Rémunérer des employés internationaux : guide complet
Le XXIe siècle signifie que vous pouvez accéder très facilement aux talents internationaux.
Toutefois, les nouveaux territoires impliquent de nouvelles lois et coutumes du travail qu’il faut connaître et respecter. Utilisez ce guide pour comprendre comment rémunérer les employés internationaux et les défis associés.
Comment rémunérer des employés internationaux
Vos options pour rémunérer des employés internationaux dépendent du niveau de responsabilité que vous souhaitez assumer concernant leur emploi dans son ensemble.
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En général, vous avez cinq options :
- Gérer le processus en interne
- Faire appel à des prestataires indépendants
- Externaliser auprès d’une entité locale
- Externaliser en faisant appel à un employeur officiel (EOR)
- Externaliser auprès d’un prestataire mondial de gestion de la paie
1. Gérer le processus en interne
Certaines organisations, notamment les plus grandes, choisissent de gérer la paie internationale en interne en utilisant des entités commerciales distinctes dans chaque juridiction. Cela signifie 1) créer des entités commerciales dans plusieurs juridictions et 2) embaucher du personnel pour traiter la paie.
Les avantages sont que vous contrôlez entièrement le processus et l’expérience liés à la paie. Et, bien que les logiciels mondiaux de gestion de la paie puissent aider, la complexité de ce processus et les ressources nécessaires incitent de nombreuses organisations à choisir d’autres méthodes.
Avantages : Contrôle et personnalisation accrus.
Inconvénients : Complexité et ressources nécessaires.
2. Faire appel à des prestataires indépendants
Une autre option consiste à faire appel à des prestataires indépendants qui sont, en théorie, plus simples à employer.
Le seul point auquel il faut prêter attention est que, si les autorités locales classent légalement votre prestataire comme un employé, votre entreprise est responsable des impôts impayés, des arriérés de salaire et des avantages sociaux. Vous pourriez également recevoir des amendes supplémentaires.
Avantages : Simple et facile.
Inconvénients : Vous devez tout de même tenir compte des lois et réglementations locales ainsi que de celles de votre pays d’origine.
3. Externaliser auprès d’une entité locale
Une autre option consiste à externaliser les tâches liées à la paie et aux RH auprès d’un prestataire local de gestion de la paie, d’un cabinet de conseil en ressources humaines ou d’une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). Ces prestataires vous donnent accès à une expertise locale et constituent souvent une méthode plus économique que le recours à un EOR. Le seul point auquel il faut prêter attention est que vous devez tout de même disposer d’une entité juridique dans le pays pour utiliser ce modèle.
Avantages : Accès à une expertise locale, garantie de la conformité dans le pays et accompagnement personnalisé.
Inconvénients : Vous devez d’abord créer une entité locale.
4. Externaliser en faisant appel à un employeur officiel
Plutôt que d’essayer de gérer la paie internationale en interne, de nombreuses organisations externalisent le processus auprès d’un employeur officiel (EOR).
Un EOR agit en tant qu’employeur dans la juridiction où vous souhaitez recruter des travailleurs et prend en charge toutes les fonctions administratives, comme la paie. Il dispose d’une entité juridique dans la juridiction de votre choix et de spécialistes pour gérer toute l’administration à votre place et vous maintenir en conformité.
Les EOR peuvent vous aider à vous établir et à recruter en moins d’un mois.
Avantages : Simple, rapide et nécessitant moins de ressources.
Inconvénients : Contrôle réduit et dépendance vis-à-vis du prestataire.
5. Externaliser auprès d’un prestataire mondial de gestion de la paie
Une autre option consiste à utiliser un prestataire mondial de gestion de la paie qui regroupe le traitement de la paie de plusieurs pays sur une seule plateforme. Toutefois, gardez à l’esprit que vous devez tout de même disposer d’une entité juridique locale dans chaque pays où sont basés les employés.
Le prestataire peut simplifier les calculs de paie, les déclarations fiscales et les rapports, mais il n’agit pas en tant qu’employeur légal. Vous restez responsable de la conformité, des contrats et des avantages sociaux.
Avantages : Gestion centralisée de la paie, rapports cohérents entre les pays et efficacité accrue à mesure que vous vous développez à l’international.
Inconvénients : Nécessite toujours la présence d’entités locales dans chaque pays ; le coût des services de paie internationaux est élevé si vous recrutez dans un ou deux pays seulement.
Quelle option d’emploi dois-je choisir ?
Voici 5 scénarios « les mieux adaptés » qui peuvent vous aider à déterminer quelle option vous convient le mieux.
| Vous devez recruter rapidement dans un nouveau pays et ne disposez pas d’entité légale ? | Faites appel à un EOR |
| Vous recrutez un travailleur indépendant pour une mission de courte durée ? | Faites appel à un prestataire indépendant |
| Vous disposez d’une entité locale et avez simplement besoin d’aide pour gérer la paie ? | Externalisez auprès d’un prestataire local de paie |
| Vous vous développez à long terme dans un pays où votre équipe s’agrandit ? | Créez une entité locale et mettez en place les processus RH et de paie en interne |
| Vous recrutez dans plusieurs pays et souhaitez une supervision centralisée ? | Utilisez une plateforme internationale de paie |
Obligations fiscales américaines lors du paiement de salariés étrangers
Si votre entreprise basée aux États-Unis recrute ou rémunère des salariés qui vivent et travaillent en dehors des États-Unis, il est important de comprendre vos obligations fiscales américaines et, tout aussi important, de savoir ce qui ne s’applique pas.
Vous trouverez ci-dessous une présentation de 4 points à prendre en compte pour rester en conformité lorsque vous rémunérez des salariés étrangers, mais commençons par un résumé des éléments clés.
1. Le lieu de travail détermine la retenue fiscale
Si un salarié étranger travaille entièrement en dehors des États-Unis et n’est ni citoyen ni résident américain, alors :
- Les États-Unis n’exigent généralement pas de retenue de l’impôt fédéral sur le revenu.
- La FICA (sécurité sociale et Medicare) et la FUTA (impôt fédéral sur le chômage) ne s’appliquent généralement pas non plus.
- Toutefois, votre entreprise peut avoir des obligations fiscales dans le pays du salarié, notamment :
- Les cotisations patronales aux régimes locaux d’assurance sociale
- La retenue de l’impôt local sur le revenu
- L’inscription auprès des autorités fiscales étrangères
Important : Si le travailleur exerce une partie de son activité aux États-Unis ou est une personne américaine (citoyen ou résident), les lois fiscales américaines s’appliquent.
2. Formulaires de l’IRS à connaître
Lors de l’embauche de personnes ou d’entités étrangères, l’IRS exige des formulaires spécifiques pour établir le statut fiscal et éviter les déclarations erronées :
- Formulaire W-8BEN (pour les personnes physiques) ou W-8BEN-E (pour les entités) :
- Sert à certifier que le travailleur étranger n’est pas une personne américaine.
- Permet d’éviter la retenue fiscale américaine sur les paiements effectués à l’étranger.
- Formulaire 1042-S : Sert à déclarer les revenus de source américaine versés à des personnes étrangères, si une retenue était requise.
- Formulaire 1099 : Non requis pour les prestataires étrangers qui travaillent en dehors des États-Unis ; il est uniquement requis pour les prestataires basés aux États-Unis.
3. Pas de charges sociales américaines pour le travail effectué à l’étranger
Lorsque les salariés ou prestataires étrangers se trouvent entièrement en dehors des États-Unis et ne perçoivent aucun revenu de source américaine :
- Vous n’avez pas besoin de retenir les charges sociales américaines.
- Vous n’avez pas besoin de payer les cotisations patronales de sécurité sociale, de Medicare ou d’assurance chômage.
Cependant, si le salarié étranger est citoyen ou résident américain, vous devez retenir et verser les impôts comme vous le feriez pour un salarié national, quel que soit son lieu de travail.
4. Risque d’établissement stable (ES)
Il faut savoir que l’embauche de salariés internationaux peut créer un « établissement stable » dans le pays du salarié, ce qui signifie que :
- Votre entreprise pourrait être considérée comme ayant une présence commerciale imposable dans ce pays.
- Cela peut entraîner des obligations en matière d’impôt sur les sociétés, de TVA ou de paie locale.
Pour atténuer ce risque, de nombreuses entreprises font appel à :
- Des employeurs de référence (EOR) pour employer le salarié localement.
- Des conseils juridiques pour comprendre les seuils applicables à l’établissement stable dans chaque pays.
Coûts liés au paiement des salariés internationaux
Pour vous aider à prendre en compte les coûts associés au paiement des salariés internationaux, nous les avons détaillés dans un tableau présentant des estimations de ce que chacun d’eux pourrait vous coûter en USD.
| Catégorie | Type de coût | Détails | Coût estimé |
| Logiciels | Logiciels et infrastructure | Coûts initiaux des logiciels de paie multi-pays et de l’infrastructure informatique nécessaire. | $50,000 - $200,000 |
| Logiciels | Coûts d’intégration | Coûts liés à l’intégration du système de paie aux logiciels de ressources humaines et de comptabilité | $10,000 - $50,000 |
| Opérationnel | Salaires du personnel chargé de la paie | Rémunération des spécialistes de la paie familiarisés avec les réglementations internationales. | $60,000 - $120,000 par an |
| Opérationnel | Coûts de formation | Coûts des formations régulières visant à rester à jour sur les technologies et les évolutions législatives. | $5,000 - $20,000 par an |
| Conformité et réglementation | Honoraires juridiques et de conseil | Honoraires d’experts juridiques ou de consultants pour garantir la conformité et s’orienter dans les démarches administratives. | $20,000 - $100,000 par an |
| Conformité et réglementation | Frais d’audit | Coûts liés à la réalisation d’audits réguliers visant à vérifier l’exactitude et la conformité. | $10,000 - $30,000 par an |
| Externalisation | Frais du prestataire de services | Honoraires des prestataires de paie internationaux, variables selon le nombre de salariés, les pays et la complexité des services. | $15 - $50 par salarié par mois |
| Change de devises et transactions | Conversion de devises | Coûts liés à la conversion des devises pour les versements internationaux de salaires. | 0.5% - 2% du montant de la transaction |
| Change de devises et transactions | Frais bancaires | Frais bancaires liés aux virements et paiements internationaux. | $10 - $50 par transaction |
| Correction des erreurs et pénalités | Correction des erreurs | Coûts liés à la correction des erreurs de paie, y compris les rappels de salaire et les intérêts. | $5,000 - $20,000 par incident |
| Correction des erreurs et pénalités | Pénalités pour non-conformité | Amendes et pénalités pour non-respect des lois relatives à la paie. | $10,000 - $50,000 par incident |
| Coûts divers | Gestion de projet | Coûts de gestion de projet liés à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou au changement de prestataire. | $10,000 - $40,000 par projet |
Défis liés au paiement des salariés internationaux
Voici sept défis à prendre en compte lorsque vous employez des salariés internationaux.
1. Respect du droit du travail local et de la législation fiscale applicable aux employeurs
Chaque pays dispose de ses propres règles concernant le traitement des salariés : congés payés, délais de préavis et salaire minimum, entre autres.
Vous devez également payer votre part des cotisations patronales, comme les cotisations d’assurance maladie ou de retraite.
Il ne s’agit pas seulement de fiscalité, mais aussi d’être un employeur légal. Si vous négligez cet aspect, vous risquez des poursuites judiciaires ou des sanctions des autorités du travail. C’est ce qui vous permet de rester en règle aux yeux de la loi.
2. Paiements et frais internationaux
Gérer la paie dans plusieurs devises peut être difficile en raison des fluctuations des taux de change ainsi que des exigences et des frais bancaires.
Comme le souligne Raoul P.E. Schweicher, associé directeur chez MS Advisory : « Les circuits de paiement sont fragmentés et coûteux. Les virements SWIFT traditionnels prennent 3 à 5 jours et coûtent 3 à 4 % en frais. Les travailleurs ont besoin de paiements instantanés, mais sont confrontés à des blocages liés aux procédures KYC pouvant durer de 2 à 10 jours lorsque les banques exigent des documents supplémentaires.
En outre, les fluctuations des devises peuvent faire grimper de 12 % le coût de la paie du jour au lendemain. Les travailleurs sont frustrés lorsque leur salaire « stable » diminue en raison de mouvements des taux de change qu'ils ne peuvent pas contrôler ».
3. Retenue et déclaration des impôts
Lorsque vous rémunérez des employés à l'étranger, vous devez veiller à retenir le montant approprié d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales sur leur salaire.
Certains pays vous demandent également de remettre aux employés des formulaires fiscaux de fin d'année. Il s'agit simplement de rester en bons termes avec l'administration fiscale. Si vous vous trompez, vous risquez des amendes ou un contrôle fiscal.
4. Classification des travailleurs (prestataire indépendant ou employé)
Ce n'est pas parce que vous qualifiez quelqu'un de prestataire indépendant que la législation locale est du même avis. S'il travaille comme un employé — à temps plein, sous la responsabilité d'un responsable et avec vos outils — certains pays procéderont à sa requalification.
Une mission courte aux États-Unis peut être considérée comme du travail contractuel, mais en Espagne, le même arrangement déclenche l'application de l'ensemble des protections accordées aux employés.
Cela pourrait signifier que vous devez verser des arriérés de salaire, des impôts ou même des avantages sociaux. C'est l'une des erreurs de conformité les plus courantes. En cas de doute, consultez les règles locales ou faites appel à un EOR pour rester en conformité.
5. Protection des données et sécurité de la paie
Les données de paie sont extrêmement sensibles : noms, salaires, coordonnées bancaires et numéros fiscaux. Certains pays disposent de lois strictes sur la confidentialité des données (comme le RGPD en Europe), et vous devez les respecter.
Vous devez stocker et partager les données de manière sécurisée, sans quoi vous pourriez écoper de lourdes amendes. Il ne s'agit pas seulement d'un risque juridique : c'est aussi une question de confiance. Votre équipe s'attend à ce que vous protégiez ses informations.
6. Intégration aux systèmes internes
La paie internationale ne fonctionne pas correctement lorsqu'elle reste isolée. Idéalement, elle devrait être connectée à votre système RH, à vos outils de suivi du temps et à vos outils financiers.
Dans le cas contraire, vous finirez par copier les données manuellement, ce qui entraîne des erreurs et des retards. Plus vous recrutez dans de pays, plus cela devient pénible. L'intégration contribue à fluidifier l'ensemble du processus.
7. Décalages horaires
Les décalages horaires sont importants lors du paiement de salariés internationaux, car les dates limites de traitement de la paie, les horaires bancaires et les jours fériés varient selon les pays et peuvent retarder les virements de salaires.
Comme l'explique Kevin Marshall, CPA et professionnel des finances personnelles chez Calculateur d'amortissement : « Les calendriers de paie coïncident rarement lorsque le siège social se trouve à dix fuseaux horaires de l'équipe délocalisée. Un fichier clôturé à midi à New York a déjà dépassé l'heure limite de traitement bancaire à Manille ».
Rémunérer des employés internationaux : processus décisionnel en 6 étapes
La gestion de la paie internationale ou le choix du mode de rémunération des talents à l'échelle mondiale repose sur quelques variables clés : la classification des travailleurs, l'infrastructure juridique, la taille de l'équipe, le degré d'urgence et la tolérance au risque.
Ce cadre vous aide à faire le bon choix en fonction de votre contexte particulier :
1. Évaluez les besoins et les objectifs de votre entreprise
- Présence géographique : Tenez compte des pays dans lesquels vous avez actuellement des employés et de ceux dans lesquels vous prévoyez de vous développer. Les difficultés juridiques et administratives varient selon les pays, et certaines sont bien plus complexes et prolongées que d'autres.
- Nombre d'employés : Déterminez combien d'employés vous avez à l'international et quelle sera la croissance prévue de ces effectifs. Si vous recrutez 1 à 2 travailleurs dans un pays, un arrangement avec un EOR ou un prestataire indépendant peut être la solution la plus simple. Si vous recrutez 3 à 10 travailleurs dans un même pays, cela peut justifier la création d'une entité juridique et l'externalisation auprès d'un prestataire local de services de paie.
- Activité principale : Évaluez si la gestion interne de la paie risque de détourner votre attention de vos activités principales.
- Calendrier : Si vous devez recruter rapidement et ne souhaitez pas créer d'entité locale, un EOR offre une solution rapide et conforme. Si votre budget est limité et que vous recrutez pour une mission de courte durée ou un projet, un arrangement avec un prestataire indépendant peut être plus judicieux — à condition que le risque de non-conformité soit faible.
2. Évaluez vos ressources actuelles
- Expertise : Disposez-vous, ou pouvez-vous raisonnablement acquérir, l’expertise nécessaire en droit du travail international, en réglementation fiscale et en traitement de la paie ?
- Technologie : Évaluez si vous disposez de la technologie nécessaire pour gérer la paie efficacement dans différents pays, notamment pour les mises à jour liées à la conformité et l’intégration avec d’autres systèmes.
- Budget : Prenez en compte les implications financières, notamment le coût de la mise en place et de la maintenance d’un processus interne par rapport aux frais d’externalisation.
3. Évaluez les avantages et les inconvénients
- Contrôle et personnalisation : Le traitement en interne vous offre un contrôle accru et potentiellement davantage d’options de personnalisation, ce qui est précieux si vos besoins en matière de paie sont complexes.
- Évolutivité : L’externalisation auprès d’un EOR ou d’un prestataire de services de paie peut s’adapter plus facilement à la croissance de votre entreprise, notamment sur de nouveaux marchés.
- Gestion des risques : L’externalisation peut réduire le risque de non-conformité et le poids des sanctions légales.
4. Adéquation stratégique à long terme
- Coût : Même si l’externalisation peut sembler plus coûteuse au départ, elle pourrait être plus rentable à long terme en évitant les amendes et en réduisant le besoin de personnel spécialisé.
- Stratégie d’entreprise : Alignez votre choix sur votre stratégie globale. Si une expansion internationale rapide constitue un objectif, l’externalisation ou le recours à des prestataires indépendants pourrait vous offrir l’agilité nécessaire.
5. Demandez des propositions et procédez à une vérification préalable
Demandez des propositions détaillées à plusieurs prestataires d’EOR et de services de paie internationaux. Voici les éléments à examiner en plus du coût et de la réputation :
- Expertise locale
- Tarification transparente
- Calculs précis des charges patronales
- Niveau du service client
- Évolutivité à long terme
- Prestataires dépendant de partenaires ou disposant de leur propre entité (ces derniers sont recommandés).
- Vérifiez les références et les avis.
6. Prenez une décision
Prenez une décision en fonction de la capacité de votre entreprise à gérer la paie en interne sans compromettre la conformité ni l’efficacité opérationnelle, ainsi que de la mesure dans laquelle chaque option soutient vos objectifs commerciaux à long terme.
Bonnes pratiques pour rémunérer des employés à l’international
Si vous décidez de gérer seul le processus en interne, voici quelques bonnes pratiques pour vous guider :
1. Tenez-vous informé des lois locales
Vérifiez régulièrement vos connaissances des lois locales sur l’emploi, des réglementations fiscales et des obligations déclaratives dans chaque pays.
Comme le recommande Katherine Loranger, CPO chez Safeguard Global : « Prévoyez des revues mensuelles — et non annuelles. Validez les classifications de manière proactive : avec l’essor des modèles privilégiant le télétravail, nous avons constaté une augmentation du risque de mauvaise classification.
Si vous recrutez des prestataires indépendants à l’international, veillez à ce que votre modèle de gestion des risques soit examiné par des experts juridiques régionaux — avant le début de la paie. »
De même, Ashley Akin, CPA et consultante fiscale chez Gold IRA Companies, recommande de « Mettre en place un calendrier de conformité couvrant au moins les 12 à 18 prochains mois, en prévoyant du temps pour ajuster les flux de travail lorsque de nouvelles règles entrent en vigueur. Cela permet d’éviter les erreurs de dernière minute et de rendre la paie internationale beaucoup plus facile à gérer. »
2. Exploitez la technologie
Utilisez un logiciel de paie avancé capable de gérer plusieurs devises, langues et environnements réglementaires.
Veillez à ce que la technologie soit évolutive et puisse s’intégrer à d’autres systèmes RH et comptables.
