Comment rédiger une description de poste : Le guide d’un expert

Elle sert de guide aussi bien pour les candidats potentiels que pour les recruteurs et autres membres de l’équipe de recrutement.

Elle doit fournir suffisamment d’informations pour susciter l’intérêt d’un chercheur d’emploi et l’inciter à poursuivre le processus de recrutement.

C’est aussi l’occasion de donner un aperçu de la culture, de la mission et des valeurs de votre entreprise, et d’aligner les attentes entre employeurs et salariés.

Composantes d’une description de poste

Intitulé du poste

Indiquez clairement l’intitulé du poste, qui doit refléter avec précision la fonction occupée et son niveau au sein de l’organisation.

Exemples : Directeur des Opérations (COO), Directeur Marketing, Ingénieur Logiciel Senior, Chef d’Équipe Commerciale, Coordinateur Ressources Humaines, Représentant Service Client.

Finalité du poste

Fournissez un bref aperçu du poste, en expliquant sa finalité principale et sa place au sein de l’organisation.

Missions et responsabilités

Listez les principales tâches et responsabilités liées au poste. Utilisez des points pour plus de clarté et commencez chaque point par un verbe d’action (ex. : « Gérer », « Développer », « Coordonner »).

Qualifications requises

Indiquez en détail les qualifications attendues, y compris la formation, les certifications, le niveau d’expérience et les compétences.

Formation

Précisez les diplômes requis pour permettre au salarié de remplir efficacement ses missions. Indiquez clairement les domaines d’études, types de diplômes ou spécialisations spécifiques qui apportent les connaissances indispensables pour réussir dans ce poste.

Expérience

Indiquez le nombre minimum d’années d’expérience professionnelle à temps plein exigé pour le poste, ainsi que les types d’expériences pertinentes nécessaires pour être qualifié.

Si les stages, expériences professionnelles durant le cursus universitaire ou les assistanats de recherche sont acceptés, précisez-le clairement comme expériences reconnues.

Connaissances, compétences et aptitudes

Définissez clairement le niveau de connaissances requis pour accéder au poste, en précisant la profondeur de compréhension attendue. Utilisez les définitions ci-dessous comme repère :

• Connaissance opérationnelle : Compréhension de base des principes et de la terminologie permettant de résoudre des problèmes simples.
• Connaissance générale : Maîtrise du domaine suffisante pour traiter des tâches courantes et les situations de travail typiques, ainsi qu’une familiarité avec les aspects clés du sujet.
• Connaissance approfondie : Compréhension avancée du sujet permettant de résoudre des problèmes complexes, d’assurer un conseil technique et de servir de ressource pour les autres.
• Connaissance complète : Niveau d’expertise très avancé, impliquant une compréhension poussée, une pensée innovante et la capacité à développer de nouveaux concepts ou approches (utiliser ce niveau avec parcimonie pour des postes hautement spécialisés).

En outre, listez les compétences et aptitudes spécifiques essentielles pour réussir dans le poste, ainsi que les licences ou certifications requises.

Qualifications souhaitées

Une liste élargie de qualifications souhaitées permet d’évaluer plus précisément le potentiel de réussite et de productivité d’un candidat sur le poste.

Bien qu’elles ne soient pas indispensables pour exercer les missions principales du poste, ces qualifications valorisent la capacité du candidat à exceller. 

Les qualifications souhaitées sont considérées comme un « plus », incluant des diplômes complémentaires, des expériences pertinentes, des connaissances spécialisées, des compétences avancées ou des aptitudes spécifiques en lien avec les objectifs du poste et les besoins de l’organisation.

Inclure de tels critères offre une image plus claire du candidat idéal tout en permettant une certaine flexibilité dans le processus d'embauche.

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Conditions de travail

Décrivez les conditions de travail et les exigences physiques directement liées aux tâches essentielles du poste afin d’assurer la conformité avec la loi américaine sur les personnes handicapées (Americans with Disabilities Act - ADA). 

Précisez le type, l’intensité (niveau d’effort), la fréquence (combien de fois) et la durée (période de temps) des capacités physiques ou mentales requises.

Prenez en compte les facteurs suivants :

• Environnement de travail : Indiquez si le poste s’exerce en intérieur (par ex. : bureau) ou en extérieur, et mentionnez les environnements pertinents.
• Risques d’exposition : Indiquez toute exposition à des matériaux dangereux, températures extrêmes, bruit excessif, ou autres risques environnementaux.
• Exigences physiques : Incluez les tâches physiques essentielles telles que grimper, rester debout, s’accroupir, se pencher ou taper au clavier.
• Port de charges/efforts physiques : Définissez le niveau d’effort physique requis :
  • Sédentaire : Jusqu’à 10 livres
  • Léger : Jusqu’à 20 livres
  • Moyen : Jusqu’à 50 livres
  • Lourd : Plus de 50 livres
• Horaires de travail : Précisez si le poste nécessite de travailler la nuit, le week-end, ou d’être régulièrement d’astreinte.
• Lieu de travail et mobilité : Indiquez l’emplacement et si des déplacements sont nécessaires, en précisant la fréquence et les destinations si pertinent.
• Désignation en cas d’urgence : Précisez si le poste est considéré comme essentiel lors des situations d’urgence ou d’opérations critiques.

Ces informations permettent de bien définir les attentes du poste tout en favorisant un processus d’embauche inclusif et conforme.

Mission, vision et valeurs de l’entreprise

Présentez clairement la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’organisation pour exprimer votre raison d’être et vos objectifs à long terme.

Cela aide les candidats à comprendre les principes directeurs de l’entreprise, les attentes culturelles, et la façon dont leur rôle contribuera à la réussite globale.

Rémunération, avantages, primes

Envisagez de détailler la rémunération, les avantages et la structure de primes liée au poste afin de définir des attentes transparentes auprès des candidats. 

Vous pouvez indiquer une fourchette de salaire, les avantages sociaux, les primes et commissions, ainsi que les avantages que vous offrez.

Communiquer clairement ces éléments garantit que les candidats comprennent le package global de rémunération et peuvent évaluer la valeur complète du poste.

Comment rédiger une description de poste : processus en 4 étapes

1. Créez un intitulé de poste simple et compréhensible

Commencez par l’intitulé du poste. Ma devise est d’utiliser un langage simple et compréhensible par tous.

S’il existe déjà une convention de nommage pour un poste particulier, il n’est pas nécessaire d’être créatif avec le titre du poste. Sinon, les gens auront du mal à savoir s’ils correspondent ou non à l’intitulé.

Exemple : Si le poste est de Responsable de compte, nommez-le ainsi plutôt que « Guru de la relation client » ou autre chose.

2. Définissez les responsabilités et les résultats attendus

Ensuite, listez les responsabilités du poste et en quoi elles contribuent à vos objectifs organisationnels. Les candidats souhaitent vivement disposer de ces informations !

Si vous avez du mal à définir ces responsabilités, dressez une longue liste de toutes les tâches et missions que vous imaginez pour cette fonction.

Vous pouvez utiliser un cadre similaire à celui de votre stratégie d’approvisionnement de candidats afin de structurer vos réflexions.

Ensuite, réduisez la liste des tâches que vous avez dressée. L'objectif est d'être informatif mais sans surcharger d'informations. 4 à 6 points clés pour les responsabilités, et autant pour les compétences, constituent une bonne référence.

Après avoir déterminé les responsabilités à inclure, repensez à votre mission en tant qu'entreprise. Peut-être avez-vous des OKR ou des objectifs d'équipe vers lesquels ces missions vont contribuer.

Commencez à les formuler comme des résultats à atteindre et ajoutez-les à la liste. De cette façon, vous pouvez relier un ensemble précis de responsabilités à un résultat attendu.

Exemple

Supposons que vous recrutiez un Tech Talent Partner. Voici des exemples de responsabilités et de résultats attendus que vous pourriez inclure dans la fiche de poste :

• Sourcer, engager et sélectionner des candidats dans le domaine produit et ingénierie pour nous aider à passer de X à XX membres au cours des 9 prochains mois.
• Travailler avec les managers pour créer des plans et des priorités de recrutement et d’intégration afin d’accompagner la croissance, tout en assurant une excellente expérience pour les nouvelles recrues.

Reliez toujours la fiche de poste à la mission de l'entreprise et à la raison de votre existence. Cela crée un sentiment d'appartenance pour le poste, et par extension, pour le candidat potentiel qui la lit.

3. Détaillez les compétences et qualités nécessaires

À partir de là, commencez à réfléchir aux compétences, à l'expérience pertinente, à la formation, aux certifications et aux qualités requises pour qu’une personne soit considérée comme un candidat qualifié.

Cela doit réellement être ciblé en fonction du public de votre offre d'emploi.

Compétences et qualités pour les postes débutants

Si vous recrutez pour un poste débutant, ne demandez pas 2 à 3 ans d'expérience en X.

Ce paradoxe « il faut de l'expérience pour acquérir de l'expérience » est tellement répandu qu'il est devenu un mème très courant.

Pour un poste débutant, concentrez-vous davantage sur les qualités et les ambitions du candidat potentiel. Par exemple, pour un poste d’assistant administratif débutant, mentionnez notamment :

• Sens du détail
• Organisation
• Capacité à prioriser

L'expérience sur ces points peut prendre différentes formes et ne provient pas forcément d’un poste administratif précédent.

Compétences et qualités pour les postes expérimentés

Pour des postes plus expérimentés, vous devrez inclure une expérience précise, des exigences, voire des qualifications pour attirer les bons candidats.

Préciser le nombre minimum d’années d’expérience est un sujet controversé. Certaines entreprises y tiennent, d’autres préfèrent rester vagues.

Attention cependant à ne pas demander plus d'années d'expérience que la technologie n'en a réellement, comme illustré dans l’exemple ci-dessous :

Sur ce point, je vous laisse juger, car je comprends les deux arguments. Personnellement, je pense qu'un repère peut s’avérer utile mais ne doit pas être pris à la lettre, et j'ai tendance à l’éviter.

4. Mettez en avant pourquoi votre entreprise est un excellent lieu de travail

Plus le candidat est qualifié, plus ses possibilités de carrière sont grandes, c'est un fait.

Ainsi, s’il est important de donner des informations sur le poste, il l’est tout autant de donner aux candidats potentiels un aperçu de ce que la culture d'entreprise a à offrir.

Pensez à ajouter un résumé et quelques points sur les éléments suivants :

• Mission et valeurs de l'entreprise
• Type d'environnement de travail (c'est-à-dire au bureau, à distance ou hybride)
• Avantages particuliers (par exemple, code vestimentaire décontracté ou déjeuners offerts le vendredi)
• Packages de prestations (par exemple, assurance santé, dentaire et couverture santé mentale)
• Initiatives de santé et bien-être
• Opportunités de développement de carrière
• Politiques de congés payés et vacances
• Politiques concernant le recrutement équitable et/ou la diversité

N'oubliez pas que votre offre d'emploi fait la promotion de votre entreprise dans son ensemble, et pas seulement du poste à pourvoir.

C'est ici qu'avoir une proposition de valeur employeur (EVP) claire vous sera d'une aide précieuse. Essentiellement, une EVP est un ensemble d'avantages et d'offres uniques qu'un employeur promet à ses employés en échange de leurs compétences, leur expertise et leur engagement. 

Considérez-le comme la valeur qu'une organisation apporte à ses employés en retour de leur contribution.

Bonnes pratiques pour rédiger une description de poste

1. Créez un modèle standard de description de poste

C'est à ce moment que vous introduisez votre marque employeur et, idéalement, travaillez avec votre responsable marketing. 

Vous cherchez à créer une identité où certains éléments sont standardisés et reconnaissables — par exemple, des titres pour guider le lecteur à travers la page et les informations sur l'entreprise.

2. Utilisez un ton cohérent

Le ton est également un aspect sur lequel le marketing peut vous aider, car il fait partie de l'identité de marque de l'employeur. Si vous n'êtes pas certain de ce que j'entends par « ton », voici quelques exemples du rôle du ton dans les descriptifs de poste.

Exemples de ton

1. Utilisation du "vous" vs voix passive : J'ai une nette préférence pour l'utilisation du "vous" dans les descriptions de poste. Je pense que cela crée une proximité avec le candidat et aide à visualiser et humaniser l'expérience. Cela contraste avec la voix passive, qui donne plutôt : « Le candidat idéal pour ce poste devra... »
2. Formalité du langage. Certaines entreprises communiquent avec un ton très formel, d'autres utilisent un ton plus décontracté—les deux options sont acceptables et chacune communique quelque chose sur la culture d'entreprise. Mais si le ton de votre entreprise est informel et que vos descriptions de poste ressemblent à une invitation royale, vous pouvez involontairement donner une fausse image de votre entreprise et déstabiliser les candidats.

3. Restez simple 

Utilisez un langage simple et accessible (sauf si vous parlez de termes techniques spécifiques). Personne ne sera impressionné si votre description de poste nécessite un dictionnaire — sauf si vous recrutez un rédacteur de dictionnaire !

4. Soyez plus concis 

Chaque poste comporte une multitude de tâches et de responsabilités. Mais, si vous détaillez tout, vous obtiendrez un mur de texte que peu de gens liront. 

Les listes à puces sont vos alliées, et il est possible de regrouper certaines tâches et de les résumer en une seule puce (voir l'exemple du Talent Partner Technique plus haut).

5. Reliez les responsabilités aux résultats

Tentez d'aider la personne à se projeter dans le poste en reliant les responsabilités aux résultats, et ces résultats aux objectifs de l'équipe ou de l'entreprise. 

Vous voulez vous assurer que le bon candidat s'imagine déjà comment il va évoluer avec votre entreprise.

6. Expérimentez

Comme pour toute stratégie de marketing de recrutement, il est bénéfique de renouveler régulièrement ses approches et d'expérimenter un peu. 

Pourquoi ne pas rédiger deux fiches de poste pour chaque rôle et faire un A/B test pour voir laquelle fonctionne mieux en termes de nombre et, surtout, de qualité de candidats ?

Vous devrez également mettre à jour naturellement les descriptions de poste au fur et à mesure que l'organisation évolue.

5 éléments à surveiller dans une description de poste

1. Exigences superflues

Je suis fermement convaincu que si tout ce que vous écrivez est « excellentes compétences en communication » ou « souci du détail », c'est que vous ne connaissez pas assez bien la personne qui doit occuper ce poste.

Vous devez réfléchir au type de compétences en communication requises et être plus explicite. Des exigences de poste vagues ou franchement ridicules rebutent rapidement les meilleurs candidats.

Par exemple, un Chef de Produit pourrait avoir besoin d’« avoir démontré des compétences en communication transversale, lui permettant de comprendre aussi bien les besoins métiers que techniques ».

Cela offre un meilleur cadre.

2. Exigences en matière de formation

C'est un sujet délicat mais, ce que je dirais, c'est : réfléchissez à ce qui est vraiment indispensable.

S’il existe une exigence pour une qualification ou une certification spécifique, il est tout à fait logique de la mentionner.

Mais exiger un « minimum mention bien d’une université du top 20 » est extrêmement excluant. Nous devrions essayer de nous éloigner de cette pratique, surtout face à la multitude de parcours alternatifs menant à une carrière.

3. Langage excluant

Un langage excluant dans les descriptions de poste peut décourager des candidats issus de la diversité et créer une atmosphère non inclusive.

Il est important d'utiliser un langage inclusif pour attirer un vivier de talents plus large, améliorer la réputation de l’entreprise et assurer le respect de la législation.

Des exemples incluent l’utilisation de termes non genrés et l’évitement de formulations liées à l’âge ou à une culture spécifique.

4. Mise en forme sur les sites d’offres d’emploi

Faites attention à la façon dont votre mise en page s’affichera sur différents sites d’emploi. J’ai souvent passé du temps à fignoler les titres et la mise en forme par puces, pour finalement voir la publication apparaître comme un mur de texte sur le site d’annonces.

Cherchez un bouton d’aperçu, consultez les règles de mise en forme du site (généralement sur la page de l’éditeur), ou au minimum, assurez-vous de consulter la publication en direct dès que vous l’avez postée pour vérifier le rendu de la mise en page.

5. Fourchette salariale

Dans de plus en plus de juridictions, il est obligatoire d’indiquer une fourchette salariale ou une rémunération dans une fiche de poste.

Je pense que c’est une évolution intéressante pour rendre les négociations plus équitables et donner plus de pouvoir aux candidats.

Si vous avez l’intention d’ajuster les salaires en fonction de la localisation d’un candidat en télétravail, assurez-vous de le préciser.

Outils pour vous aider

Rédiger une description de poste à partir de zéro peut engendrer un véritable « syndrome de la page blanche »,—cette sensation de rester devant une page vide alors que votre esprit fait de même. Voici quelques outils qui peuvent vous aider :

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Consultez d'autres descriptions de poste pour démarrer

Aussi simple que cela puisse paraître, si vous avez vraiment du mal à débuter la rédaction d'une fiche de poste (cela arrive souvent pour des postes juniors ou opérationnels), jetez un œil à la façon dont d'autres entreprises présentent ce poste. 

Regardez quelques exemples chez des concurrents, et peut-être chez des entreprises complètement différentes, pour identifier les points communs et les divergences (par exemple, si vous êtes une société SaaS B2B, voyez comment les entreprises de biens de consommation rédigent pour ce poste).

Utiliser un décodeur de genre pour repérer un langage excluant

De nombreuses études ont mis en évidence deux différences majeures dans la manière dont les hommes et les femmes postulent à un emploi. 

En général, les femmes cherchent à correspondre à 100 % des critères du poste avant de postuler (voilà pourquoi il est préférable de synthétiser et de limiter le nombre de points dans la description) et elles répondent moins favorablement à un langage trop agressif ou excluant.

Récemment, j'ai vu « Il/Elle rejoindra une équipe de 4 hommes ». Bravo pour le Il/Elle (mieux aurait été Vous), mais ensuite ils se sont rattrapés avec « équipe de 4 hommes ». Est-ce une tournure de phrase ? Oui. Peut-elle être excluante ? Aussi oui.

Il existe plusieurs outils pour cela. Datapeople et Textio sont des outils payants avec des fonctionnalités avancées, telles que des décodeurs linguistiques et certaines formes d’IA (par exemple, ils reconnaissent les tournures de phrase), tandis que Genderdecoder est plus simple mais gratuit. 

Vous seriez surpris de voir ce qui peut être considéré comme un langage excluant, surtout si vous n’avez jamais eu besoin d’examiner vos écrits de près. Une étude récente a révélé que le langage peut même influencer l'âge moyen de vos candidats également.

Chat GPT

ChatGPT et d'autres chatbots peuvent vous aider à rédiger des descriptions de poste en fournissant une prose claire, inclusive et engageante, adaptée à vos besoins. Lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger des descriptions de poste, suivez ces bonnes pratiques :

1. Fournissez des détails clairs : Décrivez clairement les responsabilités du poste, les compétences requises, les qualifications nécessaires, ainsi que les valeurs ou éléments de culture d’entreprise spécifiques pour garantir un contenu précis et pertinent.
2. Privilégiez l’inclusion : Mettez l’accent sur l’utilisation d’un langage inclusif pour attirer un large éventail de candidats, en évitant les termes susceptibles d’exclure certains groupes sans le vouloir.
3. Révisez et éditez : Relisez et améliorez toujours le contenu généré pour en vérifier l’exactitude, le ton et la cohérence avec la voix de votre entreprise telle que définie dans votre marque employeur.
4. Assurez la conformité légale : Vérifiez que le langage utilisé respecte les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi et toute autre réglementation pertinente.

Exemple de consigne :

« Veuillez rédiger une description de poste détaillée pour le poste de [Titre de poste]. Incluez une présentation attrayante du poste, les principales responsabilités, les qualifications requises (formation, expérience, compétences), les qualifications souhaitées, les conditions de travail, les exigences physiques et tous les avantages pertinents. Adaptez le ton pour qu’il soit [professionnel/décontracté/engageant] et alignez le contenu sur les standards du secteur. »

Systèmes de suivi des candidatures

Enfin, certains systèmes de suivi des candidatures (ATS) proposent également des modèles de descriptions de poste que vous pouvez utiliser, ainsi que des conseils pour optimiser vos annonces pour le SEO afin qu’elles soient visibles par les bonnes personnes.

Pensez à consulter ces options et, si vous avez un spécialiste SEO en interne, peut-être voyez avec lui ce que vous pouvez améliorer de plus.

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