec d'autres logiciels RH
Les intégrations avec d’autres outils logiciels RH, des logiciels de vérification des antécédents, des plateformes d’évaluation, des logiciels de paie et des systèmes de calendrier facilitent la circulation fluide des données à mesure que les employés évoluent dans leur parcours au sein de l’entreprise.
14. Recrutement international
Pour les organisations ayant des opérations à l’international, un ATS peut accompagner l’embauche d’employés à l’étranger en prenant en charge plusieurs langues, fuseaux horaires et en gérant la conformité avec différentes réglementations locales.
Les fonctionnalités qui prennent en charge le recrutement international peuvent entraîner des coûts supplémentaires, alors assurez-vous de vérifier ce qui est inclus dans votre tarification ATS.
Inconvénients potentiels de l’utilisation d’un système de suivi des candidatures
Bien que les systèmes de gestion des candidatures soient dans l’ensemble très utiles, il existe certains inconvénients potentiels à prendre en compte :
Moins d’interactions humaines
L’automatisation peut potentiellement réduire la part d’interactions personnelles entre recruteurs et candidats, en particulier lorsqu’il s’agit de donner un retour au candidat ou de rejeter des candidats. Certaines situations nécessitent une intervention humaine !
Coûts
L’implémentation et la maintenance d’un ATS peuvent être onéreuses, notamment pour les petites entreprises ou les start-ups disposant d’un budget limité, c’est pourquoi nous avons constitué une liste de systèmes de gestion des candidatures adaptés aux petites entreprises.
Promesses exagérées
Comme mentionné plus haut, certains ATS affirment utiliser l’IA pour filtrer, classer et peut-être même rejeter les candidats. Mais, comme l’explique l’experte en recrutement Mariya Hristova :
« Je n’ai pas encore vu d’ATS doté d’un modèle “IA” ou même “d’apprentissage machine” de notation de CV par poste vraiment abouti. Même pour des postes portant le même intitulé, les différences sont telles que je ne vois aucun outil actuel capable d’évaluer de manière fiable les CV des candidats. La plupart se contentent d’être des attrape-SEO, à regarder les mots clés et la fréquence à laquelle ils apparaissent.
C’est pour cette raison que, bien qu’il soit tentant de les utiliser pour alléger la charge de travail, j’évite ces outils. Ma solution, c’est de ne pas laisser les CV s’accumuler et de les examiner régulièrement (consacrer 30 minutes par jour à cette tâche). »
Certains systèmes rencontrent également des difficultés à lire et interpréter les CV lorsqu’ils sont au format atypique.
Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures
Les ATS automatisent et rationalisent différentes étapes du processus de recrutement :
1. Publication et diffusion des offres d’emploi
- Création : Les recruteurs créent des annonces d’emploi dans l’ATS, détaillant les descriptions de poste, les exigences et autres informations pertinentes.
- Diffusion : L’ATS intègre des outils de publication d’offres d’emploi permettant de diffuser ces annonces sur différents sites d’emploi, la page carrières de l’entreprise et des plateformes de réseaux sociaux, afin d’atteindre un public plus large.
2. Collecte des candidatures
- Candidatures en ligne : Les candidats postulent via l’ATS, en envoyant leur CV, leur lettre de motivation et d’autres documents requis.
- Candidatures par email : Certaines plateformes ATS peuvent aussi extraire les candidatures envoyées par email et les importer automatiquement dans le système.
4. Présélection des candidats
- Correspondance de mots-clés : L’ATS compare les qualifications et l’expérience du candidat aux exigences du poste à l’aide de la correspondance de mots-clés et d’autres critères.
- Classement automatique : En théorie, les candidats sont automatiquement classés en fonction de leur adéquation au poste, ce qui permet aux recruteurs de donner la priorité aux postulants les plus qualifiés.
- Questions de présélection : Certains ATS intègrent des questions de présélection personnalisables qui aident à filtrer davantage les candidats sur la base de critères ou de qualifications spécifiques.
5. Gestion des candidats
- Profils : L’ATS crée des profils individuels pour chaque candidat, stockant toutes les informations pertinentes, les documents et l’historique des échanges.
- Suivi du pipeline : Les recruteurs peuvent suivre les candidats à travers les différentes étapes du processus de recrutement, comme l’examen des candidatures, la planification des entretiens et la gestion des offres d’emploi.
6. Communication et engagement
- E-mails automatisés : L’ATS peut envoyer des e-mails automatiques aux candidats à différents stades du processus de recrutement, comme la confirmation de candidature, les invitations à l’entretien et les notifications de refus.
- Planification des entretiens : Les recruteurs peuvent utiliser un ATS avec un logiciel de planification d’entretiens qui s’intègre aux calendriers pour éviter les conflits de planification.
7. Collaboration et retours
- Collaboration d’équipe : Les membres de l’équipe de recrutement peuvent partager des notes, des retours et des évaluations sur les candidats dans l’ATS, ce qui favorise un processus de décision collaboratif.
- Notation et commentaires : Les recruteurs et responsables du recrutement peuvent attribuer une note aux candidats et laisser des commentaires afin de constituer une vision globale de chaque postulant.
8. Rapports et analytique
- Analyse de données : L’ATS fournit des outils d’analyse de recrutement qui offrent une vision sur divers aspects du processus, comme l’efficacité des sources, le délai d’embauche ou la qualité des candidats.
- Rapports personnalisés : Les recruteurs peuvent générer des rapports personnalisés pour suivre certaines statistiques et prendre des décisions pilotées par les données.
9. Conformité et sécurité
- Protection des données : L’ATS veille à ce que les données des candidats soient stockées de manière sécurisée, conformément à la réglementation sur la protection des données.
- Pistes d’audit : Le système conserve des pistes d’audit détaillées, documentant toutes les actions effectuées dans l’ATS à des fins de conformité et de traçabilité.
10. Intégration avec d’autres systèmes
- Intégration HRIS : L’ATS peut s’intégrer avec des systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) et d’autres outils RH afin d’assurer une transition fluide du candidat à la nouvelle recrue.
- Services tiers : Certaines plateformes ATS sont compatibles avec des services de vérification d’antécédents, des outils d’évaluation et d’autres prestataires tiers pour améliorer le processus de recrutement.
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Pour vous aider à démarrer votre parcours et choisir un nouvel ATS, nous avons compilé une liste pratique des meilleurs systèmes de suivi des candidatures. À défaut, vous pouvez échanger avec l’un de nos experts en logiciels RH.
