Développer des comportements organisationnels qui génèrent des résultats
Les dirigeants d'aujourd'hui travaillent avec moins de ressources et autant, si ce n'est plus, de priorités.
Les entreprises mettent souvent en place des cadres ou des outils pour aider, mais ceux-ci peuvent finalement augmenter la charge de travail s'ils ne sont pas accompagnés d'un changement de comportement explicite.
En développant des comportements organisationnels partagés, les organisations peuvent favoriser l'alignement, la cohérence et l'efficacité dont elles ont besoin pour réduire la charge de travail et améliorer les performances.
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Dans cet article, je me concentre sur la valeur des comportements organisationnels partagés et comment les identifier et les favoriser.
Qu'est-ce que le comportement organisationnel (OB) ?
Le comportement organisationnel est l'étude des interactions entre les personnes au sein des groupes dans l'entreprise afin de prédire leurs actions et d'améliorer l'efficacité globale.
Bien que le comportement organisationnel s'appuie sur des disciplines telles que la psychologie, la sociologie, l'anthropologie, l'économie et le management pour explorer différents aspects du comportement humain au travail, l'identification et l'application d'un ensemble de comportements partagés au sein d'une organisation sont tout sauf théoriques.
Pourquoi se concentrer sur les comportements organisationnels partagés est important
Identifier et se concentrer sur des comportements communs est essentiel pour concevoir des modes de collaboration efficaces.
Ils contribuent à établir des attentes cohérentes et un terrain d'entente sur la façon dont les personnes travaillent individuellement et ensemble.
Avoir des attentes comportementales partagées :
- Favorise l'efficacité et la productivité, créant un environnement de travail cohérent sans qu'il soit nécessaire de remettre en place et clarifier sans cesse les attentes.
- Améliore la collaboration et facilite le travail d'équipe lorsque chacun sait à quoi s'attendre de l'autre, réduisant ainsi les conflits et le stress.
- Accroît la confiance et le respect, car chacun sait que les membres de son équipe agiront de manière fiable et constante.
- Améliore la productivité et la performance des employés en alignant les comportements sur les objectifs de l'organisation, permettant aux personnes de prioriser les tâches et l'apprentissage qui contribuent à ces objectifs.
- Permet un leadership plus efficace, où les managers font confiance à leurs équipes et peuvent déléguer en toute confiance.
- Favorise l'innovation et l'adaptabilité en contribuant à créer un environnement psychologiquement sûr où chacun est encouragé à expérimenter et à apprendre de ses erreurs sans craindre de représailles.
- Soutient la capacité des équipes RH à proposer des initiatives de formation et de développement plus ciblées, applicables à des segments plus larges de l'organisation.
Les niveaux de comportement organisationnel
Il existe trois couches différentes à travers lesquelles nous pouvons analyser le comportement au sein des organisations.
Chaque niveau offre un éclairage sur des aspects spécifiques du comportement et la façon dont ils interagissent ensemble.
1. Niveau individuel
Ce niveau se concentre sur la compréhension du comportement individuel au sein de l'organisation. Il examine des facteurs tels que la personnalité, les attitudes, les perceptions, la motivation et les processus de prise de décision.
L'objectif est de comprendre comment chaque individu contribue à l'efficacité organisationnelle et comment il réagit face à différentes situations liées au travail.
2. Niveau groupe/équipe
À ce niveau, l'accent passe du comportement individuel au comportement des groupes ou équipes au sein de l'organisation. Cela implique l'étude de la dynamique de groupe, du développement du réseau, des modes de communication, des styles de leadership, des questions de pouvoir et de politique, ainsi que de la résolution des conflits.
Ce sont en fait les comportements qui déterminent si un ensemble d'individus constitue un groupe ou une équipe. Comprendre les comportements de groupe aide à améliorer la collaboration, à accroître la performance des équipes et à mieux gérer les conflits.
3. Niveau organisationnel
Ce niveau adopte une vision globale pour examiner la structure organisationnelle, la culture, les politiques et les processus qui façonnent le comportement collectif des individus et des groupes.
Il analyse comment la conception, la culture et l’environnement externe de l’organisation influencent le comportement des employés et l’efficacité organisationnelle.
La compréhension du comportement organisationnel aide à la prise de décisions stratégiques, à la gestion du changement et à la promotion de l’innovation.
Les éléments clés du comportement organisationnel
Le comportement organisationnel se compose de plusieurs éléments. L’interaction entre ces éléments façonne la dynamique interne d’une organisation et influence la manière dont les individus et les groupes se comportent.
Voici quelques questions à se poser sur certains des éléments les plus critiques :
1. Communication
- Transparence : Favorisons-nous le dialogue ouvert ? Quel est notre modèle de retour d’information (fréquence, format, niveau de formalité, etc.) ? Comment partageons-nous l’information et à quels niveaux de l’organisation ?
- Clarté : Comment nous assurons-nous que l’information est facilement comprise par tous ? Favorisons-nous la concision ? Quels outils de communication attendons-nous des collaborateurs et dans quelles circonstances (ex : Slack, email, présentations, réunions, intranets) ?
- Écoute : Accordons-nous autant ou plus de valeur à l’écoute qu’à la prise de parole ? Comprenons-nous comment démontrer une écoute active ?
2. Travail d’équipe
- Collaboration : Comment travaillons-nous ensemble au sein des équipes et entre fonctions ? Les personnes sont-elles récompensées pour le travail en silo ou pour la collaboration ?
- Confiance : Quel est le niveau de sécurité psychologique dans l’organisation ? Les dirigeants savent-ils comment instaurer la confiance au sein de leurs équipes ?
- Résolution de conflits : Est-il possible de ne pas être d’accord de manière productive dans cette organisation ? Comment résolvons-nous les conflits de manière constructive ?
3. Leadership
- Établissement des priorités : Identifions-nous et concentrons-nous sur les tâches qui apportent le plus de valeur ? Comment évaluons-nous et re-priorisons-nous continuellement le travail ? Éliminons-nous les tâches et projets à faible valeur ajoutée ?
- Prise de décision : Quel est notre modèle de prise de décision ? Comment nous assurons-nous que les décideurs reçoivent les bonnes informations et recommandations ? Adhérons-nous à une décision et mettons-nous tout en œuvre pour garantir un résultat réussi ?
- Développement des personnes : Comment soutenons-nous activement le développement de nos équipes ? Coachons-nous et mentorons-nous les collaborateurs régulièrement ?
4. Adaptabilité
- Agilité face au changement : Sommes-nous prêts à nous adapter aux évolutions de la structure/processus/technologies de l’organisation ? Sommes-nous ouverts à sortir de notre zone de confort et à expérimenter ?
- Apprentissage : Cherchons-nous des opportunités d’apprentissage et de développement continus ? Offrons-nous des opportunités et des ressources de formation ? Les individus sont-ils récompensés pour leur apprentissage continu ?
- Amélioration continue : Considérons-nous le travail comme itératif ? Cherchons-nous sans cesse des améliorations dans les processus, les produits et les services ?
5. Responsabilité
- Appropriation : Sommes-nous responsables de nos actions et livrables ? Admettons-nous de façon proactive nos erreurs pour tenter de les corriger ?
- Suivi : Tenons-nous nos engagements comme promis ? Sommes-nous fiables ? Comment informons-nous de manière proactive les autres des progrès et difficultés rencontrés ?
- Pensée critique : Analysons-nous objectivement les problèmes ? Comment prenons-nous en compte différentes perspectives ? Avons-nous la capacité de remise en question nécessaire pour comprendre comment nous contribuons au problème ou à la solution ?
6. Technologie
- Outils numériques internes : Quels outils numériques avons-nous en place (ex : email, messagerie, gestion de projet, plateforme de formation, etc.) ? Quels outils nous manquent-ils pour mieux collaborer ?
- Automatisation/IA : Quelles automatisations/IA avons-nous mises en place pour accomplir les tâches routinières ? Les employés profitent-ils des possibilités d’automatisation ou en ont-ils peur ?
- Analytique : Que faisons-nous avec les données collectées ? Comment utilisons-nous l’analytique pour soutenir l’innovation et obtenir des insights ?
7. Structure
- Hiérarchie : Les niveaux de notre hiérarchie favorisent-ils ou entravent-ils la productivité ? Comment nos canaux de communication et nos modes de prise de décision sont-ils définis à travers les échelons de l'organisation ?
- Clarté des rôles : Avons-nous clairement défini le périmètre de responsabilité de chaque poste ? Comment les collaborateurs savent-ils comment leurs rôles et responsabilités s’intègrent à leur équipe, à l’équipe interfonctionnelle et à l’organisation ?
- Alignement culturel : Comment notre structure organisationnelle soutient-elle (ou non) notre mission et nos valeurs ? Modifions-nous notre structure si nécessaire pour encourager les comportements que nous souhaitons voir chez les employés ?
Comment identifier et développer les comportements organisationnels
Déterminer et cultiver des comportements organisationnels partagés ne doit pas être excessivement complexe.
Ces étapes pratiques vous aideront à identifier les comportements souhaités, à les communiquer de manière spécifique et à les intégrer dans les modes de fonctionnement de votre organisation.
1. Identifier les comportements clés
Identifier les comportements clés nécessite de recueillir et d’analyser plusieurs aspects de l’organisation, à la fois formels et informels.
Examinez la mission, la vision et les valeurs de l’organisation
Le langage utilisé dans ces déclarations met souvent en avant les comportements les plus importants pour l’organisation (ex : travail en équipe, créativité, impact, orientation vers l’avenir).
Pensez aux comportements nécessaires pour atteindre ces compétences. Ex : une mission qui consiste à créer la meilleure expérience utilisateur peut nécessiter des comportements comme la curiosité, l’itération et l’empathie.
Examinez les objectifs de l’organisation et/ou de l’équipe
Décomposez les objectifs en activités à réaliser pour les atteindre, puis identifiez les comportements qui soutiennent chaque activité. Ex : l’objectif de raccourcir le délai de mise sur le marché d’un produit peut nécessiter des comportements comme la prise de décision, l’adaptabilité et la capacité à prioriser.
Observez les normes actuelles en milieu de travail
Il s’agit des comportements déjà manifestés de façon cohérente par les employés. Cela inclut la manière dont les décisions sont prises, comment les échanges ont lieu entre personnes ou encore la façon dont le changement est géré.
Recueillez des retours
Interrogez les employés à tous les niveaux sur les comportements qu’ils considèrent comme bénéfiques et ceux qui sont un frein.
2. Précisez à quoi ressemble l’application efficace de ces comportements
Une fois les comportements clés identifiés, décrivez concrètement comment ils doivent être exprimés au sein de l’organisation.
Ces « énoncés de comportement » doivent inclure des exemples concrets de la façon dont chaque comportement doit être démontré, en utilisant un langage simple et compréhensible.
Par exemple, Amazon décrit les comportements attendus dans une liste de Principes de Leadership, dont l’un est « Gagner la confiance ».
Leur énoncé de comportement pour Gagner la confiance est : « Les leaders écoutent attentivement, parlent avec franchise et traitent les autres avec respect. Ils sont ouvertement auto-critiques, même lorsque cela met mal à l’aise ou embarrasse. Ils ne pensent pas qu’eux ou leur équipe sont au-dessus des autres. Ils se comparent ainsi que leur équipe aux meilleurs. »
Vous pouvez également proposer des exemples spécifiques en fonction des rôles. Pour la fourniture et la sollicitation régulière de feedback, cela peut se traduire par :
- Les managers organisent chaque semaine des entretiens individuels avec chaque membre de l’équipe, apportent leur soutien et leurs conseils, offrent des retours positifs et constructifs sur le moment lors de séances de travail, et demandent formellement un feedback à leurs collaborateurs directs et à leurs pairs deux fois par an.
- Les contributeurs individuels sollicitent activement des retours de la part des responsables et collègues pour améliorer leurs performances, demandent formellement un feedback une fois par an lors du bilan de fin d’année, et fournissent régulièrement un feedback positif et constructif en temps voulu aux responsables, collègues et partenaires interfonctionnels.
Vous pouvez également développer des ressources de formation comprenant des exercices permettant aux employés d’apprendre et de pratiquer ces comportements clés dans un environnement sécurisé, ainsi que des outils d’autoévaluation pour comparer leurs comportements à la norme attendue.
3. Intégrer les comportements aux outils et processus RH
Pour que les comportements s’ancrent véritablement, intégrez les attentes et la responsabilisation dans l’acquisition, l’évaluation et la récompense des employés via des programmes d’incitation en milieu de travail.
- Intégrez les attentes comportementales dans les descriptions de poste et les questions posées lors du processus d’entretien.
- Présentez les comportements lors de l’intégration des nouveaux employés.
- Incluez des objectifs comportementaux dans vos documents de définition des objectifs.
- Fournissez des ressources de formation et un accompagnement pour développer, renforcer et diffuser les comportements à grande échelle.
- Donnez régulièrement des retours sur la façon dont les personnes démontrent les comportements dans leur travail.
- Utilisez les comportements comme socle pour la reconnaissance des employés et les récompenses, tant formelles qu’informelles.
Cas d’étude sur les comportements organisationnels : Concentrer une équipe produit
Récemment, j’ai travaillé avec une équipe produit qui devait modifier certains comportements profondément ancrés.
Elle créait un large assortiment de produits qu’elle vendait en quantités trop faibles pour contribuer de manière significative aux résultats financiers.
Il fallait autant d’heures de travail pour créer un produit qui générait 2% des ventes totales qu’un autre qui en générait 20% !
En même temps, chaque étape du processus de développement déraillait parce que des personnes revenaient sur des décisions déjà prises.
Bien que l’équipe ait déjà identifié la nécessité de simplifier son offre et de travailler plus efficacement, l’entreprise a subi une importante restructuration qui a réduit les effectifs globaux. Il est donc devenu encore plus indispensable d’opérer autrement.
Les responsables de l’équipe ont collaboré pour :
- Définir clairement l’état de départ et l’état souhaité. Par exemple, ils sont passés d’un retour sur produit basé sur des opinions à un retour basé sur des données.
- Identifier les comportements alignés avec les valeurs de l’entreprise, et clarifier les énoncés comportementaux pour chacun d’eux. Par exemple, le comportement global « faire simple » s’illustre par « Se demander si ce travail contribuera réellement à l’atteinte de nos objectifs » et « Consacrer du temps à ce qui apporte le plus de valeur et aller à l’essentiel ailleurs ».
- Organiser une journée complète avec l’équipe élargie de direction pour introduire les comportements, discuter de leur mise en œuvre lors d’une étape clé du processus de création de produit, et s’accorder sur les modalités de responsabilisation mutuelle et individuelle, ainsi qu’auprès des équipes.
- Faire un bilan après l’étape clé pour discuter des points positifs, des difficultés rencontrées, et ajuster l’approche avant la prochaine étape.
De manière très encourageante, l’équipe et ses partenaires transverses ont constaté des améliorations notables à l’étape clé, notamment une gamme de produits resserrée et moins de discussions sur des produits à faible valeur ajoutée.
Les dirigeants prévoient de reproduire ce processus avant chaque nouvelle étape clé jusqu’à ce que les comportements deviennent une seconde nature pour l’équipe.
Conseils concrets à retenir
Nous avons abordé beaucoup de points (merci d’être resté jusqu’au bout !), alors voici trois conseils concrets à garder en tête concernant les comportements organisationnels dans votre entreprise :
- Définir et formaliser les comportements clés : Identifiez les comportements qui s’alignent sur les valeurs, les objectifs et les normes de votre organisation. Rédigez ensuite des énoncés comportementaux clairs, avec des exemples concrets de la manière dont ces comportements doivent s’exprimer au quotidien.
- Intégrer les comportements dans les processus RH : Intégrez les comportements souhaités dans les outils et processus RH clés comme les descriptions de poste, les évaluations de performance, la formation et les programmes de reconnaissance. Cette démarche favorise la responsabilisation et aligne les actions des employés sur les objectifs de l’organisation.
- Favoriser un état d’esprit de développement : Encouragez le dialogue ouvert, les retours réguliers et l’apprentissage continu pour aider les employés à ajuster leurs comportements, promouvoir la sécurité psychologique et encourager l’adaptabilité ainsi que l’innovation au sein des équipes.
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