Liste de Contrôle pour la Planification d’un Événement Virtuel : Avant, Pendant & Après

Kyra Evans

on May 7, 2026

Soyons honnêtes : l’organisation d’événements est réputée pour être stressante. Les organisateurs d’événements doivent prendre en compte d’innombrables éléments lorsqu’ils préparent et lancent un événement, et avec autant d’aspects à gérer en même temps, il est facile d’oublier un détail crucial et de plonger l’équipe dans la panique.

Disposer d’une checklist de planification d'événement virtuel peut enlever une part d’incertitude dans le processus d’organisation. J’ai créé celle-ci pour couvrir tout le processus – avant, pendant et après — et j’espère ainsi aussi faire baisser légèrement votre tension artérielle.

Checklist de Planification d’Événement Virtuel

Que vous soyez dans les toutes premières étapes de la planification d’un événement virtuel et que vous réfléchissiez au thème, ou bien proche de la date et sur le point de passer en direct, cette checklist complète vous couvre à chaque étape. C’est parti.

Avant Votre Événement

Définissez Vos Objectifs

Pourquoi organisez-vous cet événement ? Pour générer des prospects pour une nouvelle offre ? Pour renforcer la notoriété de votre marque ? Pour créer une opportunité de réseautage pour votre communauté ? Notez entre 3 et 5 objectifs principaux que vous souhaitez atteindre. Choisissez des indicateurs spécifiques, mesurables et réalistes que vous pourrez suivre.

Comprenez Votre Budget

Votre budget d’événement influencera combien vous pouvez consacrer aux intervenants principaux, aux avantages pour les participants et même au coût de la technologie utilisée pour votre événement virtuel. Connaissez votre budget à l’avance et respectez-le afin de garantir un événement rentable.

Choisissez un Type d’Événement Virtuel

Il existe de nombreux types différents d’événements virtuels, notamment :

Réunions virtuelles
Salons professionnels virtuels
Webinaires
Conférences virtuelles
Diffusions en direct
Discours principaux
Événements de réseautage
Événements hybrides (événements combinant des éléments numériques et en présentiel en temps réel)

Lorsque vous choisissez le type d’événement qui vous correspond, considérez votre public cible et le temps qu’il est prêt à y consacrer. Pour en savoir plus sur les différents types d’événements virtuels, consultez mon article qui présente 7 types d’événements virtuels à organiser.

Établissez un Contact avec des Sponsors

Si votre budget a besoin d’un petit coup de pouce, envisagez de chercher des sponsors. Comme lors d’un événement en présentiel, les sponsors ont la possibilité d’accéder à votre audience en créant des espaces sponsorisés, des sessions, des publicités et des stands lors de votre événement en ligne.

Élaborez Votre Contenu

Maintenant que vous avez défini vos objectifs, le format et le budget, vous pouvez commencer à créer le contenu. Voici quelques questions à vous poser à cette étape :

Qu’est-ce que votre public cible souhaite apprendre ? Quels sont ses points de douleur actuels ?
Votre contenu est-il structuré et concis ? Pour capter l’attention de votre audience, simplifiez ou retirez tout ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée.
Comment impliquez-vous votre public ? Ajoutez de la gamification, des sondages et des questionnaires.
Prévoyez-vous du temps pour des séances de questions-réponses et/ou des opportunités de réseautage ?

Avec ces réponses, vous pouvez définir un thème et contacter les intervenants principaux ainsi que les présentateurs pour commencer à élaborer leurs présentations ou ateliers.

Choisissez une Plateforme d’Événement Virtuel

La technologie des événements virtuels a beaucoup évolué ces dernières années. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes permettent de créer une expérience virtuelle totalement immersive pour vos invités. Pour offrir un événement virtuel vraiment mémorable, pensez à aller au-delà de Zoom et à utiliser un logiciel de gestion événementielle qui vous propose des fonctionnalités telles que :

Stands pour sponsors
Hall d’accueil virtuel
Scène principale virtuelle
Gamification
Sessions en petits groupes
Espaces de réseautage
Branding personnalisé

De nombreuses plateformes proposent une interface navigateur en plus des applications mobiles afin d’offrir aux invités le choix de leur mode de connexion. Consultez notre liste des meilleures plateformes d’événements virtuels pour trouver celle qui vous convient.

Promotion de l’événement

Utilisez vos réseaux sociaux et votre liste de diffusion par e-mail pour promouvoir votre événement auprès de votre réseau et au-delà. Partagez des publications, des vidéos et des stories sur les réseaux sociaux en utilisant des hashtags de mots-clés pertinents pour étendre la portée. Pour plus d’informations sur le marketing des événements virtuels, consultez notre article :

Planification d’événements virtuels : 10 conseils pour un événement virtuel exceptionnel

Inscription de vos invités

Comment vos invités vont-ils s’inscrire et acheter des billets pour votre événement virtuel ? Sur une page d’atterrissage dédiée à l’événement ? Par un formulaire Google ? La plupart des plateformes d’événements virtuels offrent une fonctionnalité d’inscription qui peut accepter les paiements, enregistrer vos invités, et même leur fournir un badge unique ou un code QR qu’ils pourront utiliser pour accéder à certaines fonctionnalités de l’événement.

Guidez vos invités

Avant le début de l’événement, envoyez plusieurs communications aux personnes inscrites. Partagez des instructions étape par étape pour expliquer comment rejoindre l’événement et naviguer dans l’espace virtuel. Présentez-leur l’ensemble des expériences proposées lors de votre événement et montrez-leur comment profiter pleinement des fonctionnalités disponibles.

Pendant votre événement

Planifiez les dépannages

Des imprévus de dernière minute ne sont pas seulement possibles lors d’un événement virtuel – ils sont inévitables. Prévoyez-les en sollicitant l’aide de modérateurs pour répondre aux questions des participants dans le chat. Demandez aux intervenants de vous rejoindre au moins 30 minutes avant l’événement pour tester leur matériel. Gardez un appareil de secours prêt avec toutes les applications nécessaires déjà installées. Les organisateurs d’événements virtuels doivent toujours avoir un plan B en tête pour garantir le bon déroulement de l’événement.

Connectez-vous avec le public

Comment accueilleriez-vous votre public lors d’un événement en présentiel ? L’engagement du public est tout aussi crucial dans un espace en ligne, et vous pouvez établir une connexion comparable si vous investissez du temps. Le jour J, posez des questions à vos invités et recueillez leurs réponses dans le chat, via une enquête ou des sondages en direct. Utilisez la ludification pour ajouter une touche de divertissement. Faites en sorte que vos invités sentent que leur temps et leur attention sont précieux pour vous.

Encouragez le réseautage

Le réseautage est un élément clé de tout congrès, qu’il se déroule en personne ou en ligne. Lorsque cela est pertinent, profitez de votre plateforme d’événements virtuels pour créer des espaces de réseautage. Certains outils permettent même aux participants de consulter les profils LinkedIn des autres pendant les discussions. Ce type de fonctionnalités encourage les invités à nouer contact et facilite leur suivi après l’événement.

Collectez les données

L’un des points forts des événements virtuels réside dans leur capacité d’analyse. Il est difficile de faire remplir des questionnaires papier ! Mais les plateformes d’événements virtuels saisissent automatiquement des données telles que les taux de participation et la durée passée par les invités dans les sessions. Les résultats issus des sondages et enquêtes peuvent aussi servir à développer de nouveaux contenus pour vos prochains événements.

Après votre événement

Relancez vos invités

Après l’événement, envoyez un e-mail à tous vos invités dans les 48 heures. Voici quelques éléments que vous pourriez inclure dans ce message :

Questionnaire de satisfaction
Rediffusion à la demande de l’événement en direct
Liste de vos prochains événements
Tous les produits ou offres payantes que vous souhaitez mettre en avant

Analysez les données avec les parties prenantes

Passez en revue les analyses de l’événement. Relevez-vous certains schémas particuliers ? Quel aspect a eu le plus de succès ? Quelles fonctionnalités virtuelles ont été sous-utilisées ? Cela provient-il d’une mauvaise promotion de l’événement ou les participants n’ont-ils pas trouvé de valeur dans ces éléments ? Réunissez votre équipe pour un débriefing et partagez vos réflexions.

Consignez vos constatations pour de futurs événements

Une fois que vous avez compris les données, inscrivez-les dans un document centralisé. Ainsi, vos organisateurs d’événements disposeront de l’information à portée de main lorsqu’ils élaboreront la stratégie de votre prochain événement virtuel.

Créer un événement virtuel réussi

Les événements virtuels ne sont plus la triste alternative à choisir lorsque les options en présentiel ne sont pas possibles. Au contraire, après la pandémie, ils s’imposent comme le premier choix. 77,2 % des professionnels d’entreprise affirment préférer les événements virtuels car ils sont très faciles à suivre.

Pour vous aider à démarrer rapidement, j’ai publié une version personnalisable de ma Liste de Contrôle Événement Virtuel que vous pouvez télécharger gratuitement depuis notre bibliothèque de ressources ici.

Pour en savoir plus sur l’organisation d’un événement virtuel réussi, consultez ces articles :

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