Comment rédiger une description de poste : le guide d’un expert

Elle sert de guide aux candidats potentiels, mais aussi aux responsables du recrutement et aux autres membres de l’équipe chargée du recrutement.

Elle doit contenir suffisamment d’informations pour susciter l’intérêt d’une personne à la recherche d’un emploi et l’inciter à poursuivre le processus de recrutement.

C’est également l’occasion de donner un aperçu de la culture, de la mission et des valeurs de votre entreprise, tout en contribuant à aligner les attentes des employeurs et des employés.

Éléments d’une description de poste

Intitulé du poste

Indiquez clairement l’intitulé du poste, qui doit refléter fidèlement la fonction et son niveau au sein de l’organisation.

Exemples : Directeur des opérations (COO), Directeur marketing, Ingénieur logiciel senior, Responsable d’équipe commerciale, Coordinateur des ressources humaines, Chargé de service client.

Objectif du poste

Présentez brièvement le poste, en décrivant son objectif principal et sa place au sein de l’organisation.

Tâches et responsabilités

Énumérez les principales tâches et responsabilités associées au poste. Utilisez des puces pour plus de clarté et commencez chaque point par un verbe d’action (par exemple, « Gérer », « Développer », « Coordonner »).

Qualifications requises

Détaillez les qualifications requises, notamment la formation, les certifications, le niveau d’expérience et les compétences.

Formation

Précisez les qualifications scolaires nécessaires pour qu’un employé puisse exercer efficacement les tâches et responsabilités du poste. Indiquez clairement les domaines d’études pertinents, les types de diplômes ou les spécialisations précises qui fournissent les connaissances nécessaires à la réussite dans ce poste.

Expérience

Précisez le nombre minimal d’années d’expérience professionnelle à temps plein requises pour le poste, ainsi que les types d’expérience pertinents nécessaires pour être qualifié.

Si les stages, l’expérience professionnelle acquise pendant les études de premier cycle ou les postes d’assistant diplômé sont considérés comme acceptables, indiquez clairement qu’ils constituent une expérience qualifiante.

Connaissances, compétences et aptitudes

Définissez clairement le niveau de connaissances requis pour accéder au poste en précisant la profondeur de compréhension nécessaire. Utilisez les définitions suivantes comme guide :

• Connaissances pratiques : Compréhension de base des principes et de la terminologie, permettant de résoudre des problèmes simples.
• Connaissances générales : Maîtrise du domaine suffisante pour prendre en charge les tâches courantes et les situations de travail habituelles, ainsi qu’une bonne connaissance des principaux aspects du sujet.
• Connaissances approfondies : Compréhension avancée du sujet, permettant de résoudre des problèmes complexes, de fournir des conseils techniques et de servir de référence pour les autres.
• Connaissances exhaustives : Maîtrise experte impliquant une compréhension approfondie, une réflexion innovante et l’élaboration de nouveaux concepts ou approches (à utiliser avec parcimonie pour les postes hautement spécialisés).

En outre, énumérez les compétences et aptitudes spécifiques essentielles à la réussite dans le poste et indiquez les licences ou certifications requises.

Qualifications souhaitées

Une liste élargie des qualifications souhaitées peut aider à évaluer davantage le potentiel de réussite et la productivité d’un candidat dans le poste.

Bien qu’elles ne soient pas indispensables à l’exercice des responsabilités principales du poste, ces qualifications renforcent la capacité d’un candidat à exceller. 

Les qualifications souhaitées sont considérées comme des atouts, notamment une formation complémentaire, une expérience pertinente, des connaissances spécialisées, des compétences avancées et des aptitudes spécifiques en adéquation avec les objectifs du poste et les besoins de l’organisation.

L’inclusion de tels critères permet de se faire une idée plus précise du candidat idéal tout en laissant une certaine flexibilité dans le processus de recrutement.

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Conditions de travail

Décrivez les conditions de travail et les exigences physiques directement liées aux fonctions essentielles du poste afin de garantir le respect de la loi américaine relative aux personnes handicapées (ADA). 

Précisez le type, l’intensité (niveau d’effort), la fréquence (à quelle fréquence) et la durée (période) des capacités physiques ou mentales requises.

Prenez en compte les facteurs suivants :

• Environnement de travail : précisez si le travail est effectué à l’intérieur (p. ex. dans un bureau) ou à l’extérieur, et mentionnez les conditions environnementales pertinentes.
• Risques d’exposition : indiquez toute exposition à des matières dangereuses, à des températures extrêmes, à des bruits forts ou à d’autres risques environnementaux.
• Exigences physiques : incluez les tâches physiques essentielles telles que grimper, rester debout, s’accroupir, se pencher ou taper au clavier.
• Port de charges/effort physique : définissez le niveau d’effort physique requis :
  • Sédentaire : jusqu’à 10 livres
  • Léger : jusqu’à 20 livres
  • Moyen : jusqu’à 50 livres
  • Important : plus de 50 livres
• Horaires de travail : indiquez si le poste exige de travailler la nuit, les week-ends ou d’être régulièrement d’astreinte.
• Lieu et déplacements requis : précisez le lieu de travail et indiquez si des déplacements sont nécessaires, notamment leur fréquence et leurs destinations, le cas échéant.
• Désignation du personnel d’urgence : précisez si le poste est considéré comme essentiel en cas d’urgence ou lors d’opérations critiques.

Ces informations garantissent une définition claire des attentes liées au poste tout en favorisant un processus de recrutement inclusif et conforme à la réglementation.

Mission, vision et valeurs de l’entreprise

Énoncez clairement la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’organisation afin de communiquer sa raison d’être et ses objectifs à long terme.

Cela aide les candidats à comprendre les principes directeurs de l’entreprise, les attentes culturelles et la manière dont leur rôle contribue à sa réussite globale.

Salaire, avantages et primes

Envisagez de présenter le salaire, les avantages et la structure des primes associés au poste afin d’établir des attentes transparentes pour les candidats. 

Vous pouvez inclure une fourchette salariale, les avantages, les primes et la structure des commissions, ainsi que les avantages supplémentaires que vous proposez.

Une communication claire de ces éléments permet aux candidats de comprendre la rémunération globale et d’évaluer la valeur complète du poste.

Comment rédiger une description de poste : processus en 4 étapes

1. Créez un intitulé de poste simple et facile à comprendre

Commencez par l’intitulé du poste. Ma devise est d’utiliser un langage simple et facile à comprendre.

S’il existe déjà une convention de dénomination pour un poste donné, il n’est pas nécessaire de faire preuve de créativité dans l’intitulé. Sinon, les personnes auront du mal à déterminer si elles correspondent au poste à partir de son seul intitulé. 

Exemple : si le poste est celui de responsable de comptes, appelez-le ainsi plutôt que « Gourou des relations clients » ou quelque chose de ce genre.

2. Définissez les responsabilités et les résultats attendus

Décrivez ensuite les responsabilités liées au poste et la manière dont elles contribuent aux objectifs de votre organisation. Les candidats ont absolument besoin de ces informations !

Si vous avez du mal à définir les responsabilités, dressez une longue liste de toutes les spécifications du poste auxquelles vous pouvez penser et que la personne occupant ce rôle devra respecter.

Vous pouvez utiliser un cadre similaire à celui que vous créeriez pour votre stratégie de recherche de candidats afin de structurer vos idées.

Ensuite, raccourcissez la longue liste de tâches que vous avez établie. L’objectif est d’être informatif sans surcharger le lecteur d’informations. 4 à 6 puces pour les responsabilités, et autant pour les compétences, constituent une bonne référence.

Après avoir décidé des responsabilités que vous allez inclure, repensez à votre mission en tant qu’entreprise. Vous avez peut-être des OKRs ou des objectifs pour l’équipe auxquels ces tâches contribueront.

Commencez à les formuler comme des résultats et ajoutez-les à la liste. De cette manière, vous pouvez relier un ensemble précis de responsabilités à un résultat.

Exemple

Imaginons que vous recrutiez un partenaire en acquisition de talents technologiques. Vous pourriez inclure ces responsabilités et résultats attendus dans la description du poste :

• Rechercher, impliquer et présélectionner des candidats dans les domaines des produits et de l’ingénierie afin de nous aider à passer de X à XX personnes au cours des 9 prochains mois.
• Travailler avec les responsables du recrutement pour créer des plans de recrutement et d’intégration ainsi que des priorités destinées à accompagner la croissance et le développement, tout en garantissant une excellente expérience aux nouvelles recrues.

Continuez à faire le lien avec la mission de l’entreprise et les raisons de son existence. Cela crée un sentiment d’appartenance pour le poste et, par extension, un sentiment d’appartenance chez le candidat potentiel qui le lit.

3. Décrire les compétences et qualités nécessaires

À partir de là, commencez à réfléchir aux compétences, à l’expérience pertinente, à la formation, aux certifications et aux qualités requises pour qu’une personne soit considérée comme une candidate qualifiée.

Tout cela doit vraiment être adapté au public visé par votre poste à pourvoir.

Compétences et qualités pour les postes de débutant

Si vous recrutez pour un poste de débutant, n’indiquez pas 2 à 3 ans d’expérience dans le domaine X.

Ce cercle vicieux selon lequel il faut de l’expérience pour acquérir de l’expérience est si répandu qu’il est devenu un mème populaire. Le cercle vicieux selon lequel il faut de l’expérience pour acquérir de l’expérience est si répandu qu’il est devenu un mème populaire.

Pour un poste de débutant, concentrez-vous davantage sur les qualités et les ambitions du candidat potentiel. Par exemple, si vous recrutez un assistant administratif débutant, incluez des éléments tels que :

• Souci du détail
• Organisation
• Capacité à établir des priorités

L’expérience dans ces domaines peut prendre de nombreuses formes et ne doit pas nécessairement provenir d’un emploi administratif antérieur.

Compétences et qualités pour les postes qui ne sont pas de débutant

Pour les postes qui ne sont pas de débutant, vous devrez inclure une expérience, des exigences ou même des qualifications précises afin d’attirer les bons candidats.

La mention d’un nombre minimal d’années d’expérience est un sujet qui divise. Certaines entreprises y tiennent absolument, tandis que d’autres préfèrent rester vagues.

Un piège à éviter, cependant, consiste à demander davantage d’années d’expérience que la technologie n’en compte, comme dans l’exemple ci-dessous :

Je vous laisse décider sur ce point, car je comprends les deux arguments. Personnellement, je pense qu’une indication approximative peut être utile, mais qu’elle ne doit pas être considérée comme une règle absolue, et je tends à éviter de l’utiliser.

4. Mettre en avant les raisons pour lesquelles votre entreprise est un excellent lieu de travail

Plus le candidat est compétent, plus il a de possibilités de carrière : c’est un fait.

Ainsi, même s’il est important de fournir des informations sur le poste, il est tout aussi important de donner aux candidats potentiels un aperçu de ce que votre culture d’entreprise a à offrir.

Pensez à ajouter un résumé et quelques puces concernant les qualités suivantes :

• Mission et valeurs de l’entreprise
• Type d’environnement de travail (c’est-à-dire au bureau, à distance ou hybride)
• Avantages supplémentaires (par exemple, code vestimentaire décontracté ou déjeuners gratuits le vendredi)
• Régimes d’avantages sociaux (par exemple, couverture santé, dentaire et de santé mentale)
• Initiatives en matière de santé et de bien-être
• Possibilités d’évolution professionnelle
• Politiques relatives aux congés et aux congés payés
• Politiques en matière de recrutement équitable et/ou diversifié

Rappelez-vous que votre offre d’emploi fait la promotion de votre entreprise dans son ensemble, et pas uniquement du poste à pourvoir.

C’est là qu’une proposition de valeur employeur (EVP) claire vous sera extrêmement utile. Essentiellement, une EVP est un ensemble d’avantages et d’offres uniques qu’un employeur s’engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement. 

Considérez-la comme la valeur qu’une organisation apporte à ses employés en échange de leur contribution.

Bonnes pratiques pour rédiger une description de poste

1. Créer un modèle standard de description de poste

C’est ici que vous mobilisez votre marque employeur et, idéalement, que vous collaborez avec votre responsable marketing. 

Vous cherchez à créer une identité dans laquelle certains éléments sont standardisés et reconnaissables — par exemple, des titres qui guident le regard à travers la page et les informations sur l’entreprise.

2. Adopter un ton cohérent

Le ton est également un élément pour lequel le marketing peut vous aider, car il fait partie de l’identité de marque d’un employeur. Si vous ne voyez pas bien ce que j’entends par « ton », voici quelques exemples du rôle que joue le ton dans les descriptions de poste.

Exemples de ton

1. « Vous » ou la voix passive. Je suis un fervent partisan de l’utilisation de « vous » dans les descriptions de poste. Je pense que cela crée une proximité avec le candidat et aide à visualiser et à humaniser l’expérience. Cela contraste avec la voix passive, qui donne plutôt une formulation telle que : « Le candidat idéal pour ce poste devra… »
2. Le degré de formalité du langage. Certaines entreprises communiquent sur un ton très formel, tandis que d’autres utilisent un langage plus détendu — les deux conviennent et transmettent tous deux quelque chose sur la culture de l’organisation. Mais si le ton de votre entreprise est informel et que vos descriptions de poste ressemblent à une invitation au Royal Gala, vous risquez de donner involontairement une image erronée de votre entreprise et de dérouter les candidats.

3. Rester simple 

Utilisez un langage simple et accessible (sauf si vous parlez de termes techniques spécifiques). Personne ne sera impressionné si un dictionnaire est nécessaire pour comprendre votre description de poste — à moins que vous ne recrutiez un rédacteur de dictionnaires !

4. Faire plus court 

Chaque poste comporte une montagne de responsabilités et de tâches à couvrir. Mais si vous écrivez tout dans le détail, vous obtiendrez un mur de texte que peu de personnes liront. 

Les listes à puces sont vos meilleures alliées, et il est possible de regrouper certaines tâches et de les résumer en une seule puce (voir l’exemple du partenaire des talents technologiques ci-dessus).

5. Relier les responsabilités aux résultats

Essayez d’aider la personne à se projeter dans le poste en reliant les responsabilités aux résultats, puis les résultats aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise. 

Vous devez vous assurer que le bon candidat s’imagine déjà comment il évoluera au sein de votre entreprise.

6. Expérimenter

Comme pour tout ce qui concerne le marketing du recrutement, il est utile de renouveler régulièrement ses pratiques et d’expérimenter un peu. 

Vous pouvez peut-être rédiger quelques descriptions de poste pour chaque rôle et effectuer des tests A/B afin de déterminer laquelle est la plus performante en termes de nombre et, surtout, de qualité des candidats.

Vous devrez également naturellement mettre à jour les descriptions de poste au fil du temps et lorsque la situation évolue au sein de l’organisation.

5 éléments à surveiller dans une description de poste

1. Les exigences superflues

Je suis fermement convaincu que si tout ce que vous écrivez se résume à « grandes compétences en communication » ou « souci du détail », vous ne connaissez pas suffisamment la personne qui doit occuper le poste.

Vous devez réfléchir aux types de compétences en communication qui sont nécessaires et être plus explicite. Les exigences professionnelles vagues ou franchement ridicules font rapidement fuir les meilleurs talents.

Par exemple, un chef de produit peut devoir posséder « des compétences démontrées en communication transversale, lui permettant de comprendre aussi bien les besoins opérationnels que techniques ».

Cela fournit davantage de directives.

2. Exigences en matière de formation

C’est un sujet délicat, mais ce que je dirais, c’est de réfléchir à ce qui est absolument nécessaire.

Si une qualification ou une certification spécifique est requise, il est tout à fait pertinent de la mentionner.

Mais une « note minimale de 2:1 dans l’une des 20 meilleures universités » est incroyablement exclusive. Nous devrions essayer de nous éloigner de cette pratique, surtout face aux nombreuses voies alternatives d’accès à une carrière.

3. Langage excluant

Un langage excluant dans les descriptions de poste peut dissuader les candidats issus de la diversité et créer une atmosphère non inclusive. 

Il est important d’utiliser un langage inclusif afin d’attirer un vivier de talents plus large, d’améliorer la réputation de l’entreprise et de garantir le respect des obligations légales.

Par exemple, utilisez des termes neutres du point de vue du genre et évitez les formulations spécifiques à l’âge ou culturellement biaisées.

4. Mise en forme sur les sites d’emploi

Soyez attentif à la manière dont votre mise en forme peut apparaître sur différents sites d’emploi. Bien souvent, j’ai consacré beaucoup de temps à créer de magnifiques titres et une mise en forme soignée des listes à puces, pour finalement constater que le site d’emploi affichait un mur de texte lorsque l’on consultait l’annonce.

Recherchez un bouton d’aperçu, les règles de mise en forme du site d’emploi (généralement sur la page de l’éditeur) ou, à défaut, assurez-vous de consulter l’annonce en ligne juste après sa publication afin de vérifier la mise en forme. 

5. Fourchette salariale

Dans un nombre croissant de juridictions, il est obligatoire d’indiquer une échelle ou une fourchette salariale dans une description de poste.

Je pense qu’il s’agit d’une mesure intéressante pour rééquilibrer les chances et donner davantage de pouvoir aux candidats lors des négociations. 

Si vous avez l’intention d’ajuster les salaires en fonction du lieu de résidence d’un candidat travaillant à distance, veillez à le préciser.

Outils utiles

Rédiger une description de poste à partir de zéro peut entraîner un cas classique du « syndrome de la page blanche », c’est-à-dire le fait de fixer une page vide et de constater que son esprit est tout aussi vide. Voici quelques outils qui peuvent vous aider :

Lisez d’autres descriptions de poste pour trouver un point de départ

Aussi simple que cela puisse paraître, si vous êtes vraiment bloqué au moment de commencer à décrire un poste (cela arrive souvent pour les postes juniors ou opérationnels), regardez comment d’autres entreprises le décrivent. 

Examinez quelques exemples de concurrents, et peut-être quelques autres provenant d’entreprises qui n’ont absolument rien à voir, afin d’identifier les similitudes et les différences (par exemple, si vous êtes une entreprise SaaS B2B, regardez comment les entreprises de biens de consommation décrivent ce poste).

Une fois que vous avez choisi une approche, un logiciel de gestion des descriptions de poste peut vous aider à standardiser et à tenir à jour les descriptions pour les différents postes.

Utilisez un décodeur de genre pour repérer les formulations excluantes

Étude après étude, les recherches ont révélé deux différences majeures dans la manière dont les hommes et les femmes postulent à des emplois. 

Les femmes, dans l'ensemble, essaient de remplir 100 % des exigences d'un poste avant de postuler (d'où l'importance de résumer et de s'en tenir à un nombre réduit de puces), et elles sont moins susceptibles de réagir à un langage excessivement agressif ou excluant.

Récemment, j'ai vu « Il/Elle rejoindra une équipe de 4 hommes. » Bravo pour le Il/Elle (Vous aurait été préférable), mais la formulation « équipe de 4 hommes » les a ensuite desservis. Est-ce une tournure courante ? Oui. Peut-elle être excluante ? Oui également.

Il existe plusieurs outils pour cela. Datapeople et Textio sont des outils payants dotés de fonctionnalités avancées, comme des décodeurs de langue et certaines formes d'IA (par exemple, ils reconnaissent les tournures de phrase), tandis que Genderdecoder est plus simple, mais gratuit. 

Vous pourriez être surpris de ce qui peut être considéré comme un langage excluant, surtout si vous n'avez jamais eu besoin d'examiner attentivement vos écrits. Une étude récente a révélé que le langage peut même influer sur l'âge moyen de vos candidats.

ChatGPT

ChatGPT et les autres chatbots peuvent vous aider à rédiger des descriptions de poste en fournissant un texte clair, inclusif et attrayant, adapté à vos besoins. Lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger des descriptions de poste, suivez ces bonnes pratiques :

1. Fournissez des informations claires : décrivez clairement les responsabilités du poste, les compétences requises, les qualifications ainsi que les valeurs ou les aspects spécifiques de la culture de l'entreprise afin de garantir un contenu précis et pertinent.
2. Misez sur l'inclusivité : insistez sur l'utilisation d'un langage inclusif afin d'attirer un éventail diversifié de candidats, en évitant les termes susceptibles d'exclure involontairement certains groupes.
3. Relisez et modifiez : relisez et affinez toujours le contenu généré pour en vérifier l'exactitude, le ton et la conformité avec la voix de votre entreprise, telle qu'elle est définie dans la marque employeur.
4. Veillez au respect de la législation : vérifiez que le langage utilisé respecte les lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi ainsi que les autres réglementations pertinentes.

Exemple de consigne :

« Veuillez rédiger une description détaillée du poste de [Intitulé du poste]. Incluez une présentation convaincante du poste, les principales responsabilités, les qualifications requises (formation, expérience, compétences), les qualifications souhaitées, les conditions de travail, les exigences physiques ainsi que tout avantage ou bénéfice pertinent. Adaptez le ton pour qu'il soit [professionnel/décontracté/attrayant] et alignez le contenu sur les normes du secteur. »

Systèmes de suivi des candidatures

Enfin, certains systèmes de suivi des candidatures (ATS) proposent également des modèles de descriptions de poste que vous pouvez utiliser, ainsi que des conseils pour optimiser vos annonces pour le référencement naturel afin qu'elles apparaissent auprès des bonnes personnes.

Veillez à les consulter et, si vous disposez d'un spécialiste interne du référencement naturel, demandez-lui peut-être ce que vous pouvez faire d'autre.

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