Comment rédiger une description de poste : Guide d’expert

Elle doit comporter suffisamment d’informations pour susciter l’intérêt d’un chercheur d’emploi et l’inciter à poursuivre le processus de recrutement.

C'est aussi l'occasion de donner un aperçu de la culture, de la mission et des valeurs de votre entreprise et d’aider à aligner les attentes entre employeurs et salariés.

Composantes d’une fiche de poste

Intitulé du poste

Indiquez clairement l’intitulé du poste, qui doit refléter fidèlement la fonction et son niveau au sein de l’organisation.

Exemples : Directeur des opérations (COO), Directeur marketing, Ingénieur logiciel senior, Responsable d’équipe commerciale, Coordonnateur RH, Conseiller(ère) service client.

Finalité du poste

Fournissez un aperçu succinct du poste en précisant sa finalité principale et son rôle dans l’organisation.

Missions et responsabilités

Listez les principales tâches et responsabilités associées au poste. Utilisez des puces pour plus de clarté et commencez chaque point par un verbe d’action (par exemple : « Gérer », « Développer », « Coordonner »).

Qualifications requises

Précisez les qualifications requises, notamment le niveau d’études, les certifications, l’expérience requise et les compétences.

Formation

Indiquez les diplômes nécessaires pour permettre à un salarié d’exercer efficacement les missions et responsabilités du poste. Précisez clairement les domaines d’études, les types de diplôme ou spécialités permettant d’apporter les connaissances indispensables à la réussite dans cette fonction.

Expérience

Indiquez le nombre minimum d’années d’expérience professionnelle à temps plein requis pour le poste, ainsi que les types d’expérience jugées pertinentes pour la fonction.

Si les stages, les expériences étudiantes ou les postes d’assistanat constituent des expériences admissibles, indiquez-le clairement.

Connaissances, compétences et aptitudes

Définissez précisément le niveau de connaissances requis à l’entrée dans le poste en précisant la profondeur de compréhension attendue. Utilisez les définitions suivantes comme guide :

• Connaissance opérationnelle : Maîtrise des principes et de la terminologie de base permettant de résoudre des problèmes simples.
• Connaissance générale : Niveau d’aisance et de maîtrise suffisant pour traiter les tâches standards et les situations classiques, ainsi qu’une bonne familiarité avec les aspects clés du domaine.
• Connaissance approfondie : Compréhension avancée permettant de résoudre des problèmes complexes, d’apporter des conseils techniques et de servir de ressource pour les autres.
• Connaissance experte : Maîtrise de haut niveau, compréhension poussée, capacité à faire évoluer le domaine, à faire preuve d’innovation et à développer de nouveaux concepts ou approches (n’utilisez ce niveau qu’avec parcimonie pour les postes très spécialisés).

Précisez également les compétences et aptitudes spécifiques indispensables à la réussite dans la fonction, ainsi que les licences ou certifications requises le cas échéant.

Qualifications souhaitées

Une liste élargie de qualifications souhaitées peut permettre d’évaluer plus finement le potentiel d’un candidat pour réussir et s’épanouir dans le poste.

Bien que non essentielles à la réalisation des tâches principales, ces qualifications améliorent la capacité d’un candidat à exceller. 

Les qualifications souhaitées sont considérées comme « un plus » et peuvent inclure un niveau d’études supérieur, une expérience additionnelle, des connaissances spécialisées, des compétences avancées et des aptitudes particulières correspondant aux enjeux du poste et aux besoins de l’organisation.

Préciser ces critères permet de mieux décrire le profil idéal tout en laissant une marge de souplesse dans le processus de recrutement.

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Conditions de travail

Décrivez l’environnement de travail et les exigences physiques directement liées aux missions essentielles du poste afin de garantir la conformité avec la loi américaine sur les personnes en situation de handicap (Americans with Disabilities Act, ADA). 

Précisez la nature, l’intensité (niveau d’effort), la fréquence (combien de fois), et la durée (combien de temps) des capacités physiques ou mentales requises.

Pensez aux facteurs suivants :

• Environnement de travail : Précisez si le poste s’effectue en intérieur (par exemple, en bureau) ou en extérieur, et mentionnez les paramètres environnementaux pertinents.
• Risques d’exposition : Indiquez toute exposition à des matériaux dangereux, à des températures extrêmes, à un bruit intense ou à d’autres risques environnementaux.
• Exigences physiques : Incluez les tâches physiques essentielles telles que grimper, rester debout, se pencher, se courber ou saisir au clavier.
• Port de charges/effort physique : Définissez le niveau d’effort physique requis :
  • Sédentaire : Jusqu’à 10 livres
  • Léger : Jusqu’à 20 livres
  • Moyen : Jusqu’à 50 livres
  • Lourd : Plus de 50 livres
• Horaires de travail : Indiquez si le poste nécessite de travailler la nuit, le week-end ou d’être d’astreinte régulièrement.
• Exigences de localisation et de déplacement : Précisez le lieu de travail et si des déplacements sont requis, y compris la fréquence et la destination, le cas échéant.
• Désignation du personnel en cas d’urgence : Précisez si le poste est considéré comme essentiel lors d’urgences ou d’opérations critiques.

Ces informations garantissent que les attentes relatives au poste sont clairement définies tout en soutenant un processus de recrutement inclusif et conforme.

Mission, vision et valeurs de l’entreprise

Déclarez clairement la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’organisation afin de transmettre son objectif et ses buts à long terme.

Cela aide les candidats à comprendre les principes directeurs de l’entreprise, les attentes culturelles et la manière dont leur rôle contribue à la réussite globale.

Salaire, avantages, primes

Envisagez de détailler le salaire, les avantages et la structure de primes associée au poste afin d’établir des attentes transparentes pour les candidats. 

Vous pouvez inclure une fourchette salariale, les avantages sociaux, les primes et le système de commissions, ainsi que les avantages que vous proposez.

Communiquer clairement ces aspects permet aux candidats de comprendre l’ensemble du package de rémunération et d’évaluer la pleine valeur du poste.

Comment rédiger une fiche de poste : un processus en 4 étapes

1. Créez un intitulé de poste simple et compréhensible

Commencez par l’intitulé du poste. Ma règle d’or est d’utiliser un langage simple et facile à comprendre.

S’il existe déjà une convention de nommage pour un poste particulier, il n’est pas nécessaire de se montrer créatif avec le titre du poste. Au contraire, les gens risquent de ne pas pouvoir évaluer leur adéquation au poste à partir du seul intitulé. 

Exemple : Si le poste est celui de « Responsable comptes clients », appelez-le ainsi plutôt que « Guru de la relation client » ou autre appellation fantaisiste.

2. Précisez les responsabilités et les résultats attendus

Détaillez ensuite les responsabilités du poste et comment elles contribuent à vos objectifs organisationnels. Les candidats rechignent à l’absence de telles informations !

Si vous avez du mal à lister les responsabilités, rédigez une longue liste de toutes les spécifications professionnelles auxquelles la personne occupant le poste devra répondre.

Vous pouvez utiliser un cadre similaire à celui que vous établiriez lors de votre stratégie de sourcing de candidats pour vous aider à structurer vos idées.

Réduisez ensuite la liste de toutes les tâches élaborées. Il s’agit d’être informatif mais de ne pas saturer d’informations. 4 à 6 points de responsabilités, et autant pour les compétences, constituent un bon repère.

Une fois les responsabilités définies, ramenez-les à votre mission d’entreprise. Peut-être avez-vous des OKR ou des objectifs d’équipe auxquels ces missions contribueront.

Commencez ensuite à les rédiger sous forme de résultats attendus et ajoutez-les à la liste. Vous pourrez alors relier chaque groupe de missions à un résultat concret.

Exemple

Supposons que vous recrutiez un « Talent Partner IT ». Les responsabilités et résultats attendus suivants pourraient figurer dans la fiche de poste :

• Sourcer, engager et présélectionner des candidats dans le domaine produit et ingénierie afin de nous aider à passer de X à XX personnes au cours des 9 prochains mois.
• Travailler avec les responsables du recrutement pour créer des plans et plans d’intégration et des priorités afin de soutenir la croissance et l’évolution de l’entreprise, ainsi que pour garantir une excellente expérience pour les nouvelles recrues.

Continuez à faire le lien avec la mission de l’entreprise et la raison pour laquelle vous existez. Cela crée un sentiment d’appartenance au poste, et, par extension, chez le candidat potentiel qui lit l’annonce.

3. Détaillez les compétences et qualités requises

À partir de là, commencez à réfléchir aux compétences, à l’expérience pertinente, à la formation, aux certifications et aux qualités nécessaires pour qu’une personne soit considérée comme un candidat qualifié.

Cela doit vraiment être ciblé pour le public visé par votre poste à pourvoir.

Compétences et qualités pour les postes débutants

Si vous recrutez pour un poste débutant, n’exigez pas 2-3 ans d’expérience dans X.

Ce paradoxe « il faut de l’expérience pour acquérir de l’expérience » est tellement courant qu’il est devenu un mème populaire.

Pour un poste débutant, concentrez-vous davantage sur les qualités et les ambitions du candidat potentiel. Par exemple, si vous recrutez pour un poste administratif débutant, incluez des éléments tels que :

• Attention aux détails
• Organisation
• Capacité à prioriser

L’expérience dans ces domaines peut s’acquérir de multiples façons et ne provient pas forcément d’un poste administratif antérieur.

Compétences et qualités pour les postes non débutants

Pour les postes non débutants, vous devrez inclure une expérience, des exigences ou même des qualifications précises afin d’attirer les bons candidats.

Préciser le nombre d’années d’expérience minimum est un sujet qui divise. Certaines entreprises y tiennent fermement, d’autres préfèrent rester plus vagues.

Un écueil à éviter cependant : ne demandez pas plus d’années d’expérience que la technologie n’existe elle-même, comme dans l’exemple ci-dessous :

Pour ce point, je vous laisse juger, car je comprends les arguments des deux côtés. Personnellement, je pense qu’un repère approximatif peut être utile, mais il ne doit pas être sacralisé, et j’ai tendance à ne pas l’utiliser.

4. Mettez en avant ce qui rend votre entreprise attractive

Plus le candidat est recherché, plus il a d’options de carrière, c’est un fait.

Ainsi, s’il est important de donner des informations sur le poste, il est tout aussi important d’offrir aux candidats un aperçu de la culture de votre entreprise.

Pensez à ajouter un résumé et quelques points clés sur les aspects suivants :

• Mission et valeurs de l’entreprise
• Type d’environnement de travail (par exemple : présentiel, télétravail ou hybride)
• Avantages divers (par exemple : code vestimentaire décontracté ou déjeuners offerts le vendredi)
• Régimes d’avantages sociaux (par exemple : assurance santé, dentaire, couverture santé mentale)
• Initiatives santé et bien-être
• Possibilités de développement de carrière
• Politiques de congés payés et de vacances
• Politiques concernant l’équité et/ou la diversité dans le recrutement

N’oubliez pas que votre annonce d’emploi véhicule l’image de l’ensemble de votre entreprise, et pas seulement celle du poste à pourvoir.

C’est ici qu’avoir une proposition de valeur employeur (EVP) claire vous sera d’une aide précieuse. Essentiellement, une EVP est un ensemble unique d’avantages et d’offres que l’employeur promet de fournir à ses salariés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement. 

Pensez-y comme à la valeur qu’une organisation apporte à ses collaborateurs en échange de leur contribution.

Meilleures pratiques pour rédiger une description de poste

1. Créez un modèle standard de description de poste

C'est ici que vous intégrez votre marque employeur et, idéalement, collaborez avec votre responsable marketing. 

Vous cherchez à créer une identité où certains éléments sont standardisés et reconnaissables—par exemple, des titres pour guider l'œil tout au long de la page et les informations sur l'entreprise.

2. Utilisez un ton de voix cohérent

Le ton de voix est également un aspect sur lequel le marketing peut vous aider, car il fait partie de l'identité de la marque employeur. Si vous n'êtes pas familier avec la notion de « ton de voix », voici quelques exemples du rôle qu’il joue dans les descriptions de poste.

Exemples de tons de voix

1. Vous vs. voix passive. Je suis un grand partisan de l'utilisation du « Vous » dans les descriptions de poste. Cela crée une proximité avec le candidat et aide à visualiser et humaniser l'expérience. Cela contraste avec la voix passive qui, par exemple, s’exprime ainsi : « Le candidat idéal pour ce poste devra... »
2. Formalité du langage. Certaines entreprises communiquent avec un ton très formel, d'autres utilisent un langage plus détendu—les deux sont valables et véhiculent quelque chose sur la culture de l'organisation. Mais si le ton de voix de votre entreprise est informel et que vos descriptions de poste donnent l'impression d'une invitation à un gala royal, vous risquez de mal représenter votre organisation et de désorienter les candidats sans le vouloir.

3. Restez simple 

Utilisez un langage simple et accessible (sauf si vous évoquez des termes techniques spécifiques). Personne ne sera impressionné si vos annonces de poste nécessitent un dictionnaire pour être comprises —sauf si vous recrutez un rédacteur de dictionnaires !

4. Soyez concis 

Chaque poste implique de nombreuses responsabilités et tâches. Mais si vous en faites l’inventaire complet, vous risquez de créer un bloc de texte que peu de personnes liront. 

Les points clés sont vos alliés : il est possible de regrouper certaines tâches et de les résumer en un seul point (voir l'exemple du Tech Talent Partner ci-dessus).

5. Reliez les responsabilités aux résultats

Aidez la personne à se projeter dans le poste en reliant les responsabilités aux résultats attendus, puis ces résultats aux objectifs de l'équipe ou de l'entreprise. 

Vous souhaitez que le bon candidat puisse déjà s’imaginer évoluer au sein de votre entreprise.

6. Expérimentez

Comme pour tout ce qui concerne le marketing de recrutement, il est judicieux de garder de la nouveauté et d'effectuer quelques expérimentations. 

Pourquoi ne pas rédiger plusieurs descriptions de poste pour chaque rôle et faire des tests A/B pour voir laquelle obtient les meilleurs résultats, tant en quantité qu’en qualité de candidatures ?

Vous devrez aussi, naturellement, actualiser les descriptions de poste avec le temps et les changements internes à l’organisation.

5 choses à surveiller dans une description de poste

1. Exigences superflues

Je suis fermement convaincu que si tout ce que vous écrivez est « excellentes compétences en communication » ou « souci du détail », c’est que vous ne connaissez pas suffisamment la personne nécessaire pour ce poste.

Vous devez vous demander quels types de compétences en communication sont requis et être plus précis. Des exigences vagues ou absolument absurdes dans une offre d’emploi feront rapidement fuir les meilleurs talents.

Par exemple, un Product Manager pourrait devoir posséder « des compétences avérées en communication transversale, lui permettant de comprendre aussi bien les enjeux business que techniques ».

Cela donne un meilleur cadre à suivre.

2. Exigences de diplômes

C'est un sujet sensible, mais je dirais qu’il faut vraiment se concentrer sur ce qui est strictement nécessaire.

Si une qualification ou certification spécifique est requise, il est tout à fait logique de l’indiquer.

Mais exiger un « niveau minimum 2:1 d’une université du top 20 » est extrêmement excluant. Nous devrions éviter cette pratique, d’autant plus qu’il existe aujourd’hui de nombreux parcours alternatifs vers une carrière.

3. Langage excluant

Un langage excluant dans une description de poste peut décourager des candidats issus de la diversité et créer un climat non inclusif. 

Il est important d’utiliser un langage inclusif pour attirer un plus large vivier de talents, améliorer la réputation de l’entreprise et assurer la conformité légale.

Par exemple, privilégiez les termes épicènes et évitez les formulations liées à l’âge ou aux références culturelles biaisées.

4. Formatage sur les sites d'emploi

Faites attention à la façon dont votre formatage peut apparaître sur différents sites d'emploi. Il m’est arrivé de passer du temps à créer de beaux titres et à structurer avec des puces, pour finalement voir la publication du poste s’afficher comme un gros bloc de texte sur le site.

Cherchez un bouton d’aperçu, lisez les règles de formatage du site (généralement disponibles sur la page de l’éditeur) ou, à défaut, assurez-vous de visualiser la publication en ligne juste après l’avoir postée afin de vérifier le formatage. 

5. Fourchette salariale

Dans de plus en plus de juridictions, il est obligatoire d’indiquer une fourchette ou un salaire dans une fiche de poste.

Je pense que c’est une évolution intéressante pour égaliser les chances et donner plus de pouvoir aux candidat·es lors des négociations. 

Si vous envisagez d’ajuster les salaires en fonction de la localisation d’un·e candidat·e en télétravail, veillez à bien le préciser.

Outils utiles

Rédiger une description de poste à partir de zéro peut déclencher un solide syndrome de la «page blanche», ce moment où, face à la page vide, l’inspiration disparaît également. Voici quelques outils qui peuvent vous aider :

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Lire d’autres descriptions de poste pour démarrer

Aussi simple que cela puisse paraître, si vous ne savez vraiment pas par où commencer pour décrire un poste (j’ai vu cela de nombreuses fois pour des postes débutants ou opérationnels), regardez comment d’autres entreprises le décrivent. 

Examinez quelques exemples de concurrents, ainsi que certains provenant d’entreprises complètement différentes, pour observer les similitudes et les différences (par exemple, si vous êtes une entreprise B2B SaaS, regardez comment les entreprises de biens de consommation rédigent à propos de ce poste).

Utilisez un décodeur de genre pour repérer un langage excluant

De nombreuses études ont mis en évidence deux principales différences dans la manière dont les hommes et les femmes postulent à des offres d'emploi. 

Les femmes, en général, essaient de répondre à 100 % des exigences d’un poste avant de postuler (d’où l’intérêt de résumer et de limiter le nombre de points principaux) et elles sont moins susceptibles de répondre à des formulations trop agressives ou excluantes.

Récemment, j’ai vu « Il/Elle rejoindra une équipe de 4 hommes ». Bravo pour le Il/Elle (mieux vaudrait Vous), mais ils se sont ensuite trompés avec l’équipe de 4 hommes. Est-ce une tournure de phrase — oui. Peut-elle être excluante — également oui.

Il existe plusieurs outils pour cela. Datapeople et Textio sont des outils payants offrant des fonctionnalités avancées telles que des décodeurs linguistiques et certaines formes d’IA (par exemple, ils identifient les tournures de phrase), et Genderdecoder est plus simple mais gratuit. 

Vous pourriez être surpris par ce qui peut être considéré comme un langage excluant, surtout si vous n’avez jamais eu à examiner votre écriture en détail. Une étude récente a montré que le langage peut même influencer l’âge moyen de vos candidats.

Chat GPT

ChatGPT et d’autres chatbots peuvent vous aider à rédiger des descriptions de poste en proposant un texte clair, inclusif et engageant adapté à vos besoins. Pour utiliser ChatGPT dans la rédaction de descriptions de poste, suivez ces bonnes pratiques :

1. Fournissez des détails clairs : Expliquez clairement les missions du poste, les compétences requises, les qualifications et toute valeur de l’entreprise ou point de culture spécifique, afin de garantir un contenu pertinent et précis.
2. Misez sur l’inclusivité : Mettez l’accent sur l’utilisation d’un langage inclusif afin d’attirer un large éventail de candidats, en évitant les termes susceptibles d’exclure certains groupes.
3. Relisez et corrigez : Relisez et améliorez toujours le contenu généré pour garantir son exactitude, son ton et sa cohérence avec l’identité employeur de votre entreprise.
4. Assurez-vous de la conformité juridique : Vérifiez que le langage utilisé respecte les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi et les autres réglementations applicables.

Exemple de requête :

« Veuillez rédiger une description détaillée du poste de [Intitulé du poste]. Incluez une présentation attractive du poste, les principales responsabilités, les qualifications requises (formation, expérience, compétences), les qualifications souhaitées, les conditions de travail, les exigences physiques et tout avantage ou bénéfice associé. Adoptez un ton [professionnel/décontracté/engageant] et adaptez le contenu aux standards du secteur. »

Systèmes de suivi des candidatures

Enfin, certains systèmes de suivi des candidatures (ATS) proposent également des modèles de fiche de poste que vous pouvez utiliser ainsi que des conseils pour optimiser vos annonces pour le SEO afin qu'elles s’adressent aux bonnes personnes.

Pensez à les consulter et, si vous disposez d’un spécialiste SEO en interne, n’hésitez pas à vérifier avec lui ce que vous pourriez améliorer d’autre.

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