Planification d’événements virtuels en 2026 : 10 conseils pour réussir
À cette époque l'année dernière, je vivais dans une cabane en pleine forêt, animant des ateliers virtuels avec un accès internet limité et de nombreux défis technologiques. Malgré tous mes efforts de planification d'événements virtuels, il arrivait que la connexion internet... s'interrompe.
Pas l’idéal.
Cependant, travailler dans ces conditions m’a permis d’élaborer une liste de bonnes pratiques. J’ai décidé de me perfectionner sur les aspects de mes événements virtuels que je pouvais contrôler afin que, lorsque des éléments extérieurs à ma maîtrise tentaient inévitablement de me déstabiliser, je puisse, de justesse, éviter la défaite.
Aujourd’hui, je suis ravie de partager ces bonnes pratiques avec vous.
Si vous êtes organisateur d'événements virtuels, modérateur, coordinateur ou hôte, je suis convaincue que ces 10 conseils vous aideront à offrir un événement virtuel de premier ordre… que ce soit depuis une contrée isolée et sauvage ou depuis une métropole animée et hautement connectée.
Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?
Les événements virtuels sont similaires aux événements en présentiel, sauf que les groupes se réunissent dans un environnement en ligne. Bien que les participants ne soient pas en face à face, les événements virtuels peuvent offrir bon nombre des mêmes fonctionnalités que les événements physiques, comme le team building, les opportunités de réseautage, les stands de sponsors, et même des conférences plénières sur une “scène” numérique.
Pourquoi organiser un événement virtuel ?
Les événements virtuels ont explosé en popularité depuis la pandémie. Et bien que les restrictions de voyage aient été levées et qu'ils ne soient plus indispensables, la demande pour des options virtuelles (ou au moins hybrides) demeure toujours importante.
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94 % des organisateurs d’événements ont planifié des événements virtuels pour l’année à venir, et 48 % prévoient d’augmenter le nombre d'événements virtuels organisés l’an prochain.
Pourquoi ?
Voici quelques bénéfices des événements virtuels :
- Aucun frais de déplacement
- Portée internationale élargie (quelle que soit la zone horaire)
- Grande capacité d’adaptation à la taille de l’audience
- L’audience peut visionner le contenu à la demande
- Analyses immédiates et en temps réel de l’audience
- Peut être suivi – ou animé – depuis le confort de votre salon !
10 conseils pour organiser un événement virtuel réussi
Si vous commencez tout juste à organiser un événement virtuel, parcourez les conseils suivants pour vous assurer que votre conférence virtuelle, webinaire, salon professionnel, livestream ou événement réseautage se déroule sans accroc.
1. Commencez avec un objectif clair
Pourquoi organisez-vous cet événement virtuel ? Voulez-vous sensibiliser à votre marque ? Générer des prospects pour une nouvelle offre payante ? Créer des opportunités de réseautage ?
Définissez en amont vos objectifs afin de pouvoir élaborer une stratégie événementielle adaptée. Utilisez ces mêmes indicateurs pour mesurer votre succès après l’événement.
2. Choisissez une plateforme
Votre plateforme événementielle virtuelle peut faire ou défaire votre événement. Bien qu’il soit possible de diffuser en direct sur Zoom ou Instagram, de nombreuses plateformes peuvent vous aider à créer une expérience numérique immersive pour vos invités.
Commencez votre recherche en tenant compte du nombre de participants, des fonctionnalités souhaitées pour votre événement (par exemple, opportunités de réseautage, ateliers en petits groupes, conférences plénières, webinaires, etc.), et de votre budget.
Puis, consultez notre liste pratique des meilleures plateformes d’organisation d’événements virtuels actuellement disponibles, avec leurs avantages et inconvénients, tarifs, présentations et captures d’écran de chacune.
3. Décidez de la date et de l’horaire
L’un des plus grands avantages du virtuel, c’est que les participants peuvent regarder le replay s’ils manquent l'événement en direct. Cela dit, il est recommandé de prendre en compte le fuseau horaire qui s’applique à la majorité de votre public cible, et de choisir un créneau qui leur convient.
Il y a un vrai plus à vivre un événement en direct : la magie de l’instantané. Une audience réactive et engagée permet également de valoriser vos intervenants.
4. Promouvez, promouvez, promouvez
Êtes-vous sur les réseaux sociaux ? Partagez des posts, des stories, des vidéos et intégrez la page d’inscription de l’événement dans la bio de vos profils. Vous avez une liste de diffusion ? Envoyez l’invitation à toute votre base d’abonnés.
Votre événement compte des intervenants invités ? Tirez parti de leurs réseaux pour augmenter votre audience ! Pensez à leur fournir des visuels qu’ils pourront facilement partager sur leurs réseaux sociaux, ou un PDF synthétique avec les points clés de l’événement pour qu’ils puissent facilement relayer l’information dans leurs propres publications.
5. Incluez tout ce dont vous avez besoin, et rien de plus
Les humains ont une capacité d'attention limitée. C'est vrai lors des interactions en face à face, mais encore plus en ligne. Vous serez en concurrence avec le chat du voisin, des textos de maman, des notifications email, le livreur Amazon, et bien d'autres distractions.
Rédigez votre contenu et prenez le temps de l'éditer ensuite. Comment pouvez-vous l'alléger ? Vos diapositives sont-elles claires et concises ? Incluez toutes les informations pertinentes et éliminez le superflu.
6. N'autorisez pas la haine, modérez !
C'est une triste réalité : les êtres humains ne sont pas toujours bienveillants... surtout lorsqu'ils peuvent se cacher derrière un écran.
Envisagez d'avoir un ou deux modérateurs présents pendant votre événement. Ces modérateurs peuvent parcourir le chat, s'assurer que chacun reste respectueux, et même exclure des participants en cas de comportement inapproprié.
7. Impliquez le public
Les invités ne sont pas de simples spectateurs. Ce sont des participants précieux ! Encourager leur participation à l'événement les rendra non seulement plus engagés et connectés à vous, mais cela vous offrira aussi de précieuses informations directement d’eux.
Songez à ajouter de la gamification, des sondages, ou des questionnaires. Demandez à vos modérateurs de noter les questions fréquemment posées en temps réel. Ajoutez des opportunités de réseautage et des ateliers pour connecter les membres du public entre eux.
8. Pensez aux imprévus
Ma règle d’or pour les événements virtuels est la suivante : supposez qu’il y aura un problème technique à un moment donné.
Encore mieux : supposez que ce problème technique surviendra dans les 5 premières minutes.
Je sais – c’est décourageant. Mais par expérience, c’est souvent le cas.
Le savoir vous permet d’anticiper. Voici quelques exemples :
- Demandez à vos intervenants de se présenter 20 à 30 minutes avant le début afin de vérifier que leur équipement fonctionne
- Ayez plusieurs options de micros et casques à disposition
- Redémarrez votre ordinateur avant de commencer
- Gardez un second appareil à portée de main avec toutes les applications et outils nécessaires installés
- Désignez un autre membre de l’équipe pour intervenir et divertir les participants (ou gérer une activité de gamification) si un intervenant doit faire une pause
9. Faites un suivi après l’événement
L’un des plus grands atouts d’un événement virtuel est la possibilité de générer de nouveaux contacts et d’agrandir votre réseau. Consacrez du temps à développer votre stratégie post-événement. Comment allez-vous rester en contact avec les participants ? Quels produits souhaitez-vous mettre en avant ?
Envoyez des communications dans les 48 heures suivant l’événement. Entrer en contact tant que l’événement est encore frais permet de profiter de la dynamique créée durant ce moment partagé.
10. Notez ce que vous avez appris
Il est facile de passer d’une ligne d’arrivée au départ d’un nouveau projet. Mais c’est ainsi qu’on perd des informations précieuses. Prenez plutôt le temps, après l’événement, de discuter avec vos parties prenantes. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a posé problème ? Qu’aurait-on pu améliorer ?
De nombreuses plateformes d’événements virtuels mesurent la participation et l’engagement. Analysez les chiffres, célébrez vos réussites, et identifiez vos points faibles. Rassemblez les données en notes clés que votre équipe pourra exploiter lors de la préparation de votre prochain événement en ligne.
En savoir plus sur la technologie des événements virtuels
Votre logiciel de gestion d’événements joue un rôle clé dans la façon dont votre contenu est diffusé, dans le professionnalisme perçu des intervenants, et dans la facilité et le plaisir d’utilisation pour vos invités qui se connectent et participent.
Pour cette raison, nous avons fait nos recherches afin de comparer plusieurs des meilleurs outils technologiques pour événements virtuels, afin que vous n’ayez pas à le faire :
Pour en découvrir plus sur la gestion des événements virtuels et l’engagement d’une main-d’œuvre digitale, ne manquez pas ces articles rédigés par nos experts dans le domaine :
- Les 7 meilleures activités de team building à distance
- 15 règles d’étiquette pour les réunions virtuelles
- 7 types d’événements virtuels à organiser
- Liste de contrôle pour la planification d’un événement virtuel avant, pendant et après
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