10 meilleurs logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés en 2026
Sélection des meilleurs logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Les logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés permettent à votre équipe de réserver des espaces de travail communs sans payer d’abonnement, grâce à des outils proposant une formule ou un essai gratuits. Si vous cherchez des moyens de gérer des places assises flexibles, de prendre en charge les horaires hybrides ou simplement d’éviter le chaos lié aux bureaux — sans dépasser votre budget — vous êtes au bon endroit. Ce guide vous aidera à comparer les meilleures options gratuites de réservation de bureaux partagés, à comprendre ce qui rend chacune unique et à choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre équipe.
Pourquoi faire confiance à nos avis sur les logiciels
Notre équipe teste et évalue des logiciels depuis 2012. En tant qu’experts RH nous-mêmes, nous savons à quel point il est difficile — et important — de choisir le bon logiciel.
Pour ce guide, nous avons évalué les outils grâce à des tests pratiques et une recherche indépendante, en notant les outils selon nos critères de sélection. Nous nous appuyons également sur les enseignements de leaders d’opinion du secteur et de professionnels des RH en activité.
Nos avis reflètent notre jugement éditorial humain, et non un argumentaire de vente.
Réviseurs experts:
Tableau comparatif des logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Ce tableau comparatif récapitule les informations tarifaires de ma sélection des meilleurs logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés :
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Idéal pour une tarification par plan d’étage avec un nombre illimité d’utilisateurs | Essai gratuit disponible | À partir de 28 $ / mois pour un nombre illimité d’utilisateurs | Website | |
| 2 | Idéal pour les réservations rapides de bureaux via QR code | Plan gratuit disponible | À partir de $22/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 3 | Idéal pour la compatibilité avec les écrans matériels | Essai gratuit disponible | À partir de $51/mois | Website | |
| 4 | Idéal pour des règles de réservation personnalisables | Essai gratuit de 14 jours + formule gratuite + démo gratuite disponible | À partir de 1,90 $/utilisateur/mois (facturation annuelle) | Website | |
| 5 | Idéal pour les tableaux de bord d’analyses d’occupation | Plan gratuit + démo gratuite disponible | À partir de $3.40/utilisateur/mois | Website | |
| 6 | Idéal pour la réservation de bureaux basée sur Slack | Essai gratuit + forfait gratuit disponibles | À partir de $2.5/utilisateur/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 7 | Idéal pour la gestion multi-sites | Essai gratuit + démo gratuite disponible | À partir de $4/ressource/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 8 | Idéal pour les plans de bureaux avec disponibilité en temps réel | Offre gratuite disponible | À partir de £1.99/utilisateur/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 9 | Idéal pour la sélection via un plan visuel des locaux | Essai gratuit de 30 jours disponible | Tarif sur demande | Website | |
| 10 | Idéal pour les fonctionnalités de planification du travail hybride | Offre gratuite + démo gratuite disponible | À partir de 1,65 €/utilisateur/mois | Website |
Avis sur les logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Vous trouverez ci-dessous mes résumés détaillés des logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés retenus dans ma sélection. Mes avis proposent un examen approfondi des fonctionnalités, des cas d’utilisation les plus adaptés et des tarifs de chaque plateforme afin de vous aider à trouver celle qui vous convient le mieux.
Idéal pour une tarification par plan d’étage avec un nombre illimité d’utilisateurs
Floor Plan Mapper est un logiciel de réservation de bureaux partagés qui convertit les plans d’étage au format CAD, PDF et JPG en cartes interactives pour les réservations de bureaux, les réservations récurrentes, les règles de réservation, les rapports d’occupation et l’administration basée sur les rôles dans plusieurs bâtiments et étages.
À qui Floor Plan Mapper convient-il le mieux ?
Les administrateurs de bureau qui gèrent plusieurs bâtiments devraient envisager Floor Plan Mapper, qui convient particulièrement à une tarification par plan d’étage avec un nombre illimité d’utilisateurs.
Pourquoi j’ai choisi Floor Plan Mapper
J’ai choisi Floor Plan Mapper comme solution idéale pour une tarification par plan d’étage avec un nombre illimité d’utilisateurs, car son modèle convient aux bureaux dont les effectifs évoluent et dont la configuration reste stable. Ses cartes interactives aux formats CAD, PDF et JPG permettent de sélectionner des bureaux dans plusieurs bâtiments et étages, tandis que les règles de réservation, la libération automatique et les rapports d’occupation facilitent la planification du retour au bureau. Il propose un essai de 7 jours, et non une formule gratuite permanente.
Fonctionnalités clés de Floor Plan Mapper
- Réservations récurrentes : Planifiez des réservations pour des jours récurrents.
- Intégrations de calendriers : Ajoutez les réservations à Outlook ou Google Calendar.
- Provisionnement des identités : Connectez Microsoft Entra ID, Okta, SAML ou SCIM.
- Journaux d’audit : Suivez les réservations, les annulations, les modifications et les mises à jour des autorisations.
Intégrations de Floor Plan Mapper
Les intégrations incluent Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Microsoft 365, SharePoint, Okta et SAML. Floor Plan Mapper prend également en charge le provisionnement SCIM, les importations Excel et une API pour les intégrations personnalisées.
Qu’est-ce qui est gratuit ?
Floor Plan Mapper propose un essai gratuit de 7 jours, et non une formule gratuite permanente. Les forfaits payants commencent à 28 $ par mois et appliquent une tarification par plan d’étage avec un nombre illimité d’utilisateurs.
Pros and Cons
Pros:
- Le nombre illimité d’utilisateurs convient aux effectifs changeants
- Les cartes interactives conviennent aux bureaux répartis sur plusieurs étages
- La configuration rapide des plans d’étage est appréciée
Cons:
- Aucune formule gratuite permanente pour les projets pilotes
- L’accès mobile privilégiant le navigateur reste ambigu
Whatspot
Idéal pour les réservations rapides de bureaux via QR code
Whatspot est une plateforme de réservation de bureaux et de salles de réunion qui permet de gérer les réservations d'espaces de travail, de générer des QR codes pour des réservations rapides et de mettre en place des flux d'approbation pour les demandes de ressources.
À qui s'adresse Whatspot ?
Aux petites entreprises et espaces de coworking souhaitant une solution simple pour gérer les réservations de bureaux et de salles de réunion.
Pourquoi j'ai choisi Whatspot
J'ai sélectionné Whatspot parmi les meilleurs car je peux générer des QR codes uniques pour chaque bureau ou salle de réunion, permettant à mon équipe de réserver instantanément des espaces avec leurs téléphones. J'apprécie la possibilité de mettre en place des flux d'approbation pour les demandes de ressources, ce qui facilite la gestion des espaces partagés. La possibilité d'afficher la disponibilité en temps réel sur une tablette ou un écran à l'extérieur de chaque salle est particulièrement utile dans les bureaux très fréquentés.
Fonctionnalités clés de Whatspot
- Calendrier de réservation : Visualisez et gérez toutes les réservations de bureaux et de salles sur une seule interface de calendrier.
- Rôles et permissions utilisateurs : Attribuez différents niveaux d'accès pour les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs réguliers.
- Réservations récurrentes : Planifiez des réservations répétitives de bureaux ou de salles de réunion.
- Notifications par courriel : Recevez des confirmations automatiques de réservation et des rappels par email.
Intégrations Whatspot
Les intégrations incluent Microsoft Teams, Microsoft Calendar, Microsoft Entra ID, Google Workspace et une API est disponible.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
Whatspot propose un plan gratuit à vie pour jusqu'à 10 utilisateurs, 3 espaces et 40 réservations par mois. Ce plan comprend l'accès mobile et web, la réservation via QR code et les fonctionnalités de réservation de base.
Pros and Cons
Pros:
- Réservation de bureaux instantanée via QR code
- Applications iOS et Android disponibles
- Flux d'approbation pour les demandes de ressources
Cons:
- Pas de gestion intégrée des visiteurs
- Options de personnalisation de la marque limitées
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Joan
Idéal pour la compatibilité avec les écrans matériels
Joan est une plateforme de réservation de bureaux qui vous permet de gérer les réservations de postes de travail, la planification des salles et la disponibilité des espaces de travail avec une prise en charge des écrans matériels dédiés et un accès mobile.
Pour qui Joan est-il le mieux adapté ?
Les responsables des installations et les équipes informatiques dans les bureaux qui souhaitent associer un logiciel de réservation de bureaux avec du matériel d'affichage physique.
Pourquoi j'ai choisi Joan
J'ai choisi Joan parmi les meilleurs car je peux associer son logiciel de réservation de bureaux aux écrans e-paper de Joan pour obtenir le statut en temps réel de chaque poste directement sur l’espace de travail. J'apprécie que mon équipe puisse gérer les réservations depuis le site web ou l'application mobile et voir les mises à jour instantanément sur les appareils physiques. J’aime aussi la façon dont le matériel Joan s’intègre au logiciel pour réduire les doubles réservations et la confusion dans les environnements de bureaux partagés.
Principales fonctionnalités de Joan
- Application mobile de réservation : Réservez vos bureaux et salles depuis votre téléphone.
- Synchronisation avec le calendrier : Connectez les réservations avec les calendriers Google et Outlook.
- Enregistrement par code QR : Scannez pour confirmer l’utilisation du bureau à l’arrivée.
- Gestion des visiteurs : Enregistrez et suivez les visiteurs du bureau de manière digitale.
Intégrations Joan
Joan propose des intégrations natives avec Microsoft Active Directory, Google Calendar, Microsoft Teams et Slack. Une API est disponible pour des intégrations personnalisées.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
Joan propose un essai gratuit de 30 jours avec accès à toutes les fonctionnalités. Après essai, la poursuite de l’utilisation nécessite un abonnement payant, et il n’existe pas d’offre gratuite permanente.
Pros and Cons
Pros:
- Les écrans matériels affichent le statut des bureaux en temps réel
- Synchronisation du calendrier avec Google et Microsoft 365
- Règles de réservation personnalisées pour la gestion des espaces de travail
Cons:
- Les appareils matériels doivent être achetés séparément
- Personnalisation limitée des règles de réservation
Dibsido
Idéal pour des règles de réservation personnalisables
Dibsido est une solution gratuite de réservation de bureaux conçue pour les équipes hybrides, qui simplifie la gestion des bureaux partagés, des salles de réunion et du parking grâce à un système de réservation intuitif. Elle permet aux utilisateurs de réserver des espaces en un clic, de réserver directement depuis des plans interactifs des locaux, et de libérer automatiquement les bureaux inutilisés pour optimiser la capacité des bureaux.
À qui s'adresse Dibsido ?
Aux responsables et administrateurs de bureaux qui souhaitent définir des règles de réservation détaillées pour les bureaux partagés et les espaces de réunion.
Pourquoi ai-je choisi Dibsido
J'ai choisi Dibsido comme l'un des meilleurs car je peux configurer des règles de réservation détaillées pour les bureaux et salles de réunion, y compris des restrictions par groupe d'utilisateurs ou créneau horaire. J'apprécie de pouvoir paramétrer les règles de réservation selon le groupe d'utilisateurs, l'espace de travail et la fenêtre de réservation afin de s'adapter à l'utilisation des locaux par différentes équipes. Cela me donne plus de contrôle sur qui peut réserver quels espaces et quand, sans augmenter la charge administrative. En pratique, je peux ainsi adapter l'accès aux espaces de travail pour répondre à nos politiques internes spécifiques.
Fonctionnalités clés de Dibsido
- Plans d'étage interactifs : Les utilisateurs peuvent choisir des bureaux directement depuis une carte visuelle de l'espace de travail.
- Réservations récurrentes : Planifiez des réservations répétées pour les bureaux ou salles, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.
- Application mobile de réservation : Réservez et gérez vos bureaux depuis n'importe quel appareil mobile.
- Suivi des arrivées et départs : Surveillez l'utilisation des espaces de travail grâce aux fonctions intégrées d'enregistrement et de départ.
Intégrations Dibsido
Les intégrations incluent Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Outlook et Microsoft Entra ID. Une API est disponible pour des intégrations personnalisées.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
Dibsido propose une formule gratuite à vie pour 20 utilisateurs. Certaines fonctions avancées et intégrations ne sont disponibles que sur les formules payantes.
Pros and Cons
Pros:
- Règles de réservation personnalisées pour chaque espace de travail
- Réservations de bureaux illimitées avec la formule gratuite
- Règles de réservation détaillées par groupe d'utilisateurs
Cons:
- Formule gratuite limitée à une salle de réunion
- Pas de synchronisation bidirectionnelle Outlook ou Google Calendar sur la formule gratuite
PULT
Idéal pour les tableaux de bord d’analyses d’occupation
PULT est une plateforme logicielle de réservation de bureaux pour les environnements de travail hybrides qui combine la gestion des réservations d'espaces de travail, des salles de réunion, l'analyse de l'occupation et la gestion des visiteurs au sein d'un même système.
Pour qui PULT est-il le mieux adapté ?
PULT convient aux responsables de bureau et aux équipes opérationnelles des organisations de taille moyenne et grande qui recherchent des analyses détaillées sur l'occupation et l'utilisation de l'espace.
Pourquoi j'ai choisi PULT
J'ai choisi PULT parmi les meilleurs car je peux accéder à des tableaux de bord analytiques détaillés qui présentent l'utilisation des espaces en temps réel et de manière historique. J'apprécie que mon équipe puisse visualiser les tendances d'utilisation des bureaux et des salles, repérer les espaces sous-utilisés et exporter des rapports d'utilisation détaillés. Les outils analytiques de la plateforme m’aident à prendre des décisions éclairées sur l’attribution de l’espace et la gestion du travail hybride.
Fonctionnalités clés de PULT
- Enregistrement au bureau via QR code : Les utilisateurs confirment leur réservation de bureau en scannant un QR code sur place.
- Réservations récurrentes de bureaux : Les employés peuvent programmer des réservations répétitives pour leurs bureaux préférés.
- Application mobile de réservation : Réservez, modifiez ou annulez une réservation de bureau directement depuis un appareil mobile.
- Attribution de quartiers d'équipe : Les administrateurs peuvent attribuer des zones de bureaux spécifiques à des équipes ou à des départements.
Intégrations PULT
PULT propose des intégrations natives avec Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta et Cisco Meraki. Une API est disponible pour des intégrations personnalisées.
Qu’est-ce qui est gratuit ?
PULT offre un accès gratuit aux fonctionnalités de base de réservation de bureaux pour jusqu'à 20 utilisateurs. Les fonctionnalités gratuites incluent la réservation de bureau en un clic, les étiquettes et filtres d’équipements, un éditeur de plan d’étage, les réservations récurrentes, les règles et politiques de réservation, l’enregistrement via QR-code, la planification du travail hybride et l’accès au centre d’aide.
Pros and Cons
Pros:
- Tableaux de bord d’analyses d’occupation avec options d’export
- Intégrations natives avec les systèmes RH et IT
- Mises à jour en temps réel de la disponibilité des bureaux
Cons:
- Personnalisation limitée des règles de réservation de bureaux
- Pas de gestion intégrée pour les réservations de parkings
Officely
Idéal pour la réservation de bureaux basée sur Slack
Officely est un logiciel de réservation de bureaux conçu pour les équipes hybrides, fonctionnant directement au sein de Slack et Microsoft Teams. Il permet aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion et d’autres ressources sans changer d’application. Il offre une visibilité en temps réel sur la présence au bureau, prend en charge les pointages et propose des plans interactifs pour que les équipes puissent planifier où s’installer et collaborer plus efficacement.
Pour qui Officely est-il le mieux adapté ?
Officely convient aux petites et moyennes équipes qui utilisent déjà Slack comme principal outil de communication.
Pourquoi j’ai choisi Officely
J’ai choisi Officely parmi les meilleurs car il permet à mon équipe de réserver des bureaux, de gérer la présence au bureau et de coordonner les emplois du temps hybrides directement dans Slack. J’apprécie la possibilité de programmer des journées récurrentes au bureau et de voir qui vient, tout cela sans quitter Slack. L’intégration avec les canaux Slack signifie que mon équipe reçoit des mises à jour et des rappels en temps réel concernant ses réservations.
Fonctionnalités clés d’Officely
- Pointage bureau : Les utilisateurs confirment leurs réservations de bureau à leur arrivée au bureau.
- Gestion des capacités : Définissez et faites respecter les limites du nombre de personnes présentes chaque jour.
- Quartiers : Regroupez les bureaux en zones ou quartiers pour faciliter la réservation.
- Contrôle sanitaire : Recueillez des déclarations de santé auprès des utilisateurs avant leur venue au bureau.
Intégrations Officely
Officely propose des intégrations natives avec Google Calendar, Microsoft Outlook et Slack, ainsi qu’une API pour des intégrations personnalisées.
Qu’est-ce qui est gratuit ?
Officely propose un accès gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Il inclut toutes les fonctionnalités pour les petites équipes, telles que la réservation de bureaux, la visibilité sur la présence au bureau, le pointage, les quartiers privés, la gestion des capacités, la réservation automatisée, l’accès à Slack et les analyses du bureau.
Pros and Cons
Pros:
- Complètement intégré à l’espace de travail Slack
- Mise en place rapide pour des environnements hybrides de bureau
- Visibilité en temps réel de la présence au bureau
Cons:
- Slack requis pour le fonctionnement principal
- Gestion difficile de plusieurs sites de bureaux
anny est une application de réservation de bureaux qui vous permet de gérer les réservations d’espaces de travail, de salles de réunion, de places de parking et de ressources sur plusieurs sites depuis un tableau de bord unique.
À qui s'adresse anny ?
anny convient aux organisations qui gèrent des espaces de travail et des ressources répartis sur plusieurs sites ou campus.
Pourquoi j'ai choisi anny
J’ai choisi anny comme l’un des meilleurs car il me permet de gérer les réservations pour plusieurs sites depuis un tableau de bord unique. J’apprécie de pouvoir configurer des règles et des autorisations spécifiques à chaque site ou campus. Mon équipe utilise anny pour coordonner les réservations d'espaces de travail, de parking et de salles de réunion sur plusieurs sites.
Fonctionnalités clés d'anny
- Plans interactifs : Les utilisateurs peuvent choisir et réserver des bureaux directement sur une carte visuelle.
- Système d’enregistrement et de départ : Suivi de l'utilisation réelle des bureaux grâce à un code QR ou une connexion web.
- Réservation de ressources : Permet de réserver du matériel ou une place de parking en même temps que les bureaux.
- Contrôle d’accès basé sur les rôles : Les administrateurs peuvent attribuer des autorisations à différents groupes d'utilisateurs.
Intégrations anny
anny propose des intégrations natives avec Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams et Nuki, avec une prise en charge supplémentaire pour les serrures intelligentes, les SIRH, les paiements, l’authentification unique (SSO) et les outils de calendrier. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
anny propose une formule gratuite à vie avec des fonctionnalités limitées. Cette formule restreint le nombre de sites, de ressources et certaines fonctions avancées.
Pros and Cons
Pros:
- Réservation possible pour bureaux, salles et parkings
- Gestion multi-sites depuis un tableau de bord unique
- Accès basé sur les rôles pour différents groupes d'utilisateurs
Cons:
- La formule gratuite limite le nombre de sites et de ressources
- Aucune fonctionnalité de gestion des visiteurs intégrée
Idéal pour les plans de bureaux avec disponibilité en temps réel
Flexwhere est une plateforme logicielle de réservation de bureaux qui permet de visualiser en temps réel la disponibilité des postes de travail, de gérer les réservations d'espaces et de surveiller l'occupation des locaux grâce à des plans interactifs, accessibles via le web ou sur mobile.
Pour qui Flexwhere est-il le mieux adapté ?
Les gestionnaires des installations et les administrateurs de bureaux au sein d'organisations de taille moyenne et grande ayant besoin de surveiller et gérer l'utilisation des espaces de travail flexibles.
Pourquoi j'ai choisi Flexwhere
J'ai choisi Flexwhere comme l'un des meilleurs outils car je peux visualiser la disponibilité des bureaux en temps réel sur des plans interactifs, ce qui permet d'identifier rapidement les postes libres. Les membres de mon équipe utilisent les données d'occupation en direct de la plateforme pour gérer les sièges flexibles et éviter les réservations en double. J'apprécie aussi de pouvoir accéder à la réservation des bureaux depuis le web et les appareils mobiles, permettant à chacun de réserver une place où qu'il soit.
Principales fonctionnalités de Flexwhere
- Intégration avec l'authentification unique : Les utilisateurs peuvent se connecter avec leur compte Microsoft ou Google.
- Réservation de salles de réunion : Réservez des salles de réunion et des postes de travail sur une même plateforme.
- Enregistrement des visiteurs : Enregistrez et suivez les visiteurs directement dans le système.
- Tableau de bord analytique sur l'occupation : Consultez des rapports détaillés sur l'utilisation des espaces de travail et les tendances.
Intégrations de Flexwhere
Les intégrations incluent Outlook, Microsoft Teams, Google Calendar et TopDesk.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
Flexwhere propose un accès gratuit pour jusqu'à 25 utilisateurs. L'offre inclut un plan d'étage pour un seul site, la réservation de postes de travail et de salles de réunion à la demande, des réservations jusqu'à 1 semaine à l'avance, l'accès via l'application web et mobile, le support en ligne, les réservations rapides, personnalisées, les modifications de réservations, les notifications push et rappels, SSO, ainsi que 5 étiquettes de ressources personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Plans visuels interactifs des étages
- Prise en charge de 25 utilisateurs gratuits
- Localisation des collègues en temps réel
Cons:
- Limite de réservation à huit jours
- Limité à un plan d'étage
Offision est un système de réservation de bureaux qui vous permet de gérer les réservations d'espaces de travail, de visualiser la disposition des bureaux et de coordonner les ressources partagées via une interface de plan interactif.
Pour qui Offision est-il le mieux adapté ?
Offision convient parfaitement aux responsables de bureau et aux équipes de gestion des installations qui ont besoin de coordonner les réservations de bureaux à l'aide d'un plan visuel.
Pourquoi ai-je choisi Offision
J'ai choisi Offision comme l'un des meilleurs car je peux sélectionner des bureaux directement à partir d'un plan visuel, ce qui rend la réservation intuitive et localisée. Mon équipe utilise l'interface glisser-déposer pour réserver rapidement des espaces de travail et voir la disponibilité des bureaux en temps réel. J'apprécie également la possibilité de personnaliser les plans afin qu'ils correspondent à l'aménagement réel de nos bureaux, de sorte que chacun sache exactement où il réserve.
Fonctionnalités clés d'Offision
- Workflows d'approbation de réservation : Configurez des validations de réservation par un responsable.
- Réservations récurrentes : Programmez des bureaux pour des jours ou semaines récurrents.
- Contrôle d'accès des utilisateurs : Attribuez des droits de réservation par utilisateur ou par groupe.
- Synchronisation avec calendrier : Intégrez les réservations avec Google Calendar et Outlook.
Intégrations Offision
Offision propose des intégrations natives avec Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace et Webex.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
Offision propose un essai gratuit de 30 jours avec accès à toutes les fonctionnalités. Après l'essai, l'utilisation continue nécessite un abonnement payant et aucune version gratuite n'est proposée à vie.
Pros and Cons
Pros:
- Permet de réserver des bureaux, des salles, et des places de parking
- Permissions d'accès personnalisables pour les utilisateurs
- Gère plusieurs sites de bureaux de façon centralisée
Cons:
- Fonctionnalités d'analyse et de reporting limitées
- Pas de plan gratuit, uniquement une période d'essai gratuite
desk.ly est une plateforme de réservation de bureaux et de gestion d'espace de travail qui vous permet d'organiser le partage de bureaux, de gérer les salles de réunion, de coordonner les plannings des équipes et de configurer des zones de bureaux pour des environnements de travail hybrides.
Pour qui desk.ly est-il le mieux adapté ?
desk.ly convient particulièrement aux équipes RH et aux responsables de bureaux dans les entreprises de taille moyenne qui coordonnent des plannings de travail hybrides.
Pourquoi j'ai choisi desk.ly
J'ai choisi desk.ly comme l'un des meilleurs car je peux configurer des réservations de bureaux récurrentes et coordonner les plannings hybrides de mon équipe au même endroit. J'apprécie de pouvoir attribuer des zones de bureaux, gérer les réservations de salles de réunion et utiliser le plan interactif pour visualiser la disponibilité des espaces de travail. Les fonctionnalités de planification aident mon équipe à organiser les jours de présence au bureau et à suivre qui travaille où.
Fonctionnalités clés de desk.ly
- Intégration d'authentification unique : Se connecte avec Microsoft 365 et Google Workspace pour un accès simplifié.
- Enregistrement de bureau par code QR : Permet aux utilisateurs de s'enregistrer à leur bureau via des codes QR.
- Gestion des visiteurs : Suit et gère les visiteurs externes entrant dans l'espace de travail.
- Tableau de bord analytique : Fournit des données sur l'utilisation des espaces et des statistiques de réservation.
Intégrations desk.ly
Desk.ly propose des intégrations natives avec Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Personio et Slack, et fournit une API pour des intégrations personnalisées.
Qu'est-ce qui est gratuit ?
desk.ly propose un forfait gratuit à vie pour jusqu'à 15 utilisateurs. Le plan gratuit inclut les fonctionnalités basiques de réservation de bureaux mais limite l'accès à l'analytique avancée et à certaines intégrations.
Pros and Cons
Pros:
- Enregistrement par code QR pour les bureaux et les salles
- Intégrations RHIS natives pour la synchronisation des utilisateurs
- Gestion des visiteurs avec registre d'accueil numérique
Cons:
- Options de personnalisation des rapports limitées
- Pas d'application mobile pour les appareils Android
Autres logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Voici quelques autres options gratuites de réservation de bureaux partagés qui ne figurent pas dans ma sélection, mais qui méritent tout de même votre attention :
Comment j'évalue les logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Tout d'abord, je définis ce qui est considéré comme gratuit. Pour un logiciel de réservation de bureaux partagés—où les équipes RH gèrent l'affectation quotidienne des sièges pour les employés hybrides—seuls les forfaits gratuits à vie sont retenus. J'évalue ensuite les outils selon deux axes : les fonctionnalités de base indispensables à cette liste, et les éléments différenciateurs qui font qu'un fournisseur se démarque d'un autre.
Fonctionnalités de base (Critères incontournables pour cette liste)
En plus de mes exigences relatives à la gratuité, j’utilise aussi un système de notation pour sélectionner les outils de ma liste. Voici comment cela fonctionne :
Je note chacun sur une échelle de 0 (ne propose pas la fonctionnalité) à 5 (excellent dans ce domaine) pour chaque fonctionnalité de base indiquée ci-dessous. J’en déduis ensuite un score total en pourcentage pour chaque outil. Un outil doit obtenir un score total minimum de 65 % pour figurer dans la sélection.
- Système de réservation de bureaux : Chaque outil que j'évalue doit permettre aux employés de parcourir les bureaux disponibles et de les réserver pour des dates ou des créneaux horaires précis—par exemple réserver un poste près de l’équipe commerciale pour une journée de collaboration le jeudi.
- Plans d’étage interactifs : Je recherche des plans visuels et cliquables du bureau permettant aux employés de choisir un poste selon son emplacement, plutôt que de sélectionner à l’aveugle dans une liste d’ID bureau.
- Autonomie de réservation : Les employés doivent pouvoir consulter, modifier et annuler leurs propres réservations. Je vérifie aussi si l’outil propose une fonction d’enregistrement pour que les administrateurs puissent, en cas d’absence, libérer automatiquement les bureaux non occupés.
- Accès multi-appareils : Un salarié hybride qui se rend au bureau à la dernière minute doit pouvoir réserver un poste depuis son téléphone. J’évalue si chaque outil offre un accès web et mobile avec son offre gratuite.
- Contrôles et autorisations administrateur : Les gestionnaires d’espace doivent pouvoir configurer les bureaux, définir des règles de réservation et attribuer des rôles utilisateurs. J'analyse le niveau de contrôle offert—par exemple, s’il est possible de regrouper les bureaux par quartiers ou d'appliquer des règles spécifiques à chaque équipe.
- Rapports d’occupation : Des données de base sur l’utilisation aident les RH et les gestionnaires d’espaces à savoir quels bureaux et quels étages sont fréquentés. Je vérifie si le forfait gratuit inclut assez de rapports pour éclairer des décisions telles que la réduction d’un étage ou la réaffectation d’espaces.
Une fois établie la liste des outils répondant à ces critères, j’examine ce qui rend chaque plateforme unique.
Facteurs de différenciation (Ce qui distingue chaque fournisseur)
Voici comment je compare et distingue les différents fournisseurs :
Fonctionnalités remarquables
Les options de coordination d’équipe comptent beaucoup ici—je recherche des outils qui affichent où s’installent les collègues afin de pouvoir réserver un bureau à proximité lors des jours de présence partagée au bureau. La synchronisation avec Google Agenda ou Outlook pèse aussi dans la balance, puisqu’elle permet d’intégrer les réservations dans les workflows existants, sans double saisie. J’évalue également si l’outil permet l’enregistrement par QR code, pratique pour que les admins libèrent automatiquement les bureaux non occupés et maintiennent des données d’occupation précises.
Au-delà des fonctionnalités
Les limites des offres gratuites sont très variables—je vérifie combien d’utilisateurs et de bureaux chaque fournisseur autorise avant de devoir passer à une version payante, car un outil limité à 10 bureaux ne conviendra pas à une équipe hybride de 50 personnes. La confidentialité des données mérite aussi l’attention : ces outils collectent des informations sur la présence et la localisation des employés, j’évalue donc la conformité au RGPD ainsi que la transparence quant au stockage de ces données. Je prends enfin en compte la facilité de mise en place, notamment si les admins peuvent importer des utilisateurs via fichier CSV ou synchronisation d’annuaire, sans avoir à souscrire à une formule payante.
Comment choisir un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés
Il est facile de se perdre dans de longues listes de fonctionnalités et des structures tarifaires complexes. Pour vous aider à rester concentré tout au long de votre processus personnalisé de sélection d’un logiciel, voici une liste des facteurs à garder à l’esprit :
| Facteur | Points à prendre en compte |
|---|---|
| Évolutivité | Le logiciel prendra-t-il en charge le volume actuel et futur de bureaux, les différents sites et la croissance du nombre d’utilisateurs ? |
| Intégrations | Se connecte-t-il à vos systèmes de calendrier, de ressources humaines ou de contrôle d’accès existants sans nécessiter de solutions de contournement supplémentaires ? |
| Personnalisation | Pouvez-vous adapter les règles de réservation, les autorisations des utilisateurs et la configuration des espaces de travail à vos politiques ? |
| Facilité d’utilisation | Les employés et les administrateurs pourront-ils réserver et gérer les bureaux avec un minimum de formation ou de confusion ? |
| Mise en œuvre et intégration | Combien de temps faudra-t-il pour configurer l’outil, migrer les données et permettre à votre équipe de l’utiliser en toute confiance ? |
| Coût | Existe-t-il des coûts cachés, des exigences de mise à niveau ou des limites d’utilisation susceptibles d’avoir un impact sur votre budget ultérieurement ? |
| Mesures de sécurité | L’outil offre-t-il une protection des données personnelles, une authentification des utilisateurs et une conformité avec les normes de votre organisation ? |
| Disponibilité de l’assistance | Pouvez-vous obtenir une aide rapide en cas de problème, et l’assistance est-elle incluse dans la formule gratuite ? |
Qu’est-ce qu’un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés ?
Un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés est un outil numérique qui permet aux employés de réserver gratuitement des bureaux ou des espaces de travail communs. Ces plateformes aident les organisations à gérer la disponibilité des bureaux, à suivre l’utilisation des espaces de travail et à prendre en charge les configurations flexibles des places assises. La plupart des solutions gratuites proposent des fonctionnalités de base pour la réservation, l’annulation et la consultation des disponibilités, ce qui les rend adaptées aux petites équipes ou aux organisations qui expérimentent des modèles de travail hybrides.
Fonctionnalités
Passons en revue les fonctionnalités généralement proposées par les logiciels de réservation de bureaux partagés, ainsi que celles qui sont habituellement incluses dans les formules gratuites et payantes.
Fonctionnalités généralement gratuites des logiciels de réservation de bureaux partagés
- Calendrier de réservation des bureaux : permet aux utilisateurs de voir les bureaux disponibles et de réserver un espace de travail pour des dates et des horaires précis.
- Annulation des réservations : permet aux utilisateurs d’annuler ou de modifier leurs réservations de bureaux directement sur la plateforme.
- Disponibilité en temps réel : affiche des informations actualisées sur les bureaux disponibles ou réservés à tout moment.
- Gestion des utilisateurs : permet aux administrateurs d’ajouter, de supprimer ou d’attribuer des utilisateurs et de gérer les autorisations d’accès de base.
- Rapports de base : fournit des statistiques d’utilisation simples, telles que le nombre de réservations ou les taux d’occupation.
- Accès mobile : propose une interface ou une application adaptée aux appareils mobiles afin que les utilisateurs puissent réserver des bureaux depuis leur téléphone.
- Confirmations par e-mail : envoie automatiquement aux utilisateurs des confirmations et des rappels de réservation par e-mail.
- Vue simple du plan des locaux : affiche une carte ou une disposition de base de l’espace de travail afin d’aider les utilisateurs à sélectionner leur bureau préféré.
Fonctionnalités généralement payantes des logiciels de réservation de bureaux partagés
- Analyses avancées : fournit des informations détaillées sur l’utilisation de l’espace de travail, les tendances et les habitudes de réservation des employés.
- Intégration aux calendriers : synchronise les réservations avec des outils tels que Google Calendar ou Microsoft Outlook pour faciliter la planification.
- Règles de réservation personnalisées : permet aux administrateurs de définir des autorisations avancées, des périodes de réservation ou des restrictions pour différents groupes d’utilisateurs.
- Gestion des visiteurs : assure le suivi des invités externes, délivre des badges visiteurs et enregistre les heures d’entrée et de sortie.
- Plans interactifs des locaux : propose des cartes détaillées et cliquables indiquant en temps réel l’état des bureaux et offrant une navigation avancée.
- Enregistrement par code QR : exige que les utilisateurs scannent un code QR à leur bureau pour confirmer leur réservation et leur occupation.
- Authentification unique (SSO) : prend en charge une authentification sécurisée via le fournisseur d’identité de votre organisation.
- Accès à l’API : permet de créer des intégrations personnalisées avec d’autres outils de gestion des espaces de travail ou des systèmes internes.
- Assistance prioritaire : offre des délais de réponse plus courts et des canaux d’assistance dédiés aux utilisateurs payants.
- Image de marque personnalisée : permet aux organisations d’ajouter leur logo, leurs couleurs et leur identité visuelle à la plateforme de réservation.
Avantages
La mise en œuvre d’un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés offre plusieurs avantages à votre équipe et à votre entreprise. Voici quelques-uns de ceux dont vous pouvez profiter :
- Réduction des coûts : les formules gratuites vous permettent de gérer les réservations d’espaces de travail sans augmenter votre budget logiciel.
- Meilleure utilisation de l’espace : la disponibilité en temps réel et les données de réservation vous aident à optimiser l’aménagement de vos bureaux.
- Organisation flexible du travail : les outils de réservation de bureaux prennent en charge les horaires hybrides et flexibles en permettant aux employés de réserver des bureaux selon leurs besoins.
- Gestion simplifiée des bureaux : les fonctionnalités d’administration et la gestion des utilisateurs facilitent l’attribution, le suivi et l’ajustement de l’utilisation des bureaux.
- Intégration plus rapide : des interfaces intuitives et des guides de configuration de base aident les équipes à démarrer avec un minimum de formation ou d’assistance informatique.
- Décisions fondées sur les données : les fonctionnalités de rapport de base fournissent des informations sur les tendances d’occupation et la demande en espaces de travail.
- Expérience améliorée pour les employés : l’accès mobile et les processus de réservation simples permettent aux employés de trouver et de réserver facilement des bureaux.
Coûts et tarification
Je comprends que vous consultiez cet article pour trouver les meilleures options gratuites de logiciels de réservation de bureaux partagés. Toutefois, comme les formules gratuites n’offrent que des fonctionnalités limitées, il est fort probable que vous deviez faire évoluer votre formule à l’avenir.
Le tableau ci-dessous récapitule les formules courantes, leurs prix moyens et les fonctionnalités généralement incluses dans les logiciels de réservation de bureaux partagés :
Tableau comparatif des formules de logiciels de réservation de bureaux partagés
| Type de forfait | Prix moyen | Fonctionnalités courantes |
|---|---|---|
| Forfait gratuit | $0 | Réservation basique de bureaux, disponibilité en temps réel, affichage simple du plan des locaux, rapports basiques et confirmations par e-mail. |
| Forfait personnel | $5-$15/utilisateur/mois | Toutes les fonctionnalités gratuites, accès à l’application mobile, intégrations limitées, gestion des utilisateurs et assistance prioritaire par e-mail. |
| Forfait professionnel | $15-$30/utilisateur/mois | Toutes les fonctionnalités personnelles, analyses avancées, intégrations de calendriers, règles de réservation personnalisées et gestion des visiteurs. |
| Forfait entreprise | $30-$50/utilisateur/mois | Toutes les fonctionnalités professionnelles, SSO, accès à l’API, image de marque personnalisée, assistance dédiée et contrôles de sécurité avancés. |
FAQ sur les logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés
Voici quelques réponses aux questions fréquentes sur les logiciels gratuits de réservation de bureaux partagés :
Quelles limitations dois-je prévoir avec un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés ?
Les forfaits gratuits limitent généralement le nombre d’utilisateurs, de bureaux ou de réservations que vous pouvez gérer. Vous pouvez également ne pas bénéficier de fonctionnalités avancées telles que les intégrations, les analyses ou l’image de marque personnalisée, souvent réservées aux niveaux payants.
Un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés peut-il prendre en charge les équipes hybrides ou à distance ?
Oui, la plupart des outils gratuits de réservation de bureaux partagés prennent en charge le travail hybride en permettant aux employés de réserver un bureau les jours où ils prévoient d’être au bureau. Cependant, les fonctionnalités de gestion de plusieurs sites ou d’horaires complexes peuvent être limitées.
Mes données sont-elles sécurisées avec un logiciel gratuit de réservation de bureaux partagés ?
La plupart des fournisseurs réputés proposent des mesures de sécurité basiques, mais les contrôles avancés tels que le SSO, les journaux d’audit ou les certifications de conformité sont généralement disponibles uniquement dans les forfaits payants. Consultez toujours la politique de confidentialité et la documentation de sécurité du fournisseur avant toute utilisation.
Puis-je passer d’un forfait gratuit à un forfait payant lorsque mes besoins augmentent ?
Oui, la plupart des fournisseurs vous permettent de passer à un forfait payant si vous avez besoin de davantage d’utilisateurs, de bureaux ou de fonctionnalités avancées. Vérifiez si l’outil choisi permet une migration facile et si vos données seront transférées sans difficulté.
Les outils gratuits de réservation de bureaux partagés proposent-ils une assistance client ?
L’assistance pour les forfaits gratuits se limite généralement aux articles du centre d’aide ou à l’e-mail. Le chat en direct, l’assistance téléphonique ou l’accompagnement initial dédié sont plus courants dans les forfaits payants. Si l’assistance est importante pour vous, vérifiez ce qui est inclus avant de vous engager.