14 avantages d’un système de suivi des candidatures
Un système de suivi des candidatures (ATS) facilite le recrutement en organisant et en rationalisant l'ensemble de votre processus de recrutement. Vous bénéficierez de décisions d'embauche plus rapides et plus intelligentes, d'une meilleure collaboration, d'une expérience candidat améliorée, tout en économisant du temps et en réduisant les tâches manuelles. Dans cet article, je vais vous montrer précisément comment l'utilisation d'un ATS profite à vous et à votre équipe.
Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures ?
Un système de suivi des candidatures (ATS) est une forme de logiciel de recrutement utilisé par les organisations pour gérer leurs processus de recrutement.
La fonction principale d'un ATS est de faciliter la gestion des candidats par les services RH et les équipes de recrutement tout au long du processus de recrutement et de garantir une expérience candidat exemplaire.
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Parmi les fonctionnalités clés d'un ATS on trouve le suivi des candidats, la publication d'offres d'emploi, la planification des entretiens, l'automatisation des communications avec les candidats, et l'analyse du recrutement.
Fondamentalement, comment fonctionnent les ATS ? Il s'agit d'une base de données qui stocke les détails du candidat et les informations relatives à sa candidature, par exemple le CV, la lettre de motivation et les retours d'entretien.
Les équipes de recrutement peuvent ensuite configurer l'outil en fonction de leur processus de recrutement et faire avancer les candidats à chaque étape.
14 principaux avantages d'un système de suivi des candidatures
Les ATS sont des outils utiles pour automatiser le recrutement (du moins les aspects les plus fastidieux) et un système de suivi des candidatures bien choisi peut offrir les avantages suivants :
1. Efficacité accrue
Un ATS automatise de nombreuses tâches chronophages comme la publication d'offres, le tri des candidats et la relance des candidats et des responsables du recrutement, permettant aux recruteurs de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
2. Base de données centralisée
Les ATS aident à organiser et stocker les informations candidates dans une base de données centralisée. Les organisations peuvent ainsi constituer un vivier de talents pour faciliter la recherche de candidats et le marketing de recrutement.
3. Prise de décision simplifiée pour le tri des candidats
Les logiciels ATS peuvent être programmés pour poser certaines questions lors de la candidature et rejeter automatiquement les candidats qui ne remplissent pas certains critères, par exemple le lieu de résidence ou le statut de visa.
Certains ATS intégrant l'IA prétendent pouvoir utiliser l'intelligence artificielle pour filtrer et classer les candidats, mais nous recommandons la prudence à ce sujet.
4. Communication rationalisée
Les outils de communication automatisés inclus dans un ATS facilitent des interactions rapides et cohérentes avec les candidats et les équipes de recrutement, améliorant globalement l'expérience candidat et permettant de tenir les postulants informés de leur progression.
5. Collaboration et coordination améliorées
Le système permet une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe de recrutement en leur offrant un espace unique pour partager des notes, des retours et des évaluations sur les candidats.
6. Décisions basées sur les données
Les plateformes ATS facilitent le recrutement piloté par les données grâce à des fonctionnalités d'analytique et de reporting qui fournissent des informations sur différents aspects du processus de recrutement, comme l'efficacité des sources, le délai d'embauche et le coût par embauche. Cela aide les organisations à prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs recrutements.
7. Expérience candidat améliorée
En proposant un processus de candidature fluide, des mises à jour rapides et des données utiles, les ATS contribuent à renforcer l'expérience des candidats, rendant plus probable que les talents aient une vision positive de l'organisation, quel que soit le résultat.
8. Réduction des coûts
En automatisant et en optimisant différents aspects du processus d'embauche, un ATS permet de réaliser des économies sur la charge administrative, accélère les cycles de recrutement, réduit la dépendance aux consultants externes et améliore les résultats du recrutement.
9. Conformité et sécurité
Un ATS garantit que les données des candidats sont stockées de manière sécurisée et aide les organisations à se conformer aux exigences légales et aux réglementations relatives à la protection des données, réduisant ainsi le risque de sanctions pour non-conformité.
10. Scalabilité
Un ATS peut facilement évoluer pour répondre aux besoins des organisations en croissance, leur permettant de gérer un volume croissant de candidatures et d’offres d’emploi sans augmentation proportionnelle de la charge de travail manuelle. Lorsque vous augmentez le nombre de tâches dans l’ATS, vous pouvez également faire appel au fournisseur pour des formations ATS à destination des recruteurs et des équipes de recrutement.
11. Cohérence de la marque
Les systèmes ATS proposent souvent des modèles personnalisables pour les pages carrières, les offres d’emploi et la communication, garantissant que l’image employeur et les messages de l’organisation restent cohérents lors de toutes les interactions avec les candidats.
12. Conformité et reporting facilités
Un ATS peut contribuer à garantir la conformité avec le droit du travail et la réglementation sur le recrutement, tout en conservant des enregistrements détaillés de l’ensemble du processus d’embauche.
13. Intégration avec d’autres logiciels RH
Les intégrations avec d’autres outils logiciels RH, des logiciels de vérification des antécédents, des plateformes d’évaluation, de logiciels de paie et de systèmes de calendrier facilitent la circulation fluide des données tout au long du cycle de vie des employés.
14. Recrutement international
Pour les organisations ayant des activités internationales, un ATS peut accompagner le recrutement d’employés internationaux en prenant en charge plusieurs langues, fuseaux horaires, et en garantissant le respect des diverses réglementations locales.
Les fonctionnalités qui soutiennent le recrutement international peuvent entraîner des coûts supplémentaires, alors vérifiez bien ce qui est inclus dans votre tarification ATS.
Inconvénients potentiels de l’utilisation d’un système de gestion de candidatures
Bien que les systèmes de gestion des candidatures soient généralement très utiles, il existe certains inconvénients potentiels à prendre en considération :
Diminution de l’interaction humaine
L’automatisation peut potentiellement réduire la part d’interactions personnelles entre recruteurs et candidats, notamment lors de la transmission de retours aux candidats ou du rejet de candidatures. Certaines étapes nécessitent absolument une touche humaine !
Coûts
L’implémentation et la maintenance d’un ATS peuvent être coûteuses, en particulier pour les petites entreprises ou les start-up disposant d’un budget limité, c’est pourquoi nous avons établi une liste de systèmes de gestion de candidatures pour petites entreprises.
Promesses exagérées
Comme mentionné précédemment, certains ATS prétendent utiliser l’IA pour filtrer, classer, et parfois même rejeter des candidats. Mais, comme l’explique l’experte en recrutement Mariya Hristova :
« Je n’ai pas encore vu d’ATS avec un modèle “IA” ou même “apprentissage automatique” bien conçu pour évaluer des CV par poste. Même des postes ayant le même intitulé peuvent être tellement différents qu’aucun outil actuel ne me semble capable de noter de façon fiable les CV des candidats. La plupart se contentent d’être des “attrapeurs SEO”, c’est-à-dire qu’ils recherchent des mots-clés et la fréquence de leur utilisation.
Pour cette raison, bien qu’il puisse être tentant de les utiliser pour soulager votre charge de travail, j’évite ces outils. À la place, ma solution consiste à ne pas laisser les CV s’accumuler et à les examiner régulièrement (accordez-y 30 minutes par jour). »
Certains systèmes rencontrent également des difficultés à analyser et interpréter correctement les CV dont la mise en page est inhabituelle.
Comment fonctionnent les systèmes de gestion de candidatures
Les ATS automatisent et rationalisent différentes étapes du processus de recrutement :
1. Publication et diffusion des offres d’emploi
- Création : Les recruteurs créent des offres d’emploi au sein de l’ATS en détaillant les missions, les exigences et toutes les informations pertinentes.
- Diffusion : L’ATS propose des outils de publication d’offres d’emploi permettant de diffuser ces annonces sur divers jobboards, la page carrière de l’entreprise et sur les réseaux sociaux afin d’atteindre un public plus large.
2. Collecte des candidatures
- Candidatures en ligne : Les candidats postulent à des emplois via l'ATS, en soumettant leur CV, lettre de motivation et autres documents requis.
- Candidatures par e-mail : Certaines plateformes ATS peuvent également capturer les candidatures envoyées par e-mail et les importer automatiquement dans le système.
4. Sélection des candidats
- Correspondance de mots‑clés : L’ATS compare les qualifications et l'expérience du candidat aux exigences du poste en utilisant la correspondance de mots‑clés et d'autres critères.
- Classement automatisé : En théorie, les candidats sont automatiquement classés en fonction de leur adéquation au poste, ce qui permet aux recruteurs de donner la priorité aux postulants les plus qualifiés.
- Questions de présélection : Certaines plateformes ATS incluent des questions de présélection personnalisables qui aident à filtrer davantage les candidats selon des qualifications ou critères spécifiques.
5. Gestion des candidats
- Profils : L'ATS crée un profil individuel pour chaque candidat, stockant toutes les informations pertinentes, documents et historiques des communications.
- Suivi du pipeline : Les recruteurs peuvent suivre les candidats à travers les différentes étapes du processus de recrutement, telles que la revue des candidatures, la planification des entretiens et la gestion des offres.
6. Communication et engagement
- E-mails automatiques : L'ATS peut envoyer automatiquement des e-mails aux candidats à différentes étapes du processus de recrutement, comme la confirmation de candidature, les invitations à des entretiens ou les notifications de refus.
- Planification d'entretien : Les recruteurs peuvent utiliser un ATS doté de logiciel de planification d'entretien intégré qui se synchronise avec les agendas pour éviter les conflits de rendez-vous.
7. Collaboration et retour
- Collaboration en équipe : Les membres de l'équipe de recrutement peuvent partager des notes, avis et évaluations sur les candidats au sein de l’ATS, ce qui facilite une prise de décision collaborative.
- Notations et commentaires : Les recruteurs et responsables du recrutement peuvent noter les candidats et laisser des commentaires, contribuant à bâtir une vue complète de chaque postulant.
8. Rapports et analyses
- Analyse des données : L'ATS propose des outils d'analyse de recrutement fournissant des informations sur divers aspects du processus de recrutement, tels que l'efficacité des sources, le temps de recrutement et la qualité des candidats.
- Rapports personnalisés : Les recruteurs peuvent générer des rapports personnalisés pour suivre certains indicateurs et prendre des décisions basées sur les données.
9. Conformité et sécurité
- Protection des données : L'ATS garantit la sécurisation des données des candidats, en conformité avec les réglementations sur la protection des données.
- Pistes d'audit : Le système conserve des pistes d'audit détaillées, documentant toutes les actions réalisées dans l’ATS à des fins de conformité et de responsabilisation.
10. Intégration avec d’autres systèmes
- Intégration HRIS : L'ATS peut s'intégrer avec les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) et d'autres outils RH pour assurer une transition fluide du candidat au nouvel embauché.
- Services tiers : Certaines plateformes ATS s'intègrent à des services de vérification des antécédents, outils d'évaluation et d'autres prestataires tiers pour optimiser le processus de recrutement.
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Pour vous aider à débuter votre sélection d’un nouvel ATS, nous avons compilé une liste pratique des meilleurs systèmes de suivi des candidatures. Vous pouvez également discuter avec l’un de nos experts en logiciels RH.
